Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Beschlussvorlage Nr. VI-DS-04896 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Stadtentwicklung und Bau Betreff: Verwaltungsobjekt Naumburger Straße 26: Abschluss eines 4. Nachtrages zum Mietvertrag vom 18.04.1993 und Abschluss eines 1. Nachtrages zum Mietvertrag vom 14./20.06.2013 Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters FA Finanzen FA Stadtentwicklung und Bau Jugendhilfeausschuss Grundstücksverkehrsausschuss FA Allgemeine Verwaltung Ratsversammlung 19.09.2018 Beschlussfassung Beschlussvorschlag: Der Oberbürgermeister wird beauftragt, den 4. Nachtrag zum Mietvertrag vom 18.04.1993 sowie den 1. Nachtrag zum Mietvertrag vom 14./20.06.2013 zur Regelung des mieterseitigen Optionsrechtes für das Objekt Naumburger Straße 26 abzuschließen. 1/4 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: nicht relevant Finanzielle Auswirkungen nein X Kostengünstigere Alternativen geprüft Folgen bei Ablehnung nein nein X Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam von Ergebnishaushalt bis nein X wenn ja, ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung X ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge 65_MP SK 42311100 65_MP SK 42311110 522.082,44 Aufwendungen Finanzhaushalt 01.01. 31.12. Jährlich jährlich 154.800,00 Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen X Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: nein wenn ja, nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat 2/4 Sachverhalt: Ausgehend von der aktuellen mittelfristigen Prognose für die Stellenentwicklung der Stadtverwaltung werden derzeit vom Amt für Gebäudemanagement Handlungsbedarfe und Maßnahmen für die mittel- und langfristige Verwaltungsunterbringung geprüft und erarbeitet und in einem Konzept zusammengeführt. Hierzu werden mehrere Projektphasen erarbeitet, wie zum Beispiel Phase 1 - Herbeiführung von grundsätzlichen Standortentscheidungen, Phase 2.1 - Erstellung von Nachnutzungskonzepten für freigelenkte Flächen in Eigentumsobjekten, Abmieten von Verwaltungsstandorten. Im Rahmen dieser Vorgehensweise wurde mit der Vorlage VI-DS-03786-NF-04 „Konzept zur mittel- und langfristigen Verwaltungsunterbringung – hier: Verfahrensweise und Vorgriff Standortentscheidung Halle 12“ die Herangehensweise und ein Vorgriff auf die Unterbringung des Amtes für Jugend, Familie und Bildung in der Messehalle 12 beschlossen. Nach derzeitigem Stand ist eine Innutzungnahme des neuen Mietbereiches am Standort Halle 12 durch das Amt für Jugend, Familie und Bildung voraussichtlich im 2. Quartal 2021 möglich. Die Stadt Leipzig hat mit dem Vermieter des Objektes Naumburger Straße 26 einen Mietvertrag am 18.04.1993, sowie einen zweiten Mietvertrag am 14./20.06.2013 abgeschlossen. Die Mietverträge haben eine Laufzeit bis 31.12.2019. Auf Grund des derzeitigen Standes ist ein Umzug zu diesem Termin nicht möglich. Deshalb wurde mit dem Vermieter des Objektes Naumburger Straße 26 ein mieterseitiges Optionsrecht von 2 x 1 Jahr zur Verlängerung der Mietverhältnisse neu verhandelt, um bei auftretenden Verzögerungen an einem neuen Standort den Dienstbetrieb des Amtes für Jugend, Familie und Bildung aufrecht erhalten zu können. Im Rahmen des bereits durchgeführten dezernatsübergreifenden Mitzeichnungsverfahrens der Vorlage sollte entsprechend Maßgabe des Dezernates Finanzen eine Neuverhandlung der Verlängerung/Kündigung der Vertragslaufzeiten der Mietverträge entsprechend Baufortschritt erfolgen. Eckpunkte Mietvertrag I: Naumburger Straße 26 vom 18.04.1993 nebst 1. Nachtrag vom 20./ 26.03.2009, 2. Nachtrag vom 20./ 21.01.2011 und 3. Nachtrag vom 7./ 8.7.2011: Mietfläche: Ende Festmietzeit: Mietzins: Nebenkostenvorauszahlung: Mietzahlung gesamt: 6.608,42 m² 31.12.2019 41.631,87 €/ Monat (entspricht 6,30 €/m²) 12.400,00 €/ Monat (entspricht 1,88 €/m²) 54.031,87 € Mietzins: Nebenkostenvorauszahlung: Mietzahlung gesamt: 499.582,44 €/ Jahr 148.800,00 €/ Jahr 648.382.44 €/ Jahr Eckpunkte Mietvertrag II: Naumburger Straße 26 vom 14./ 20.06.2013 Mietfläche: Ende Festmietzeit: Mietzins: €/m²) Nebenkostenvorauszahlung: €/m²) 3/4 250,00 m² 31.12.2019 1.875,00 €/ Monat (entspricht 7,50 500,00 €/ Monat (entspricht 2,00 Mietzahlung gesamt: 2.375,00 €/ Monat Mietzins: Nebenkostenvorauszahlung: Mietzahlung gesamt: 22.500,00 €/ Jahr 6.000,00 €/ Jahr 28.500,00 €/ Jahr Verhandlungsergebnis Im Ergebnis der Nachverhandlung mit dem Vermieter des Objektes Naumburger Straße 26 liegen nunmehr ein 4. und ein 1. Nachtragsentwurf hinsichtlich eines mieterseitigen Optionsrechtes zur Verlängerung der Mietverhältnisse über den 31.12.2019 hinaus von einmal einem Jahr und daran anschließend zweimal sechs Monaten vor. Die Inanspruchnahme der Optionen muss spätestens ein Jahr vor dem jeweiligen Ablauf des Mietvertrages, also bis zum 31.12.2018 für das erste Jahr und im Anschluss bis zum 31.12.2019 für die ersten sechs Monate, sowie für die zweiten sechs Monate bis zum 30.06.2020 schriftlich in eingeschriebener Form gegenüber dem Vermieter erklärt werden. Alle anderen Konditionen bleiben unverändert. Die Aufwendungen für die Mietzahlungen bei Verlängerung der Mietverträge in der Naumburger Str. 26 in Höhe von rund 522.100 €/Jahr und Vorauszahlung der Betriebs- und Nebenkosten in Höhe von 154.800 €/Jahr wurden bei der Haushaltsplanung 2019/2020 berücksichtigt und angemeldet. Die Unterbringung für die vorerst 100 Arbeitsplätzen des Amtes für Jugend, Familie und Bildung in der Messehalle 12 kann frühestens am 02. Januar 2019 und spätestens jedoch am 01. Juli 2019 gemäß neuem Mietvertrag erfolgen. Die Aufwendungen für diese Mietzahlungen in Höhe von rund 331.500 €/Jahr und Vorauszahlung der Betriebs- und Nebenkosten in Höhe von 108.100 €/Jahr wurden bei der Haushaltsplanung 2019 berücksichtigt und angemeldet. Für die Haushaltsplanung 2020 wurden Aufwendungen in Höhe von 338.100 €/Jahr und Vorauszahlung der Betriebs- und Nebenkosten in Höhe von 108.100 €/Jahr berücksichtigt und angemeldet. Für den Umzug der 100 Arbeitsplätze des Amtes für Jugend, Familie und Bildung in die Messehalle 12 wurden Aufwendungen in 2019 in Höhe von 31.500 € kalkuliert, welche bereits Bestandteil der Vorlage VI-DS-03786-NF-04 sind. Folgen bei Ablehnung Die Mietverhältnisse enden zum 31.12.2019. Die Räumlichkeiten sind an den Vermieter fristgerecht zurückzugeben. Der Dienstbetrieb des Amtes für Jugend, Familie und Bildung kann nicht aufrecht erhalten werden. Anlagen: Anlage 1: 4. Nachtrag zum Mietvertrag vom 18.04.1993 (nicht öffentlich) Anlage 2: 1. Nachtrag zum Mietvertrag vom 14./20.06.2013 (nicht öffentlich) 4/4