Vorlage-Sammeldokument

Verwaltungsausschuss Beschlussvorlage Nr. VI-DS-05960 Status: öffentlich Eingereicht von Beigeordneter für Allgemeine Verwaltung Betreff: Ausführungsbeschluss - LOGA Ausbaustufe 2 Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters FA Allgemeine Verwaltung FA Finanzen Verwaltungsausschuss 10.10.2018 Beschlussfassung Beschlussvorschlag: 1. 2. 3. 4. Die Vorlage wird bestätigt und die Einführung der Ausbaustufe 2 wird umgesetzt. Der Mehraufwand für 2019 i. H. v. 170.000 € wurde bereits in der 2. Haushaltsklausur (16./17.08.2018) bestätigt und wird in der Planung im Budget 10_111_zw berücksichtigt. Der Mehraufwand für 2020 i. H. v. 250.000 € wurde bereits in der 2. Haushaltsklausur (16./17.08.2018) bestätigt und wird in der Planung im Budget 10_111_zw berücksichtigt. Die Folgekosten ab 2021 i. H. v. 258.500 € werden zukünftig innerhalb des Budgets des Fachamtes finanziert und durch das Fachamt entsprechend bei der Haushaltsplanung berücksichtigt. 1/9 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen nein x wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 2019 2019 170.000 101011160002 SK: 4423 2000 2020 2020 250.000 101011160002 SK: 4423 2000 ab 2021 jährlich 258.500 1.100.11.1.2.02 SK: 4255 2100 Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Aufwendungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: X nein wenn ja, X nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat 2/9 1. Ausgangslage Mit Ausführungsbeschluss „Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig“ (V-DS-3949) wurde die Einführung der 1. Ausbaustufe beschlossen. Weiterhin wurde im vorgenannten Beschluss die In-house-Vergabe an die Lecos GmbH beschlossen. Seit dem 1. Januar 2017 befindet sich die Personalmanagementsoftware LOGA im Produktiveinsatz. Die Einzelverfahren Personalabrechnung, Personalstammdaten, Stellenplan und Reisekosten, welche zuvor in unterschiedlichen EDV-Systemen bearbeitet wurden, wurden mit der Einführung von LOGA in einem Verfahren zusammengeführt. In weiteren Ausbaustufen sollen zusätzliche Funktionalitäten eingeführt werden. 2. Beschreibung des Vorhabens Der weitere Ausbau von Loga wird als Projekt in die Arbeits- und Steuerungsstruktur „Digitalisierung der Verwaltung der Stadt Leipzig“ aufgenommen. Eine entsprechende Projektstruktur wird aufgebaut. Die Erweiterung von LOGA soll im Rahmen einer In-houseVergabe an die Firma Lecos GmbH erfolgen. Im Rahmen der 2. Ausbaustufe ist es vorgesehen, LOGA um folgende Module/Funktionen zu erweitern: 2.1 Portalfunktionen Über eine webbasierte Benutzeroberfläche, welche in das zukünftige Intranet der Stadt Leipzig integriert werden soll, können den Nutzer/-innen zentrale Funktionalitäten, wie Antrags- und Genehmigungsverfahren (bspw. Krank- und Gesundmeldung, Dienstreisen, Urlaubs- und Seminaranträge) sowie Auswertungen zur Verfügung gestellt werden. Die Führungskräfte der Stadtverwaltung erhalten direkten Zugriff auf diverse Informationen, z. B. über die Fehlzeiten der jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die (Teil-)Automatisierung von Genehmigungsprozessen mit Hilfe einer zentralen Softwarelösung führt dazu, bisher in Papierform verarbeitete Dokumente, die umständlich von mehreren Vorgesetzten genehmigt und archiviert werden mussten, effizient und jederzeit abrufbar den Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen zur Verfügung zu stellen. Somit werden Verwaltungsprozesse beschleunigt und Abhängigkeiten reduziert. Eine Suchfunktion sowie endgeräteunabhängige Zugänge sichern hierbei einen schnellen Zugriff auf benötigte Daten. Effekte  digitale Abbildung von Genehmigungsprozessen  Reduzierung papiergebundener Abläufe  Reduzierung der Dauer der Genehmigungsprozesse 2.1.1 Führungskräfteportal Das Führungskräfteportal dient dem Vorgesetzten als zentrales Informationszentrum. Hier kann die Führungskraft durch die digitale Abbildung von Genehmigungsprozessen (z. B. Krank- und Gesundmeldung, Dienstreisen, Urlaubs- und Seminargenehmigung) sowie mit Hilfe von unterstützenden Auswertungen (z. B. Stellenplan, Stellenbesetzungsplan) Entscheidungen für ihren Verantwortungsbereich treffen. 3/9 Über das Bewerbermodul (Ausführungen dazu unter Pkt. 2.3) hat der/die Vorgesetzte direkten Zugriff auf eingegangene Bewerbungsunterlagen und die in seiner Verantwortung befindlichen Personalauswahlprozesse. Effekte  direkter, digitaler Zugriff auf Informationen – eine umständliche Beauftragung von Auswertungen unterbleibt  die Führungskräfte sind punktgenau informiert über die Daten und Informationen ihre Mitarbeiter/-innen betreffend  digitale Abbildung von Genehmigungsprozessen erhöht die Transparenz im Führungsprozess  Zugriff auf Auswertungen zum eigenen Verantwortungsbereich  Reduzierung papiergebundener Abläufe 2.1.2 Mitarbeiterportal Analog dem Führungskräfteportal können die Mitarbeiter/-innen auf Genehmigungsprozesse und (eigene) Dokumente zugreifen. Auf einen Blick ist sichtbar, ob gestellte Anträge (z. B. Krank- und Gesundmeldung, Dienstreisen, Urlaubs- und Seminaranträge) durch die Beteiligten (Vorgesetzte/-r, Vertreter/-in o. ä.) bearbeitet wurden. In der Dokumentenablage werden bspw. die monatlichen Entgeltabrechnungsnachweise bereitgestellt. Außerdem ist beabsichtigt, persönliche Stammdaten, z. B. Adressdaten, direkt durch d. jeweiligen Mitarbeiter/-in selbst aktualisieren zu lassen. Dieser Schritt führt zu einer weiteren Verringerung der papiergebundenen Abläufe. Effekte  digitale Abbildung von Genehmigungsprozessen erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit  Zugriff auf (digitale) Entgeltabrechnungsnachweise  Pflege persönlicher Stammdaten erfolgt elektronisch  Reduzierung papiergebundener Abläufe  Reduzierung der Dauer von Genehmigungsprozessen 2.2 Personalcontrolling Mittels des LOGA-HRBC-Tools (Human Ressource Business Connector) werden Personalkennzahlen aufbereitet, um möglichst umfassend über die personelle Situation bzw. Struktur der Stadt Leipzig zu informieren. In LOGA vorhandene Personaldaten werden anonym ausgewertet, konsolidiert und dargestellt. Darauf aufbauend bietet es dem Anwender die Möglichkeit, komplexe Analysen durchzuführen. Damit wird er in die Lage versetzt, Handlungsempfehlungen abzuleiten bzw. Entscheidungen vorzubereiten. Hierfür stehen diverse Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Monats- und Jahresstatistik zur Personalstruktur, Fluktuationsanalysen, IST-Personalkosten) zur Verfügung. Effekte  zuverlässige Personalkostenplanung – orientiert an aktuellen (IST-)Daten  Verstätigung regelmäßiger HR-Reportings  Unterstützung einer möglichst genauen Personalkostenprognose 4/9  digitale Aufbereitung von Personalkennzahlen  schneller Zugriff auf Auswertungen zu den Personalkosten  Effizienzsteigerung im Prozess Personalaufwandscontrolling 2.3 Bewerbermodul Der gesamte Bewerbungs- und Auswahlprozess - von der Ausschreibung bis zur Einstellung - erfordert aktuell viel Zeit und viel manuellen Aufwand. Durch die Einführung des Bewerbermoduls sollen der manuelle Erfassungsaufwand reduziert und der gesamte Stellenbesetzungsprozess effizienter gestaltet werden. Die Masse eingehender Unterlagen bedeutet einen hohen administrativen Aufwand, der mit der stetig zunehmenden Zahl an Stellenausschreibungen steigt, denn eingegangene Bewerbungen müssen u. a. gesichtet, sortiert und beurteilt werden. Mit dem Bewerbermanagement von LOGA ist es möglich, den gesamten Prozess der Personalgewinnung - angefangen bei der Stellenausschreibung bis hin zum Bewerbungsgespräch - modern und nutzerfreundlich zu gestalten. Stellenausschreibungen können direkt aus dem Bewerbermodul heraus auf Internetseiten und Jobportalen (z. B. Leipzig.de; StepStone) veröffentlicht werden. Die gesamte Korrespondenz des Bewerbungsprozesses (Eingangsbestätigung, Einladung zum Vorstellungsgespräch, Absagen etc.) kann digital durchgeführt werden und ermöglicht (teilautomatisch) die direkte Erstellung von Serienbriefen bzw. den Versand von E-Mails. Zudem unterstützt das webbasierte Mitarbeiter- und Führungskräfteportal (siehe 2.1) den gesamten Prozess durch digitale Workflows. Das Bewerbermodul bietet Bewerbern die Möglichkeit, sich direkt online auf Stellenausschreibungen zu bewerben. Damit leistet dieses Modul einen wichtigen Beitrag auf die nach außen gerichtet Arbeitgeberattraktivität der Stadtverwaltung. Erfolgt im Anschluss an die Bewerbungsphase eine Einstellung, werden die Bewerberdaten in die Personalstammdaten übernommen und können dort für das künftige Angestelltenverhältnis bspw. in der Entgeltabrechnung weiterbearbeitet werden. Effekte  Bereitstellung Bewerbungsunterlagen für die beteiligten Führungskräfte im Auswahlprozess in digitaler Form  Reduzierung Prozesslaufzeit  Beschleunigung der Reaktionszeiten auf eingehende Bewerbungen  Modernisierung und Optimierung der Kommunikation mit Bewerbern  digitale Abbildung des gesamten Bewerbungs- und Auswahlprozesses  Reduzierung des manuellen Erfassungsaufwandes  Reduzierung zusätzlicher Erfassungen von Daten in Excel-Listen  Einhaltung der EU-DSGVO  Gewährleistung einer effektiven Berücksichtigung von Initiativbewerbungen  Nutzerfreundlichkeit des Bewerberprotals steigt 5/9 2.4 Personalentwicklung (inklusive Seminarverwaltung) Der Aufbau und die Organisation einer attraktiven und an zukünftigen Bedarfen ausgerichteten Personalentwicklung ist ein zentrales Ziel des modernen Personalmanagements für die Stadtverwaltung. Durch eine moderne Personalentwicklungsstrategie wird ein wesentlicher Beitrag zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität geleistet. Sowohl die Mitarbeiter/-innen als auch die Verwaltung profitieren langfristig von einer gut aufgestellten Personalentwicklung. Die Wissensvermittlung sowie Kompetenz- und Persönlichkeitsentwicklung sind elementare Ziele hiervon. Eine Kontrolle und Auswertung der Maßnahmen sollte idealerweise ebenso Berücksichtigung finden. Mit Hilfe von LOGA können Kompetenzen und Fähigkeiten von Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen digital abgebildet werden. Die Mitarbeiter/-innen können selbst ihre Fähigkeiten und Erfahrungen erfassen. Sollte innerhalb der Stadtverwaltung z. B. im Rahmen einer Projektarbeit eine (Fach-)kompetenz gesucht werden, so könnten die Mitarbeiter/-innen der Abt. Personalentwicklung nach entsprechenden Kompetenzen in LOGA filtern und geeignete Kolleginnen und Kollegen an die suchenden Mitarbeiter/-innen bzw. Fachbereiche vermitteln. Dies fördert wesentlich die Fachzusammenarbeit in der Verwaltung. Analog können jederzeit neue Kompetenzen zusammen mit dem Vorgesetzten schnell und einfach erfasst, dokumentiert und beurteilt werden. Fortbildungen und Trainings können mit Buchungsmöglichkeit in den Portalfunktionen (siehe 2.1) workflowgesteuert bereitgestellt werden. Die Abbildung von Kompetenzen und Fortbildungen über ein solches Portal bildet einen wertvollen Beitrag zur Steigerung der Effizienz und Transparenz personalwirtschaftlicher Prozesse. Effekte  digitale Abbildung von Kompetenzen und Fähigkeiten einschließlich der Schaffung entsprechender Auswertungsmöglichkeiten  passgenauer Personaleinsatz von Bestandspersonal wird möglich  Aufbau eines Talentpools wird möglich  Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit  digitale Abbildung des Anmeldeprozesses zu Personalentwicklungsmaßnahmen  Reduzierung manueller Erfassungsprozesse  Nutzerfreundlichkeit bei der Seminaranmeldung steigt 2.5 Zeitwirtschaft Die Erweiterung des bestehenden Systems mit dem Modul der Zeitwirtschaft stellt die Verwaltung vor enorme Herausforderung. Ein entsprechendes Zeitwirtschaftssystem braucht zudem einen großen Vorlauf an arbeitsrechtlichen Überlegungen und verursacht insgesamt hohe Investitionskosten. Auf Grund der Komplexität ist die Einführung eines entsprechenden Programmmoduls in einem längerfristigen Kontext zu planen und wird zunächst in der Ausbaustufe II nicht berücksichtigt. 2.6 Zusammenfassung der Effekte und Darstellung der Wirtschaftlichkeit Die voranstehend beschriebenen Effekte und daraus abzuleitende Einsparungen können zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht mit konkreten Beträgen quantifiziert werden. Zusammengefasst leisten die Effekte der einzelnen Module einen Beitrag, mit einem modernen Personalmanagement den Anforderungen der wachsenden Stadt gerecht zu werden, einen in diesem Kontext entstehenden Personalaufwuchs zu verringern bzw. abzuschwächen sowie die Arbeitsqualität zu erhöhen. Vor diesem Hintergrund ist davon auszugehen, dass der Nutzen die in der Vorlage beschriebenen Kosten für die Ausbaustufe 2 deutlich übersteigen wird. 6/9 3 Meilensteine Für die Einführung zusätzlicher Funktionalitäten ist eine Umsetzungsplanung und Priorisierung vorzunehmen. Ausgehend vom Beschluss der Vorlage und der Verfügbarkeit der notwendigen Haushaltsmittel stellt sich die (grobe) Reihenfolge der Einführung folgendermaßen dar: 7/9 4 Finanzielle Auswirkungen Entgegen der ersten groben Planung im Rahmen der Eckwertanmeldung stellen sich die finanziellen Auswirkungen wie folgt dar: Kosten (Ausbaustufe 2) Hinsichtlich der Einführung der nachfolgenden Programmbestandteile     Basissystem - Portalfunkton (Führungskräfteportal, Mitarbeiterportal inklusive Workflows der Genehmigungsprozesse - z. B. Krank- und Gesundmeldung, Dienstreisen, Urlaubsund Seminargenehmigung – und Dokumentenablage) Korrespondenzmanagement – zur Erstellung von Musterschreiben /Bescheinigungen und Textbausteinen mit anschließenden Workflow aus den LOGA-Masken heraus, Bewerbermanagement - Bewerberverwaltung und Online-Bewerbung, Personalentwicklung – u. a. Seminarverwaltung, ergibt sich seitens der Lecos folgende Preisstruktur: Preis/Abrechnungsfall in EUR (brutto) 1,19 0,24 0,24 Basissystem Korrespondenzmanagement Bewerbermanagement Personalentwicklung (u. a. Seminarverwaltung) Personalcontrolling (HRBC) Preis je Abrechnungsfall (gerundet) 0,24 0,48 2,40 Die monatlichen Kosten werden nach Abrechnungsfällen je Monat berechnet. In der Regel entspricht die systemseitige Abrechnung eines Mitarbeiters einem Abrechnungsfall. Die Lizenzgestaltung von LOGA bezieht sich auf die monatliche Gesamtzahl aller Abrechnungsfälle des Gesamtsystems. Für das Jahr 2019 wird von insgesamt 8.000 Abrechnungsfällen pro Monat ausgegangen. Durch die zu erwartende Stellenentwicklung im Doppelhaushalt 2019/2020 steigt die Fallzahl im Jahr 2020 voraussichtlich auf 8.500. Unter der Annahme einer ähnlichen Tendenz für den darauffolgenden Doppelhaushalt (2021/2022) wird ab 2021 mit 9.000 Abrechnungsfällen gerechnet. 8/9 Ausgehend von den o. g. Fallzahlen ergeben sich gerundet folgende Gesamtkosten (in EURO): Basissystem (ab 2. Quartal 2019) Korrespondenzmanagement (ab 2. Quartal 2019) Bewerbermanagement (ab 3. Quartal 2019) Personalentwicklung u. a. Seminarverwaltung (ab 4. Quartal 2020) Personalcontrolling (HRBC) (ab 3. Quartal 2019) Summe /Jahr Projektkosten ca. 50.000 EUR Mehrkosten 2019 2020 ab 2021 (gerundet) (gerundet) (gerundet) 88.500 121.500 128.500 19.000 24.500 26.000 12.500 24.500 26.000 5.500 26.000 25.000 145.000 49.000 225.000 52.000 258.500 25.000 170.000 25.000 250.000 0 258.500 Aufgrund der stufenweisen Einführung von Funktionalitäten entsprechend der Meilensteinplanung und dazugehöriger Beteiligungsverfahren ergeben sich für die Haushaltsjahre 2019 und 2020 nur anteilige Kosten. Darüber hinaus wurden Projektkosten von insgesamt 50.000 EUR angenommen. Nach Abschluss der Projektphase (ab 2021) entstehen somit Mehrkosten (in Abhängigkeit der Fallzahlen) von insgesamt 258.500 EUR jährlich. 9/9