Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Beschlussvorlage Nr. VI-DS-04820 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Finanzen Betreff: Konsolidierung der Vertragsbeziehungen der Stadt Leipzig mit der KISA und der GISA GmbH zum technischen Finanzwesen (SAP, Kommunalmaster Doppik, Kommunalmaster Veranlagung) Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium Dienstberatung des Oberbürgermeisters Verwaltungsausschuss Ratsversammlung voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 13.12.2017 Bestätigung Vorberatung Beschlussfassung Beschlussvorschlag: Der Stadtrat ermächtigt den Oberbürgermeister, die Vertragsbeziehungen der Stadt Leipzig mit der KISA, der GISA und der Lecos zum technischen Finanzwesen zu konsolidieren und ermächtigt den Oberbürgermeister zur Unterzeichnung der dazu notwendigen vertraglichen Vereinbarungen mit KISA, GISA, Lecos (siehe Anlagen) sowie zur Vornahme eventueller redaktioneller Änderungen. 1/6 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen x Finanzielle Auswirkungen nein Kostengünstigere Alternativen geprüft nein X ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein X ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung x Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam von Ergebnishaushalt bis nein wenn ja, ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE X nein Von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: X nein wenn ja, x nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat 2/6 Sachverhalt: Vorbemerkung Im Rahmen der Einführung der Doppik wurde die Software SAP angeschafft. Der Vertrag zur Überlassung der Software, Pflege und Weiterentwicklung der Software (EVBITSystemvertrag für das SAP-System vom 29.05.2009) wurde auf unbestimmte Zeit zwischen der Stadt Leipzig und der KISA geschlossen, die GISA GmbH erbrachte als Subunternehmerin Leistungen für den Kommunalmaster Doppik. Es wurde eine Mindestvertragslaufzeit vereinbart, die Ende 2017 endet. Der seinerzeit geschlossene Vertrag umfasste die Bestandteile: - SAP ERP-System - Kommunalmaster Doppik (KM-D) - Kommunalmaster Veranlagung (KM-V). Die durch Ratsbeschluss (Grundsatzbeschluss zum Weiterbetrieb des SAP-Systems sowie Ausführungsbeschluss zur strategischen Weiterentwicklung von SAP: DS 00727/14, 2015) beschlossene Erarbeitung einer SAP-Strategie hatte auch zum Ergebnis, die Vertragsbeziehungen des SAP-Systems zu konsolidieren. Dabei ging es um: - eine direkte und klare Verantwortung der Dienstleister KISA, GISA, Lecos: die GISA trägt die Hauptlast und -verantwortung für das SAP-System und seinen KM-D-Teil, die Stadt hat jedoch keinen direkten Vertrag mit der GISA; das Entwicklungssystem steht bei der GISA - die Regelungen der Lizenzweiterung (durch Einwohnerzuwachs und gestiegene Nutzerzahlern) - die Standorte der physischen Server. Ziel der Vertragskonsolidierung Ziel der Vertragskonsolidierung ist daher mit Beginn 01.01.2018: - Jeder Dienstleister (KISA, GISA, Lecos) erhält jeweils eigene klare vertragliche Regelungen für seinen Verantwortungsbereich. - Die Textbestandteile der bereits erfüllten Leistungen aus dem Einführungsprojekt werden konsolidiert. - Die SAP-Serverlandschaft wird vollständig bei der - und im Basisbetrieb durch die Lecos betrieben (SAP-Solution Manager, Entwicklungssystem, Testsystem, Produktivsystem). - Es werden Regelungen für eine Lizenzerweiterung getroffen, die es der Stadt ermöglichen, weitere Nutzer hinzukaufen zu können bzw. die Lizenzkosten, die aus dem Einwohnerzuwachs entstehen, transparent und nachvollziehbar planen zu können. - Überprüfung der Konditionen mit dem Ziel der Hebung von Potentialen. 3/6 Weg der Vertragskonsolidierung Der bestehende SAP-EVBIT-Vertrag wird grundsätzlich nicht gekündigt. Soweit er den Leistungsteil KM-D (GISA) betrifft, wird er - nach Überleitung von KISA an die Stadt Leipzig unmittelbar im Verhältnis GISA - Stadt Leipzig fortgesetzt. Soweit er den Leistungsteil KM-V (KISA) betrifft, wird er gekündigt und ein neuer Vertrag geschlossen. Für die Vertragskonsolidierung wurde wiederum auf die EVBIT-Vertragsmuster zurückgegriffen. Aus der in den EVBIT-Vertragsmustern enthaltenden Logik ergeben sich für den KM-D und den KM-V-Teil jeweils zwei Verträge – in Summe vier: - KM-D-Teil: EVBIT-Vertrag Überlassung mit Pflege und EVBIT-Vertrag Erstellung - KM-V-Teil: EVBIT-Vertrag Überlassung und EVBIT-Vertrag Pflege S Die nachfolgende Darstellung soll das nochmals grafisch verdeutlichen: Vertragliche Ist-Darstellung EVBIT-Systemvertrag Verträge für den Betrieb für das SAP-System KM-D und KM-V und Teile des Basisbetriebs -------------------------------------Stadt Leipzig / KISA (GISA) des SAP-Systems KM-D und KM-V ---------------------------Stadt Leipzig / Lecos Vertragliche Soll-Darstellung ab 01.01.2018 Säule KM-D (GISA): Säule KM-V (KISA): EVBIT-Vertrag Erstellung EVBIT-Vertrag Überlassung Typ B für das SAP-System KM-D ----------------------------Stadt Leipzig / GISA für das SAP-System KM-V --------------------------Stadt Leipzig / KISA EVBIT-Vertrag Überlassung Typ A mit Pflege für das SAP-System KM-D ----------------------------Stadt Leipzig / GISA EVBIT-Vertrag Pflege S Säule Infrastruktur (Lecos): Verträge für den Betrieb des SAP-Systems KM-D und KM-V ---------------------------Stadt Leipzig / Lecos für das SAP-System KM-V --------------------------Stadt Leipzig / KISA Im Zuge der Vertragskonsolidierungen werden Nachaktivierungen für das SAP-System vorgenommen. 4/6 Vertragskonsolidierung KISA und GISA - Gegenüberstellung Altvertrag / Entwurf Neuverträge Siehe Anlage 1. Die aus der Vertragskonsolidierung entstehenden wirtschaftlichen Effekte bzw. Einsparungen werden für die anstehenden Projekte der Veraltungsmodernisierung, Digitalisierung und Optimierung der bestehenden SAP-Prozesse verwendet. 5/6 Übersicht der Anlagen: (a) Gegenüberstellung der Alt KISA und GISA: - Anlage 1: Gegenüberstellung Altvertrag / Entwurf Neuverträge (b) Überleitung und Vertragskonsolidierung: - Anlage 2: Vertragsüberleitung KISA - Anlage 3: Nachtrag GISA (c) vertragliche Beziehungen KM-D (GISA): - Anlage 4: EVBIT-Vertrag Erstellung o Anlage 1 zum Vertrag: Preisblatt (Erstellung und Überlassung) o Anlage 2 zum Vertrag: Fernzugriff - Anlage 5: EVBIT-Vertrag Überlassung (Typ A mit Pflege) o Anlage 1 zum Vertrag: Preisblatt (Erstellung und Überlassung) o Anlage 2 zum Vertrag: Konditionen Überlassung o Anlage 3 zum Vertrag: Servicebeschreibung KMD o Anlage 4 zum Vertrag: Produktbeschreibung KMD o Anlage 5 zum Vertrag: Hinweis zum Supportkonzept o Anlage 6 zum Vertrag: Fernzugriff o Anlage 7 zum Vertrag: SAP-Funktionen und -Nutzungsrechte o Anlage 8 zum Vertrag: SAP-AGBs (d) vertragliche Beziehungen KM-V (KISA): - Anlage 6: EVBIT-Vertrag Überlassung (Typ B) o Anlage 1 zum Vertrag: Produktbeschreibung KMV o Anlage 2 zum Vertrag: CR – Einblenden Kostenrahmen o Anlage 3 zum Vertrag: CR – Objektbezeichnung Sonstige Einnahmen o Anlage 4 zum Vertrag: CR – Wegfall Plausibilitätsprüfung - Anlage 7: EVBIT-Vertrag Pflege (S) o Anlage 1 zum Vertrag: Servicebeschreibung KMV o Anlage 2 zum Vertrag: Preisblatt o Anlage 3 zum Vertrag: Fernzugriff 6/6