Vorlage-Sammeldokument

Neufassung Nr. VI-A-04407-NF-02 Status: öffentlich Eingereicht von SPD-Fraktion Betreff: Lokale Demokratie stärken! Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium voraussichtlicher Sitzungstermin Ratsversammlung FA Allgemeine Verwaltung SBB Mitte SBB Nordost SBB Ost SBB Südost SBB Süd SBB Südwest SBB West SBB Alt-West SBB Nordwest SBB Nord OR Böhlitz-Ehrenberg OR Burghausen OR Engelsdorf OR Hartmannsdorf-Knautnaundorf OR Holzhausen OR Liebertwolkwitz OR Lindenthal OR Lützschena-Stahmeln OR Miltitz OR Mölkau OR Plaußig OR Rückmarsdorf OR Seehausen OR Wiederitzsch Zuständigkeit Bestätigung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Vorberatung Beschlussvorschlag: 1. Der Oberbürgermeister erarbeitet bis zum Ende des 4. Quartals 2017 einen Maßnahmenkatalog zur Verbesserung der Arbeit der Stadtbezirksbeiräte und Ortschaftsräte, damit die Umsetzung zum Beginn des Jahres der Demokratie 2018 starten kann. 2. Zur Verbesserung sind aus unserer Sicht folgende Punkte einzuarbeiten: a) Vorgaben für ein einheitliches und transparentes Verfahren in Form eines standardisierten Verfahrens mit Laufzeiten und Benachrichtigungen über den Sachstand der Antragssteller. Sowie eine Überprüfung der personellen Ausstattung des BfR. 1/4 b) Einheitliche räumliche Bedingungen in Bezug auf technische Ausstattung, zwingende Barrierefreiheit der Sitzungsräume sowie Wegweisern zur Sitzung. Hierbei ist zu klären ob die jeweilige Technik (Beamer, Leinwände, etc.) jeweils vor Ort fest eingebaut werden sollen, eine Technik-Pool Lösung angebracht ist, oder ob entsprechende Klassenräume in Schulgebäuden mit wenig Aufwand nutzbar sein können. c) Die Umstellung der Arbeit der Stadtbezirksbeiräte und Ortschaftsräte auf papierloses Arbeiten soll ermöglicht werden. Dazu bedarf es der Ausstattung mit Hardware, den Zugängen zum Allris, sowie W-Lan und ausreichend Stromanschlüsse in den Sitzungsräumen. Die Bereitstellung der Software kann durch das BfR oder über ein Budget des lokalen Gremiums erfolgen. d) Um das papierlose Arbeiten zu verbessern, sollen die jeweiligen lokalen Gremien einheitliche E-Mail-Adressen erhalten, damit alle Informationen zeitgleich zur Verfügung stehen. Mit dem Hersteller des Allris soll ein Ampelsystem für Anträge und Anfragen besprochen werden (Rot: noch nicht bearbeitet. Gelb: in Bearbeitung durch die Verwaltung. Grün: Bearbeitung abgeschlossen). e) Die Beratungsfolge wird dahingehend geändert, dass Vorlagen und Anträge, die direkt den Wirkungskreis der Stadtbezirksbeiräte und Ortschaftsräte betreffen, umgehend nach der Aufnahme in die Tagesordnung der Ratsversammlung in diese lokalen Gremien verwiesen werden. Bevor jene Anträge und Vorlagen in 2. Lesung in den Fachausschüssen behandelt werden, sollen die Voten der Stadtbezirksbeiräte und Ortschaftsräte vorliegen und den Ratsmitgliedern deutlich sichtbar zur Kenntnis gegeben werden. Dies gilt auch für Voten mit einschränkenden Bedingungen. In diesem Kontext sollen einheitliche Verfahrensregeln für die Zuweisung in die Gremien erarbeitet werden, die ebenfalls beinhalten, dass keine Vorlage und kein Antrag ohne Votum des zuständigen Stadtbezirksbeirates oder Ortschaftsrates in der Ratsversammlung beraten werden. f) Die Mitglieder der lokalen Gremien sollen regelmäßig die Möglichkeit bekommen, an Schulungen und Weiterbildung teilzunehmen und sich mit anderen Gremien gleicher Ebene auszutauschen. g) Die Vorsitzenden der Stadtbezirksbeiräte erhalten die Möglichkeit für dieses Ehrenamt eine anteilige Freistellung zu bekommen, sowie Weiterbildungen im Bereich Sitzungsleitung, Moderation etc. zu absolvieren. h) Gemeinsam mit dem Referat für Kommunikation wird ein Konzept zur stärkeren Wahrnehmung der Stadtbezirksbeiräte und Ortschaftsräte erarbeitet. Dieses kann u.a. vorsehen, dass ein begrenztes Budget für Öffentlichkeitsarbeit und Bürgerbeteiligung, Druckerzeugnisse, o.ä. vorgesehen ist. 2/4 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: Finanzielle Auswirkungen nein wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Im Haushalt wirksam von Ergebnishaushalt bis Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: nein wenn ja, nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat Sachverhalt: Die Arbeit der Stadtbezirks- und Ortschaftsräte soll nachhaltig verbessert werden. Dazu gehört u.a. eine verbindliche frühere Einordnung dieser Gremien in die Beratungsfolge des Rates. Darüber hinaus differieren die Arbeitsbedingungen einzelner Ortschafts- und Stadtbezirksbeiräte sehr deutlich, was neben den Tagungsräumen auch deren technische Ausstattung (WLAN etc.) betrifft. Hier ist die Stadtverwaltung gefordert, die Rahmenbedingungen so zu gestalten, dass diese Gremien die gleichen Arbeitsbedingungen haben und ihren Beitrag zur Meinungsbildung im Rat leisten können. 3/4 Anlagen: 4/4