Vorlage-Sammeldokument

Antrag Nr. VI-A-03534 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Ratsversammlung Beschlussfassung FA Allgemeine Verwaltung Vorberatung FA Finanzen Vorberatung Rechnungsprüfungsausschuss Vorberatung Eingereicht von Mitglieder des FA Finanzen, Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses Betreff Einführung eines internen Kontrollsystems (IKS) in der Leipziger Stadtverwaltung Beschlussvorschlag: 1. Die Verwaltung entwickelt unter Federführung des Dezernates I (Allgemeine Verwaltung) ein „Internes Kontrollsystem“ (IKS) auf Basis heute schon vorhandener Teile und Bausteine einzelner Dezernate und Ämter. Das IKS ist bis zum 30.6.2018 final aufzubauen und ab diesem Zeitpunkt in der gesamten Leipziger Stadtverwaltung bindend anzuwenden. 2. Über den Stand der Entwicklung und Umsetzung dieses Antrages wird während der Entwicklungs- und Aufbauphase bis zum 30.6.2018 der Stadtrat informiert. Diese Information ist dem Stadtrat halbjährlich vorzulegen. 3. Als Grundlage des aufzustellenden IKS sind folgende Mindestanforderungen (Prinzipien) zu beachten: Prinzip der Transparenz, Prinzip der vier Augen, Prinzip der Funktionstrennung, Prinzip der Information. Die Zusammenarbeit mit externer Fachschul- oder Hochschulkompetenz (z. Bsp. die Fachhochschule der Sächsischen Verwaltung Meißen oder der Leipziger Universität) für die Einführung ist bindend vorzunehmen. 4. Nach der Einführung des IKS sind die wesentlichen Erkenntnisse und Ergebnis aus der laufenden verwaltungsinternen Anwendung des Systems der Ratsversammlung einmal pro Jahr zur Kenntnis zu geben. Im Verlaufe der Entwicklung des IKS bis 30.6.2018 ist dazu ein Kriterienkatalog aus wesentlichen Erkenntnissen und Ergebnissen zu erarbeiten. 5. Nach endgültiger Etablierung des IKS (also ab dem 30.6.2018) erfolgt aller 2 Jahre eine Evaluierung des IKS durch die Verwaltung. Die Resultate sind dem Stadtrat zur Kenntnis zu geben. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: Seite 1/4 nicht relevant Begründung: Seit Jahren werden in der Verwaltung Pläne für die Einführung vorbereitet. Die Umsetzung eines umfassenden „Internen Kontrollsystems (IKS)“ konnte jedoch noch nicht erreicht werden. Es ist an der Zeit, der Verwaltung die nötige Motivation zur Einführung eines funktionierenden IKS zu geben. Dies soll mit diesem Antrag erreicht werden. Das Internes Kontrollsystem (IKS) soll aus systematisch gestalteten technischen und organisatorischen Regeln und Kontrollen zum Einhalten u.a. von Gesetzen, Verordnungen, Stadtratsbeschlüssen und Dienstanweisungen zur Abwehr von Schäden an der Kommune bestehen. Als geeignete Maßnahmen kommen sowohl prozessunabhängig, retrospektive Kontrollen, als auch prozessabhängig präventive Regeln in Betracht. Ziel eines solchen IKS ist die möglichst umfassende Eliminierung von Fehlerquellen in kritischen Abläufen. Es geht darum, dass Fehlerquellen identifiziert und anschließend geeignete Maßnahmen eingesetzt werden, um die Eintrittswahrscheinlichkeit von Fehlern zu reduzieren. Anders ausgedrückt werden damit Fehler in den Strukturen und im Handeln der Verwaltung schneller aufzudecken, um mit der Umsetzung entsprechenden, zügigen angeordneter Maßnahmen u.a. finanzielle Nachteile für die Stadt zu minimieren. Durch diesen Antrag wollen die Einreicher auch erreichen, dass die Kontrollaufgabe des Stadtrates gegenüber der städtischen Verwaltung besser wahrgenommen werden kann. Anlagen: keine Seite 2/4