Vorlage-Sammeldokument

Verwaltungsstandpunkt Nr. VI-A-02467-VSP-02 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Fachausschuss Stadtentwicklung und Bau 27.09.2016 Vorberatung Fachausschuss Allgemeine Verwaltung 04.10.2016 Vorberatung Verwaltungsausschuss 12.10.2016 Vorberatung Stadtbezirksbeirat Leipzig-Mitte 13.10.2016 Anhörung Ratsversammlung 26.10.2016 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Stadtentwicklung und Bau Dezernat Allgemeine Verwaltung Betreff Modernes Verwaltungs- und Bürgerzentrum – Neues Stadthaus - auf dem Areal Wilhelm-Leuschner-Platz Rechtliche Konsequenzen Der gemäß Ursprungsantrag gefasste Beschluss wäre Rechtswidrig und/oder Nachteilig für die Stadt Leipzig. Zustimmung Ablehnung x Zustimmung mit Ergänzung Alternativvorschlag Ablehnung, da bereits Verwaltungshandeln Sachstandsbericht Beschlussvorschlag: Die Verwaltung empfiehlt Zustimmung zum Beschlussvorschlag in der wie folgt geänderten Fassung: „Der Oberbürgermeister wird beauftragt, im Rahmen des „Konzeptes zur mittel- und langfristigen Verwaltungsunterbringung“ eine Bestandsaufnahme der Verwaltungsliegenschaften vorzunehmen und Optionen für ein modernes gemeinsames Verwaltungs- und Bürgerzentrum von Stadtverwaltung und kommunalen Unternehmen – Neues Stadthaus – zu prüfen." Begründung: Der Oberbürgermeister lässt bereits vom AGM in Verbindung mit dem Hauptamt (HA) ein Konzept zur mittelund langfristigen Verwaltungsunterbringung (VWU) erarbeiten. O.g Prüfauftrag ist in diesem Kontext zu betrachten. Die parallel dazu vorliegenden Verwaltungsstandpunkte Nr. VI- F-02444 Bebauung des Wilhelm-Leuschner-Platzes mit Immobilien für Verwaltung und Aufgaben der Daseinsvorsorge Nr. VI-A-02557 Zukunftsfähiges Unterbringungskonzept für die Stadtverwaltung des 21. Jahrhunderts berühren ebenfalls die Inhalte dieser Thematik einbezogen. und werden daher in die folgende Betrachtung mit 1. Projekt zur mittel- und langfristigen Verwaltungsunterbringung Mit dem stetigen Bevölkerungswachstum ist von einem ansteigenden Personalbedarf in der Stadtverwaltung auszugehen, hervorgerufen durch die daraus resultierende verbundene Nachfrage von Verwaltungsleistungen. Im Zusammenhang mit der Einrichtung neuer Stellen muss auch die Unterbringung der zusätzlichen Mitarbeiter gesichert werden. Die derzeit zur Verfügung stehenden Büroflächen in städtischen Eigentumsobjekten bzw. in angemieteten Objekten decken nicht den zukünftigen Bedarf. Ebenso müssen vorhandene Verwaltungsprozesse modernisiert und moderne Bürostrukturen geschaffen werden. Auslaufende Mietverträge sind dabei zu beachten. Um diesen Anforderungen genüge zu tragen, erhielten das Hauptamt und das Amt für Gebäudemanagement auf Beschluss der DB OB VI-DS-02081 den Projektauftrag, die mittelfristige Prognose für die Stellenentwicklung der Stadtverwaltung zu qualifizieren, um Handlungsbedarfe und Maßnahmen für die mittelund langfristige Verwaltungsunterbringung abzuleiten. Gemäß des Projektauftrages werden durch das Hauptamt im Ergebnis des 1. Teiles des Projektes die Stellenprognose und die Organisationsanalyse der Verwaltungsprozesse der DB OBM zur Bestätigung vorgelegt. Darauf aufbauend wird durch das AGM eine Flächenprognose abgeleitet und das Konzept zur Verwaltungsunterbringung ( 2. Teil des Projektes) erarbeitet. Das Konzept wird die dringende zeitnahe Verortung der Verwaltung ab 2017 (bereits bestätigte Mehrbedarfe), sowie strategische, methodische Aspekte zu Standortentscheidungen, zum Umgang mit laufenden Mietverträgen und zu zukünftigen Raumkonzepten für die mittel-und langfristige Verwaltungsunterbringung enthalten. Folgende Aussagen können bereits jetzt getroffen werden: Personalbedarf: Das HA hat eine qualifizerte Stellenprognose vorgelegt. Ausgehend vom für die Prognose bereinigten Stellenbestand 2016 (ohne Erzieher, Hausmeister, Schulhausmeister, Jobcenter, Personalrat usw.) wird bis 2020 im Jahresdurchschnitt von einer Steigerung von ca. 1,8% ausgegangen. Temporäre Veränderungen , wie z.B Asyl sind zusätzlich zu berücksichtigen. Für die Flächenprognose zur Erarbeitung des mittel- und langfristigen Konzeptes zur Verwaltungsunterbringung ist allerdings auf die Basis der konkreten Personalbesetzung abzustellen (z.B. IST-Besetzung, Anzahl der Ausbildungs- und Praktikantenplätze, Puffer für Büroflächen, etc.). Diese muss im Rahmen des Projekts zur VWU erarbeitet werden, und die getroffenen Entscheidungen zum Stellenplan enthalten. Organisations- und Arbeitsformen: Das Projekt „Erarbeitung eines Konzeptes zur mittel- und langfristigen Verwaltungsunterbringung“ wird sich zukünftig mit möglichen und geeigneten Büroraumkonzepten als weitere Basis der mittel- und langfristigen Konzeption auseinandersetzen. Hier spielen die Themen mobiles Arbeiten und arbeitsorganisatorische Konzepte zur Umsetzung digitaler Verwaltungsarbeit eine tragende Rolle. Wie ausgeführt, werden dabei auch die im Antrag VI-A-02557 – Zukunftsfähiges Unterbringungskonzept für eine Stadtverwaltung des 21. Jahrhunderts aufgeführten Aspekte berücksichtigt: • langfristiger Personalbedarf • Moderne Arbeitswelt, insbesondere mobiles Arbeiten bzw. Home Office • Konzeptstudie ◦ Standortanalyse (zentrale/dezentrale Verwaltungsobjekte) ◦ Kostenrahmen ◦ Bedarfsprogramme • Raum- und Funktionsprogramme Im Rahmen des ersten Teils des o.g. Projektes wurden in den Ämtergesprächen mit den Führungskräften der Ämter und Referate verschiedene Organisations- und Arbeitsformen, wie Front- und Back-Office-Arbeit, mobiles Arbeiten und Home Office diskutiert. Die Auswertung zeigt, dass die Nachfrage nach diesen Arbeitsformen bei den Ämtern und Referaten der Dezernate besteht. In einem weiteren Schritt gilt es nun, die konkreten Bedarfe zu eruieren. Einen Beitrag dazu kann das Konzept „Moderne Verwaltung für eine wachsende Stadt“ leisten. Dieses wird gegenwärtig durch die Stadtverwaltung entwickelt. Der strategische Ansatz von „Modernen Arbeitswelten“ sollte unter den Gesichtspunkten einer höheren Flexiblität, Familienfreundlichkeit und einer anteiligen Kompensation der Flächenbedarfe erfolgen. Flächenbedarf: Die geforderte Bestandsaufnahme der bürogenutzten Verwaltungsliegenschaften ist im Rahmen des vorgenannten Projektes Bestandteil des bereits laufenden Verwaltungshandelns und beinhaltet u.a. folgende Aspekte: Erstellung einer Ist-Analyse zu den vorhandenen Verwaltungsliegenschaften incl. der daraus resultierenden finanziellen Belastungen , Berücksichtigung von Miet-und Pachtverträgen Untersuchungen zu den zukünftigen Bedarfen anhand der qualifizierten Stellenprognose (s.o.) Darstellung verschiedener Handlungsoptionen einschließlich Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Aufzeigen von Finanzierungsmöglichkeiten Variantenerarbeitung in Zusammenarbeit mit den städtischen Unternehmen Erste Ergebnisse aus den Ämtergesprächen lassen erkennen, dass ein Großteil der städtischen Ämter zentral – vorzugsweise zentrumsnah – untergebracht werden möchte. Dies würde dem Ansinnen der vorliegenden Abfrage zur Nutzung des Wilhelm-Leuschner -Platzes entsprechen. Allerdings können zum jetzigen Zeitpunkt keine verbindlichen Aussagen dazu getroffen werden, als grundsätzliche Voraussetzung muss der Bebauungplan für diesen Bereich vollständig erarbeitet und bestätigt werden. Dieser liegt jedoch noch nicht vor. ( siehe VI-A-02557) Ist die Realisierung eines neuen Stadthauses auf dem Wilhelm-Leuschner-Platz mit den erforderlichen Flächen möglich, muss dass im Zusammenhang mit dem bestehenden Mietvertrag des derzeitigen Technischen Rathauses gesehen werden. 2. Konzentration der Verwaltungsunterbringung 2.1. aktuelle Verwaltungsstandorte Die aktuelle Verwaltungsunterbringung konzentriert sich im wesentlichen auf folgende Standorte : Verwaltungskomplex I : Neues Rathaus/ Stadthaus / „Otto-Schill-Straße 2“ Verwaltungskomplex II : Technisches Rathaus Verwaltungskomplex III : AfJFB Verwaltungskomplex IV : Sozialamt hierzu wird vom AGM derzeit eine Entscheidungsvorlage erarbeitet. 2.2. Optionen für ein Neues Stadthaus auf dem Areal Wilhelm-Leuschner -Platz Die Problematik eines Neues Stadthauses auf dem Areal des Wilhelm-Leuschner-Platzes muss im Gesamtkontext der Verwaltungsunterbringung und laufender Mietverträge betrachtet werden. Neben den Einrichtungen, die auch weiterhin dezentral untergebracht werden sollen, wie beispielsweise die Bürgerämter oder der Allgemeine Sozialdienst, sind die zentralen Verwaltungsstandorte gemäß Pkt. 2.1 auf ihren Fortbestand zu prüfen ( siehe Anlage 1: Übersicht zu zentralen Verwaltungskomplexen der Stadt Leipzig) : Verwaltungskomplex I : Neues Rathaus/ Stadthaus / „Otto-Schill-Straße 2“ ) Dieser Komplex mit den Eigentumsobjekten Neues Rathaus / Stadthaus und Sitz des OBM wird auch zukünftig der zentrale Kern der Verwaltungsunterbringung bleiben. Verwaltungsstandpunkt II : Technisches Rathaus Der Mietvertrag läuft per 31.12.2029 aus. Hier ist ein Ersatzobjekt erforderlich. Grundsätzlich kann dafür der Standort Wilhelm- Leuschner-Platz geprüft werden. Der zeitliche Rahmen ( Auslaufen des Mietvertrages per 2029 ) würde passen. Verwaltungskomplex III : AfJFB Der Mietvertrag läuft per 31.12.2019 aus. Hier ist ein Ersatzobjekt erforderlich. Hier passt der zeitliche Rahmen nicht, da eine Fertigstellung des Wilhelm- Leuschner- Platzes bis 2020 unrealistisch ist. Verwaltungskomplex IV :Sozialamt Die Kernverwaltung des Sozialamtes soll zentralisiert werden. Aufgrund der Dringlichkeit muss dies jedoch kurzfristig erfolgen. Derzeit wird diesbezüglich eine Vorlage zur Entscheidung durch die DB OBM erarbeitet . 2.3 Weitere Potentielle Verwaltungsstandorte Bei der Entscheidungsfindung zu einem möglichen Standort Wilhelm-Leuschner-Platz sind weitere potentielle Standortvarianten zu prüfen: Alternativ zum Wilhelm-Leuschner-Platz wird im Rahmen des Konzeptes auch das Eigentumsobjekt Große Fleischergasse 12 einer eingehenden Prüfung unterzogen, welches sich bezüglich seiner Lage ebenfalls grundsätzlich als Standort für ein Neues Stadthaus eignen würde. Hinsichtlich des maroden Zustandes ist jedoch im Rahmen einer Standortanalyse / Wirtschaftlichkeitsbetrachtung die Entscheidung der Stadtverwaltung zum Verbleib der Immobilie im Bestand der Stadt Leipzig herbeizuführen. Als alternative Standortmöglichkeit für eine zukünftige konzentrierte Vewaltungsunterbringung bietet sich auch das Gelände der „Alten Messe“ an. Derzeit laufen erste Projektstudien zur der Unterbringung des AfJFB in der Messehalle 12. Weiteres Flächenpotential ist vorhanden. Im Rahmen eines nachhaltigen Nutzungskonzeptes werden auch die vorhandenen dezentralen Standorte, wie beispielsweise die ehemaligen Stadtteil-Rathäuser (Eigentumsobjekte) in die eingehende Prüfung bzw. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einbezogen. 3. Weitere Fraktionsanliegen zum Wilhelm-Leuschner-Platz (Anfrage VI-F-0244, Antrag VI-A-02557) Nachstehenden Fraktions-Anfragen werden im Rahmen der zu konzipierenden VWU detailliert untersetzt: Eignung des Wilhelm-Leuschner-Platzes für eine Nutzung zur Verwaltungsunterbringung Der Wilhelm-Leuschner-Platz ist für eine Nutzung zur Verwaltungsunterbringung grundsätzlich geeignet. Dies wird bei der weiteren Bearbeitung des Bebauungsplanes berücksichtigt und weiter untersucht. Vorzugsweise eignet sich dafür das Baufeld im nordöstlichen Bereich des Wilhelm-Leuschner-Platzes. Nach derzeitigem Planungsstand kann eine Bürofläche von ca. 29.100 m² NGF auf dem Areal des Wilhelm-Leuschner-Platzes geschaffen werden, somit könnten ca. 970 Büroarbeitsplätze eingerichtet werden. Bestandsaufnahme der dezentralen Verwaltungsliegenschaften Die Bestandsaufnahme- und Pflege von Flächendaten aller kommunal genutzten Verwaltungsliegenschaften (zentral und dezentral) erfolgt durch das AGM permanent im CAFM-System FAMOS-LE. Die erforderlichen Angaben, wie Standort, Flächen, usw. können über Auswertung und Reports aus FAMOS-LE entnommen werden. Parallel dazu läuft im AGM bis 10/ 2016 die Untersuchung für fiskalisch genutzte Verwaltungsliegenschaften des Liegenschaftsamtes (eingemeindete Liegenschaften), ob diese für eine zukünftige Verwaltungsunterbringung geeignet sind. Das Flächenmanagement ist zukünftig dahingehend zu qualifizieren, dass Angaben zur Flächenbelegung (Anzahl Mitarbeiter , Einzel- Doppel-Zimmer, Großraumbüros usw.) zu erfassen und Aussagen zur konkreten Flächenauslastung ableitbar sind. Es ist geplant, der Verwaltungsspitze erste Ergebnisse und ggf. Varianten zum Feinkonzept zur zukünftigen Verwaltungsunterbringung Ende 2016 / Anfang 2017 vorzulegen, um danach gemäß Projektauftrag mit der Erarbeitung von konkreten Raum- und Funktionsprogrammen beginnen zu können. Optionen der Kommunalen Unternehmen Die Verwaltung befürwortet eine ergebnisoffene Prüfung, ob und in welcher Form auch städtische Beteiligungsunternehmen in ein Projekt "Neues Stadthaus" einbezogen werden können (z.B. als Bauträger, Eigentümer oder Mieter). Die LVV erhält vom Oberbürgermeister als Gesellschaftervertreter einen entsprechenden Prüfungauftrag. 4. Fazit Die Bearbeitung der Thematik eines Neuen Stadthauses für die Verwaltungsunterbringung ist eine komplexe Aufgabe. Sie ist Gegenstand der Erarbeitung des Konzeptes zur mittel- und langfristigen Verwaltungsunterbringung und ist verzahnt mit den Prüfaufträgen aus den Anfragen VI- F-02444 Bebauung des Wilhelm-Leuschner-Platzes mit Immobilien für Verwaltung und Aufgaben der Daseinsvorsorge und Nr. VIA-02557 Zukunftsfähiges Unterbringungskonzept für die Stadtverwaltung de 21. Jahrhunderts. Als Datengrundlage für gesicherte Annahmen zur Flächenprognose-/ Flächenbedarf sind im Vorfeld Entscheidungen zum Stellenplan und zur Arbeitsorganisation und zu Arbeitsformen zu treffen. Parallel befindet sich der Bebauungsplan zum Wilhelm-Leuschner-Platz in der Bearbeitung. Das Konzept zur Verwaltungsunterbringung, mit Berücksichtigung des Standortes Willhelm-Leuschner-Platz, kann daher frühestens ab 06/2017 vorgelegt werden. Anlage Zwischenstand des Verwaltungsstandpunktes zur mittel- und langfristigen Verwaltungsunterbringung Zwischenstand des Verwaltungsstandpunktes zur mittel- und langfristigen Verwaltungsunterbringung Stand 26.08.2016 1 Lageplan Verwaltungs-Hauptstandorte inkl. Varianten zur VWU Rathaus Wahren ca. 100 MA Gr. Fleischergasse 12 (Neubau) ca. 650 MA Gr. Fleischergasse 12 ca. 80 MA Stadthaus ca. 320 MA Neues Rathaus ca. 600 MA Naumburgerstraße ca. 280 MA Otto-SchillStraße ca. 200 MA Prager Straße 21 ca. 280 MA W.LeuschnerPlatz ca. 970 MA Ratzelbogen ca. 80 MA Technisches Rathaus ca. 1.350 MA Alte Messe Areal Messehalle 7 ca. 1.700 MA Alte Messe Halle 12 ca. 610 MA VerwaltungsHauptstandort Varianten zur VWU 2 B-Plan-Entwurf Wilhelm-Leuschner-Platz MK 1+MK 2 ca. 970 MA * * 80% Büronutzung gemäß B-Plan aktueller B-Plan-Stand, derzeitig in Überarbeitung 3 Große Fleischergasse Große Fleischergasse 12 ca. 650 MA * * 80% Büronutzung gemäß B-Plan 4 Alte Messe – Lageplan Alte Messe Areal Messehalle 7 ca. 1.700 MA Alte Messe Halle 12 ca. 610 MA 5 Alte Messe – Halle 12 Areal Messehalle 7 1.BA Stadtarchiv+VWU ca. 130 MA 2.BA ab 2020 ca. 300 MA 3.BA ca. 180 MA 4.BA ca. 100 MA Life Science 6 Alte Messe – Areal Messehalle 7 Alte Messe Areal Messehalle 7 ca. 1.700 MA 7 Übersicht Verwaltungsstandorte 8 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 9