Vorlage-Sammeldokument

Informationsvorlage Nr. VI-Ifo-05413 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Stadtentwicklung und Bau Dezernat Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule Dezernat Finanzen Betreff: 1. Ergebnisbericht der verwaltungsinternen Task Force Schulhausbau / Kita zum Stand 31.12.2017 Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium Dienstberatung des Oberbürgermeisters FA Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule FA Finanzen FA Stadtentwicklung und Bau Ratsversammlung Die Informationsvorlage wird zur Kenntnis genommen. 1/3 voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 21.03.2018 Information zur Kenntnis Information zur Kenntnis Information zur Kenntnis Information zur Kenntnis Übereinstimmung mit strategischen Zielen: x Finanzielle Auswirkungen nein wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Im Haushalt wirksam von Ergebnishaushalt bis Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen x Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: x nein wenn ja, x nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat 2/3 Sachverhalt: Im November 2016 wurde die Task Force Schulhausbau/ Kita mit dem Ziel eingerichtet, Vorhaben des Schulhaus- und Kita-Baus zügiger umzusetzen um somit die notwendigen Kapazitätsbedarfe schneller bereitstellen zu können. Ausgehend von den positiven Erfahrungen der Arbeit der „Projektgruppe Unterbringung von Flüchtlingen“ wurde durch den Oberbürgermeister die Task Force Schulhausbau / Kita als Arbeitsstruktur gegründet. Mit der Vorlage soll der Stadtrat über die Arbeitsweise dieser Task Force sowie die Ergebnisse des ersten Jahres informiert werden. Anlagen: 1.Ergebnisbericht der verwaltungsinternen Task Force Schulhausbau / Kita zum Stand 31.12.2017 3/3 1. Ergebnisbericht zur Arbeit der verwaltungsinternen Task Force Schulhausbau / Kita Stand 31.12.2017 1. Ergebnisbericht der verwaltungsinternen Task Force Schulhausbau / Kita zum Stand 31.12.2017 1. Ausgangssituation Leipzig gehört derzeit zu den am schnellsten wachsenden Großstädten in Deutschland. Diese Entwicklung hat einen erheblichen Einfluss auf die Bereitstellung von Schulen und Kindertagesstätten. Aktuell wird eingeschätzt, dass die Schülerzahlen bis 2030 um ca. die Hälfte ansteigen werden. Diesem Bedarf wurde in den letzten Jahren mit dem im Haushalt veranschlagten Investitionsvolumen durchaus Rechnung getragen. So stiegen die geplanten Investitionsauszahlungen (Gesamthaushalt) in 2017 auf über 230 Mio. € (in 2012 waren es lediglich ca. 130 Mio. €). Immer wieder machten jedoch hohe Ausgabereste zum Jahresende deutlich, dass die Bereitstellung der Investitionsmittel allein nicht reicht, wenn die Maßnahmen nicht so, wie notwendig umgesetzt werden (können). Daher sollten mit der Task Force Schulhausbau Prozesse innerhalb der Verwaltung optimiert werden, um besser als bisher die geplanten Investitionsmittel abfließen zu lassen und die notwendige Bereitstellung der Schul- und Kita-Kapazitäten abzusichern. 2. Einrichtung Task Force 2.1 Ziele Für alle Projekte – auch für den Bau von Schulen und Kitas – gilt es, den Konflikt aus hohen Qualitätsanforderungen, nur beschränkt bereitstehenden finanziellen Mitteln und einer fristgerechten Fertigstellung der Objekte aufzulösen. Dieses primäre Ziel kann nur erreicht werden, wenn die am Prozess beteiligten Verwaltungseinheiten konstruktiv und auf kürzestem Wege gemeinsam an der Zielerreichung arbeiten. Insofern ist der Grundgedanke bei der Einrichtung der Task Force gewesen, die Kommunikation zwischen allen beteiligten Ämtern Zuständigkeiten für (Teil-)Prozesse genauer abzubilden zu optimieren und Entscheidungsprozesse so weit wie möglich zu verkürzen und in diesem Zuge schneller gemeinsam getragene Kompromissen zu erzielen Entscheidungen auch bei zunächst scheinbar unlösbaren Konflikten Berücksichtigung aller Pro und Contras schnellstmöglich herbeizuführen. unter Diese Zielstellung gilt sowohl für die frühzeitige Vorbereitung (u.a. Grundstückssuche) und Planung der Vorhaben, als auch für deren bauliche Umsetzung. Seite 1 von 9 1. Ergebnisbericht zur Arbeit der verwaltungsinternen Task Force Schulhausbau / Kita Stand 31.12.2017 Neben der rechtzeitigen Bereitstellung der Objekte ist es grundsätzlich auch Ziel, alle Entscheidungen strategisch abzuwägen und somit langfristige Entwicklungen zu berücksichtigen und nicht nur den kurzfristigen Bedarf im Blick zu haben. 2.2 Struktur und Arbeitsweise Die Task Force Schulbau /Kita ist keine zusätzliche Verwaltungseinheit oder ein eigenständiges Projekt. Vielmehr wird auf die vorhandenen Kompetenzen und Ressourcen in den Ämtern abgestellt und ein neues Format in der Zusammenarbeit definiert, welches die vorgenannte Zielerreichung unterstützt. Die Task Force setzt sich aus der Lenkungsgruppe und zwei Operativgruppen zusammen. Anhand der Übersicht wird die Zusammensetzung / Beteiligung der Arbeitsgruppen dargestellt: Die Arbeitsprozesse werden durch einen Gesamtkoordinator und durch das Organisationsbüro (hervorgegangen aus der Projektgruppe Asyl) unterstützt. In den Operativgruppen arbeiten im Kern AGM, AfJFB, Stadtkämmerei, ständig beteiligt sind darüber hinaus Stadtplanungsamt und Liegenschaftsamt. Zusätzlich bereitet die AG Standortsicherung als Unterarbeitsgruppe der OG 1 Standortentscheidungen für kommunale Schul- und Kita-Standorte vor. Dabei werden auch flächenbezogene Zielkonflikte gemeinsam mit den betroffenen Fachämtern für eine Entscheidung aufbereitet. Kernaufgabe der Operativgruppen ist es, Entscheidungen systematisch und unter Seite 2 von 9 1. Ergebnisbericht zur Arbeit der verwaltungsinternen Task Force Schulhausbau / Kita Stand 31.12.2017 Berücksichtigung aller entscheidungsrelevanten Aspekte vorzubereiten. Die Lenkungsgruppe trifft dann auf Basis dieser Vorbereitung die Entscheidungen bzw. gibt die Vorlagen bei Entscheidungskompetenz des Verwaltungsausschusses oder Stadtrates für das weitere Verfahren frei. Die Lenkungsgruppe als Entscheidungsebene tagt i.d.R. 14-tägig. Hier werden durch den Oberbürgermeister gemeinsam mit den Beigeordneten der Dezernate Finanzen, Jugend. Soziales, Gesundheit und Schule sowie Stadtentwicklung und Bau die Ergebnisse der Operativgruppen ausgewertet, beraten und zur Entscheidung gebracht. Darüber hinaus werden Themen grundlegender und strategischer Bedeutung abgewogen und zur Bearbeitung in die Operativgruppen gegeben. Grundsätzlich bewährt sich in dieser Arbeitsweise der direkte Austausch zwischen den Entscheidungsträgern und -ebenen. 2.2.1 Ergänzende Arbeitsstrukturen Seit Oktober 2016 führt das AGM ergänzend zu den Beratungen der Operativ- und Lenkungsgruppe auf Grund der hohen Komplexität der Schulneubauvorhaben eine "Beratung zum ämterübergreifenden Vorgehen bei Schulneubauten" durch. Diese Beratung sollen etwa alle 1 bis 1,5 Monate unter Beteiligung der Amtsleiter der entsprechenden Ämter mit dem Ziel stattfinden, die Details der Bauvorhaben für neue Schulstandorte effizient und ämterkooperativ vorzubereiten. Ergänzend zu den Grundsatzabstimmungen in den Operativgruppen werden hier folgende Themen bearbeitet: Klärung von Fragen des Baurechts (Städtebauliche Einordnung / stadträumliche Lage, Grundstückscharakteristik, städtebauliche und funktionale Vorgaben) Klärung von Grundstücksfragen (Abgrenzung zu anderen öffentlichen Flächen, Neuordnung, Betrachtung und Planung des Umfeldes der Standorte), Abstimmung bauordnungsrechtlich erforderlicher Genehmigungsfähigkeiten - VTA, ASG, AfU, ABD/UBA II, z.B. die rechtliche Sicherung von PKW- und ggf. Fahrradstellplätzen auf anderen Flurstücken die Klärung vielfältiger und das Bauvorhaben beeinflussender Fragen, die sich aus Umwelt- und umweltpolitischen Aspekten ergeben (z.B. Artenschutz, Altlasten, Wasserschutz, Immissionsschutz) und die Abstimmung zu Grünflächen(mit-) nutzungen Entwicklung möglicher Verkehrs(vor)konzepte (Entwidmung von Verkehrsfluss und ÖPNV-Anbindung, notwendige Fuß- und Radwege) Straßen, Die Beratungen setzen sich i.d.R. aus folgenden Ämtern zusammen: VTA, ASG, AfU, AJFB, UBA II, LA, AGM (ggf. AfS). Positive Auswirkungen hat die Task Force Schulhausbau auch auf organisatorische Abläufe des AfJFB sowie die Weiterentwicklung der Arbeitsstrukturen beteiligter Abteilungen, insbesondere innerhalb der Abteilung Infrastruktur. Die Bündelung wesentlicher für den Ausbau der Kita- und Schulinfrastruktur Funktionen und Aufgaben innerhalb einer Abteilung sowie die Trennung des bis dato bestehenden Sachgebietes Bau in zwei Sachgebiete mit den Schwerpunkten Bau Schulen sowie Bau Kita, Offene Freizeiteinrichtungen und Heime tragen den steigenden Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Wachstum in Leipzig Rechnung. Seite 3 von 9 1. Ergebnisbericht zur Arbeit der verwaltungsinternen Task Force Schulhausbau / Kita Stand 31.12.2017 3. Ergebnisstand 31.12.2017 Die Einrichtung der Task Force hat bisher zu folgenden Ergebnissen geführt: • deutliche Verkürzung der Entscheidungszeit durch Optimierung der Zusammenarbeit Beispielhaft sei auf das Vorhaben “Leipzig-Kitas“ verwiesen, welches von der grundsätzlichen Festlegung bis zur Verabschiedung der Vorlage durch die Task Force lediglich 6 Wochen benötigte. • bessere Bewirtschaftung von Fördermitteln und der zur Verfügung stehenden Planansätze • Standortentscheidungen für 12 neu zu errichtende Schulen (inkl. der erforderlichen Sporthallen) und weiteren 6 Schulsporthallen für bestehende Schulen • Planungs- und Baubeschlüsse mit einem Finanzvolumen von: Schulhausbau Planungsbeschlüsse Baubeschlüsse Kita-Bau Baubeschlüsse für 42 Schul- und 14 Kita-Standorte 141,0 Mio. € 127,7 Mio. € 51,5 Mio. € (Standorte und Verteilung über das Stadtgebiet siehe Anlagen) Damit wurden durch die Task Force Planungs- bzw. Baubeschlüsse für ca. 2.050 zusätzliche Kita-Plätze und für ca. 12.500 Plätze in den unterschiedlichen Schularten auf den Weg gebracht. Neben diesen Beschlüssen wurden Abstimmungen unterschiedlichster Ausrichtung für 15 Kitas und 55 Schulen in den Lenkungsgruppen geführt. Dies betrifft auch Fragen, wie die flexible Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, aber auch komplexe Prozesse, wie die Vorbereitung von Standorten einschl. Grundstückssuche oder die Beratung zu Raumprogrammen und konzeptionellen Überlegungen. Eine Vielzahl weiteren Planungs- und Baubeschlüsse ist aktuell in Vorbereitung. Insbesondere anhand der Größenordnung der gefassten Planungs- und Baubeschlüsse für Schulen wird deutlich, dass die Einrichtung der Task Force erste Erfolge zeigt: die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Ämtern wurde deutlich optimiert, Wege bis zur Entscheidungsfindung deutlich verkürzt und letztendlich wurden auch Wege gefunden, innerhalb der Grenzen des Haushaltsrechts zur Verfügung stehende Planansätze und Fördermittel flexibel zu bewirtschaften. Diese Ergebnisse wurden bis auf wenige Ausnahmen ohne zusätzliche personelle Ausstattung oder die Beauftragung externer Leistungen erreicht. Die resultiert aus einer in Seite 4 von 9 1. Ergebnisbericht zur Arbeit der verwaltungsinternen Task Force Schulhausbau / Kita Stand 31.12.2017 den beteiligten Ämtern deutlich höheren „Schlagzahl“, was wiederum messbares Ergebnis der verbesserten Kommunikations- und Abstimmungswege der Task Force ist und nur durch das weiterhin hohe Engagement der handelnden Personen möglich wird. 4. Fazit und weiteres Vorgehen Grundsätzlich wird eine neue Qualität in der Zusammenarbeit festgestellt, die beispielgebend für integriertes Arbeiten innerhalb unserer Stadtverwaltung sein kann. Dies ist letztendlich aber auch dadurch bedingt, dass der Vorsitz der Lenkungsgruppe beim Oberbürgermeister liegt und somit Entscheidungen sehr schnell in direkter Abstimmung und Diskussion herbeigeführt werden können. Dieses Vorgehen entspricht der Priorität der Aufgaben im Bereich des Schul- und Kita-Baus, kann letztendlich vor dem Hintergrund der bereitstehenden Ressourcen nicht für alle Sachverhalte / Aufgaben der Verwaltung umgesetzt werden. Trotz allem besteht weiterhin Optimierungsbedarf in verwaltungsinternen Prozessen. Neben diesem internen Blick müssen aber auch die Bedingungen zur Fördermittelbereitstellung (stichtagsbezogene Beantragung, keine Bereitstellung von Förderbudgets) und städtische Regularien in den Blick genommen werden. Beispielhaft sei hier der Umgang mit Verpflichtungsermächtigungen genannt: dieses Instrument, welches eigentlich zur Flexibilisierung eingesetzt werden soll, kann oft nicht oder nur zeitversetzt eingesetzt werden, da die Vorschriften der Hauptsatzung einen flexiblen Einsatz zumindest teilweise behindern. In diesem Zusammenhang wären Änderungen der Hauptsatzung in einzelnen Punkten durchaus zielführend – eine vertrauliche Abstimmung zwischen Politik und Verwaltung kann dabei zu gemeinsamen Ergebnissen führen. Insbesondere für die prioritären Maßnahmen im Bereich Schule und Kita ist eine Flexibilisierung bestehender Reglungen, wie Sie beispielsweise mit der Drucksache VI-DS04958 “Anpassung der Investitionspläne gemäß VwV Investkraft (i. V. m. SächsInvstärkG)“ durch den Stadtrat mitgetragen wurde, äußerst förderlich und sollte auch zukünftig in Abstimmung zwischen Verwaltung und Stadtrat als Möglichkeit zur Beschleunigung von Investitionsvorhaben bestehen. Verwaltungsintern werden darüber hinaus nachfolgende Prozesse weiterverfolgt, um Investitionsmaßnahmen bedarfsgerecht umzusetzen: Umsetzung Beschluss VI- DS-03269 vom 11.07.2017 zu einem gesamtstädtischen strategischen Flächenmanagement Verfahren für Haushaltsplanung zur besseren Ausrichtung der Haushaltsplanung auf die realistischen Projektabläufe verstärkte Planung mit Verpflichtungsermächtigungen flexible Bewirtschaftung der Haushaltsmittel unter Einhaltung des geltenden Haushaltsrechts weitere Nutzung von Sammelplanungsbeschlüssen, bei gegebener Dringlichkeit Planung bis zum Baubeschluss ohne separaten Planungsbeschluss. Seite 5 von 9 1. Ergebnisbericht zur Arbeit der verwaltungsinternen Task Force Schulhausbau / Kita Stand 31.12.2017 Trotz kurzer Entscheidungswege, muss klar sein, dass mit der Arbeit der Task Force nicht nur die operative Arbeit gestärkt werden darf, sondern auch strategisches Handeln, Vordenken und Einhaltung geltender Regularien im Blickpunkt stehen müssen. Anlagen Karten von der AG Standortsicherung soziale Infrastruktur seit 11/2016 geprüfte und von der Task Force bestätigte Schul- und Sporthallenstandorte von der Task Force seit 11/2016 verabschiedete Planungs- und Baubeschlüsse für Schulen im Stadtgebiet von der Task Force seit 11/2016 verabschiedete Planungs- und Baubeschlüsse für Kitas im Stadtgebiet Seite 6 von 9 1. Ergebnisbericht zur Arbeit der verwaltungsinternen Task Force Schulhausbau / Kita Stand 31.12.2017 Anlage 1: von der AG Standortsicherung soziale Infrastruktur seit 11/2016 geprüfte und von der Task Force bestätigte Schul- und Sporthallenstandorte Seite 7 von 9 1. Ergebnisbericht zur Arbeit der verwaltungsinternen Task Force Schulhausbau / Kita Stand 31.12.2017 Anlage 2: von der Task Force seit 11/2016 verabschiedete Planungs- und Baubeschlüsse für Schulen im Stadtgebiet Seite 8 von 9 1. Ergebnisbericht zur Arbeit der verwaltungsinternen Task Force Schulhausbau / Kita Stand 31.12.2017 Anlage 3: von der Task Force seit 11/2016 verabschiedete Planungs- und Baubeschlüsse für Kitas im Stadtgebiet Seite 9 von 9