Vorlage-Sammeldokument

Dienstberatung des Oberbürgermeisters Beschlussvorlage Nr. VI-DS-05452 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule Betreff: Einrichtung der Stelle für eine/n Koordinator/-in für Veranstaltungsmanagement Offener Freizeittreff "Völkerfreundschaft" gemäß DS-00795/14 Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium voraussichtlicher Sitzungstermin Dienstberatung des Oberbürgermeisters FA Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule Jugendhilfeausschuss Zuständigkeit Beschlussfassung Information zur Kenntnis Information zur Kenntnis Beschluss des Oberbürgermeisters vom 03.04.2018: 1. In den Stellenplan des Amtes für Jugend, Familie und Bildung (Organisationseinheit 51.31, Nachgeordnete Einrichtungen) wird befristet bis 31.12.2018 1,0 VZÄ als Koordinator/in für Veranstaltungsmanagement aufgenommen. Diese Stelle wird aus dem Pool der Verwaltung zur Verfügung gestellt. 2. Die unbefristete Fortführung der Stelle wird im Rahmen der Stellenplanung 2019/2020 durch das Amt für Jugend, Familie und Bildung angemeldet und in den Entwicklungsdialogen zur Haushalts- und Stellenplanung 2019/2020 behandelt. 3. Die überplanmäßigen Aufwendungen gemäß § 79 (1) SächsGemO zur Finanzierung der Sachkosten und von vertraglichen Verpflichtungen erfolgt in 2018 innerhalb des Budgets 51_366_ZW aus verschiedenen Kostenarten. 4. Die notwendigen Mittel für die Jahre 2019 ff. werden im Rahmen der Haushaltsplanung zum Doppelhaushalt 2019/2020 innerhalb des Eckwertes des Amtes für Jugend, Familie und Bildung eingeordnet. Die ausgewiesenen Mehrerträge sind anzumelden und für die Personalaufwendungen vorzuhalten. 1/4 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: nicht relevant Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen nein x Kostengünstigere Alternativen geprüft Folgen bei Ablehnung nein x Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt nein Erträge x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung nein bis Höhe in EUR 07/2018 12/2018 3.000 2019 10.000 2020 ff. 15.000 12/2018 Aufwendungen wo veranschlagt 1.100.36.6.0.01.01 (KA 3411 0100) Persoalkosten 11_PA_ZW 22.018 Sachkosten 11_PA_ZW 1.275 1.100.36.6.0.01.01 ( KA 4271 1200) 11.000 Finanzhaushalt wenn ja, ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung von 07/2018 x Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten 2019 ff. Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Peronalkosten 61.019 Sachkosten 2.550 1.100.36.6.0.01.01 (KA 4271 1200) 15.000 Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan nein Beantragte Stellenerweiterung: 1 VZÄ x wenn ja, Vorgesehener Stellenabbau: x Beteiligung Personalrat 2/4 nein ja, Sachverhalt: Mit Beschluss der Vorlage DS-00795/14, Nutzungs- und Betreiberkonzept „Völkerfreundschaft", vom 16.01.2015, wird im Beschlusspunkt 2 die Einrichtung und Besetzung der Stelle der/s Koordinatorin/s für Veranstaltungsmanagement mit einer Fachkraft festgeschrieben. Dabei ist die personelle Ausstattung des Offenen Freizeittreffs unverändert beizubehalten. Mit dem Nutzungs- und Betreiberkonzept „Völkerfreundschaft“ wird das Ziel verfolgt, die Qualität aller in der „Völkerfreundschaft“ angebotenen Maßnahmen, Projekte und Veranstaltungen bedarfsgerecht auszurichten. Mit der Umsetzung wird sowohl eine Aufwertung der „Völkerfreundschaft“ selbst, als auch eine Aufwertung der Lebensqualität für die in Grünau lebenden Menschen angestrebt. Mit bedarfsorientierten Freizeitangeboten für junge Menschen sowie sozio-kulturellen sowie sport- und bewegungsorientierten Maßnahmen und Projekten für alle Bürger/-innen in Grünau wird ein aktiver Beitrag für ein gelingendes Aufwachsen und Zusammenleben von Kindern, Jugendlichen, jungen Familien und älteren Menschen ermöglicht. Die im o. g. Konzept beschriebene Bedeutung des sog. „Großen Saals“ in der „Völkerfreundschaft“, verbunden mit einem qualifizierten Veranstaltungsmanagement stellt dabei das größte Entwicklungspotential im Gebäudekomplex dar. Eine mögliche Nutzung des „Großen Saals“ als Veranstaltungssaal mit max. 199 Sitzplätzen für verschiedene Veranstaltungen wie z. B. Ausstellungen, Veranstaltungsreihen der Volkshochschule, ausgewählte Veranstaltungen des Kulturamtes, kulturelle Projekte und Veranstaltungen von Vereinen, Workshops in den verschiedensten Feldern, Informationsund Dienstveranstaltungen der Stadtverwaltung Leipzig selbst bzw. anderer Organisationen, Parteien und Institutionen sowie private Veranstaltungen wird angestrebt. Das Konzept baut darauf auf, die Nutzungsmöglichkeiten des Raumes multifunktional, offen und flexibel zu halten. Zur Umsetzung dieses Vorhabens wurde gemäß Baustein 1 des Nutzungs- und Betreiberkonzeptes das Büro für eine/n „Koordinator/-in für Veranstaltungsmanagement“ zur Verfügung gestellt. Die vorgesehene Stelle konnte jedoch bislang weder durch verwaltungsinterne Umsetzung noch durch Stellenwandlung besetzt werden. Eine externe Besetzung erfolgte nicht, da im Stellenplan der Stadt Leipzig keine entsprechende Stelle verfügbar bzw. eingerichtet ist. Im Rahmen der aktuell vorhandenen Möglichkeiten erfolgt gegenwärtig das Veranstaltungsmanagement durch den amtierenden Leiter des Offenen Freizeittreffs. Die Aufgaben der neu einzurichtenden Stelle „Koordinator/-in für Veranstaltungsmanagement“ sind im Nutzungs- und Betreiberkonzept detailliert beschrieben und belaufen sich auf folgende Schwerpunkte:     Veranstaltungsmanagement Koordination sowie logistische und technische Umsetzung von Veranstaltungen Öffentlichkeitsarbeit Koordination der Mietanfragen/veranstaltungsbezogene Vorbereitungen Die finanziellen Auswirkungen setzen sich zum einen aus den Personal- und Sachkosten (Sachkostenpauschale für Büromaterial, Telefon, Internet, Porto, Zeitschriften, Bücher, Fortbildungen, DV-Leistungen u. ä.) zusammen, sowie zum anderen aus einem zwingend zu berücksichtigenden Finanzbedarf für Renovierung, Ausstattung, Honorarleistungen und Werkverträge (z. B. Malerarbeiten, Mobiliar, Licht- und Tontechnik, Plakatgestaltung und -druck, sonstige Werbung, Cateringleistungen, Sicherheitsdienste, Hilfskräfte, sonstige Honorare u. ä.). 3/4 Hiervon fallen etwa 6.000 € ausschließlich im Jahr 2018 für die o. g. Werterhaltungsmaßnahmen an, so dass der Veranstaltungstätigkeit im Objekt auch funktional nachgekommen werden kann. Eine Daten- und Telefonanbindung liegt bereits an und muss lediglich freigeschaltet werden. Dem gegenüber stehen die Erträge aus Veranstaltungs- und Mieteinnahmen, bei denen in den ersten Jahren nicht von einer Deckung der Veranstaltungskosten ausgegangen werden kann. Die hier veranschlagten Erträge und Aufwendungen sind Kalkulationen, die in Abhängigkeit vom Umsetzungsstand des Nutzer- und Betreiberkonzeptes im Rahmen der Haushaltsplanung 2021/2022 anzupassen sind. Für die Personalkosten wurden Durchschnittswerte für eine neu zu besetzende Stelle in der EG 9 herangezogen. Die konkrete Bewertung erfolgt anhand der Arbeitsplatzbeschreibung, die parallel zur Vorlage ins Bewertungsverfahren gegeben wird. Es wird davon ausgegangen, dass die Stelle zum 01.07.2018 besetzt werden kann. Ausgaben Personalkosten Sachkostenpauschale Sonstige Erträge und Aufwendungen/ Vertragliche Leistungen Gesamtkosten/Jahr Jahr 07/2018-12/2018 2019 ff. 07/2018-12/2018 2019 und folgende Jahre 07/2018-12/2018 2019 2020 ff. Erträge 3.000 € 10.000 € 15.000 € 15.000 € Aufwendungen 22.018 € 44.036 € 1.275 € 2.550 € 11.000 € 15.000 € 15.000 € 61.586 € Die aktive Veranstaltungstätigkeit und die weitere Veranstaltungsentwicklung im Gebäudekomplex „Völkerfreundschaft“ und hier insbesondere der Veranstaltungen im „Großen Saal“, sind von zentraler Bedeutung für die gesamte Standortentwicklung der „Völkerfreundschaft“ zu einem zentralen, lebendigen, generationsübergreifenden und offenen Angebot im Gemeinwesen. 4/4