Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Beschlussvorlage Nr. VI-DS-03068 Status: öffentlich Eingereicht von Oberbürgermeister Betreff: Fachförderrichtlinie der Stadt Leipzig zur Förderung der Internationalen Zusammenarbeit Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): Gremium Dienstberatung des Oberbürgermeisters FA Allgemeine Verwaltung Ratsversammlung voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 21.06.2017 Bestätigung Vorberatung Beschlussfassung Beschlussvorschlag: 1. Die Fachförderrichtlinie der Stadt Leipzig zur Förderung der Internationalen Zusammenarbeit tritt mit Beschlussfassung der Ratsversammlung in Kraft. 2. Die Fachförderrichtlinie der Stadt Leipzig zur Förderung der Europäischen und Internationalen Zusammenarbeit - RBV-328/10 vom 21.04.2010 tritt gleichzeitig außer Kraft. 1/3 Übereinstimmung mit strategischen Zielen: nicht relevant Finanzielle Auswirkungen nein wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge Ergebnishaushalt Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Ergeb. HH Erträge Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: nein wenn ja, nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat 2/3 Sachverhalt: Am 18.05.2016 trat mit Beschlussfassung der Ratsversammlung die „Rahmenrichtlinie zur Vergabe von Zuwendungen der Stadt Leipzig an außerhalb der Stadtverwaltung stehende Stellen (Zuwendungsrichtlinie)“ in Kraft, Beschluss-Nr. VI-DS-01241_NF-05. Gemäß Punkt 16 Abs. 3 der Zuwendungsrichtlinie sind die Fachförderrichtlinien nach In-Kraft-Treten der Zuwendungsrichtlinie an diese anzupassen bzw. sind entsprechende Fachförderrichtlinien neu zu erarbeiten. Unveränderte Fachförderrichtlinien verlieren mit Ablauf von 12 Monaten nach In-Kraft-Treten der Zuwendungsrichtlinie automatisch ihre Gültigkeit. Bei der vorliegenden Fachförderrichtlinie handelt es sich um die Neufassung der Fachförderrichtlinie der Stadt Leipzig zur Förderung der Europäischen und Internationalen Zusammenarbeit, RBV-328/10 vom 21.04.2010, welche die Vorgaben der Zuwendungsrichtlinie umsetzen bzw. hinsichtlich dem Zweck der Förderung, der Fördervoraussetzungen, Art, Umfang und Dauer sowie möglicher Antragsteller spezifizieren soll. Die Fachförderrichtlinie soll mit Beschlussfassung durch die Ratsversammlung in Kraft treten. Anlage: Fachförderrichtlinie 3/3 Fachförderrichtlinie der Stadt Leipzig zur Förderung der internationalen Zusammenarbeit Beschluss RBV-XXX/2017 der Ratsversammlung vom XX.XX.2017 (veröffentlicht im Amtsblatt Nr. X vom XX.XX.2017) Inhalt Vorwort .................................................................................................................................. 2 1 Grundlagen der Zuwendungsvergabe ............................................................................ 2 2 Zweck und Gegenstand der Förderung .......................................................................... 3 3 Zuwendungsempfänger .................................................................................................. 3 4 Zuwendungsvoraussetzungen ........................................................................................ 3 5 Zuwendungs- und Finanzierungsarten, Höhe der Zuwendung........................................ 4 5.1 Zuwendungsarten ................................................................................................... 4 5.2 Finanzierungsarten.................................................................................................. 4 5.3 Förderfähige Ausgaben ........................................................................................... 5 6 Antragsverfahren ............................................................................................................ 6 6.1 Antragstellung ......................................................................................................... 6 6.1.1 Projektförderung............................................................................................... 6 6.1.2 Institutionelle Förderung ................................................................................... 6 6.2 Antragsfristen .......................................................................................................... 7 6.3 Vorzeitiger Maßnahmebeginn .................................................................................. 7 6.3.1 Verbot des vorzeitigen Beginns von Vorhaben bei Projektförderung................. 7 6.3.2 Ausnahmen vom Verbot ................................................................................... 7 7 Bewilligung ..................................................................................................................... 8 8 Auszahlungsverfahren, Auszahlungsmodalitäten............................................................ 8 8.1 Verfahren ................................................................................................................ 8 8.2 Auszahlungsmodalitäten ......................................................................................... 8 9 Mitteilungspflichten ......................................................................................................... 9 10 Nachweis- und Prüfungsverfahren .............................................................................. 9 10.1 Verwendungsnachweis bei Projektförderung ......................................................10 10.2 Verwendungsnachweis bei institutioneller Förderung ..........................................10 10.3 Einfaches Verfahren ...........................................................................................10 11 Rückforderung/Erstattung der Zuwendung .............................................................10 12 Öffentlichkeitsarbeit und Veröffentlichung im Zuwendungsbericht .......................... 11 13 In-Kraft-Treten ........................................................................................................ 11 Anlagen ................................................................................................................................12 Seite 1 von 12 Vorwort Leipzig wächst nachhaltig! - dieses städtische Leitbild bildet den Rahmen für die strategischen Ziele unserer Stadt. Zu diesen zentralen strategischen Zielen gehört, dass die Stadt ihre Internationalität steigert und ihre Referenz als urbane europäische Großstadt bei der Bewältigung der Herausforderungen unserer Zeit selbstbewusst einbringt. Heute steht außer Zweifel, dass Städte direkte, bürgerschaftliche und nachhaltige Beiträge zur Verständigung und Frieden, zur Entwicklung von gegenseitiger Toleranz, dem Abbau von Vorurteilen, für Bildung und Teilhabe leisten. Dies gilt umso mehr in Zeiten der Globalisierung und wachsender Spannungen zwischen den Kulturen und den Hemisphären. Diesen Zielen dienen im Rahmen von Städtepartnerschaften, Städtefreundschaften, Stadtteilpartnerschaften und kommunalen Know-how-Partnerschaften in besonderer Weise ein breiter bürgerschaftlicher Austausch und Begegnungsvorhaben, institutionelle Kooperationen, wirtschaftliche Zusammenarbeit, fachlicher Austausch, Know-how-Transfer, humanitäre Hilfsaktionen und entwicklungspolitische Bildungsarbeit, Informationsveranstaltungen sowie die Kooperation im Schnittpunkt von internationaler und interkultureller Arbeit. Gelebte Kooperation über Grenzen hinweg fördert die Lebensgrundlagen und die Lebensqualität von Bürgerinnen und Bürgern in den beteiligten Städten, stärkt Teilhabe, schärft Kompetenzen in vielfältigen Bereichen von Stadtentwicklung, über Mobilität zu Kulturfragen, im Sozialbereich, bei Gesundheit und Sport. In einer weltoffenen, urbanen Metropole können die Bürger insbesondere im Rahmen von gelebten Städtekooperationen durch eine vielgestaltige Projektarbeit aktiv lokales Handeln mit globalem Denken verbinden. Zur Umsetzung dieser individuellen und institutionellen Vorhaben mit internationaler Tragweite bedarf es einer adäquaten Förderkulisse, deren Grundlage die vorliegende Fachförderrichtlinie des Referats Internationale Zusammenarbeit bildet. 1 Grundlagen der Zuwendungsvergabe Folgende Bestimmungen bilden die Grundlage für die Gewährung von Zuwendungen durch das Referat Internationale Zusammenarbeit an Institutionen (wie z. B. Vereine und Verbände) und in diesem Rahmen agierende Personen: • • • • • • • Rahmenrichtlinie zur Vergabe von Zuwendungen der Stadt Leipzig an außerhalb der Stadtverwaltung stehende Stellen (Zuwendungsrichtlinie), Hauptsatzung der Stadt Leipzig, Haushaltsordnung des Freistaates Sachsen (Sächsische Haushaltsordnung - SäHO), Verwaltungsvorschriften des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Sächsischen Haushaltsordnung (VwV-SäHO), Gemeindeordnung für den Freistaat Sachsen (SächsGemO), Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die kommunale Haushaltswirtschaft nach den Regeln der Doppik (SächsKomHVO-Doppik), Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die kommunale Kassen- und Buchführung (SächsKomKBVO), Seite 2 von 12 • • • • Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Zuordnungsvorschriften zum Produktrahmen und Kontenrahmen sowie Muster für das neue Haushalts- und Rechnungswesen der Kommunen im Freistaat Sachsen (VwV KomHSys), Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), Abgabenordnung (AO), Umsatzsteuergesetz (UStG), in der jeweils aktuellen Fassung. Zuwendungen können nur im Rahmen der im Haushalt bereitgestellten Mittel und nur für Zwecke gewährt werden, die im Interesse der Stadt Leipzig liegen. Die haushaltsrechtlichen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind zu beachten. Ein Rechtsanspruch des Antragstellers auf Gewährung einer Zuwendung besteht nicht, da es sich um eine freiwillige Leistung der Stadt Leipzig handelt. 2 Zweck und Gegenstand der Förderung Durch das Referat Internationale Zusammenarbeit werden Maßnahmen im internationalen Kontext gefördert. Ihnen soll die Leitidee der Stadt Leipzig eines nachhaltigen Wachstums und der Steigerung ihrer internationalen Bedeutung zugrunde liegen. Wesentlich sind Aktivitäten, die auf Gegenseitigkeit beruhen, einen kontinuierlichen Austausch oder nachhaltige Effekte erwarten lassen, eine möglichst große Breitenwirkung und/oder generell ein günstiges Kosten-Nutzen-Verhältnis anstreben. Förderfähig sind insbesondere: • • • • 3 Vorhaben im Zusammenhang mit Partnerstädten oder im Rahmen von Partnerschaften, die den Zielen und Vereinbarungen von Städtepartnerschaften entsprechen und die im erheblichen Interesse der Stadt Leipzig liegen; Projekte im sozialen, kulturellen, sportlichen, Jugend- und Bildungsbereich sowie Maßnahmen der kommunalen entwicklungspolitischen Informations- und Bildungsarbeit; Maßnahmen zur (inter-)nationalen Präsentation und Repräsentation der Stadt Leipzig in Deutschland und weltweit sowie Maßnahmen zur Präsentation und Repräsentation einer Partnerstadt, des jeweiligen Landes oder eines strategischen Partnerlandes in Leipzig. Zuwendungsempfänger Förderfähig sind Vereine, Verbände, Gruppen, Privatpersonen, andere juristische Personen sowie Körperschaften des öffentlichen Rechts, die Aufgaben, die im Interesse der Stadt Leipzig liegen, erfüllen. Vorrangig gefördert werden Antragsteller, die gemeinnützig arbeiten und in Leipzig aktiv und ansässig sind. 4 Zuwendungsvoraussetzungen Zuwendungen können nur gewährt werden, wenn an der Erfüllung der Maßnahme ein Seite 3 von 12 erhebliches städtisches Interesse besteht und das Vorhaben ohne die Zuwendung nicht oder nicht im notwendigen Umfang durchgeführt werden kann; • • • • • die Kosten des Vorhabens angemessen sind und den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entsprechen; die Gesamtfinanzierung gesichert und nachgewiesen ist; die ordnungsgemäße Geschäftsführung des Zuwendungsempfängers außer Zweifel steht und der Nachweis über die Mittelverwendung gesichert erscheint; eigene finanzielle Mittel in angemessener Höhe eingesetzt sowie andere Förderungsmöglichkeiten ausgeschöpft werden; im Falle der institutionellen Förderung: dass der Antragsteller ein ganzjähriges Angebot im Sinne der vorstehend und oben unter Nr. 2 genannten Punkte vorhält. Ein erhebliches Interesse der Stadt Leipzig für den Fachförderbereich Internationale Zusammenarbeit besteht, wenn durch die Zuwendung die Erfüllung der jeweils aktuellen Förderschwerpunkte des Referats Internationale Zusammenarbeit umfänglich ermöglicht bzw. unterstützt werden kann. Zuwendungen werden grundsätzlich nur für kassenmäßige Auszahlungen im Haushaltsjahr gewährt. In begründeten Ausnahmefällen darf die Zuwendung auch für Rechnungen verwendet werden, deren zugrundeliegende Leistung im Haushaltsjahr erbracht wurde und die bis zum 15. Januar des dem Haushaltsjahr folgenden Jahres eingegangen sind (Poststempel). 5 Zuwendungs- und Finanzierungsarten, Höhe der Zuwendung Das Referat Internationale Zusammenarbeit vergibt Zuwendungen als Projektförderung oder als institutionelle Förderung. Eine Kombination verschiedener Zuwendungsarten oder die Förderung mehrerer Projekte desselben Empfängers ist grundsätzlich zulässig sofern es dadurch nicht zu einer Doppelförderung kommt. Die Zuwendung wird grundsätzlich als Teilfinanzierung bewilligt. 5.1 Zuwendungsarten Als Projektförderung werden einmalige Zuwendungen zur Deckung von Aufwendungen des Zuwendungsempfängers für einzelne zeitlich und inhaltlich abgegrenzte Vorhaben bezeichnet. Bei institutioneller Förderung wird die Zuwendung zur Deckung eines nicht abgegrenzten Teils oder in besonderen Ausnahmefällen der gesamten Aufwendungen des Zuwendungsempfängers eingesetzt. Gefördert wird die Institution als solche. 5.2 Finanzierungsarten Die Zuwendung erfolgt als Festbetrags- oder Fehlbedarfsfinanzierung. Unter Berücksichtigung der Interessenlagen der Stadt Leipzig und des Zuwendungsempfängers prüft das Referat Internationale Zusammenarbeit im Einzelfall, welche Finanzierungsart den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit am besten entspricht. Aspekte sind Seite 4 von 12 dabei vor dem Hintergrund der Ausreichung von Steuergeldern im Bereich der freiwilligen Aufgaben u. a. die Frage nach Angemessenheit, Aufwand und Nutzen der jeweiligen Finanzierungsart sowie ggf. nach der ordnungsgemäßen Nachweisführung des Zuwendungsempfängers in vergangenen Bewilligungszeiträumen. Festbetragsfinanzierung Die Zuwendung besteht bei der Festbetragsfinanzierung aus einem festen Betrag an den zuwendungsfähigen Aufwendungen. Es bleibt bei diesem Betrag grundsätzlich auch dann, wenn die zuwendungsfähigen Aufwendungen im Ergebnis geringer oder größer sind, als bei der Bewilligung der Zuwendung angenommen wurde. Soweit die zuwendungsfähigen Aufwendungen unter die bewilligte Zuwendung absinken, ist der Zuwendungsbescheid mit der Folge zu widerrufen, dass sich die Höhe des übersteigenden Betrags ein Erstattungsanspruch des Zuwendungsgebers ergibt. Eine Festbetragsfinanzierung kommt dann nicht in Betracht, wenn zum Zeitpunkt der Bewilligung konkrete Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass mit nicht bestimmbaren späteren Finanzierungsbeiträgen Dritter oder mit Einsparungen zu rechnen ist. Kommt keine Festbetragsfinanzierung zur Anwendung, erfolgt eine Fehlbedarfsfinanzierung. Fehlbedarfsfinanzierung Bei der Fehlbedarfsfinanzierung berechnet sich die Zuwendung nach dem Fehlbedarf des Zuwendungsempfängers in Bezug auf die zuwendungsfähigen Gesamtaufwendungen nach Abzug der eingebrachten Eigen- und Drittmittel. Dabei wird die Zuwendung auf einen Höchstbetrag begrenzt. 5.3 Förderfähige Ausgaben Förderfähige Ausgaben werden auf Grundlage des Kosten- und Finanzierungsplans bzw. des Wirtschaftsplans im Zuwendungsbescheid festgeschrieben. Dies können insbesondere sein: • • • • • Mittel für Honorarzahlungen, Kosten für Veranstaltungsorganisationen und deren Durchführung, Mittel für Öffentlichkeitsarbeit, Reisekostenzuschüsse sowie Zuschüsse zu den Aufenthaltskosten, Bei institutioneller Förderung: Zuwendungen zur Sicherung von Büro- und Geschäftsausgaben, Aufwendungen für Miete einschl. Betriebs- und Nebenkosten in angemessener Höhe. Nicht förderfähig sind Ausgaben für: • • Speisen, Getränke, Verpflegung, Geschenke/Präsente. Seite 5 von 12 6 Antragsverfahren Zuwendungen werden grundsätzlich nur auf einen vollständig ausgefüllten, begründeten und mit allen notwendigen Unterlagen versehenen schriftlichen Antrag hin gewährt. Die Antragsteller werden während des Förderverfahrens durch das Referat Internationale Zusammenarbeit beraten. Die Beratung begründet keinen Rechtsanspruch auf die Bewilligung einer Zuwendung. 6.1 Antragstellung Der Antrag muss die zur Beurteilung der Notwendigkeit und Angemessenheit der Zuwendung erforderlichen Angaben enthalten. Dazu gehören auch Angaben über Ziele und Dringlichkeit des Vorhabens, alternative Lösungsmöglichkeiten, die Höhe der erforderlichen Auszahlungen einschließlich etwaiger Folgekosten, den erzielbaren Nutzen, sowie ein Zeitplan für die Durchführung. Hat ein Zuwendungsempfänger für seine Institution oder für ein Vorhaben Zuwendungen von dritter Seite beantragt, so ist dieser Zuwendungsantrag sowie ggf. ein bereits ergangener Zuwendungsbescheid ebenfalls beizufügen. Im Antrag ist zu erklären, ob der Antragsteller allgemein oder für das betreffende Vorhaben zum Vorsteuerabzug nach §15 UStG berechtigt ist. Ist dies der Fall, so hat der Antragsteller die sich ergebenden Vorteile auszuweisen und bei der Ermittlung der zuwendungsfähigen Aufwendungen abzusetzen. 6.1.1 Projektförderung Der Antrag auf Projektförderung (Formular: Anlage I) umfasst insbesondere: • • • Angaben zum Antragsteller (Kontaktdaten, vertretungsberechtigte Person(en), Kurzprofil, Nachweis Gemeinnützigkeit, Rechtsform und Satzung), Angaben zum Verwendungszweck in Form einer Beschreibung des Vorhabens unter Erläuterung der angestrebten Ziele und Zielgruppe(n) und ggf. der Faktoren, nach denen die Wirkung des Vorhabens bewertet werden soll, Angaben zu den Aufwendungen des Vorhabens (aufgegliedert nach einzelnen Positionen und einschließlich der nicht zuwendungsfähigen Aufwendungen) sowie deren Finanzierung (Einnahmen, Dritt- und Eigenmittel) in Form eines Kosten- und Finanzierungsplans (Musterformular: Anlage II). 6.1.2 Institutionelle Förderung Der Antrag auf institutionelle Förderung (Formular: Anlage I) umfasst insbesondere: • • Angaben zum Antragsteller (Kontaktdaten, vertretungsberechtigte Person(en), Kurzprofil, Nachweis Gemeinnützigkeit, Rechtsform und ggf. Satzung, Organisationsund Stellenplan, aktueller Jahresabschluss, aktueller Geschäfts- oder Tätigkeitsbericht), Angaben zum Verwendungszweck in Form einer Beschreibung des Aufgaben- und Tätigkeitsbereichs des Empfängers unter Erläuterung der angestrebten Ziele und Zielgruppe(n) und ggf. der Faktoren, nach denen die Wirkung der Tätigkeit bewertet Seite 6 von 12 • • 6.2 werden soll, Angaben zu den Aufwendungen der Einrichtung bzw. des zu fördernden Teilbereichs in Form einer aufgegliederten Darstellung der einzelnen Positionen sowie deren Finanzierung (Einnahmen, Dritt- und Eigenmittel), beispielsweise in Form eines Haushalts- oder Wirtschaftsplans (Musterformular: Anlage III), Angaben zu vorhandenen Mitteln (z. B. Rücklagen), die ggf. voll oder anteilig für den zu fördernden Aufgabenbereich zur Verfügung stehen. Antragsfristen Die Anträge müssen zum 30.09. eines Jahres für Projekte im Folgejahr eingereicht werden. In Ausnahmefällen ist auch eine unterjährige Beantragung in angemessener Frist vor Beginn der Maßnahme, jedoch mindestens zwei Monate vorher, möglich. Diese Anträge werden, ebenso wie nicht fristgerecht zum 30.09. eingehende Anträge, als Nachanträge behandelt und können nur berücksichtigt werden, wenn nach Bearbeitung der fristgemäß eingereichten Anträge noch Haushaltsmittel vorhanden sind. Anträge für institutionelle Förderung müssen ebenfalls zum 30.09. eines Jahres für die Förderung im Folgejahr eingereicht werden. Bei Vorliegen eines Doppelhaushalts kann ein Zuwendungsantrag für beide Haushaltsjahre des Doppelhaushalts gestellt werden. 6.3 Vorzeitiger Maßnahmebeginn 6.3.1 Verbot des vorzeitigen Beginns von Vorhaben bei Projektförderung Zuwendungen werden zukunftsbezogen bewilligt, um einen bestimmten Zweck zu erfüllen. Eine Förderung bereits begonnener oder durchgeführter Projekte ist grundsätzlich nicht zulässig. Als Vorhabenbeginn ist grundsätzlich der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- und Leistungsvertrages (ohne Rücktrittsrecht) zu werten. Der Zuwendungsempfänger muss mit dem Beginn des Vorhabens warten, bis die Entscheidung durch Zuwendungsbescheid gefällt wurde. Der Zuwendungsempfänger hat mit Antragsstellung zu erklären, dass mit der Maßnahme noch nicht begonnen wurde. 6.3.2 Ausnahmen vom Verbot Ausnahmen sind nur zulässig, wenn das Referat Internationale Zusammenarbeit dem vorzeitigen Beginn aus begründetem Anlass -ohne Rechtsanspruch auf eine spätere Zuwendung- zugestimmt hat. Mit Einreichen des Zuwendungsantrages ist die Genehmigung für einen vorzeitigen Vorhabenbeginn vor Projektbeginn zu beantragen. Erst nach dieser Genehmigung, die schriftlich zu erteilen ist, kann mit dem Projekt begonnen werden. Die Ausnahmeregelung erstreckt sich auf den Zeitraum zwischen Antragstellung und Bewilligung. Seite 7 von 12 7 Bewilligung Nach der formalen Antragsprüfung und der Prüfung der allgemeinen Bewilligungsvoraussetzungen erfolgt eine inhaltliche Beratung und Bewertung der fristgerecht eingereichten Zuwendungsanträge im Referat Internationale Zusammenarbeit. Im Ergebnis erstellt das Referat Internationale Zusammenarbeit eine kommentierte Liste mit Vorschlägen zur Ausreichung von Fördermitteln. Auf Grundlage dieser Vorschlagsliste entscheidet das Referat Internationale Zusammenarbeit im Einvernehmen mit dem Fachausschuss Allgemeine Verwaltung über die Vergabe von Zuwendungen. Die Bewilligung einer Zuwendung erfolgt durch schriftlichen Zuwendungsbescheid durch das Referat Internationale Zusammenarbeit. Zuwendungen werden auf der Grundlage der voraussichtlichen kassenmäßigen Einnahmen und Ausgaben des Zuwendungsempfängers veranschlagt und bewilligt. 8 Auszahlungsverfahren, Auszahlungsmodalitäten 8.1 Verfahren Die bewilligte Zuwendung darf erst nach Bestandskraft (Ablauf der Rechtsbehelfsfrist) des Zuwendungsbescheides angefordert und ausgezahlt werden. Ein Teilwiderspruch gegen nicht bewilligte Antragsbestandteile behindert die Bestandskraft des bewilligten Teiles nicht. Verzichtet der Zuwendungsempfänger schriftlich auf die Einlegung eines Rechtsbehelfs mittels des Formulars „Rechtsbehelfsverzicht“ (Anlage V), führt dies zur vorzeitigen Bestandskraft des Zuwendungsbescheides. 8.2 Auszahlungsmodalitäten Die Auszahlung der Zuwendung ist im Zuwendungsbescheid geregelt. Sie kann auf zwei Wegen erfolgen: • • nach Ablauf der Maßnahme und unter vollständiger Vorlage Verwendungsnachweises oder nach einer Aufforderung zur Auszahlung durch den Zuwendungsempfänger. des Zuwendungen werden nicht in Form von Bargeld ausgezahlt. Die Anforderung der Zuwendung bzw. eines Teilbetrages muss die zur Beurteilung des Mittelbedarfs erforderlichen Angaben enthalten. Die Auszahlung erfolgt anteilig mit den vorgesehenen eigenen und sonstigen Mitteln des Zuwendungsempfängers. Ist die Zuwendung über den Zeitraum eines Doppelhaushaltes gewährt worden, wird der Grundsatz der Jährlichkeit eingehalten. Die Zuwendungen zur Projektförderung dürfen nur insoweit und nicht eher ausgezahlt Seite 8 von 12 werden, als sie voraussichtlich innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung für fällige Zahlungen im Rahmen des Zuwendungszwecks benötigt werden. Bei Zuwendungen zur institutionellen Förderung und in vergleichbaren Fällen können für die Auszahlung im Voraus feste Termine vorgesehen werden. 9 Mitteilungspflichten Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet, dem Referat Internationale Zusammenarbeit unverzüglich Sachverhalte anzuzeigen, wenn • • • • • • • • • er nach Vorlage des Haushalts- oder Wirtschaftsplans bzw. Finanzierungsplanes weitere Zuwendungen für denselben Zweck bei anderen Stellen beantragt oder von ihnen erhält, sich eine Ermäßigung der Gesamtausgaben oder eine Änderung der Finanzierung ergibt, der Verwendungszweck oder sonstige für die Bewilligung der Zuwendung maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen, sich herausstellt, dass der Zuwendungszweck nicht oder mit der bewilligten Zuwendung nicht zu erreichen ist, die ausgezahlten Beträge nicht innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung verbraucht werden können, soweit die Auszahlung der Zuwendung nicht nach festen Zeitpunkten bestimmt wurde, Gegenstände nicht mehr entsprechend dem Zuwendungszweck genutzt bzw. nicht mehr benötigt werden, es bei der Durchführung der Maßnahme terminliche Verschiebungen gibt, er seine Organisationsstruktur ändert, ein Insolvenzverfahren von bzw. gegen ihn beantragt oder eröffnet wird. Die Nichteinhaltung der Mitteilungspflicht kann zum Ausschluss aus dem Förderverfahren führen. 10 Nachweis- und Prüfungsverfahren Der Zuwendungsempfänger hat die zweckentsprechende Verwendung der Mittel durch Vorlage eines Verwendungsnachweises nachzuweisen. Dieser enthält einen Sachbericht und einen zahlenmäßigen Nachweis. Das Referat Internationale Zusammenarbeit stellt dem Zuwendungsempfänger die entsprechenden Formulare (Anlagen IV, IVa und IVb) bereit. Dem Verwendungsnachweis sind zusätzlich die Originalbelege (Einund Auszahlungsbelege) über die Einzelzahlungen und die Verträge über die Vergabe von Aufträgen beizufügen. Der Zuwendungsempfänger hat im Verwendungsnachweis zu bestätigen, dass die Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben mit den Büchern und Belegen übereinstimmen. Seite 9 von 12 10.1 Verwendungsnachweis bei Projektförderung Im zahlenmäßigen Nachweis bei Projektförderung sind sämtliche mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einzahlungen und Auszahlungen entsprechend der Gliederung des der Bewilligung zu Grunde gelegten Finanzierungsplanes summarisch darzustellen. Bei Projektförderungen wird die Frist zur Abgabe des Verwendungsnachweises im Zuwendungsbescheid festgehalten. Sie endet in der Regel drei Monate nach Abschluss des Projekts. 10.2 Verwendungsnachweis bei institutioneller Förderung Im zahlenmäßigen Nachweis bei institutioneller Förderung sind sämtliche mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einzahlungen und Auszahlungen entsprechend der Gliederung des der Bewilligung zu Grunde gelegten Haushalts- oder Wirtschaftsplans summarisch darzustellen. Der Nachweis kann bei einer Förderung, die sich nur auf einzelne Sparten der Institution bezieht, auf den geförderten Bereich begrenzt werden. Bucht der Zuwendungsempfänger nach Einnahmen und Ausgaben, so ist dem Verwendungsnachweis die letzte Jahresrechnung beizufügen, bei kaufmännischer Buchführung des Zuwendungsempfängers der letzte Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung). Der Verwendungsnachweis ist bei institutionellen Zuwendungen bis zum 31. März nach Ablauf des vorherigen Haushaltsjahres einzureichen. 10.3 Einfaches Verfahren Bei einer Zuwendung bis zu einer Höhe von 15.000 EUR kann ein einfaches Verfahren angewendet werden. Auf die Vorlage der Bücher und Belege wird verzichtet. Das Recht der Nachforderung bzw. Einsichtnahme und Prüfung wird davon nicht berührt. Im Rahmen einer institutionellen Förderung ist zusätzlich die Vorlage der letzten Jahresrechnung bzw. des letzten Jahresabschlusses erforderlich. Der einfache Verwendungsnachweis ist durch einen Kassenprüfer des Zuwendungsempfängers (Verbände, Vereine) oder ggf. durch eine eigene Prüfungseinrichtung des Zuwendungsempfängers zu bestätigen. Sofern andere juristische Personen des öffentlichen Rechts eine Prüfung durchführen, genügt der Nachweis dieses Prüfungsergebnisses. Die Zulassung eines einfachen Verwendungsnachweises ist im Zuwendungsbescheid geregelt. 11 Rückforderung/Erstattung der Zuwendung Wird der Zuwendungsbescheid (teilweise) unwirksam oder mit Wirkung für die Vergangenheit zurückgenommen oder widerrufen, ist die Zuwendung – auch wenn sie bereits verwendet worden ist – (anteilig) zu erstatten. Seite 10 von 12 Die zu erstattende Leistung wird durch schriftlichen Bescheid festgesetzt. Dies gilt insbesondere, wenn • • • • • • 12 eine nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung eingetreten ist (auflösende Bedingung), der Zuwendungsempfänger den Zuwendungsbescheid durch Angaben erwirkt hat, die in wesentlicher Beziehung unrichtig oder unvollständig waren, die Zuwendung oder aus der Zuwendung beschaffte Gegenstände nicht oder nicht mehr für den vorgesehenen Zweck oder unwirtschaftlich verwendet wird, der Zuwendungsempfänger seiner Mitteilungspflicht gegenüber dem Referat Internationale Zusammenarbeit nicht rechtzeitig und vollständig nachkommt, der Verwendungsnachweis nicht wie vorgeschrieben geführt oder nicht rechtzeitig vorgelegt wird, die Zweckbindungsfrist nicht eingehalten wird. Öffentlichkeitsarbeit und Veröffentlichung im Zuwendungsbericht Jedwede Art von Veröffentlichungen, die sich auf die geförderte Maßnahme beziehen, müssen Hinweise auf die Förderung durch die Stadt Leipzig, Referat Internationale Zusammenarbeit enthalten. Entsprechend Ratsbeschluss RBV-1286/12 werden alle Zuwendungen der Stadt Leipzig an außerhalb der Stadtverwaltung stehende Stellen jährlich im Zuwendungsbericht unter Einhaltung der festgelegten datenschutzrechtlichen Bestimmungen erfasst und veröffentlicht. Die zu veröffentlichenden Daten beinhalten a) den Empfänger der Förderung, b) die Art der Zuwendung, c) die vom Empfänger beantragten Mittel, d) die dem Empfänger bewilligten Mittel, e) die vom Empfänger abgerufenen Mittel sowie f ) die Verwendung der abgerufenen Mittel. Ist der Zuwendungsempfänger eine natürliche Person oder eine Personengesellschaft, mit mindestens einer natürlichen Person als Gesellschafter, werden die Angaben zu den Zuwendungsmitteln in Summenform zusammengefasst und als Zuwendungsempfänger „natürliche Personen bzw. Personengesellschaften“ angegeben. Mit der Unterschrift zum Antrag erklärt der Zuwendungsempfänger sein Einverständnis zur Veröffentlichung. 13 In-Kraft-Treten Diese Fachförderrichtlinie tritt mit Beschlussfassung der Ratsversammlung in Kraft und setzt damit die Fachförderrichtlinie RBV-328/10 außer Kraft. Die Fachförderrichtlinie wird vollständig im Internetportal der Stadt Leipzig veröffentlicht. Seite 11 von 12 Anlagen Anlage I Anlage II Anlage III Anlage IV Anlage IVa Anlage IVb Anlage V Antrag auf Bewilligung einer Zuwendung Kosten- und Finanzierungsplan zum Antrag auf Projektförderung Wirtschaftsplan zum Antrag auf institutionelle Förderung Verwendungsnachweis Zahlenmäßiger Nachweis bei Projektförderung Zahlenmäßiger Nachweis bei institutioneller Förderung Rechtsbehelfsverzicht Seite 12 von 12 Anlage I ▼ Bitte senden an: Stadt Leipzig Referat Internationale Zusammenarbeit 04092 Leipzig Eingangsvermerk ► Hinweis: Bei Rückfragen erhalten Sie Auskunft unter Telefon 123-2062 oder per E-Mail unter Sabine.Wuensch@leipzig.de Antrag auf Gewährung einer städtischen Zuwendung Bitte fügen Sie dem Antrag bei Projektförderung Anlage II und bei institutioneller Förderung Anlage III hinzu. Institutionelle Förderung Projektförderung 1 Antragsteller Name/ Bezeichnung inkl. Rechtsform Ansprechpartner/-in Telefon Anschrift (Straße, Haus-Nr., PLZ, Ort) E-Mail-Adresse der Ansprechpartnerin/ des Ansprechpartners Bankverbindung IBAN BIC Kreditinstitut 2 Maßnahme/ Projekt Bezeichnung/ Arbeitstitel Inhaltliche Konzeption/ Projektbeschreibung (bitte als gesonderte Anlage beifügen) - Inhaltliche Kurzdarstellung (Ziele und Dringlichkeit), Durchführungsort, Zielgruppen, Kooperationen, Teilnehmerzahlen, etc.) - erzielbarer Nutzen und Zeitplan für die Durchführung - Begründung des städtischen Interesses - Begründung der Notwendigkeit der Förderung und zur Finanzierung (u.a. Eigenmittel, Förderhöhe, alternative Förderungs- und Finanzierungsmöglichkeiten) Seite 1/3 3 Beantragte Zuwendung Höhe der Zuwendung in Euro Durchführungszeitraum, bitte von – bis eintragen 4 Gesamtkosten lt. Wirtschaftsplan/ Finanzierungsplan Betrag in Euro 5 Anlagen ▼ Bitte ergänzen Sie Ihren Antrag mit folgenden Unterlagen und kreuzen Sie Zutreffendes an: Satzung bzw. Gesellschaftsvertrag Selbstdarstellung Nachweis Gemeinnützigkeit Aktuelle Eintragung Vereins- bzw. Handelsregister Inhaltliche Konzeption/ Projektbeschreibung (entspr. Punkt 2) Auflistung aller Fördermittelanträge bei der Stadt Leipzig (aller Maßnahmen/ Projekte des Antragsstellers) bei institutioneller Förderung: Angaben über Vermögen und Schulden Wirtschaftsplan mit Organisations- und Stellenplan Kosten- und Finanzierungsplan 6 Vorzeitiger Maßnahmebeginn im Rahmen der Projektförderung Hiermit wird ein Antrag auf vorzeitigen Maßnahmebeginn gestellt. Falls zutreffend, Beginn des Projektes: (Der Antrag ist erforderlich, wenn mit der Realisierung des Vorhabens zwischen dem 01.01. des jeweiligen Förderjahres und der Zustellung des Zuwendungsbescheides begonnen werden soll. Im Falle der Genehmigung kann daraus kein Rechtsanspruch auf Projektförderung abgeleitet werden.) 7 Vorsteuerabzug Der/ Die Antragsteller/-in ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. Dies wurde bei den Ausgaben berücksichtigt (Beträge im Wirtschafts- oder Finanzierungsplan sind in diesem Fall als NettoBeträge ohne Mehrwertsteuer auszuweisen). Der/ Die Antragsteller/-in ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. 8 Erklärungen Der/ Die Antragsteller/-in versichert, dass 8.1 seine/ ihre Angaben vollständig und richtig sind und durch entsprechende Unterlagen belegt werden können, 8.2 die eingereichten Anlagen Bestandteil des Antrages sind, 8.3 der Wirtschafts- oder Finanzierungsplan nach den Grundsätzen der sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsführung aufgestellt wurden, Seite 2/3 8.4 keine weiteren Mittel als im Wirtschafts- oder Finanzierungsplan angegeben beantragt wurden, 8.5 die Gesamtfinanzierung der Maßnahme gesichert ist, 8.6 Änderungen des Wirtschafts- oder Finanzierungsplanes der Bewilligungsbehörde umgehend mitgeteilt werden, 8.6 mit der Maßnahme noch nicht begonnen wurde, 8.7 Der/ Die Antragsteller/-in stimmt im Fall einer Förderung der Veröffentlichung der Bezeichnung des Förderprojektes, des Namens des oder der Geförderten und der Förderhöhe zu. Bei natürlichen Personen/ Personengesellschaften mit mindestens einer natürlichen Person erfolgt im Fall der Förderung nur die Veröffentlichung einer Zusammenfassung aller Förderprojekte ohne Angabe der Person/ Personengesellschaft. Eine Zuwendung wird nicht ausgereicht, wenn der/ die Antragsteller/-in der Veröffentlichung der genannten Angaben nicht zustimmt. Der/ Die Antragsteller/-in erklärt sein/ ihr Einverständnis, dass die bewilligende Stelle die Verwendung der Zuwendung durch Einsicht in die Bücher, Belege und sonstige Geschäftsunterlagen sowie durch örtliche Erhebung kontrollieren oder durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Leipzig prüfen lassen kann. 9 Datenschutzerklärung Handelt es sich bei dem/ der Antragsteller/-in um eine natürliche Person bzw. eine Personengesellschaft mit mindestens einer natürlichen Person werden personenbezogene Daten verarbeitet. Diese Daten sind für die Antragsprüfung und bei einer Förderung für das gesamte Antragsverfahren, einschließlich der Abrechnung erforderlich und werden ausschließlich gemäß der datenschutzrechtlichen Vorschriften verarbeitet. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht. Nicht mehr erforderliche Daten werden unverzüglich gelöscht. Der Antragsteller stimmt der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu. Auf sein Recht der Verweigerung der Einwilligung und die daraus resultierenden Rechtsfolgen (keine Bearbeitung des Zuwendungsantrages) wurde der Antragsteller hingewiesen. Leipzig, - ggf. Stempel - Rechtsverbindliche Unterschriften Bitte geben Sie Name und Funktion des/der Unterzeichnenden in Druckbuchstaben an. Seite 3/3 Kosten- und Finanzierungsplan bei Projektförderung * Angaben bitte einzeln eintragen Position Anlage II Angaben in Euro Inhaltliche Auszahlungen lt. Kostenplan* Gesamt Gesamtübersicht der Deckungsquellen * Angaben bitte einzeln eintragen Position Angaben in Euro 1 Eigenmittel 2 Spenden/ Sponsoren 3 Beantragte/ bewilligte öffentliche Förderung von Bund/Land/Arbeitsverwaltung* 4 Andere Einzahlungen* Gesamt Zusammenfassung Geplante Gesamtauszahlungen lt. Finanzierungsplan Wenn der Antragsteller für diese Vorhaben zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, sind diese Kosten ohne Umsatzsteuer anzugeben Geplante Einzahlungen lt. Finanzierungsplan Beantragte Zuwendung Wirtschaftsplan bei institutioneller Förderung Anlage III Teil Auszahlungen * Angaben bitte einzeln eintragen Position Angaben in Euro 1 Personalausgaben 2 Sächlicher Verwaltungsaufwand 2.1 Miete bzw. Pacht lt. Vertrag 2.2 Betriebskosten, wenn nicht Bestandteil des Mietvertrages 2.3 Energie 2.4 Gebäudereinigung 2.5 Versicherung* 2.6 Büromaterial, Telefon- und Postgebühren 2.7 Reise- und Kraftfahrzeugkosten 2.8 Wartung/ Reparatur 2.9 Sonstige Sachauszahlungen* Zwischensumme (von 2) 3 Anschaffung von Ausstattungsgegenständen* Zwischensumme (von 3) 4 Inhaltliche Auszahlungen* Zwischensumme (von 4) Gesamt (1 bis 4) Teil Einzahlungen – Gesamtübersicht der Deckungsquellen ▼ Die aufgelisteten Behörden erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit, bei Bedarf bitte Position Angaben in Euro 1 Mitgliedsbeiträge 2 Spenden/ Sponsoren 3 Beantragte/ bewilligte öffentliche Förderung von Bund/ Land/ Arbeitsverwaltung* 4 Beantragte/ bewilligte andere Fördermittel der Stadt Leipzig* 5 Andere Einzahlungen Gesamt Zusammenfassung Geplante Gesamtauszahlungen lt. Wirtschaftsplan Wenn der Antragsteller für diese Vorhaben zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, sind diese Kosten ohne Umsatzsteuer anzugeben Geplante Einzahlungen lt. Wirtschaftsplan Beantragte Zuwendung * ergänzen Anlage IV ▼ Bitte senden an: Stadt Leipzig Referat Internationale Zusammenarbeit 04092 Leipzig Eingangsvermerk ► Hinweis: Bei Rückfragen erhalten Sie Auskunft unter Telefon 123-2062 oder per E-Mail unter Sabine.Wuensch@leipzig.de Verwendungsnachweis Bitte fügen Sie dem Verwendungsnachweis bei institutioneller Förderung Anlage IV.1 und bei Projektförderung Anlage IV.2 hinzu. Institutionelle Förderung Projektförderung 1 Zuwendungsempfänger Name/ Bezeichnung der Zuwendungsempfängerin/ des Zuwendungsempfängers 2 Maßnahme/ Projekt Projektbezeichnung/ Zuwendungszweck 3 Angaben zur Zuwendung Zuwendungsbescheid vom Aktenzeichen/ Bewilligungs-Nr. Bewilligungsbetrag in Euro Auszahlungsbetrag in Euro Anteilsfinanzierung Fehlbedarfsfinanzierung Festbetragsfinanzierung 4 Einfacher Verwendungsnachweis Wurde ein einfacher Verwendungsnachweis zugelassen? ja nein 5 Vorsteuerabzug Ist der Zuwendungsempfänger für das Vorhaben zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG berechtigt? Ja, der zahlenmäßige Nachweis ist in Netto-Beträgen ausgewiesen. nein 6 Anlagen Sachbericht (bitte gesondert anhängen) Darstellung der durchgeführten Maßnahme, u. a. Beginn, Maßnahmedauer, Abschluss, Erfolg und Auswirkungen der Maßnahme, etwaige Abweichungen von den dem Zuwendungsbescheid zugrundeliegenden Planungen und/ oder vom Wirtschafts-/ Finanzierungsplan Zahlenmäßiger Nachweis (auf Anlage IV.1 bzw. Anlage IV.2 auszufüllen) Originalbelege und Zahlungsnachweise 7 Bestätigungen Es wird bestätigt, dass die Allgemeinen Nebenstimmungen (ANBest) des Zuwendungsbescheides beachtet wurden, die baufachlichen Nebenbestimmungen des Zuwendungsbescheides beachtet wurden, die Ausgaben notwendig waren, wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben im Verwendungsnachweis mit den Büchern und Belegen übereinstimmen, für die durchgeführte Maßnahme kein Vorsteuerabzug erfolgte. 8 Vorprüfung des Verwendungsnachweises erfolgt nein ja, durch den satzungsgemäß bestellten Kassenprüfer (Name, Anschrift) Prüfungsnachweis/ Prüfungsvermerk beigefügt ja/ nein Leipzig, - Stempel - Rechtsverbindliche Unterschriften Verwendungsnachweis - Zahlenmäßiger Nachweis bei Projektförderung Anlage IVa * Angaben bitte einzeln eintragen Position Einzahlungen lt. Finanzierungsplan (in Euro) 1 Eigenmittel 2 Spenden/ Sponsoren 3 Bewilligte öffentliche Förderung von Bund/ Land/ Arbeitsverwaltung* 4 Andere Einzahlungen* 5 Zuwendung der "bewilligenden Stelle" Einzahlungen gesamt Auszahlungen Inhaltliche Auszahlungen lt. Kostenplan* Auszahlungen gesamt lt. Abrechnung (in Euro) Verwendungsnachweis - Zahlenmäßiger Nachweis bei institutioneller Förderung Gesamtdarstellung Anlage IVb ► Bitte alle Angaben in Euro eintragen lt. Abrechnung Bestand aus dem Vorjahr + Einzahlungen = Summe verfügbare Mittel ./. Auszahlungen = Bestand (Übertrag in Folgejahr) Einzahlungen * Angaben bitte einzeln eintragen Position 1 Mitgliedsbeiträge 2 Spenden/ Sponsoren 3 Bewilligte öffentliche Förderung lt. Wirtschaftsplan lt. Abrechnung Gesamt Gesamt darunter "bewilligende Stelle" darunter "bewilligende Stelle" von Bund/ Land/ Arbeitsverwaltung* 4 Bewilligte Fördermittel der Stadt Leipzig (Gewährte Zuwendungen zur Projektförderung sind einzeln anzugeben ) 5 Andere Einzahlungen* Gesamt Auszahlungen * Angaben bitte einzeln eintragen Position lt. Wirtschaftsplan 1 Personalausgaben 2 Sachlicher Verwaltungsaufwand 2.1 Miete bzw. Pacht lt. Vertrag 2.2 Betriebskosten, wenn nicht Bestandteil des Mietvertrages 2.3 Energie 2.4 Gebäudereinigung 2.5 Versicherung* 2.6 Büromaterial, Telefon- und Postgebühren 2.7 Reisekosten- und Kfz-Kosten 2.8 Wartung/ Reparatur 2.9 Sonstige Sachauszahlungen* Zwischensumme (von 2) 3 Anschaffung von Ausstattungsgegenständen* Zwischensumme (von 3) 4 Inhaltliche Auszahlungen* Zwischensumme (von 4) Gesamt (1-4) lt. Abrechnung Anlage V ▼ Bitte senden an: Stadt Leipzig Referat Internationale Zusammenarbeit 04092 Leipzig Eingangsvermerk Rechtsbehelfsverzicht Zuwendungsempfänger/in Zuwendungszweck bewilligte Summe Aktenzeichen des Zuwendungsbescheides Ausstellungsdatum des Zuwendungsbescheides Eingangsdatum des Zuwendungsbescheides Wir verzichten auf die Einlegung eines Rechtsbehelfs gegen den Zuwendungsbescheid, um dessen Bestandskraft vorzeitig herbeizuführen und damit die Auszahlung der Mittel zu beschleunigen. Leipzig, Rechtsverbindliche Unterschriften