Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Verwaltungsstandpunkt Nr. VI-A-03827-VSP-01 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Stadtentwicklung und Bau Betreff: Sicherung der Transparenz bei Freihändigen Vergaben Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium voraussichtler Sitzungstermin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters Ratsversammlung 21.06.2017 Bestätigung Beschlussfassung Rechtliche Konsequenzen Der gemäß Ursprungsantrag gefasste Beschluss wäre ☐ Rechtswidrig und/oder ☐ Nachteilig für die Stadt Leipzig. ☐ Zustimmung ☐ Ablehnung ☐ Zustimmung mit Ergänzung ☐ Ablehnung, da bereits Verwaltungshandeln ☒ Alternativvorschlag ☐ Sachstandsbericht Begründung: Der Oberbürgermeister wird beauftragt, im Rahmen der Erneuerung der Software für die Durchführung elektronischer Vergabeprozesse in der Stadt Leipzig (eVergabe), Beschluss – Nr VI-DS-02695, die Verpflichtung gemäß § 14 Absatz 1, 3 Nr. 2 VOB/A (Anwendung des Vier-Augen-Prinzips bei allen Vergabearten) technisch umzusetzen. 1/3 Sachverhalt: Die Verwaltung begrüßt das Ziel des Antrages, eine maximale Transparenz bei Vergaben der Stadt Leipzig zu gewährleisten. Dafür sind bereits jetzt zahlreiche verwaltungsinterne Regelungen getroffen, die dies einerseits gewährleisten und andererseits eine effiziente Verwaltungsarbeit ermöglichen sollen. Zur Freihändigen Vergabe wird bei der Stadt Leipzig auf verwaltungsinterne Vorgaben, so auf das in einer Dienstanweisung dokumentierte Antikorruptionskonzept zurückgegriffen. Dort ist das Vier-Augen-Prinzip als Instrument normiert, um einer Korruption bei Handlungen in der Verwaltung - auch im Vergabewesen - vorzubeugen. Grundsätzlich ist zwischen zwei Erscheinungsformen des Vier-Augen-Prinzips zu unterscheiden. Die Umsetzung eines unmittelbaren Vier-Augen-Prinzips wird zumindest in Angelegenheiten besonderer Tragweite angestrebt. Diese setzt voraus, dass sich eine zweite Person den Augenschein von einem Verfahrensgegenstand verschafft. Als solche sind u. a. Vorgänge mit einer erheblichen finanziellen Tragweite einzuordnen. In Bagatellangelegenheiten wird unter Wirtschaftlichkeits- und Zweckmäßigkeitsbetrachtungen regelmäßig eher die Sichtung des Verwaltungsvorgangs in Betracht kommen (mittelbar ansetzendes Vier-Augen-Prinzip). Durch die verbindliche Festlegung von Standards zur Dokumentation, die so zu erstellen ist, dass eine qualifizierte Prüfung des Sachverhalts durch Dritte möglich ist, sollte darauf hingewirkt werden, das die das mittelbare Vier-AugenPrinzip vollziehende Person in die Lage versetzt wird, fach- und sachgerecht zu kontrollieren. Bei Freihändigen Vergaben handelt es sich in der Regel um Beauftragungen im Bereich kleinerer Umsätze. Im Freistaat Sachsen können im VOB/A-Bereich bis zu einem Betrag von 25.000 € netto gemäß § 4 Abs. 1 Sächsisches Vergabegesetz Freihändige Vergaben durchgeführt werden. Das Verfahren selber wird formlos durchgeführt, § 3 Abs. 3 VOB/A; d. h. die Leistungen werden ohne die Durchführung eines förmlichen Verfahrens vergeben. Die jeweiligen Schritte sind aber im Rahmen einer Dokumentation gemäß § 20 Abs. 1 VOB/A darzustellen. Ausdrücklich ist hier anzumerken, dass es sich dabei nicht um einen förmlichen Eröffnungstermin handelt, bei dem eine Niederschrift zu fertigen ist, die auch vom Verhandlungsleiter zu unterschreiben ist, vgl: § 14a Abs. 1, Abs. 4 VOB/A. Der Anwendungsbereich des Abs. 1 ist auf Ausschreibungen beschränkt. Ausschreibungen sind förmliche Vergabeverfahren wie die Öffentliche oder Beschränkte Ausschreibung. Bei einer Freihändigen Vergabe handelt es sich nicht um ein förmliches Vergabeverfahren. Bei der Stadt Leipzig werden die Freihändigen Vergaben, die ohne ein förmliches Verfahren vergeben werden, im jeweiligen Fachbereich eigenverantwortlich durchgeführt. Das Öffnen der Angebote erfolgt durch einen Mitarbeiter des Fachbereiches und wird in einem Protokoll dokumentiert. Die Entscheidung über das zu bezuschlagende Angebot erfolgt durch einen anderen Mitarbeiter des jeweiligen Fachbereiches im Amt und wird ebenfalls im Rahmen eines Vergabevermerk-Zuschlag dokumentiert. Da eine Trennung zwischen Öffnung der Angebote und Auftragserteilung gegeben ist, wird bei dem Vorgang eine Personenverschiedenheit gewahrt. Dadurch wird auch dem Vier-Augen-Prinzip (mittelbarer Ansatz) Rechnung getragen. Bei den Freihändigen Vergaben erfolgt damit wie bei anderen Vergabeverfahren eine Dokumentation hinsichtlich der einzelnen Vergabestufen gemäß § 20 Abs. 1 VOB/A. Die Transparenz der Vergabeverfahren wird durch die einheitliche Verwendung der Software perVergabe seit 2006 für die Durchführung von Vergabeverfahren für Bau-, Liefer- und Dienstleistungen im Unter- und Oberschwellenbereich durch die Stadtverwaltung sichergestellt. Das aktuell genutzte Programm perVergabe unterstützt den fachlich korrekten Ablauf der Vergabeprozesse der Stadt Leipzig vom Beginn eines Vergabeverfahrens bis zur Vergabe der Leistung. 2/3 Mit dieser Software ist es möglich, Auftragsbekanntmachungen und Vergabeunterlagen unter Verwendung von genormten Formularblättern digital zu erstellen, für die Firmen zum Download bereit zu stellen und die Vergabeprozesse mittels elektronischem Workflow rechtssicher zu gestalten. In der Anwendung sind neben einheitlichen Formularen die zwei Formularsätze für den Hochbau und den Straßen- und Brückenbau integriert. Die Standard-Protokollfunktion der Software zeigt an, wer, wann, was in einem Vergabeverfahren begonnen, geändert oder abgeschlossen hat. Sollte aus Gründen vermuteter Zugriffs- oder Kompetenzverstöße eine Einsicht in diese Daten notwendig werden, kann die Einsichtnahme unter Berücksichtigung der Bestimmungen zum Datenschutz vom Berechtigen erfolgen. Die personenkonkreten Zugriffsberechtigungen gemäß den Rollen sind im Programm perVergabe festgeschrieben. Sie sind auf die mit der unmittelbaren Arbeitsaufgabe betrauten Personen beschränkt. Damit kann jeder Zugriffsberechtigte nur über seine eigenen Nutzerkennung und sein persönliches Passwort auf die seiner Zugriffsberechtigung entsprechenden Daten zugreifen. Die Tätigkeitsabläufe werden damit lückenlos, klar und für jeden nachvollziehbar verständlich dokumentiert, um den ordnungsgemäßen Verfahrensablauf zu erkennen und Entscheidungen nachvollziehen zu können. Technisch nicht möglich ist mit dieser Software eine elektronische Einreichung von Angeboten und die elektronische Kommunikation, wie sie für EU-Verfahren ab Oktober 2018 (RL 2014/24/EU) gefordert wird. Eine Umsetzung in nationales Recht war durch das Vergaberechtsmodernisierungsgesetz vom 23.02.2016 erfolgt, das ab dem 18.04.2016 Anwendung findet. Zurzeit wird die „Lieferung, Installation, Anpassung und Pflege einer Standartanwendung für die E-Vergabe“ ausgeschrieben. Das ausgeschriebene Lösungssystem enthält auch ein Formular- und Dokumentenmanagement, aus dem die ausschreibungsrelevanten Formularsätze abgerufen, abgelegt und verwaltet werden können. Unter Einbeziehung der Leistungsbeschreibung perVergabe war unter Einbindung der betroffenen Organisationseinheiten eine inhaltliche und technische Optimierung der Leistungen des Programms erfolgt, um neben der elektronischen Angebotsabgabe auch die Andienung von Vergabeplattformen und die rechtssichere Abwicklung der Vergabeprozesse sicherzustellen. In diesem Zusammenhang erfolgt im Rahmen der Untersuchungen des Prozessmanagements u. a. eine Überprüfung bzw. der Neuordnung von Rollen und Rechten. Hierbei wäre zu berücksichtigen, dass nach aktueller Rechtslage bei der ausschließlichen Zulassung elektronischer Angebote gemäß § 14 Absatz 1, 3 Nr. 2 VOB/A die Öffnung der Angebote von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers gemeinsam an einem Termin durchgeführt wird und die Niederschrift von beiden zu unterschreiben ist; unabhängig von der Art des Vergabeverfahrens. Mit Blick auf die rechtliche Verpflichtung zur ausschließlichen elektronischen Angebotsabgabe (digital) im EU-Bereich ab dem 18.10.2018 und die entsprechende gekoppelte Umsetzung im nationalen Bereich entspräche dann nach einer Neuordnung der Rollen bzw. Rechte die Anwendung des Vier-Augen-Prinzips bei der Öffnung von Angeboten der o. g. Rechtslage. 3/3