Vorlage-Sammeldokument

Verwaltungsausschuss Beschlussvorlage Nr. VI-DS-05599-DS-03 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung Dezernat Stadtentwicklung und Bau Betreff: Zuschlagserteilung für die Beratungsleistung zur Ausrichtung der Arbeitsbereiche im Amt für Wohnungsbau und Stadterneuerung im Dezernat Stadtentwicklung und Bau der Stadt Leipzig. Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium voraussichtlicher Sitzungstermin Dienstberatung des Oberbürgermeisters FA Stadtentwicklung und Bau FA Allgemeine Verwaltung Verwaltungsausschuss Zuständigkeit Bestätigung 05.09.2018 Beschlussfassung Beschlussvorschlag: Den Zuschlag zur Durchführung der Beratungsleistung zur Ausrichtung der Arbeitsbereiche im Amt für Wohnungsbau und Stadterneuerung (AWS) im Dezernat Stadtentwicklung und Bau der Stadt Leipzig erhält dchp | consulting Leipzig und Düsseldorf. 1/5 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen x Finanzielle Auswirkungen nein Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage 2 zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe VI-DS-05599 zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Im Haushalt wirksam von Ergebnishaushalt bis x wenn ja, Höhe in EUR wo veranschlagt 50.000 EUR Budgeteinheit: 10_111_zw PSP-Element: 1.100.11.1.2.01.01 Kostenart: 44312000 Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt 01.10. 2018 31.12. 2018 Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: x nein wenn ja, x nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat 2/5 Sachverhalt: Der Projektauftrag zum Projekt OE ASW / SPA / D VI umfasst die Umsetzung der Organisationsstruktur im AWS, entsprechend der Dienstanweisung VI-DS-05599, mit klaren Verantwortlichkeiten und in robust und zukunftsorientiert arbeitenden Organisationseinheiten bis zum 31.12.2018. Im Projektauftrag wurden dazu Projektphasen definiert, die für die Strukturierung im AWS mittels externer Beratung, Begleitung und Unterstützung erfolgen soll. Dazu wurde durch das Hauptamt gemeinsam mit dem Amt für Stadterneuerung und Wohnungsbauförderung die Leistungsbeschreibung erstellt (Anlage 1). Ziel ist es, durch die Beratungsleistung die neue Organisation in allen Schlüsselelementen auszuarbeiten und das AWS bei der Detaillierung, Planung und Umsetzung des neuen Organisationsdesigns zu beraten, zu begleiten und zu unterstützen. Deshalb wurden am 16.04.2018 insgesamt 14 Beratungsunternehmen per E-Mail zur Abgabe Ihre Angebote aufgefordert. Die Angebotsfrist zur Abgabe der Angebote endete am 07.05.2018, 15.00 Uhr. Von 14 angeschriebenen Unternehmen, haben folgende acht Unternehmen ein Angebot am 07.05.2018 abgegeben: • • • • • • • • UNDCONSORTEN LLP, Berlin Nordlicht Management Consultants GmbH, Hamburg Ramboll Deutschland, Hamburg dchp | consulting, Leipzig und Düsseldorf B & P Dresden Gesellschaft für Organisationsberatung Public One GmbH, Berlin Beratungsraum Organisationsberatung Public Sector, Leipzig ILTIS GmbH, Rottenburg Die Auswertung der Unterlagen erfolgte vom 08.05.-15.05. und am 22.05.2018 (Anlage 2). Die Auswertung und Bewertung der Angebote und der Präsentationen erfolgte nach einem Raster, welches folgende Kriterien umfasst und mit der Angebotsaufforderung den Unternehmen bekanntgeben wurde: Angebot (100 Punkte)  Angebot: Hat das Beratungsunternehmen die Fragestellung/Fragestellungen richtig verstanden? (30 Punkte)  Leistungen: Bietet das Beratungsunternehmen die richtigen Leistungen an? (25 Punkte)  Fachliches: Weisen die Berater (Personen) die fachlichen Voraussetzungen nach? (10 Punkte)  Wirtschaftlichkeit des Angebots (35 Punkte) Präsentation (50 Punkte)  Inhalt der Präsentation/Vorstellung (20 Punkte)  Aufbau der Präsentation/Vortrag (10 Punkte)  Feedbackphase (10 Punkte)  Vortragender/Vortragende: Sprache, Soziale Kompetenz (10 Punkte) 3/5 Das Entscheidergremium, vertreten durch Bürgermeister und Beigeordneten für Allgemeine Verwaltung, Herrn Hörning, und Bürgermeisterin und Beigeordnete für Stadtentwicklung und Bau, Frau Dubrau, und die Projektgruppe OE ASW/SPA/DVI, hat in der Sitzung am 15.05.2018 folgende Unternehmen ausgewählt, die zur Präsentation am 22.05.2018 eingeladen wurden:     Nordlicht Management Consultants GmbH, Hamburg Ramboll Deutschland, Hamburg dchp | consulting, Leipzig und Düsseldorf Public One GmbH, Berlin Die Bewertung der Angebote und Präsentationen erfolgte durch die Projektmitglieder des Projektes. Im Ergebnis des Präsentationstages wurden die Firmen dchp | consulting, Leipzig und Düsseldorf und Nordlicht Management Consultants GmbH, Hamburg, aufgefordert ihre Angebote hinsichtlich der Projektplanung und Kalkulation bis zum 24.05.2018 zu aktualisieren. In Abstimmung mit den Entscheidern, Bürgermeister und Beigeordneten für Allgemeine Verwaltung, Herrn Hörning, und Bürgermeisterin und Beigeordnete für Stadtentwicklung und Bau, Frau Dubrau, unterbreitet die Projektgruppe OE ASW / SPA / D VI folgenden Zuschlag: dchp | consulting, Leipzig und Düsseldorf soll den Zuschlag erhalten. Begründung: Das Angebot greift die Aufgabenstellung aus der Leistungsbeschreibung auf und stellt die Umsetzung anhand des geforderten Ansatzes des Organisationsdesigns umfassend dar. Die Methoden und die Workshopdesigns sind sehr detailliert erläutert. Das wird im Detail insbesondere anhand der Thematik der Schnittstellen dargestellt, die auf der Analyse und Weiterentwicklung von Kernprozessen beruht. Es werden immer wieder Projekterfahrungen im Detail an passender Stelle eingebracht, die durch Referenzen konkretisiert werden. Das Projektmanagement und die Beratungsarchitektur sind sehr klar, nachvollziehbar und transparent im Angebot dargestellt. Das Konzept des Organisationsdesigns wird beschrieben. Einziger Kritikpunkt: Es wird lediglich in seiner allgemeinen Struktur beschrieben. Hier wäre es wünschenswert gewesen, wieder eine Verbindung zur Leistungsbeschreibung und deren Inhalten aufzunehmen, insbesondere die Passfähigkeit des Feinkonzeptes für die Umsetzung. Durch die Präsentation am 22.05.2018 konnte diesem Kritikpunkt entgegnet werden. Anhand verschiedener detaillierte Beispiele wurde das Organisationsdesign und der Umfang der Gestaltung des Feinkonzeptes für die Umsetzung erläurtert. Letztlich ist das Angebot passend für den vorgeschlagenen Beratungsansatz, um die Projektziele zu erreichen. Das fachliche und organisatorische Know How sind sehr gut aufeinander abgestimmt, was sich auch in einer guten Verhältnismäßigkeit des Einsatzes von Beratertagen zeigt. Im Vergleich zu den anderen Bietern ist der Tagessatz angemessen. Das umfassende Angebot von dchp I consulting, Leipzig und Düsseldorf, ist nicht Bestandteil der Vorlage. Es kann im Dezernat I – Allgemeine Verwaltung – eingesehen werden. Anlagen: Anlage 1 Leistungsbeschreibung Anlage 2 Auswertungen - nichtöffentlich 4/5 5/5 Hauptamt, Abt. Organisation und Dienste 16.04.2018 Anlage 1 Beratungsleistung zur Ausrichtung der Arbeitsbereiche im Amt für Wohnungsbau und Stadterneuerung im Dezernat Stadtentwicklung und Bau der Stadt Leipzig Leistungsbeschreibung 1. Einführung Leipzig wächst. Leipzig soll (weiter) nachhaltig wachsen. Die Lebensqualität dieser Stadt ist der Impuls für eine erfolgreiche Stadtentwicklung, z. B. um Stadtquartiere und Magistralen nachhaltig zu entwickeln und gleichzeitig die bisher gute Wohnqualität zu erhalten. Eine ambitionierte und komplexe Herausforderung. Um das meistern zu können, veränderte das bisherige Amt für Stadterneuerung und Wohnungsbauförderung seine grundsätzliche strukturelle Ausrichtung und setzt neue Schwerpunkte in den Arbeitsbereichen Wohnungsbau und integrierte Stadtteilentwicklung. Diese Entscheidungsprämissen wurden durch den Oberbürgermeister, Burkhard Jung, am 22.12.2017 definiert. Es gilt nun diese strukturelle Antwort hinsichtlich der vertikalen Organisationstruktur in den Abteilungen, den horizontalen Kommunikationsstrukturen und den Führungs- und Entscheidungsprozessen zu untersetzen. Im Anschluss daran ist die Umsetzung dessen zu planen und zu begleiten, damit dieses langfristig verankert werden kann. Im Zentrum standen dazu bereits Überlegungen in 2017, wie die Aufgaben robust und zukunftsorientiert strukturiert werden können. Es wurde in einem extern begleiteten partizipativen Prozess auf strategischer Ebene der organisationale Rahmen erarbeitet und entschieden. Nun gilt es das Organisationsdesign des Amtes für Wohnungsbau und Stadterneuerung (AWS) konkret zu untersetzen und umzusetzen. 2. Ziele und Ergebnisse Folgende Ziele sollen erreicht werden: Die neue Organisation ist in allen Schlüsselelementen ausgearbeitet: (formale Struktur, horizontale Verbindungen und Kommunikationsstrukturen, Geschäftsprozessen (insb. Unterstützungsprozesse/Managementprozesse), Führungsstrukturen und -systeme).  Legitimierung, Entwicklung und Förderung vernetzter Arbeitsstrukturen und Kooperationsprozesse. Aufbau und Etablierung von gesicherten Orten und Prozessen der kontinuierlichen Weiterentwicklung strategischer Themen (Wohnungsbau, Quartiersmanagement, integrierte Stadtteilentwicklung, Umsetzung von INSEK-Prozessen).  Neue und externe Impulse zur Weiterentwicklung der Organisationsstrukturen sind eingeflossen.  Entwicklung von transparenten und an den Zielen und Strategien ausgerichteten Reportingstrukturen und -prozessen des Amtes.  Folgende Fragen sind geklärt: o Inwiefern ist eine territoriale oder objektbezogene Struktur der Abteilungen sinnvoll? o Wie gelingt eine gute Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und mit dem Stadtplanungsamt bzw. mit der künftigen Geschäftsstelle Integrierte Stadtentwicklung im Dezernat VI und einem möglichen Referat Digitalisierung (Dezernat VII), um so wenig wie möglich zusätzliche Schnittstellen zu schaffen? o In welchen Abteilungen können Teamstrukturen die klassischen hierarchischen Sachgebietsstrukturen ersetzen? 3. Auftrag Das Amt für Wohnungsbau und Stadterneuerung bei der Detaillierung, Planung und Umsetzung des neuen Organisationsdesigns beraten, begleiten und unterstützen. Seite 1 Hauptamt, Abt. Organisation und Dienste 16.04.2018 4. Inhalte/Leistungen Folgende Leistungen sind zu erbringen: 1. Konkretisierung des strategischen Referenzrahmens des Organisationsdesigns durch eine integrative Organisationsanalyse (vom IST zum Soll), im Hinblick auf Strukturen, Prozesse und Schnittstellen, auf der Basis der Aufgaben und Aufgabenbeziehungen. Die Anforderungen des INSEK 2030 sind zu berücksichtigen. Außerdem sind Themen Wachsende Stadt, zukünftige Rolle des Quartiersmanagements, Smart Cities [Projekt Triangulum], Wohnungspolitisches Konzept der Stadt Leipzig, Prozess Leipzig weiter denken sowie Konzept der Modernen Verwaltung (MOVE) zu beachten. Ferner spielt die gesamte Thematik der intergrierten Stadtteilentwicklung und deren Umsetzung sowie die Fördermittelpolitik und das Fördermittelmanagement zu den Themen, Projekten und Aufgaben des AWS, eine entscheidende Rolle. Hier sollen Sie im Rahmen der integrativen Organisationsanalyse, auch in der Rolle des Sparringpartners und Lotsen die richtigen Fragen stellen, welche das Amt befähigen, selbst Antworten zu finden. 2. Konkretisierung der formalen Struktur mit Designoptionen für: 2.1. Vertikale Organisationsstruktur: klare Verantwortlichkeiten und Ansprechpartnern 2.2. Gestaltung der horizontalen Verbindungen durch übergreifende Kommunikationsstrukturen und -formate 2.3. Prüfung und Ausrichtung der strategischen Führungsprozesse (Amtsebene, Abteilungsebene, im Dezernat VI, insbesondere zur neuen Geschäftsstelle Integrierte Stadtentwicklung im Dezernat VI, zu internen Partnern in der Stadtverwaltung und zu Externen) 2.4. Überprüfung und Festlegung der Entscheidungsstrukturen und ihrer Spielregeln im Amt 3. Überprüfung und Entwicklung von Lösungsvorschlägen zur Entwicklung organisationaler Fähigkeiten zur Realisierung des neuen Organisationsdesigns, insbesondere im Hinblick auf die Legitimierung, Entwicklung und Förderung von vernetzten Arbeitsstrukturen und Kooperationsprozessen (auch Bedarfe für Personalentwicklung ableiten). 4. Umstellung planen (bzgl. 1. - 3.) und den Anfang begleiten (Changemonitoring) – Planung, Konkretisierung der Veränderungsmaßnahmen und Beginn deren Implementierung. Insbesondere müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, wo und wie sie zukünftig wirken. 5. Wichtige Rahmenbedingungen für die Leistungserbringung Folgende Rahmenbedingungen sind zu beachten:  Das Grundgerüst der Organisationsstruktur des Amtes besteht aus einer Amtsleitung, vier Abteilungen und einer Koordinierungsstelle.  Die Abteilungen Wohnungsbau und Stadtteilentwicklung/Stadterneuerung sind neu zu strukturieren. o Hier gibt es organisatorische und prozessuale Freiräume bei der Gestaltung, insbesondere die Weiterentwicklung der intergrierten Stadtteilentwicklungskonzepte und deren Umsetzung, auch im Hinblick auf den Einsatz der Instrumente des besonderen Städtebaurechts. o Das AWS in seiner Funktion der Wohnungsbauförderstelle ist weiterzuentwickeln. o Die Stadterneuerung soll quartiersbezogen arbeiten und im Wesentlich erhalten bleiben. Die Arbeitsprozessen sind zu verbessern. o Das Quartiersmanagement ist in seinen Arbeits- und Steuerungsprozessen sowie Strukturen weiterzuentwickeln, unter Berücksichtigung der Stärken des bestehenden Systems). Seite 2 Hauptamt, Abt. Organisation und Dienste 16.04.2018  Die Abteilungen Sanierungsgebiete und Fördermittel/Finanzen/Verwaltung/IT bleiben dem Grunde nach erhalten, sollten angepasst und aufgewertet werden: o hinsichtlich der horizontalen Verbindungen im Amt und zum Dezernatsbereich o hinsichtlich Strukturen und Prozesse (überprüfen, ob diese noch zeitgemäß und passfähig sind). 6. Wichtige Rahmenbedingungen für die Ausschreibung und zur Projektdurchführung Folgende Rahmenbedingungen sind zu beachten:       Der Beratungsauftrag wird durch ein externes Beratungsunternehmen durchgeführt und erfolgt in dessen Verantwortung. Die Berater sollen über Kompetenzen im Public Sector und speziell über langjährige Erfahrungen im Bereich der Beratung von Führungskräften sowie in den Bereichen Changemanagement, Organisationsberatung, Begleitung von Veränderungsprozessen vorweisen. Entsprechende Referenzen sind vorzulegen. Die Berater sollen sich neben ihrer Beratung, Begleitung und Unterstützung auch als „Sparringpartner“ der Projektmitglieder verstehen. Die Methodenwahl zur Planung, Koordinierung und Umsetzung obliegt dem Beratungsunternehmen. Die gewählten Methoden sind im Angebot ausführlich zu beschreiben und in der Präsentation genau zu erläutern. Der Beratungsauftrag ist mit einer nachvollziehbaren Beratungsarchitektur, mit Beratungsdesigns, z. B. Workshops oder Interviews, etc. zu untersetzen. Die Analyseergebnisse können z. B. in Labs oder in mehrtägigen Workshop-Reihen verdichtet werden. o Wichtig ist die Wahl unterschiedlicher didaktisch geeigneter Sozialformen, die zugleich ressourcenschonend sind. o Auf eine kraftvolle Moderation im Hinblick auf die Generierung von Ergebnissen zur Umsetzung wird Wert gelegt. o Zu Beginn und am Ende des Prozesses sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mittels bestimmten Formaten gezielt zu informieren. Ein transparentes & legitimiertes Changemanagement für den Gesamtprozess und den kulturellen Wandel. o Eine intensive Einbindung des Projektes zur Umsetzung der neuen Organisationsstrukturen im Amt für Wohnungsbau und Stadterneuerung, wird erwartet, mit einem klaren Design und mit gesicherter Beteiligung & Feedbacks. o Eine visuelle Projektbegleitung bei bestimmten Themen und zu bestimmten Terminen wird gewünscht. o Die politischen und teilweise sehr komplexen Prozesse in der Stadtverwaltung und im Dezernat Stadtentwicklung und Bau sind zu berücksichtigen. o Der Beratungsauftrag ist mit einem professionellen Projektmanagement zu untersetzen. Auftretende Projektrisiken in den unterschiedlichen Projektphasen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. o Gemäß der definierten Meilensteine sind Zwischenberichte in elektronischer Form zu generieren und Zwischenpräsentationen durchzuführen. Sofern die Modellierung der Geschäftsprozesse notwenidg ist, soll mittels des in der Stadt Leipzig verwendeten Visualisierungswerkzeugs ADONIS® (Vollversion) erfolgen. Der Beratungsauftrag ist spätestens am 30.11.2018 abzuschließen. Die Ergebnisse sind in einer geeigneten Art und Weise zu dokumentieren und bis zum 15.01.2019 zur Verfügung zu stellen. Adressat ist die Projektgruppe sowie der Oberbürgermeister und die Dezernenten Allgemeine Verwaltung und Stadtentwicklung und Bau der Stadt Leipzig. Die abschließenden Ergebnisse sind in schriftlicher wie elektronischer Form zu dokumentieren und in einer Präsentation vorzustellen. Seite 3 Hauptamt, Abt. Organisation und Dienste    16.04.2018 Im Auswahlprozess ist eine Präsentation des Angebotes integriert. Der Auswahlprozess erfolgt anhand von Kriterien, die Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung sind. Die geplanten Kosten für die Leistungen sind transparent aufzuschlüsseln. Seite 4 Hauptamt, Abt. Organisation und Dienste 16.04.2018 Anlagen       Anlage 1 aktueller Dezernatsverteilungsplan der Stadt Leipzig• Anlage 2 Organigramm Amt für Wohnungsbau und Stadterneuerung neu – Grundstruktur Anlage 3 Organigramm Amt für Stadterneuerung und Wohnungsbauförderung alt mit Anzahl der Stellen Anlage 4 Organigramm Dezernatsbereich VI neu - Grundstruktur Anlage 5 Schnittstellen des Stadterneuerung, Wohnungsbau Anlage 6 Herausforderungen der Zukunft Dezernat VI Hilfreiche Links Stadtentwicklung und Smart City  http://www.leipzig.de/bauen-und-wohnen/stadtentwicklung/stadtentwicklungskonzeptinsek/stadtentwicklungskonzept-seko/  http://www.leipzig.de/buergerservice-und-verwaltung/buergerbeteiligung-und-einflussnahme/leipzig-weiter-denken/  https://www.leipzig.de/bauen-und-wohnen/stadterneuerung-in-leipzig/stadterneuerungsprojekte/eu-projekt-triangulum/#c88709 Stadterneuerung und Wohnungsbauförderung  http://www.leipzig.de/bauen-und-wohnen/stadtentwicklung/stadtentwicklungsplaenestep/strategische-konzepte-zum-wohnen/  http://www.leipzig.de/bauen-und-wohnen/stadterneuerung-in-leipzig/ Strategische Kommunalpolitik  http://www.leipzig.de/buergerservice-und-verwaltung/stadtverwaltung/oberbuergermeister/arbeitsprogramm-leipzig-2020/  http://www.leipzig.de/buergerservice-und-verwaltung/stadtverwaltung/strategischekommunalpolitik/ Ansprechpartnerin für Fragen zum Ausschreibungsprozess: Stadt Leipzig Hauptamt, Abteilung Organisation und Dienste, Sachgebiet Organisationsuntersuchungen und Organisationsentwicklung Vanessa Burgardt vanessa.burgardt@leipzig.de 0341/123-2232 Seite 5