Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Beschlussvorlage Nr. VI-DS-01611-DS-04 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters Grundstücksverkehrsausschuss Ratsversammlung 17.05.2017 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Stadtentwicklung und Bau Betreff Fortschreibung des Konzeptes zur langfristigen Verwaltungsunterbringung hier: Verwaltungsunterbringung Otto-Schill-Str. 2, Bestätigung der Nachträge zum Mietvertrag Beschlussvorschlag: Die Erweiterung des Mietvertrages zum Verwaltungsobjekt Otto-Schill-Str. 2 um die Flächen im Souterrain (1.167,16 m²) und um die Mietoptionsfläche im Erdgeschoss (672,34 m²) wird bestätigt. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: nicht relevant Sachverhalt Die Ratsversammlung hat am 23.03.2016 die Anmietung des Objektes Otto-Schill-Straße 2 vorzugsweise zur Unterbringung der erweiterten und neu strukturierten Stadtkasse, des Bürgeramtes sowie des Referates für Beschäftigungspolitik beschlossen. Dabei stand zunächst eine Gesamtfläche von 5.976,10 m², verteilt auf EG bis 5. OG zur Verfügung. Daneben gewährte der Vermieter eine Anmietoption für weitere Flächen im EG (672,34 m²). Diese kann innerhalb der ersten 3 Mietjahre ausgeübt werden. Zunächst war vorgesehen, das Archiv der Stadtkasse komplett im 1. OG unterzubringen. Im Laufe der projektmäßigen Umsetzung der Verwaltungsunterbringung wurden nicht nur neue Standards für den Ausbau, die Ausstattung und die Nutzung des Objektes festgelegt, vielmehr wurde auch entschieden, die geplanten Archivräume größtenteils ins Souterrain zu verlagern. Lediglich der Archivbestand, der einen täglichen Zugriff benötigt, ist im 1. OG verblieben. Durch diese Verlagerung von Archivfläche in das angemietete Souterrain (1.167,16 m²) konnte die Anzahl der untergebrachten Arbeitsplätze (AP) im Objekt verdichtet werden. Die gesamte Fläche wird zukünftig eine WLAN-Ausstattung erfahren und durch das abgestimmte Sicherheitskonzept ein kontrolliertes offenes Haus gelebt werden, welches sich nicht zuletzt in der gewählten Funktionalität der Schließanlage widerspiegelt (Haus- und Etageneingänge mit Zutrittskontrolle, elektr. Türöffnung mit Gegensprechanlage und Videotelefonie jeweils in den Sekretariaten, vernetztes System zur Verriegelung der Hauseingänge und Treppenhäuser). Des Weiteren soll der grundrissbildende Ausbau ein zukunftsorientiertes, modernes Verwaltungsgebäude widerspiegeln. Insofern werden die Zellenbüros, dort wo es die Arbeitsprozesse erlauben, durch moderne Büroraumkonzepte (Kombizonen/Co-working-spaces) ergänzt. Aufgrund (erheblicher) Optimierungsbedarfe im Verwaltungsstandort Neues Rathaus/Stadthaus war es darüber hinaus notwendig, die Anmietung der verbleibenden Optionsfläche im Erdgeschoss zeitnah zu vollziehen (Legitimierung erfolgte bereits durch VI-DS-01611 in Ratsversammlung vom 23.03.2016). Die derzeitige Handels- und Verkaufsfläche wird analog der übrigen Mietflächen für die Büronutzung vermieterseits ausgebaut und ermöglicht, neben der Unterbringung der AP des Bürgeramtes, die Unterbringung von zusätzlich 12 AP, unter anderem zur zusätzlichen Etablierung eines Leipzig Welcome Centers. Dadurch kann Reservefläche für Arbeitsplätze zur Schaffung von Baufreiheit im Neuen Rathaus/Stadthaus vorgehalten werden. Eine Unterbringung von 198 AP (statt bisher 165 AP) ist nunmehr möglich. Die Beigeordnete für Stadtentwicklung und Bau hat daher mit dem Eigentümer die erweiterte Anmietung nebst die Erklärung der Flächenoption vereinbart. Der Stadt steht nunmehr als Alleinmieterin das gesamte Gebäude mit einer Gesamtfläche von 7.815,60 m² zur Verfügung. Damit konnte auch ein Sicherheitsrisiko durch Fremdmieter ausgeschlossen werden. Die Flächen verteilen sich wie folgt: Souterrain 1.167,16 m² Archiv Stadtkasse EG 1.240,67 m² Bürgeramt und weitere Bürofläche 1. OG 1.030,42 m² Bürofläche (539,62 m²), Archiv mit tägl. Zugriff (490,80 m²) 2. OG 1.171,81 m² Bürofläche 3. OG 1.184,11 m² Bürofläche 4. OG 1.079,59 m² Bürofläche 5. OG 941,84 m² Bürofläche Gesamt 7.815,60 m² Da dies eine Änderung des von der Ratsversammlung beschlossenen Mietvertrages darstellt, bedarf die mit Nachträgen erweiterte Mietfläche der Bestätigung durch die Ratsversammlung. Die Vertragssituation stellt sich wie folgt dar: Vertragsstand Mietfläche Grund-Mietvertrag vom 24.03./12.05.2016 5.976,10 m² Vorauss. 04.10.2016, plus spätestens 31.03.2017; Konkret Optionsfläche mit Übergabe EG 1. Nachtrag vom 12.05.2016 Vertraglicher Mietbeginn Kaltmiete/mtl. Nebenkosten 25.796,85 € (1. bis 58. 14.940,25 € pauschal Monat) plus 50.796,85 € (ab 59. 2.749,01 € Vorausz. Monat) Option zur Verschiebung des Mietbeginns wegen des noch nicht erfüllten Bausolls 2. Nachtrag vom 26.07./15.08.2016 7.311,02 m² (Erweiterung Souterrain plus Teil Optionsfläche) 35.374,39 € (1. bis 58. 17.327,12 € pauschal Monat) plus 60.772,82 € (ab 59. 3.070,63 € Vorausz. Monat) 3. Nachtrag vom 07.12./23.12.2016 7.815,60 m² Mietbeginn 01.04.2017 (Erweiterung aber Mietpreiszahlung nur für Rest Options- übergebene Flächen fläche EG) 44.939,70 € (1. bis 58. 18.601,13 € pauschal plus Monat) 70.496,71 € (ab 59. 3.282,55 € Vorausz. Monat) Der Mietvertrag wurde geschlossen unter der Annahme, dass die Übergabe des gesamten Gebäudes zu einem festen Zeitpunkt erfolgt. Entsprechend ist als Mietbeginn der Tag der Übergabe vereinbart. Zu diesem Zeitpunkt wird die Zahlung der Miete fällig und die Laufzeit des Vertrages startet. Um den Einzug der Stadtkasse noch in 2016 zu gewährleisten, musste das Gebäude sukzessive (etagenweise) übernommen werden. Entsprechend den Regelungen des Mietvertrages hätten daraus verschiedene Mietbeginne und u.U. auch unterschiedliche Vertragsenden resultiert. Als einheitlicher Mietbeginn wurde im dritten Nachtrag der 01.04.2017 nachverhandelt. Die Mietzahlung erfolgt somit ab dem 01.04.2017 nur für die bis dahin vom Vermieter übergebenen Flächen und erhöht sich um den Anteil der noch sukzessive zu übergebenen Teilflächen. Finanzielle Auswirkungen Alle Sachverhalte bedingen Mehraufwendungen, die bisher nicht Bestandteil der Vorlage VI-DS01611 sein konnten und/oder nunmehr zu Veränderungen in den bereits bestätigten finanziellen Auswirkungen führten. Abgestellt auf den reinen Mehrbedarf in Folge der Anmietung des Objektes Otto-Schill-Straße 2 wurde mit der Vorlage VI-DS-01611 ein Mehrbedarf in 2016 i.H.v. 1.070.462,25 € bestätigt. Dieser erhöht sich um 46.121,85 € auf 1.116.584,10 €. Für 2017/2018 wurde ein Mehrbedarf von 624.243,97 € p.a. mit der Vorlage VI-DS-01611 bestätigt. Dieser muss für 2017 um 248.964,85 € auf 873.208,82 € sowie für 2018 ff um 347.143,99 € auf 971.387,96 € korrigiert werden. Mit der weiteren laufenden Haushaltsplanung erfolgt die notwendige Fortschreibung. Die Tabelle in Anlage 4 „Finanzielle Auswirkungen Anmietung Otto-Schill-Str. 2“ gibt einen Überblick über die gesamten voraussichtlichen finanziellen Auswirkungen. Diese wurde bereits mit Vorlage VI-DS-01611-DS-02, Anlage 1, bestätigt. Finanzielle Auswirkungen Anmietung Otto-Schill-Straße 2 Anlage 4 Anfallende Aufwendungen Personalkosten (HM- und Haushandwerker) Budgeteinheit 11_PA_ZW Amt 11 Personalaufw. Zahlungswirksam PSP-Element Sachkonten Anfallende Aufwendungen im Zuge der Anmietung Otto-Schill-Str. und der einhergehenden Neuverortung Korrektur aufgrund Anmietung_Stand:27.10.17 Mietbeginn: 01.04.2017, stufenweise Übernahme; Achtung: Mietzins in Mietmonat 1-58 z.T. Hälftig; ab dem 59. Mietmonat ist der volle Mietzins zu zahlen Annahme: Anmietung erfolgt zum 01.10.2016 Differenz (Mehrbedarf) 2016 2017/2018 (p.a.) Differenz (Mehrbedarf) Differenz (Mehrbe- Differenz Mehrbedarf) darf zu DS 01611 2016 Differenz Mehrbedarf zu DS 01611 2017 (p.a.) Differenz Mehrbedarf zu DS 01611 2018 (p.a.)ff 1.100.11.1.3.04.04 "IGM" 40XX XXXX Diverse Personalkosten-SK 0,00 0,00 37.015,00 0,00 37.015,00 0,00 0,00 37.015,00 0,00 37.015,00 0,00 0,00 1.100.11.1.3.04.02.02 „KGM“ Notwendige Instandsetzungen nach Auszügen Daten u Telefonanb.(Lecos) einmalige Installation In 2016 veranschlagte Mittel für Bereiche die im Zuge der Anmietung Otto-Schill-Str. umziehen 65_UH2 Amt 65 baul. und techn. 1.100.11.1.3.04.02.02 „KGM“ Unterhaltung 2 Bautechnische Unterhalt. 42111000 „Bauliche Unterhaltung z.“ 0,00 69.500,00 69.500,00 0,00 69.500,00 69.500,00 0,00 0,00 0,00 0,00 42112200 „Sonst.Inst.an Techn.Anl.u.Masch.“ 0,00 79.730,00 79.730,00 0,00 160.922,30 160.922,30 81.192,30 0,00 0,00 0,00 0,00 42112100 „Wart. Techn.Anl.u.Maschinen“ 0,00 5.500,00 5.500,00 0,00 0,00 0,00 6.500,00 1.000,00 6.500,00 1.000,00 0,00 42311100 „Miete Gebäude z.“ 261.350,00 252.953,11 -8.396,89 227.762,43 -33.587,57 261.350,00 0,00 8.396,89 33.587,57 0,00 42311110 „BK Gebäude (BK Vorausz.) z.“ 120.300,00 129.882,46 9.582,46 158.629,83 38.329,83 120.300,00 0,00 -9.582,46 -38.329,83 0,00 42311100 „Miete Gebäude z.“ 0,00 7.246,21 7.246,21 28.984,83 28.984,83 0,00 0,00 -7.246,21 -28.984,83 0,00 42311110 „BK Gebäude (BK Vorausz.) z.“ 0,00 5.046,77 5.046,77 20.187,08 20.187,08 0,00 0,00 -5.046,77 -20.187,08 0,00 42311100 „Miete Gebäude z.“ 0,00 6.560,64 6.560,64 26.242,56 26.242,56 0,00 0,00 -6.560,64 -26.242,56 0,00 42311110 „BK Gebäude (BK Vorausz.) z.“ 0,00 4.569,29 4.569,29 18.277,17 18.277,17 0,00 0,00 -4.569,29 -18.277,17 1.100.11.1.3.04.04 "IGM" 1.100.11.1.3.04.02.02 „KGM“ 42311100 „Miete Gebäude z.“ 0,00 70.785,32 70.785,32 283.141,28 283.141,28 0,00 0,00 -70.785,32 404.457,30 121.316,02 539.276,40 42311110 „BK Gebäude (BK Vorausz.) z.“ 0,00 33.869,25 33.869,25 135.476,99 135.476,99 0,00 0,00 -33.869,25 196.953,12 61.476,13 262.604,16 1.100.11.1.3.04.02.02 „KGM“ 42419130 „KR Strom“ 0,00 7.500,00 7.500,00 30.000,00 30.000,00 0,00 0,00 -7.500,00 39.100,00 9.100,00 39.100,00 9.100,00 14.122,00 18.400,12 4.278,12 31.234,48 17.112,48 18.400,12 4.278,12 0,00 33.234,48 16.122,00 33.234,48 16.122,00 3.358,20 4.401,65 1.043,45 7.532,00 4.173,80 4.401,65 1.043,45 0,00 7.532,00 3.358,20 7.532,00 3.358,20 1.100.11.1.3.02.01 „Zahlungsverkehr“ 1.100.11.1.3.02.02 „Buchführung“ 1.100.11.1.3.02.03 „Vollstreckung“ 1.100.11.1.6.07.01 „Bürgerämter“ Miete und Betriebskosten 65_MP Amt 65 Mieten und Pachten 1.100.57.1.0.02.01 „Ref. Beschäftigungspolitik“ Elektroenergie - Unterhaltsreinigung - Hygieneartikel 65_EN_ZW Amt 65 Energie 21_111_ZW Amt 21 Verw.steuerg/service zahlungswir 1.100.11.1.3.02.01 „Zahlungsverkehr“ 1.100.11.1.3.02.02 „Buchführung“ 1.100.11.1.3.02.03 „Vollstreckung“ 10_111_ZW Amt 10 Verw.steuerg/service zahlungswir 1.100.11.1.6.07.01 „Bürgerämter“ 81_571_ZW Amt 81 Wirtschaftsförd. Zahlungswirksam Amt 65 Verw.steuerg/service zahlungswir 65_111_ZW 0,00 234.495,30 Verteilung auf die Nutzer wird nachgeholt 50.333,09 42419160 „Unterhaltsreinigung“ 1.100.57.1.0.02.01 „Ref. Beschäftigungspolitik“ 1.835,00 1.100.11.1.3.04.04 "IGM" 2.050,00 2.259,63 424,63 3.533,52 1.698,52 2.259,63 8.253,00 2.923,00 17.022,00 11.692,00 8.253,00 3.280,00 1.100.11.1.3.04.02.02 „KGM“ 424,63 0,00 6.203,00 3.280,00 -3.280,00 -3.280,00 3.533,52 17.022,00 1.835,00 5.330,00 3.533,52 17.022,00 0,00 1.835,00 5.330,00 0,00 1.100.11.1.3.04.04 "IGM" 42419210 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 4.400,00 4.400,00 4.400,00 4.400,00 1.100.11.1.3.04.04 "IGM" 42419190 0,00 0,00 0,00 0,00 500,00 500,00 500,00 3.600,00 3.600,00 3.600,00 3.600,00 0,00 DL Hausmeisterleistungen 65_111_ZW 1.100.11.1.3.04.04 "IGM" 42419900 0,00 0,00 0,00 0,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00 0,00 0,00 0,00 Ausstattung Hausmeister 65_111_ZW 1.100.11.1.3.04.04 "IGM" 42552000 0,00 0,00 0,00 0,00 4.500,00 4.500,00 4.500,00 0,00 0,00 0,00 0,00 DL für EMA,BMA etc 65_111_ZW 1.100.11.1.3.04.04 "IGM" 42419290 0,00 0,00 0,00 0,00 2.650,00 2.650,00 2.650,00 10.000,00 10.000,00 10.000,00 10.000,00 75.060,00 75.060,00 0,00 75.060,00 75.060,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 21_111_ZW Amt 21 Verw.steuerg/service zahlungswir 10_111_ZW Amt 10 Verw.steuerg/service zahlungswir Umzugskosten 81_571_ZW Amt 81 Wirtschaftsförd. Zahlungswirksam Ref. 17 18_111_ZW Neuausstattung der Arbeitsplätze (Stadtkasse) Entsorgungsleistungen (Stadtkasse) Neuausstattung der Arbeitsplätze (Stadtkasse) Neuausstattung (Ref.Besch.pol.) Entsorgungsleistungen (Ref.Besch.pol.) Neuausstattung (Ref.Besch.pol.) Neuausstattung der Arbeitsplätze (Bürgeramt) Entsorgungsleistungen (Bürgeramt) Neuausstattung (Bürgeramt) Neuausstattung (zusätzl. Fläche ohne Nutzer+ Nachnutzung Fläche NR Ref.81, Postraum) 1.100.11.1.3.02.01 „Zahlungsverkehr“ 1.100.11.1.3.02.02 „Buchführung“ 1.100.11.1.3.02.03 „Vollstreckung“ 5.400,00 5.400,00 0,00 5.400,00 5.400,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 8.640,00 8.640,00 0,00 8.640,00 8.640,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1.100....“Referat 17“ 0,00 0,00 0,00 1.750,00 1.750,00 1.750,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Budgeteineit und PSP wird nachgereicht 1.100.11.1.204.02 0,00 0,00 0,00 3.850,00 3.850,00 3.850,00 0,00 0,00 0,00 0,00 25.200,00 25.200,00 0,00 36.750,00 36.750,00 11.550,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1.100.11.1.6.07.01 „Bürgerämter“ 44310100 „Porto und Transportkosten“ 1.100.57.1.0.02.01 „Ref.Beschäftigungspolitik“ 65_111_ZW Amt 65 Verw.steuerg/service zahlungswir 1.100.11.1.3.04.04 "IGM" 1.100.11.1.3.04.02.02 „KGM“ +sonstige Umzugskosten für zusätzliche Flächen 21_111_ZW Amt 21 Verw.steuerg/service zahlungswir 1.100.11.1.3.02.01 „Zahlungsverkehr“ 1.100.11.1.3.02.02 „Buchführung“ 1.100.11.1.3.02.03 „Vollstreckung“ 1.100.11.1.3.02.07 „Gesetzliche Vertretung“ 1.100.11.1.3.02.08 „Regelung off. Verm.fragen“ 21IN70000364 „Amt 21 bewegl. AV“ 7.0000364.710.020 „Betriebs-& Geschäftsausst.“ 81_571_ZW Amt 81 Wirtschaftsförd. Zahlungswirksam 1.100.57.1.0.02.01 „Ref.Beschäftigungspolitik“ 81IN70000081 Amt 81 bewegliches AV 7.0000081.710.020 „Betriebs-& Geschäftsausst.“ 10_111_ZW Amt 10 Verw.steuerg/service zahlungswir 10IN70000178 Amt 10 bewegliches AV (Bürgeramt) 0,00 330.000,00 330.000,00 0,00 425.000,00 425.000,00 95.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 42419230 „KR sonst. Entsorgung (Schrott-, Sperrmüll)“ 0,00 8.340,00 8.340,00 0,00 8.340,00 8.340,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 78327400 „Erwerb Betriebs- & Geschäftsausstattung“ 0,00 212.000,00 212.000,00 0,00 112.000,00 112.000,00 -100.000,00 0,00 0,00 0,00 42531000 „Erwerb bew Gegenstände bis 410€“ 0,00 48.000,00 48.000,00 0,00 48.000,00 48.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 42419230 „KR sonst. Entsorgung (Schrott-, Sperrmüll)“ 0,00 960,00 960,00 0,00 960,00 960,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 78327400 „Erwerb Betriebs- & Geschäftsausstattung“ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 42531000 „Erwerb bew Gegenstände bis 410€“ 0,00 26.000,00 26.000,00 0,00 26.000,00 26.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 42419230 „KR sonst. Entsorgung (Schrott-, Sperrmüll)“ 0,00 1.200,00 1.200,00 0,00 1.200,00 1.200,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 7.0000178.710.020 „Betriebs- und Geschäftsausstattung (Bürgeramt)“ 78327400 „Erwerb Betriebs- & Geschäftsausstattung“ 0,00 35.000,00 35.000,00 0,00 35.000,00 35.000,00 0,00 25.000,00 25.000,00 0,00 0,00 1.100.11.1.3.04.01 42531000 „Erwerb bew Gegenstände bis 410€“ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 77.291,00 77.291,00 0,00 0,00 42419230 „KR sonst. Entsorgung (Schrott-, Sperrmüll)“ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1.100.11.1.6.07.01 „Bürgerämter“ 1.100.11.1.3.04.04 Neuausstattung (Ref. 17) 42531000 „Erwerb bew Gegenstände bis 410€“ Ref. 17 Neuausstattung (Ref.18) Entsorgungsleistungen (Ref.18) 42531000 „Erwerb bew Gegenstände bis 410€“ 25.000 € Kosten für Aufrufanlage, Verteilung wird bilateral zw. 10 und 21 konkretisiert. 65_111_ZW Entsorgungsleistungen (zusätzli.Fläche+ Nachnutzung Ref. 81) Entsorgungsleistungen (Ref.17) 44310200 „Transport- und Umzugskost.“ 1.650,00 1.650,00 1.650,00 22.800,00 22.800,00 22.800,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Budgeteineit und PSP wird nachgereicht 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1.100....“Referat 17“ 42419230 „KR sonst. Entsorgung (Schrott-, Sperrmüll)“ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 250,00 250,00 250,00 1.100.11.1.204.02 42531000 „Erwerb bew Gegenstände bis 410€“ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 51.000,00 51.000,00 51.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1.100.11.1.204.02 42419230 „KR sonst. Entsorgung (Schrott-, Sperrmüll)“ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 550,00 550,00 550,00 0,00 0,00 0,00 0,00 18_111_ZW Ersatzvornahme Inventar 65_111_ZW 1.100.11.1.3.04.01 42531000 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00 Betreibung Richtfunkantenne 65_111_ZW 1.100.11.1.3.04.02.02 44232000 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 642,60 642,60 642,60 2.570,40 2.570,40 2.570,40 2.570,40 873.208,82 248.964,85 971.387,96 347.143,99 Mehrbedarf lt Vorlage 01611 406.295,20 1.476.757,45 1.070.462,25 1.030.539,17 624.243,97 1.522.879,30 1.116.584,10 46.121,85 Mehrbedarf ohne Berücksichtigung Planansatz 2016 TRH 0 1.070.462,25 1.070.462,25 624.243,97 624.243,97 1.116.584,10 1.116.584,10 46.121,85 Seite 1