Vorlage-Sammeldokument

Informationsvorlage Nr. VI-Ifo-05555 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Finanzen Betreff: Bericht "Gesetzliche Vertretung" zum Stand 31.12.2017 Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium Dienstberatung des Oberbürgermeisters Rechnungsprüfungsausschuss Ratsversammlung voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 22.08.2018 Bestätigung Information zur Kenntnis Information zur Kenntnis Der aktuelle Sachstand zur gesetzlichen Vertretung zum 31.12.2017 wird zur Kenntnis genommen. 1/10 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: nicht relevant X Finanzielle Auswirkungen nein wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Im Haushalt wirksam von Ergebnishaushalt bis Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: X nein wenn ja, X nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat 2/10 Auszug wesentlicher Beschlussvorlagen zur Gesetzlichen Vertretung: DS-Nr. Titel RV am Beschluss RV RBV-1219/12 Prüfungsbericht 11/1/0074 des RPA: „Sonderprüfung 'Grundstücke mit unbekannten Eigentümern bzw. Eigentümern unbekannten Aufenthaltes' - Bestellung eines gesetzlichen Vertreters gemäß § 11b Vermögensgesetz bzw. gemäß Art. 233 § 2 Abs. 3 des Einführungsgesetzes zum Bürgerlichen Gesetzbuch" und die daraus resultierenden Konsequenzen für die Verwaltung 16.05.2012 beschlossen DS-00130/14-ÄA-001 Sonderprojekt "Gesetzliche Vertretung": Ergebnisbericht zum Beschluss RV RBV1219/12 vom 16.05.2012 10.12.2014 beschlossen VI-HP-02633 Auszug - Abbau aller Stellen beim Sonderprojekt „Gesetzliche Vertretung“ (HP 102/15 - 01) 18.03.2015 Antrag angenommen VI-DS-01808-ÄA-003 Weitere Einrichtung zusätzlicher Stellen gem. § 77 Abs. 3 Nr. 4 SächsGemO i.V.m. § 9, Nr. 4 Hauptsatzung der Stadt Leipzig - Neufassung (Einrichtung von 3,0 VzÄ in Amt 21 Beantragung im Rahmen Stellenplanung 2016 für diese Sonderaufgabe 7,0 VzÄ) 28.10.2015 beschlossen VI-DS-02259-NF-01-ÄA-01 Abschlussbericht Sonderprojekt "Gesetzliche Vertretung" zum 31.12.2015 (Berichtspflicht RV 1x jährlich - erstmalig zum 31.12.2016; im RPAA halbjährlich - erstmalig zum 30.06.2016 (inklusive Veräußerungen ab 100 TEUR Verkehrswert)) 18.05.2018 beschlossen Sachverhalt: Seit dem 01.01.2016 ist sowohl die Pflichtaufgabe „Gesetzliche Vertretung“ als auch die Aufarbeitung der sogenannten Altfälle zur gesetzlichen Vertretung aus dem Rechtsamt in die Linienorganisation der Stadtkasse, Abteilung Amt zur Regelung offener Vermögensfragen/Gesetzliche Vertretung übergegangen. Es wurden zwei Sachgebiete gegründet. 1. Aufgabenverteilung a) Sachgebiet 21.31 Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren Im Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren wird die Bearbeitung der kommunalen Pflichtaufgabe nach Art. 233 § 2 Abs. 3 EGBGB bzw. § 11b VermG – Bestellung und Verfahrensbegleitung eines gesetzlichen Vertreters – sichergestellt. Ist ein Eigentümer unbekannt oder unbekannten Aufenthalts und besteht ein Bedürfnis für den Eigentümer zu handeln (bspw. Veräußerungsabsicht von bekannten Miteigentümern, Sicherungsmaßnahmen bei Gefahrenabwehr im öffentlichen Interesse, Zustelladressat für öffentliche Bescheide, Mitwirkung an Flurbereinigungsverfahren), hat die kreisfreie Stadt Leipzig auf Antrag bei Nachweis eines berechtigten Interesses einen gesetzlichen Vertreter zu bestellen. Die Antragsteller haben bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen einen Anspruch auf Bestellung eines gesetzlichen Vertreters. 3/10 Das Sachgebiet nimmt im laufenden Verwaltungsverfahren insbesondere die Aufgaben der Eigentümerermittlung, der laufenden Beratung und Beaufsichtigung gesetzlicher Vertreter bei der Grundstücksverwaltung, der aufsichtsbehördlichen Genehmigungen zustimmungspflichtiger Rechtsgeschäfte bei Grundstücksangelegenheiten in Analogie zu Betreuungsgerichten sowie der Überwachung der Treuhandkonten und des fiskalischen Abschlusses der Vorgangsakte wahr. Dies betrifft auch einzelne Vorgangsakten in vom Rechtsamt übernommenen sogenannten Altfällen mit noch bestehender gesetzlicher Vertretung und erhöhtem laufenden Verfahrensaufwand aufgrund der oftmals lange zurückliegenden Bestallungszeiträume. In der Regel sind Verfahren abgeschlossen, wenn ein gesetzlicher Vertreter abberufen werden kann (z.B. Bedürfniswegfall bei erfolgreicher Eigentümerermittlung oder abgeschlossener Grundstücksveräußerung mit entsprechender Endabrechnung). Das Verwaltungsverfahren der gesetzlichen Vertretung ist für die Dauer des Bestehens der gesetzlichen Grundlage von der Stadt Leipzig auch weiterhin sicherzustellen und ist nicht auf reine Abarbeitung der Akten gerichtet. Verfahren in der laufenden Verwaltung unterliegen – wie auch in anderen Verwaltungsbereichen – grundsätzlich keiner regelmäßigen Berichtspflicht im Stadtrat. Hiesige Berichtspflichten resultieren aus dem Stadtratsbeschluss vom 18.05.2016 (VI-DS-02259) im Zusammenhang mit der Altfallaufarbeitung. Im Rahmen des laufenden Verwaltungsverfahrens kommen die im Sonderprojekt „Gesetzliche Vertretung“ geschaffenen wesentlichen Grundlagen für ein ordnungsgemäßes Handeln in den standardisierten Arbeitsprozessen zur Anwendung. Damit wird eine effektive, einheitliche und transparente Aktenbearbeitung ermöglicht (Abschlussbericht Sonderprojekt „Gesetzliche Vertretung“ zum 31.12.2015 - VI-DS-02259, Teil D, S. 33, 35): „In der Summe ist festzuhalten, dass die rechtlichen Grundlagen und die sich beständig weiterentwickelnde Rechtsprechung der Verwaltung wenig Spielraum lassen, Verfahrensschritte zu kürzen oder andere Modelle zu entwickeln. Ohne Änderung der Rechtsgrundlagen ist nach den bisherigen Erkenntnissen wenig Optimierungspotential.“ b) Sachgebiet 21.32 Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten Im Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten wird die im Sonderprojekt „Gesetzliche Vertretung“ begonnene und in der Ratsversammlung (RB-1219/12) festgelegte Aufgabe der Aufarbeitung sämtlicher Altakten zur Gesetzlichen Vertretung wahrgenommen. Ziel ist hauptsächlich, die treuhänderisch auf Verwahrkonten verwahrten Gelder durch die Stadt Leipzig auszukehren, diese den Berechtigten zuzuführen und den gesetzlichen Zustand wiederherzustellen. Zur Erreichung dieses Ziels sind die einzelnen Vorgangsakten und die zugehörigen Verwahrkonten vollumfänglich rechtlich und fiskalisch aufzuarbeiten. Die einzelnen Prüfungsschritte zur Aufarbeitung eines Altfalles mit Verwahrkonto können der Anlage 1 entnommen werden. Die Vorgangsakten, in denen aktuell kein Verwahrkonto existiert (bspw. ertragloses Grundstück wurde nicht verkauft oder ein Verkauf ist erfolgt und das vom Rechtsamt verwahrte Geld wurde bereits ausgeschüttet) sind ebenso rechtlich und fiskalisch zu überprüfen. Bei diesen Vorgängen liegt der Fokus der Bearbeitung auf der Prüfung, ob die Gelder vom Rechtsamt in der Vergangenheit korrekt ausgekehrt wurden oder 4/10 diesbezüglicher Korrekturbedarf (bspw. Zinsnachzahlungen) besteht. Ferner sind in diesen komplexen Vorgängen die Ansprüche der Stadt Leipzig unter Umständen gegenüber den Rechtsnachfolgern der Vertretenen (oder gegenüber Dritten) auf Erstattung der durch die Stadt Leipzig in der Vergangenheit gezahlten Aufwendungen zu prüfen, geltend zu machen und gegebenenfalls gerichtlich zu realisieren. Die einzelnen Prüfungsschritte zur Aufarbeitung eines Altfalles ohne Verwahrkonto können der Anlage 2 entnommen werden. Vor dem Hintergrund, dass die Bestallungsvorgänge weit zurückliegen und die zu überprüfende Aktenlage Ergebnis einer internen mangelhaften Praxis, vor allem der Rechtsanwendung und der fiskalischen Abrechnungsweise ist, geht oftmals ein erheblicher Aufwand in der Bearbeitung einher (siehe Anlagen 1 und 2). Dieser zeigt sich insbesondere im Rahmen der erforderlichen Prüfung sämtlicher zahlungsrelevanter Vorgänge der Grundstücksakte zur Feststellung des korrekten Verwahrbetrages bzw. etwaig geltend zu machender Forderungen. 2. Personalsituation Nach der Dienstanweisung des Oberbürgermeisters Nr. 16/2014 standen für die Aufgabe „Gesetzliche Vertretung“ im gleichnamigen Sonderprojekt bis zum 31.12.2014 insgesamt 15 VzÄ zur Verfügung: 4 VzÄ Justiziare (davon einer Projektleitung), 9 VzÄ Sachbearbeiter und 2 VzÄ Controlling- bzw. Bürokräfte. Anschließend bis zum Projektende (31.12.2015) war die Fortführung des Sonderprojekts grundsätzlich mit insgesamt 14 VzÄ festgelegt: 3 VzÄ Justiziare (davon einer Projektleitung), 9 VzÄ Sachbearbeiter und 2 VzÄ Controlling- bzw. Bürokräfte. Im Zuge der Beendigung des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“ und der geplanten Überführung der Aufgaben in die Linienorganisation des Dezernats Finanzen (Stadtkasse) zum 01.01.2016 wurde mit Beschluss der Dienstberatung des Oberbürgermeisters vom 20.10.2015 (DA Nr. VI-DS-01952-DA-001) die neue Struktur mit den 2 vorgenannten Sachgebieten beschlossen. Vorgesehen war, dass das Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren personell mit 3 VzÄ Sachbearbeiter-Stellen und 1 VzÄ Justiziar ausgestattet wird. Für das Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten waren 4 VzÄ Sachbearbeiter-Stellen und 1 VzÄ Justiziar zur Abarbeitung vor allem der zum Stichtag 31.12.2015 noch zu klärenden ca. 70 % der Verwahrkonten vorgesehen. In der Ratsversammlung vom 28.10.2015 (Ratsvorlage VI-DS-01808) wurden die von der Verwaltung beantragten 7 VzÄ Sachbearbeiter-Stellen nicht bestätigt. Mit Änderungsantrag Nr. VI-DS-01808-ÄA-003 schlug die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen die Einrichtung von 3,0 VzÄ befristet bis 2020 sowie die Streichung der übrigen 4,0 vorgesehenen VzÄ vor. Der Stadtrat bestätigte den Änderungsantrag. Mit nur 3,0 VzÄ war die übernommene Aufgabe nicht zu bewältigen. Damit die Bearbeitung in den beiden Sachgebieten überhaupt gewährleistet werden konnte, behalf sich das Amt in der Folgezeit mit Stellen durch Umwandlung und Umsetzung aus dem Bereich Amt zur Regelung offener Vermögensfragen (ARoV) mit dort einhergehenden Einschnitten. Das Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren ist momentan mit 4 VzÄ Sachbearbeiter-Stellen (davon 3 zeitlich befristet bis 2020) und 1 VzÄ Sachgebietsleiter/Justiziar-Stelle aufgestellt. Das Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten verfügt aktuell über 4 VzÄ Sachbearbeiter-Stellen und 1 VzÄ 5/10 Sachgebietsleiter/Justiziar-Stelle. Die 4. Sachbearbeiter-Stelle in diesem Sachgebiet ist bisher noch schwerpunktmäßig mit der Endbearbeitung von Aufgaben aus dem Bereich des ARoV betraut und steht daher noch nicht ausschließlich dem Sachgebiet zur Verfügung. Die Sachgebiete „Gesetzliche Vertretung“ in der Stadtkasse verfügen somit seit Dezember 2017 über insgesamt 10 VzÄ-Stellen. Im Ergebnis kann erst ab Ende 2017 von einer annähernd geordneten Arbeitserledigung in beiden Sachgebieten gesprochen werden, die nur durch erhebliche Anstrengungen (vorwiegend bedingt durch die schwierige Personalsituation) erreicht werden konnte. 3. Statistik im Berichtszeitraum a) Aufarbeitungsstand der Einzelfallakten Im Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren waren im Jahr 2017 insgesamt 21 neue Anträge auf Bestellung eines gesetzlichen Vertreters sowohl in neu angelegten Verfahren als auch in sogenannten Altfällen (aus dem Sachgebiet 21.32) zu verzeichnen. Aufgrund von 28 Verfahrensabgängen (inbegriffen: 18 erledigte Verfahren und zuständigkeitshalber abgegebene Verfahren in sogenannten Altfällen an 21.32) befinden sich zum Ende des Berichtszeitraumes noch 155 Verfahren in der laufenden Bearbeitung (siehe dazu unter Ziffer 1 in der Anlage 3). Im Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten gab es im Jahr 2017 insgesamt 11 Zugänge von sogenannten Altfällen aus dem Sachgebiet 21.31, die zuständigkeitshalber wegen des altfallbezogenen Abarbeitungsschwerpunktes rückgeführt wurden. Aufgrund von 33 Verfahrensabgängen (inbegriffen: 27 erledigte Verfahren und zuständigkeitshalber an 21.31 abgegebene Verfahren in sogenannten Altfällen, in denen ein Grundstück noch vorhanden ist und ein Neuantrag auf gesetzliche Vertretung gestellt wurde) befinden sich zum Ende des Berichtszeitraumes noch 490 Verfahren in der Aufarbeitung (siehe dazu unter Ziffer 2 in der Anlage 3). b) Abschluss der Verwahrkonten Im Jahr 2017 konnten 23 Verwahrkonten – wie auch im Jahr 2016 – geschlossen werden (siehe dazu unter Ziffer 3 in der Anlage 3). Damit sind von den ursprünglich 350 Verwahrkonten seit 2012 insgesamt 148 überprüft, korrigiert, an die Berechtigten ausgezahlt bzw. zur Hinterlegung gebracht und im Ergebnis geschlossen worden. Zum Ende des Berichtszeitraumes sind daher noch 202 Verwahrkonten einer Prüfung zu unterziehen und zu schließen. Im Rahmen der Schließung der Verwahrkonten wurden im Berichtszeitraum insgesamt 202.189,57 EUR zugunsten der Berechtigten ausgezahlt (davon 30.463,15 EUR an die ermittelten Erben und 171.726,42 EUR beim Amtsgericht zur Hinterlegung gebracht). Die detaillierten Werte sind den Anlagen 4 und 5 zu entnehmen. Im Ergebnis befanden sich zum 31.12.2017 noch 3.198.783,97 EUR auf den 202 grundstücksbezogenen Verwahrkonten. 6/10 c) Wechsel des Kreditinstituts Das kontoführende Kreditinstitut (Deutsche Kreditbank AG), bei dem die Verwahrkonten seit dem Jahr 2012 geführt wurden, informierte die Stadtkasse Ende April 2017, eine Kontoführungsgebühr von 15,00 € pro Monat ab 01.07.2017 einführen zu wollen. Nach Rücksprache mit der Bank erfolgte eine Einigung auf Kontoführungsgebühren von monatlich 8,00 € befristet bis 30.06.2019. Dies hatte zur Konsequenz, dass die auf den Verwahrkonten befindlichen Verwahrbestände sich sukzessive um diesen Betrag mindern und gegebenenfalls in einen negativen Kontobestand münden würden. Es wurde eine kaufmännische Markterkundung bei den am Markt tätigen Kreditunternehmen bezüglich der Kontoführungsbedingungen für die vorhandenen Verwahrgelder im Juni 2017 durchgeführt. Im Ergebnis dieser Markterkundung wurde seitens der Stadt Leipzig, Dezernat Finanzen, entschieden, dass die Verwahrkonten zum 01.10.2017 von der Deutschen Kreditbank AG (DKB) zur Sparkasse Leipzig wechseln. Die Sparkasse Leipzig erhebt für die Konten keine pauschalen Kontoführungsgebühren, sondern lediglich Umsatzgebühren und Portokosten je Kontoauszug. Nach Nachverhandlung mit der Sparkasse Leipzig fallen ab Oktober 2017 auch keine Portokosten mehr an. Von dem Wechsel zur Sparkasse Leipzig waren letztlich 205 Verwahrkonten betroffen, die nunmehr seit dem 01.10.2017 von diesem Kreditinstitut betreut werden. 4. Klageverfahren In einem Altfall, in dem gegen die Stadt Leipzig Anfang 2016 eine Klage auf Schadenersatz in Höhe von rund 500.000,00 EUR einschließlich Zinsen erhoben worden war, hat das Landgericht Leipzig am 16.03.2017 sein Urteil verkündet. Die Klage wurde abgewiesen, die Stadt Leipzig hat das Verfahren in der 1. Instanz gewonnen. Die Kläger haben am 20.04.2017 Berufung zum Oberlandesgericht gegen das Urteil des Landgerichts eingelegt und ihren Klageantrag weiterverfolgt. Am 06.12.2017 ist vor dem Oberlandesgericht Dresden der Fall verhandelt worden. Mittlerweile hat das Oberlandesgericht Dresden am 23.02.2018 sein Urteil verkündet. Die Berufung wurde zurückgewiesen, die Revision ist nicht zugelassen worden. Die Stadt Leipzig hat das Verfahren auch in der 2. Instanz gewonnen. 5. Zusammenfassung/Ausblick a) Sachgebiet 21.31 Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren Die Anzahl der laufenden Verfahren liegt mit 155 Verfahren (siehe unter Ziffer 1 in der Anlage 3) nach wie vor auf hohem Niveau. Auch zukünftig ist aufgrund der Gesetzeslage in diesem Sachgebiet, insbesondere vor dem Hintergrund der Entwicklungen auf dem Immobilienmarkt, mit weiteren Anträgen auf Bestellung eines gesetzlichen Vertreters und damit neuen Verfahren zu rechnen. Die Stadt Leipzig hat dabei keinen Einfluss auf die Anzahl der eingereichten Anträge. 7/10 Der zunehmenden Anzahl von neuen Verfahren in der laufenden Verwaltung und dem damit einhergehenden erhöhten Arbeitsumfang konnte Ende 2017 mit einem Aufstocken auf 4 Sachbearbeiter-Stellen Rechnung getragen werden. Die Pflichtaufgabe der Bestallung von gesetzlichen Vertretern für Grundstücke ist von der Stadt Leipzig auch weiterhin sicherzustellen. b) Sachgebiet 21.32 Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten Schwerpunkt der zukünftigen Aufgabenerledigung im Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten wird auch weiterhin der korrekte fiskalische Abschluss der sogenannten Altfälle sein. Die statistischen Werte in der Altfallaufarbeitung sind vor allem vor dem Hintergrund der unter Ziffer 2. dargestellten personellen Unwägbarkeiten sowie zeitaufwändiger Sonderthemen, wie etwa dem Bankenwechsel und der Regressthematik, differenziert zu bewerten. Insgesamt ist festzuhalten, dass sich trotz dessen die Erledigungsquoten in den Jahren 2016 und 2017 im Ergebnis im Rahmen der Erledigungszahlen aus dem Sonderprojekt „Gesetzliche Vertretung“ bewegen. Eine Hochrechnung bezüglich der endgültigen Aufgabenerledigung (anhand der statistischen Werte) ist aufgrund der genannten Unwägbarkeiten derzeit nicht zuverlässig möglich, aber Bestandteil der geplanten Evaluierung. Verfahrensoptimierungen etwa bezüglich des generellen Einsatzes von externen Erbenermittlern sind aktuell einer Abwägung unterzogen worden. Die Abwägung der Vorund Nachteile führte zu folgendem Ergebnis:  Zeitersparnis  die Stadt Leipzig arbeitet die Altakten mit dem Ziel auf, die Eigentümer bzw. deren Rechtsnachfolger ausfindig zu machen und ist dabei nach dem Gesetz zu einer zumutbaren Erbenermittlung verpflichtet (Nachfrage bei Amtsgerichten, Meldebehörden, städtischen Ämtern)  der externe Erbenermittler recherchiert ebenfalls mit dem Ziel, die Eigentümer bzw. deren Rechtsnachfolger ausfindig zu machen, da er erst dann das Honorar geltend machen kann Fazit: Die Stadt Leipzig bewegt sich bei der Erbenermittlung in dem von der Rechtsprechung entwickelten Rahmen und erledigt bei erfolgloser Erbenermittlung den Aktenvorgang durch Hinterlegung. Demgegenüber ermitteln die externen Erbenermittler vollumfänglich, um ihren Vergütungsanspruch durchsetzen zu können.  Umfang der Erbenermittlung  die Stadt Leipzig ist nach dem Gesetz lediglich zu einer zumutbaren Erbenermittlung verpflichtet (Nachfrage bei Amtsgerichten, Meldebehörden, städtischen Ämtern) - führt diese nicht zum Erfolg, wird der Verwahrbetrag für die Unbekannten hinterlegt und der Aktenvorgang abgeschlossen  der externe Erbenermittler recherchiert bis er die legitimierten Erben ermittelt hat, da er erst dann das Honorar geltend machen kann 8/10 Fazit: Die Erbenermittlung wird im Regelfall durch die Stadt Leipzig weniger Zeit in Anspruch nehmen, da der Umfang der Erbenermittlung im Vergleich zu dem externen Erbenermittler geringer ist.  mögliche Auftragserteilung an externe Erbenermittler  der Stadt Leipzig steht Personal zur Erbenermittlung zur Verfügung, welches über eine hohe Kompetenz verfügt und die Erbenermittlung ohnehin im Rahmen der Vorgangsbearbeitung durchführt  die externen Erbenermittler benötigen zum Tätigwerden einen Auftrag der Stadt Leipzig und werden nur in den Fällen tätig werden, in denen ein Verwahrbetrag vorhanden ist, um aus diesem ihr Honorar zu generieren (damit sind von vornherein 288 noch zu bearbeitende Fälle ohne Verwahrkonto von einer Auftragserteilung ausgeschlossen)  sollten der externe Erbenermittler den Eigentümer bzw. Rechtsnachfolger (oder auch nur ein Mitglied einer Erbengemeinschaft) nicht ausfindig machen, erfolgt für ihn keine Honorarzahlung – in diesem Fall wird der Stadt Leipzig das Rechercheergebnis vermutlich nicht zur Verfügung gestellt Fazit: Eine Auftragserteilung an externe Erbenermittlung scheidet von vornherein in Fällen fehlenden Verwahrbetrags aus und birgt das Risiko, dass der Erbenermittler tätig wird und mangels Erfolg (Auffinden der Erben) die Ergebnisse nicht übermittelt. Dies führt zu einer nachträglich notwendigen Erbenermittlung durch die Stadt Leipzig und verlängert das Verfahren der Aufarbeitung der Altakten erheblich.  der Einsatz externer Erbenermittler setzt die Weitergabe personenbezogener Daten voraus – der Einsatz würde daher eine noch vorzunehmende umfangreiche Prüfung der Belange des Datenschutzes erfordern  Einfluss auf die Vorgangsbearbeitung  die Erbenermittlung stellt lediglich einen Teil der Vorgangsbearbeitung der Stadt Leipzig dar (siehe Anlagen 1 und 2) – insbesondere wird parallel zur laufenden Erbenermittlung (unter Nutzung der schon ermittelten Daten) der Aktenvorgang weiterbearbeitet  werden externer Erbenermittler beauftragt, verursacht dies einen zusätzlichen Aufwand durch Aufbereitung der Daten vor Auftragserteilung und Prüfung der übergebenen Rechercheergebnisse  zudem führt die Auslagerung der Erbenermittlung zu einer Unterbrechung der Vorgangsbearbeitung Fazit: Die möglichen zeitlichen Einsparungen durch Auslagerung der Erbenermittlung wiegen den zusätzlichen Aufwand der Vor- und Nachbearbeitung der externen Recherche nicht auf. Bietet sich ausnahmsweise im Einzelfall – unter Abwägung der Vor- und Nachteile - der Einsatz externer Erbenermittler an, erfolgt selbstverständlich die Beauftragung eines solchen im Rahmen der geltenden Rechtslage. Um die zügige Aufarbeitung der Altfälle darüber hinaus weiter voranzutreiben, sollen zukünftig die folgenden Maßnahmen umgesetzt werden:  im verwaltungsinternen Verfahren: eine weitere Optimierungsmöglichkeit ist bei Altfällen hinsichtlich der Feststellung und Geltendmachung von Regressansprüchen zugunsten der Stadt Leipzig denkbar – deshalb Vorlage zur Ratsversammlung für 9/10 den Teilbereich der Rückforderung Vertretervergütungen in Bearbeitung durch die Stadt Leipzig verauslagter  kurzfristig: vorhandene 4. Sachbearbeiter-Stelle wird, wie ursprünglich vorgesehen, schwerpunktmäßig aufgabenbezogen im Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – Altfälle/ Verwahrkonten eingesetzt (freiwerdende Kapazitäten aufgrund gesetzlicher Änderung im vermögensrechtlichen Bereich zum 01.07.2018)  mittelfristig: schrittweises Aufstocken des Personals aus amtsintern vorhandenen Stellen (Umsetzung in Abhängigkeit von der derzeit vorrangigen Aufgabenerledigung im Bereich der offenen Vermögensfragen) Anlagen: Anlage 1: Beschreibung Altfallbearbeitung mit Verwahrkonto Anlage 2: Beschreibung Altfallbearbeitung ohne Verwahrkonto Anlage 3: Statistik Gesetzliche Vertretung 2017 Anlage 4, 5: Grafiken zur Statistik 10/10 Anlage 1 zu VI-Ifo-05555 Ablaufbeschreibung: Bearbeitung eines Altfalles mit Verwahrkonto 1. Analyse und Vervollständigung des Aktenvorgangs a. Lesen der Vorgangsakte b. Zusammenstellung der Eckdaten des Falles c. Recherche nach fehlenden Dokumenten * stadtinterne Dokumente (bspw. Haushaltsbelege, Dokumente anderer Ämter (bspw. Bodensonderungsbescheid)) * Dokumente Dritter (bspw. Zahlungsnachweise, (Pacht-)Verträge, Versicherungspolicen, Notarverträge) d. fiskalische Prüfung der Aufwendungen für das Grundstück anhand vorliegender Verträge (Kosten für die Hausverwaltung, zur Gefahrenabwehr etc.) Sachbearbeiter 2. Prüfung des Verwahrkontos a. Geldein- und ausgänge prüfen b. ggf. Vornahme von Korrekturen c. bei Bezug zu anderen Verwahrkonten: Akten beiziehen Sachbearbeiter Justiziar 3. Zinsnachberechnung a. Ermittlung des Zinsanspruches b. ggf. Vornahme von Korrekturen Sachbearbeiter Justiziar 4. Ermittlung der Empfangsberechtigten (erfolgt parallel zu 1. - 3.) a. Recherche in Personenstandsurkunden anhand der Daten des Grundbuches b. weiterführende Recherche bei den Nachlassgerichten und sonstigen Behörden c. Herstellen von Kontakten zu potentiellen Erben (Verwandten bzw. testamentarisch Bedachten) zur Abforderung von Unterlagen bzw. Anregung von Sachbearbeiter 5. Korrespondenz mit bekannten Miteigentümern bzw. deren Bevollmächtigten u. a. im Falle der Geltendmachung von Ansprüchen gegenüber der Stadt Leipzig Sachbearbeiter Justiziar 6. Kaufpreisrecherche Sachbearbeiter Justiziar 7. Prüfung der Rechtsanwaltsvergütung Sachbearbeiter Justiziar 8. Prüfung der Akten auf sonstige Schäden / rechnerische Richtigkeit Sachbearbeiter Justiziar 9. Prüfung und ggf. gerichtliche Geltendmachung von öff.-rechtl. Regressansprüchen der Stadt Leipzig gegenüber den gesetzlichen Vertretenen oder Dritten Sachbearbeiter Justiziar 10. Prüfung und ggf. gerichtliche Geltendmachung von sonstigen Ansprüchen der Stadt Leipzig gegenüber den gesetzlichen Vertretenen oder Dritten (bspw aufgrund Aufwendungen der Stadt) Sachbearbeiter Justiziar 11. Vorbereitung der Auszahlung/ Hinterlegung zur Vorlage beim Justiziar a. Vorbereitung Auszahlung/Hinterlegung b. Vorbereitung des Antrags auf Kontoschließung Sachbearbeiter 12. vollständige Prüfung des Sachverhaltes und Freigabe 13. Auszahlung/ Hinterlegung mit anschließender Kontoschließung Justiziar 21.00 14. Korrespondenz mit den potentiellen Berechtigten bezüglich erfolgter Hinterlegung Sachbearbeiter 15. Abschluss der Akte und Archivierung Sachbearbeiter Anlage 2 zu VI-Ifo-05555 Ablaufbeschreibung: Bearbeitung eines Altfalles ohne Verwahrkonto 1. Analyse und Vervollständigung des Aktenvorgangs a. Lesen der Vorgangsakte b. Zusammenstellung der Eckdaten des Falles c. Recherche nach fehlenden Dokumenten * stadtinterne Dokumente (bspw. Haushaltsbelege, Dokumente anderer Ämter (bspw. Bodensonderungsbescheid)) * Dokumente Dritter (bspw. Zahlungsnachweise, (Pacht-)Verträge, Versicherungspolicen, Notarverträge) d. fiskalische Prüfung der Aufwendungen für das Grundstück anhand vorliegender Verträge (Kosten für die Hausverwaltung, zur Gefahrenabwehr etc.) Sachbearbeiter 2. fiskalische Aufarbeitung des Falles a. Prüfung von Ein- und Auszahlungen in der Vergangenheit b. Prüfung von Zinsansprüchen Sachbearbeiter Justiziar 3. Korrespondenz mit bekannten Miteigentümern bzw. deren Bevollmächtigten u. a. im Falle der Geltendmachung von Ansprüchen gegenüber der Stadt Leipzig Sachbearbeiter Justiziar 4. Kaufpreisrecherche Sachbearbeiter Justiziar 5. Prüfung der Rechtsanwaltsvergütung Sachbearbeiter Justiziar 6. Prüfung der Akten auf sonstige Schäden / rechnerische Richtigkeit Sachbearbeiter Justiziar 7. Prüfung und ggf. gerichtliche Geltendmachung von öff.-rechtl. Regressansprüchen der Stadt Leipzig gegenüber den gesetzlichen Vertretenen oder Dritten Sachbearbeiter Justiziar 8. Prüfung und ggf. gerichtliche Geltendmachung von sonstigen Ansprüchen der Stadt Leipzig gegenüber den gesetzlichen Vertretenen oder Dritten (bspw aufgrund Aufwendungen der Stadt) Sachbearbeiter Justiziar 9. Ermittlung der Vertretenen im Falle von Ansprüchen der Stadt oder bspw. festgestellten Zinsnachzahlungen a. Recherche in Personenstandsurkunden anhand der Daten des Grundbuches b. weiterführende Recherche bei den Nachlassgerichten und sonstigen Behörden Sachbearbeiter c. Herstellen von Kontakten zu potentiellen Erben (Verwandten bzw. testamentarisch Bedachten) zur Abforderung von Unterlagen bzw. Anregung von Erbscheinsverfahren 10. Vorbereitung der Auszahlung/ Hinterlegung zur Vorlage beim Justiziar Vorbereitung Auszahlung/Hinterlegung von bspw. Zinsnachzahlungen oder sonstiger erforderlicher Korrekturen aus dem städtischem Haushalt 11. vollständige Prüfung des Sachverhaltes und Freigabe 12. Auszahlung/ Hinterlegung Sachbearbeiter Justiziar 21.00 13. Korrespondenz mit den potentiellen Berechtigten bezüglich erfolgter Hinterlegung Sachbearbeiter 14. Abschluss der Akte und Archivierung Sachbearbeiter Anlage 3 zu VI-Ifo-05555 Statistik Gesetzliche Vertretung Berichtzeitraum: 1. 01.01.2017 - 31.12.2017 Gesetzliche Vertretung - laufende Verfahren 2012 bis 2015 2016 2017 2. noch zu bearbeitende Verfahren am 01.01. 170 162 162 Zugänge Abgänge 8 21 8 8 28 noch zu bearbeitende Verfahren am 31.12. 162 162 155 Gesetzliche Vertretung - Altfälle/Verwahrkonten 2012 bis 2015 2016 2017 3. noch zu bearbeitende Verfahren am 01.01. 696 510 512 1) Zugänge Abgänge 3 11 186 31 33 noch zu schließende Verwahrkonten 01.01. 350 248 225 geschlossene Verwahrkonten noch zu bearbeitende Verfahren am 31.12. 510 482 490 Verwahrkonten 2012 bis 2015 2016 2017 1) 102 23 23 noch zu schließende Verwahrkonten 31.12. 248 225 202 Im Rahmen einer Optimierung in den Sachgebieten: Abgleich der Fälle und Anpassung der Daten wegen erforderlicher Korrektur Anlage 4 zu VI-Ifo-05555 Grafiken zur Statistik Übersicht Verwahrkonten Verwahrkonten insgesamt vor 01.01.2016 geschlossene Verwahrkonten 2016 - geschlossene Verwahrkonten 2017 - geschlossene Verwahrkonten noch zu schließende Verwahrkonten 350 102 23 23 202 Übersicht Verwahrkonten vor 01.01.2016 geschlossene Verwahrkonten 2016 - geschlossene Verwahrkonten 2017 - geschlossene Verwahrkonten noch zu schließende Verwahrkonten Übersicht Verfahrensabgänge SG 21.31 2016 2017 8 28 SG 21.32 31 33 Übersicht Verfahrensabgänge SG 21.32 SG 21.31 0 10 20 30 40 2016 2017 50 60 70 Anlage 5 zu VI-Ifo-05555 Grafiken zur Statistik Noch auszuzahlender Betrag aus dem Verwahrbestand1 Restbetrag zum 31.12.2016 Restbetrag zum 31.12.2017 3.404.510,63 € 3.198.783,97 € Noch auszuzahlender Betrag aus dem Verwahrbestand €3.450.000,00 €3.400.000,00 €3.350.000,00 €3.300.000,00 €3.250.000,00 €3.200.000,00 €3.150.000,00 €3.100.000,00 €3.050.000,00 Restbetrag zum 31.12.2016 Restbetrag zum 31.12.2017 Auszahlungen nach Empfänger2 Erben Hinterlegungen 123.232,91 € 314.936,68 € 30.463,15 € 171.726,42 € 2016 2017 Summe 438.169,59 € 202.189,57 € Auszahlungen nach Empfänger €350.000,00 €300.000,00 €250.000,00 €200.000,00 €150.000,00 €100.000,00 €50.000,00 €0,00 Erben Hinterlegungen 2016 1 2017 Verwahrbestand zum jeweiligen Stichtag unter Berücksichtigung der unterjährigen Einzahlungen (bspw. Miete, Pacht, Korrekturbuchungen). 2 Unberücksichtigt bleiben Auszahlungen unter anderem für Recherchekosten, Vertretervergütungen, Auskehr an den städtischen Haushalt etc.