Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Beschlussvorlage Nr. VI-DS-04647 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Finanzen Betreff: Vergabe rechtlicher Beratungsleistungen; überplanmäßige Aufwendungen nach § 79 (1) SächsGemO Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium Dienstberatung des Oberbürgermeisters FA Finanzen Ratsversammlung voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 20.09.2017 Bestätigung Vorberatung Beschlussfassung Beschlussvorschlag: 1. Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, den Zuschlag für rechtliche Beratungsleistungen des Gesamtverfahrens für die Ausschreibung von Investorenmodellen im Schulhausbau entsprechend dem Begründungstext und der Anlage zu erteilen. 2. Für die technisch-wirtschaftliche Beratung für Grundschulen werden die erforderlichen finanziellen Mittel i.H.v. 100.000 € als überplanmäßige Aufwendungen nach § 79 (1) SächsGemO im PSP-Element Haushalts- und Finanzmanagement (1.100.11.1.3.01) / Sachkonto Sachverständigen- und Gutachterleistungen (4431 2000) bestätigt. Die Deckung erfolgt aus der Kostenstelle unterjährige Finanzierung ohne Deckung im Ergebnishaushalt (1098600000). 1/4 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen nein x x wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung x Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 2017 2018 100.000 1.100.11.1.3.01 Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: x nein wenn ja, x nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat Sachverhalt: 1. Grundlage Mit der in der Ratsversammlung am 18.01.2017 beschlossenen Vorlage VI-DS-03155-NF-02 „Alternative Beschaffung Schulhausbau – Ergebnis Interessenbekundungsverfahren und weiteres Vorgehen“ wurde der Oberbürgermeister beauftragt, unter Einbindung externer Beratungsleistungen Ausschreibungsverfahren für Investorenmodelle durchzuführen. 2. Vergabeverfahren Zum Zeitpunkt der Beschlussfassung wurde davon ausgegangen, dass externe Beratungsleistungen durch verwaltungsinterne Erfüllung einzelner Aufgaben durch die zuständigen Fachämter auf ein Minimum reduziert werden können. Aufgrund zunehmender Ressourcenbindung durch die Herausforderungen im Schulhaus- und Kita-Bau insbesondere 2/4 im AfJFB und im AGM stehen dazu aber keine ausreichenden Kapazitäten mehr zur Verfügung. Um ein zügiges Vergabeverfahren gewährleisten zu können, wurden die zu erbringenden Beratungsleitungen sachlich getrennt. In separaten Vergaben ohne förmliches Verfahren und unter Berücksichtigung der allgemeinen Vergabegrundsätze sollen damit zum einen rechtliche und zum anderen technisch-wirtschaftliche Beratungsleistungen vergeben werden. Mit dieser Vorlage soll die Vergabe und Beauftragung der rechtlichen Beratungsleistungen für alle Ausschreibungen bestätigt werden. Das Ergebnis des Vergabeverfahrens befindet sich in der nichtöffentlichen Anlage. 3. Finanzierung Die Deckung erfolgt aus dem PSP-Element Haushalts- und Finanzmanagement (1.100.11.1.3.01), Kostenart Sachverständigen- und Gutachteraufwendungen (44312000). 4. Konsequenzen bei nicht vorgenommemer Auftragsvergabe Sollte der Vergabe zur juristischen Beratung nicht zugestimmt werden, kann auch die Vergabe für die technisch-wirtschaftliche Beratung nicht erfolgen, da beide für die Ausschreibungsverfahren für die Investorenmodelle erforderlich sind. Die Umsetzung des Ratsbeschlusses VI-DS-03155-NF-02 kann nicht oder nur stark zeitverzögert erfolgen. Damit besteht das Risiko, dass die über Investorenmodelle angedachte Deckung von Schulkapazitäten nicht rechtzeitig realisiert werden kann. 5. Begründung der Nichtöffentlichkeit der Anlage Entsprechend § 37 Abs 1 SächsGemO ist die Anlage nicht öffentlich zu behandeln. Die Anlage enthält Namen der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Unternehmen und Angaben zum eingegangenen Angebot. Dieses wiederum enthält Preisangaben, Geschäftsunterlagen und somit auch geheimhaltungsbedürftige Daten. Die förmlichen Ausschreibungsverfahren nach VOL, VOF und VOB werden durch die Vergabegremien in nichtöffentlicher Sitzung beraten. Dies ist auch in der Vergabeordnung der Stadt Leipzig für Bauleistungen, Lieferungen und Leistungen sowie freiberufliche Dienstleistungen ausdrücklich angeführt. In Anlehnung an diese Vorgaben ist die Nichtöffentlichkeit der Anlage angezeigt. 6. Hinweis zum Umfang der externen Beratungsleistungen Gemäß der Ausführungen unter Punkt 2 müssen inhaltlich mehr Beratungsleistungen ausgeschrieben und beauftragt werden, als ursprünglich angedacht. Der Ausschreibungsprozess für alle Investorenmodelle soll durch eine mit dieser Vorlage zu beauftragende rechtliche Beratung begleitet werden. Korrespondierend zu den schulnetzplanerischen Bedarfen und den Ergebnissen der Markterkundung zur alternativen Beschaffung Schulhausbau soll dann die Beauftragung der technisch-wirtschaftlichen Beratung für Investorenvorhaben für die Grundschulen erfolgen. Dadurch können Erfahrungen bei der Durchführung dieser Verfahren gesammelt werden und in die Beauftragung der technisch-wirtschaftlichen Beratung für die weiterführende Schulen (Oberschule, Gymnasien) einfließen. Mit der Vorlage VI-DS-03155-NF-02 wurden durch die Ratsversammlung zunächst Mittel für externe Beratungsleistungen in Höhe von 150.000 € bestätigt. Für die Beauftragung der rechtlichen Beratung für das Gesamtverfahren sind mit dem vorliegenden Angebot nunmehr 170.170,00 € erforderlich. Diese Mittel stehen zur Verfügung. Zusätzlich werden für die technisch-wirtschaftliche Beratung für die Grundschulen die Bereitstellung weiterer Mittel i.H.v. 100.000 € notwendig. Der daraus entstehende Mehrbedarf soll mit dieser Vorlage bestätigt werden. 3/4 Für die technisch-wirtschaftliche Beratung zu den weiterführenden Schulen wird zum gegebenen Zeitpunkt den zuständigen Gremien eine gesonderte Vorlage zur Beschlussfassung vorgelegt. Anlage: n. ö. Anlage Ergebnis Vergabe 4/4 Begründung Eilbedürftigkeit Über die Bestätigung der Vorlage ist spätestens in der Ratsversammlung am 20.09.2017 zu entscheiden. Aufgrund der Höhe der zu beauftragenden Leistungen ist die Ermächtigung des OBM zur Zuschlagserteilung durch die Ratsversammlung erforderlich. Der zur Beauftragung vorgeschlagene Bieter hat zunächst einer Verlängerung der ursprünglichen Bindefrist seines Angebotes bis Ende September zugestimmt. Die Beauftragung der rechtlichen Beratungsleistungen ist erforderlich, um gemeinsam auch einen verwaltungsseitigen Vorlauf für die Aufnahme der Arbeitsfähigkeit des Gesamtberaterteams ab Vergabe der technisch-wirtschaftlichen Beratung gewährleisten zu können. Somit kann das Verfahren zügig entsprechend der Schulbedarfe umgesetzt werden. Darüber hinaus erfolgt mit der Vorlage auch die jetzt erforderliche Bestätigung der überplanmäßigen Aufwendungen für die technisch-wirtschaftliche Beratung.