Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Beschlussvorlage Nr. VI-DS-01050-DS-01 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung Dezernat Stadtentwicklung und Bau Betreff: Unterbringung des Stadtarchivs - 1. Nachtrag zum Mietvertrag Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium Dienstberatung des Oberbürgermeisters FA Allgemeine Verwaltung FA Stadtentwicklung und Bau Ratsversammlung voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 16.05.2018 Bestätigung Vorberatung Vorberatung Beschlussfassung Beschlussvorschlag: Der Oberbürgermeister wird beauftragt, den 1. Nachtrag zum Mietvertrag für die Unterbringung des Stadtarchivs in der Halle 12, Alte Messe mit der Leipziger Entwicklungsund Vermarktungsgesellschaft mbH & Co. Grundstücks KG (LEVG) abzuschließen. Der jährliche Kaltmietzins beträgt 801.603,00 €. 1/3 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: Finanzielle Auswirkungen nein x wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung x Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam von Ergebnishaushalt bis nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge Finanzhaushalt Aufwendungen 2018 55.000 Aufwendungen 2019 ff. 105.000 1.100.11.1.6.02.01 1.100.11.1.6.02.02 1.100.11.1.6.02.03 1.100.11.1.6.02.01 1.100.11.1.6.02.02 1.100.11.1.6.02.03 Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: nein wenn ja, nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat 2/3 Sachverhalt: Der Beschluss VI-DS-01050 in Verbindung mit dem abgeschlossenen Mietvertrag zur Unterbringung des Stadtarchivs konnte die Anforderungen an das Mietobjekt nicht hinreichend berücksichtigen. Die sich daraus ergebenden Mehraufwendungen sind unter Pkt. 3 Investitionsaufwand (siehe Anlage 1: Beschlussvorlage) detailliert dargestellt. Der § 4 Abs. 4 des Mietvertrages regelt, dass sich eine zu vereinbarende Mieterhöhung an dem Umfang orientieren wird, in dem der vom Statistischen Bundesamt geführte „Baupreisindex Neubau von Wohn- und Nichtwohngebäuden, Untergruppe Bürogebäude“ bis zu dem Quartal, in dem die Entwurfsfreigabe erfolgt, gegenüber seinem Stand im 1. Quartal 2014 (Kalkulation der Baukosten durch den Vermieter) angestiegen ist. Des Weiteren führt der Mietvertrag in § 4 Abs. 8 aus, dass die Begleichung von Mehrkosten infolge von Erweiterungen des Bausolls (hier: Sonderwünsche) über Investitionszuschüsse erfolgen soll. Es wird jedoch vorgeschlagen, die genannten Mehrkosten über einen 1. Nachtrag zum Mietvertrag Stadtarchiv auf den monatlichen Mietzins umzurechnen (siehe Anlage 2: Mietanpassungsfaktoren 1. Nachtrag Stadtarchiv). Damit erhöht sich der ursprüngliche Mietzins von 7,33 €/ m² um 0,72 €/ m² auf 8,05 €/ m². Dem kann Einsparpotenzial bei den Stromkosten i.H.v. ca. 0,19 €/ m² gegenüber gestellt werden, das sich wie folgt ergibt: Das technikarme Konzept spart gegenüber einer einschaligen Wandkonstruktion mit Klimatisierung jährlich ca. 10.000 € Stromkosten, was ca. 0,11 €/ m² entspricht. Der Einsatz von LED-Beleuchtung im Gegensatz zur vorgesehenen T4-Beleuchtung erspart über 25 Jahre ca. 200.000 € der lfd. Energie- und Wartungskosten, was ca. 0,08 €/ m² entspricht. Ein Vergleich von Mietangeboten (Stand 18.03.2014) ergab zum damaligen Zeitpunkt folgende Alternativen:   Objekt Erich-Zeigner-Allee 64: Objekt Albert-Schweitzer-Str. 10: 8,73 €/ m² 8,95 €/ m² Somit liegt die neu zu vereinbarende Miete noch deutlich unter den erzielbaren Mietangeboten des Jahres 2014. Unter Berücksichtigung des Angebotsalters und der derzeitigen Mietmarktsituation wird empfohlen, den 1. Nachtrag zum Mietvertrag Stadtarchiv (siehe Anlage 3: 1. Nachtrag zum Mietvertrag Stadtarchiv) zu bestätigen. Anlagen: Anlage 1: Beschlussvorlage VI-DS-01050-DS-01 Anlage 2: Mietanpassungsfaktoren 1. Nachtrag Stadtarchiv Anlage 3: 1. Nachtrag zum Mietvertrag Stadtarchiv inkl. Anlagen – nicht öffentlich 3/3 BESCHLUSSVORLAGE VI-DS-01050-DS-01 Unterbringung Stadtarchiv Ergänzung zum Beschluss VI-DS-01050 „Unterbringung des Stadtarchivs“ Bauvorhaben: Stadtarchiv Alte Messe Leipzig Einreicher: Stadt Leipzig Dezernat Allgemeine Verwaltung Dezernat Stadtentwicklung und Bau Martin-Luther- Ring 4-6, 04109 Leipzig Stand: 19.03.2018 Stadt Leipzig, ………… Haushaltsvorlage: Stadtarchiv Alte Messe Leipzig Stand vom: 19.03.2018 Inhaltsübersicht 1 2 Grundlagen.......................................................................................................... 3 1.1 Ausgangssituation / Ziel- und Entwicklungskonzeption ................................. 3 1.2 Beschlüsse/ Handlungsgrundlagen ............................................................... 3 1.3 Eigentumsverhältnisse .................................................................................. 3 Beschreibung der mietvertraglichen Regelungen und der Baumaßnahme ......... 3 2.1 Vorwort .......................................................................................................... 3 2.2 Alternativen ................................................................................................... 4 2.3 Folgen bei Nichtbeschlussfassung ................................................................ 4 2.4 Nutzungsverbesserung durch zusätzliche Investition .................................... 4 2.5 Planerisches Konzept .................................................................................... 5 2.5.1 Grundsatz ............................................................................................... 5 2.5.2 Flächenbedarf ......................................................................................... 5 2.5.3 Bauliche Gegebenheiten/Anforderungen und deren Auswirkung auf die Umsetzung der Maßnahme (KG 300).................................................................. 5 2.5.4 Haustechnik- und Energiekonzept (KG 400) ........................................... 6 2.5.5 Ausstattung ............................................................................................. 7 2.6 Barrierefreies Bauen...................................................................................... 7 3 Investitionsaufwand ............................................................................................. 8 4 Finanzierung und Einordnung in die Haushaltsplanung .................................... 12 5 4.1 Nutzungskosten ........................................................................................... 14 4.2 Aufwandsvergleiche .................................................................................... 14 Zeitplan.............................................................................................................. 14 Anlagen: Anlage 2: Mietanpassungsfaktoren 1. Nachtrag Stadtarchiv Anlage 3: 1. Nachtrag zum Mietvertrag Stadtarchiv inkl. Anlagen – nicht öffentlich Seite 2 von 14 Stadt Leipzig, ………… Haushaltsvorlage: Stadtarchiv Alte Messe Leipzig 1 1.1 Stand vom: 19.03.2018 Grundlagen Ausgangssituation / Ziel- und Entwicklungskonzeption Die Unterhaltung eines Archivs ist lt. Sächsischem Archivgesetz eine kommunale Pflichtaufgabe. Als Archivgut werden Unterlagen (Akten, Urkunden, Verträge, Satzungen, Kassenund Geschäftsbücher mit Belegen, Register, Karteien, Listen, Karten, Pläne, Zeichnungen, Fotografien, Bücher, Drucksachen, Datenträger sowie Bild- und Tonträger, u. a. Tonbänder, Tonbandkassetten, Videofilme, digitale Unterlagen) bezeichnet, die aus rechtlichen oder historischen Gründen dauernd aufzubewahren sind. Gegenwärtig umfassen die Bestände des Stadtarchivs ca. 12.000 laufende Meter (lfm.) Geschäftsbücher und Akten, ca. 4.000 Urkunden, meist aus Pergament, ca. 300.000 historische Fotos ab 1867, darunter ca. 10.000 Glasnegative und ca. 85.000 Karten und Pläne. Der Überlieferungszeitraum reicht vom 11. Jahrhundert bis zur Gegenwart. Die Archivalien sind in ca. 500 Bestände gegliedert, eine Gesamtübersicht ist aktuell als PDF-Datei auf der Internetseite des Stadtarchivs (www.leipzig.de\Bürger\Bildung\Archive) einzusehen. Das Stadtarchiv ist derzeit im Objekt Torgauer Straße 74 untergebracht, das für diesen Zweck seit 1994 angemietet ist. Das Objekt kann weder den gestiegenen Magazinbedarf decken, noch kann es die Anforderungen an ein zeitgemäßes, modernes und dem Stand der Technik entsprechendes Gebäude erfüllen. 1.2 Beschlüsse/ Handlungsgrundlagen Mit dem Beschluss VI-DS-01050 vom 18.05.2015 wurde die Verlagerung des Stadtarchivs zum Standort Alte Messe beschlossen. Auf Basis des genannten Beschlusses wurde der Mietvertag rechtsverbindlich am 02.06.2015/19.06.2015 zwischen der Stadt Leipzig und der Leipziger Entwicklungs- und Vermarkungsgesellschaft (LEVG mbH & Co.KG) unterzeichnet. 1.3 Eigentumsverhältnisse Eigentum: Gemarkung: Flurstücks-Nr.: Adresse: LEVG mbH Thonberg 164/4 Straße des 18. Oktober 42, 04103 Leipzig Das Objekt wird mit einer Laufzeit von 25 Jahren angemietet. Die Mietzeit beginnt mit Übergabe des Objekts voraussichtlich im 2. Quartal 2018. Nach Einstellung des Geschäftsbetriebs der LEVG durch Erreichen des Gesellschaftsziels mit der Vermarktung der Alten Messe fällt das Eigentum der Immobilie an die Stadt bzw. wird in eine andere städtische Gesellschaft überführt und verbleibt damit im Eigentum des Stadtkonzerns. 2 2.1 Beschreibung der mietvertraglichen Regelungen und der Baumaßnahme Vorwort Der genannte Mietvertrag wurde im Bewusstsein geschlossen, dass nur erste grobe planerische Grundlagen zur Umsetzung der komplexen Bauaufgabe existierten. Lediglich eine Konzeptstudie konnte bestätigen, dass der Platzbedarf des Stadtarchivs im Objekt abgedeckt Seite 3 von 14 Stadt Leipzig, ………… Haushaltsvorlage: Stadtarchiv Alte Messe Leipzig Stand vom: 19.03.2018 werden kann. Darüber hinaus konnten die denkmalpflegerischen Belange vorabgestimmt werden, die einen Umbau ebenfalls bestätigten. Im abgeschlossenen Mietvertrag konnten darüber hinaus die Anforderungen an die Arbeitsfähigkeit des Stadtarchivs nicht ausreichend abgebildet werden. Außerdem konnten die seit Mietvertragsbeginn geänderten technischen Entwicklungen gem. dem Stand der Technik und den Standards der Stadt Leipzig für eine moderne und zeitgemäße Stadtverwaltung nicht berücksichtigt werden. Zusätzlich ergaben sich gerade aufgrund der fehlenden planerischen Vorleistungen zahlreiche Probleme bei der Umsetzung der Maßnahme. Dies schließt sowohl die planerischen Randbedingungen als auch das Bauen im Bestand ein. Darüber hinaus sind derzeit die Rahmenbedingungen zur Umsetzung der Baumaßnahme und der Bindung von Fachunternehmen insbesondere dem Eingang von Angeboten an sich und die Wirtschaftlichkeit derer als sehr schwierig zu bewerten. Vor allem der Markt der haustechnischen Gewerke ist derart gesättigt, dass Ausschreibungen nur ein Angebot hervorbringen. Dies schlägt sich in der Preisentwicklung nieder. 2.2 Alternativen Die Baumaßnahme wird seit Juni 2016 umgesetzt und kann nicht mehr gestoppt werden. Eine Reduzierung der Standards gem. Mietvertrag führt zwangsläufig zur Nutzung eines nicht zeitgemäßen und damit nicht vollumfänglich arbeitsfähigen Stadtarchivs. 2.3 Folgen bei Nichtbeschlussfassung Werden die Mehrkosten nicht über die erhöhte Miete (bzw. einen Zuschuss) refinanziert, muss die LEVG die Arbeiten am Stadtarchiv ab April so lange unterbrechen, bis eine Einigung zur Finanzierung der Mehrkosten vorliegt. Dadurch ist der vorgesehene Termin zur Fertigstellung des Stadtarchivs und auch der geplante Umzugstermin nicht mehr realisierbar. 2.4 Nutzungsverbesserung durch zusätzliche Investition Am neuen Standort des Stadtarchivs lässt sich eine zeitgemäße Konzeption umsetzen, bei der zugleich die konservatorischen Bedingungen für die archivierten Objekte in der Nutzung und im Magazin sowie die allgemeinen Anforderungen an ein solches Objekt verbessert und die Anforderungen gemäß dem Stand der Technik erfüllt werden. Weiterhin ist die perspektivische Erweiterung des Objekts über die Jahre 2030 und 2050 hinaus am Standort gesichert. Seite 4 von 14 Stadt Leipzig, ………… Haushaltsvorlage: Stadtarchiv Alte Messe Leipzig 2.5 Stand vom: 19.03.2018 Planerisches Konzept 2.5.1 Grundsatz Zur Umsetzung des Projekts wird ein Teil (ca. 30 %) des denkmalgeschützten Ensembles der ehemaligen Messehalle 12 (MH12) umgebaut. Der markante Portikus mit goldener Spitze wird umgebaut und saniert. Der anschließende Hallenbau wird auf eine Länge von 40 m abgerissen und als Magazingebäude neu errichtet. Abbildung 1 Portikus – Umbau Bestand als administrativer Bereich Rückbau Teilbereich MH 12 – Neubau des Magazinbaus Rest der MH12 bleibt von der Baumaßnahme unberührt 2.5.2 Flächenbedarf Im "konkretisierten" Mietgegenstand des 1. Nachtrages zum Mietvertrag Stadtarchiv mit einer Nettoraumfläche von 8.293,88 m² wird der Flächenbedarf des Stadtarchivs abgebildet. Die Flächen für weitere Ausbaustufen sind in der Planung berücksichtigt worden. Es ist von Seiten der Stadt Leipzig entschieden worden, eine horizontale Erweiterungsmöglichkeit zu schaffen. Die zusätzlichen Flächen werden durch die LEVG vorgehalten und sind in der Planung des Umbaus der verbleibenden Halle 12 abgebildet. 2.5.3 Bauliche Gegebenheiten/Anforderungen und deren Auswirkung auf die Umsetzung der Maßnahme (KG 300) Portikus Wie in der Abbildung 1 dargestellt, ist die Baumaßnahme durch zwei Bauteile definiert. Der Portikus dient mit der Unterbringung der Büros, der Bibliotheks- und Fotomagazine im 1. Obergeschoss, der Anmeldung, des Lesesaals und des Vortragsraums als administrativer Teil des Gebäudes. Die Archivalien und die Werkstätten sowie die technischen Büroeinheiten befinden sich im Magazingebäude (Neubau). Seite 5 von 14 Stadt Leipzig, ………… Haushaltsvorlage: Stadtarchiv Alte Messe Leipzig Stand vom: 19.03.2018 Das Bibliotheks- und das Fotomagazin mussten nach gemeinsamer Festlegung des architektonischen Konzepts (u.a. Nutzung von fensterlosen, nicht zu Arbeitsräumen umzubauenden Flächen des Portikus als Foto- und Bibliotheksmagazin und damit mögliche Verkleinerung des Hauptmagazins sowie Lage der Räume in engem Bezug zu der Verwaltung) außerhalb des Magazins in den Portikus verlagert werden. Die Tragfähigkeit des vorhandenen Portikustragwerks war dafür nicht ausreichend ausgelegt. Aufgrund dessen sind zusätzliche statische Ertüchtigungsarbeiten an den betreffenden Bauteilen vorzunehmen. Im Allgemeinen sind alle durch die Sowjetunion eingebrachten baulichen Gegebenheiten, insbesondere die abgehangenen Deckenkonstruktionen, in hohem Maße unsachgemäß und damit die Tragkonstruktion schädigend hergestellt worden. Damit einhergehend ist eine notwendige Sanierung aller Betontragteile und Decken im Portikus. Dies war insbesondere aufgrund der Sicherung des Gebäudes im Jahr 2004 nicht zu erwarten! Magazin Die Anforderungen aus dem Raumbuch zur Sicherung der klimatischen Verhältnisse mit der Herstellung eines Gebäudes nach dem Kölner Modell konnten im Projekt nicht umgesetzt werden. Hinter diesem Konzept steht die Idee, das Magazin mit den historischen Aktenbeständen ohne großen maschinellen Aufwand (Lüftung und Klimatisierung) und damit nachhaltig in der Weise zu betreiben, dass die klimatischen Verhältnisse (Temperatur, Luftfeuchtigkeit) konstant nach den Vorgaben eingehalten werden. Das Kölner Modell ist aufgrund der örtlichen Gegebenheiten mit der großen räumlichen Ausdehnung des Gebäudes nicht realisierbar. Aufgrund dessen wurde gemeinsam mit dem Vermieter eine alternative Lösung gefunden. Das technikarme Konzept wird in der Weise umgesetzt, dass die natürliche Dämmwirkung der Luft genutzt wird, um die klimatischen Bedingungen für den Magazinbereich konstant zu halten. Diese Wärmedämmschicht kann aber nur durch eine Haus-in-Haus-Variante gewährleistet werden, indem der innere Magazinbereich und der äußere Arbeitsbereich durch eine zweischalige Stahlbeton-Wandkonstruktion getrennt sind. In dem Sinne ist im Magazinbereich der doppelte Aufwand für die Herstellung der Wandkonstruktionen erforderlich. Um die Klimawerte insbesondere im Sommer beeinflussen zu können, wird die Luftschicht zwischen der 2-schaligen Wandkonstruktion durch eine Be- und Entlüftung konditioniert. Die Auslegung dieser Anlage kann aufgrund des wesentlich verringerten Luftvolumens im Vergleich zur klimatischen Belüftung des gesamten Magazinbereichs auf ein Minimum reduziert werden. Durch die lediglich noch notwendigen hygienischen Luftwechsel wird eine Minimierung der Lüftungsanlage und der entsprechenden Energieverbräuche erreicht. Darüber hinaus wird auf eine Klimatisierung der Zuluft verzichtet, was wiederum die zukünftigen Betriebskosten reduziert. 2.5.4 Haustechnik- und Energiekonzept (KG 400) Die Planung der technischen Anlagen erfolgte unter den Gesichtspunkten einer effizienten Haustechnikkonzeption im Einklang mit dem Nutzungskonzept mit folgenden Zielen: • • • • Minimierung Betriebskosten, hohe Funktionalität, wirtschaftliche Betriebsführung, ganzheitliches Sicherheitskonzept. allgemein Für die Planung wird die aktuelle EnEV zu Grunde gelegt. Seite 6 von 14 Stadt Leipzig, ………… Haushaltsvorlage: Stadtarchiv Alte Messe Leipzig Stand vom: 19.03.2018 Heizung/Sanitär Die Ausstattung mit einer dezentralen Warmwasserbereitung erfolgt über die Festlegungen des Mietvertrags (3 Stück WW-Boiler) hinaus mit einer größeren im Stadtarchiv erforderlichen Anzahl an WW-Speichern. Wärmeversorgung Die Wärmeversorgung erfolgt über das zertifizierte und als regenerativ eingestufte Produkt Fernwärme der Leipziger Gruppe (Stadtwerke). Der Bedarf beträgt 120 kW Heizleistung. Lüftung Es werden lediglich die Räume maschinell belüftet, die nicht natürlich belüftet werden können. Gemäß dem abgestimmten Konzept betrifft dies alle Magazinräume sowie die WCKerne und Datenräume. Letztere werden aufgrund der hohen inneren Wärmelast zusätzlich klimatisiert. Starkstrom/Schwachstrom Der Bedarf an Elektroenergie wird durch entsprechende technische Lösungen auf ein Minimum reduziert. Der Einsatz von Niedrigenergietechnologien (z.B. LED) soll umgesetzt werden. Im Magazinbereich werden Präsenzmelder zur Lichtschaltung eingesetzt. Durch den Einsatz der genannten Technik werden die Betriebs- und Unterhaltskosten wesentlich gesenkt. Zum Zeitpunkt des Mietvertragsabschlusses und Einreichung des Bauantrages (26.01.2016) galt die DIN VDE 0100-420, die bei Gefährdung unersetzbarer Güter den Einbau von Brandschutzschaltern fordert, noch nicht. Die Brandschutzschalter sind daher in der Kosten- und Mietkalkulation nicht berücksichtigt. Fördertechnik Es werden ein Personenaufzug und ein Lastenaufzug eingebaut. 2.5.5 Ausstattung Die Magazine werden mit Rollregalanlagen ausgestattet. Diese werden neu angeschafft. Ein Teil der Planschschränke wird vom alten an den neuen Standort mitgeführt. 2.6 Barrierefreies Bauen Der Um-/ Neubau erfolgt barrierefrei. Aufgrund der räumlichen Ausdehnung des Gebäudes mit 80 m Breite und der Aufteilung in unterschiedliche Nutzungsstrukturen im Erdgeschoss sind zwei Behinderten-WC-Kerne notwendig, um Lesesaal und Vortragsraum/ Gruppenarbeitsraum ohne gegenseitige Störung nutzen zu können. Darüber hinaus wird ein Personenaufzug vorgesehen und die herkömmlichen barrierefreien Zuwegungen und Markierungen werden hergestellt. Seite 7 von 14 Stadt Leipzig, ………… Haushaltsvorlage: Stadtarchiv Alte Messe Leipzig 3 Stand vom: 19.03.2018 Investitionsaufwand Kostenermittlung 1. Quartal 2014 KG-Nr. prognostizierte Gesamtkostenerhöhung Kostengruppe davon: Kosten- davon: Kostenerhöhung erhöhung Bauherrenrisiko Erweiterung Bausoll KG 100 KG 100 Grundstück Mosaike Herrichten KG 200 und Erschließen Gründung/ BetonsanieKG300 rung 0€ 0€ KG 200 0€ 305.400 € 660.000 € 305.400 € 305.400 € 0€ 402.000 € 258.000 € 2. Beh.-WC 5.000 € Balkenrost Magazin 71.000 € technikarmes Konzept 217.000 € außenlieg. Sonnenschutz 35.000 € digitales Schließsystem 50.000 € Akustikmaßnahmen 52.000 € Drehtürantriebe Magazin Bauwerk KG 300 Baukonstruktion KG400 20.000 € 7.350.000 € 1.110.000 € 473.000 € Brandschutzschalter WW-Bereitung 5.000 € Ausstattung 2. Beh.-WC 5.000 € Ausschreibungsergebnisse Bauwerk KG 400 Technische Anlagen 362.000 € 1.980.000 € 599.000 € 362.000 € KG 700 Baubebenkosten 237.000 € 70.000 € 250.000 € 70.000 € 70.000 € MK Rollregalanlage KG 600 Ausstattung Planerischer MehraufKG 700 wand Gesamt 127.000 € Regenrückhaltung KG 500 Außenanlagen KG 600 637.000 € 100.000 € LED KG500 0€ 0€ 150.000 € 897.000 € 150.000 € 0€ 150.000 € 229.000 € 3.303.000 € 229.000 € 0€ 229.000 € 14.440.000 € 2.463.400 € 1.210.400 € 1.253.000 € Seite 8 von 14 Stadt Leipzig, ………… Haushaltsvorlage: Stadtarchiv Alte Messe Leipzig Stand vom: 19.03.2018 Der Unterschied zwischen Kostenermittlung und Kostenprognose und der damit verbundene finanzielle Mehrbedarf wird durch folgende Punkte verursacht: KG 100: Da sich die bestehenden Gebäude einschließlich Grundstück im Besitz der LEVG befinden, fallen im Bereich der KG 100 keine Kosten an. KG 200: Im Zuge der Vorbereitung der Rückbauarbeiten wurden im Bereich des Magazingebäudes zwei ca. 130 m² große Mosaike aus dem Jahr 1953 gefunden. Aufgrund dessen wurde die denkmalschutzrechtliche Genehmigung durch die Stadt Leipzig angepasst und die genannten Objekte mussten durch Abnahme vor dem Rückbau sichergestellt werden. Gleiches war für die Fragmente von Wandteppichen vorzunehmen. Nach der Sicherung durch Abnahme ist eine Rückübertragung auf ein beständiges Trägermaterial notwendig. Diesbzgl. fällt für den Nutzer fällt kein finanzieller Mehraufwand an. KG 300: Die Lastannahmen von Bibliotheks- und Fotomagazin mussten nach gemeinsamer Festlegung des Raumkonzeptes korrigiert werden. Durch die Lageänderung der Räume und die damit verbundenen geänderten Lastannahmen wurde die Tragfähigkeit der Konstruktion (Decken/ Stützen/ Fundamente) überschritten. Die statischen Ertüchtigungsmaßnahmen im Portikus erfolgten durch zusätzliche Stahlbaukonstruktionen, Vergrößerung von Fundamenten sowie das Einbringen von Mikrobohrpfählen im Bereich des unter dem Gebäude verlaufenden Hauptwassersammlers der Leipziger Gruppe. Finanzieller Aufwand: 258.000 €. Durch die organisatorische Trennung des Portikusgebäudes (Südflügel: Nutzung durch Besucher während und nach den Öffnungszeiten/ Nordflügel: Besucherverkehr nur während der Öffnungszeiten) und der Ausdehnung des Gebäudes (80 m) ist es aus Sicht des Nutzers erforderlich, in beiden Gebäudeflügeln jeweils ein Behinderten-WC herzustellen. Die zusätzliche bauliche Herstellung des zweiten Behinderten-WC erzeugt einen finanziellen Aufwand in Höhe von 5.000 €. Die Umsetzung eines technikarmen Konzeptes erfolgt durch die Nutzung der natürlichen Dämmwirkung der Luft, wodurch die klimatischen Bedingungen für den Magazinbereich konstant gehalten werden können. Die Wärmedämmschicht wird durch den Bau einer zweischaligen Stahlbetonwandkonstruktion hergestellt (Haus-in-Haus-Variante). Um die Klimawerte insbesondere im Sommer beeinflussen zu können, wird die Luftschicht zwischen der zweischaligen Wandkonstruktion durch eine Be- und Entlüftung konditioniert. Die Auslegung dieser Anlage kann auf Grund des wesentlich verringerten Luftvolumens im Vergleich zur klimatischen Belüftung des gesamten Magazinbereichs auf ein Minimum reduziert werden. Durch die lediglich noch notwendigen Luftwechsel wird eine Minimierung der Lüftungsanlage und der entsprechenden Energieverbräuche erreicht. Darüber hinaus wird auf eine Klimatisierung der Zuluft verzichtet, was wiederum die zukünftigen Betriebskosten reduziert. Überschläglich spart die Haus-in-Haus-Variante gegenüber einer einschaligen Wandkonstruktion mit Klimatisierung jährlich ca. 10.000 € Betriebskosten/ Jahr. Die Herstellung der zweischaligen Wandkonstruktion erzeugt einen zusätzlichen Aufwand in Höhe von 217.000 €. Seite 9 von 14 Stadt Leipzig, ………… Haushaltsvorlage: Stadtarchiv Alte Messe Leipzig Stand vom: 19.03.2018 Im Mietvertrag war die Verschattung der Arbeitsbereiche nicht berücksichtigt. Die entsprechenden Fenster liegen in der Ost-West-Ausrichtung. Die bauseitige Verschattung ist für den Betrieb des Stadtarchivs unerlässlich. Der Aufwand für den Einbau der Verschattungsanlagen beträgt 35.000 €. Aufgrund der Änderung der Standards der Stadt Leipzig bei der Ausstattung mit Schließanlagen soll die Schließung der Türen anstatt des bisher kalkulierten mechanischen Schließsystems nunmehr elektronisch („Offline-Variante“) erfolgen. Der Mehraufwand zu einem herkömmlichen mechanischen System beträgt ca. 50.000 €. Die Nutzung des Lesesaals und des Vortragsraums erfordern auf Grund der baulichen Gegebenheiten im historischen Portikus zusätzliche Akustikmaßnahmen. Die Kosten hierfür belaufen sich auf 52.000 €. Lt. Brandschutzkonzept sind die Innentüren des Magazins in raumabschließenden feuerbeständigen Wänden als feuerhemmende, dicht- und selbstschließende Türen und in Brandwänden als feuerbeständige, dicht- und selbstschließende Türen auszuführen. Die Außentüren des Magazins sind als feuerhemmende, rauchdichte und selbstschließende Türen auszuführen. Türen, die selbstschließend sein müssen, dürfen offen gehalten werden, wenn sie Einrichtungen haben, die bei Raucheinwirkung ein selbsttätiges Schließen der Türen bewirken, sie müssen von Hand geschlossen werden können (Feststellanlage, Freilauftürschließer). Diese geschuldete Ausführung der Türen ist vom Vermieter kalkuliert (hier: Gleitschienentürschließer mit Rückhaltemagnet in Schiene) Der Nutzer wünscht im Sinne der Praktikabilität eine Ausrüstung der hauptsächlich genutzten Magazinaußentüren mit Drehtürantrieb. Die Mehrkosten hierfür belaufen sich auf 20.000 €. Finanzieller Aufwand durch Erweiterung Bausoll KG 300 gesamt: 637.000 € KG 400: Im Bereich der Haustechnik sind im Mietvertrag folgende Anforderungen an das Gebäude unberücksichtigt geblieben bzw. konnten durch die Änderung von technischen Regelwerken nicht beachtet werden: Im Zuge der Ausführungsplanung trat die DIN VDE 0100-420 in Kraft, die bei Gefährdung unersetzbarer Güter den Einbau von Brandschutzschaltern fordert. Zum Zeitpunkt des Mietvertragsabschlusses und Erteilung der Baugenehmigung galt diese Vorschrift noch nicht und ist somit bisher kostenseitig nicht erfasst. Mehrkosten zur Ausstattung des Gebäudes mit Brandschutzschaltern: 100.000 €. Die Ausstattung mit einer dezentralen Warmwasserbereitung erfolgt über die Festlegungen des Mietvertrages (3 St. WW-Boiler) hinaus mit einer größeren im Stadtarchiv erforderlichen Anzahl an WW-Speichern. Mehrkosten zur Ausstattung zur Warmwasserversorgung: 5.000 €. Durch die organisatorische Trennung des Portikusgebäudes (Südflügel: Nutzung durch Besucher während und nach den Öffnungszeiten/ Nordflügel: Besucherverkehr nur während der Öffnungszeiten) und der Ausdehnung des Gebäudes (80 m) wird zur Absicherung des Dienstbetriebes in beiden Gebäudeflügeln jeweils ein Behinderten-WC hergestellt. Mehrkosten zur technischen Ausstattung des zweiten Behinderten-WC`s: 5.000 €. Seite 10 von 14 Stadt Leipzig, ………… Haushaltsvorlage: Stadtarchiv Alte Messe Leipzig Stand vom: 19.03.2018 Um ein in Bezug auf den Energieverbrauch nachhaltiges Objekt auf einem zeitgemäßen Stand der Technik zu errichten, wird LED-Beleuchtung im Gegensatz zur vorgesehenen T4Beleuchtung verwendet. Mehrkosten zur Ausstattung mit LED-Leuchten: 127.000 €. Die Einsparung der lfd. Energie- und Wartungskosten beträgt über 25 Jahre ca. 200.000 €. Finanzieller Aufwand durch Erweiterung Bausoll KG 400 gesamt: 237.000 € KG 500: Mit Planung und Beantragung der neuen Entwässerungsanlage muss die Regenentwässerung im Gegensatz zum bisherigen Status an den von der Leipziger Gruppe (Wasserwerke) definierten Übergabepunkt angebunden werden. Dieser Anschluss ist aber mit einer maximalen Einleitmenge von 110 l/s reglementiert. Es fallen jedoch insgesamt auf dem Areal des neuen Stadtarchivs ca. 185l/s an. Infolge dessen ist als technische Lösung nur ein Staukanal bzw. Regenrückhaltebecken möglich, das die überschüssige Regenmenge fasst und damit das überschüssige Regenwasser über die definierte Abflussmenge zurück hält. Diesbzgl. fällt für den Nutzer fällt kein finanzieller Mehraufwand an. KG 600: Die Kosten der Kostengruppe 600 beinhalten den Einbau der Rollregalanlagen. Die Kosten für Einbau/ Lieferung wurden im Mietvertrag auf 897.000 € beschränkt (Basis: Machbarkeitsstudie Hänel und Furkert aus dem Jahr 2011). Auf der Grundlage der genannten Zahlen und unter Berücksichtigung der allgemeinen Preissteigerung im Zeitraum 2011-2017 ergeben sich rein rechnerisch Kosten i.H.v. ca. 975.000 €. Mit dem vorliegenden und beauftragten Angebot des Bestbieters beträgt der finanzielle Mehraufwand unter Berücksichtigung einer hinreichenden Nachtragssicherheit: 150.000 €. KG 700: Die Baunebenkosten betragen ca. 22 % der Gesamtmaßnahme und liegen damit im Bereich vergleichbarer Baumaßnahmen. Die entsprechenden Erhöhungen resultieren aus dem planerischen Mehraufwand in den KG 300-600. Finanzieller Aufwand: 229.000 €. Seite 11 von 14 Stadt Leipzig, ………… Haushaltsvorlage: Stadtarchiv Alte Messe Leipzig 4 Stand vom: 19.03.2018 Finanzierung und Einordnung in die Haushaltsplanung Der Beschluss VI-DS-01050 in Verbindung mit dem abgeschlossenen Mietvertrag konnte die Anforderungen an das Mietobjekt nicht hinreichend berücksichtigen. Aus den genannten Gründen ergeben sich die dargestellten Mehraufwendungen. Der § 4 Abs. 4 des Mietvertrages regelt, dass sich eine zu vereinbarende Mieterhöhung an dem Umfang orientieren wird, in dem der vom Statistischen Bundesamt geführte „Baupreisindex Neubau von Wohn- und Nichtwohngebäuden, Untergruppe Bürogebäude“ bis zu dem Quartal, in dem die Entwurfsfreigabe erfolgt, gegenüber seinem Stand im 1. Quartal 2014 (Kalkulation der Baukosten durch den Vermieter) angestiegen ist. Des Weiteren führt der Mietvertrag in § 4 Abs. 8 aus, dass die Begleichung von Mehrkosten infolge von Erweiterungen des Bausolls (hier: Sonderwünsche) über Investitionszuschüsse erfolgen soll. Es wird jedoch vorgeschlagen, die genannten Mehrkosten über einen 1. Nachtrag zum Mietvertrag Stadtarchiv auf den monatlichen Mietzins umzurechnen (siehe Anlage 2: Mietanpassungsfaktoren 1. Nachtrag Stadtarchiv). Damit erhöht sich der ursprüngliche Mietzins von 7,33 €/ m² um 0,72 €/ m² auf 8,05 €/ m². Die anfängliche jährliche Nettokaltmiete beträgt damit 801.603,00 € anstatt der ursprünglich kalkulierten 695.000,00 €. Dem kann Einsparpotenzial bei den Stromkosten i.H.v. ca. 0,19 €/ m² gegenüber gestellt werden, das sich wie folgt ergibt: Das technikarme Konzept spart gegenüber einer einschaligen Wandkonstruktion mit Klimatisierung jährlich ca. 10.000 € Stromkosten, was ca. 0,11 €/ m² entspricht. Der Einsatz von LED-Beleuchtung im Gegensatz zur vorgesehenen T4-Beleuchtung erspart über 25 Jahre ca. 200.000 € der lfd. Energie- und Wartungskosten, was ca. 0,08 €/ m² entspricht. Ein Vergleich von Mietangeboten (Stand 18.03.2014) ergab zum damaligen Zeitpunkt folgende Alternativen: • • Objekt Erich-Zeigner-Allee 64: Objekt Albert-Schweitzer-Str. 10: 8,73 €/ m² 8,95 €/ m² Somit liegt die neu zu vereinbarende Miete noch deutlich unter den erzielbaren Mietangeboten des Jahres 2014. Unter Berücksichtigung des Angebotsalters und der derzeitigen Mietmarktsituation wird empfohlen, den 1. Nachtrag zum Mietvertrag Stadtarchiv (siehe Anlage 3: 1. Nachtrag zum Mietvertrag Stadtarchiv) zu bestätigen. Einordnung im Ergebnishaushalt Die Erhöhung der Folgekosten ab 2019ff i.H.v. 106.603 € durch die Mietzinserhöhung werden zunächst zur Kenntnis genommen und sind durch das Fachamt bei der Haushaltsplanung 2019/2020 anzumelden. Tabelle folgend Seite 12 von 14 Stadt Leipzig, ………… Haushaltsvorlage: Stadtarchiv Alte Messe Leipzig Stand vom: 19.03.2018 Seite 13 von 14 Stadt Leipzig, ………… Haushaltsvorlage: Stadtarchiv Alte Messe Leipzig 4.1 Stand vom: 19.03.2018 Nutzungskosten Die Betriebs-und Nebenkostenvorauszahlung sowie die Pauschale für Straßenreinigung und Winterdienst lt. Mietvertrag betragen monatlich ca. 14.500 €. 4.2 Aufwandsvergleiche Die Stadt Leipzig hat kein vergleichbares Objekt im Kontext einer Nutzung und dem Bauen im Bestand und den sich daraus abzuleitenden Rahmenbedingungen umgesetzt. Damit liegen keine schlüssigen Erfahrungswerte vor. Im Vergleich zu aktuell am Markt erzielbaren Büromieten stellt sich die Ergänzung zum Mietvertrag aber durchaus wirtschaftlich dar (siehe Darstellung Punkt 4). 5 Zeitplan 06/2016 Beginn der Maßnahme mit dem Rückbau MH12 10/2016 Herstellung der Bohrpfähle im Magazinbereich 12/2016 Beginn Rohbauarbeiten Magazin 01/2017 Rohbauarbeiten Portikus 06/2017 Einbau Fenster 09/2017 Beginn technische Ausbaugewerke 07/ 2018 Fertigstellung und Anmietung Seite 14 von 14 Modellrechnung - Mietanpassungsfaktoren 1. Nachtrag Stadtarchiv Nebenrechnungen (vorbehaltlich Gremienzustimmung LEVG und Sparkasse) Basis Ausgangslage QI 2014 nachichtlich kalk. Mietfläche (NRF) jährliche Basismiete (brutto-kalt) monatliche Basismiete (brutto-kalt) 695.000 € 57.917 € nachichtlich kalk. Mietzins 7,33 €/qm Indexanpassung Indexierung Summe Indexierung Basismiete Stadtarchiv gem. Mietvertrag § 4 (4) Baupreisindizes Bürogebäude Originalwert 2010 = 100 (Quelle: statistisches Bundesamt) 7.900 qm 2017 2016 5,1% Erweitertes Bausoll Auswirkung auf die Jahresmiete Erweiterung Bausoll 1.253.000 € 35.445 € 2015 71.158 € 2014 MV-Nachtrag QI 2018 tatsächliche Mietfläche jährliche Basismiete (brutto-kalt) monatliche Basismiete (brutto-kalt) 801.603 € 66.800 € nachichtlich kalk. Mietzins 8,05 €/qm 8.294 qm IV III II I IV III II I IV III II I IV III II I 117,9 117,0 116,0 114,6 114,2 113,7 112,9 112,0 111,7 111,2 110,8 110,0 109,8 109,4 109,1 Mehrkosten aus erweitertem Bausoll kalkulatoricher Zinssatz* Laufzeit (wie MV) jährliche Annuität 5,5 5,1% 1.253.000 € 2,90% 25 Jahre 71.158 € *Sparkassenangebot vom 23.01.18 - 12 Jahre Zinsfestschreibung vorbehaltlich Gremienzustimmung incl. 0,55% Zinsänderungsrisiko, bei 15Jähriger Zinsbindung verteuert sich der Zinssatz um weitere 0,25%