Vorlage-Sammeldokument

Verwaltungsausschuss Beschlussvorlage Nr. VI-DS-00513/14-DS-04 Status: öffentlich Eingereicht von Oberbürgermeister Betreff: Änderung zum Ausführungsbeschluss Nr. DS-00513/14-DS-03 "Einführung eines Intranets - Ausführungsbeschluss - Bestätigung einer außer-/überplanmäßigen Auszahlung/Aufwendung gem. § 79 (1) SächsGemO in den Jahren 2017 und 2018" Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters Verwaltungsausschuss 17.01.2018 Bestätigung Beschlussfassung Beschlussvorschlag: 1. Die außerplanmäßige Auszahlung nach § 79 (1) SächsGemO in 2017 i. H. v. 150.000 € zur Implementierung und Weiterentwicklung eines Intranets im PSP-Element „Intranet“ (7.0001531.701) wird bestätigt. Die Deckung erfolgt i. H. v. 150.000 € aus dem Ergebnishaushalt Innenauftrag „Intranet“ (100111120001). 2. Die nicht verbrauchten investiven Haushaltsmittel werden im Rahmen des Jahresabschlusses 2017 als Ermächtigung aus Vorjahren nach 2018 übertragen (7.0001531.701). Die Ermächtigungsübertragung steht unter dem Vorbehalt des § 7 der Haushaltssatzung 2017/2018. 3. Für den erwarteten Mehrbedarf für den laufenden Betrieb über die Lecos werden überplanmäßige Auszahlungen nach § 79 (1) SächsGemO in 2018 von 30.000 € bestätigt. Die Deckung erfolgt formal aus der Kostenstelle „unterjährige Finanzierung formale Deckung Ergebnishaushalt“ (1098620000). Im Gegenzug erfolgt in 2017 eine Sperrung des vorhandenen Budgets im Ergebnishaushalt auf dem Innenauftrag „Intranet“ (100111120001)“ über 30.000 €. 4. Die im Haushaltsjahr 2019ff geschätzten Mehrkosten aufgrund des Ausschreibungsergebnisses von 30.000 € werden zunächst zur Kenntnis genommen. Über eine zusätzliche Bereitstellung ist im Rahmen der Haushaltsplanung 2019/20 zu entscheiden. Die Mittel sind dann entsprechend durch das Fachamt anzumelden 1/4 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen nein wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt von bis Höhe in EUR 2018 2018 30.000 2017 2017 150.000 Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE wo veranschlagt nein von 7.0001531.701 wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: nein wenn ja, nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat 2/4 Sachverhalt: Mit Ausführungsbeschluss Nr. DS-00513/14-DS-02 „Einführung eines Intranets Ausführungsbeschluss - Bestätigung einer außerplanmäßigen Auszahlung gem. § 79 (1) SächsGemO“ wurde am 10.05.2016 in der Dienstberatung des Oberbürgermeisters, am 13.06.2016 im Fachausschuss Finanzen, am 14.06.2016 im Fachausschuss Allgemeine Verwaltung sowie am 08.06.2016 im Verwaltungsausschuss die Einführung eines modernen Intranets für die Stadtverwaltung Leipzig bestätigt. Im Haushaltsjahr 2016 wurden damit Mittel für die investive Maßnahme „Intranet“ im PSPElement 7.0001531.701/SK 78310100 von insgesamt 417.000 € sowie Aufwendungen für den laufenden Betrieb des Intranets ab dem Jahr 2017ff. i. H. v. 200.000 EUR \ p.a. im Budget 01_111_1ZW, Innenauftrag Intranet (100111120001/SK 42719270) vorbehaltlich der Beschlussfassung und Genehmigung des Doppelhaushaltes 2017/2018 bestätigt. Es wurde festgelegt, dass mit dem Gewinner der Ausschreibung ein Vertrag über den Support des Basissystems und der beauftragten Erweiterungen mit einer Laufzeit von fünf Jahren mit der Option der jährlichen Verlängerung bis max. zehn Jahren Laufzeit geschlossen wird. Nach Durchführung einer europaweiten Ausschreibung im Rahmen eines offenen Verfahrens im Jahr 2017 mit Schlusstermin für den Eingang der Angebote am 02.03.2017 und Bewertung der eingegangenen Angebote wurde im Anschluss durch die IT-Koordination die Aufhebung des Vergabeverfahrens und die Aufnahme eines Verhandlungsverfahrens mit einem der insgesamt drei Bieter angeregt. Am 22.05.2017 wurde dieses Vorgehen durch das Vergabegremium VOL bestätigt. Im Rahmen dieses Verhandlungsverfahrens mit insgesamt zwei Verhandlungsrunden am 20.06.2017 sowie am 9.10.2017 konnten signifikante Verhandlungserfolge und eine deutliche Reduzierung der vorgelegten Angebotssumme erzielt werden. Auf Basis des überarbeiteten Angebots ist dennoch eine Deckungslücke im Hinblick auf die laut Ausschreibung speziell für die Belange der Stadtverwaltung Leipzig angepassten Komponenten und die nun bereits absehbare weitere Entwicklung sowie den späteren Betrieb gegeben. Anpassung Komponenten Im bisherigen Projektverlauf und in der Abstimmung mit dem potentiellen Auftragnehmer hat sich gezeigt, dass die Implementierung einer Suche, welche gezielt Informationen in Drittanwendungen und Altdatenbeständen unter einer einheitlichen Maske im Intranet zur Verfügung stellt, aufgrund der inkonsistenten IT-Infrastruktur deutlich aufwändiger in der Umsetzung wird. Nach vorliegenden Schätzungen wird die Anbindung pro Datenbank ca. 5.000 EUR kosten. Die Suche wird deswegen als eigenständiges Projekt definiert und aus den zu übertragenden Mitteln in Höhe von max. 40.000 EUR finanziert. In diesen enthalten sind die Mehrkosten für die Intergator Lizenz- und Implemetierungskosten in Höhe von 15.165 EUR. Es ist außerdem zu erwarten, dass sich nach der geplanten Pilotphase aufgrund der gemachten Erfahrungen ein nochmaliger Anpassungsbedarf ergibt, welcher zum jetzigen Zeitpunkt mit ca. 25.000 Euro angesetzt wird. Für die Migration von Daten aus Altanwendungen werden weitere 15.000 EUR benötigt. Neu als Anforderung hinzugekommen ist die Projektierung des mobilen Zugriffs für die Gesamtverwaltung auch über private Endgeräte, welche aktuell mit einem Aufwand von bis zu 20.000 EUR angesetzt werden muss. 3/4 Kosten Weiterentwicklung Die Übertragung der Mittel erlaubt es weiterhin, Programmierungen und Anpassungen, welche in einer späteren Stufe der Entwicklung vorgesehen waren, vorzuziehen und die Haushalte der Folgejahre somit in diesen Bereichen zu entlasten. Hier ist in erster Linie das Teilprojekt 3 „Migrationsanalyse und -konzeption, Integrationsanalyse und -konzeption“ in Höhe von 25.000 € zu nennen. Die Deckung für diese laut Angebot benötigten investiven Mittel ist in ausreichender Höhe vorhanden, sofern die für das Jahr 2017 geplanten und nicht in Anspruch genommen Mittel für den laufenden Betrieb des Intranets i. H. v. 150.000 € \ p.a. im Budget 01_111_1ZW, Innenauftrag Intranet (100111120001/SK 42719270) in den Finanzhaushalt umgeschichtet werden. Mehrkosten Betrieb Auf der Grundlage des Infrastrukturkonzeptes und der vorliegenden Angebote wird die bei der Lecos zu beauftragende Serverinfrastruktur ca. 30.000 EUR / p. a. teurer als in der ursprünglichen Schätzung vorgesehen. Für den erwarteten Mehrbedarf für den laufenden Betrieb über die Lecos werden überplanmäßige Auszahlungen nach § 79 (1) SächsGemO in 2018 von 30.000 € bestätigt. Die Deckung erfolgt formal aus der Kostenstelle „unterjährige Finanzierung formale Deckung Ergebnishaushalt (1098620000). Im Gegenzug erfolgt in 2017 eine Sperrung des vorhandenen Budgets im Ergebnishaushalt auf dem Innenauftrag „Intranet“ (100111120001)“ über 30.000 €.“ Die im Haushaltsjahr 2019ff geschätzten Mehrkosten aufgrund des Ausschreibungsergebnisses von 30.000 € werden zunächst zur Kenntnis genommen. Über eine zusätzliche Bereitstellung ist im Rahmen der Haushaltsplanung 2019/20 zu entscheiden. Die Mittel sind dann entsprechend durch das Fachamt anzumelden. 4/4