Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Neufassung Nr. VI-DS-03920-NF-01 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Stadtentwicklung und Bau Betreff: Außenwerbekonzession - Abschluss Erweiterungsvertrag mit der Rechtsberatung Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit Ratsversammlung 21.06.2017 Beschlussfassung Beschlussvorschlag: Der aufgrund der VOF-Ausschreibung mit der Kanzlei Görg/White & Case abgeschlossene Rechtsberatungsvertrag wird für die Neuausschreibung der Werbekonzession für Los 1 mit einem voraussichtlichen Leistungsumfang von 47.600 EUR brutto erweitert. 1/5 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen nein x wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung x Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 2017 2018 47.600 1.100.54.9.0.01.66 Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen x Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: x nein wenn ja, x nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat 2/5 Sachverhalt: 1. Veranlassung In 2013 wurde die Fach- und Rechtsberatung im Ergebnis eines europaweiten VOFVerfahrens 2013/S163-284310 für die Begleitung der Vergabe der Außenwerberechte vergeben. Die Legitimation zur Durchführung eines Verfahrens zur Beauftragung von externen Beratern erfolgte mit Beschluss der RBV-1687/13. Das daran anschließende VOFVerfahren beinhaltete die Vergabe von fachlichen und juristischen Beraterleistungen für die Erarbeitung eines Werbekonzeptes sowie für die Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung der Außenwerbekonzession der Stadt Leipzig. In der 493. Sitzung des Vergabegremiums VOL am 03.02.2014 wurde der Vergabevorschlag für die fachliche und juristische Beratung durch das Gremium bestätigt. Die Honorarverträge wurden daraufhin zeitnah mit den jeweiligen Beratern abgeschlossen. Da bis Ende 2016 nicht alle Werberechte der Stadt neu vergeben werden konnten, muss 2017/2018 ein neues Vergabeverfahren durchgeführt werden. Das Dezernat Stadtentwicklung und Bau wurde beauftragt, federführend einen Vorschlag in Varianten zur Anpassung des Werbekonzeptes für die offenen Leistungen aus Los 1 mit dem Ziel der Vergabe der Werberechte zu erarbeiten. Für die Durchführung des Vergabeverfahrens in 2017/2018 nach der Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV) wird eine externe Rechtsberatung benötigt. Mit Einführung der neuen Vergabegesetze zum 18.04.2016 haben sich die Vergabegesetze auch unterhalb des Schwellwertes geändert. Momentan gilt im Freistaat Sachsen keine VOF im Unterschwellenbereich. Darüber hinaus ist die DA 10/2015 vom 27.04.2015, die einen Beschluss des Verwaltungsausschusses für eine derartige Vergabe in Höhe über 25.000 Euro vorsieht, bindend. 2. Zielsetzung der Vorlage Gemäß der Dienstanweisung des Oberbürgermeisters Nr. 10/2015 zur Regelung zur Vergabe von freiberuflichen Leistungen außerhalb der VOF, die keine Architekten- und Ingenieurleistungen sind, ist für die Beauftragung von Beratungsleistungen ab einem Auftragswert von 25.000 Euro bis 50.000 Euro (brutto) die Zustimmung des Verwaltungsausschusses einzuholen. Es ist davon auszugehen, dass die Kosten für die Beratungsleistungen unterhalb von 50.000 Euro liegen. Die Beratung umfasst dabei nur die juristische Beratung im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung des Ausschreibungsverfahrens, während für den werbefachlichen Teil inzwischen Erfahrungen in der Verwaltung vorliegen und hierfür keine separate Beratungsleistung beauftragt werden muss. 3. Finanzierung Mit Beschluss der Vorlage VI-DS-02941 aus der Dienstberatung des Oberbürgermeisters vom 23.08.2016 wurden für die weitere Beratung insgesamt 60.000 EUR im Haushalt 2017/2018 des Verkehrs- und Tiefbauamtes zusätzlich zum derzeitigen Eckwert auf dem PSP-Element 1.100.54.9.0.01.66 SK 44312000 eingestellt. Die Gesamtsumme wird nach dem zu erwartenden Arbeitsaufwand gesplittet, so dass in 2017 40.000 Euro (brutto) für die Hauptleistung der Beratung im Haushalt eingestellt werden und die restliche Summe von 20.000 Euro (brutto) in 2018. Diese finanziellen Mittel in Höhe von 60.000 EUR (brutto) standen dem Verkehrs- und Tiefbauamt entsprechend der damaligen Kalkulation aus dem RBV 1687/13 bereits 2013 zur Verfügung. Da die Berater die Arbeit erst ab 2014 aufnahmen, wurde diese Summe in den Haushalt 2013 zurückgeführt. Entsprechend 3/5 der Kalkulation wird der Betrag nun in 2017/18 zur Erweiterung der Rechtsberatung benötigt. Den kalkulierten insgesamt 47.600 EUR stehen damit 60.000 EUR geplante bzw. zur Verfügung stehende Mittel gegenüber. 4. Zeitlicher Abriss Mit der Durchführung eines europaweiten Ausschreibungsverfahrens zur Vergabe der Werberechte der Stadt Leipzig konnten die Lose 2, 3 und 4 durch die Stadt Leipzig im Frühjahr 2016 vergeben werden. Der jeweilige Vergabevorschlag für die Lose 2, 3 und 4 wurde durch die Ratsversammlung bestätigt. Das Los 1 wurde im Januar 2016 aufgehoben. Mit den Altkonzessionären wurde mit Zustimmung der Ratsversammlung vom 18.05.2016 (VI-DS-02527) das Vertragsverhältnis über die noch nicht vergebenen Werberechte (Fahrgastunterstände, hinterleuchtete Werbeträger und geklebte Großflächen) bis zum 30.06.2019 verlängert, um eine Neuausschreibung dieser Werberechte vorbereiten zu können und ein neues Vergabeverfahren durchzuführen. Die aus dem VOF-Verfahren als Gewinner hervorgegangene Kanzleigemeinschaft GÖRG und White & Case LLP konnte im zurückliegenden Ausschreibungsprozess ihre umfangreichen Erfahrungen bei der Vergabe von Werbekonzessionen unter Beweis stellen. Zusätzlich sind sie mit der tatsächlichen Situation der Werberechte in Leipzig umfassend vertraut. 5. Arbeitsaufgaben der Rechtsberatung Für die Ausschreibung der noch offenen Werberechte wird eine externe Rechtsberatung benötigt, da das neue Ausschreibungsverfahren nach der Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV) in Verbindung mit dem geänderten Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen ausgeschrieben werden muss. Diese neue gesetzliche Regelung für die Ausschreibung von Dienstleistungskonzessionen gibt ein neues Verfahren vor, welches nicht gleichgesetzt werden kann mit dem bereits stattgefundenen Vergabeverfahren. Die Rechtsberatung muss folgende Arbeitsaufgaben abdecken:  Ermittlung der Konzessionshöhe nach § 2 KonzVgV  Anpassung aller Ausschreibungsunterlagen auf die neue KonzVgV  Durchführung eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb  Überarbeitung und Ausfertigung des Konzessionsvertrages sowie Erarbeitung eines Vertrages für die Optionsvarianten (z.B. Toiletten)  Auswertung der Endangebote und Erstellung eines Vergabevorschlages 6. Prüfung von Alternativen Das neue Verfahren baut auf die bereits erarbeiteten Unterlagen aus dem ersten Verfahren auf. Bei Beauftragung einer neuen Kanzlei kämen weitere Arbeitsaufgaben hinzu, wie die Neuerarbeitung aller Ausschreibungsunterlagen sowie des Konzessionsvertrages. Außerdem wäre die Stadt in der Pflicht, die Rechtsberatung neu auszuschreiben. Dieses Verfahren würde neben dem zeitlichen Aufwand von mindestens 4 Monaten zusätzlich eine zeitaufwendige Einarbeitung neuer Rechtsberater in die Thematik der Ausschreibung von Werberechten insbesondere für die Stadt Leipzig bedeuten. Denn bereits mit der VOF-Ausschreibung der Rechtsberatung in 2013 wurde deutlich, dass 4/5 sehr wenige Rechtsanwälte Erfahrungen mit der Ausschreibung von Werberechten aufweisen können. Nicht nur durch den zusätzlichen zeitlichen Aufwand würden der Stadt erhebliche zusätzliche Kosten entstehen, auch die Einarbeitung und zusätzliche Abstimmung mit den Rechtsanwälten würde zu einem erhöhten geldlichen Aufwand führen. Nach heutigen Schätzungen würde demnach eine derartige Neubeauftragung der Rechtsberatung ca. 100.000 EUR betragen. Diese Kostensteigerung sollte vermieden werden, da die Weiterführung des Vertragsverhältnisses mit der Rechtsberatung auf der Grundlage des VOF-Verfahrens zulässig ist. Zusätzlich ist es auch nach § 132 Abs. 2 des Gesetzes für Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zulässig, einen Erweiterungsvertrag ohne Neuausschreibung abzuschließen, wenn die zu beauftragende Leistung nicht mehr als 50 % vom Hauptauftragswert abweicht. Das ist hier der Fall. 7. Vorschlag für die Rechtsberatung Im Hinblick auf die Kostenminimierung für eine fachlich hochqualifizierte Rechtsberatung wird die Weiterführung des Vertragsverhältnisses mit dem Gewinner aus der VOFAusschreibung empfohlen. Die Rechtsberater sind mit der heutigen rechtlichen und tatsächlichen Situation in Leipzig vertraut und können umgehend eine Verknüpfung zu den bereits vergebenen Werberechten der Lose 2-4 herstellen. Aus diesem Grund wird davon ausgegangen, dass der Aufwand der Berater bei ca. 47.600 Euro (brutto) liegt, was sich als angemessen darstellt. Aus den vorgenannten Gründen wird vorgeschlagen, den Erweiterungsvertrag mit der Rechtsberatung Görg/ White & Case abzuschließen. 5/5