Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Neufassung Nr. VI-DS-03446-NF-02 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit FA Sport FA Wirtschaft und Arbeit FA Kultur FA Finanzen Ratsversammlung 08.02.2017 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Kultur Betreff Großveranstaltungen in der Stadt Leipzig - Bewertung, Förderung, Akquise und Durchführung Beschlussvorschlag: 1. Die Stadt Leipzig setzt sich das Ziel, zur Erreichung der im INSEK formulierten strategischen Ziele der Kommunalpolitik Großveranstaltungen aktiv zu akquirieren sowie vorbehaltlich der Haushaltssituation nach besten Kräften zu fördern. 2. Der Stadtrat beschließt die Kriterien und das Abwicklungsmuster bei der Bewerbung um Großveranstaltungen (vgl. Anlage 1) per Einzelfallentscheidung in Anwendung der Rahmenrichtlinie zur Vergabe von Zuwendungen an außerhalb der Stadtverwaltung stehende Stellen (vgl. Anlage 2). 3. Der Beschluss des Oberbürgermeisters zur Struktur der die Entscheidungen vorbereitenden Gremien vom 20.12.2016 (vgl. Anlage 3) wird zur Kenntnis genommen. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: nicht relevant Sachverhalt: Großveranstaltungen - Begriff, Potenziale, Typen, Kriterien Begriff und Bedeutung von Großveranstaltungen, Beispiele Leipzig ist eine Stadt im Wachstum – geprägt von Zuzug, prosperierender Wirtschaft, Innovationen, einer reichen geschichtlichen Tradition und mit einer Ausstrahlung weit über die Stadtgrenzen hinaus. Kulturelle Großereignisse wie die Buchmesse, das Bachfest oder das Wave-Gotik-Treffen erreichen eine hohe Strahlkraft. Kleinere Veranstaltungen wie Stadtteilfeste haben einen starken Rückhalt in der Bürgerschaft und werden von dieser gelebt. Die Stadt mit ihrer über tausendjährigen Geschichte kann bei ihrer Selbstvermarktung auf einen Ruf als Musikstadt von europäischem Rang, als Messeund Reformationsstadt mit langer Tradition, als Stadt des Buches, aber auch des Sports zurückgreifen. Die Friedlichen Revolution von 1989 steht als Synonym für die lebendige Bürgerstadt der Vielfalt und Toleranz. Diese markanten Eckpfeiler des Selbst- und Außenbildes bedürfen der stetigen Pflege, wozu regelmäßige Großveranstaltungen von überregionaler Bedeutung optimal geeignet sind. Es muss gelingen, den Bürgern und ihren Gästen die Attraktivität und die weltoffene Ausstrahlung Leipzigs aus ganz verschiedenen Blickwinkeln zu präsentieren. Die touristischen Eckdaten belegen immer wieder einen zuverlässigen Effekt: Ein hoher Prozentsatz derer, die aus einem speziellen Anlass zum ersten Mal die Stadt besuchten, kommt privat als Städte- oder Veranstaltungstourist wieder. Diese natürliche Anziehungskraft verhilft einmaligen Leuchtturm-Veranstaltungen zu Nachhaltigkeit, auch für künftige Besucherbilanzen. Die entsprechend der vielfältigen Facetten und Entwicklungsziele einer lebendigen Großstadt relevanten Großveranstaltungen umfassen ein breites inhaltliches Feld im Kultur-, Sport- und Freizeitbereich; sie schließen das Messe- und Kongressgeschäft ein und sind auf verschiedensten Ebenen der Stadtgesellschaft angesiedelt. Die Organisationsstrukturen bzw. die juristische Aufstellung der veranstaltenden Partner reichen von großen Institutionen oder Verbänden bis zu Privatpersonen oder -gesellschaften. Sie unterscheiden sich hinsichtlich des primären Zweck des Veranstalters, ihrer zeitlichen und ökonomischen Dimension, in ihrer Ausstrahlung nach außen und innen. In der Leipziger Praxis werden einmalige Veranstaltungen ebenso erfasst wie Veranstaltungsserien mit Festivalcharakter bis hin zu ganzen Festjahren. Oft durchdringen sich verschiedene Formen, so ist etwa die Leipziger Buchmesse nicht nur kommerzielle Messe, sondern auch kulturelle Großveranstaltung. Der Stadtrat entschied in den vergangenen Jahren beispielsweise über die Unterstützung und Durchführung folgender Großveranstaltungen, bzw. er wird noch entscheiden: ► Jubiläum 800 Jahre THOMANA ► Jubiläum 200. Geburtstag Richard Wagner ► World Skills Berufeweltmeisterschaft ► 25. Jahre friedliche Revolution – Lichtfest ► 1000 Jahre Ersterwähnung Leipzigs ► 100. Deutscher Katholikentag ► RoboCup Leipzig ► Kirchentag auf dem Weg ► Jubiläum 500 Jahre Reformation ► 275 Jahre Gewandhausorchester ► 500 Jahre Leipziger Disputation ► Festival Theater der Welt ► 100. Todestag Max Klinger ► Deutsches Chorfest ► Deutsches Turnfest 2012 2013 2013 2014 2015 2016 2016 2017 2017 2018 2019 2020 2020 2020 2021 DS V/1044 DS V/1172 RBV-535/10 DS V/3382 DS V/3950 DS V/3795 VI-DS-01551 VI-DS-01881 VI-DS-02735 ausstehend ausstehend ausstehend ausstehend ausstehend VI-DS-03227 Diese Aufzählung verdeutlicht, dass hier weitgehend unterschiedliche inhaltliche und organitorische Ansätze, folglich auch spezielle Kriterien der Bewertung einzelner Großveranstaltungen vorliegen. In der Praxis sind mehrere starke Akteure in der Akquise und Betreuung von Großveranstaltungen aktiv. Seitens der Stadt sind die Dezernate Kultur, Umwelt/Ordnung/Sport sowie Wirtschaft und Arbeit zu nennen. Daneben sind vor allem die Leipziger Messe Gesellschaft mbH sowie die Leipzig Tourismus-Marketing GmbH (Kongressplattform do-it-at-leipzig.de) aktiv. Die von nationalen/internationalen Fachverbänden in der Stadt Leipzig ausgerichteten sportartbezogenen Meisterschaften sind nicht Gegenstand des vorgeschlagenen Strukturvorgehens. Das Dezernat Umwelt, Ordnung, Sport bzw. das Amt für Sport arbeitet jedoch in den vorgeschlagenen Strukturen kontinuierlich mit und sichert den frühzeitigen Informationstransfer bzw. die Koordination zur optionellen Bewerbung um Fachveranstaltungen. Über jede Bewerbung für die Ausrichtung einer Großveranstaltung ist der zuständige Fachausschuss des Stadtrates zu informieren. Bei der Akquise bzw. Durchführung von Großveranstaltungen müssen folgende Fragen im Mittelpunkt stehen: 1. Welche Großveranstaltungen sind aus welchen Imagegründen und anderen Entwicklungszielen für die Stadt von Bedeutung (vgl. Anlage 1)? 2. Was sind die ökonomischen Eckdaten zur Berechnung der Rentabilität für die Stadt (vgl. Anlage 1)? 3. Nach welchem Prozedere und von welchen Akteuren werden Großveranstaltungen akquiriert, geplant, durchgeführt und abgerechnet? 4. In welcher Phase entscheidet der Stadtrat? 5. Wie kann ein effizientes Informations- und Entscheidungsmanagement die Energien der Player bündeln und und dafür sorgen, dass der Zugriff verschiedener Veranstaltungen auf die Ressourcen der Stadt koordiniert erfolgt und so die vorab genannten Effekte optimiert werden? Es erscheint nicht zielführend, die unterschiedlichen Bedingungen in eine zwar verbindliche und rechtssichere, andererseits aber wenig flexible Rahmenrichtlinie pressen zu wollen. Stattdessen sollte angesichts der ökonomischen Dimension, der teilweise komplexen Finanzierungsmodelle und der weitreichenden Außenwirkungen für die Stadt am bereits praktizierten Muster der Einzelfallentscheidung durch den Stadtrat in Anwendung der Rahmenrichtlinie zur Vergabe von Zuwendungen an außerhalb der Stadtverwaltung stehende Stellen (vgl. Anlage 2) festgehalten werden. Kategorien von Großveranstaltungen Bei der Erfassung und Bewertung ist grundsätzlich von drei Kategorien von Großveranstaltungen auszugehen: 1. Großveranstaltungen, die von der Kommune selbst langfristig geplant werden, etwa Jubiläen (800 Jahre THOMANA 2012, 200. Geburtstag Richard Wagner 2013, 25 Jahre Friedliche Revolution 2014, 1000 Jahre Leipzig 2015, 500 Jahre Reformation etc.) 2. Regelmäßig in verschiedenen Kommunen stattfindende oder einmalige Veranstaltungen, um deren Ausrichtung sich die Stadt im Rahmen von z.T. langwierigen und aufwändigen Prozessen bewirbt (World Skills 2013, Messe- und Kongressveranstaltungen). 3. Großveranstaltungen, zu deren Durchführung sich ein Veranstalter bei der Kommune bewirbt (Katholikentag 2016, Kirchentag auf dem Weg 2017) Die Anforderungen, das Abwicklungsprozedere und der Zeitpunkt der Beschlussfassung durch den Stadtrat sind bei den einzelnen Veranstaltungsformen verschieden. Anlagen: Anlage 1: Kriterien für die Bewertung von Großveranstaltungen Anlage 2: Vergabe von Fördermitteln laut Rahmenrichtlinie Anlage 3: Beschluss OBM von 20.12.2016 zu Organigramm und Struktur Anlage 1: Kriterien für die Bewertung von Großveranstaltungen Anlage 1: Kriterien für die Bewertung von Großveranstaltungen Großveranstaltungen, die die Stadt selber plant Großveranstaltungen, um die sich die Stadt bewirbt Großveranstaltungen, um deren Durchführung sich bei der Stadt beworben wird 1 Anlage 1: Kriterien für die Bewertung von Großveranstaltungen 1. Strategische Ziele der Kommunalpolitik / Außenwahrnehmung Großveranstaltungen müssen den strategischen Kernziele der Kommunalpolitik in den kommenden Jahren zentrale Impulse in verleihen. Jede geförderte Großveranstaltung muss inhaltlich die Mehrheit dieser Entwicklungs- und Imageziele befördern und darf zu keinem im Widerspruch stehen. Zentrale Kriterien sind hierbei: ► Steigerung von Leipzigs internationaler Bedeutung: Präsentation Leipzigs als Weltoffene Bürgerstadt im Geist von 1989 Stadt mit interkukltureller Kompetenz Lebendige Kulturstadt mit reichhaltigem kulturellen Erbe und kreativen Freiräumen Attraktiver Tourismus-, Tagungs- und Sportstandort Stadt mit vielfältigen internationalen Verbindungen und Städtekooperationen Stadt im konstanten Fokus nationaler und internationaler Medienaufmerksamkeit ► Steigerung der Lebensqualität der Stadt. Dabei stehen besonders im Fokus: Ermöglichung vielfältiger Lebensentwürfe Nachhaltige Mobilität Quartiersnahe und hochwertige Kultur-, Sport- und Freiraumangebote Identifikation der Bürgerschaft mit ihrer Stadt ► Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Stadt. Großveranstaltungen sind Beispiele für Finanzpolitisch nachhaltiges Handeln Regionale Verwurzelung bei überregionalem Agieren Vorsorgende Infrastrukturpolitik Stärkung regionaler Wertschöpfung ► Schaffung sozialer Stabilität. Geförderte Großveranstaltungen müssen stehen für: Integration und Chancengerechtigkeit Bürgerschaftliches Engagement für ein lebendiges Gemeinwesen 2 Anlage 1: Kriterien für die Bewertung von Großveranstaltungen 2. Infrastruktuerelle Ressourcen So unterschiedlich die inhaltlichen und ökonomischen Ausrichtungen der Großveranstaltungen auch sind, so selbständig die handelnden Akteure arbeiten: Mit ihrem Publikumspotenzial und den ihren Rahmenanforderung greifen alle auf die gleichen Grundressourcen der Stadt zurück. Positive Effekte können nur generiert werden, wenn die Kapazitäten dafür bereit gestellt werden können. Vor diesem Hintergrund erscheint es notwendig, die Großveranstaltungen akquirierenden und betreuenden Stellen zu koordinieren und zur Bewertung der Projekte einen handhabbaren Kriterienkatalog zu installieren. Die Beurteilung der Machbarkeit einer Großveranstaltung (oder ggfs. mehrerer sich überlagernder Veranstaltungen) muss die detaillierte Prüfung folgender infrastruktureller kapazitiver Rahmendaten beeinhalten: Kapazität Hotellerie in definierten Niveauklassen Übernachtungsmöglichkeiten in Gemeinschaftsquartieren Kapazität der Gastronomie bzw. der Caterer Öffentlicher Personennahverkehr Belastbarkeit der Verkehrsanbindung (Straße, Schiene, Luft) Angebot an Veranstaltungsstätten Veranstaltungsmöglichkeiten auf öffentlichen Plätzen Leistungsfähigkeit der lokalen Technik- und Sicherheitsdienstleister Abwicklungs-Erfahrungen der Verwaltungs- und der Sicherheitsbehörden 3 Anlage 1: Kriterien für die Bewertung von Großveranstaltungen 3. Ziele des Veranstalters, Potenziale und Risiken der Veranstaltung Die Entscheidung über Akquise und/oder Förderung einer Veranstaltung erfordert im Vorfeld eine detaillierte Analyse der Veranstaltung und des Veranstalters. Folgend den rechtlichen Prüfkriterien, die für alle Zuwendungsempfänger gelten, hat der Veranstalter eine Reihe von Unterlagen beizubringen, die Gegenstand intensiver Prüfungen mit dem Ergebnis einer Entscheidungsempfehlung sind: 1. Antrag auf Gewährung einer Zuwendung mit inhaltlicher Begründung 2. Detailliertes Veranstaltungskonzept einschließlich Sicherheitskonzept 3. Nachweis der Gesamtfinanzierung der Veranstaltung (Kosten- Finanzierungsplan), insbesondere müssen folgende Eckwerte schlüssig dargelegt werden: Teilnehmer- bzw. Besucher-Prognose Aufwendungen incl. Ausgabenstruktur (Mittelverbleib in der Kommune bzw. Großraum) Eigenmittel Erträge, die durch das Publikum generiert werden (Eintritte, Umsätze und andere) Weitere Fördermittelgeber (Zusagen bzw. mindestens Absichtserklärungen) Sponsoren (Nennung, Kurzbeschreibung des geplanten Auftritts) 4. Risikobewertung der Erfolgsaussichten der Veranstaltung 5. Erklärungen zur Steuerpflicht (z. B. Vorsteuerabzugsberechtigung) 6. Erklärung zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung 7. Erklärung zur Anwendung des für die Stadt geltenden Vergaberechts Es gelten die üblichen Regularien bei der Vergabe von Zuwendungen, wird die Rahmenrichtlinie zur Vergabe von Zuwendungen zur Anwendung angesetzt, ist die Verfahrensweise wie in Anlage 5 beschrieben. 4 Anlage 1: Kriterien für die Bewertung von Großveranstaltungen 4. Wertschöpfungspotenziale der Veranstaltung 4.1. Steueraufkommen Folgend den Erhebungen des DWIF (Deutsches Wirtschaftswissenschaftliches Institut für Fremdenverkehr an der Universität München) – fließen etwa 2-3% des touristischen Nettoeinkommens den Gemeinden als Steuern zu. Diese setzen sich aus Gewerbe- und Grundsteueraufkommen, anteiliger Lohn- und Einkommensteuer und – wo erhoben – Fremdenverkehrsabgaben zusammen. Darüber hinaus unterliegt auch das Budget des Veranstalters einer Besteuerung. 4.2. Wertschöpfung aus den Ausgaben der Veranstalter Es ist nicht leicht zu ermitteln, welcher Anteil des verausgabten Budgets eines Veranstalters direkt in der Kommune verausgabt wird und in welchen Branchen dies geschieht (vor dem Hintergrund der z.T. erheblich voneinander abweichenden Wertschöpfungsfaktoren). Die Prognostik wird zudem dadurch erschwert, dass größere Vergabetranchen überregional ausgeschrieben werden. Doch es steht außer Zweifel, dass ein erheblicher Anteil dieses Budgets mittels Auftragsvergabe für in der Stadt ansässige Dienstleister (also Steuerzahler, Arbeitgeber etc.) aller Branchen fließt. 4.3. Wirtschaftliche Effekte aus dem Tourismusfaktor: tangible und intangible Effekte, Umwegrentabiliät Die wirtschaftlichen Effekte von Veranstaltungen können zunächst in tangible und intangible Effekte unterteilt werden. Erstere sind die mehr oder weniger exakt quantifizierbaren, weil monetären Effekte, die aus den Ausgabe der Gäste heraus entstehen. Hier ist in Primär- und Sekundär-, direkte, indirekte und induzierte Effekte zu differenzieren. 4.3.1. Tangible Effekte: Wertschöpfung aus den Gästeausgaben Die Wertschöpfung bezeichnet den betriebswirtschaftlichen Wertezuwachs, den ein Unternehmen über die Vorleistungen hinaus erwirtschaftet. Auch für eine Kommune kann der Versuch einer Ermittlung unternommen werden, indem als Vorleistung die als Unterstützung gewährte Summe gesetzt wird. Die Leistungen der Großveranstaltung ist dabei die Nachfrage der dafür ausgelösten Dienstleistungen. Die Wertschöpfung für die Kommune manifestiert sich zum großen Teil in den 5 Anlage 1: Kriterien für die Bewertung von Großveranstaltungen Einkommen der Bürger. Für die Ermittlung dieser Wertschöpfung müssen eine Fülle von Faktoren und Kennziffern ins Kalkül gezogen werden. Bei dem Versuch muss oft auf Näherungs- und Mittelwerte zurückgegriffen werden. Frühere Untersuchungen dienen hier als Ausgangspunkt und IndexGeber. Die monetäre Wertschöpfung setzt sich zusammen aus den direkten Erlösen, den nachgeordneten (indirekten) und den induzierten Erlösen: a) Direkte touristische Wertschöpfung / Direkter Effekt / Primäreffekt Diese beschreiben die zusätzliche Nachfrage, die unmittelbar bei der Bereitstellung der nachgefragten Güter und Dienstleistungen entsteht. Direkte touristische Wertschöpfung ist jene, die dort entsteht, wo der Gast seine Ausgabe tätigt: Der wichtigste Wert für die Kalkulation der Wertschöpfung aus Tourismus ist die durchschnittliche Ausgabe pro Tag und (Hotel)Gast. Bei den Übernachtungsgästen in gewerblichen Beherbergungsstätten ergeben sich, Berechnungen der LTM GmbH zufolge, für Leipzig derzeit durchschnittliche Ausgaben in Höhe von 185,60 Euro pro Kopf und Tag. Mindestens ebenso relevant sind die Übernachtung in kleineren Häusern unter 10 Betten (die von der Tourismusstatistik nicht erfasst werden, die VFR-(visiting friends+relatives, Couchtourismus bzw. airbnb) Übernachtungen sowie die Tagesreisen. Bei Großveranstaltungen ist ein gewisser Verdrängungseffekt im Handel zu berücksichtigen, denn die durch eine Großveranstaltung generierten Mehr-Umsätze betreffen nicht alle Händler im gleichen Maße: im Segment der langlebigen, hochpreisigen Konsumgüter ist für die Zeit der Großveranstaltung in den Innenstädten eher mit einem Umsatzrückgang zu rechnen. b) Indirekter Effekt / Indirekte touristische Wertschöpfung Dies sind Auswirkungen, die die veranstaltungsbedingte Endnachfrage auf die Erbringer der Vorleistungen hat. Indirekte touristische Wertschöpfung wird generiert bei den Vorlieferanten, also den Zulieferern der Unternehmen, bei denen der Gast seine Ausgabe tätigt. c) Sekundäreffekt / Induzierte touristische Wertschöpfung Erfasst werden die konsumtiven Ausgaben jener Einkommen, die durch Primäreffekte generiert werden. Induzierte touristische Wertschöpfung entsteht in der Kommune/Region, weil auf Grund der höheren Kaufkraft durch direkte und indirekte Einkommen aus dem Tourismus die Nachfrage in der Wirtschaft weiter steigt und aus diesen zusätzlichen Produktionsaktivitäten wiederum Einkommen erwächst. 6 Anlage 1: Kriterien für die Bewertung von Großveranstaltungen Zentrale Größen der Berechnung sind: 1. Bruttoumsatz 2. Nettoumsatz nach Mittelwertbildung (aus den unterschiedlichen U.St.-Sätzen) 3. Wertschöpfungsquote Mittelwert-Ermittlung durch Erhebung der Ausgabestruktur nach Unternehmenssegmenten und deren verschiedenen einzelnen Wertschöpfungsquote (abhängig von der Produktionstiefe eines Unternehmens, welche die Quantität der durch Dritte zu erbringenden Vorleistungen abbildet). Hierbei wird i.d.R. auf Erhebungen des DWIF zurückgegriffen. 4. Umsatzstufen Sie entsprechen den direkten, indirekten und induzierten Wertschöpfungen bzw. Umsätzen. Auch hier gibt es durch das DWIF ermittelte Faktoren. 4.3.2. Intangible Effekte / Umwegrentabiliät Intangible Effekte sind jene, die über den Imagegrad einer Kommune, ihren Bekanntheitsgrad, ihre Medienrelevanz wirksam werden. Dazu kommen infrastrukturelle Effekte, Vernetzungen, Kompetenzen etc. Diese Effekte sind letztendlich ebenfalls monetär wirksam, gleichwohl aber so nicht exakt zu erfassen. Doch jede große Veranstaltung wirkt sich hier aus, im besten Falle positiv und nachhaltig. Intangible Effekte bilden einen wesentlichen Teil dessen, was im Allgemeinen unter dem Begriff „Umwegrentabilität“ subsummiert wird. Image / Werbung / Mediawert Der touristische Werbeeffekt, resultierend aus der Medienberichterstattung über das Ereignis, stellt eine starke Größe bei der Einschätzung der Wertschöpfung einer Großveranstaltung dar. Veranstaltunge wie Kirchen- und Katholikentage, aber auch international anerkannte Großveranstaltungen wie etwa das Bachfest oder das Wave Gotik Treffen generieren mit ihrer enormen Medienpräsenz einen Mehrwert für die Kommune. Eine gern verwendete, wenn auch nicht unumstrittene Kenngröße zur Quantifizierung ist der Medienäquivalenzwert einer Veranstaltung, er wird errechnet aus dem Raum, die diese Veranstaltung durch die Berichterstattung in den Medien aller Sparten einnimmt und der Summe, die verausgabt werden müsste, diesen Raum mittels Werbeschaltungen zu kaufen. Bei einem Katholikentag z.B. mit 1000 akkreditierten Journalisten, etwa 10.000 Beiträgen in Medien aller Sparten, täglicher Präsenz in den Top-Prime-Time-Sendungen wie „heute“ oder „Tagesschau“ ergibt sich ein siebenbstelliger Medien-Äquivalenzwert. Dieser Wert ist zwar fiktiv, aber unbedingt in die Einschätzung einer Veranstaltung einzubeziehen. 7 Anlage 1: Kriterien für die Bewertung von Großveranstaltungen Mehrfachbesucher-Effekt Befragungen haben ergeben, dass es bei Besuchern der Stadt einen signifikant hohen Anteil an Mehrfachbesuchern gibt. Daraus resultieren in hohem Maße die Wirkungen der einzelnen Höhepunkt- (Jubiläums-) Aktivitäten der vergangenen Jahre auf die insgesamt erfreulich gestiegenen Übernachtungszahlen: Besucher, die Leipzig aus einem bestimmten Grund, sei es 800 Jahre THOMANA, 200. Geburtstag Richard Wagners, 200. Jahrestag der Völkerschlacht oder eben einem evangelischen Kirchentag, besuchen, bekunden zu einem hohen Anteil (bis 30%) ihr Interesse, die Stadt später in Form von Städtetourismus erneut zu besuchen. Infrastruktur / Kompetenzen Nahezu jede Großveranstaltung veranlasst Investitionen in die kommunale Infrastruktur, die im Nachgang für andere Veranstaltungen genutzt werden können, bzw. es rücken wünschenswerte, aber bis dato nicht finanzierbare Infrastrukturprojekte auf die Agenda, deren Verwirklichung die Kommune für weitere Anbieter attraktiver machen. Gleiches gilt für die Investitionen privater Unternehmen im Gastgewerbe- und Dienstleistungsbereich. Jede Großveranstaltung gibt hier einen Investitionsimpuls, welcher die Kommune als Ganzes wieder attraktiver für das nächste Angebot macht (in Leipzig derzeit signifikant: Hotellerie). Ähnlich verhält es sich mit Erfahrungen bzw. Kompetenzen der Mitarbeiter sowohl in den betreuenden Ämtern als auch bei Dienstleistern aller Art. 4.4. Möglichkeiten und Grenzen dieser Berechnungen Prognostische Erörterungen der monetären Wertschöpfung können nur Näherungswerte hervorbringen. Diese Berechnungen sind nur dann genau, wenn sie auf Befragungen des Publikums (v.a. Hinsichtlich seines Konsumverhaltens) nach den Ereignissen basieren und um so genauer, je repräsentativer und detaillierter diese Befragungen ausfallen. Aus Befragungen danach resultieren dann die Mittelwerte, die Prognosen ermöglichen. Schwachpunkt der Prognosen sind ihre Ausgangsdaten. Vor allem lassen sich Zahl und Zusammensetzung des Publikums (die entscheidenden Kenngrößen für den wirtschaftlichen Erfolg einer Veranstaltung) im Vorfeld nur bedingt einschätzen. Die Praxis zeigt, dass auch langjährige Erfahrungen vor Fehlurteilen nicht schützen, zumal der Besuch einer Großveranstaltung auch von zahlreichen anderen, unbeeinflussbaren Faktoren abhängt (z.B. Wetter oder unvorhersehbare Ereignisse). 8 Anlage 2 - Vergabe von Fördermitteln laut Rahmenrichtlinie Die Förderung erfolgt im Ergebnis eines Einzelfallbeschluss des Stadtrates. Da es sich um Zuwendungen von städtischen Haushaltsmitteln handelt, soll sich das Verfahren allgemein an den üblichen Vorgaben von Verwaltungsrichtlinien zur Vergabe von Zuwendungen orientieren. Die Zuwendung wird gemäß eines Zuwendungsvertrages nach entsprechendem Stadtratsbeschluss als Zuschuss zur Projektförderung der Maßnahme durch die zuständige Stelle an den Zuwendungsempfänger ausgereicht. Die Zuwendung wird unter entsprechender Anwendung folgender allgemeiner Regelungen nach der Rahmenrichtlinie zur Vergabe von Zuwendungen der Stadt Leipzig an außerhalb der Stadtverwaltung stehende Stellen in der jeweils geltenden Fassung vergeben: a) Projektförderung (derzeit Ziffer 2.7), b) Bewilligung durch Zuwendungsvertrag anstelle eines Zuwendungsbescheides (derzeit Ziffer 4.), c) Allgemeine Bewilligungsbedingungen (derzeit Ziffer 5.), d) Auszahlung (derzeit Ziffer 7.), e) Überwachung und Nachweis der Verwendung, Kontrolle des Verwendungsnachweises, Erstattung der Zuwendung, Verzinsung (derzeit Ziffern 8. bis 10.). Die zuständige Stelle für das Zuwendungsverfahren wird in der jeweiligen Einzelvorlage benannt. Dienstberatung des Oberbürgermeisters Beschlussvorlage Nr. VI-DS-03446-DS-01 Status: nichtöffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters Beschlussfassung Eingereicht von Betreff Großveranstaltungen in der Stadt Leipzig - Bewertung, Förderung, Akquise und Durchführung Beschluss des Oberbürgermeisters vom 20.12.2016: Zur Erfassung, Kategorisierung und Auswahl der Großveranstaltungen in der Stadt Leipzig wird eine handlungsfähige Struktur (vgl. Anlagen) installiert. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: Finanzielle Auswirkungen nein wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt von bis Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge Aufwendungen Seite 1/3 Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: Beteiligung Personalrat nein wenn ja, nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Sachverhalt: Die Struktur zur Akquise, Entscheidung, Bewerbung und Durchführung ist in den Anlagen dargelegt. Anlagen: Anlage 1 - 01: Organigramm Anlage 2 - 01: Struktur der Akquise, Entscheidung, Bewerbung und Durchführung Seite 2/3 Großveranstaltungen – Anlage 1 - 01: Organigramm Struktur bei Akquise und Bewerbung von Großveranstaltungen Phase 1 Phase 2 Phase 3 Recherche Recherche Clearing Clearing Entscheidung Entscheidung Rechercheauftrag - Recherche - Bearbeitung von Anfragen - Akquise Vertreter von - Leipziger Messe, - Stadt Leipzig (Dez. III, IV, VII), - LTM arbeiten abgestimmt doch unabhängig -Prüfung Sammlung / anhand Aufbereitung Kriterienkatalog der Vorschläge - Vorschläge Prüfung anhand zur Kriterienkatalog Priorisierung - Vorschläge zur Priorisierungzur Empfehlung - Empfehlung zur Entscheidung Entscheidung - Dez. Kultur - Dez. Wirtschaft und Arbeit - Leipziger Messe - LTM GmbH - Amt für Sport - Ordnungsamt Koordinierung/ Aufbereitung/ Datenbank: Ref. f. Groß-VA Prüfauftrag Phase 4 Bewerbung Bewerbung Stadtrat nimmt zur Kenntnis bzw. votiert Lenkungsgruppe: - Entscheidung auf Grundlage der Empfehlungen - Prüf- und Rechercheaufträge - Überwachung der Bewerbung und Durchführung Vorsitz: OBM - BMin Kultur - BM Wirtschaft - BM Finanzen - BM Sport - GF Leipziger Messe GmbH - GF Fairnet - GF LTM GmbH - GF IHK Phase 5 Realisierung Realisierung Stadtrat votiert - Erstellung der Bewerbungs unterlagen - Fachbeirat bei federführender Struktureinheit - Präsentation - Berichterstattung an Lenkungsgruppe - Bewerbungsteam wird nach Fachspezifik der Veranstaltung zusammen gesetzt - Orga-Team bei durchführender Institution: (Leipziger Messe, Amt für Sport, Dez. Kultur u.a.) Bei Großveranstaltungen, die selbst gesetzt sind (z.B. Jubiläen – Typ 1) oder deren Veranstalter sich bei der Stadt bewerben (z.B. Kirchentage – Typ 3) entfallen i.d.R. die Phasen 1 und 4 Anlage 2 - 01: Struktur Anlage 2 - 01: Struktur der Akquise, Entscheidung, Bewerbung und Durchführung Phase 1 Die Recherche erfolgt durch die FachmitarbeiterInnen in den jeweiligen Bereichen / Institutionen (Leipziger Messe GmbH, Amt für Sport, Dezernat Kultur, Dezernat Wirtschaft und Arbeit). Aus der Clearing-Gruppe, der die Ergebnisse zugearbeitet werden, können Recherche-Anregungen bzw. Aufträge ergehen. Phase 2 Die Recherche-Ergebnisse werden ebenso wie die Bewerbungen externer Veranstalter zur Durchführung einer Großveranstaltung in der Stadt und die selbst vorgeschlagenen Großveranstaltungen (Jubiläen u.a.) in der Clearinggruppe erfasst, systematisiert und zur Entscheidungsfindung aufbereitet. Hierbei werden die Vorschläge in Bezug auf die ► Übereinstimmung mit den strategischen Zielen der Stadt ► infrastrukturellen Ressourcen ► Wahrscheinlichkeit des Eintreffens der formulierten Ziele und Ergebnisse, insbesondere auch des Risikos Nachfinanzierung bei Förderung ► Wertschöpfungspotenziale für die Kommune untersucht. Die Clearunggruppe tagt regelmäßig, mindestens einmal im Quartal, und erfasst alle Initiativen und Vorgängen zur Planung und Akquise von Großveranstaltungen. Im Fall terminlicher bzw. kapazitiver Überschneidungen werden der Lenkungsgruppe Priorisierungen vorgeschlagen. Die organisatorische Leitung, das Einladungsprozedere, die Protokollierung der Ergebnisse sowie das Führen einer vertraulichen Datenbank über alle Projekte in den verschiedenen Realisierungsphasen liegt bei den Referenten für Großveranstaltungen im Dezernat Kultur. Phase 3 Die Lenkungsgruppe entscheidet auf Grundlage der von der Clearinggruppe vorgelegten Daten über eine Weiterverfolgung eines bestimmten Veranstaltungsprojektes und löst ggfs. weitere Prüfaufträge aus. Für Veranstaltungen, ► die von der Kommune selbst geplant werden (Jubiläen u.a.), ► für die bei der Kommune Bewerbungen eingegangen sind, ► deren Bewerbung nennenswerte Mittel erfordert, 1 Anlage 2 - 01: Struktur beauftragt die Lenkungsgruppe die Erstellung von Beschlussvorlagen für den Stadtrat. Dieser beschließt die Realisierung oder Ablehnung der Vorschläge bzw. die Fürderung von Veranstaltungen oder Bewerbungen. Bewerbungsprozesse, die ohne spezielle Mitteleinstellung aus den vorhandenen Strukturen heraus bewältigt werden können, werden von der Lenkungsgruppe beauftragt. Die zuständigen Fachausschüsse des Stadtrates werden über Bewerbungen informiert. Der Stadtrat entscheidet, wenn sich der Erfolg einer Bewerbung abzeichnet und die städtische Bewerbung eine tatsächliche Realisierungschance hat. Die Termine für die Zusammenkünste der Lenkungsgruppe werden nach Bedarf, ggfs. kurzfristig angesetzt. Phase 4 Diese Phase ist nur relevant, wenn eine Bewerbung durch die Stadt erfolgt. Das jeweilige Team für die Bewerbung wird nach inhaltlicher Spezifizierung der gewünschten Veranstaltung durch die jeweils federführende Institution aus den hier versammelten Struktureinheiten von Stadtverwaltung und Leipziger Messe GmbH zusammengestellt. Ein Präsentationsteam aus Mitgliedern des Lenkungskreises und Partnern steht als Gesicht der Bewerbung im Fokus der Öffentlichkeitsarbeit. Phase 5 Wenn die Großveranstaltung durch örtliche Institutionen Umgesetzt wird, gilt: In den durchführenden bzw. begleitenden Struktureinheiten bei Stadt-Verwaltung und Leipziger Messe werden Fachbeiräte und Organisations-Teams zur Durchführung einer Veranstaltung je nach den spezifischen Anforderungen der Durchführung von den jeweils federführenden Institutionen zusammengestellt. Die Orga-Teams berichten laufend an die Lenkungsgruppe. Die Lenkungsgruppe bestimmt insbesondere die zentralen Persönlichkeiten der Organisation und Durchführung. Bei selbständig agierenden Veranstaltern wird der Kontakt eng sein und die Supervision seiner Aktivitäten entsprechenden von Stadtrat erteilten Auflagen intensiv erfolgen. Die Formen diese Begleitung werden vomn Stadtrat jeweils im Rahmen der erstellenden Einzelvorlagen beschlossen. 2