Vorlage-Sammeldokument

Verwaltungsausschuss Beschlussvorlage Nr. VI-DS-05646 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung Betreff: Personalberatung - Auswahlverfahren zur Besetzung der Amtsleiterstellen als Bestandteil der Ausarbeitung und Umsetzungsplanung der Strukturentscheidung für das Stadtplanungsamt und das Amt für Stadterneuerung und Wohnungsbauförderung (OE ASW/SPA/ D VI) - Bestätigung außerplanmäßiger Aufwendungen nach § 78 SächsGemO in Anlehnung an § 79 (1) SächsGemO. Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium Dienstberatung des Oberbürgermeisters FA Allgemeine Verwaltung Verwaltungsausschuss voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 02.05.2018 Bestätigung Vorberatung Beschlussfassung Beschlussvorschlag: 1. Zur Realisierung des Projektauftrages zur Ausarbeitung und Umsetzungsplanung der Strukturentscheidung im Dezernat VI wird die Stadt Leipzig im Zusammenhang mit der Ausschreibung der Stellen Amtsleiter/-innen im Stadtplanungsamt und im Amt für Stadterneuerung und Wohnungsbauförderung ein branchenerfahrenes Personalberatungsunternehmen mit der Direktansprache potentieller Kandidatinnen/Kandidaten beauftragen. 2. Die außerplanmäßigen Aufwendungen nach § 79 (1) SächsGemO werden i. H. v. 48.000 € im PSP-Element „Personalgewinnung“ (1.100.11.1.2.02.10) bestätigt. Die Deckung wird wie folgt bereitgestellt: 20.000 € aus dem PSP-Element „Stadtplanung/Stadtentwicklung“ (1.100.51.1.1.01, SK 4271 9270), - 20.000 € aus dem PSP-Element „Maßnahmen der Stadterneuerung“ (1.100.51.1.1.08, SK 4019 0000) und - 8.000 € aus der Kostenstelle „unterjährige Finanzierung formale Deckung ErgHH“ (1098620000). Gleichzeitig erfolgt in 2017 eine Sperrung in gleicher Höhe im PSPElement „Organisationsangelegenheiten“ (1.100.11.1.2.01.01, SK 4431 2000). - 1/4 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen nein x Kostengünstigere Alternativen geprüft Folgen bei Ablehnung nein nein x Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam von Ergebnishaushalt bis nein x wenn ja, ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Höhe in EUR wo veranschlagt 20.000 61_511_ZW 1.100.51.1.1.01 SK 4271 9270 20.000 64_511_ZW 1.100.51.1.1.08 SK: 4019 0000 8.000 10_111_ZW 1.100.11.1.2.01.01 SK: 4431 2000 Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt 2018 Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: x nein wenn ja, x nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat 2/4 Eilbedürftigkeit Zur Realisierung des Projektauftrages zur Ausarbeitung und Umsetzungsplanung der Strukturentscheidung im Dezernat VI müssen die vakanten Amtsleiterstellen so schnell wie möglich besetzt werden. Wenn die Vorlage nicht bis zum 03.04.2018 von der Dienstberatung OBM und anschließend am 02.05.2018 im Verwaltungsausschuss beschlossen wird, verzögert sich das Verfahren um mindestens einen Monat. Sachverhalt: Mit der Realisierung des Projektauftrages zur Ausarbeitung und Umsetzungsplanung der Strukturentscheidung für das Stadtplanungsamt und das Amt für Stadterneuerung und Wohnungsbauförderung (OE ASW/SPA/ D VI) ist die Besetzung der Amtsleiterstellen in beiden Ämtern von großer Bedeutung. Beide Stellen sind vakant und müssen daher nachbesetzt werden. Aus der Erfahrung bei der Besetzung von herausgehobenen Führungskräftestellen, einschließlich Amtsleiterstellen, wird es zunehmend schwieriger, für diese Positionen in der Stadtverwaltung Leipzig geeignetes und entsprechend qualifiziertes Personal zu gewinnen. Bei der Besetzung von Amtsleiterstellen, u.a. mit fachspezifischem Hintergrund, wie der Stellen der Leitung des Stadtplanungsamtes und des Amtes für Wohnungsbau und Stadterneuerung kommt hinzu, dass die Stadtverwaltung als Arbeitgeber in Konkurrenz zu anderen attraktiven Unternehmen bzw. Arbeitgebern in Leipzig steht. Zudem stehen auf dem Arbeitsmarkt entsprechende Führungskräfte nur sehr begrenzt zur Verfügung. Vor diesem Hintergrund soll ein branchenerfahrenes Personalberatungsunternehmen mit der Ausschreibung und Direktansprache potentieller Kandidatinnen/Kandidaten beauftragt werden. Das Auswahlverfahren wird gemäß Art. 33 Abs. 2 GG (Auswahl nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) unter Federführung des Bürgermeisters für Allgemeine Verwaltung durchgeführt. Die Auswahlkommission besteht aus dem Bürgermeister für Allgemeine Verwaltung, der Bürgermeisterin für Stadtentwicklung und Bau, der Personalamtsleiterin, der Frauenbeauftragten sowie aus jeweils einer Vertreterin/ einem Vertreter der Stadtratsfraktionen. Diese wird regelmäßig und transparent informiert und ist vollumfänglich in das Auswahlverfahren eingebunden. Schätzung des Auftragswertes Aufgrund einer Marktanalyse sowie durch Erfahrungswerte bei vergleichbaren Auswahlverfahren werden die dafür erforderlichen finanziellen Mittel auf 48.000 Euro geschätzt. Im Haushalt 2017/ 2018 stehen keine finanziellen Mittel für die Durchführung von Auswahlverfahren und/oder die Direktansprache von Kandidaten/Kandidatinnen durch externe Unternehmen zur Verfügung. Die Haushaltsmittel sind nicht eingeplant und müssen als außerplanmäßige Aufwendungen beim Dezernat II angemeldet werden. Leistungsbeschreibung Auf Grundlage der Leistungsbeschreibung (siehe Anlage 1) werden die Einzelleistungen für die Einholung und Vergleichbarkeit der Angebote ausführlich beschrieben. Anlage: – Leistungsbeschreibung 3/4 4/4 Anlage 1 Leistungsbeschreibung Die Stellenausschreibungen sollen durch ein Personalberatungsunternehmen (Auftragnehmer) erfolgen. Hierzu führt der Auftragnehmer eine Umfeld-, Aufgaben- und Anforderungsanalyse durch. Als Gesprächspartner hierfür stehen die Beigeordnete für Stadtentwicklung und Bau, Frau Bürgermeisterin Dubrau und der Beigeordnete für Allgemeine Verwaltung, Herr Bürgermeister Hörning, zur Verfügung. Das Interview mit den beiden Bürgermeistern kann auch mittels Telefon- oder Videokonferenz geführt werden. Hierbei soll auch geprüft werden, inwiefern eine professionelle Marketingkampagne notwendig ist, um potentielle Bewerber/-innen anzusprechen. Die Stadtverwaltung (Auftraggeber) veröffentlicht die Stellenanzeigen in verschiedenen Medien auf eigene Kosten. Im Ausschreibungstext werden die Bewerber/-innen aufgefordert, Ihre Bewerbungen an den Auftragnehmer zu richten, der die Eingangsbestätigung erstellt. Der Zeitpunkt der Veröffentlichung ist mit dem Auftragnehmer abzustimmen. Der Auftragnehmer spricht geeignete Kandidaten unter Wahrung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit an. Nach Bewerbungsschluss erstellt der Auftragnehmer für den Auftraggeber eine Bewerberübersicht, aus der zu ersehen ist, welche Bewerber mit Blick auf das Anforderungsprofil geeignet sind; hierfür hat der Auftragnehmer ein geeignetes Vorauswahlverfahren zu wählen und in Absprache mit der Auswahlkommission durchzuführen. Es ist eine Rangfolge nach Eignungsgrad zu erstellen und zu begründen. Anschließend sind die vollständigen Bewerbungsunterlagen dem Auftraggeber zu übergeben. Die Auswahlkommission entscheidet dann, welche Bewerber in die weitere Auswahl zu nehmen sind. Das Auswahlverfahren wird durch die Stadtverwaltung mit den Mitgliedern der Auswahlkommission selbst durchgeführt. Alle mit dem Projekt beauftragten und beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verpflichtet, die im Zusammenhang mit dem Auftrag bekannten Informationen streng vertraulich zu behandeln und nur für die Auftragserfüllung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber zu verwenden. Der Auftragnehmer wird im Rahmen dieses Auftrages ausschließlich für die Stadtverwaltung Leipzig tätig.