Vorlage-Sammeldokument

Verwaltungsausschuss Beschlussvorlage Nr. VI-DS-03494 Status: öffentlich Eingereicht von Dezernat Stadtentwicklung und Bau Betreff: Abschluss eines städtischen Lizenzvertrages für die Geodateninfrastruktur Leipzig Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium Dienstberatung des Oberbürgermeisters FA Stadtentwicklung und Bau FA Allgemeine Verwaltung Verwaltungsausschuss voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 07.06.2017 Bestätigung Vorberatung Vorberatung Beschlussfassung Beschlussvorschlag: – Der Oberbürgermeister wird beauftragt, bestehende Wartungsverträge für ESRI Lizenzen zum 31.12.2017 zu kündigen. – Der Oberbürgermeister wird beauftragt, ab dem 01.01.2018 einen städtischen Lizenzvertrag (ELA) mit der ESRI Deutschland GmbH abzuschließen. 1/6 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: Folgekosten in 2019 Folgekosten in 2020 Finanzielle Auswirkungen nein X wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein X ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begrün dung Folgen bei Ablehnung nein X ja, Erläuterung siehe Anlage zur Be gründung X Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam von bis ja, Erläuterung siehe Anlage zur Be gründung nein Höhe in EUR wo veranschlagt 159500 IA 10620000001 SK 44232000 Erträge Ergebnishaushalt Aufwendungen Finanzhaushalt 2019 ff Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE von bis wenn ja, Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge 2019 ff 39302,38 mit HH-Planung 2017/18 erfolgt s. Anlage 2019 ff 159500 IA 106200000001 SK 44232000 Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Maßnahme zu er warten X nein Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) (s. Begründ. S. 6) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen X Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau: 2/6 nein wenn ja, X Beteiligung Personalrat 3/6 nein ja, Begründung Leipzig gehört zu den am schnellsten wachsenden Städten in Deutschland. Damit steigen selbst-verständlich auch die Anforderungen an eine kommunale Geodateninfrastruktur – GDI (mehr Nutzer/-innen, mehr Themen, störungsfreie Performance etc.). Es ist absehbar, dass in den nächsten Jahren innerhalb der Stadtverwaltung weitere ESRI-Lizenzen zum Betrieb der GDI benötigt werden, damit im Rahmen der Daseinsvorsorge (pflichtige, freiwillige Aufgaben) Arbeitsprozesse effizient gestaltet werden können. Gleichzeitig ist eine Konsolidierung bestehender ESRI-Lizenzen innerhalb der Verwaltung dringend geboten. Die Fachämter nutzen die Geoinformations-Software (GIS) von ESRI zur Erfüllung ihrer über-tragenen (Pflicht)aufgaben, u.a. für folgende thematische Anwendungen: – Baumkataster – Grünflächenkataster – Bodenrichtwerte – Lageauswertung für Brand- und Katastrophenschutz – Erstellung Planungsräume wie FNP, LP, INSEK – Erfüllung von Berichtspflichten, z. B. im Umweltbereich – Fördergebiete – Liegenschaftsverwaltung – Ermittlung von Gebühren, z. B. Gewässerunterhaltungssatzung – Pflege kleinräumiger Gliederung (Wahlbezirke, statistische Bezirke...) – Pflege Winterdienstkataster – … Diese Fachdaten bilden neben den Geobasisdaten des AGB eine wesentliche Arbeits- und Entscheidungsgrundlage in den Fachämtern und werden für ämterübergreifende Informations-gewinnung in der Stadtverwaltung und teilweise auch extern (Bürger, Firmen...) bereitgestellt. Die o.g. Aufgabenliste könnte noch beliebig erweitert werden, allein im LeipziGIS, dem „Geo-Auskunftssystem“ für alle Mitarbeiter/-innen der Stadtverwaltung, werden derzeit bereits 160 Themen bereitgestellt. Ein wichtiger Kostenpunkt ist die Wartung und Pflege der GIS-Lizenzen. Zur Zeit wird der wesentliche Teil der Wartungskosten im Ergebnishaushalt des AGB abgebildet, es gibt daneben aber noch zahlreiche Fachämter, die eigene Wartungsverträge zu ESRI-Produkten haben, die entweder von der Firma AED-Synergis oder von ESRI selbst betreut werden. Derzeit ist die Planung und Verwaltung dieser ESRI-Lizenzen sehr unübersichtlich; es kann keine zentrale Steuerung der benötigten Softwareprodukte erfolgen und die Verhandlungsposition gegenüber ESRI ist schwach. Zukünftige Herausforderungen Im Zuge der Herausforderungen in den nächsten Jahren – auch als wachsende Stadt – stehen für die Fachämter folgende Aufgaben an: – zunehmende Digitalisierung in der Stadtverwaltung, z.B. Digitalisierung von analogen Plänen/Akten in weiterverwendbarer Form, z.B. Bebauungspläne für Bauanträge – Bereitstellung von Fachdaten in der benötigten Aktualität und Qualität – effiziente Analysen von ämterübergreifenden Planungen z.B. von Kitas, Schulen etc. – ausreichend vernetzte Geodaten für den Einsatz in Krisensituationen – intelligentes Vernetzen von Geodaten und Fachdaten → Smart City Daher ist sicher absehbar, dass zusätzliche GIS-/ESRI-Lizenzen beschafft werden müssen. Hier ergeben sich also zusätzliche Investitions- und Wartungskosten im 5-stelligen Bereich, mittelfristig auch Kosten für Upgrades (siehe Anlage 2, in der Spalte „Kosten für Neubeschaffungen“). 4/6 Handlungsbedarf Um einerseits eine Steuerung des wachsenden Bedarfes an ESRI-Lizenzen und andererseits Planungssicherheit für zukünftige Haushalte zu gewährleisten, sollen sämtliche Einzelverträge (Kündigungsfristen sind hier zu beachten) in ein sogenanntes Enterprise License Agreement (ELA) überführt werden. Mit einem ELA werden folgende Vorteile erzielt: Mit einem ELA-Lizenzmodell werden folgende Vorteile erzielt: • • • • • nur noch ein Wartungsvertrag für die gesamte Stadt (ähnlich SAP) zusätzliche, ggf. zeitlich begrenzte Aktivierung von Lizenzen nach Bedarf für die Fachämter möglich, ohne weitere Investitions- oder Wartungskosten! Planungssicherheit der Kosten für 3 Jahre erstmals zentrale Verwaltung der Lizenzen für die Stadt Leipzig durch die GDI-Koordination im Amt 62 Kosten für die GIS-Lizenzen wesentlich transparenter im Haushalt darstellbar als bisher Nach Ablauf der 3-Jahres Frist des ELA-Vertrages bestehen aus heutiger Sicht folgende Optionen: • es erfolgt je nach Nutzung der GIS-Lizenzen ein Anschlussvertrag mit ggf. veränderten Konditionen, • es wird kein Anschlussvertrag geschlossen, damit fällt die Stadt auf die Situation vor Abschluss des Vertrages zurück; die derzeitigen Lizenzen werden in Wartung genommen. Mehrjährige positive Erfahrungen mit einem solchen ELA sammelten u. Hamburg, Stuttgart und Nürnberg. a. Städte wie Erläuterung zu den Beschlussvorschlägen (mit ITK abgestimmt) Zu den Beschlussvorschlägen 1 und 2: 1. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, bestehende Wartungsverträge für ESRI Lizenzen zum 31.12.2017 zu kündigen. 2. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, ab dem 01.01.2018 einen städtischen Lizenzvertrag (ELA) mit der ESRI Deutschland GmbH abzuschließen. Die ESRI Technologie wird als GIS-Basistechnologie in der Stadtverwaltung eingesetzt. Grundlage ist der Beschluss DS V/2608 vom 30.10.2012 zur Einrichtung einer zentralen Geodateninfrastruktur für die Stadt Leipzig (GDI-L). Die IT-Koordination befürwortet den Abschluss eines solchen ELA-Vertrages und unterstützt die Vorgehensweise des AGB bzw. der GDI-Koordination. Bei dem Projekt „Raumbezogenes Informationssystem der Stadtverwaltung Leipzig (GDI)“ handelt es sich um ein strategisches Ziel des IT-und EGovernment-Maßnahmeplans 2016-2020. Aufgrund der Tatsache, dass solch ein flexibles Lizenzmodell (Behördenlizenz ELA) nur von der ESRI Deutschland GmbH angeboten wird, soll der Vertragszuschlag im Zuge einer freihändigen Vergabe erfolgen. Dazu wird ein entsprechender Antrag für das Vergabegremium gestellt. 5/6 Nach Vorabrecherche ist mit einem Kostenumfang in Höhe von ca. Stadt Leipzig für den Abschuss eines solchen ELA zu rechnen. 160.000 Euro für die Voraussetzung für den Abschluss ist die Kündigung bestehender ESRI-Wartungsverträge durch die ITK. Entsprechend den Kündigungsfristen soll mit den Vertragspartnern geprüft werden, welcher frühestmögliche Vertragsbeginn eines ELA´s möglich ist. Ab 01.01.2018 sollen die Lizenzen im Rahmen eines ELA genutzt werden. Anlagen: ELA-Planung Stadtverwaltung Leipzig IST-Kosten Folgen bei Ablehnung Prüfung Alternative 6/6 Informationen ELA-Planung Stadtverwaltung Leipzig Stand: 26.02.2016 Lizenzsituation für Esri-Software Geplante Neubeschaffung Esri-Software: Die Stadtverwaltung Leipzig plant im Rahmen von 3 Jahren die Beschaffung folgender Esri-Produkte: 4x ArcGIS for Desktop Standard Concurrent Use Lizenz 1x ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz 1x ArcGIS Engine Concurrent Use Lizenz 2 ELA Planung Esri-Software Im Rahmen eines ELA’s (Stadtweite Lizenz) mit einer Laufzeit von 3 Jahren beträgt der jährliche Betrag 134.000 EUR für Esri-Software. Schulung und Consulting sind nicht enthalten. Stand 15.10.2015 Lizenzmanagement für ELA Amt / Anzahl d. Lizenzen Produkt Vertragspartner 62- Stadt Leipzig Geoinformation Vermessung, SAP # 11905 3 ArcGis Server Produktiv (davon 1 Lizenz Ende 2015 beschafft, siehe unten) 1 ArcGis Server Staging 1 ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3.1 1 ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3.1 1 ArcGIS for Desktop Standard Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3.1 1 ArcGIS for Desktop Advanced Concurrent Use Lizenz Primary 10.3 3 3 ArcGIS for Desktop Standard Concurrent Use Lizenz Primary 10.3 3 17 ArcGIS for Desktop Standard Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3 2 ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Primary 10.3 9 ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz secondary 10.3 3 1 ArcGIS for Desktop Basic Single Use Lizenz Primary 10.3 ZWS GS ArcGIS Desktop ArcGIS Server + ArcGis Desktop Pflege ArcView Summe Kosten anderer Ämter, die Lizenzen von Amt 62 nutzen Pflege ARC-GIS ArcGis Server Pflege Pflege ArC-GIS Server Betrag Kostenstelle/ Sachkonto Innenauftrag AED Synergis/ ESRI AED SICAD AED Synergis AED SICAD 47.362,05 AED SICAD Lecos AED-Synergis 13.030,50 9.043,95 13.566,00 83.002,50 67 – Stadt Leipzig Stadtgrün Gewässer, SAP # 11882 Kosten Amt 67, die durch das Amt 62 getragen werden (bis Ende 2016 über ILV verrechnet) 1 ArcGIS Desktop Standard/ Basic Concurrent Use 2 ArcGIS Desktop Standard/ Basic Concurrent Use AED Synergis 12 ArcGIS Engine Standard Runtime single use Lizenz General 10.0 2 ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3 1 ArcGIS for Desktop Standard Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3 61 – Stadt Leipzig Stadtplanungsamt, SAP # 13358 2.380,00 Kosten Amt 61, die durch das Amt 62 getragen werden (bis Ende 2016 über ILV verrechnet) 1 ArcGIS for Desktop Standard Concurrent Use Lizenz Primary 10.3 3 ESRI 2 ArcGIS for Desktop Standard Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3 1 ArcGIS Desktop Basic Erstlizenz 1 ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Secondary 9.2 1 ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Primary 9.2 2 ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3 KST 1062000001 4423 2000 KST 1062000001 4423 2000 IA 106200000001 4423 2000 IA 106200000001 4423 2000 1.100.55.1.0.01.01 4255 2100 1.100.55.1.0.01.01 4255 2100 1.100.55.1.0.01.01 4255 2100 1.100.51.1.1.08 4255 2100 1.100.51.1.1.01 4255 2100 1.100.51.1.1.01 4255 2100 1.100.51.1.1.01 4255 2100 1.100.51.1.1.01 4255 2100 1.100.51.1.1.01 4255 2100 KST 103600001 4255 2100 KST 103600001 4255 2100 1.100.55.2.0.02 4255 2100 1.100.55.4.0.01 4255 2100 1.100.56.1.0.01 4255 2100 1.100.56.1.0.01 4255 2100 1.100.56.1.0.05 4255 2100 4.581,50 2.380,00 2.201,50 12.193,12 2.201,50 2.201,50 2.189,60 2.189,60 4.391,10 2.380,00 1724,16 3375,84 1449,96 999,96 759,96 9.888,76 ESRI 47.362,05 -16.898,00 13.030,50 9.043,95 13.566,00 66.104,50 2.201,50 3.391,50 2.018,62 7.611,62 64 – Stadt Leipzig, Amt für Stadterneuerung, SAP # 13970 Kosten Amt 64, die durch das Amt 62 getragen werden (bis Ende 2016 über ILV verrechnet) 1 ArcGIS for Desktop Standard Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3 3 ArcGIS for Desktop Basic Single Use 10.3 ESRI 36 – Stadt Leipzig Umweltamt, SAP # 11056 1 ArcGIS for Desktop Advanced Concurrent Use Lizenz Primary 10.3 3 6 ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3 Folgelizenz ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3 Folgelizenz ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3 Folgelizenz ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3 Folgelizenz ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3 Folgelizenz ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3 Folgelizenz 1 ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Primary 10.3 Erstlizenz 1 ArcGIS Spatial Analyst Concurrent Use Lizenz Primary 10.3 1 ArcGIS for Desktop Basic Single Use Lizenz Primary 10.3 1 3D Analyst Concurrent Use ab 10/2016 Betrag 5.474,00 1.190,00 1.190,00 1.190,00 1.190,00 1.190,00 1.190,00 1.725,50 1.368,50 904,40 1.000,00 17.612,40 2.380,00 12.268,76 1.100.55.2.0.02 4255 2100 KST 103600001 4255 2100 KST 103600001 4255 2100 KST 103600001 4255 2100 1.100.12.1.1.01 4255 2100 KST 1066200000 4423 2000 KST 1066200000 4423 2000 17.612,40 10 – Stadt Leipzig Hauptamt, SAP # 13040 1 ArcGIS for Desktop Basic Single Use Lizenz Primary 9.3.1 12 - Stadt Leipzig, Amt für Statistik & Wahlen, SAP # 10997 Kosten Amt 12, die durch das Amt 62 getragen werden (bis Ende 2016 über ILV verrechnet) 1 ArcGIS for Desktop Standard Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3 66 - Stadt Leipzig Tiefbauamt, SAP # 12073 und SAP # 16900 Kosten Amt 66, die durch das Amt 62 getragen werden (bis Ende 2016 über ILV verrechnet) 2 ArcGIS for Desktop Basic Concurrent Use Lizenz Secondary 10.3 1 ArcGIS for Desktop Standard Concurrent Use Lizenz Primary 10.3 3 2 SU-Lizenz ArcGIS Engine Runetime 3 CU-Lizenz ArcGIS Engine Runetime 2.201,50 2.201,50 5.533,50 2.380,00 3.153,50 640,00 1360,00 2.000,00 7.533,50 LECOS Leipzig, SAP # 11034 1 ArcGIS for Desktop Standard Concurrent Use Lizenz Primary 10.3 3 Zusammenfassung 62- Stadt Leipzig Geoinformation Vermessung, SAP # 11905 #REF! Kosten Amt 62 (intern) 66.104,50 zzgl. Anteil Amt 67 4.581,50 Anteil Amt 64 2.201,50 Anteil Amt 61 2.380,00 Anteil Amt 12 2.201,50 Anteil Amt 66 5.533,50 Summe Kosten Amt 62 für andere Ämter der Stadt (extern) 16.898,00 83.002,50 Kosten Amt 62 (in- und extern) 7.611,62 67 – Stadt Leipzig Stadtgrün Gewässer, SAP # 11882 64 – Stadt Leipzig, Amt für Stadterneuerung, SAP # 13970 2.189,60 61 – Stadt Leipzig Stadtplanungsamt, SAP # 13358 9.888,76 36 – Stadt Leipzig Umweltamt, SAP # 11056 17.612,40 10 – Stadt Leipzig Hauptamt, SAP # 13040 12 - Stadt Leipzig, Amt für Statistik & Wahlen, SAP # 10997 66 - Stadt Leipzig Tiefbauamt, SAP # 12073 und SAP # 16900 2.000,00 LECOS Leipzig, SAP # 11034 Kosten Ämter der Stadt Leipzig (amtseigene Lizenzen) 39.302,38 9.044,00 9.044,00 62- Stadt Leipzig Geoinformation Vermessung, SAP # 11905; Ende 2015 beschaffte ArcGIS Server Lizenz; Wartung ab 2017 131.348,88 131.348,88 Seite 1 1 2 1+2 3 4 1+2+3+4 Anlage, Folgen bei Ablehnung In den kommenden Jahren ist aufgrund des wachsenden Nutzerkreises (ESRI) und der damit verbundenen Aufgaben mit einem erhöhten Bedarf an Lizenzen zu rechnen. Aufgrund der dynamischen Entwicklung der Stadt werden sich auch die Fallzahlen erhöhen. Bei Beibehaltung des Status Quo ist damit zu rechnen, dass die Kosten für weitere zu beschaffende Lizenzen höher sein werden als im Rahmen eines ELA. Ohne ELA ist es des Weiteren nicht möglich, ein effizientes Kosten- und Nutzungsmanagement zu installieren, da nur mit einem ELA (mit Controlling im Amt 62) der erforderliche Überblick über den Gesamtbestand an Lizenzen in der Stadt Leipzig und entsprechende Steuerungsmöglichkeiten (s. Begründung) zur Verfügung stehen. Nur mit einem ELA besteht die Möglichkeit, die Kosten belastbar über mehrere Jahre zu kalkulieren und damit transparent für die Haushaltsplanungen zu machen. Anlage, Prüfung Alternative Eine Alternative wurde mittels intensiver Marktrecherche und Erfahrungsaustausch mit anderen Kommunen geprüft: Die ESRI Technologie wird als GIS-Basistechnologie in der Stadtverwaltung Leipzi eingesetzt. Ein flexibles Lizenzmodell (Behördenlizenz ELA) wird derzeit nur von der ESRI Deutschland GmbH angeboten. Deshalb steht derzeit eine Alternative nicht zur Verfügung. Die IT-Koordination befürwortet den Abschluss eines solchen ELA-Vertrages und unterstützt die Vorgehensweise des AGB bzw. der GDI-Koordination.