Vorlage-Sammeldokument

Dienstberatung des Oberbürgermeisters Informationsvorlage Nr. VI-Ifo-05136 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung Betreff: Konzept "Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig" Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium Dienstberatung des Oberbürgermeisters FA Allgemeine Verwaltung Ratsversammlung voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 18.04.2018 Beschlussfassung Information zur Kenntnis Information zur Kenntnis Die Ratsversammlung nimmt das Konzept „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ wird als integrativer Bestandteil der Gesamtstrategie der Stadt Leipzig „Leipzig 2030“ zur Kenntnis. 1/3 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen nein X wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 01.01.18 31.12.2018 50.000 01.01.18 31.12.2018 50.000 01.01.18 31.12.2018 30.000 01.01.018 31.12.2018 30.000 PSP 1.100.11.1.6.06 / SK 44232000 PSP 1.100.11.1.2.01.01 / SK 44312000 PSP 1.100.11.1.2.02.50 SK 42619160 PSP 1.100.11.1.2.02.50 SK 4431200 Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen x Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: nein wenn ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat nein 2/3 x ja, Sachverhalt: Begründung der Vorlage „Konzept Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ (kurz: MoVe) Das Integrierte Stadtentwicklungskonzept (INSEK) nimmt, ausgerichtet an den strategischen Zielen der Stadt, den gesamtstädtischen Ansatz und damit die Entwicklung der Stadt Leipzig als solche in den Fokus. Die Umsetzung der strategischen Ziele verlangt auch eine Änderung des Verwaltungshandelns und der Verwaltungsstrukturen selbst. Nur mit einer effizienten, attraktiven und leistungsfördernden Organisationsgestaltung kann die Stadtverwaltung den steigenden Anforderungen an das Verwaltungshandeln begegnen und sich auch in Zeiten des Fachkräftemangels als attraktiver Arbeitgeber aufstellen. Um dies zu gewährleisten, werden im Konzept „Moderne Verwaltung für eine wachsende Stadt“ relevante organisationale und personalentwicklungsbezogene Handlungsschwerpunkte aufgegriffen und systematisch angegangen. Es soll Grundlage sowohl für die Modernisierung des nach innen wirkenden Verwaltungshandelns als auch der nach außen gerichteten Verwaltungsarbeit gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern sein. Die Handlungsschwerpunkte leiten sich aus den strategischen Zielen der Stadt Leipzig ab. Das Konzept MoVe ist integrativer Bestandteil der Gesamtstrategie der Stadt Leipzig „Leipzig 2030“ und hat die Verwaltungsarbeit und deren Entwicklung an sich zum Gegenstand. Wichtige zentrale Themen mit besonderem Unterstützungs- und Steuerungsbedarf aus verschiedenen strategischen Konzeptionen der Verwaltung werden in MoVe zusammengeführt. Das bisherige Organisations- und Personalentwicklungskonzept wird in seiner Form nicht weitergeführt und durch das Konzept „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ abgelöst. Die fachlichen Aspekte der Organisations- sowie Personalentwicklung für unsere Verwaltung werden aufgenommen und in den Gesamtkontext der Konzeption zur modernen Verwaltung gestellt. 3/3 Konzept Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig Vorgelegt von: Dezernat Allgemeine Verwaltung Januar 2018 Inhalt 1 Anforderungen an die Stadtverwaltung der Zukunft 1.1 Einleitung - Die Strategieausrichtung „Leipzig 2030“ benötigt eine moderne Verwaltung 3 1.2 Moderne Verwaltung – moderne Kommunikation, modernes Arbeiten 7 2 Grundsätze für die moderne Verwaltung 9 3 Umsetzung des Konzeptes 11 3.1 Handlungsfelder 11 3.2 Maßnahmen und Ressourcen zur Erreichung der Handlungsfeldziele 22 3.3 Berichterstattung und Koordinierung der Umsetzung der Maßnahmen 46 3.4 Meilensteinplanung zur Konzeptumsetzung 48 Anlagen Dezernat Allgemeine Verwaltung 3 49 Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 2 1 Anforderungen an die Stadtverwaltung der Zukunft 1.1 Einleitung - Die Strategieausrichtung „Leipzig 2030“ benötigt eine moderne Verwaltung Im Kontext der demografischen Entwicklung ergeben sich auch in den nächsten Jahren komplexe Herausforderungen an die Stadtverwaltung, die eine Anpassung an ihre Organisation sowie ihre Denk- und Arbeitsweise erfordern. Dabei gilt es, den Anforderungen der Bürgerinnen und Bürger an ihre Stadtverwaltung gerecht zu werden- denn ihre Ansprüche an Infrastrukturen und Serviceleistungen steigen. Zudem fordert die digitale Entwicklung die Innovationsfähigkeit der Beschäftigten sowie die Innovationsbereitschaft der Politik und des Organisations- und Personalmanagements heraus. Unsere Dienstleistungsprozesse werden zukünftig verstärkt kollaborativ und fachübergreifend erfolgen müssen, da die Produkte und Dienstleistungen komplexer werden. Die Verwaltung der Zukunft wird die sich laufend verändernden Umfeldbedingungen daher auswerten und entsprechende Anpassungen vornehmen müssen. Zur Bewältigung der aktuellen und zukünftigen Anforderungen an die Stadtverwaltung Leipzig bedarf es daher konkreter Strategien mit entsprechenden Zielstellungen und konzeptionellen Untersetzungen. Das Integrierte Stadtentwicklungskonzept (INSEK) nimmt dazu den gesamtstädtischen Ansatz und damit die Entwicklung der Stadt Leipzig als solche in den Fokus, ausgerichtet an den strategischen Zielen der Stadt. Das strategische Konzept zur modernen Verwaltung setzt seinen Fokus auf die Verwaltung und bildet eine wichtige Grundlage für ein zielgerichtetes, modernes und bereichs- bzw. fachübergreifendes Verwaltungshandeln. Aus den gesamtstädtischen Zielen und Vorhaben ergeben sich entsprechende Anforderungen an die Stadtverwaltung und ihre Arbeitsweisen und –strukturen. Grafik: Zielbild „Leipzig 2030“ Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 3 Das strategische Zielbild „Leipzig 2030“ folgt dem Leitsatz „Leipzig wächst nachhaltig“ und umfasst die inhaltlichen Ziele sowie die wichtigsten Beteiligten und Akteure, die deren gemeinsame Umsetzung und somit ganzheitliche Herangehensweise ermöglichen. Die Grundhaltung dieser ganzheitlichen Herangehensweise wird durch die Akteure im äußeren Kreis beschrieben. Aus der gesamtstädtischen Zielsetzung ergibt sich für die Verwaltung dabei folgende strategische Zielsetzung: Ziel ist eine moderne, gesamtstädtisch denkende Verwaltung im Sinne einer flexiblen, lernenden Organisation, die ihr Handeln an strategischen Zielen, aktuellen Handlungserfordernissen und den künftigen finanziellen Ressourcen ausrichtet. Aus dieser Zielstellung leiten sich die Schwerpunkte für die Konzeption „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ ab und sie ist handlungsleitend für die die Querschnittsaufgaben Organisations- bzw. Personalentwicklung. Denn die Modernisierung der Verwaltung ist eine der zentralen Herausforderungen, die sich aus dem Wachstum der Stadt Leipzig ergeben. Das hier vorliegende Konzept „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ (kurz: MoVe) ist damit integrativer Bestandteil der Gesamtstrategie der Stadt Leipzig und beinhaltet Handlungsschwerpunkte der Verwaltung für die nächsten Jahre bis 2022 sowie perspektivisch bis 2030. Es soll Grundlage sowohl für die Modernisierung des nach innen wirkenden Verwaltungshandelns als auch der nach außen gerichteten Verwaltungsarbeit gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern und Unternehmen sein. Das Konzept Moderne Verwaltung gibt bereits bestehenden sowie neuen Projekten, die den Anspruch einer Modernisierung der Verwaltung erfüllen, eine Plattform. Dies gibt den Projekten die Möglichkeit, im Fokus der Aufmerksamkeit geprüft, weiterentwickelt, begleitet, und bei der Umsetzung durch das Aufzeigen von Synergien unterstützt zu werden (s. Grafik S. 5 zur Darstellung der Schnittstellen zwischen für die „Moderne Verwaltung“ relevanten Konzepten). Das Konzept Moderne Verwaltung übernimmt eine sogenannte „Leuchtturm“-Funktion zur Hervorhebung von Modernisierungsprojekten auch aus anderen Fachbereichen mit dem Fokus auf Organisations- bzw. Personalentwicklung. Bewusst können und werden aber nicht alle laufenden Modernisierungsprojekte aufgenommen, diese „Lücke“ gilt es aber immer wieder zu beachten und ggf. auch zu korrigieren. Diese Herausforderungen der nächsten Jahre zu meistern, wird insbesondere Schwerpunkt des Dezernates Allgemeine Verwaltung als Unterstützer und Begleiter für die fachverantwortlichen Ämter und Referate in ihren jeweiligen Modernisierungsprojekten sein. Bei der Ausgestaltung der Handlungsprioritäten erhalten neben den wirtschaftlichen Aspekten der Verwal- Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 4 tungsarbeit die Weiterentwicklung und Verbesserung der Führungskultur sowie eine entsprechend funktionierende Verwaltungsorganisation hohe Bedeutung. So kann und soll es gelingen, die Stadtverwaltung Leipzig weiterhin als attraktive Arbeitgeberin zu entwickeln. Folgende Grafik zeigt Schnittstellen des im Konzept „Moderne Verwaltung der wachsenden Stadt Leipzig“ verankerten Modernisierungsprozesses mit strategischen Konzepten der Stadtverwaltung auf. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 5 In der folgenden Grafik wird beispielhaft am Dezernat Finanzen die besondere Heraushebung von Projekten verdeutlicht, die zur Modernisierung der Verwaltung vorgesehen sind und in das Konzept „MoVe“ zur besonderen Unterstützung aufgenommen wurden. Weitere Modernisierungsprojekte bzw. -maßnahmen im Rahmen dieses Konzeptes werden im Kapitel 3.2 dargestellt und erläutert. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 6 1.2 Moderne Verwaltung – moderne Kommunikation, modernes Arbeiten Bei den Bestrebungen der Modernisierung/Digitalisierung der Verwaltung nimmt E-Government eine zentrale Rolle ein. Dazu muss das Verständnis entwickelt werden, dass Informations- und Kommunikationstechnologien in öffentlichen Verwaltungen mit organisatorischen Änderungen einhergehen, die die Kommunikation verbessern und Aufgabenerfüllung des öffentlichen Dienstes erleichtern. Da die modernen Medien gewohnte Arbeitsabläufe und Kommunikationswege auch innerhalb der Verwaltung und nach außen verändern, erhalten bestimmte Themen in der Modernen Verwaltung eine zentrale Rolle. Dazu gehören neben der Sicherung der Daten und Datenqualität unter anderem Vernetzung und Transparenz sowie mobile Arbeitswelten und flexible Arbeitsmodelle. In der Arbeitswelt von morgen geht es nicht mehr nur um Informationsaustausch, sondern auch um gemeinsamen, bedarfsgerechten und leicht steuerbaren Zugriff auf Informationen (bzw. Vernetzung). Aus diesem Grund liegt ein weiterer Fokus der Modernen Verwaltung im Aufbau neuartiger Informations- und Kommunikationsarchitekturen. Die Europäische Kommission hat im Zuge der Strategie „Digitaler Binnenmarkt“ den Aktionsplan E-Government 2016-2020 veröffentlicht. Mit dem Aktionsplan soll die öffentliche Verwaltung bis 2020 innerhalb der EU vollständig elektronische Dienste anbieten. Konkrete Modernisierungsmaßnahmen sind die Umsetzung eVergabe (2018), die Umstellung auf eRechnung (2019), die Verbreitung eID und eSignature und die gemeinsame Nutzung von Cloud-, Daten und Rechner-Infrastrukuren. Zur Umsetzung der Anforderungen im Hinblick auf die Verwaltungsmodernisierung ist laut einer aktuellen Studie des Normenkontrollrates (NKR) eine „umfassende Neuorientierung im deutschen E-Government notwendig“1. Bei der gemeinsamen Umsetzung der wichtigsten Verwaltungsverfahren wäre laut NKR ein Einsparpotenzial von ca. 34 Prozent/ca. 3 Mrd. Euro möglich. Damit können sich die notwendigen Investitionen für die Entwicklung von zentralen IT-Bausteinen und -Verfahren auf Bundesebene und deren mögliche Nachnutzung durch die gesamte Öffentliche Verwaltung bereits kurzfristig amortisieren. Darüber hinaus lassen sich die Ziele der Stadt nur dann erreichen, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter langfristig an die Stadt als Arbeitgeberin gebunden sind und sich über ihre Aufgaben mit den Zielen der Stadt identifizieren. Für die dafür notwendige Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeitermotivation sind ein modernes Personalmanagement sowie ein neues Führungsverständnis Grundvoraussetzungen. Gleichzeitig ist eine neue Art des Personalmanagements zentraler Modernisierungsfaktor für die Verwaltung. Denn die mit der Digitalisierung und Komplexitätssteigerung einhergehenden veränderten Arbeitsbedingungen stellen neue Anforderungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung. So ist das Gelingen des Modernisierungsprozesses in der Stadtverwaltung Leipzig beispielsweise abhängig von einem gut funktionierenden Veränderungsmanagement als Kernkompetenz der Führungskräfte der Verwaltung. Gleichzeitig braucht es mehr Angebote an Ressourcen, unter anderem im Bereich Gesundheitsmanagement, um die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu unterstützen und deren Widerstandsfähigkeit vor dem 1 Quelle: Gutachten NKR: "E-Government in Deutschland: Wie der Aufstieg gelingen kann", 14.06.2016 Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 7 Hinblick der wachsenden Herausforderungen zu stärken. Aus diesem Grund ist ein grundlegend anderes Vorgehen in der Betreuung und Entwicklung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unabdingbar. So können diese auf die sich ändernden Rahmenbedingungen entsprechend vorbereitet werden und die steigenden Anforderungen erfüllen. In der sogenannten Arbeitswelt 4.0 wird diese Komplexität vereint. Das klassische Dreieck der Arbeit bleibt in seinen Grundsätzen erhalten, definiert sich jedoch neu: Um all diesen Entwicklungen Rechnung zu tragen, werden mit diesem strategischen Konzept acht Grundsätze des Handelns der Verwaltung (s. Pkt.2) verfolgt, die durch zehn Handlungsfelder repräsentiert sind. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 8 2 Grundsätze für die moderne Verwaltung Das Selbstverständnis der Verwaltung der Zukunft wird weiterhin von seinen bisherigen Werten (Demokratie, Rechtsbindung, Unparteilichkeit, Professionalität, Gleichbehandlung und Kontrollierbarkeit) definiert. Diese Werte bestimmen das Denken und Handeln der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Integration und aktive Anwendung neuer Technologien werden aber Teile dieser Identität werden. Zur Konkretisierung des Ziels des INSEK „Leipzig 2030“ – „Ziel ist eine moderne, gesamtstädtisch denkende Verwaltung im Sinne einer flexiblen, lernenden Organisation, die ihr Handeln an strategischen Zielen, aktuellen Handlungserfordernissen und den künftigen finanziellen Ressourcen ausrichtet.“ – wurden für das strategische Konzept „Moderne Verwaltung für eine wachsende Stadt“ Grundsätze des Verwaltungshandelns definiert (s. Tabelle S. 9). Diese Grundsätze sind handlungsleitend für den Modernisierungsprozess der Verwaltung. Die Modernisierung soll als ein kontinuierlicher Prozess verstanden werden, der neben bereichsübergreifenden bzw. bereichsinternen Projekten auch in Form von Einzelmaßnahmen umgesetzt wird. Die Querschnittsämter Personalamt und Hauptamt verstehen sich als Unterstützer, Begleiter bzw. Treiber in diesem Prozess im partnerschaftlichen Zusammenwirken mit den Ämtern und Referaten. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 9 Tabelle: Handlungsgrundsätze für die moderne Verwaltung 1. Wir für die Stadt. Die Stadtverwaltung formuliert und lebt ihr Selbstverständnis im Auftrag der Bürgerschaft der Stadt. 2. Ziele und Steuerung Das Verwaltungshandeln ist verpflichtet, sich an den gesamtstädtischen Zielen und Strategien zu orientieren und wird fachübergreifend gesteuert unter Berücksichtigung der Führungsleitlinien. 3. Wirtschaftlichkeit Das Handeln der Stadtverwaltung zielt auf Wirkung bei effizientem Mitteleinsatz. 4. Einheitlichkeit des Verwaltungshandelns Alle Verwaltungseinheiten sichern die Einheitlichkeit des Verwaltungshandelns. 5. Arbeitsbedingungen Gute Arbeitsbedingungen, Wohlergehen und Entwicklungsmöglichkeiten der Belegschaft sind zentrale Voraussetzungen der Aufgabenerfüllung. 6. Mitarbeiterführung Ein gemeinsames Verständnis von Mitarbeiterführung und Zusammenarbeit ist in den Führungsleitlinien niedergelegt und wird über konkretes Handeln erleb- und spürbar. 7. Verantwortung Innerhalb der Stadtverwaltung sind Verantwortungen geklärt und kommuniziert. Für komplexe Fragestellungen wird Verantwortung fachübergreifend wahrgenommen. 8. Geschäftsprozesse Die Geschäftsprozesse der Stadtverwaltung sind wirtschaftlich organisiert und werden durch Informations- und Kommunikationstechnik unterstützt. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 10 3 Umsetzung des Konzeptes 3.1 Handlungsfelder Das strategische Konzept für eine zukunftsorientierte Verwaltung kann nicht auf kurzfristigen Aktivitäten und Maßnahmen basieren, es sollte vielmehr auf längerfristige Ziele und Projekte bzw. Maßnahmen zur Modernisierung ausgerichtet sein. Dies stellt klare Anforderungen an die Steuerung durch die Führungskräfte. Aus den Zielsetzungen für das Konzept der zukunftsorientierten modernisierten Verwaltung ergeben sich Handlungsschwerpunkte. Zielstellung für die mittelfristige Modernisierung der Verwaltung:    moderne, gesamtstädtisch denkende Verwaltung im Sinne einer flexiblen, lernenden Organisation, die ihr Handeln an strategischen Zielen,  aktuellen Handlungserfordernissen und  den künftigen finanziellen Ressourcen ausrichtet. Aus dieser Zielstellung wurden zehn Handlungsfelder abgeleitet, welche durch handlungsfeldorientierte Ziele untersetzt sind. Zur Realisierung der Zielstellungen wurden konkrete Maßnahmen benannt, zunächst im Wesentlichen mit der zeitlichen Orientierung bis 2022 (Beschreibung der Maßnahmen s. Pkt. 3.2). Im Folgenden befindet sich eine Übersicht zu den zehn Handlungsfeldern mit kurzen inhaltlichen Beschreibungen sowie deren Zielstellungen bis 2022. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 11 Tabelle: Handlungsfelder 1 bis 10 mit kurzen Inhaltsbeschreibungen Handlungsfelder (HF) Kurzbeschreibung HF 1 Demokratie und Werte Demokratische und rechtsstaatliche Grundwerte bestimmen das Handeln der Verwaltung. Die Vermittlung von Werten, das Rechtsstaatsprinzip sowie die bürgerschaftliche Beteiligung sind Grundlagen des Verwaltungshandelns. HF 2 Strategie und Steuerung Das Handeln der Stadtverwaltung bedarf der Entwicklung eines Steuerungs- und Strategieumsetzungsprozesses. Dafür sind die entsprechenden Steuerungsinstrumente (z.B. Produkt- und Finanzcontrolling) zu konzipieren und anzuwenden. HF 3 Organisation und E-Government Die Organisation der Stadtverwaltung ist ein integriertes System, bestehend aus Organisation, Führung, Controlling und Optimierung, welches eine zielgerichtete Steuerung der Geschäftsprozesse ermöglicht und auf die Erfüllung der Bedürfnisse der Zielgruppen ausgerichtet ist. E-Government ist ein zentraler Motor für die Modernisierung der Verwaltung. HF 4 IT-Infrastruktur und IT-steuerung Für effiziente Prozesse und Strukturen wird die notwendige Informations- und Kommunikationstechnik auf der Basis verbindlicher Standards eingesetzt. HF 5 Kernprozesse Personalmanagement Die Kernprozesse des Personalmanagements sind für Fachämter, Mitarbeiter/-innen, Bewerber/-innen sowie Interessenvertretungen transparent und nachvollziehbar organisiert und beschrieben. Prozessaufwand und Ergebnisse stehen in einem vernünftigen Verhältnis. HF 6 Personalentwicklung Der Personalbedarf der Stadt Leipzig ist bekannt und wird durch geeignete Prozesse und Strukturen nachhaltig und langfristig gedeckt. Die Beschäftigten der Stadtverwaltung werden entsprechend ihrer Möglichkeiten gefördert. HF 7 Führung und Zusammenarbeit Führung und Zusammenarbeit werden als zentrale Themen des Personalmanagements verstanden und kommuniziert. Es gibt verbindliche Anforderungen an die Führungskräfte. Das eigene Führungsverhalten wird reflektiert und systematisch entwickelt. HF 8 Gesundheitsmanagement und Die Gesunderhaltung der Beschäftigten ist der Stadtverwaltung ein wichtiges Anliegen. Maßnahmen des BGM sind stadtweit etabliert, werden genutzt und wertgeschätzt. Unterschiedliche Lebensphasen, Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 12 Handlungsfelder (HF) Kurzbeschreibung Vielfalt in der Arbeit Lebensmodelle und Herkunftssituationen der Beschäftigten werden berücksichtigt. HF 9 Interne Kommunikation Wir sichern den internen Informationsfluss. Die mündliche und schriftliche Kommunikation innerhalb der Stadtverwaltung erfolgt effizient, transparent und im gemeinsamen Dialog. Die Identifikation der Beschäftigten mit der Stadtverwaltung als Arbeitgeber wird gestärkt. HF 10 Kooperation Die Zusammenarbeit im Konzern Stadt, in der interkommunalen Gemeinschaft, zur Wissenschaft und zur Wirtschaft wird gestärkt. Grafik: Gesamtarchitektur der Handlungsfelder Diese Grafik zeigt das Zusammenspiel und die Abhängigkeiten der Handlungsfelder miteinander bzw. voneinander auf, einerseits mit der Innenwirkung auf die Verwaltung und andererseits mit der Wirkung auf die Stadtgesellschaft mit den Bürgern und Unternehmen. Das Handlungsfeld 1 „Demokratie und Werte“ bildet den Gesamtrahmen und Grundlage für das Verwaltungshandeln. Die Handlungsfelder 2 „Strategie und Steuerung“, 9 „Interne Kommunikation“ und 10 „Kooperation“ beinhalten ebenfalls verwaltungsübergreifendes Handeln. Die Handlungsfelder 3 und 4 „Organisation und E-Government“ bzw. „IT-Infrastruktur und ITSteuerung“ stehen in enger Kooperation mit den personalbezogenen Handlungsfeldern 5 bis 8. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 13 Die Handlungsfelder im Einzelnen mit den jeweiligen Zielstellungen und ihren Inhalten: HF 1 Werte und demokratische Prozesse Ziele des HF 1:  Demokratische Prozessen sind bürgerorientiert, transparent und nachvollziehbar gestaltet. Das Verwaltungshandeln wird durch neue Formen im Bereich Open Data erleichtert.  Die Vermittlung zum demokratischen Auftrag und den Entscheidungsprozessen innerhalb der Stadtverwaltung und des Stadtrates erfolgt durch Schulungen und dem gegenseitigen Dialog. Das Handlungsfeld widmet sich den Werten und den demokratischen Prozessen in der Stadtverwaltung Leipzig. In einer Stadt mit bald 700.000 Einwohnern gilt, dass alle gemeinsam näher an die Leipzigerinnen und Leipziger heranrücken müssen, aber auch, dass die Leipziger Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit der Teilhabe am politischen Beteiligungsprozess erhalten – sei es im direkten Mitwirken oder transparenter Verfügbarkeit von Informationen. Die Stadtbezirksbeiräte, Ortschaftsräte, als auch zahlreiche andere Fachbeiräte in der Stadtverwaltung Leipzig dienen vor allem zur Beratung des Stadtrates, sind aber auch zu meist der Erstanlaufpunkt für die Anliegen der Bürgerschaft. Daher ist eines der Hauptziele der Verwaltung die Stärkung der Zusammenarbeit von Lokaler Demokratie und Lokaler Verwaltung. Moderne Gremienarbeit muss organisatorischen und technischen Anforderungen der Zeit entsprechen. Daher werden die federführenden Bereiche zur Sicherstellung der Gremienarbeit eine Bestandsaufnahme und entsprechende Anpassung der Ausstattung dieser vornehmen. Darüber hinaus wird es ein laufendes Qualitätsmanagement zur Verbesserung der laufenden Prozesse der Gremienarbeiten geben. Das Selbstverständnis der Verwaltung der Zukunft wird von seinen Werten (Rechtsbindung, Unparteilichkeit, Professionalität, Gleichbehandlung und Kontrollierbarkeit) des Verwaltungshandelns) bestimmt. Diese Werte müssen (immer wieder) in die Gesellschaft, aber auch zu den Führungskräften und Mitarbeitern vermittelt werden. Die Verwaltung ist ebenso so in der Pflicht, die zivilgesellschaftlichen Kräfte zu fördern, bürgerschaftliche Beteiligung aktiv zu befördern sowie vor allem auch junge Menschen für Kommunalpolitik als stärkstes Element der Demokratie zu interessieren. Gleichzeitig ist immer zu prüfen, welche Herausforderungen in den nächsten Jahren neben der technischen Modernisierung der Verwaltungen auf die Verwaltung zukommen und welche Auswirkungen dies auf das Selbstverständnis und die Werte einer Verwaltung hat. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 14 HF 2 Strategie und Steuerung Ziele des HF 2:  Es existiert ein gemeinsames Verständnis von strategischer Steuerung, die das Verwaltungshandeln auf die strategischen Ziele „Leipzig 2030“ ausrichtet.  Die Grundelemente einer strategischen Gesamtsteuerung, insbesondere Steuerungskreislauf, strategische Ziele und Steuerungsinstrumente, sind konzeptionell untersetzt, in der Verwaltung verortet und bereits teilweise implementiert. Inhalt dieses Handlungsfeldes ist der schrittweise Aufbau des „Leipziger Steuerungsmodells“ für die Stadtverwaltung Leipzig sowie die städtischen Eigenbetriebe und Beteiligungen. Wesentliche Aufträge sind die Verzahnung der vorhandenen Steuerungsprozesse zu einem einheitlichen Konzept einer strategischen Gesamtsteuerung und die Weiterentwicklung des INSEK-Prozesses zum gesamtstädtischen Strategieprozess unter dem Leitbild „Leipzig wächst nachhaltig!“. Dabei steht zunächst der Aufbau eines einheitlichen Zielsystems im Fokus, auf dessen Basis die Erarbeitung der Fachstrategien systematisiert und perspektivisch harmonisiert werden sollen. Hierzu gehören auch die Überprüfung der verwaltungsinternen Prozesse und Instrumente für Führung und Steuerung und deren Weiterentwicklung hin zu einer modernen, nach Zielen gesteuerten Verwaltung. Dies ist künftig Aufgabe im Geschäftsbereich I. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 15 HF 3 Organisation und E-Government Ziele des HF 3:  Die Geschäftsprozesse der Stadtverwaltung Leipzig sind wirtschaftlich organisiert und werden durch zukunftsfähige und nachhaltige Digitalisierung unterstützt.  Das Prozessmanagement wird als eine Grundlage für die moderne und effiziente Verwaltung aufgebaut. o Die Leistungserfüllung durch die Verwaltung orientieren sich an den Prozessen. o Wesentliche Prozesse sind im Prozessportal aktuell dokumentiert. Das Portal ist für die alle Beschäftigten zugänglich. Die Organisation der Stadtverwaltung als integriertes System ist darauf ausgerichtet, bestmögliche Ergebnisse in ihren Leistungen für die Bürgerinnen und Bürger, für die Stadtgesellschaft und auch für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erzielen. Dazu bedarf es geeigneter Strategien, eines entsprechenden Personaleinsatzes, des effizienten Einsatzes der zur Verfügung stehenden Ressourcen sowie der Sicherstellung optimaler Prozesse seitens der Führung der Stadtverwaltung. Für die kommenden Jahre sind Maßnahmen vorgesehen, um den Anforderungen an eine moderne, zukunftsorientierte und effiziente Verwaltungsarbeit gerecht zu werden. E-Government ist der zentrale Motor der Verwaltungsmodernisierung. Mit der elektronischen Verwaltungsarbeit soll der Zugang zu Informationen, die Kommunikation mit der Verwaltung sowie das Angebot und die Ausführung der Leistungen für die Bürgerinnen und Bürger effizient, transparent und einfach gestaltet werden. E-Government unterstützt das fach-, ressort- und ebenenübergeifende Arbeiten in der Verwaltung. Das Augenmerk liegt dabei auf der Prozessanalyse und der Schaffung der technischen Voraussetzungen für rechtssichere und medienbruchfreie Abläufe unter Beachtung der Grundsätze der IT-Sicherheit. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 16 HF 4 IT-Infrastruktur und IT-Steuerung Ziele des HF 4:  Die Stadtverwaltung Leipzig schafft eine technische Infrastruktur und Standards zur Digitalisierung der Verwaltung mit den Schwerpunkten Antragsmanagement zur Entgegennahme und Bearbeitung von Onlineanträgen sowie eines Bürger- und Unternehmensportals.  Mobiles Arbeiten ist, soweit es fachlich notwendig ist, möglich.  Die bestehende IT-Steuerung wird zukunftsfähig ausgerichtet. Zudem wird die Einführung neuer gesamtstädtischer IT-Vorhaben durch effizientes übergreifendes Projektmanagement unterstützt.  Informationssicherheit und Datenschutz sind gewährleistet. Die Realisierung effizienter Prozesse und Strukturen bedarf des Einsatzes effektiver und zukunftsweisender Informations- und Kommunikationstechnik sowie entsprechender technischer Standards. Dabei ermöglichen Standards eine verbesserte Flexibilität bei Nutzung und Ersatz von Geräten sowie bei Wartung und Support in Hard- und Softwarefragen. Neben den Fachverfahren sollen die Beschäftigten der Stadtverwaltung auf weitere zentrale Standards zurückgreifen können. Ein weiterer Schwerpunkt der nächsten Jahre ist die Schaffung der Voraussetzungen für mobiles Arbeiten in der Stadtverwaltung Leipzig. Dies umfasst den schrittweisen Zugang aller städtischen beschäftigten an das Stadtnetz/Intranet, den flexiblen ortsunabhängigen Zugriff auf Fachverfahren und die effiziente Verwaltung der mobilen Endgeräte. Ein weiteres strategisches Ziel ist der Ausbau der Steuerung und Organisation der IT. Hierfür werden Empfehlungen für eine zukunftsorientierte, effiziente IT-Steuerung erarbeitet. Die Informationssicherheit soll aufgrund der steigenden Anforderungen stetig verbessert und der Datenschutz soll weiterhin gewährleistet werden. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 17 HF 5 Kernprozesse – Personalmanagement Ziele des HF 5:  Personalgewinnung und Personalbetreuung sind effizient, kundenorientiert, transparent und nachvollziehbar organisiert  Die Stadtverwaltung wird nach innen und außen als attraktive Arbeitgeberin wahrgenommen Um das Personalmanagement langfristig modern aufzustellen, wurde im Jahr 2017 eine Strukturveränderung innerhalb des Amtes vorgenommen, welche alle personalrelevanten Arbeitsbereiche betrifft. Ziel dieser Umstrukturierung ist es, die Personalarbeit mittelfristig so aufzustellen, dass das Personalamt als strategischer Partner zum Erreichen städtischer Ziele zur Seite steht und die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter durch zielgerichtete, dienstleistungsorientierte Prozesse unterstützt wird. HF 6 Personalentwicklung Ziele des HF 6:  Die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zur aktuellen und künftigen Aufgabenerfüllung wird gewährleistet Der Personalbedarf der Stadt Leipzig ist bekannt und wird durch nach innen und außen gerichtete Prozesse und Strukturen nachhaltig und langfristig gedeckt. Alle Beschäftigten der Stadtverwaltung werden entsprechend ihrer Möglichkeiten gefördert. Die Stadtverwaltung verfügt über geeignete Maßnahmen und Instrumente zur Potentialerkennung und –entwicklung. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 18 HF 7 Führung und Zusammenarbeit Ziele des HF 7:  Die Führungskräfte der Stadtverwaltung führen Mitarbeiter/-innen unterschiedlichen Alters, unterschiedlicher Kulturen, unterschiedlicher sexueller Orientierung, unterschiedlichen Geschlechts sowie Mitarbeiter/-innen mit und ohne Behinderung auf die strategischen Ziele der Stadt hin, unter Berücksichtigung ihrer individuellen Bedürfnisse  In der Stadtverwaltung herrscht eine vertrauensvolle, wertschätzende Zusammenarbeit Führung und Zusammenarbeit werden als zentrale Themen des Personalmanagements verstanden und kommuniziert. Es gibt verbindliche Anforderungen an Führungskräfte, welche für alle Führungskräfte der Stadtverwaltung gelten. Um die Führungskräfte in der Erfüllung dieser Anforderungen zu unterstützen, werden spezifische Maßnahmen angeboten. Dazu wird das eigene Führungsverhalten systematisch reflektiert und entwickelt. Die vertrauensvolle und wertschätzende Zusammenarbeit basiert dabei nicht ausschließlich auf der Führung von oben, sondern setzt eine aktive Beteiligung der Mitarbeiter/-innen der Stadtverwaltung am Entwicklungsprozess und am Leben einer gemeinsamen Kultur voraus. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 19 HF 8 Gesundheitsmanagement und Vielfalt in der Arbeit Ziele des HF 8:  Das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) der Stadtverwaltung stärkt die organisationale und individuelle Widerstandsfähigkeit. Die gesellschaftlichen und organisatorischen Veränderungen wie Wertewandel, Internationalisierung sowie Digitalisierung setzen die Verwaltung vor neue Herausforderungen. Zunehmende Leistungsverdichtung und steigende Komplexität führen zum Anstieg physischer und psychischer Erkrankungen bei Arbeitnehmern /-innen. Das BGM der Stadtverwaltung setzt daher sowohl bei der Entwicklung von individuellen Gesundheitskompetenzen der Beschäftigten an, wie auch auf die Gestaltung von Strukturen, Prozessen und Arbeitsbedingungen. So kann eine gesunde Arbeitsatmosphäre entstehen. Motivierte und gesunde Bedienstete sind eine wesentliche Voraussetzung, um nachhaltig die steigenden Anforderungen an die Verwaltung einer wachsenden Stadt zu bewältigen. Für die erfolgreiche Implementierung des BGM in die Strukturen und Prozesse der Stadt Leipzig wurde in einer Arbeitsgruppe gemeinsam mit dem Gesamtpersonalrat eine Rahmendienstvereinbarung BGM (Vorlage - VI-DS-03765) erarbeitet. Diese schafft die Grundlagen dafür, dass gezielt Einfluss auf die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Beschäftigten als Basis für den Erhalt der Gesundheit genommen werden kann. Auf Grundlage diser Rahmendienstvereinbarung BGM wurde dazu eine örtliche Steuerungsgruppe der Dienststelle Stadtverwaltung gegründet.  Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben in der Stadtverwaltung wird erleichtert: Die Stadtverwaltung Leipzig bringt betriebliche Belange in eine bessere Balance mit den individuellen Lebensereignissen der Mitarbeiter/-innen. Durch eine ausgewogene Lebenssituation werden Mitarbeiterpotentiale optimal genutzt und die Arbeitgeberattraktivität gesteigert. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 20 HF 9 Interne Kommunikation Ziele des HF 9:  Die verbale und nonverbale Kommunikation innerhalb der Stadtverwaltung erfolgt effizient, transparent und im gemeinsamen Dialog.  Die Identifikation der Beschäftigten mit der Stadtverwaltung als Arbeitgeber wird gestärkt. Die interne Kommunikation als Möglichkeit zur Beteiligung am Entwicklungsprozess innerhalb der Stadtverwaltung ist eine wesentliche Stütze zur Erreichung der strategischen Ziele der Stadt. HF 10 Kooperation Ziele des HF 10:  Die Stadtverwaltung versteht die Akteure der Wirtschaft als Teil der Bürgerschaft. Sie bezieht Unternehmen in die bürgerschaftliche Beteiligung ein und unterstützt Unternehmen, die sich für die Entwicklung der Stadtgesellschaft engagieren.  Die Stadtverwaltung implementiert Gütekriterien und Serviceversprechen für die mittelstandsorientierte Verwaltung im Zielsystem der Steuerung und richtet Geschäftsprozesse auf wirtschaftsfreundliches Handeln aus. Die Bevölkerungsentwicklung, die knappen finanziellen Ressourcen, die technologische Entwicklung, der wachsende Wettbewerb der Regionen in Europa sowie die gestiegenen Erwartungen der Bürger und Unternehmen an Art und Qualität kommunaler Leistungen stellen immer größere Anforderungen an die Kommune. In einer wachsenden Stadt ist nicht nur die Verwaltung, sondern sind alle öffentlichen Einrichtungen auf die neuen Herausforderungen auszurichten. Dies bedingt eine bessere Vernetzung der Akteure sowohl innerhalb des Systems „Stadtverwaltung und Beteiligungen“ als auch der sonstigen öffentlichen Einrichtungen (z.B. Bildungsagentur) Die Qualität der Verwaltung und von Verwaltungsentscheidungen ist ein Standortfaktor mit hoher Bedeutung für die wirtschaftliche Entwicklung, auf den die Stadt unmittelbaren Einfluss hat. Leipzig kann mit einer modernen Verwaltung die Rahmenbedingungen für die Schaffung von Arbeitsplätzen in Unternehmen fördern Damit wächst die wirtschaftliche Internationalisie- Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 21 rung und damit die Wirtschaftskraft der Stadt. Mit konkreten Leistungsversprechen für gutes und schnelles Verwalten gewinnt die Stadt ein Alleinstellungsmerkmal im Hinblick auf Servicefreundlichkeit für Bürger und Unternehmen. 3.2 Maßnahmen und Unterstützung zur Umsetzung der Handlungsfeldziele Zur Realisierung der Grundsätze des Konzeptes sowie der Handlungsfeldziele sind Maßnahmen bestimmt worden. Die Maßnahmen basieren u. a. auf - bereits bestehenden Beschlüssen des Oberbürgermeisters bzw. durch den Stadtrat, aus Ämterbefragungen bspw. im Zuge der Fortschreibung der IT- und E-GovernmentStrategie aus Interviews mit den Bürgermeisterinnen und Bürgermeister und der Evaluierung der IT-und E-Government-Strategie 2011 – 2015. Sie sind mit konkreten Umsetzungsplanungen und den entsprechenden Verantwortlichkeiten untersetzt. Die Schwerpunkte der Maßnahmen liegen auf den Gebieten der  Digitalisierung der Verwaltungsprozesse - verbunden mit der Etablierung und Umsetzung der erforderlichen Standards,  Prozessorientierung im Verwaltungshandeln,  Verbesserung des Personalmanagements,  Verbesserung des Gesundheitsmanagements,  Verstärkung von Steuerungsaufgaben,  Verstärkung der wirtschaftsfreundlichen Verwaltung  Stärkung der demokratischen Werte und Prozesse in der Stadtverwaltung Die konkreten Modernisierungsmaßnahmen erfordern zum Teil ein Umdenken in der Verwaltung und Veränderungen im Verwaltungshandeln. Dies betrifft insbesondere Maßnahmen zur Etablierung des Prozessmanagements sowie der flächendeckenden elektronischen Vorgangsbearbeitung und elektronischen Aktenführung sowie zur Gestaltung von Arbeit. Personalentwicklungs- bzw. Fortbildungsmaßnahmen, aber auch die Führungskompetenzen sind darauf abzustimmen. Gleichzeitig werden die zuständigen Fachämter des Dezernates Allgemeine Verwaltung zur Unterstützung für die methodischen, kommunikativen und Ressourcen beschaffenden Grundlagen in den Fachämtern aktiv bereitstehen. Das bedeutet, Ansprechpartner für Unterstützung zu Verfahrensweisen, Fördermittelbeschaffung, Organisation von finanziellen Mitteln im Zusammenwirken mit dem Dezernat II bzw. der Ausnutzung der entsprechenden Haushalte zu sein. Die Projektgruppe berichtet regelmäßig über Unterstützungs- und Pla- Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 22 nungsprozesse an die Lenkungsgruppe, mindestens halbjährlich und vorrangig bei Kommunikations- und Entscheidungsbedarf (nähere Ausführungen zur Berichterstattung s. Pkt. 3.3). Im Rahmen der originären Aufgaben der Organisationsentwicklung sowie des Personalmanagements stehen zur Unterstützung des Modernisierungsprozesses, insbesondere der Umsetzung der Maßnahmen, entsprechende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem erforderlichen Know-How im Dezernat Allgemeine Verwaltung zur Verfügung. Dies betrifft u. a. Fragen der Organisationsentwicklung, der Personalentwicklung, des Gesundheitsmanagements, des Anforderungsmanagements sowie des Einsatzes von digitalen Verfahren. In diesem Zusammenhang werden Projektsteuerer aus den Dezernaten I und II für zentrale und dezentrale Modernisierungsprojekte in den Fachämtern zur Unterstützung bereitstehen. Zudem steht die Projektgruppe für die Haushaltplanung 2019/20 zur Vorbereitung der Planung der für die Maßnahmen erforderlichen Ressourcen in den Fachämtern unterstützend bereit. Grafik: Unterstützung und Zusammenarbeit zur Umsetzung der 55 Maßnahmen für die Moderne Verwaltung (Modell) Entsprechende Beratungen und Meilensteine, dies zu koordinieren, werden im Zusammenwirken mit den Beteiligten organisiert und veröffentlicht (s. Pkt. 3.3, S. 46). Unabhängig davon liegt die Umsetzung der Maßnahmen in der Verantwortung des jeweils zuständigen Dezernates bzw. Fachamtes/Fachbereiches. Der Oberbürgermeister wird zweimal im Jahr per Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 23 Informationsvorlage umfassend und in der Regel jedes Quartal über die Arbeitsstände in geeigneter Weise (Bericht oder Vorstellung von „Leuchtturmprojekten“ oder kurze Beratung mit der Lenkungsgruppe etc.) informiert. Nachfolgend werden die Maßnahmen kurz beschrieben. Die konkretisierten Projektbeschreibungen erfolgen im Rahmen der in der Projektarbeit zu erstellenden Steckbriefe durch die Fachverantwortlichen in den zuständigen Ämtern bzw. Referaten. Die vollständige Liste der Maßnahmen ist als Anlage beigefügt. HF 1 Werte und demokratische Prozesse ► Gremienarbeit von Stadtrat und Beiräten verbessern Die Beteiligung und das Mitwirken an demokratischen Prozessen ist ein hohes Gut, welches gerade im Blick auf die Leipziger Historie und die Errungenschaften des Jahres 1989, nicht hoch genug geschätzt werden kann. Ohne die Arbeit und das Mitwirken der zahlreichen Vertreter in den Stadtbezirksbeiräten, den Ortschaftsräten und den vielen weiteren Fachbeiräten der Stadt Leipzig, ist eine erfolgreiche Entwicklung unserer Stadt nicht möglich. Die Gremienarbeit muss analog den Ansprüchen und Vorhaben an das Arbeiten einer modernen Verwaltung angepasst werden. Hierfür gilt es einheitliche Standards in Lage und Ausstattung der Sitzungsräume zu schaffen, sowie das Vorlagenmanagement den Bedarfen der Gremien anzupassen. Weitere Maßnahmen zur Verbesserung der Gremienarbeit werden in Rücksprache mit dem Büro für Ratsangelegenheiten ab dem Jahr 2019 umgesetzt. ► Stadtbüro neu ausrichten Die ehemaligen Räume des Bürgeramtes Stadthaus sollen als Stadtbüro umgebaut werden. Bisher befand sich das Stadtbüro am Marktplatz und soll seine Angebote auf den erweiterten Flächen im Stadthaus realisieren. Dabei wird das inhaltliche Konzept für das Stadtbüro mit folgenden Schwerpunkten weiterentwickelt: A) • • Information Verbreitung von Informationsmaterialien über Planungs- und Bauprozesse aus allen Fachämtern der Stadtverwaltung Ausstellungen zu aktuellen Planungen und Wettbewerben im Stadtplanungsamt sowie anderen Fachämtern Nutzung des Stadtbüros für Presse- und Medienarbeit B) • Beteiligung Kontinuierliche Ansprechpartner für Bürgerbeteiligungsprozesse in der Stadt • Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 24 • • Multifunktionale Nutzbarkeit für Bürgerbeteiligungsprozesse mit unterschiedlichen Methoden Öffentliche Auslegung von Bebauungsplänen C) • • • Engagementförderung Kontinuierliche Ansprechpartner für bürgerschaftliches Engagement in der Stadt Vernetzung und Unterstützung von Akteuren, Initiativen und Engagierten Nutzung des Stadtbüros durch Initiativen und Vereine (z.B. Städtepartnerschaften) Das Stadtbüro wird gemeinsam vom Referat Kommunikation, der Koordinierungsstelle „Leipzig weiter denken“ und dem Sachgebiet Öffentlichkeitsarbeit im Stadtplanungsamt betrieben. Inhaltlich werden alle Ämter, die zu Planungsprozessen und Projekten informieren, beteiligen oder bürgerschaftliches Engagement aktivieren wollen, eingebunden. Die Erschließung erfolgt über die Markgrafenstraße. Es wird eine barrierefreie Zugänglichkeit umgesetzt. ► Transparenz des Verwaltungshandelns stärken – Open Data umsetzen Das Open Data-Portal ist zur Nutzung freigeschaltet. Nunmehr liegt der Focus auf der Weiterentwicklung des Portals, insbesondere der Funktionalitäten und Dienste, des Standardisierungsprozesses der Veröffentlichung sowie der kontinuierlichen Erweiterung des Datensatzportfolios. ► Stärkere Verankerung der demokratischen Werte und Prozesse bei den Beschäftigten und in der Ausbildung der Azubis durch Projekte Die Maßnahme soll mit drei Bausteinen umgesetzt werden. Zunächst soll in einem Projekt durch städtische Studenten und Auszubildende ein kommunales Planspiel entwickelt und durchgeführt werden. Ziel ist es, zukünftig jährlich in einer Projektwoche Auszubildenden und Studenten durch das Planspiel aktiv die demokratischen und rechtstaatlichen Prinzipien am Beispiel der Organe und Gremienarbeit der Stadt Leipzig zu verdeutlichen. Der zweite Baustein befasst sich mit potentiellen Bewerbern für eine Ausbildung bzw. ein Studium bei der Stadt Leipzig. Mit Unterstützung der Ausbilder/-innen im Personalamt sollen Auszubildende und Studenten ausgewählten Schulklassen die Grundsätze der Demokratie am Beispiel der Stadt Leipzig und seiner Entscheidungsgremien erläutern und durch den Besuch einer Ratsversammlung verdeutlichen. Dieses Format dient der Steigerung des Demokratieverständnisses sowie der Erweiterung der Kommunikations-, Organisations- und Sozialkompetenzen der Auszubildenden und Studenten. Zudem wird das Bewerbermarketing unterstützt. Der dritte Baustein befasst sich mit den Bediensteten. Die Qualifizierung der aktuell ca. 350 ausbildenden Mitarbeiter/-innen muss in der Stadtverwaltung gemäß § 28 Abs. 5 Berufsbildungsgesetz ohnehin neu gedacht und intensiviert werden. Dabei soll nicht allein die Vermittlung arbeitspädagogischer Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten, sondern auch die Auseinandersetzung mit dem demokratischen Auftrag und den Gremienprozessen Bestandteil der Weiterbildung werden. Die ausbildenden Mitarbeiter/-innen können dieses Wissen anschließend als Multiplikatoren in der Verwaltung weitergeben. ► Einführungsseminare für neue Mitarbeiter und Führungskräfte Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 25 Das Einfinden neuer Mitarbeiter/-innen in die Organisationskultur erfolgt bereits ab dem ersten Arbeitstag. Insbesondere in den ersten Wochen sind neue Mitarbeiter zugänglich für Impulse bezüglich der Organisationskultur und passen ihr Verhalten entsprechend an. Aus diesem Grund sollen neuen Mitarbeiter/-innen bereits so früh wie möglich die Grundsätze des Verwaltungshandelns nahegebracht werden. Dazu werden regelmäßig Einführungsseminare stattfinden, welche den neuen Mitarbeiter/-innen Orientierung geben durch Einblicke in Aufbau und Abläufe in der Verwaltung, Grundsätze des Handelns, Aufzeigen von Entwicklungsmöglichkeiten u.a. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 26 HF 2 Strategie und Steuerung ► Konzeption für eine „Strategische Gesamtsteuerung“ erarbeiten, organisatorisch verorten und schrittweise implementieren Anhand einer Prozessanalyse wurde ein Soll-Modell für eine gesamtstädtische Konzeption für eine strategische Steuerung entwickelt. Dessen Ziel ist es, die strategischen Prozesse und Instrumente städtischen Handelns auf das gesamtstädtische Zielsystem auszurichten und in einem Steuerungskreislauf zusammen zu führen. Als zweiter Schritt ist der GB I mit der Umsetzung der Konzeption und der (Weiter-)Entwicklung von Steuerungsinstrumenten beauftragt. ► Erarbeitung und Kommunikation gesamtstädtischer Ziele als Strategieprozess etablieren Mit der Erarbeitung der strategischen Ziele „Leipzig 2030“ und ihrer Abstimmung mit Fachund Führungskräften der Stadtverwaltung sowie der städtischen Eigenbetriebe und Beteiligungsunternehmen hat bereits ein wichtiger Schritt zur Weiterentwicklung eines gesamtstädtischen Strategieprozesses stattgefunden. Es gilt nun, diesen dauerhaft zu etablieren und hierbei die Kommunikation mit allen Akteuren auszubauen. ► Schlüsselprodukte sind als Instrument strategischer Steuerung konzipiert und im HHP verankert. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben ist die Stadt Leipzig verpflichtet, Schlüsselprodukte als strategisches Steuerungsinstrument zu implementieren. Der Auftrag beinhaltet, die Schlüsselprodukte auszuwählen, konzeptionell zu entwickeln und mit Zielen, Kennzahlen und Erläuterungen zu erarbeiten. Ziel ist es, mit diesem Instrument die Strategischen Ziele „Leipzig 2030“ mit dem Haushalt zu verknüpfen. ► Indikatoren für die strategischen Ziele "Leipzig 2030" werden für die Stadtverwaltung und für die Öffentlichkeit verfügbar gemacht. Auf Basis des strategischen Zielbildes „Leipzig 2030“ werden Indikatoren mit dem Ziel entwickelt, eine übersichtliche und quartalsweise aktualisierte Informationsplattform für Kernthemen der Stadt Leipzig zu etablieren. Diese werden verwaltungsintern kommuniziert, regelmäßig aktualisiert und der Bevölkerung zugänglich gemacht. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 27 HF 3 Organisation und E-Government ► Geschäftsstelle und Steuerungseinheit zur Digitalisierung der Verwaltung etablieren Die Digitalisierung der Stadtverwaltung Leipzigs stellt ein umfangreiches und äußerst komplexes Vorhaben dar. Hierfür bedarf es neben der definierten Technik auch einer geeigneten Organisations- und Steuerungsstruktur, die das gesamte Vorhaben unter Beachtung langfristiger Ziele plant, die Umsetzung steuert und den laufenden Betrieb sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung sicherstellt. Entscheidend für eine gezielte und erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung der Verwaltung ist jedoch nicht nur das Festlegen einer Struktur, sondern vor allem die Etablierung eines entsprechenden Arbeits- und Steuerungsprozesses. Kernaufgabe der Geschäftsstelle ist die Konzipierung, Etablierung und Koordinierung eines Prozesses, der die bestehenden Digitalisierungsprojekte steuert, die Anforderungen an neue Digitalisierungsvorhaben unter Berücksichtigung der gesamtstädtischen Ziele bündelt und zielgerichtet sowie ganzheitlich umsetzt. Die zentralen Ziele der Digitalisierung der Stadtverwaltung umfassen neben  der Steigerung der Effizienz der Verwaltungsdienstleistungen auch  einen leichteren Zugriff auf aktuelle Informationen sowie Bearbeitungsstände der Verwaltungsvorgänge,  die Vorgabe und Umsetzung verbindlicher Standards,  die Schaffung moderner Arbeitsformen für moderne Mitarbeiter und  die Beschleunigung von Geschäftsprozessen Daraus sollen sowohl mittel- bis langfristige Kosteneinsparungen im Sinne einer Kompensation der durch die „wachsende Stadt“ bedingten Fallzahlensteigerungen ermöglicht als auch die gestiegene Erwartungshaltung der Bürger und Mitarbeiter an eine moderne Verwaltung erfüllt werden. ► Zentralen Posteingang weiterentwickeln und differenzieren Die Digitalisierung der papiergebundenen Eingangspost und somit der Basisdienst "Zentraler Posteingangsscan" stellt den "Flaschenhals" der Informationserfassung und die Voraussetzung für eine E-Akte (digitale Schriftgutverwaltung) dar. Die zentrale Scanstelle (Scancenter) der Stadtverwaltung im Hauptamt setzt ein standardisiertes Scanverfahren einschließlich der Barcodesteuerung für den Posteingang um im Rahmen der sukzessiven Erweiterung des Verfahrens in Bezug auf die Integration weiterer Fachämter lt. Stufenplan. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 28 Der Stufenplan ist integriert im Organisationskonzept digitale Verwaltung (Fömi-Projekt). ► Elektronische Akte und digitale Vorgangsbearbeitung als Regelverfahren einführen Die Stadtverwaltung Leipzig prüft ihre Geschäftsprozesse und führt die digitale Vorgangsbearbeitung einschließlich der elektronischen Aktenführung weitestgehend ein. Dies umfasst folgende Projektteilziele:   Die Stadtverwaltung Leipzig setzt die elektronische Akte als führende Akte um. Die Stadtverwaltung Leipzig einigt sich auf eine Zielarchitektur und setzt diese um. ►Anordnungswesen digitalisieren Die Stadt Leipzig hat sich – zur Umsetzung der Regelungen zur elektronischen Rechnungsbearbeitung aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU – am 20.04.2015 grundsätzlich dazu entschieden (BV VI-DS-01196), einen elektronischen Rechnungseingang einzuführen. Am 06.01.2016 folgte der entsprechende Ausführungsbeschluss BV VI-DS-01983. Damit werden Rechnungen digital festgestellt. Nach der Feststellung folgt der Anordnungsprozess, der ebenfalls digital erfolgen soll. Der Anordnungsprozess umfasst die Schritte Erfassen bzw. Übernehmen von Daten, Anordnen und Freigeben des Anordnungsdokuments. Das übergeordnete Ziel eines digitalen Anordnungswesens ist es, die Schritte Anordnen und Freigeben elektronisch im Finanzverfahren SAP einheitlich und standardisiert abzubilden. Dabei geht es zunächst darum, die Prozesse des elektronischen Rechnungseingangs medienbruchfrei anzubinden. In der Folge sind alle anderen anordnungspflichtigen Geschäftsvorfälle bzw. Prozesse und Vorverfahren schrittweise an das elektronische Anordnungswesen anzubinden. ► Elektronisches Archiv einführen Im Stadtarchiv Leipzig werden Unterlagen, denen ein bleibender Wert zukommt, in ihrer Entstehungsform archiviert und damit dauerhaft verwahrt. Die von der Stadtverwaltung Leipzig mitgetragene Initiative zur Einrichtung eines gemeinsamen elektronischen Kommunalarchivs für Sachsen (elKA) startet derzeit als Projekt bei den kommunalen Spitzenverbänden. Ziel ist der Aufbau einer zentralen Leitstelle sowie eines eArchiv-Systems mit Überführung in den Dauerbetrieb bis 2021. Die Unterstützung des elKA ist in den nächsten Jahren ebenso entscheidend wie die Intensivierung der Übernahme und Erhaltung elektronischen Archivguts und der Sensibilisierung aller Mitarbeiter/-innen für die Thematik. Das übergeordnete Ziel ist die Sicherung des digitalen historischen Erbes der Stadt Leipzig für zukünftige Generationen. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 29 ► Weiteren Ausbau des zentralen Gebäudemanagements umsetzen Die allgemeinen, wirtschaftlichen und fachlichen Zielvorgaben zur Einführung eines ganzheitlichen Gebäudemanagements wurden bereits in der DBV 246/11 vom 25.01.2011 bzw. in der Organisationsuntersuchung der KPMG vom 24.08.2010 formuliert. Neben der Gewährleistung eines wirtschaftlichen und sparsamen Ressourceneinsatzes (Fläche, Betriebskosten, Instandhaltung, etc.) soll auch die Professionalisierung und Transparenz erhöht werden. Weitere Ziele des zentralen Gebäudemanagements sind eine ganzheitliche Steuerung, eine ausgeprägte Nutzer-/ Serviceorientierung und die Einbindung der "VorOrt-Kompetenz". Zu den Hauptaufgaben, welche zum Erreichen der gesetzten Ziele definiert wurden, gehören zum Einen die Bündelung der gebäudebezogenen Aufgaben bzw. Fachliegenschaften sowie die Etablierung einer (strategischen) Steuerung des Immobilienbestandes unter Einbeziehung der Nutzerinteressen und politischen Vorgaben, zum Anderen die Professionalisierung sowie Prozessoptimierung der Dienstleistungen, die Schaffung einer Kosten-LeistungsTransparenz und die Einführung von Anreizsystemen (Ziel: Mieter-Vermieter-Modell). Des Weiteren soll die Zukunftsfähigkeit des zentralen Gebäudemanagements mit der Digitalisierung von gebäudewirtschaftlichen Prozessen und Daten mittels des eingeführten IT-Systems (CAFM-System) gesichert werden. Es muss erweitert und ämterübergreifend als Standard etabliert werden. So sollten der gesamte, ämterübergreifende Gebäudebestand abgebildet werden und es sollte als Datengrundlage für gebäuderelevante Stammdaten und gebäudewirtschaftliche Prozesse für alle weiteren Systeme/Prozesse (SAP, GIS etc.) dienen. ► Interne Dienstleistungs- und Kommunikationsprozesse verbessern (Intranet) Gegenstand dieser Maßnahme ist es, die Weiterentwicklung der Kommunikationsprozesse in der Stadtverwaltung mit dem verstärkten Einsatz von IT zu unterstützen. ► Vertragsdatenbankmanagement einführen Ziel ist es in einem ersten Schritt, sämtliche definierte Verträge in einem zentralen Vertragsdatenportal zu erfassen bzw. bereits erfasste Verträge in diese datentechnisch zu integrieren. Ziel ist es, langfristig den Bearbeitungsprozess von Verträgen so umfassend wie möglich digital abzubilden und dabei den Erfassungsaufwand von Vertragsdaten, die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten sowie die Weiterverarbeitung im Rechnungswesen zu optimieren. Die Vorlage zum Grundsatzbeschluss befindet sich im Mitzeichnungsverfahren und wurde noch nicht durch die DB OBM bestätigt. Die Projektlaufzeit wird derzeit auf ca. 4 Jahre ab Projektstart geschätzt. Eine Konkretisierung kann erst im Rahmen des Projekts erfolgen. Gleiches gilt für Aussagen zu Projektkosten. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 30 ► Terminvereinbarungen online und digitale Anrufsysteme für alle Ämter mit Bürgerkontakt einführen Bei allen Behördenkontakten, bei denen persönliches Erscheinen in der Stadtverwaltung notwendig ist, soll die elektronische Vereinbarung von Terminen möglich sein. Weiterhin soll insbesondere in Wartezonen/-bereichen in Verwaltungsgebäuden eine transparente Steuerung des Bürgerverkehrs durch elektronische Aufrufsysteme erreicht werden. ► Prozessmanagement in der Verwaltung konzipieren und etablieren Prozessmanagement ist in der Stadtverwaltung nicht Neues! Es ist ein modernes Führungswerkzeug und ein fester Bestandteil in der Organisationsentwicklung der Stadtverwaltung Leipzig. Prozessmanagement ist ein ganzheitlicher und kontinuierlicher Ansatz, in dessen Fokus die Verwaltungsleistung und der Abnehmer dieser Leistung stehen. Nicht die Zuständigkeiten und hierarchischen Entscheidungsstrukturen sind Ausgangspunkt einer Prozessbetrachtung, sondern Anliegen und Bedürfnisse der Abnehmer bzw. der Leistungsempfänger der Verwaltung. Eine prozessorientierte Betrachtungsweise des Verwaltungshandelns bedeutet in den Sachgebieten, Abteilungen, Ämtern, Referaten und Dezernaten ein gewisses Umdenken. Das heißt insbesondere ein Umdenken in Richtung Prozessgestaltung, somit weniger in der bisherigen hierarchiegeprägten Aufbauorganisation und der damit verbundenen organisationsstrukturbezogenen Arbeitsweise. Die herkömmliche funktionsbezogene Sicht, welche hierarchie- und aufgabenorientiert ist, reicht für die Bewältigung zukünftiger Aufgaben, insbesondere für die Digitalisierung der Verwaltung nicht mehr aus. Je nach Qualitätsanspruch, politischer Bedeutung oder Effizienzeinschätzung müssen die Prozesse hinsichtlich der Durchlauf-, Liege- und Wartezeiten, Sicherheitsaspekten oder aber Bürokratiekosten neu bewertet werden. Dabei stehen eben die Verwaltungskunden, also Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen, aber auch andere Behörden im Fokus. Wichtig ist, die Leistung mit der gewünschten und geforderten Qualität den entsprechenden Zielgruppen zur Verfügung zu stellen. Dies erfüllt den alten, aber immer gültigen Satz „Verwaltung ist kein Selbstzweck!“. Hauptaufgabe der „Maßnahme“ ist, die Denkweise von Prozessmanagement in der Stadtverwaltung zu etablieren und gleichzeitig die Arbeit mit Prozessen (bspw. Transparenz und Klarheit, Vernetzung von Prozesswissen, schnelles Anpassen von Abläufen auf Entwicklungen, Erhöhung von Effizienz, Erhöhung von Effektivität etc.) sowie die prozessorientierte Arbeit zu befördern. ► Mittelfristige Stellenprognose als Grundlage für Bedarfskonzeptionen der Stadtverwaltung etablieren In der Dienstberatung des Oberbürgermeisters am 27.06.2017 wurde die Vorlage VI-DS 04391 “Stellenprognose 2019-2022 in Vorbereitung der Stellenplanung 2019/2020“ zur Kenntnis genommen und damit der Startschuss für die Evaluierung und Fortschreibung der erstmals 2015 erstellten Stellenprognose 2017-2020 gegeben. Insbesondere vor den Herausforderungen, vor denen unsere Stadt als am stärksten wachsenden Stadt in Deutschland steht, entsteht so ein Steuerungsinstrument für Stellenbedarfe der kommenden Jahre. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 31 Aufbauend auf den Erfahrungen aus der Planung für die Doppelhaushalte 2015/2016 und 2017/2018, ist es für die nächste Haushaltsplanung (Doppelhaushalt 2019/20) wichtig, den Prozess der Stellenplanung dahingehend zu verändern,     ihm einen größeren zeitlichen Rahmen zu geben, damit Zeit für noch eingehendere Auseinandersetzung mit Bedarfen und den Möglichkeiten, diese zu kompensieren zu gewinnen, in Zusammenarbeit zwischen Hauptamt und dem jeweiligen Fachamt Prozessanalysen durchzuführen, die es ermöglichen, den tatsächlichen Bedarf exakt zu quantifizieren bzw. Gegensteuerungsmaßnahmen aufzuzeigen, einschließlich der damit verbundenen Folgewirkungen und so dem Oberbürgermeister ein qualifiziertes Material zur Entscheidung an die Hand zu geben. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 32 HF 4 IT-Infrastruktur und IT-Steuerung ►Antragsmanagement zur Entgegennahme und Bearbeitung von Onlineanträgen schaffen Ziel der Einführung eines Antragsmanagements ist es, Anträge und Anzeigen von Bürgerinnen und Bürgern sowie von Unternehmen zukünftig über eine neue Basiskomponente einfach, vollständig und medienbruchfrei online entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu beantworten. Es soll die Möglichkeit bestehen, für alle anliegenorientierten Anträge die notwendigen Angaben in einem dynamischen Antragsdialog einzugeben und an die Hintergrundsysteme (Fachverfahren) weiterzuleiten. Dafür soll zunächst geprüft werden, ob die Basiskomponente des Freistaates Sachsen zu Einsatz kommen kann. Anschließend ist die prozessweise Einführung geplant. ►Bürger- und Unternehmensportale einführen Mit Hilfe der Bereitstellung sogenannter Bürgerportale sollen sich Behördengänge erübrigen, indem viele Verwaltungsdienstleistungen online erledigt werden können. Erklärtes Ziel von Bund und Ländern ist es, ein Bürgerportal inklusive eines Bürgerkontos einzurichten. Dabei soll die sichere Authentifizierung auch mit der eID-Funktion des Personalausweises erfolgten und möglichst viele Verwaltungsdienstleistungen auf kommunaler, Länder- und Bundesebene einfach und sicher genutzt werden. Der Bürger kann Dokumente einreichen und die Verwaltung entsprechende Rückläufe zur Verfügung stellen. Damit ist die Kommune nicht der einzige handelnde Akteur. Intensive Abstimmungen mit Bund und Ländern werden im Vorfeld erforderlich sein. ►Fachkoordinatoren steuern gemeinsam mit der IT-Koordination zentrale Dienste und Verfahren (z.B. SAP, LeipziGIS, Famos-LE) Die Realisierung effizienter Prozesse und Strukturen bedarf des Einsatzes effektiver und zukunftsweisender Informations- und Kommunikationstechnik sowie entsprechender technischer Standards. Diese ermöglichen eine verbesserte Flexibilität bei der Nutzung und dem Ersatz von Endgeräten sowie bei Wartung und Support in Hard- und Softwarefragen. Die Anwendungen sind standardisiert und können ohne Probleme auf unterschiedlichen Endgeräten genutzt werden. Neben den gültigen allgemeinen Standards, wie z. B. Betriebssystem, Office-Anwendungen, Bürokommunikation und Internet gibt es Standards, die fachgebietsspezifisch zum Einsatz kommen und die Grundlage für die weitere Entwicklung der Verfahrenslandschaft sein sollen. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 33 Für die Einhaltung der fachbezogenen Standards gibt es zentrale Verantwortliche, die gemeinsam mit der IT-Koordination die Weiterentwicklung der Fachstandards vorantreiben (z. B. SAP-Referent, GDI-Koordination, E-Government-Koordination). ►Die Stadt Leipzig stellt in Verwaltungsräumen und in Bereichen mit Besucherverkehr WLAN für mobiles Arbeiten und für Bürger bereit. Der WLAN-Ausbau verfolgt zwei Ziele. Er bildet die technologische Grundlage für die mobile Arbeit der Beschäftigten und darüber hinaus als Serviceangebot für die Bürgerinnen und Bürger Mobiles Arbeiten wird so verstanden, dass keine Kabelverbindungen mehr erforderlich sind. Grundlegende Voraussetzung ist daher der Ausbau des WLAN-Zugangs mit zeitgemäßen Bandbreiten in den Verwaltungsgebäuden, schwerpunktmäßig in Beratungsräumen. Als Serviceangebot für den Bürger soll WLAN in Bereichen mit hohen Bürgerkontakten eingerichtet werden (bspw. in Bürgerämtern und in den Städtischen Bibliotheken). ►Fachverfahren werden auf mobilfähigen Einsatz in der Verwaltung umgestellt und in der Praxis mit mobilen Endgeräten getestet. Die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten hängt von der Kompatibilität der Fachverfahren mit den mobilen Endgeräten ab. Mobilgeräte bieten selten die Möglichkeit die PC-Clients für den Zugriff auf die Fachanwendungen zu nutzen. Folglich sind Webanwendungen oder entsprechende Apps für die jeweilige Plattform (Windows, iOS, Android) erforderlich. Dabei werden die Möglichkeiten des Einsatzes der bereits betriebenen Integrationsplattform und eine mobile Version des Ämterframeworks untersucht. ►Betriebswirtschaftliche Stabilität des städtischen IT-Dienstleisters sichern Die bisher schon verfolgte Strategie der Konzentration auf den Dienstleister Lecos soll konsequent weiterverfolgt werden. Ziel ist es weitere Dienstleistung bei der Lecos zu verankern. Durch die Zentralisierung von Dienstleistungen bei der Lecos sollen Synergieeffekte generiert werden. Daher soll die Lecos perspektivisch ihren Service bei den Eigenbetrieben der Stadt Leipzig ausbauen. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 34 ►Zentrales Multiprojektmanagements und Maßnahmen zur Verbesserung der Steuerungsprozesse von IT-Projekten aufbauen. Einführungsprojekte für neue IT-Lösungen werden zunehmend komplexer, da die Anwendungen technologisch aufwändiger werden und deren Einsatz vernetzter erfolgt. Einführungsprozesse kommen bei den Fachämtern nur selten vor, so dass eine erweiterte Unterstützung in konkreten Projekten durch die Etablierung erfahrener Projektleiter in der IT-Koordination angestrebt wird. Die Einführung neuer gesamtstädtischer IT-Vorhaben soll durch effizientes übergreifendes Projektmanagement unterstützt werden. ►Informationssicherheitsprozess initiieren Um ein angemessenes und ausreichendes Niveau der Informationssicherheit in der Stadtverwaltung Leipzig zu erzielen, werden einerseits ein geplantes Vorgehen und andererseits eine adäquate Organisationsstruktur entwickelt. Darüber hinaus werden Sicherheitsziele und eine Strategie zur Erreichung dieser Ziele definiert sowie einen kontinuierlichen Sicherheitsprozess eingerichtet. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 35 HF 5 Kernprozesse - Personalmanagement ► Anforderungs- und Kompetenzprofile konzipieren Das Ziel von Stellenbesetzungsverfahren ist es, offene Stellen mit Mitarbeitern zu besetzen, welche am besten für die ausgeschriebene Stelle geeignet sind. Diese Eignung lässt sich jedoch nur ermitteln, wenn die Kompetenzen der Bewerber auch mit den tatsächlichen Anforderungen der Stelle abgeglichen werden. Dazu ist es zunähst erforderlich, die Anforderungen zu ermitteln, zu analysieren und in einem Anforderungsprofil festzuhalten. Die Anforderungsprofile bilden jedoch nicht nur die Grundlage für eine gute Personalauswahl. Darüber hinaus stellen Sie die Basis für Personalentwicklungsmaßnahmen dar, welche darauf abzielen, die Mitarbeiter so weiterzuentwickeln, dass sie die Arbeitsanforderungen stets erfüllen können. Hierbei spielen auch Kompetenzprofile insofern eine Rolle, als dass bei bestimmten Gruppen von Bediensteten (z.B. verschiedene Ebenen von Führungskräften) bestimmte Kompetenzen stark ausgeprägt sein sollten. Mittels dieser übergeordneten Kompetenzprofile ließen sich gezielter Personalentwicklungsprogramme auflegen, welche dem Bedarf entsprechen. Diese Kompetenzprofile sollen über Anforderungsanalysen erhoben werden. ► Leitfäden für Personalprozesse entwickeln Um die Mitarbeiter/-innen und Führungskräfte in allen relevanten Personalfragen besser zu unterstützen und die Personalprozesse transparent zu machen, sollen Leitfäden für Personalprozesse (wie z.B. zur Altersteilzeit, für die Auswahl neuer Mitarbeiter etc.) entwickelt werden, die allen Mitarbeiter/-innen zugänglich sind. Sie sollen eine erste Anleitung und Hilfestellung für die Mitarbeiter/-innen bei Personalfragen sein, sodass diese unabhängig von der Verfügbarkeit der Personalsachbearbeiter/-innen im Sinne einer höheren Effizienz beantwortet werden können. ► LOGA Ausbaustufe 2 planen und neue Module implementieren (Zeiterfassung, SelfService, Betriebliches Eingliederungsmanagement, Mitarbeiter- und Führungskräfteportal) Die Personalprozesse sollen effizient, kundenorientiert, transparent und nachvollziehbar organisiert sein. Ein wichtiger Schritt dabei ist es, die Mitarbeiter/-innen stärker an den Personalprozessen zu beteiligen. Dazu werden neue Module in LOGA implementiert. Ziel ist es, dass Informationen zu den Personalprozessen jederzeit verfügbar sind, einzelne Prozessschritte sollen für die Mitarbeiter nachvollziehbar und sichtbar sein, die Mitarbeiter sollen die Möglichkeit haben, unkompliziert und schnell relevante Informationen anzugeben bzw. herauszufinden und werden dabei stärker in die Prozesse eingebunden. Durch die höhere Effizienz fällt Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 36 zudem für die Personalsachbearbeiter weniger Zeit für die Verwaltung der Personaldaten an, sodass die Möglichkeit für eine intensivere direkte Betreuung und Beratung der Mitarbeiter/innen möglich wird. ► Strukturierten Offboardingprozess inkl. Wissensübergabe implementieren Wenn Mitarbeiter/-innen altersbedingt aus der Stadtverwaltung ausscheiden, spielen zwei zentrale Themen eine Rolle. Zum einen sollen die Mitarbeiter/-innen für ihre Arbeit und Loyalität der Stadt Leipzig als Arbeitgeberin gegenüber wertgeschätzt werden. Zum anderen verfügen die Mitarbeiter-/-innen über großes Fach- und insbesondere auch Erfahrungswissen, welches es für die Stadtverwaltung zu bewahren gilt. Insbesondere vor dem Hintergrund der demographischen Entwicklung, auch in der Stadtverwaltung, ist es notwendig, Strukturen zu schaffen, welche den Erhalt des Wissens in der Stadtverwaltung gewährleisten und dabei gleichzeitig die ausscheidenden Mitarbeiter/-innen auf eine angemessene Art verabschiedet werden. ► Strukturierten Onbardingprozess implementieren Eine strukturierte, gut vorbereitete Einführung neuer Mitarbeiter/-innen (Onboarding) ermöglicht, dass die Mitarbeiter/-innen schneller das zur Arbeit und Orientierung benötigte Wissen besitzen und entsprechend schneller eingearbeitet sind, schneller und besser in das Team integriert sind, die Werte und Strukturen der Stadtverwaltung besser kennen und verstehen und stärker an die Stadt Leipzig als Arbeitgeberin gebunden sind. Dementsprechend kann auch Kündigungen von Seiten der neuen Mitarbeiter/-innen entgegengewirkt werden. Daher soll der Onboardingprozess verwaltungsweit strukturiert aufgesetzt werden. Dies beinhaltet beispielsweise Checklisten, Formblätter, Leitfäden sowie Einführungsseminare für die neuen Mitarbeiter/-innen. ► Markenstrategie für Arbeitgebermarke erarbeiten Um in Zeiten des demographischen Wandels und Fachkräftemangels die Mitarbeiter/-innen der Stadtverwaltung an die Stadt Leipzig als Arbeitgeberin langfristig zu binden sowie potenzielle neue Mitarbeiter/-innen für die Stadt Leipzig als Arbeitgeberin zu interessieren, soll zunächst eine Markenstrategie für die Arbeitgebermarke „Stadt Leipzig als Arbeitgeberin“ entwickelt werden. Dazu soll zunächst eine Befragung von Bürgern stattfinden, mit welcher die aktuelle Wahrnehmung der Stadt Leipzig als Arbeitgeberin erhoben wird. In Auswertung der Befragung soll erarbeitet werden, wo mögliche Ansatzpunkte für die Entwicklung der Arbeitgebermarke liegen. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 37 HF 6 Personalentwicklung ► Personalentwicklungsangebot durch E-Learning ergänzen Mit E-Learning soll den Beschäftigten eine Lernform zur Verfügung gestellt werden, mit der sie selbstbestimmt am Arbeitsplatz das benötigte Wissen erwerben können. Dazu fand in einem ersten Schritt eine Pilotierungsphase mit einem bereits bestehenden E-Learning-System der Leipziger Städtischen Bibliotheken statt. Diese soll im Anschluss evaluiert werden. Damit soll um zum einen abgesichert werden, dass diese Lernform von den Mitarbeitern/-innen angenommen wird; zum anderen sollen so die Parameter identifiziert werden, welche bei einer erfolgreichen verwaltungsweiten Einführung dieser Lernmethode mit einer neuen Software zu berücksichtigen sind. Daran anschließend soll eine entsprechende Software ausgewählt und E-Learning als fester Bestandteil des Personalentwicklungsangebots implementiert werden. ► Karrierepfade und ein systematisches Talent Management einführen Um die Arbeitgeberattraktivität der Stadt Leipzig nach innen und außen zu steigern, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen und offene Führungsposition verstärkt aus den eigenen Reihen zu besetzen, soll mittelfristig ein systematisches Talent Management eingeführt werden. Dazu sollen zunächst mögliche Karrierepfade beschrieben und im Anschluss Entwicklungsprogramme entsprechend entwickelt werden. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 38 HF 7 Führung und Zusammenarbeit ► Neue Formate für Führungskräfte zur Führung gemischter Teams entwickeln Die Gleichbehandlung von Mitarbeiter/-innen unterschiedlichen Alters, unterschiedlicher Kulturen, unterschiedlicher sexueller Orientierung, unterschiedlichen Geschlechts sowie Mitarbeiter/-innen mit und ohne Behinderung ist ein Grundprinzip der Zusammenarbeit innerhalb der Stadtverwaltung Leipzig. Die Führungskräfte sollen nicht nur diese Gleichbehandlung sicherstellen. Vielmehr sollen die Führungskräfte die Stärken der einzelnen Mitarbeiter/-innen gezielt für die Steigerung der Teamleistung identifizieren und nutzen. Um die Führungskräfte in dieser Aufgabe zu unterstützen und diese Fähigkeiten zu stärken, sollen neue Personalentwicklungsformate entwickelt werden. ► Führungsleitlinien weiterentwickeln Die im März 2015 verabschiedeten Führungsleitlinien finden seit 2016 vor allem im Führungskräfteentwicklungsprogramm sowie im Seminarangebot für Führungskräfte Berücksichtigung. Es soll nun in einem ersten Schritt evaluiert werden, inwiefern diese in der Verwaltung bisher umgesetzt werden und welchen Anpassungsbedarf es gibt. Davon ausgehend soll eine Weiterentwicklung der Führungsleitlinien stattfinden und ein Umsetzungskonzept mit konkreten Maßnahmen entwickelt werden, welches die durch die Führungsleitlinien gewünschte Führungskultur mit Leben füllt. ► Coaching als akzeptiertes Instrument zur individuellen Förderung der Führungskompetenz implementieren Coaching stellt eine individuelle Personalentwicklungsmaßnahme dar, welche durch die Reflexion von konkreten beruflichen Situationen verbunden mit einem angeleiteten Erarbeiten von Handlungsalternativen eine außerordentlich hohe Wirksamkeit erfährt. Das persönliche Verhaltensrepertoire zur Bewältigung aktueller Situationen wird dabei ausgeweitet. Dadurch können insbesondere Führungskräfte, die als Promotoren des Wandels innerhalb der Stadtverwaltung immensen Anforderungen begegnen müssen, viel gezielter in der Bewältigung persönlicher und sozialer Herausforderungen am Arbeitsplatz unterstützt werden. Aus diesem Grund sollen nach der Weiterentwicklung der momentanen Vorgehensweise neue Kommunikationskanäle in die Stadtverwaltung erschlossen werden, um diese Art der Unterstützung zu fördern. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 39 ► Konzept zur Förderung einer wertschätzenden Kultur innerhalb der Stadtverwaltung entwickeln Zahlreiche Studien konnten belegen, dass Mitarbeiter/-innen, die in einer wertschätzenden Unternehmenskultur arbeiten, eine deutlich stärkere Bindung zu ihrem Arbeitgeber entwickeln und eine allgemein höhere Arbeitszufriedenheit und Leistungsmotivation haben. Aus diesem Grund sollen konkrete Maßnahmen erarbeitet werden, die ein wertschätzendes Miteinander ermöglichen und gezielt fördern. ► Neue Formate einführen, um Mitarbeiter/innen in Dialog zu bringen Zur Verbesserung der Zusammenarbeit und zur Förderung des Austauschs über Hierarchien und Organisationseinheiten hinweg, werden neue Formate entwickelt, in welchen sich die Mitarbeiter/-innen untereinander austauschen können und in welchen Möglichkeiten der Beteiligung an Prozessen eröffnet werden. Ein positiver Nebeneffekt dieser Formate liegt in der Schaffung von Synergiemöglichkeiten zwischen Organisationseinheiten. ► Rahmenbedingungen für kollegiale Beratung schaffen Eine große Herausforderung für Führungskräfte ist es, dass sie hauptsächlich als Einzelkämpfer agieren. Der kollegiale Austausch unter Führungskräften kann dabei eine soziale sowie fachliche Ressource und Entscheidungshilfe in schwierigen Fällen darstellen. Bisher bieten die Seminare zu den Führungsleitlinien sowie das Führungskräfteentwicklungsprogramm den Teilnehmer/-innen erste Möglichkeiten, sich untereinander zu vernetzen und auszutauschen. Dieses Angebot soll durch die Möglichkeit der kollegialen Beratung ergänzt werden. Dazu sollen zunächst Workshops unter externer Begleitung angeboten werden, in denen das Prinzip angewandt und erlernt wird. Im Folgenden sollen regelmäßig Termine und Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt werden, die für kollegiale Beratung genutzt werden können. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 40 HF 8 Gesundheitsmanagement und Vielfalt der Arbeit ► Gesundheitslotsen in den Fachämtern implementieren Zur Unterstützung der Steuerungsgruppe Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) werden in den Fachämtern bedarfsbezogen BGM-Multiplikatoren oder auch „Gesundheitslotsen“ benannt. Die Rolle des/der Gesundheitslotsen übernehmen geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Vertreter im BGM. Sie werden zu diesem dienstlichen Ehrenamt berufen. Sie sind Ansprechpartner in den Fachämtern für die Belegschaft und transportieren aktuelle Entscheidungen und Informationen des BGM an diese. Sie geben Anregungen der Belegschaft zum BGM in die Steuerungsgruppe der Dienststelle weiter. ► Informationssystem in der betrieblichen Gesundheitsförderung zur Sensibilisierung der Mitarbeiter/-innen zu Gesundheitsthemen aufbauen Das Betriebliche Gesundheitsmanagement setzt neben der Gestaltung von gesundheitsförderlichen Strukturen und Prozessen auch auf die Entwicklung von individueller Gesundheitskompetenzen der Beschäftigten. Ein Informationssystem soll den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern u.a. Kompetenzen in den Bereichen Ernährung, Bewegung und Stressbewältigung vermitteln, um die Leistungsfähigkeit zu erhalten und die Arbeitsaufgaben zu bewältigen. Dabei erhalten diese die Gelegenheit, sich in Fragen der Gesundheit am Arbeitsplatz aktiv zu beteiligen. ► Flexible Arbeitszeit-/ -ortmodelle ausbauen (z.B. mobiles Arbeiten) Um die Arbeitgeberattraktivität der Stadt Leipzig zu steigern, sollen neben den bisherigen Möglichkeiten der Arbeitszeitreduzierung zusätzlich innovative Arbeitsgestaltungsmodelle angeboten werden. Flexible und familienfreundliche Arbeitszeit- und Arbeitsortmodelle sichern dabei die Beschäftigungsfähigkeit und fördern und erhalten die Motivation und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In einer Arbeitsgruppe werden flexible Arbeitsgestaltungsmodelle erarbeitet ► Handlungsleitfaden als Informationsdienst für familiäre Notfallsituationen (u.a. Pflegezeiten) erstellen Im Zuge des demografischen Wandels und des Wertewandels wird die Vereinbarkeit von Erwerbs- und Privatleben zunehmend zu einem Erfolgsfaktor im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte. Mit einem Handlungsleitfaden informiert der Arbeitgeber die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Möglichkeiten der Unterstützung, besonders im Umgang mit familiären Notfallsituationen Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 41 HF 9 Interne Kommunikation ► Konzept zur Verbesserung der Besprechungskultur entwickeln Besprechungen nehmen einen immer größeren Teil der Arbeitszeit ein und verursachen dabei große Kosten. Gleichzeitig sind viele Besprechungen geprägt von einer ineffizienten Arbeitsweise, bei der Ziele und Agenda unklar sind, bei der manche Teilnehmer nichts oder kaum etwas beitragen, wo es unzureichende Vorbereitung gibt usw. Diese Form der Besprechungskultur in der Stadtverwaltung sorgt bei Mitarbeiter/-innen auf allen Ebenen für Frustration und verhindert eine produktive Arbeitsweise, die insbesondere bei dem immer höheren Arbeitsaufkommen zwingend notwendig ist. Aus diesem Grund soll ein Konzept mit Handlungsanweisungen und Vorschlägen für eine effizientere und qualitativ hochwertige Besprechungskultur entwickelt werden. Dieses soll auf Rechte und Pflichten von Besprechungsteilnehmern sowie Grundsätze für die Organisation und Leitung von Besprechungen inklusive Methoden sowie weiteren Handlungsempfehlungen eingehen. ► Format für regelmäßige Mitarbeiterinformation entwickeln (Inhalte, Ablauf, etc.) Derzeit gibt es verschiedene Wege, auf denen die Mitarbeiter über Projekte, aktuelle Änderungen und ähnliches informiert werden. Dabei wählt jeder Absender einer Information individuell, welchen Weg der Informationsweitergabe er wählt (z.B. Mitarbeiterinformation im Lotus Notes, Verteiler, Dienstberatungen etc.). Mitarbeiter/-innen erhalten so Informationen in unregelmäßigen Abständen zu verschiedenen Themen von verschiedenen Seiten, sodass eine Verarbeitung der Themen kaum möglich ist. Was derzeit fehlt, ist ein festes Format, in welchem Informationen von verschiedenen Adressaten in regelmäßigen Abständen strukturiert aufbereitet werden. Ein Format für eine regelmäßige Mitarbeiterinformation soll daher entwickelt werden. Mit einem solchen Format könnten verwaltungsweit relevante Informationen schneller und an alle Mitarbeiter/-innen weitergegeben werden, gegebenenfalls auch an diejenigen Mitarbeiter/-innen, die keinen Zugang zum Lotus Notes haben. Auch Personalinformationen, wie z.B. über offene zu besetzende Stellen und Seminare mit offenen Plätzen, oder derzeitige Projekte, zu deren Mitarbeit eingeladen wird, können über eine regelmäßige Mitarbeiterinformation gezielter an die Mitarbeiter/-innen herangetragen werden. So wird allen Mitarbeiter/-innen die Möglichkeit zur Partizipation gegeben. Dabei ist zu definieren, in welchen Abständen, über welche Kanäle, mit welchen Informationen, durch wen usw. die Mitarbeiterinformation erstellt und verbreitet werden soll. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 42 ► Intranet inhaltlich ausgestalten Gegenstand dieser Maßnahme ist es, die Kommunikationsprozesse in der Stadtverwaltung weiterzuentwickeln. ► Mitarbeiterbefragung durchführen Die Mitarbeiterbefragung ist eines der wichtigsten Mittel, um allen Mitarbeiter/-innen der Stadtverwaltung die Möglichkeit zu geben, sich am Veränderungsprozess im Bereich Personalmanagement zu beteiligen. Sie soll daher regelmäßig durchgeführt werden, um die Fortschritte in den einzelnen Bereichen (wie z.B. Mitarbeiterzufriedenheit, Arbeitgebermarke, Umsetzung der Führungsleitlinien etc.) zu evaluieren und zu dokumentieren sowie um weitere Veränderungsbedarfe aufzudecken. ► Moderne Arbeitswelten Unter dem Begriff „Moderne Arbeitswelt“ lassen sich eine Vielzahl an Themen und Aspekten fassen: Raumkonzepte, Formen der Zusammenarbeit und der Kommunikation, Digitalisierung, Organisationsformen u. a. mehr. Für die hier beschriebene Maßnahme im Rahmen der Gesamtstrategie „Moderne Verwaltung“ (MoVe) wird ein enges Verständnis moderner Arbeitswelten, konzentriert auf das Thema Arbeitsraumkonzepte, d. h. Raumumgebung, Raumgestaltung und die damit verbundene Arbeitsorganisation, verstanden. Am konkreten Objekt „Verwaltungsunterbringung des Amtes für Jugend, Familie und Bildung“ sollen bis zum voraussichtlichen Umzug des Amtes in ein neu zu errichtendes Gebäude im Jahr 2020 Ideen gesammelt, entwickelt und umgesetzt werden. Die VwU des AfJFB bietet hierfür die seltene Gelegenheit, bereits bei der Projektierung des Gebäudes, gemeinsam mit den Architekten und Planern, bauliche Aspekte an den Bedürfnissen der Endnutzer auszurichten und damit eine Vielzahl von zukunftstauglichen Arbeitsraumkonzepten „from the scratch“ mitzudenken und umzusetzen. Das AfJFB kann damit als Pilotamt für künftige Verwaltungsunterbringungen gelten. Nach der tatsächlichen Umsetzung und einer angemessenen Zeit des Arbeitens innerhalb der neuen Umgebung, kann sich ggf. eine Evaluationsphase anschließen, in der anhand von Mitarbeiterbefragungen die Zufriedenheit und die Effekte auf die Beschäftigten eruiert werden. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 43 HF 10 Kooperation ► Konzept zur wirtschaftsfreundlichen Verwaltung wird erarbeitet und umgesetzt In einem Konzept „Wirtschaftsfreundliche Verwaltung“ werden die positiven Auswirkungen des Konzeptes „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ auf die Wirtschaft zusammengefasst. Außerdem wird sich die Stadtverwaltung konzeptionell an den Serviceversprechen (Gütekriterien) der RAL-Gütegemeinschaft Mittelstandsorientierte Kommunalverwaltung eV orientieren. Die wirtschaftsfreundliche Ausrichtung der Verwaltung wird Bestandteil des in Handlungsfeld 2 zu entwickelnden Zielsystems. Zur Überprüfung und Dokumentation der Erfüllung der Gütekriterien werden Controllinginstrumente entwickelt. Die für die Gütekriterien relevanten Prozesse werden bei Maßnahmen zur Entwicklung digitaler Vorgangsbearbeitung besonders berücksichtigt. Bestandteil der Entwicklung einer wirtschaftsorientierten Verwaltung sind auch Maßnahmen der Fach- und Führungskräfteentwicklung und zur Verbesserung der internen Verwaltungszusammenarbeit. Diese konzipiert das Amt für Wirtschaftsförderung gemeinsam mit dem Personalamt und externer Expertise. Die Verwaltung entwickelt die Mittelstandsprechstunde und andere Maßnahmen des Dialoges mit der örtlichen Wirtschaft weiter. Sie unterstützt bürgerschaftliches Engagement von Unternehmen. ► Umsetzung der Smart City-Initiative einer urbanen Datenplattform als fachübergreifendes, kooperatives Pilotprojekt Das IST|Kataster dient als Basis und Grundlagenmaterial sowie Planungstool, um schrittweise die Energiewende als erster thematischer und wesentlicher Baustein des Katasters sowie andere infrastrukturelle Bausteine (Mobilität, Wasser/Abwasser, Infrastrukturplanung) in Leipzig auf Block-, Quartiers- sowie letztlich auf gesamtstädtischer Ebene konzeptionell anzugehen. Schnellere und einfachere Planbarkeit und Abstimmung für alle beteiligten Partner ist die zentrale Zielstellung. Hierfür ist die Verzahnung verschiedenster vorliegender Informationen aus Datenbanken der Stadt und der Leipziger Gruppe (bspw. FAMOS-LE, Liegenschaftsinformationen, Daten der Leipziger Gruppe, Daten aus der Geodateninfrastruktur der Stadt) geplant. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 44 ► Verstetigung und Weiterentwicklung der im Rahmen des Projektes Smart City/Triangulum entwickelten Umsetzungsstrukturen Die Herausforderungen der wachsenden Stadt in den Themenfelder Wohnbauflächenentwicklung, zukunftsfähige Energie- und Mobilitätsentwicklung können nur in Kooperation von Stadtverwaltung und Tochterunternehmen und der LVV bewältigt werden. Die bereits im laufenden Triangulum-Projekt implementierten Beteiligungsformate und laufenden Kooperationen sollen verstetigt und für die Umsetzung von gemeinsamen Pilotprojekten und eine gesamtstädtische Strategie weiterentwickelt werden. Voraussetzungen dafür sind jedoch Grundsatzentscheidungen zur gesamtstädtischen Smart-City-Strategie, deren konkrete Verankerung in der Organisationsstruktur der Stadtverwaltung sowie der Sicherung der erforderlichen finanziellen und personellen Kapazitäten über das TRIANGULUM-Projekt hinaus. Diese Maßnahme kann die Grundlagen – ggf. Entscheidungsvorschläge – für diese Grundsatzentscheidungen liefern. ► Zusammenarbeit bei Aus- und Fortbildung neu gestalten (VWA) Zur Sicherung der Leistungsfähigkeit, -bereitschaft und Motivation der Beschäftigten, die Grundlage der Aufgabenerfüllung der Stadtverwaltung sind, bedarf es einer qualitativ hochwertigen bedarfsgerechten Fort- und Weiterbildung. Ein verlässlicher Partner hierfür ist seit vielen Jahren die VWA Leipzig. Die Zusammenarbeit mit der VWA, deren alleiniger Gesellschafter die Stadt Leipzig ist, wird intensiviert und die VWA zu diesem Zweck neu aufgestellt. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 45 3.3 Berichterstattung und Koordinierung der Umsetzung der Maßnahmen Der Umsetzungsfortschritt der priorisierten Maßnahmen wird durch die regelmäßigen Statusberichte in Form von Steckbriefen dokumentiert. Somit dienen die Steckbriefe als Grundlage für die Gesamtberichterstattung. Diese erfolgt halbjährlich in der Dienstberatung des Oberbürgermeisters. Bei besonderem Berichts- bzw. Entscheidungsbedarf erfolgt ein Quartalsbericht. Auf der Grundlage der Berichterstattung an den Oberbürgermeister kann ein Sachstandsbericht an den Stadtrat erfolgen. Zu allen Maßnahmen, die im Rahmen dieser Konzeption enthalten sind, muss zweimal im Jahr in der Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bericht erstattet werden. Es erfolgt jedoch keine redundante Berichterstattung zu Projekten, zu denen bereits ein Berichtswesen besteht. Hier erfolgen nur kurze Statusabfragen zum Stand der Projektumsetzung. Maßnahmen, die den Status „abgeschlossen“ erhalten, werden entsprechend gesondert dokumentiert. Sofern Abschlussberichte dazu vorliegen, sollten diese dem Steckbrief als Anlage beigefügt werden. Zur Initiierung und Koordinierung der Modernisierungsvorhaben sowie zur Sicherstellung des Berichtsflusses über den Fortschritt der Umsetzung der Maßnahmen dieses Konzeptes wird eine Projektgruppe mit Federführung im Dezernat Allgemeine Verwaltung beauftragt. Der für die Berichterstattung erforderliche Informationsfluss ist innerhalb der Dezernate an die Projektgruppe sicherzustellen. Das strategische Konzept „Moderne Verwaltung für eine wachsende Stadt“ wird ab dem Jahr 2023 durch die Projektgruppe evaluiert und fortgeschrieben. Projektstruktur Dezernat I – Lenkungsgruppe:  Bürgermeister für Allgemeine Verwaltung  Leiterin des Personalamtes  Leiter des Hauptamtes  GB I Projektgruppe (Handlungsfeldverantwortliche):  Hauptamt  Personalamt:  GB OBM  Referent des BM für Allgemeine Verwaltung Fachliche Projektbegleitung  Vertreter/innen aus den Dezernaten in Fachverantwortung für die jeweiligen Maßnahmen und zur Informationssicherstellung in den Dezernaten Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 46 Es ist geplant, mit Vertreterinnen der Dezernate zur fachlichen Projektbegleitung halbjährlich den Stand der Projekte und Unterstützungs-/Änderungsbedarfe zu beraten. Darüber hinaus wird vorgeschlagen, jährlich eine offene Veranstaltung (Arbeitstitel „Modernisierungsdialog“) für Mitarbeiter und Führungskräfte anzubieten, in denen moderiert zu verschiedenen Themen der Verwaltungsmodernisierung diskutiert werden kann. Hingewiesen werden soll noch auf das Konzept „Digitalisierung der Verwaltung“. Auch hier gibt es eine ähnliche Steuerungsstruktur, allerdings fokussiert auf den entsprechenden Grundauftrag der Digitalisierung. Hier bedarf es in der Weiterarbeit ggf. einer weiteren Abgrenzung in der Projektleitung. Verantwortlichkeiten im Rahmen der Projektgruppe Zu jedem Handlungsfeld wurden innerhalb der Projektgruppe den strukturellen bzw. fachlichen Zuständigkeiten entsprechend Handlungsfeldverantwortliche bestimmt. Sie haben die Aufgabe, die inhaltliche und redaktionelle Koordinierung im Rahmen der Handlungsfelder zu übernehmen. Dies umfasst insbesondere die redaktionelle Koordinierung der Maßnahmen im Rahmen des Berichtswesens. Zur Koordinierung der Arbeit der Projektgruppe wird eine Geschäftsstelle mit Vertretern/-innen aus dem Personalamt und dem Hauptamt eingerichtet. Der Sitzungsturnus der Projektgruppe orientiert sich an den halbjährlichen Statusabfragen und an den in deren Folge zu erstellenden Statusberichten und erfolgt vierteljährlich. Darüber hinaus können u. a. aufgrund signifikanter Änderungen bei den Maßnahmen und bei deren Umsetzung weitere Sitzungen erforderlich werden. Grafik zur Koordinierung des Projekts und zur Berichterstattung Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 47 3.4 Meilensteinplanung zur Konzeptumsetzung Meilensteine Aufgaben / Themenstellungen Termin 1. Meilenstein Konkretisierung der Maßnahmen - Erstellung der Steckbriefe durch die Maßnahmenverantwortlichen I.Quart.2018* 2. Meilenstein Projektplanung zur Koordinierung der Berichterstattung zu den Maßnahmen I.Quart.2018* 3. Meilenstein Festlegung Termine zur Berichterstattung I.Quart.2018* 4. Meilenstein Berichterstattung an den OBM zur Umsetzung der Maßnahmen halbjährlich 5. Meilenstein Evaluierung der Strategieumsetzung 2023 * Im Anschluss an die Bestätigung der Vorlage zum strategischen Konzept Auf der Grundlage der Berichterstattung an den Oberbürgermeister kann ein Sachstandsbericht an den Stadtrat erfolgen. Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 48 Anlagen - Erwartungen in der Verwaltung an das Konzept - Übersicht zu den Maßnahmen Dezernat Allgemeine Verwaltung Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig 49 Erwartungen in der Verwaltung an das Strategie-Konzept Das Konzept zur Strategie einer modernen Verwaltung für eine wachsende Stadt wurde zur Führungskräfteklausur (Fkkl) am 22./23. Januar 2016 thematisiert, die Grundkonzeption vorgestellt und diskutiert. Aus der Diskussion wurden folgende Aspekte aufgenommen, die in der Konzeption Berücksichtigung finden sollen (Auszug aus dem Protokoll zur Fkkl):      IT - Strategie – Zentrale Koordination/Verbindlichkeit Im Mittelpunkt steht: Ressource und Budget für die zu lösenden Aufgaben Veränderungsbereitschaft o Förderung und gute Umsetzungsmöglichkeiten für neue Ideen o Erläuterung der Sinnhaftigkeit (von Veränderungsprozessen) Arbeitsklima o flexibles Honorierungssystem o Feedbackkultur verbessern o Wertschätzung o Arbeitsklima Personal o Jobrotation o Einarbeitungspläne o Zugangsmöglichkeiten zu Fortbildungsmaßnahmen (Vergütungsgruppendurchlässigkeit) Ideensammlung/Maßnahmen: 1. für Kommune (Verwaltung)      Schaffung eines verbindlichen Qualitätsmanagements in allen Ämtern Überprüfung aller Schreiben/Formulare auf bürgerorientierte und zum Teil auch leichte Sprache regelmäßige Fürsorge für die Mitarbeiter im Frontend Fortbildung aller Mitarbeiter in verständlicher, ergebnisorientierter Sprache Evaluation der Regeln für Veröffentlichungen im Internet 2. für Dienstleistung (Kunden)       regelmäßige Evaluation der Portfolio (Alles für alle?) Wir sind auch L Maßnahmen für öffentliche Wirksamkeit/Imageverbesserung regelmäßige Kundenbefragungen Dienstleistungsportfolio bekannt machen “ fordern Sie uns“ Maßnahmen zur Verbesserung der Unternehmenskultur Bei Auswahl von Mitarbeitern achten auf:    Belastbarkeit Kommunikationsfähigkeit Kundenorientierung Dezernat Allgemeine Verwaltung Anlage Handlungsfelder - Maßnahmen Nr. HF Ziele 1 Werte und demokratische Prozesse 16.02.2018 Maßnahmen Federführung Demokratische Prozesse sind bürgerorientiert, transparent und nachvollziehbar gestaltet. Das Verwaltungshandeln wird durch neue Formen im Bereich Open Data erleichtert. 1-1 1-2 1-3 1-4 1-5 2 Gremienarbeit von Stadtrat und Beiräten verbessern Stadtbüro neu ausrichten Transparenz des Verwaltungshandelns stärken – Open Data umsetzen Die Vermittlung zum demokratischen Auftrag und den Entscheidungsprozessen innerhalb der Stadtverwaltung und des Stadtrates erfolgt durch Schulungen und dem gegenseitigen Dialog. Die demokratischen Werte und Prozesse bei den Beschäftigten und in der Ausbildung der Azubis durch Projekte stärker verankern Einführungsseminare für neue Mitarbeiter und Führungskräfte im Rahmen/als Teil des Onboardingprozesses anbieten Dez. I 61 01.12 10 11 11 Strategie und Steuerung Es existiert ein gemeinsames Verständnis von strategischer Steuerung, die das Verwaltungshandeln auf die strategischen Ziele „Leipzig 2030“ ausrichtet. 2-1 2-2 2-3 Erarbeitung und Kommunikation gesamtstädtischer Ziele 01.11 als Strategieprozess etablieren Die Grundelemente einer strategischen Gesamtsteuerung, insbesondere Steuerungskreislauf, strategische Ziele und Steuerungsinstrumente, sind konzeptionell untersetzt, in der Verwaltung verortet und bereits teilweise implementiert. Konzeption für eine „Strategische Gesamtsteuerung“ 01.11 erarbeiten, organisatorisch verorten und schrittweise implementieren 01.11 Schlüsselprodukte sind als Instrument strategischer Steuerung konzipiert und im HHP verankert. 2-4 Indikatoren für die strategischen Ziele "Leipzig 2030" werden für die Stadtverwaltung und für die Öffentlichkeit verfügbar gemacht. Seite 1 von 4 01.11 Dezernat Allgemeine Verwaltung Anlage Handlungsfelder - Maßnahmen Nr. HF Ziele 3 Organisation und E-Government 16.02.2018 Maßnahmen Federführung Die Geschäftsprozesse der Stadtverwaltung Leipzig sind wirtschaftlich organisiert und werden durch zukunftsfähige und nachhaltige Digitalisierung unterstützt. 3-1 Geschäftsstelle und Steuerungseinheit zur Digitalisierung der Verwaltung etablieren 10 3-2 Zentralen Posteingang weiterentwickeln und differenzieren 10 3-3 Elektronische Akte und digitale Vorgangsbearbeitung als Regelverfahren einführen Anordnungswesen digitalisieren 10 3-4 3-5 02.2 3-7 Weiteren Ausbau des zentralen Gebäudemanagements umsetzen Interne Dienstleistungs- und Kommunikationsprozesse verbessern (Intranet) Vertragsdatenbankmanagement einführen 3-8 Elektronisches Archiv einführen 10 3-9 Terminvereinbarungen online und digitale Aufrufsysteme für alle Ämter mit Bürgerkontakt einführen Das Prozessmanagement wird als eine Grundlage für die moderne und effiziente Verwaltung aufgebaut. 10 3-10 Prozessmanagement in der Verwaltung konzipieren und etablieren 10 3-11 Mittelfristige Stellenprognose als Grundlage für Bedarfskonzeptionen der Stadtverwaltung etablieren (u. a. für Konzeption der Verwaltungsunterbringung); Grundlage für die Stellenplanung 2019/2020 10 3-6 4 65 01.12 20 IT-Infrastruktur und IT-Steuerung 4-1 4-2 4-3 4-4 4-5 Die Stadtverwaltung Leipzig schafft eine technische Infrastruktur und Standards zur Digitalisierung der Verwaltung mit folgenden Schwerpunkten Antragsmanagement zur Entgegennahme und Bearbeitung von Onlineanträgen schaffen Bürger- und Unternehmensportale einführen Fachkoordinatoren steuern gemeinsam mit der ITKoordination zentrale Dienste und Verfahren (z.B. SAP, LeipziGIS, Famos-LE) Mobiles Arbeiten ist, soweit es fachlich notwendig ist, möglich. Die Stadt Leipzig stellt in Verwaltungsräumen und in Bereichen mit Besucherverkehr WLAN für mobiles Arbeiten und für Bürger bereit. Fachverfahren werden auf mobilfähigen Einsatz in der Verwaltung umgestellt und in der Praxis mit mobilen Endgeräten getestet. Seite 2 von 4 10 10 10 10 10 Dezernat Allgemeine Verwaltung Nr. Anlage Handlungsfelder - Maßnahmen HF Ziele 4-6 4-7 Maßnahmen Die bestehende IT-Steuerung wird zukunftsfähig ausgerichtet. Zudem wird die Einführung neuer gesamtstädtischer IT-Vorhaben durch effizientes übergreifendes Projektmanagement unterstützt. Betriebswirtschaftliche Stabilität des städtischen ITDienstleisters sichern Zentrales Multiprojektmanagements und Maßnahmen zur Verbesserung der Steuerungsprozesse von IT-Projekten aufbauen. Informationssicherheit und Datenschutz sind gewährleistet. Informationssicherheitsrahmenkonzept erstellen 4-8 5 16.02.2018 Federführung 10 10 DSB Kernprozesse - Personalmanagement Personalgewinnung und Personalbetreuung sind effizient, kundenorientiert, transparent und nachvollziehbar organisiert 5-1 Anforderungs- und Kompetenzprofile konzipieren 11 5-2 Leitfäden für Personalprozsse entwickeln 11 5-3 5-4 5-5 LOGA Ausbaustufe 2 planen und neue Module implementieren (Zeiterfassung, Self-Service, Betriebliches Eingliederungmanagement, Mitarbeiter- und Führungskräfteportal) Die Stadtverwaltung wird nach innen und außen als attraktive Arbeitgeberin wahrgenommen Strukturierten Offboardingprozess inkl. Wissensübergabe implementieren Strukturierten Onboarding prozess implementieren 5-6 6 Markenstrategie für Arbeitgebermarke erarbeiten 11 11 Personalentwicklung 5-7 5-8 7 Die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zur aktuellen und künftigen Aufgabenerfüllung wird gewährleistet Personalentwicklungsangebot durch e-Learning ergänzen Karrierepfade und ein systematisches Talent Management einführen 11 11 Führung und Zusammenarbeit 7-1 7-2 7-3 7-4 7-5 7-6 Die Führungskräfte der Stadtverwaltung führen Mitarbeiter/-innen unterschiedlichen Alters, unterschiedlicher Kulturen, unterschiedlicher sexueller Orientierung, unterschiedlichen Geschlechts sowie Mitarbeiter/innen mit und ohne Behinderung auf die strategischen Ziele der Stadt hin, unter Berücksichtigung ihrer individuellen Bedürfnisse Neue Formate für Führungskräfte zur Führung gemischter Teams entwickeln Führungsleitlinien weiterentwickeln Coaching als akzeptiertes Instrument zur individuellen Förderung der Führungskompetenz implementieren In der Stadtverwaltung herrscht eine vertrauensvolle, wertschätzende Zusammenarbeit Konzept zur Förderung einer wertschätzenden Kultur innerhalb der Stadtverwaltung entwickeln Neue Formate einführen, um MA in Dialog zu bringen (z.B. Gesundheitszirkel, BM-Dialog) Rahmenbedingungen für kollegiale Beratung schaffen Seite 3 von 4 11 11 11 11 11 Dezernat Allgemeine Verwaltung Anlage Handlungsfelder - Maßnahmen Nr. HF Ziele 8 Gesundheitsmanagement und Vielfalt in der Arbeit 8-1 8-2 8-3 8-4 9 16.02.2018 Maßnahmen Das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) der Stadtverwaltung stärkt die organisationelle und individuelle Widerstandsfähigkeit. Informationssystem in der Betrieblichen Gesundheitsförderung zur Sensibilisierung der Mitarbeiter zu Gesundheitsthemen aufbauen Gesundheitslotsen in den Fachämtern implementieren Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben in der Stadtverwaltung wird erleichtert. Flexible Arbeitszeit-/ -ortmodelle ausbauen (z.B. mobiles Arbeiten) Handlungsleitfaden als Informationsdienst für familiäre Notfallsituationen (u.a. Pflege-Zeiten) erstellen Federführung 11 11 11 11 Interne Kommunikation Die verbale und nonverbale Kommunikation innerhalb der Stadtverwaltung erfolgt effizient, transparent und im gemeinsamen Dialog. Die Identifikation der Beschäftigten mit der Stadtverwaltung als Arbeitgeber wird gestärkt. 9-1 Konzept zur Verbesserung der Besprechungskultur entwickeln 11 9-2 Format für regelmäßige Mitarbeiterinformation entwickeln (Inhalte, Ablauf, etc.) 11 9-3 Mitarbeiterbefragung durchführen 11 9-4 Intranet inhaltlich ausgestalten 9-5 Moderne Arbeitswelten 10 01.12 51 Kooperation Die Stadtverwaltung versteht die Akteure der Wirtschaft als Teil der Bürgerschaft. Sie bezieht Unternehmen in die bürgerschaftliche Beteiligung ein und unterstützt Unternehmen, die sich für die Entwicklung der Stadtgesellschaft engagieren. 10-1 10-2 10-3 10-4 Die Stadtverwaltung implementiert die RAL-Gütekriterien und Serviceversprechen für die mittelstandsorientierte Verwaltung im Zielsystem der Steuerung und richtet Geschäftsprozesse auf wirtschaftsfreundliches Handeln aus. Konzept zur wirktschaftfreundlichen Verwaltung wird erarbeitet und umgesetzt Umsetzung der Smart City-Intitiative einer urbanenen Datenplattform als fachübergreifendes, kooperatives Pilotprojekt Verstetigung und Weiterentwicklung der im Rahmen des Projektes Smart City/Triangulum entwickelten Umsetzungsstrukturen Zusammenarbeit bei Aus- und Fortbildung neu gestalten (VWA,BA u.a.) Seite 4 von 4 80 65 64 11