Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Informationsvorlage Nr. VI-DS-03759 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters Ratsversammlung 12.04.2017 Information zur Kenntnis Eingereicht von Dezernat Finanzen Betreff Historie, Stand und Ausblick der Einführung Doppik und SAP als doppisches Finanzverfahren Beschlussvorschlag: Die Informationsvorlage wird zur Kenntnis genommen. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: nicht relevant Sachverhalt: siehe Anlage Anlagen: Informationsvorlage (Infovorlage Doppik und SAP_2017-02-22.pdf) Informationsvorlage Betrifft: Historie, Stand und Ausblick der Einführung Doppik und SAP als doppisches Finanzverfahren Diese Vorlage informiert über die Historie sowie über den Stand des doppischen Finanzverfahrens und gibt einen Ausblick über die anstehenden Aufgaben und Vorhaben. Bisher wurden die folgenden wesentlichen Vorlagen zum Finanzwesen – Doppik- und SAPEinführung – sowie zur strategischen Weiterentwicklung beschlossen: 1. Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF; Einführung Doppik und SAP): DS IV/778, 2005 2. Beschlussvorlage zu Evaluierung durch die BSL GmbH: DS V/3657, 2013 3. Grundsatzbeschluss zum Weiterbetrieb des SAP-Systems sowie Ausführungsbeschluss zur strategischen Weiterentwicklung von SAP: DS 00727/14, 2015 4. Beschlussvorlage Einführung eines zentralen Rechnungseingangs in der Stadtverwaltung Leipzig: VI-DS-01196, 2015 5. Ausführungsbeschluss: Einführung einer Software zur workflowgesteuerten elektronischen Rechnungsbearbeitung: VI-DS-01983, 2016 6. Beschlussvorlage zur Einrichtung des SAP-Referats: VI-DS-03065 und VI-DS-03065NF-01, 2016. 1. Zusammenfassung Die folgende Abbildung zeigt die einzelnen Schritte in den letzten Jahren in einer zusammenfassenden Übersicht. 1 von 8 2. Einführungsprojekt NKF (11/2007 – 09/2012) Das Einführungsprojekt für das Neue kommunale Finanzmanagement sowie die Einführung von SAP wurde offiziell am 01.11.2007 gestartet. Fachlich wurde das Ziel verfolgt, die bisherige kameralistische Buchungsweise durch die doppische zu ersetzen. Technisch bestand zugleich die Herausforderung, das bisherige kamerale Haushalts-, Kassen und RechnungsVerfahren (HKR) durch ein doppisches Finanzverfahren zu ersetzen. Die Stadt entschied sich zur Einführung von SAP mit dem Kommunalmaster Doppik (KM-D) der Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW). Die Stadt entschied sich weiterhin, die Einführung mit der KISA und dem Partner GISA, der DZBW und der IBM sowie der Lecos durchzuführen. Neben der Einführung von SAP als doppischem Finanzverfahren waren auch dessen Vorund Nachverfahren auf Doppik umzustellen. Damit ebenso die fachlichen Prozesse und in Teilen auch die Organisation. Die Herausforderungen und die hohe Komplexität im Projekt waren hoch. Sie führten in der Summe zu Handlungsbedarfen und Verzögerungen und erforderten eine Neuausrichtung des Projektes in 2010. 3. Neuausrichtung des Einführungsprojektes NKF (ab 05/2010) Mit der Amtsübernahme von Herrn Bürgermeister Bonew im Sommer 2010 wurde das Projekt evaluiert. Ein externer Projektberater identifizierte Schwachstellen und Maßnahmen zur Zielerreichung des Projektes. Diese wurden beschlossen und umgesetzt. Dazu zählten: - - Die Änderung der Projektleitung und Projektstruktur: - Die bisherige Projektleitung wurde abgelöst und die Stadtkasse übernahm die Projektleitung. - Das Projekt wurde durch externe Partner begleitet, die auch in das Projektcontrolling eingebunden waren. - Es wurde eine Lenkungsgruppe unter Federführung des Dezernats II installiert. - Die Fachämter wurden stärker in das Projekt und die notwendigen Veränderungen einbezogen. Die Komplexität des Projektes wurde durch Priorisierung der Anforderungen bzw. ein späteres Zur-Verfügung-stellen von Funktionen nach der Produktivsetzung reduziert. Es wurden intensive Schulungsmaßnahmen – sowohl fachlich als auch technisch – durchgeführt. Im Ergebnis wurde die Produktivsetzung vom 01.01.2011 auf den 01.01.2012 verschoben. 2 von 8 4. Produktivsetzung SAP-KMD (2012) Mit den Entscheidungen und Maßnahmen zur Neuausrichtung des Projektes konnten die Doppik und das dazu notwendige Finanzverfahren SAP zum 01.01.2012 erfolgreich eingeführt werden. Zum Jahresbeginn 2012 erfolgte daher die fachliche Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik und die Produktivsetzung des SAP-Systems. Ebenso waren mit Jahresbeginn die technische Migration der Daten sowie die Schulungen der Anwender im Wesentlichen abgeschlossen. 5. Beginn des (Regel-)Betriebs (2012 – 2014) Nach der Produktivsetzung zum Jahresbeginn 2012 erfolgte die Überführung des technischen Finanzwesens SAP aus dem Projekt in den so genannten (Regel-)Betrieb. Die fachliche Betreuung wurde stadtseitig durch die Stadtkämmerei und Stadtkasse verantwortet. Die technische Betreuung oblag den externen Dienstleistern: KISA, GISA und Lecos. Mit Beginn des Betriebs wurden die operativen Nacharbeiten – organisatorisch und technisch – begonnen. Dazu zählten: - Fehlerbehebungen, Prozessanpassungen und Weiterentwicklungen (z. B. Jobsteuerung, Formulare, Berichte). Der Erfahrungsaustausch mit den Fachämtern wurde fortgesetzt und Schwachstellen in Prozessen und der technischen Umsetzung erhoben sowie Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt. Die Ergebnisse des Einführungsprojekts wurden zudem durch die Organisationsberater der BSL GmbH evaluiert, und es wurden Empfehlungen für Anpassungen in der Ablauf- und Aufbauorganisation des städtischen SAP-Systems vorgeschlagen – mit dem Ziel der Stärkung der SAP-Akzeptanz innerhalb der Verwaltung. 6. Weiterbetrieb des SAP-Systems sowie die strategische Weiterentwicklung SAP (2014) Nach der Konsolidierung der SAP-Einführung und ersten operativen Weiterentwicklungen zu Beginn des Regelbetriebs wurde die Entscheidung zum Weiterbetrieb des SAP-Systems und zur strategischen Betrachtung des Einsatzes von SAP getroffen (DS 00727/14). Mit der Beschlussvorlage wurde festgelegt: - SAP wird als doppisches Finanzwesen auch nach 2017 fortgeführt und ist als ITVerfahren für das Finanzwesen gesetzt. Die Anforderungen an SAP sollen in einem Strategieprojekt, das von der Lecos geleitet wird, betrachtet werden. 3 von 8 - Es besteht die Notwendigkeit zur strategischen Weiterentwicklung von SAP. Eine Folgebearbeitung von zurückgestellten und neuen Themen bzw. Anforderungen ist erforderlich: - Neudefinition der amtsbezogenen ITK- und SAP-modulbezogenen Aufgaben - Automatisierung manueller Prozesse - Standardisierung der Prozesse zur Anbindung von Vorverfahren - SAP-Archivierung - Testautomatisierung - Erstellung eines SAP-Notfallkonzeptes - Betreuung der eGovernment-Prozesse, wie zentraler Rechnungseingang, elektronische Signatur und ePayBL - NKF- und SAP-Schulungen - Einführung Kommunalmaster Steuern und Abgaben (KM-StA) als Nachfolger des KM-V. Seitdem werden alle Beschaffungen hinsichtlich der Umsetzbarkeit in SAP geprüft. Ein Leitfaden zur IT-Beschaffung wurde erstellt und befindet sich durch die ITK in der Umsetzung. Das Ziel ist ein effektiver und wirtschaftlicher Einsatz von SAP und die intensive – das heißt: wirtschaftliche – Nutzung des beschafften und lizenzierten Programmumfangs. 7. Lecos-Projekt zur SAP-Strategie (2015/2016) Das Projekt zur SAP-Strategie wurde durch die Lecos geleitet und zum 01.01.2015 begonnen. Dabei standen im Mittelpunkt: - Der Erfahrungsaustausch mit der Landeshauptstadt Dresden, die ebenfalls SAP und den Kommunalmaster Doppik der Datenzentrale Baden-Württemberg eingesetzt. Interviews zu Verbesserungspotentialen und Anforderungen der Dezernate und Fachämter. Identifikation von strategischen Handlungsfeldern und Maßnahmen. In der Bearbeitung ergaben sich im Projekt 17 Ziele bzw. Arbeitspakete in 4 Handlungsfeldern, für die jeweils konkrete Maßnahmen für eine Optimierung bzw. strategische Ausrichtung abgeleitet wurden: A. Klärung der vertraglichen Zukunft zu den Verträgen mit Lecos GmbH: 1. flexible Lizenzierungsbedingungen (Anzahl, Art) / Eigentümerschaft der Lizenzen erreichen 2. Klärung der vertraglichen Zukunft (Service- und Betriebsleistungen) und Optimierung des Ist-Zustandes 3. kontinuierliche, bedarfsgerechte Schulung zum SAP-System der Stadtverwaltung Leipzig 4. problembehaftete Geschäftsabläufe (Prozesse) optimieren und Mehraufwände minimieren 4 von 8 5. dauerhafte Systemstabilität und -performance des SAP-Systems sicherstellen 6. Durchsetzung und Optimierung des bereits bestehenden Ticketprozesses 7. Ausbau und Optimierung der Informationsbereitstellung 8. Schaffung einer einheitlichen Anwender- und Systemdokumentation 9. Sicherstellung der notwendigen Personalressourcen 10. Sicherstellung einer ausreichenden Beratungsqualität 11. Sicherstellung eines aus Sicht der Fachämter ausreichenden Berichtswesen 12. Optimierung der Schnittstellen zu Vor- und Fachverfahren B. Stärkung des SAP-Systems als zentrale Komponente in der IT-Landschaft der Stadtverwaltung Leipzig: 13. Bei Einführung / Ablösung von Verfahren wird eine Prüfung durchgeführt, ob eine Nutzung von SAP-Systemkomponenten fachlich und wirtschaftlich sinnvoll möglich ist (Gegenüberstellung in Variantenbetrachtung) 14. Sicherstellung einer optimalen Interaktion von Vor- und Fachverfahren mit dem SAPSystem C. Strategische Weiterentwicklung SAP-Systems der Stadtverwaltung Leipzig: 15. Initiierung eines Gremiums, welches in regelmäßigen Abständen darüber berät, wie die SAP-Strategie fortgeschrieben wird. 16. Handlungsfelder zur Weiterentwicklung des SAP-Systems definieren D. strategische Weiterentwicklung des NKF in der Stadtverwaltung Leipzig: 17. Einbindung der Leitungsebene (Amtsleiter, Bürgermeister, Stadträte) der Stadtverwaltung Leipzig in die Ziele und Ideen der Steuerung Das Lecos-SAP-Strategie-Projekt wurde im März 2016 abgeschlossen. Die vorgeschlagenen Maßnahmen sind seitdem in der aktiven Umsetzung. Erfolgreich abgeschlossen werden konnten bisher: - Eine Vereinbarung mit der SAP, DZBW, KISA und GISA, dass die Stadt ab 2018 die Eigentümerschaft der bisher gemieteten SAP- und KM-D-Lizenzen erhält Eine Neustrukturierung der Finanzwesenschulungen (bereits in 2017 angeboten) Eine Konsolidierung und gleichzeitig Erneuerung der SAP-Systeme/-Infrastruktur bei der Lecos mit Beginn 2018 Eine Optimierung des Ticketprozesses und der Nutzung des Ticketsystems Eine Einrichtung einer zentralen SAP-Steuerung (umgesetzt) Entscheidung zur Verwendung der Geschäftsbereichsbilanzen statt Einführung neuer Buchungskreise für steuerpflichtige BgAs Entscheidung, dass im Rahmen der Erstellung der Endanwenderdokumentation die Prozessmodellierung in Adonis verwendet wird Reduzierung der offenen SAP-Fehlertickets 5 von 8 - Entscheidung, dass Berichte Teil der Endanwenderdokumentation sind und während deren Aufstellung mit zu erheben sind Entscheidung zur Implementierung eines zentralen SAP-Steuerungsteams außerhalb der Fachämter, welches die Weiterentwicklung und Integration des SAP in der Stadtverwaltung Leipzig verantwortet. 8. Einrichtung einer wirksamen operativen und strategischen SAP-Steuerung (2016) Die Einrichtung einer SAP-Steuerung erfolgte bereits mit der Einstellung des SAPReferenten im Dezernat II zum 01.01.16. Zunächst noch mit geteilten Verantwortlichkeiten für das SAP-System zwischen: SAP-Referent, Stadtkämmerei und Stadtkasse. U.a. auch ausgehend von den Empfehlungen der Lecos, des Eigenbetriebes IT der Landeshauptstadt Dresden und der SAP AG aus dem Strategieprojekt wurde der Schritt einer Konsolidierung der Verantwortlichkeiten gegangen. Und es wurde mit der Beschlussvorlage (VIDS-03065) ein SAP-Referat im Dezernat II ab dem 01.09.2016 geschaffen. Die Gründung war ein weiterer Schritt zur Umsetzung der erkannten Weiterentwicklungs- und Verbesserungspotentiale aus den SAP-Projekten und den bisher durchgeführten Evaluierungen. Im Referat SAP können so nun stadtweit alle operativen und strategischen SAP-Aufgaben und SAP-Projekte gebündelt, bearbeitet, zentral gesteuert und die SAP-Strategie im Einklang mit der IT- und Organisationsstrategie der Stadt weiterentwickelt werden. Für die gesamte Stadtverwaltung steht damit ein einheitlicher Ansprechpartner für alle Themen rund um SAP und die weiteren betreuten Verfahren zur Verfügung. Ein wesentliches Ziel des Referates ist die Unterstützung der Fachämter bei gemeinsamen Projekten und der technischen Anbindung an das doppische Finanzverfahren. 9. Ausblick – Was steht an? (2017 ff.) Folgende Herausforderungen und Aufgaben stehen an: - Nach der organisatorischen Konsolidierung im Jahr 2016 werden in 2017 die bereits begonnenen Arbeiten an der Konsolidierung der Verträge, Verantwortlichkeiten und technischen Systeme weitergeführt und zum Abschluss gebracht. Diese Maßnahmen entfalten Ihre Wirkung mit Beginn 2018. Dazu zählen: - Klare vertragliche Verantwortlichkeiten bezüglich: Lizenzeigentümerschaft, zenzwartung, fachlicher Betreuung und Weiterentwicklung, technischer Betrieb - Klärung der Folgebeschaffung von SAP-Nutzerlizenzen - Lizenzen für SAP und KM-D im Eigentum der Stadt Leipzig - Neue technische Infrastruktur und diese komplett im Rechenzentrum der Lecos - Dokumentation aller Weiterentwicklungen für die Stadt Leipzig 6 von 8 Li- - Sicherung der Eigentumsrechte an den Weiterentwicklungen im SAP-System. - Darüber hinaus werden mit dem Projekt zentraler Rechnungseingang die neuen Anforderungen des Gesetzgebers an die digitalen Rechnungsverarbeitungsprozesse der Stadt umgesetzt. - Dazu zählt auch die Einführung des digitalen Anordnungswesens, das zu einer digitalen Rechnungsbearbeitung dazugehört. Damit werden zwei wesentliche Prozesse der Verwaltung umgestellt und modernisiert. - In der Folge wird es darum gehen, die Bestell- und Auftragsauslösungsprozesse zu modernisieren sowie auch den Haushaltsplanungsprozess grundlegend zu optimieren. - All diese Vorhaben sollen unter größtmöglicher Abbildung der SAP-Standardprozesse konzipiert werden. Dies folgt der Erfahrung, dass die Anpassung von Software an bisherige Prozesse und Regelungen häufig länger dauert, teurer und teilweise widersprüchlich ist. Auch wenn es zunächst ein kontraintuitiver Ansatz ist, sollten sich die Prozesse der Verwaltung in einem hohen Maß an der eingesetzten Software orientieren. Dies scheint zumal geboten und gerechtfertigt, als das SAP-System – und damit die darin abgebildete Arbeitsweise – von der SAKD in der Zertifizierung ist. - Die Vereinheitlichung der Prozesse und Arbeitsweisen erlaubt im Ergebnis eine höhere Qualität bei geringerem Wartungsaufwand und damit wiederum die Möglichkeit, mehr Vorverfahren anzubinden oder auch mehr Nutzer, wie zum Beispiel die Schulen, Kitas und Horte. Dies wird wiederum erst durch die Lizenzeigentümerschaft der Stadt ermöglicht. - In diesen Kontext gehört auch die Überarbeitung des Berechtigungskonzeptes in SAP mit der Ableitung der konkret notwendigen Lizenztypen. Während die Stadt aufgrund der aktuell konzipierten Berechtigungen und Rollen gezwungen ist, für jeden Nutzer die kostenintensive Professionallizenz zu bereitzustellen, soll dies nach lizenzrechtlicher Möglichkeit zukünftig differenzierter erfolgen: Nutzergruppen sollen gebildet werden, für deren Anforderungen spezielle Lizenzen, die preiswerter in Anschaffung und Wartung sind, ausreichend sind. - Mit der Lösung des ‚Lizenzthemas‘ ist es zudem möglich, Schnittstellen, die zur Kompensation der mangelnden Lizenzen geschaffen wurden, abzulösen und auch hier eine höhere Einheitlichkeit und Nutzungsintensität des SAP-Systems zu erreichen. Als ein Beispiel kann die mögliche Ablösung des Inventarverwaltungsprogramms – oder perspektivisch – der Einkaufsdatenbank genannt werden. - Weitere Herausforderung ist die Erstellung einer SAP-Endanwenderdokumentation unter Verwendung bzw. mit Bezug auf die Prozessdokumentationen. Sie dient als Basis für Einarbeitungen, Dokumentation von Arbeitsschritten, Basis für Tests und fachliche Dokumentation. - Insgesamt wird das Ziel verfolgt, Gesamtprozesse in SAP umzusetzen, dadurch nicht notwendige Vorverfahren zu reduzieren und gleichzeitig die – weiterhin notwendige – Anbindung von Vorverfahren standardisiert und optimiert voranzutreiben. 7 von 8 - Bei all den facettenreichen Anforderungen gilt es zudem den Produktzyklus des SAPSystems im Auge zu behalten: Um 2021 läuft der Support für das Steuerprogramm KM-V aus und eine Einführung eines Folgeprogramm steht an (geplant: Einführung des Kommunalmaster Steuern und Abgaben, KM-StA der DZBW). Zudem läuft der Support des städtischen SAP ERP 6.0-Systems nach aktuellen Angaben 2025 aus und eine Umstellung auf das Folgeprodukt SAP S/4 HANA wird notwendig sein. Darin liegt eine Chance: Konsolidierung der Prozesse unter Berücksichtigung der Erfahrungen aus dem Einführungsprojekt sowie dem Produktivzeitraum. 8 von 8