Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Beschlussvorlage Nr. VI-DS-06440 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule Betreff: Umgang mit potentiell fehlerhaften Buchungen im Jobcenter Leipzig Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters FA Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule FA Finanzen Ratsversammlung 12.12.2018 Beschlussfassung Beschlussvorschlag: Der Oberbürgermeister wird beauftragt, den gegenseitigen Verzicht auf die Prüfung potentiell fehlerhafter Buchungen des Jobcenters Leipzig über das IT-Verfahren A2LL und daraus resultierender Forderungen mit der Bundesagentur für Arbeit zu vereinbaren. Zusammenfassung: Anlass der Vorlage: Rechtliche Vorschriften Stadtratsbeschluss Verwaltungshandeln Sonstiges: Im Jobcenter Leipzig sind bei der Nutzung des IT-Verfahrens A2LL in den Jahren 2012 bis 2016 Fehlbuchungen zu Lasten eines der beiden Träger Bundesagentur für Arbeit und Stadt Leipzig entstanden. Das wurde bei mehreren Prüfungen festgestellt. Eine Überprüfung dieser Fehlbuchungen ist nur mit unverhältnismäßigem Ressourceneinsatz realisierbar und würde aller Voraussicht nach zu keinen abweichenden Ergebnissen führen. Auf eine weitere Prüfung zur Aufdeckung und Korrektur von Fehlbuchungen aus den Jahren 2012 bis 2016 und anschließender gegenseitiger Aufrechnung sollte daher verzichtet werden. 1/6 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: nicht relevant x Finanzielle Auswirkungen Kostengünstigere Alternativen geprüft nein Folgen bei Ablehnung nein x Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam von Ergebnishaushalt bis nein nein wenn ja, ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: x nein wenn ja, x nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat Beschreibung des Abwägungsprozesses: Die weitere Prüfung zur Aufdeckung und Korrektur von Fehlbuchungen aus den Jahren 2012 bis 2016 im Jobcenter Leipzig hätte keinen positiven Effekt für die Stadt Leipzig, da den dafür erforderlichen Personal- und Sachkosten voraussichtlich keine Einnahmen aus Umbuchungen zugunsten des kommunalen Haushaltes entgegenstehen. 2/6 Sachverhalt: 1. Nichtöffentlichkeits- und Eilbedürftigkeitsbegründung Nicht erforderlich. 2. Sachverhalt 2.1 Anlass Die Landkreise und kreisfreien Städte sind gemeinsam mit der Bundesagentur für Arbeit (BA) Träger der Grundsicherung für Arbeitsuchende gemäß § 6 Abs. 1 Sozialgesetzbuch Zweites Buch (SGB II). Die Stadt Leipzig betreibt mit der BA die gemeinsame Einrichtung Jobcenter Leipzig und ist u.a. Kostenträger für die Leistungen zur Sicherung des Lebensunteralts nach § 22 SGB II (Unterkunft und Heizung), die Abweichende Leistungserbringung nach § 24 Abs. 3 SGB II und die Gewährung der Bedarfe für Bildung und Teilhabe nach § 28 ff. SGB II. Die gemeinsame Einrichtung Jobcenter Leipzig nimmt im Auftrag der Stadt Leipzig die Entscheidung über die Gewährung der oben genannten Leistungen vor. Dafür hat das Jobcenter im Zeitraum vom 01.01.2005 bis zum 30.06.2015 (Ablösung durch eine andere Software) das von der BA zur Verfügung gestellte IT-Verfahren A2LL genutzt, das zum 01.07.2017 endgültig abgeschaltet wurde. Das Sozialamt hat Ende 2013 anhand eines manuellen Abgleiches von Buchungslisten des Jobcenters erstmals Fehlbuchungen, die über das IT-Verfahren A2LL ausgelöst wurden, in den kommunalen Finanzpositionen Übernahme der Mietschulden (7-68101-04-0003) und Darlehen Übernahme der Mietschulden (7-86301-04-0013) festgestellt. Aufgrund einer fehlerhaften Zuordnung von Finanzpositionen auf die beiden Träger BA und Stadt Leipzig wurden Zahlungen, die die BA hätte tragen müssen, versehentlich aus kommunalen Haushaltsmitteln ausgereicht. Die damals festgestellte Problematik konnte in Zusammenarbeit mit dem Jobcenter abschließend geklärt werden. Zu Unrecht aus kommunalen Finanzpositionen ausgereichte Zahlungen wurden über Umbuchungen des Jobcenters bis Anfang 2015 vollständig an die Stadt Leipzig erstattet. Im Jahr 2015 hat das Sozialamt im Rahmen eines regelmäßigen Erfahrungsaustauschs der 16 großen Großstädte Kenntnis davon erhalten, dass auch in anderen Jobcentern, in denen das IT-Verfahren A2LL zum Einsatz kam, auf verschiedenen Finanzpositionen Fehlbuchungen festgestellt wurden. Aus diesem Anlass führte das Sozialamt in Zusammenarbeit mit dem Jobcenter Leipzig in den Jahren 2015 und 2016 weitere Prüfungen durch. Da allein auf kommunalen Finanzpositionen jährlich über eine Million Buchungen erfolgen, konzentrierte man sich bei der Prüfung auf die Schwerpunkte, die in anderen Großstädten als fehlerträchtig erkannt wurden. Dies waren u.a. die Verein-nahmung von Wohngeld und die Gewährung von Darlehen für die Erstausstattung der Wohnung einschließlich Haushaltsgeräte (Finanzposition 7-68101-04-0014). In beiden Sachverhalten konnte eine Klärung der aufgedeckten Fehlbuchungen erreicht werden. Zu Unrecht aus kommunalen Finanzpositionen ausgereichte Zahlungen oder entgangene Bundesbeteiligungen wurden über Umbuchungen und Erstattungen des Jobcenters zwischenzeitlich vollständig an die Stadt Leipzig zurückgezahlt. Aufgrund der Meldungen von verschiedenen kreisfreien Städten und Landkreisen zu aufgetretenen Fehlbuchungen hat die BA im Jahr 2017 diese Fälle systematisch analysiert und überprüft. Nach Ansicht der BA haben fehlerhafte oder unterlassene Eingaben von Anwenderinnen/Anwendern des IT-Fachverfahrens A2LL und daraus folgende verfahrensinterne Umbuchungen dazu geführt, dass in bestimmten Fällen Rückforderungen aus eingetretenen Überzahlungen im System A2LL falschen Finanzpositionen zugeordnet 3/6 wurden. Dabei ist es auch zu Zuordnungen zu Finanzpositionen des jeweiligen kommunalen Trägers bzw. zu denen des Bundes gekommen, obwohl eine Finanzposition des jeweils anderen Trägers zutreffend gewesen wäre. Im Ergebnis wurde nach Mitteilung des Jobcenters vom 22.09.2017 durch die BA aber festgestellt,     dass keine systematischen Fehlbuchungen erfolgten, dass die Buchungen mehrheitlich korrekt waren, dass es zum Teil infolge individueller Anwendungsfehler im IT-Verfahren A2LL zu fehlerhaften verfahrensinternen Umbuchungen gekommen ist und dass diese fehlerhaften Umbuchungen sowohl zu Lasten des Bundes als auch zu Lasten des kommunalen Haushalts erfolgten. Da belastbare Daten zur Größenordnung dieser Verschiebungen nicht vorlagen, hat der Vorstand der BA in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) die eigene Interne Revision SGB II beauftragt, das Thema "Erfassung fehlerhafter Forderungen in A2LL" dezidiert zu prüfen. Diese Prüfung erfolgte auf Basis eines mit dem BMAS abgestimmten Prüfkonzepts. Die Prüfung umfasste jeweils 300 Umbuchungen aus vier Gemeinsamen Einrichtungen. Im Ergebnis der Prüfung durch die Interne Revision der BA wurde nach Mitteilung des Jobcenters vom 22.09.2017 festgestellt,     dass 77 % aller Umbuchungen korrekt erfolgten, dass entsprechend 23 % aller Umbuchungen fehlerhaft waren, dass davon 37 % zu Lasten der kommunalen Träger und 63 % zu Lasten des Bundes erfolgten. Der Bund war im Ergebnis der Prüfung sowohl im Hinblick auf die Fallzahlen als auch hinsichtlich des Betrages deutlich stärker von den Fehlbuchungen im IT-Verfahren A2LL betroffen. Aus diesen Erkenntnissen resultiert die Empfehlung der Internen Revision der BA im Bericht vom 29.03.2017 an die verantwortlichen Akteure vor Ort, auf weitere, aufwändige Prüfverfahren zur Aufdeckung und Korrektur von Fehlbuchungen in den gemeinsamen Einrichtungen zu verzichten. Basierend auf diesen Erkenntnissen hat das Jobcenter Leipzig im Jahr 2017 eine eigene Prüfung von Umbuchungsvorgängen im IT-Verfahren A2LL durchgeführt. Die Prüfung erfolgte unter Zugrundelegung des mit dem BMAS abgestimmten Prüfkonzepts. Basis der Prüfung war zudem eine bei der BA Ende Februar 2017 angeforderte Liste mit allen 202.960 relevanten Leipziger Umbuchungsvorgängen aus den Jahren 2012 bis 2016. Aufgrund der hohen Anzahl wurde daraus eine Stichprobe von 680 Fällen geprüft. Im Ergebnis wurde durch das Jobcenter Leipzig festgestellt,   dass es in rd. 71 % der Fälle zu keinen Vermögensverschiebungen zu Lasten eines Trägers kam bzw. die Buchungen korrekt erfolgten und dass die fehlerhaften Umbuchungen in 87 % der Fälle zu Lasten des Bundeshaushaltes und 13 % zu Lasten des kommunalen Haushaltes erfolgten. Am Ergebnis der Stichprobenprüfung des Jobcenters wird ersichtlich, dass der Bundeshaushalt sowohl im Hinblick auf die Fallzahlen als auch vermutlich hinsichtlich des insgesamt fehlerhaft verbuchten Betrages deutlich stärker betroffen ist. Die Geschäftsführung des Jobcenters empfiehlt daher ebenfalls den Verzicht einer weiteren Prüfung von Einzelfällen. Da keine Kenntnisse darüber vorliegen, bei wie vielen und welchen Buchungen tatsächlich Fehler aufgetreten sind, kann keine Aussage darüber getroffen werden, ob sich die 4/6 Fehlbuchungen zugunsten der Stadt Leipzig ausgewirkt haben oder der Stadt Leipzig ein Schaden entstanden ist. Dies wäre nur mit einer deutlich erweiterten repräsentativen Stichprobenprüfung zu ermitteln. Gegen eine erweiterte repräsentative Stichprobenprüfung spricht auch der damit verbundene erhebliche Aufwand. Zum 01.07.2017 wurde das IT-Verfahren A2LL abgeschaltet und kann nicht mehr für etwaige erweiterte Prüfungen genutzt werden. Ein Zugriff ist nunmehr nur noch über ein Archivprogramm möglich. Das Arbeiten in den IT-Archiven ist allerdings sehr zeitaufwändig, da die erforderlichen Daten nur als PDF-Dateien mit sehr großem Seitenumfang vorliegen. Zudem sind weitere IT-Systeme und -Archive in die Prüfungen einzubeziehen. Zum Teil müssten notwendige Prüfdaten erst über die zentrale Haushaltsstelle der BA separat abgefordert werden. Die Fachexperten des Jobcenters und der Regionaldirektion Sachsen schätzen daher ein, dass eine Sachbearbeiterin bzw. ein Sachbearbeiter in der Regel ein bis max. zwei Buchungsvorgänge pro Arbeitstag prüfen kann. Eine Erweiterung der Stichprobengröße auf 1 % aller Buchungsvorgänge würde unter der Annahme einer Arbeitsleistung von zwei Fällen pro Arbeitstag einen zeitlichen Prüfaufwand von insgesamt 416 Arbeitstagen ergeben. Nach Einschätzung des Jobcenters fallen dafür Personal- und Sachkosten i. H. v. 111.057,98 € an. Die Erweiterung der Stichprobengröße auf 2 % der gesamten Buchungsvorgänge entspricht unter der Annahme einer Arbeitsleistung von 2 Fällen pro Arbeitstag einem zeitlichen Prüfaufwand von insgesamt 1.062,5 Arbeitstagen mit entsprechenden Personal- und Sachkosten in Höhe von 283.651,70 €. Unter Berücksichtigung der – auch von der internen Revision der BA – genutzten Methode zur Berechnung einer repräsentativen Stichprobe ergibt sich ein erheblich größerer Umfang zu prüfender Buchungsvorgänge. Sofern ein Sicherheitsniveau der Stichprobe von 90 % bei einem Konfidenzintervall von +/- 5 % zur Ermittlung einer repräsentativen Stichprobe angenommen wird, verbleiben nach Abzug der bereits geprüften Vorgänge ca. 9.500 weitere zu überprüfende Buchungen. Unter Annahme einer Arbeitsleistung von 2 Fällen pro Arbeitstag ergibt sich ein zeitlicher Prüfaufwand von 4.750 Arbeitstagen mit entsprechenden Personal- und Sachkosten in Höhe von 1.268.089,95 €. Fazit: Die vorliegenden Erkenntnisse aus den Prüfungen der Internen Revision der BA und des Jobcenters Leipzig zeigen, dass der Bundeshaushalt ungleich stärker von fehlerhaften Umbuchungen als der Haushalt der Stadt Leipzig betroffen war. Weitere Prüfungen wären nur mit einem unverhältnismäßigen Ressourceneinsatz oder zulasten der laufenden Antragsbearbeitung realisierbar und würden aller Voraussicht nach zu keinen neuen Erkenntnissen führen. Auf eine weitere Prüfung zur Aufdeckung und Korrektur von Fehlbuchungen aus den Jahren 2012 bis 2016 und anschließender gegenseitiger Aufrechnung sollte daher verzichtet werden. Das Jobcenter hat zudem in Zusammenarbeit mit der BA bereits durch die Umstellung auf das IT-Verfahren Allegro, die Einführung des 4-Augen-Prinzips sowie eines Internen Kontrollsystems (IKS) umfängliche Maßnahmen zur Vermeidung künftiger Fehlbuchungen ergriffen. 2.2 Strategische Ziele Chancengleichheit in der inklusiven Stadt. Die Stadt ist Kostenträger für die Leistungen zur Sicherung des Lebensunteralts nach § 22 SGB II (Unterkunft und Heizung), die Abweichende Leistungserbringung nach § 24 Abs. 3 SGB II und die Gewährung der Bedarfe für Bildung und Teilhabe nach § 28 ff. SGB II. Eine 5/6 rechtmäßige Gewährung dieser Leistungen durch die gemeinsame Einrichtung Jobcenter Leipzig trägt zur Chancengleichheit in der inklusiven Stadt bei. 2.3 Operative Umsetzung Die Stadt Leipzig verzichtet auf eine weitere Prüfung potentiell fehlerhafter Buchungen des Jobcenters Leipzig über das IT-Verfahren A2LL und daraus resultierender gegenseitiger Aufrechnungen von Forderungen mit der Bundesagentur für Arbeit. 2.4 Realisierungs-/ Zeithorizont Bis Ende des I. Quartals 2019 wird der Oberbürgermeister eine entsprechende Vereinbarung mit der Bundesagentur für Arbeit abschließen. 3. Finanzielle Auswirkungen Der Beschluss hat keine finanziellen Auswirkungen. 4. Auswirkungen auf den Stellenplan Der Beschluss hat keine Auswirkungen auf den Stellenplan. 5. Bürgerbeteiligung Es erfolgt keine Bürgerbeteiligung. 6. Besonderheiten der Vorlage Die Vorlage weist keine Besonderheiten auf. 7. Folgen bei Nichtbeschluss Eine erweiterte Stichprobenprüfung zur Erlangung umfassenderer Erkenntnisse ist nur mit erheblichem Ressourceneinsatz umsetzbar oder hätte nachteilige Auswirkungen auf die aktuelle Antragsbearbeitung im Jobcenter Leipzig, wenn die Prüfung eventuell fehlerbehafteter Buchungsvorgänge stellenneutral erfolgen sollte. Ein von der bereits durchgeführten Stichprobenprüfung des Jobcenters abweichendes Ergebnis ist in beiden Fällen nicht zu erwarten. Es besteht allerdings das erhebliche Risiko, dass zugunsten der Stadt Leipzig vorgenommene Buchungen an die BA zu erstatten sind. 6/6