Vorlage-Sammeldokument

Verwaltungsstandpunkt Nr. VI-A-03534-VSP-01 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Dienstberatung des Oberbürgermeisters Zuständigkeit Bestätigung Rechnungsprüfungsausschuss 06.04.2017 Vorberatung Ratsversammlung 12.04.2017 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung Betreff Einführung eines internen Kontrollsystems (IKS) in der Leipziger Stadtverwaltung Rechtliche Konsequenzen Der gemäß Ursprungsantrag gefasste Beschluss wäre Nachteilig für die Stadt Leipzig. Rechtswidrig und/oder Zustimmung Ablehnung Zustimmung mit Ergänzung Ablehnung, da bereits Verwaltungshandeln x Alternativvorschlag Sachstandsbericht Beschlussvorschlag: 1. Die Verwaltung prüft die Einführung eines „Internen Kontrollsystems“ (IKS) auf Basis heute schon vorhandener oder noch zu ergänzender Komponenten der Dezernate und Ämter. Die Stadtverwaltung wird bis zum 30.03.2018 ein entsprechendes Konzept zur Einführung vorlegen. Ein Bestandteil des Konzeptes ist das Berichtswesen an den Stadtrat. 2. Eine Kooperation mit externer Fachschul- oder Hochschulkompetenz (z.B. die Fachhochschule der Sächsischen Verwaltung Meißen oder der Leipziger Universität) für die Einführung wird angestrebt. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: nicht relevant Seite 1/4 x Finanzielle Auswirkungen nein wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt von bis Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: Beteiligung Personalrat x nein wenn ja, nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: x Seite 2/4 Seite 3/4 1. Ausgangssituation Ein Internes Kontrollsystem (IKS) ergibt sich indirekt aus der Gesetzgebung zur Doppik, ist aber nichts Neues für die Stadtverwaltung Leipzig. Das IKS als ganzheitliches Steuerungs- und Überwachungssystem umfasst Komponenten der Steuerung (internes Steuerungssystem) und deren Überwachung (internes Überwachungssystem). Das interne Überwachungssystem beinhaltet prozessintegrierte Sicherungsmaßnahmen Überwachungsmaßnahmen und (welche Kontrollen überwiegend sowie vom prozessunabhängige Rechnungsprüfungsamt, den Datenschutzbeauftragten, den Informationssicherheitsbeauftragten oder der „IKS Stelle“ durchgeführt werden) – siehe Abbildung 1. Im Verständnis der Stadtverwaltung von IKS wird der Fokus vor allem auf das interne Überwachungssystem gelegt (siehe Abbildung 1 – grau unterlegt). Abbildung 1 Internes Kontrollsystem (Quelle: Verändert übernommen aus IDW Prüfungsstandards 261 (2006), S. 12) Die Stadtverwaltung hat bereits viele Komponenten eines internen Kontrollsystems eingeführt. Die Stadtverwaltung ist insbesondere im städtischen Finanzwesen bestrebt das Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennungen, Befugnisregelungen und Festlegungen von Zugriffsrechten umfassend umzusetzen. Im Übrigen sind dies grundlegende Fragestellungen in einer stadtinternen Organisationsberatung, welche vom Hauptamt für Fachämter durchgeführt werden. In der Stadtverwaltung Leipzig bereits installierte Maßnahmen sind nachfolgend angeführt, um den Stadtrat ein entsprechendes Bild der IST-Situation zu zeichnen. 1 Prozessintegrierte Überwachungsmaßnahmen (beispielhaft, nicht vollständig und in der Wirkung nicht bewertet!)  Es ist die sogenannte „Verwaltungsinformation“ als Bereitstellungsplattform für Dienstanweisungen und Organigramme eingerichtet.  Die Befugnisse einzelner Stellen werden in den Stellenbeschreibungen dokumentiert.  Seit Anfang 2016 besteht die Regelung, dass alle verfahrensregelnden Dienstanweisungen des Oberbürgermeisters mit einer Prozessdarstellung zu dokumentieren ist. Darüber hinaus werden die Prozessdarstellungen immer häufiger als Instrument zur Analyse (auch zur Erkennung von Schwachstellen im Sinne des IKS) genutzt.  Verschiedene Softwareprodukte umfassen interne Kontrollmechanismen.  Es existieren umfangreiche Regelungen (bspw. Satzungen, Ratsbeschlüsse und deren Ausschüsse, Beschlüsse des Oberbürgermeisters, Dienstanweisungen).  Saldenbestätigungen (werden aktuell bis zur 1. Beteiligungsebene eingeholt und bei Eigenbetrieben. Die Einholung weitergehender Bestätigungen (ab 2. Beteiligungsebene) wird im Rahmen der Erstellung des Gesamtabschlusses geprüft.  Qualifizierten Bankbestätigungen werden eingeholt.  Der Einheitsgeschäftspartner wird strikt eingehalten.  Massive Ausweitung der Einholung von Vollständigkeitserklärungen innerhalb der Verwaltung zur Abdeckung aller Bilanzpositionen und sowie der Angaben unter der Vermögensrechnung, im Anhang und im Rechenschaftsbericht.  Regelung zur Aufstellung des Jahresabschlusses wurden festgelegt und befinden sich noch im Verfahren.  Umfangreiche Maßnahmen in Bezug zur Nutzung der Rechnungswesensoftware SAP; Fortschreibung des Berechtigungskonzeptes, des Notfallkonzeptes, des Supportkonzeptes, vielfältige Prüf- und Verprobungsinstrumente zur Qualitätssicherung und Einhaltung von Vorgaben.  Ein Maßnahmekatalog zur ordnungsgemäßen und fristgerechten Erfüllung aller Steuerpflichten der Stadt Leipzig wird weiterentwickelt.  Erarbeitung eines prozessbezogenen Prüfplans in der Stadtkasse.  Erstellung einer Aufgaben-Rechte-Matrix für die Stadtkasse, in welcher die Vergabe von Rechten im Zusammenhang mit der tatsächlichen Aufgabenerledigung dokumentiert wird.  Stichproben der Vorgesetzten bzw. Regelkontrollen und deren eindeutige Dokumentation. 2  Verschiedene IKS-relevante Projekte werden derzeit geplant oder befinden sich in der Umsetzung (bspw. zentrale Vertragsdatenbank, zentraler Rechnungseingang, digitales Anordnungswesen, Prozessregister, Zuwendungsregister, elektronische Vergabe). Prozessunabhängige Überwachungsmaßnahmen  Es wurden verschiedene Institutionen (Finanzausschuss des Stadtrates, Rechnungsprüfungsausschuss, Rechnungsprüfungsamt) und Beauftragte (bspw. Datenschutzbeauftragter) bzw. Verantwortliche Stellen (bspw. IKS-Stelle) eingerichtet. Diese „Stellen“ Prüfen entsprechend ihres (gesetzlichen) Auftrages. Der stadtweite Rahmen, sämtliche eingeführte Maßnahmen, Instrumente und Regelungen zu einem ganzheitlichen Ansatz von IKS zusammenzuführen, muss noch geschaffen werden. Im Kern müssen vor allem die prozessintegrierten IKS-Aspekte gestärkt werden. Aus Sicht der Stadtverwaltung sollte dieser Rahmen unbedingt aufgebaut werden. 2. Alternativvorschlag Die Stadtverwaltung Leipzig wird die Konzeption zu einem systematischen IKS fortentwickeln und die bereits vorhandenen IKS - Komponenten (bspw. Prozessdarstellungen, SoftwareKontrollmechanismen (automatisierte Eingabe- und Plausibilitätskontrollen, Protokollierung, Rollen-Rechte-Konzepte, Workflowsteuerung etc.), stadtinterne Dienstanweisungen des Oberbürgermeisters, Prüfungen des Rechnungsprüfungsamtes, Vier-Augen-Prinzip/SechsAugen-Prinzip etc.) in das Konzept sinnvoll integrieren. Der Schlüssel zur Etablierung eines systematischen IKS liegt in der Verzahnung des Prozessmanagements mit dem Risikomanagement auf Basis eines definierten Sicherheitsniveaus. Diese Verzahnung wird sich in einem ersten Schritt auf das Finanzmanagement konzentrieren. Im Kern sollen also regelmäßige Sicherheitsaudits gemessen am Schutzbedarf des einzelnen Prozesses durchgeführt werden und die entsprechenden Schutzmaßnahmen daraus abgeleitet werden. Die Stadtverwaltung wird bis zum 31.03.2018 ein entsprechendes Konzept zur Einführung eines internen Kontrollsystems (bezüglich des ersten Schrittes) vorlegen. In dem Konzept wird das strategische Zielbild der Stadt Leipzig zur Priorisierung von Kontroll- und Überwachungsmaßnahmen berücksichtigt. Nach der endgültigen Etablierung eines IKS erfolgt aller 2 Jahre eine Überprüfung des IKS. Hierüber wird der Stadtrat in Kenntnis gesetzt. Die Anregung zur Kooperation mit externer Fachhochschulkompetenz wird dabei gern aufgegriffen. Darüber hinaus werden sämtliche geregelte finanzrelevante Arbeitsabläufe/Prozesse (gilt aber für alle Dienstanweisungen des Oberbürgermeisters) im Rahmen der sogenannten „Regelungsüberprüfung“ neu bewertet und künftig prozessual geprüft und dargestellt. Hinzu 3 kommt, dass die Einführung der E-Akte einen umfassenden Beitrag zur Einhaltung von bestimmten Verfahrensweisen und Prozessregeln leisten wird. 4