Vorlage-Sammeldokument

Verwaltungsausschuss Informationsvorlage Nr. VI-DS-03650 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters Verwaltungsausschuss 01.03.2017 Information zur Kenntnis Eingereicht von Dezernat Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule Betreff Evaluierung der Arbeit des Betriebsausschusses Jugend, Soziales, Gesundheit für das Jahr 2016 Beschlussvorschlag: Die Ergebnisse zur Evaluierung der Arbeit des Betriebsausschusses Jugend, Soziales, Gesundheit für das Jahr 2016 werden zur Kenntnis genommen. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: nicht relevant Sachverhalt: Im öffentlichen Teil der Sitzung des Betriebsausschusses Jugend, Soziales, Gesundheit am 04.01.2017 wurde die Arbeit des Betriebsausschusses im Jahr 2016 evaluiert. Der Fragenkatalog mit Antwortvorschlägen war zwei Wochen vor der Sitzung an die Mitglieder des Betriebsausschusses versandt worden. Der Fragenkatalog wurde seitenweise durchgegangen. Die Frage des stellvertretenden Vorsitzenden, ob es bezüglich der Antwortvorschläge Einwände, Hinweise oder Änderungswünsche gibt, wurde verneint. Am Ende wurde über die gesamte Evaluation abgestimmt. Es gab neun Ja-Stimmen, keine Nein-Stimme und keine Enthaltung. Das Ergebnis der Evaluation ist in der Anlage 1 dargestellt. Anlagen: Anlage 1 Betriebsausschuss Jugend, Soziales, Gesundheit Evaluierung der Arbeit des Betriebsausschusses Jugend, Soziales, Gesundheit für das Jahr 2016 Frage Bemerkungen Sitzungsfrequenz 1.) War die Anzahl der Sitzungen im vergangenen Jahr ausreichend? Ja. 2.) War die Verteilung der Sitzungen im Jahresverlauf 2016 (Zeitpunkt) den Erfordernissen der Eigenbetriebe angemessen? Ja. Es gab neben den fünf regulären Sitzungen des BAJSG zwei Sondersitzungen, um dringliche Themen zu beraten und zu votieren. Dies war zum einen die Sondersitzung am 15.03.2016 zur Vorlage VI-DS02233 „Bau- und Finanzierungsbeschluss für den Neubau der Komplexkindertagesstätte Plovdiver Straße 50, 04205 Leipzig und Übertragung der Grundstücksflächen des heilpädagogischen Bereichs am Objekt Plovdiver Str. 50 in das Sondervermögen des Städtischen Eigenbetriebs Behindertenhilfe“. Zum anderen wurde am 12.05.2016 eine Sondersitzung angesetzt, um über die Vorlage VI-DS-01363-DS-02 „Änderung zum Bau- und Finanzierungsbeschluss: Neubau der Ganztagsbetreuung der Sprachheilschule in der Friedrich-Dittes-Straße 9“ zu beraten und abzustimmen. 3.) Ist die Größe des Betriebsausschusses angemessen? Ja. Vorbereitung der Sitzungen 4.) Wurden die Unterlagen für die Sitzungen immer rechtzeitig und Ja, in der Regel. Seite 1 von 6 Betriebsausschuss Jugend, Soziales, Gesundheit Frage Bemerkungen vollständig versendet? In Einzelfällen (für die Sitzung am 03.02.2016, 15.06.2016 und 14.09.2016) mussten die Berichte des SEB zur wirtschaftlichen Situation nachgereicht werden, da sie nicht fristgemäß bei der Geschäftsstelle zur Weiterleitung an die Ausschussmitglieder vorlagen. Teilweise wurden Unterlagen als Tischvorlagen durch die Eigenbetriebsleiter ausgereicht. 5.) Waren die Tagesordnungen und Vorlagen für die Sitzungen verständlich und gaben sie die zu behandelnden Themen verständlich wieder? Ja. Etwaige Nachfragen zu einzelnen Aspekten von Vorlagen (Beschlusspunkten oder Begründungen) wurden beantwortet. 6.) Wurden die Stellungnahmen der bbvl rechtzeitig versendet? Ja. 7.) Bildeten die Stellungnahmen der bbvl ein verständliches Hilfsmittel für die Arbeit der Betriebsausschussmitglieder? Ja. Vertreter sind für alle Mitglieder des Betriebsausschusses benannt. Die 8.) Gibt es für alle Betriebsausschussmitglieder im Verhinderungsfall benannte Vertreter? Erfolgte im Verhinderungsfall rechtzeitige Information an den Vertreter bzw. den Leiter ist erfolgt. eines Betriebsausschussmitgliedes rechtzeitig eine Information an den Vertreter bzw. an den Leiter des Ausschusses? Durchführung der Sitzungen 9.) War die Dauer angemessen und die Durchführung der Sitzungen effizient? Ja. 10.) Gab es ausreichend Raum zur Diskussion der relevanten Themen? Ja. Seite 2 von 6 Betriebsausschuss Jugend, Soziales, Gesundheit Frage Bemerkungen 11.) Erlaubt die Sitzungsatmosphäre eine offene Kommunikation? Ja. Berichts- und Informationspflichten der Betriebsleitungen 12.) Gab es in den Sitzungen regelmäßige Berichte der Betriebsleitungen? Ja, in allen regulären Sitzungen des Ausschusses gab es Berichte der Betriebsleitungen. 13.) Waren diese Berichte aussagefähig bzw. wurden die relevanten Informationen hinsichtlich der aktuellen Lage des Betriebs detailliert und verständlich dargestellt? Ja, die vorab den Mitgliedern des Betriebsausschusses zur Verfügung gestellten Berichte wurden durch die Betriebsleitungen in der Sitzung erläutert. Etwaige Nachfragen zu einzelnen Aspekten der Berichte wurden beantwortet. War eine sofortige Beantwortung nicht möglich, wurde dies in der folgenden Sitzung nachgeholt. Etwaig erbetene zusätzliche Informationen wurden auf Wunsch zur Verfügung gestellt. 14.) Wurden die für die Betriebsleitungen gemäß RBIII 1655/04 bzw. Geschäftsordnung des Betriebesausschusses definierten Informationspflichten erfüllt? Darunter zählen insbesondere: ▪ Informationen über das Risikomanagementsystem bzw. den Risikobericht Ja, die Risikoberichte aller drei Eigenbetriebe wurden in der Sitzung am 13.04.2016 vorgestellt und zur Kenntnis genommen. Die Berichte waren im Vorfeld der Sitzung verteilt und durch die bbvl kommentiert worden. ▪ Informationen über die interne Revision Ja, die Berichte aller drei Eigenbetriebe zum internen Revisionssystem wurden in der Sitzung am 13.04.2016 vorgestellt und zur Kenntnis genommen. Die Berichte waren im Vorfeld der Sitzung verteilt und durch die bbvl kommentiert worden. ▪ Informationen über das vorhandene Kostenrechnungs- und Controllingsystem im Eigenbetrieb Gemäß DA 28/2005 ist einmalig (bei Neukonstituierung) oder bei wesentlichen Änderungen eine Information über das vorhandene Seite 3 von 6 Betriebsausschuss Jugend, Soziales, Gesundheit Frage Bemerkungen Kostenrechnungs- und Controllingsystem zu geben. Die Berichte aller drei Eigenbetriebe zum internen Rechnungswesen (Überblick zum Kostenrechnungs- und Controllingsystem) wurden bereits in der Sitzung am 13.05.2015 vorgestellt und zur Kenntnis genommen. 2016 war eine erneute Information nicht erforderlich. ▪ Informationen zu geplanten und laufenden Investitionsvorhaben Ja, regelmäßig im Rahmen der Berichte der Betriebsleitungen. sowie über den mittelfristigen Investitionsbedarf ▪ Auswertung der Managementreports; wenn Handlungsbedarf besteht, werden die zugrunde liegenden Berichte besprochen Ja. ▪ Diskussion und Verständigung zu Zielen und Unternehmensbzw. Geschäftsfeldstrategien der Eigenbetriebe, Beratung von Strategievorlagen Ja. Im Rahmen der Berichte der Betriebsleitungen wurden verschiedene Aspekte zu Zielen und Strategien etc. angesprochen. Es wurden Strategievorlagen beschlossen bzw. beraten: • Vorlage VI-DS-02186 „Bau- und Finanzierungsbeschluss: Sanierung des Objektes Riebeckstraße 63, Haus 3 zur Unterbringung minderjähriger unbegleiteter Ausländer und Bestätigung außerplanmäßiger Auszahlungen gemäß § 79 (1) SächsGemO“ • Vorlage VI-DS-02233 „Bau- und Finanzierungsbeschluss für den Neubau der Komplexkindertagesstätte Plovdiver Straße 50, 04205 Leipzig und Übertragung der Grundstücksflächen des heilpädagogischen Bereichs am Objekt Plovdiver Str. 50 in das Sondervermögen des Städtischen Eigenbetriebs Behindertenhilfe“ • Vorlage VI-DS-02182 „Investitionsvorhaben Eigenbetrieb Städtisches Klinikum „St. Georg“ Leipzig, Sanierung des Gebäudes Theklaer Str. 11 in 04347 Leipzig, Grundsatz- und Plaungsbeschluss“ Seite 4 von 6 Betriebsausschuss Jugend, Soziales, Gesundheit Frage Bemerkungen • Vorlage VI-DS-01363-DS-02 „Änderung zum Bau- und Finanzierungsbeschluss: Neubau der Ganztagsbetreuung der Sprachheilschule in der Friedrich-Dittes-Straße 9“ Unternehmensstrategie und wichtige Maßnahmen/ Rechtsgeschäfte 15.) Wurde der Betriebsausschuss ausreichend in die Erörterung und Festlegung der strategischen Ausrichtung der Eigenbetriebe eingebunden? Ja. 16.) Hat der Betriebsausschuss die für die Festlegung der strategischen Ausrichtung der Eigenbetriebe erforderlichen Informationen erhalten? Ja. 17.) Wurden die in der Satzung definierten Zustimmungsgrenzen des Betriebsausschusses für wirtschaftliche Angelegenheiten eingehalten? Ja. Risikomanagement und Rechnungslegung 18.) Wurde der Betriebsausschuss ausreichend über die in den Eigenbetrieben verwendeten Risikomanagementsysteme informiert? Ja. Innerhalb der Berichte sind Aussagen zum eingesetzten Risikomanagementsystem ableitbar. Weiterhin waren Fragen über die Berichte hinaus jederzeit möglich. 19.) Wurden dem Betriebsausschuss jährlich die Risikoberichte der Ja. Eigenbetriebe vorgestellt? Seite 5 von 6 Betriebsausschuss Jugend, Soziales, Gesundheit Frage Bemerkungen 20.) Wurde der Betriebsausschuss vor Beginn der Abschlussprüfung über die geplanten Prüfungsschwerpunkte informiert? In der Sitzung vom 03.02.2016 wurde durch das Dezernat II zu den Prüfungsschwerpunkten für die Jahresabschlüsse der Eigenbetriebe für das Wirtschaftsjahr 2015 informiert. 21.) Erfolgte die Feststellung der Jahresabschlüsse im Die Feststellung des Jahresabschlusses 2014 für den Eigenbetrieb Betriebsausschuss unter Teilnahme eines Vertreters der Kämmerei Städtisches Klinikum „St. Georg“ Leipzig erfolgte unter Teilnahme des und der Prüfungsgesellschaften? Wirtschaftsprüfers und eines Vertreters des Dezernats II in der Sitzung vom 13.04.2016. Die Feststellung des Jahresabschlusses 2015 für den Eigenbetrieb Städtisches Klinikum „St. Georg“ Leipzig erfolgte unter Teilnahme des Wirtschaftsprüfers und eines Vertreters des Dezernats II in der Sitzung vom 23.11.2016. Die Feststellung des Jahresabschlusses für das Wirtschaftsjahr 2014 für den Eigenbetrieb Verbund Kommunaler Kinder- und Jugendhilfe erfolgte in der Sitzung vom 12.05.2016 unter Teilnahme des Wirtschaftsprüfers und eines Vertreters des Dezernats II. Die Feststellung des Jahresabschlusses 2014 für den Städtischen Eigenbetrieb Behindertenhilfe erfolgte unter Teilnahme des Wirtschaftsprüfers und eines Vertreters des Dezernats II in der Sitzung vom 23.11.2016. Die Feststellung der Jahresabschlüsse für den Eigenbetrieb Verbund Kommunaler Kinder- und Jugendhilfe und den Städtischen Eigenbetrieb Behindertenhilfe für das Wirtschaftsjahr 2015 erfolgte bislang nicht. Seite 6 von 6