Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Neufassung Nr. VI-DS-04470-NF-02 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Kultur Betreff: Sicherstellung der Durchführung des Festivals DOK Leipzig durch Erhöhung des städtischen Zuschusses an die Leipziger Dok-Filmwochen GmbH Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium FA Finanzen FA Kultur Verwaltungsausschuss Ratsversammlung voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 20.09.2017 Vorberatung Vorberatung Vorberatung Beschlussfassung Beschlussvorschlag: 1. Zur Sicherung der Geschäftstätigkeit der Leipziger Dok-Filmwochen GmbH sowie zur finanziellen Sicherstellung der Durchführung des Leipziger Dokumentar- und Animationsfilmfestivals DOK Leipzig im Jubiläumsjahr 2017 wird der städtische Zuschuss für die Leipziger Dok-Filmwochen GmbH in Verbindung mit einer überplanmäßigen Aufwendung gemäß § 79 (1) SächsGemO im Jahr 2017 einmalig um 230.000 € auf 651.300 € erhöht. 2. Zur Sicherung der inhaltlichen Qualität, der internationalen Ausstrahlung und der Konkurrenzfähigkeit des DOK-Film-Festivals sowie zur Umsetzung der personellen und strukturellen Änderungen gemäß Anlage 1 (Szenario 2) wird der städtische Zuschuss für die Leipziger Dok-Filmwochen GmbH in Verbindung mit einer überplanmäßigen Aufwendung gemäß § 79 (1) SächsGemO ab dem Jahr 2018 um 100.000 € auf 521.300 € sowie ab dem Jahr 2020 um weitere 20.000 € auf 541.300 € erhöht. 3. Die überplanmäßigen Aufwendungen für das Haushaltsjahr 2017 i. H. v. 230.000 € sowie für das Haushaltsjahr 2018 i. H. v. 100.000 € im PSP-Element 1.100.25.4.0.01.02.03 werden bestätigt. Die Deckung erfolgt aus der Kostenstelle 1098600000 - unterjährige Finanzierung ohne Deckung Ergebnishaushalt. 4. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, in der Gesellschafterversammlung der Leipziger Dok-Filmwochen GmbH den Wirtschaftsplan 2017 der Leipziger DokFilmwochen GmbH gemäß Anlage 3 und somit unter Übernahme der unter Beschlusspunkt 1 und 2 überplanmäßig bewilligten Zuschüsse zu beschließen. Die Mittelfristplanung wird zur Kenntnis genommen. 5. Die Ratsversammlung nimmt die Beauftragung der bbvl zur "Unterstützung bei der Erstellung der Wirtschaftsplanung 2017 und Analyse der für die Wirtschaftsplanung relevanten kaufmännischen Prozesse" mit einem Auftragsvolumen von rund 24.000 € zur Kenntnis. 1/9 6. Die Ratsversammlung nimmt die Beauftragung der bbvl für weitere Beratungsleistungen zur personellen Überbrückung der Vakanz des kaufmännischen Leiters mit einem zunächst vereinbarten Auftragsvolumen von rund 24.000 € zur Kenntnis und ermächtigt den Oberbürgermeister, die Beauftragung - sofern erforderlich - zu verlängern und das Auftragsvolumen auf bis zu 75.000 € aufzustocken. 7. Dem Verwaltungsausschuss ist im Sommer 2018 ein Sachstandsbericht zur Umsetzung der Maßnahmen in der DoK-Filmwochen GmbH vorzulegen. Spätestens bis 30.06.2022 ist der Ratsversammlung eine Evaluierung des Konzeptes und der hierfür notwendigen Zuschüsse vorzulegen. 8. Für die Leipziger Dok-Filmwochen GmbH wird ein Aufsichtsrat implementiert. Die Installation erfolgt im Zuge der anstehenden Anpassung des Gesellschaftsvertrages der Dok-Filmwochen GmbH. 2/9 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen nein Kostengünstigere Alternativen geprüft nein Folgen bei Ablehnung nein x Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt nein x wenn ja, ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 01.01.2017 01.01.2018 31.12.2017 31.12.2018 230.000 100.000 1.100.25.4.0.01.02.03 Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: x nein wenn ja, x x nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat Sachverhalt: Ausgangssituation DOK Leipzig ist das größte deutsche, das zweitgrößte europäische und das älteste Dokumentarfilm-festival der Welt, das in 2017 sein 60jähriges Jubiläum feiert. DOK Leipzig ist nicht nur ein attraktives Publikumsfestival mit ca. 50.000 Zuschauern sondern auch ein jährlicher Treffpunkt der deutschen und internationalen Dokumentarfilmbranche. Das Festival wird maßgeblich durch die Stadt Leipzig und den Freistaat Sachsen gefördert. Daneben wirbt das Festival weitere öffentliche und institutionelle Fördermittel und partiell 3/9 teilprojektbezogene Zuschüsse ein. Neben den Fördermitteln – die die Hauptfinanzierungsquelle des Unternehmens darstellen – bilden Eintrittsgelder und Sponsoreneinnahmen eine weitere Finanzierungsquelle. Einhergehend mit einer deutlich gestiegenen Anzahl der zu bewertenden Filme (inzwischen werden jährlich rund 3.000 Filme eingereicht), der Erweiterung des Festivalprogramms (so beispielsweise um interaktive und transmediale Erzählformen) sowie der insbesondere aufgrund des technischen Fortschritts notwendigen Erneuerung der komplexer werdenden Prozesse zur Filmauswahl und Festivalbewältigung in den vergangenen beiden Jahren, hat sich die wirtschaftliche und finanzielle Situation der DOK Filmwochen GmbH deutlich verschlechtert. Dies liegt in einem generellen Anstieg der Aufwendungen begründet, denen eine vergleichsweise deutlich geringere Steigerung der Erträge gegenübersteht. Außerdem war die Gesellschaft nicht in der Lage, aufgrund von Schwachstellen in den eigenen Prozessen sowie in den Controlling- und Steuerungsinstrumenten, die wirtschaftliche Defizitlage frühzeitig zu erkennen, um entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen eigenständig entwickeln zu können. Die Wirtschaftsjahre 2015 und 2016 wurden jeweils mit negativen Jahresergebnissen abgeschlossen (2015: -118 T€ bzw. 2016: -21 T€ (vorläufig)), wobei die Gesellschafterin Stadt Leipzig bereits Ende 2016 einen überplanmäßigen Zuschuss in Höhe von 77 T€ ausgezahlt hat. Hinzu kommt die Problematik, dass die DOK Filmwochen GmbH einen nicht unbeachtlichen Anteil seiner Kosten vorfinanzieren muss, da die entsprechenden Fördermittel zeitversetzt erst einige Monate nach dem Festival im Rahmen der Schlussabrechnung ausgezahlt werden. Die Situation verschärft sich durch Vorauszahlungen auf die Umsatzsteuer, da wesentliche Aufwendungen und Erträge erst im vierten Quartal mit Austragung des Festivals realisiert werden, woraus der Gesellschaft zum Jahresende hohe Forderungen aus Umsatzsteuer erwachsen und deren Ausgleich erst im darauffolgenden Wirtschaftsjahr erfolgt. Bis einschließlich 2015 konnte die Gesellschaft diese Vorfinanzierungsproblematik eigenständig lösen, da sie aufgrund von Rücklagen, die aus früheren Gewinnen gebildet wurden, über einen entsprechenden Liquiditätspuffer verfügte. Der Puffer ist infolge der Jahresfehlbeträge aus 2015 und 2016 vollständig aufgezehrt und der Anteil des nachgelagerten Fördermittelzuflusses hat sich weiter erhöht. In der Folge haben sich die Herausforderungen insofern deutlich verschärft, dass die Gesellschaft nicht mehr in der Lage ist, die Vorfinanzierung, die üblicherweise in den Monaten Oktober bis Januar/Februar des jeweiligen Folgejahres getätigt werden muss, aus eigenen Mitteln sicherzustellen. Die Liquiditätslücke beträgt zum Jahresende 2017 auf Basis des Wirtschaftsplanentwurfes 2017 rund 215 T€ (vgl. Anlage 2). 4/9 Eingeleitete Maßnahmen: Als die Geschäftsführung den Gesellschaftervertreter und das Fachdezernat Ende 2016 über die sich deutlich verschlechterte Lage der Gesellschaft informierte, wurde die Geschäftsführung der Leipziger Dok-Filmwochen GmbH umgehend damit beauftragt, ein Strategiepapier sowie in diesem Rahmen gezielte Maßnahmen zu entwickeln, die es der Gesellschaft ermöglichen sollen, sowohl die sich infolge der Vorfinanzierungsproblematik ab Oktober ergebende Liquiditätslücke durch die Gesellschaft eigenständig lösen als auch ein Festival im Jahr 2017 planen und durchführen zu können, das mit den momentan zur Verfügung stehenden Zuschüssen und Fördermitteln durchgeführt werden kann, ohne dass sich die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft weiter verschlechtert. Zudem wurde die bbvl beauftragt, in einem ersten Schritt die Ursachenanalyse der wirtschaftlichen Verschlechterung der Gesellschaft (siehe Anlage 4 zur Vorlage) sowie darauf aufbauend eine Analyse der Planprozesse durchzuführen. Weiterhin sollte die bbvl die Überarbeitung des zum damaligen Zeitpunkt von DOK vorgelegten Wirtschaftsplanentwurfs unterstützen und den Planentwurf an die tatsächlichen wirtschaftlichen Gegebenheiten im Jahr 2017 anpassen. Die bbvl wurde vom Gesellschaftervertreter deshalb einbezogen, da die Geschäftsführung auf Basis der ihr momentan zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen in den Monaten Januar bis April 2017 nicht in der Lage war, eigenständig die Ursachen zu analysieren sowie ein Konzept vorzulegen, das die genannten Prämissen für das Jahr 2017 untersucht und bewertet sowie in Szenarien Konsequenzen und Lösungsvorschläge nachvollziehbar unterbreitet. Die Geschäftsführung hat mit Unterstützung der bbvl einen Wirtschaftsplanentwurf für das Jahr 2017 erarbeitet, der der Vorlage in der Anlage 2 beiliegt. Darüber hinaus wurde die bbvl beauftragt, die Dok-Filmwochen GmbH zu analysieren, um Aussagen treffen zu können, woraus die deutliche Verschlechterung der wirtschaftlichen Situation der DOK resultiert (Anlage 4). Weiterhin berichtet die Geschäftsführung mit Unterstützung der bbvl nun monatlich über die Geschäfts- und insbesondere Liquiditätsentwicklung an den Gesellschaftervertreter. Auch das bbvl-Quartalsreporting wurde von halbjährlich auf vierteljährlich umgestellt. Im Rahmen der Projektanalyse und der Überarbeitung des Wirtschaftsplanentwurfs wurde mit Unterstützung der bbvl festgestellt, dass es der Gesellschaft auf Basis der prognostizierten Ertrags- und Aufwandssituation in Verbindung mit der gegenwärtigen Struktur des Festivals voraussichtlich nicht möglich sein wird, das Jahr 2017 mit mindestens 5/9 einem ausgeglichenen Ergebnis abzuschließen (geplantes Jahresergebnis 2017: -90 T€) und die ab Oktober 2017 erwartete Liquiditätslücke eigenständig schließen bzw. überbrücken zu können (Liquiditätsunterdeckung per Ende Dezember 2017: -215 T€). Eine Reduzierung des Festivalumfangs ist nicht zielführend, da die Anzahl der europäischen Filme im Programm in direktem Zusammenhang zur Höhe der zu vereinnahmenden Förderung steht. Um diese auf einem weiterhin konstanten Niveau garantieren zu können, kann seitens DOK Leipzig die Anzahl der Filme nicht weiter reduziert werden. Auch für das Jahr 2018 wird auf Basis der momentan absehbaren Zuschüsse und Fördermittel und der notwendigen Schließung der personellen Lücken eine nochmalige Verschlechterung der wirtschaftlichen Situation (momentan prognostiziertes Jahresergebnis 2018: -100 T€) erwartet. Darüber hinaus kam die bbvl zu dem Ergebnis, dass insbesondere eine Personalkonzeption zu erarbeiten ist, die die gewachsenen Anforderungen an das Festival abbildet; das bestehende - insbesondere unterjährige - Kostencontrolling ausgebaut werden sollte und geeignete Controlling-Instrumente zu entwickeln sind, um frühzeitig die wirtschaftliche Situation der Gesellschaft einschätzen und entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen einleiten zu können. Im Mai 2017 wurde die bbvl erneut mit Beratungsleistungen in Form einer zeitlich befristeten Personalgestellung beauftragt, um im Kontext der derzeitigen Personalausstattung die Aussteuerung der Liquidität sicherzustellen, den Ausbau des bestehenden Kostencontrollings zu beginnen, um zukünftig zielgerichtete Maßnahmen zur Kostenoptimierung ergreifen und umsetzen zu können. Die Beauftragung wurde für einen Zeitraum von zwei Monaten ausgelöst und hat ein Auftragsvolumen von bis zu 25.000 €. Sollte eine Verlängerung erforderlich sein, soll der Gesellschaftervertreter ermächtigt werden, diesen Auftrag mit einem Gegenwert von bis zu 75.000 € zu verlängern. Zu beschließende Maßnahmen: Da das Leipziger Dokumentarfilmfestival ein äußerst wichtiger Standortfaktor bzw. internationaler Botschafter für die Stadt Leipzig aber auch für die Branche mit internationaler Ausprägung ist, wird vorgeschlagen, die Gesellschaft wirtschaftlich zu stabilisieren, um das Festival mit seinem etablierten Umfang nachhaltig zu sichern. Die Verwaltung folgt dem Ansinnen der Geschäftsführung und schlägt vor, die Gesellschaft im Jahr 2017 überplanmäßig mit 230 T€ zum Ausgleich der Jahresfehlbeträge 2015 und 2016 (rd. -140 T€) sowie des angezeigten, prognostizierten Jahresfehlbetrages 2017 (-90 6/9 T€) auszustatten, wodurch die Liquidität und das Eigenkapital der Gesellschaft gestärkt werden sollen. Der vorliegende Wirtschaftsplan geht für das Jahr 2018 im Status Quo von einem Jahresfehlbetrag von 100 T€ aus. Die Ursachen liegen primär in der ganzjährigen Wirkung noch zu schaffender, jedoch in Anbetracht der gegenwärtigen Personalausstattung langfristig notwendiger Stellen begründet. Da der Wirtschaftsplan 2017 unter den Prämissen der kaufmännischen Vorsicht erstellt wurde, besteht grundsätzlich die Chance einer Ergebnisverbesserung, insbesondere auch vor dem Hintergrund, dass die Gesellschaft den Bereich Sponsoring und Drittmittelakquise im Jahr 2017/2018 stärken muss. Zur langfristigen Sicherung des Festivals wird vorgeschlagen, ab dem Jahr 2018 überplanmäßig den städtischen Zuschuss um 100 T€ zu erhöhen, um die momentan absehbaren Kostensteigerungen finanzieren zu können. Dennoch ist die Gesellschaft angehalten, auch ab 2018 weitere Dritt- und Fördermittel zu akquirieren, um Kostensteigerungen abzufangen. Denkbar ist ebenfalls eine Erhöhung der institutionellen Förderung des Freistaates Sachsen. Hier hat sich die Geschäftsführung entsprechend zu bemühen und auf das SMWK zuzugehen. Ab dem Jahr 2020 wird der städtische Zuschuss um weitere 20 T€ erhöht. Dies soll insbesondere dem Ausbau des Festivals, der Festivalstrategie sowie anteilig zur Kompensierung gestiegener Kosten herangezogen werden (siehe Anlage 1: Szenario- und Strategiekonzept). Auch hier hat sich die Geschäftsführung zu bemühen, über weitere Drittund Fördermittelgeber die Einnahmen der Gesellschaft weiter zu erhöhen. Zusammenfassend stellt sich der städtische Zuschuss an die Leipziger Dok-Filmwochen GmbH unter Berücksichtigung der zu beschließenden Maßnahmen wie folgt dar: Förderung Stadt Leipzig in 2017 2018 2019 2020 ff. 421.300 421.300 421.300 421.300 Zusätzlich gemäß Vorlage 230.000 100.000 100.000 120.000 Gesamtzuschuss 651.300 521.300 521.300 541.300 EUR bisher eingestellter Zuschuss gemäß beschlossenem Doppelhaushalt 2017/2018 Zugleich wird die Geschäftsführung der Dok-Filmwochen GmbH beauftragt, auf Basis des in Anlage 1 beigefügten Konzeptpapiers die personellen und strukturellen Änderungen vorzunehmen und die Wirtschaftsjahre 2017 bis 2020 unter Berücksichtigung der o. g. Zuschüsse mit mindestens ausgeglichen Jahresergebnissen abzuschließen. Es gilt, die 7/9 Durchführung des Festivals nachhaltig zu sichern und die wirtschaftliche Situation der Gesellschaft zu stabilisieren. Die Ergänzung des Festivalkonzeptes um ein Filmförderprogramm wird begrüßt. Die Sicherstellung der Finanzierung obliegt hierbei der Geschäftsführung. Weitere Mittelzuschüsse durch die Stadt Leipzig über die in dieser Vorlage beantragten Mittel hinaus sind hierfür zunächst nicht vorgesehen. Darüber hinaus wird vorgeschlagen, in der Gesellschaft einen Aufsichtsrat zu installieren, um der Geschäftsführung ein beratendes und überwachendes Organ zur Seite zu stellen. Dieser könnte sich aus sieben Mitgliedern zusammensetzen (ein Vertreter jeder Ratsfraktion sowie die Bürgermeisterin und Beigeordnete für Kultur, die den Aufsichtsratsvorsitz wahrnimmt). Folgen bei Nicht-Beschluss: Falls die Umsatz- bzw. Einnahmesituation der DOK Leipzig unverändert bliebe, DOK Leipzig somit sowohl von der Stadt Leipzig, vom Freistaat Sachsen aber auch von weiteren Sponsoren, Fördermittelgebern und Dritten keine zusätzlichen Förderungen bekommen kann, würde dies bei regulärer Festivaldurchführung im bisherigen Umfang und den damit verbundenen regulären Kosten ohne externe Unterstützung zur Insolvenz der Gesellschaft führen (bilanzielle Überschuldung, Zahlungsunfähigkeit der Gesellschaft). Würde man sich hingegen entscheiden, Kosten in Größenordnungen einzusparen, um das vorhandene Defizit, die Liquiditätslücke und die zu erwartenden steigenden Kosten ohne zusätzlichen Mittel, d. h. eigenständig abzudecken – sprich die Gesellschaft im Status Quo zu erhalten, hätte dies drastische Einschnitte im Programm mit gravierenden Auswirkungen auf das Festival selbst und dessen internationale Strahlkraft zur Folge, wobei die Gesellschaft für das Jahr 2017 aufgrund des anstehenden Festivals und der bereits abgeschlossenen Planungen ohnehin auf eine Liquiditätsunterstützung zur Überbrückung der Liquiditätslücke angewiesen wäre. 8/9 Anlagen:  Anlage 1: Konzeptpapier der Leipziger Dok-Filmwochen GmbH: Ausgangssituation, Einschätzung der Lage der Gesellschaft, Szenariobetrachtung, Mittelbedarfsermittlung – NICHT - ÖFFENTLICH  Anlage 2: Entwurf Wirtschaftsplan 2017 (Stand: 24.04.2017 – ohne zusätzliche Zuschüsse gemäß vorliegender Vorlage) – NICHT - ÖFFENTLICH  Anlage 3: Entwurf Wirtschaftsplan 2017 - Plantabellen (Stand: 31.07.2017 – einschließlich zusätzlicher Zuschüsse gemäß vorliegender Vorlage) – NICHT ÖFFENTLICH  Anlage 4: bbvl Berichterstattung vom 02.03.2017: LEIPZIGER DOK‐FILMWOCHEN GMBH: Analyse der Abweichungen zwischen Plan und Ist der Wirtschaftsjahre 2014 – 2016 – NICHT - ÖFFENTLICH  Anlage 5: Bilanz und GuV aus Jahresabschluss 2015 – NICHT - ÖFFENTLICH  Anlage 6: vorläufige Bilanz und GuV aus Jahresabschluss 2016 – NICHT – ÖFFENTLICH  Anlage 7: Änderungen im Rahmen der Neufassung VI-DS-04470-NF-02 – NICHTÖFFENTLICH 9/9