Vorlage-Sammeldokument

Informationsvorlage Nr. VI-Ifo-05080 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung Betreff: Umsetzung des Beschlusses der Ratsversammlung VI-A-03534 zur Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS) Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium Dienstberatung des Oberbürgermeisters FA Allgemeine Verwaltung FA Finanzen Rechnungsprüfungsausschuss Ratsversammlung voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 18.04.2018 Bestätigung Information zur Kenntnis Information zur Kenntnis Information zur Kenntnis Information zur Kenntnis Der Stadtrat nimmt mit dieser Informationsvorlage den Stand der Umsetzung des Beschlusses VI-A-03534 zur Kenntnis. 1/5 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: nicht relevant x Finanzielle Auswirkungen nein wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Im Haushalt wirksam von Ergebnishaushalt bis Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen x Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: x nein wenn ja, x nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat 2/5 Sachverhalt: 1 Begründung Die Ratsversammlung hat in der Sitzung am 12.04.2017 die Einführung eines internen Kontrollsystems (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig beschlossen (VI-A-03534). Das IKS soll bis zum 30.06.2018 final aufgebaut und ab diesem Zeitpunkt in der gesamten Leipziger Stadtverwaltung bindend angewendet werden. Gemäß Beschlusspunkt 2 ist der Stadtrat halbjährlich über den Stand der Entwicklung und Umsetzung des Antrages während der Entwicklungs- und Aufbauphase zu informieren. 2 Sachstand Ein Internes Kontrollsystem (IKS) ergibt sich indirekt aus der Gesetzgebung zur Doppik und ist nichts Neues für die Stadtverwaltung Leipzig. Die Stadtverwaltung hat bereits viele Komponenten eines internen Kontrollsystems eingeführt, insbesondere im städtischen Finanzwesen bestehen bereits umfangreiche Instrumente und Verwaltungspraktiken (u.a. Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennung, Dienstanweisungen, Förderrichtlinien). Darüber hinaus sind verschiedenen IKS-relevante Projekte in Planung bzw. in Umsetzung (z.B. Zentraler Rechnungseingang, Zentrale Vertragsdatenbank, Prozessregister, Digitales Anordnungswesen). Die Aufgabe besteht nun darin, die bereits etablierten Elemente und neue Komponenten zu einem systematisierten IKS weiterzuentwickeln. Für die Umsetzung des Stadtratsbeschlusses wurde unter Federführung des Hauptamtes eine Arbeitsgruppe gegründet, der folgende Ämter angehören: - Stadtkämmerei - Stadtkasse - Rechtsamt - Personalamt - Geschäftsbereich des OBM und des Stadtrates sowie - beratend Rechnungsprüfungsamt. In den bisherigen Sitzungen der Arbeitsgruppe wurde die Vorgehensweise zur Umsetzung des Auftrages abgestimmt. Im Fokus der Arbeit stand vorrangig eine Bestandsaufnahme, Überlegungen zu den Bestandteilen eines IKS sowie zur schrittweisen flächendeckenden Einführung und die Art und Weise der Berichterstattung an den Stadtrat. In die Erarbeitung flossen Empfehlungen der KGSt, IDW-Standards, Erfahrungen anderer Städte und auch fachliche Expertise der Konzernrevision der LVV ein. Im Berichtszeitraum wurden folgende Maßnahmen zur Umsetzung des Beschlusses durchgeführt: - Ist-Analyse bereits in der Stadtverwaltung implementierter IKS-Elemente (Zusammentragen von IKS-Bausteinen mit teilweise prozessualer Beschreibung) - Best Practice-Beispiele: Erfahrungsaustausch hinsichtlich Vorgehensweise und Konzeptionierung mit Großstädten, die bereits ein IKS implementiert haben (u.a. Dortmund, Mannheim, Karlsruhe) 3/5 - Abstimmung mit der Hochschule Meißen bezüglich einer Zusammenarbeit im Rahmen von fachlicher Expertise und ggf. studentischer Begleitung in der Umsetzungsphase; Abschluss einer Kooperationsvereinbarung mit der Hochschule - Sichtung von Checklisten für IKS-Prozessaufnahmen/ -dokumentationen - Diskussion zu Auswertungsmöglichkeiten für den Aufbau eines Berichtswesens jeweils ausgehend von Prozessaufnahmen mit Risikoermittlung und IKS-Kontrolle zur Fehlerminimierung - Modellierung des IKS-Prozesses - Erste Überlegungen zur Pilotierung Das IKS ist neben Risikofrühwarnsystem und Controlling eines der drei Elemente des kommunalen Risikomanagements. Der Aufbau eines Risikomanagementsystems ist nicht Gegenstand dieses Projektes. 3 Weiterarbeit Die Umsetzung des Ratsbeschlusses erfolgt in Form eines Projektes unter Leitung des Hauptamtes mit zwei zusätzlichen Stellen. Diese werden aus dem Stellenpool der Stadtverwaltung 2018 bereitgestellt und im Rahmen der Stellenplanung 2019/20 angemeldet. Bereits im Verwaltungsstandpunkt zum Antrag wurde verdeutlicht, dass die Umsetzung des Stadtratsbeschlusses im vorgegebenen Zeitraum mit den vorhandenen Ressourcen nicht leistbar ist. Durch die Stellenzuführung wird eine „nahtlose“ Einführung des IKS nach Bestätigung des IKS-Konzeptes gewährleistet. Die Einführung des Internen Kontrollsystems für die gesamte Stadtverwaltung erfolgt in folgenden Projektphasen: 4/5 Mit Abschluss des Projektes erfolgt der Übergang des IKS in den Regelbetrieb einschließlich der Prüfungstätigkeit durch das Rechnungsprüfungsamt. 5/5