Vorlage-Sammeldokument

Informationsvorlage Nr. VI-DS-03963 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Finanzen Betreff: Bericht "Gesetzliche Vertretung" zum 31.12.2016 Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium Dienstberatung des Oberbürgermeisters Rechnungsprüfungsausschuss Ratsversammlung voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 21.06.2017 Bestätigung Information zur Kenntnis Information zur Kenntnis Der aktuelle Sachstand zur gesetzlichen Vertretung zum 31.12.2016 wird zur Kenntnis genommen. 1/6 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: nicht relevant 2/6 Sachverhalt: Seit dem 01.01.2016 ist die Pflichtaufgabe „Gesetzliche Vertretung“ in die Linienorganisation der Stadtkasse, Abteilung Amt zur Regelung offener Vermögensfragen/Gesetzliche Vertretung übergegangen. Es wurden zwei Sachgebiete gegründet. 1. Ausgangslage Mit Aufgabenübergang an die Stadtkasse wurden aus dem Rechtsamt und neu angelegten Akten im Sonderprojekt Gesetzliche Vertretung insgesamt 672 Vorgangsakten zu Grundstücken übernommen, davon entfallen 162 Vorgangsakten auf das Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren und 510 Vorgangsakten auf das Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten. 2. Aufgabenverteilung Das Sachgebiet 21.31 Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren stellt die Bearbeitung neuer Anträge auf Bestellung eines gesetzlichen Vertreters unter Beachtung der rechtlichen Voraussetzungen nach Art. 233 § 2 Abs. 3 EGBGB bzw. § 11b VermG sicher. Darüber hinaus nimmt es im laufenden Verwaltungsverfahren die Aufgaben der Erbenermittlung, die laufende Beratung und Beaufsichtigung gesetzlicher Vertreter bei der Grundstücksverwaltung, aufsichtsbehördliche Genehmigungen zustimmungspflichtiger Rechtsgeschäfte bei Grundstücksangelegenheiten in Analogie zu Betreuungsgerichten, die Überwachung der Treuhandkonten und den fiskalischen Abschluss der Vorgangsakte wahr. In den vom Rechtsamt übernommenen laufenden Verfahren, in denen noch ein gesetzlicher Vertreter bestellt ist, sind die Vorgangsakten zu prüfen, zu bearbeiten und gegebenenfalls zu korrigieren. Das Sachgebiet 21.32 Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten hat die im Rahmen der Fehleranalyse getroffenen Festlegungen nunmehr für jede Grundstücksakte zusammenzuführen und den festgestellten Korrekturbedarf in jeder Einzelfallakte umzusetzen. Ziel ist es, den rechtswidrigen Zustand der Verwahrung von Treuhandgeldern durch die Stadt Leipzig zu beenden und diese den Berechtigten zuzuführen. Wurde das Grundstück im Rahmen der gesetzlichen Vertretung verkauft und/oder lag ein Verwahrkonto vor, ist auf Grundlage der festgestellten Fehler das Verwahrkonto entsprechend zu korrigieren. Dabei sind sämtliche zahlungsrelevanten Vorgänge der jeweiligen Grundstücksakte zu prüfen und der korrekte Verwahrbetrag festzustellen. Bei Abweichungen aufgrund von Fehlbuchungen in der Vergangenheit ist das Konto zu korrigieren. Gleichzeitig werden die ehemaligen Grundstückseigentümer bzw. ihre Rechtsnachfolger ermittelt. Anschließend werden die Zinsen dem jeweiligen Verwahrkonto zugeführt und die Verwahrgelder (inklusive Zinsen) an die Berechtigten ausgezahlt oder hinterlegt und die Konten geschlossen. 3. Personal Für die Übernahme der Aufgabe „Gesetzliche Vertretung“ wurden sieben zusätzliche Stellen in der Mehrbedarfsvorlage beantragt. Gemäß DA Nr. VI-DS-01952-DA-001 war eine personelle Ausstattung mit zwei Sachgebietsleiter/Justiziar-Stellen und sieben Sachbearbeiter-Stellen vorgesehen. Mit Änderungsantrag VI-DS-01808-ÄA-003 schlug die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen die Einrichtung von 3,00 VzÄ Sachbearbeiter-Stellen bis 2020 sowie die Streichung der übrigen vier vorgesehenen Sachbearbeiter-Stellen vor. Der Stadtrat bestätigte den Änderungsantrag. 3/6 Mit Beschluss des Änderungsantrages wurden damit drei Sachbearbeiter-Stellen eingerichtet. Mit nur drei Sachbearbeiter-Stellen war das Thema nicht zu bearbeiten, deshalb wurden Stellen gewandelt und umgesetzt. Drei Sachbearbeiter-Stellen aus dem Bereich ARoV wurden gewandelt und eine Sachbearbeiter-Stelle aus zur Zeit nicht genutzten StellenAnteilen gebildet. Damit konnte die Stellenausstattung auf der Sachbearbeiterebene für die Aufgabenerfüllung Gesetzliche Vertretung gesichert werden. Mit Beschluss Nr. VI-DS-01756-DS-001 wurden eine Sachgebietsleiter/Justiziar-Stellen für die Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren und eine Sachgebietsleiter/Justiziar-Stelle für die Gesetzliche Vertretung - Altfälle/Verwahrkonten bis 2020 eingerichtet. Allerdings konnte seit Januar 2016 eine Sachgebietsleiter/Justiziar-Stelle nicht besetzt werden. Erst in einem zweiten Stellenbesetzungsverfahren konnte eine geeignete Bewerberin ausgewählt und eine Besetzung der seit über einem halben Jahr vakanten Stelle ab dem 01.10.2016 gesichert werden. Die Nichtbesetzung der Sachgebietsleiter/Justiziar-Stelle hatte allerdings zur Folge, dass die Aufgaben in der sogenannten Altfallbearbeitung seit Januar 2016 nur sehr eingeschränkt und in äußerst dringenden Fällen erledigt werden konnten. Dabei ist es bei der Aufarbeitung der Altfälle und Schließung der Verwahrkonten – 70,86 % waren zum Stichtag 31.12.2015 noch zu klären – fast nahezu zu einem Bearbeitungsstillstand gekommen. Da die Sachgebietsleiterin/Justiziarin laufende Verfahren seit Anfang des Jahres 2016 für den Bereich Gesetzliche Vertretung (vormals vier Justiziare im Sonderprojekt Gesetzliche Vertretung) alleinige Entscheiderin, Ansprechpartnerin und Wissensvermittlerin insbesondere in allen fachlichen Themen für Vorgesetzte, Mitarbeiter sowie stadtinterner Anliegen, Bürger etc. ist, kann auch im Bereich der laufenden Verwaltungsverfahren bislang nicht von einer geordneten Bearbeitung ausgegangen werden. Die Sachbearbeiter/innen des Bereiches Altfälle/Verwahrkonten wurden wegen der Nichtbesetzung der zweiten SachgebietsleiterStelle/Justiziar/in unterstützend für den Bereich laufende Verwaltungsverfahren im Rahmen der Erbenermittlung tätig, um dem Bearbeitungsstau infolge Umstrukturierung und Beendigung des Sonderprojektes sowie Umzug und Eingliederung in die Stadtkasse Ende 2015/Anfang 2016 entgegenzuwirken. Seit dem 01.10.2016 sind in der Stadtkasse zur Aufgabenerfüllung „Gesetzliche Vertretung“ alle neun Stellen besetzt (eine Sachgebietsleiter/Justiziar-Stelle und drei SachbearbeiterStellen für die Aufgaben Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren sowie eine Sachgebietsleiter/Justiziar-Stelle und vier Sachbearbeiter-Stellen für die Aufgaben Gesetzliche Vertretung - Altfälle/Verwahrkonten). Nach einer entsprechenden Einarbeitungsphase der neu eingestellten Sachgebietsleiterin/Justiziarin in diese anspruchsvolle Materie wird mit einer geordneten kontinuierlichen und qualitätsgesicherten Bearbeitung der Altfälle/Verwahrkonten ab 2017 gerechnet. 4. Abschluss der Verwahrkonten und Einzelfallakten Eine Gegenüberstellung zum Stand der Bearbeitung Vergleich per 31.12.2015 und per 31.12.2016 ist dem als Anlage 1 beigefügten Berichtsbogen zu entnehmen. Als „Altakten“ werden Akten bezeichnet, die aus dem Zeitraum vor Gründung des Sonderprojektes Gesetzliche Vertretung (2012) herrühren und/oder erst während der Zeit im Sonderprojekt als eigener Grundstücksvorgang angelegt oder erfasst worden sind. 4/6 Diese Akten wurden grundsätzlich dem Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten zur Bearbeitung zugewiesen (Berichtsbogen zu Ziffer II.1.2 = 510 Altakten). Seit dem Jahr 2012 – Gründung des Sonderprojektes Gesetzliche Vertretung - wurden 217 der insgesamt 699 Altakten zu Altfällen aufgearbeitet, geprüft und geschlossen (Ziffer II.1.1 im Berichtsbogen). Das entspricht einer Quote von 31,04 %. Allein im Jahr 2016 konnten 31 Altakten zu Altfällen (Vergleich Stand 2016: 217 – Stand 2015: 186) erledigt werden. 482 der Altakten zu Altfällen sind per 31.12.2016 noch durch das Sachgebiet Gesetzliche Vertretung - Altfälle/Verwahrkonten einer detaillierten Prüfung zu unterziehen (Ziffer II.1.2 im Berichtsbogen). Damit muss noch bei 68,96 % der Altakten eine Einzelfallprüfung durchgeführt werden. Von den insgesamt 350 Verwahrkonten konnten seit dem Jahr 2012 bis Ende letzten Jahres 125 Verwahrkonten geschlossen werden (Ziffer III.1.1 im Berichtsbogen). Dies entspricht einer Quote von 35,71 %. Zu 225 der Verwahrkonten (64,29 %) ist noch eine Prüfung und fiskalische Aufarbeitung durch das Sachgebiet Gesetzliche Vertretung durchzuführen (Ziffer III.1.2 im Berichtsbogen). Allein im Jahr 2016 wurden trotz der personalbedingten Anlaufschwierigkeiten 23 Verwahrkonten (Vergleich Stand 2016: 125 – Stand 2015: 102) überprüft, korrigiert, an die Berechtigten ausgezahlt bzw. zur Hinterlegung gebracht und im Ergebnis geschlossen. Von den Verwahrkonten wurden im Jahr 2016 insgesamt Beträge in Höhe 416.971,54 € (einschließlich 35.647,57 € Zinsen) ausgezahlt. 102.046,29 € (69.615,04 € Verwahrbetrag plus 32.431,25 € Zinsen) sind an die Berechtigten direkt ausgezahlt worden und 314.925,25 € (311.708,93 € Verwahrbetrag plus 3.216,32 € Zinsen) wurden zur Hinterlegung gebracht. 5. Zusammenfassung/Ausblick Seit der Übernahme der Aufgabe Gesetzliche Vertretung vom Sonderprojekt zum 01.01.2016 sind 8 neue Verfahren mit Anträgen auf Bestellung eines gesetzlichen Vertreters hinzugekommen (Ziffer I.1 im Berichtsbogen). Gleichzeitig konnten 8 Fälle in den laufenden Verfahren abgeschlossen werden (Ziffer I.1.1 im Berichtsbogen). Die Anzahl der laufenden Verfahren liegt damit weiterhin bei 162 Fällen (Ziffer I.1.2 im Berichtsbogen). Im gleichen Zeitraum konnten insgesamt 31 sogenannte Altakten zu Altfällen abgeschlossen und archiviert werden. Die Zahl der noch zu prüfenden und zu bearbeitenden Altakten zu Altfällen beträgt 482. Eine belastbare Prognose zur abschließenden Aufgabenerledigung der Altfälle ist erst nach dem Jahr 2017 möglich, da ab diesem Zeitraum von einer kontinuierlichen Abarbeitung aufgrund der Personalsituation gesprochen werden kann. Hinsichtlich der laufenden Verfahren ist eine Prognose nur bedingt möglich. Die Arbeiten sind nicht auf Abarbeitung der Fälle ausgerichtet, da die Stadt hier nur beschränkten Einfluss auf die Verfahren nehmen kann. Allein im 1. Quartal 2017 wurden 7 Anträge auf Bestellung eines gesetzlichen Vertreters gestellt. Das Volumen der Fälle wird sich zukünftig aufgrund der Bevölkerungsentwicklung noch weiter erhöhen, so dass die Zahl der „Erledigung“ der laufenden Verfahren hinter der der neu hinzukommenden Anträge zurückbleiben wird. Im Hinblick auf die besondere Brisanz, Haftungsrisiken wegen der Beachtung der Verkehrssicherungspflicht und der Gefahrenabwehr für die Stadt Leipzig so gering wie möglich zu halten, ist eine auf das Verfahrensvolumen angepasste Stellenbemessung unerlässlich. 5/6 6. Verschiedenes In einem Altfall ist Anfang 2016 Klage gegen die Stadt Leipzig wegen Schadenersatzforderung in Höhe von 496.616,43 € nebst Zinsen erhoben worden. Der Vorgang wurde zuständigkeitshalber dem Haftpflichtversicherer der Stadt Leipzig übergeben. Der Kommunale Schadensausgleich (KSA) beauftragte eine Anwaltskanzlei mit der Vertretung vor dem Landgericht Leipzig. Die Stadt Leipzig, Sonderprojekt „Gesetzliche Vertretung“, wurde zum Termin zur Güteverhandlung Anfang August 2016 geladen. Nach erfolglosem Termin der Güteverhandlung gab es am 26.01.2017 eine neuerliche Verhandlung am Landgericht. Am 16.03.2017 verkündete das Landgericht Leipzig sein Urteil. Die Klage wurde abgewiesen, die Stadt Leipzig hat das Verfahren gewonnen. Im Rahmen des Abschlussberichtes des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“ zum 31.12.2015 (Beschlussvorlage Nr. VI-DS-02259) wurde dargestellt, welche Aufgaben bei der Aufarbeitung der Einzelfallakten zu erledigen sind (vgl. Abschnitt E.1.1., S. 37 f.) und welche möglichen Risiken daraus resultieren könnten (vgl. Abschnitt E.2, S. 39 f.). Ende des Jahres 2016 wurde bei Aufarbeitung der Einzelfallakten festgestellt, dass in der Vergangenheit durch die Stadt Leipzig als Bestallungsbehörde öffentlich-rechtliche Forderungen gegenüber den Vertretenen nicht immer korrekt geltend gemacht worden waren. Dabei handelt es sich vorwiegend um Fälle, in denen ein gesetzlicher Vertreter bestallt und die entstandenen Kosten hierfür durch die Stadt Leipzig verauslagt worden waren. Bei der späteren Ermittlung eines Eigentümers unterblieb teilweise die verauslagten Kosten von den Vertretenen zurück zu fordern. Im Zuge der Einzelfallbearbeitung ist nun festgestellt worden, dass ein Teil dieser Forderungen bereits seit längerer Zeit verjährt sein könnte. Nach einer ersten Schätzung handelt es sich um eine Größenordnung von ca. 170.000 € bis 300.000 €. Die Überprüfung dieser Ansprüche war nicht Gegenstand der Beauftragung des Sonderprojektes, so dass sich die Thematik der Verjährung der Ansprüche erst zum gegenwärtigen Zeitpunkt, anhand der vollumfänglichen Aufarbeitung der Einzelakten, derart gestellt hat. Derzeit ist eine Beschlussvorlage in Vorbereitung, mit der ein verwaltungseffizienter Verfahrensvorschlag zum Umgang mit offenkundig verjährten öffentlich-rechtlichen Forderungen der Stadt Leipzig vorgelegt wird. Anlage: Anlage 1 - Statistik Gesetzliche Vertretung 2016 6/6 Stadt Leipzig Stadtkasse 21.31 gV- laufende Verfahren 21.32 gV- Altfälle/Verwahrkonten Anlage 1 zu VI-DS-03963 Statistik Gesetzliche Vertretung nach Sachgebieten Jahr 2016 Bericht zum: 31.12.2015 31.12.2016 I. 21.31 Gesetzliche Vertretung - laufende Verfahren I.1. Summe der Verfahren: I.1.1. davon archiviert I.1.2. davon in Bearbeitung 170 8 162 100% 4,71% 95,29% 178 16 162 100% 8,99% 91,01% 696 186 510 100% 26,72% 73,28% 699 217 482 100% 31,04% 68,96% 350 102 248 100% 29,14% 70,86% 350 125 225 100% 35,71% 64,29% II. 21.32 Gesetzliche Vertretung - Altfälle/Verwahrkonten II.1. Summe der Verfahren: II.1.1. davon archiviert II.1.2. davon noch zu bearbeiten III. Kurzübersicht der Verwahrkonten III.1. Gesamtanzahl der Verwahrkonten: III.1.1. davon geschlossen III.1.2. davon noch zu schließen