Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Informationsvorlage Nr. VI-DS-03104 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters Rechnungsprüfungsausschuss Ratsversammlung 26.10.2016 Information zur Kenntnis Eingereicht von Dezernat Finanzen Betreff Maßnahmen- und Zeitplan zur Abstellung der vom Rechnungsprüfungsamt im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Leipzig zum 31.12.2012 festgestellten Einschränkungen Der Maßnahmen- und Zeitplan wird von der Ratsversammlung zur Kenntnis genommen. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: nicht relevant Sachverhalt: Gemäß § 88 Abs. 1 der Gemeindeordnung für den Freistaat Sachsen hat die Stadt Leipzig zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres einen Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung aufzustellen. Der Jahresabschluss besteht laut § 88 Abs. 2 SächsGemO aus der Ergebnis-, Finanz- und Vermögensrechnung. Er ist um einen Anhang zu erweitern und durch einen Rechenschaftsbericht zu erläutern. Am 22.06.2016 wurden der Jahresabschluss nebst Anhang und Rechenschaftsbericht der Stadt Leipzig zum 31.12.2012 festgestellt sowie der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Leipzig zum 31.12.2012 durch den Stadtrat zur Kenntnis genommen. Im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses durch das Rechnungsprüfungsamt wurde dieser durch die Verwaltung teilweise überarbeitet. Somit konnte eine Reihe von Hinweisen des Rechnungsprüfungsamtes bereits berücksichtigt werden. Die Stellungnahme der Verwaltung wurde im Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes berücksichtigt. Im Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Leipzig zum 31.12.2012 wurden Einschränkungen und Prüfungshemmnisse aufgeführt, die zu dem eingeschränkten Prüfungsvermerk für den Jahresabschluss 2012 geführt haben. Die Verwaltung hat einen Maßnahmen- und Zeitplan erarbeitet, der die jeweiligen Zeiträume zur Ausräumung der Einschränkungen sowie die dafür erforderlichen Maßnahmen aufzeigt. Die Hinweise des Rechnungsprüfungsamtes wurden teilweise schon umgesetzt und die entsprechende Einschränkung aus Verwaltungssicht damit behoben. Deutlich wird aber auch, dass die Umsetzung anderer komplexer Sachverhalte noch einige Zeit in Anspruch nehmen und im jeweils letzten offenen Jahresabschluss berücksichtigt werden kann. Insbesondere die Ausräumung der Einschränkung hinsichtlich der nicht vollumfänglich durchgeführten Inventuren wird für Verwaltung, insbesondere auf Grund der personellen, aber auch der zeitlichen Umfänge, eine sehr große Herausforderung, bei der die Unterstützung vieler Verwaltungsbereiche erforderlich ist. In der Übersicht wird zunächst die im Prüfungsvermerk des Rechnungsprüfungsamtes beschriebene Einschränkung dargestellt und in den folgenden beiden Spalten werden die durchzuführenden Maßnahmen aufgezeigt und Angaben zum Umsetzungszeitpunkt gemacht. Über den Fortschritt der Abarbeitung der Einschränkung wird dem Stadtrat künftig einmal jährlich sowie jeweils im Rahmen der Feststellung zukünftiger Jahresabschlüsse berichtet. Anlagen: Begründung Maßnahmen- und Zeitplan Begründung der Vorlage In der Ratsversammlung am 22.06.2016 wurden der Jahresabschluss nebst Anhang und Rechenschaftsbericht der Stadt Leipzig zum 31.12.2012 festgestellt sowie der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Leipzig zum 31.12.2012 durch den Stadtrat zur Kenntnis genommen. Mit der Beschlussfassung wurde im Punkt 5 festgelegt, dass der Oberbürgermeister dem Stadtrat bis zum 30.09.2016 einen Maßnahmen- und Zeitplan vorzulegen hat, der die Abstellung bzw. Korrektur der Mängel vorsieht, die im Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes zum Jahresabschluss 2012 festgestellt wurden. Mit der vorliegenden Informationsvorlage wird dem Beschlusspunkt 5 der Drucksache Nr. 02540 vom 22.06.2016 entsprochen. Maßnahmen- und Zeitplan zur Umsetzung der Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses 2012 der Stadt Leipzig Lfd. Nr. Sachverhalt - Angaben im Prüfungsvermerk (Abschlussbericht des RPA) 1 1a geplante Maßnahmen Umsetzungszeitpunkt Bewegliches Sachanlagevermögen Das bewegliche Anlagevermögen, ausgenommen Kunstgegenstände, wurde im Rahmen der EöB ab 2009 durch eine körperliche Inventur der Lecos aufgenommen. Die Abnahme der Gesamtinventur fand im Dezember 2011 statt. Damit waren die körperlichen Inventuren größtenteils in 2013 notwendig. Im Haushaltsjahr 2013 wurde mit der körperlichen Inventur begonnen und konnte in 8 Fachämtern abgeschlossen werden. Die körperlichen Inventuren des beweglichen Sachanlagenvermögen werden RFID-unterstützt vorgenommen. Aufgrund technischer Probleme konnten bisher noch nicht alle Fachämter ihre Inventur durchführen. Mit Überarbeitung des Inventarverwaltungsprogramms bis September 2016 können nun auch die fehlenden Inventuren nachgeholt werden. Mit dem III. Quartal 2017 soll die erste körperliche Folgeinventur inkl. aller Nacharbeiten der beweglichen Vermögensgegenstände abgeschlossen sein. bis III. Quartal 2017 Abschluss der ersten körperlichen Folgeinventur Für Vermögensgegenstände, Schulden, Sonderposten und Rechnungsabgrenzungsposten von insgesamt rund 1,9 Mrd. € und bewegliches Sachanlagevermögen (vor Korrekturvorschlag RPA) wurde zum Bilanzstichtag keine gesetzeskonforme Inventur und/ bzw. keine Folgeinventuren (Buchinventuren, soweit zulässig) durchgeführt. Die körperlichen Inventuren für die Kunstgegenstände fanden in den Jahren 2010 und 2011 statt. Damit sind die Folgeinventuren in den Haushaltsjahren 2013 und 2014 durchzuführen. Derzeit finden Gespräche und Abstimmungen mit den Museen statt, damit die körperlichen Inventuren im IV Quartal diesen Jahres beginnen können. Mit dem III. Quartal 2017 soll die erste körperliche Folgeinventur der Kunstgegenstände inklusive aller Nacharbeiten abgeschlossen sein. 1b Unbewegliches Sachanlagevermögen Abschluss bis IV. Quartal Die körperlichen Inventuren des unbeweglichen Sachanlagevermögens wurde im Rahmen von NKF in den Jahren 2009 bis 2012 durchgeführt. 2017 Damit sind die körperlichen Folgeinventuren in den Haushaltsjahren 2014 - 2017 notwendig. Für die körperlichen Inventuren des unbeweglichen Sachanlagevermögen erfolgt aktuell eine enge Abstimmung der Stadtkämmerei (Inventurleitung) mit den Fachämtern. Vor dem Hintergrund des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit sollten die Inventuren prioritär in bestehende Prozesse eingebunden werden. Ziel ist es, mit den körperlichen Inventuren der Gebäude im IV. Quartal dieses Jahres zu beginnen. Diese sollen dann bis zum IV. Quartal 2017 abgeschlossen sein. Die Erkenntnisse aus den ersten Inventurdurchgängen sollen dazu genutzt werden, die Prozesse langfristig zu optimieren. Hierbei sollten zukünftig insbesondere Vereinfachungen durch technische Lösungen in Betracht gezogen werden. 1c Die körperliche Inventur der Brücken, Tunnel, ingenieurbauliche Anlagen, Entwässerungs- und Abwasserbeseitigungsanlagen und sonstiges Abschluss im IV. Quartal Infrastrukturvermögen wurde in diesem Jahr begonnen und wird zum 31.12.2016 beendet sein. Die Nacharbeiten werden geschätzt dann noch 2016 2 bis 3 Monate in Anspruch nehmen. 1d Die Inventur der Straßen, Wege und Plätze hat zum 01.01.2016 begonnen und wird zum 31.12.2016 beendet sein. Die Nacharbeiten werden geschätzt dann noch 2 bis 3 Monate in Anspruch nehmen. Abschluss im IV. Quartal 2016 1e Buchinventuren Für immaterielle Vermögensgegenstände, Forderungen, Schulden, liquide Mittel und sonstige Vermögensgegenstände, sowie für materielle Vermögensgegenstände in den Jahren zwischen der körperlichen Inventur sind Buchinventuren durchzuführen. Im Rahmen des Jahreswechsels und der Jahresabschlussarbeiten werden umfangreiche Abstimmungen des Zahlenwerkes vorgenommen. Die Fachämter werden u.a. aufgefordert die Vollständigkeit ihrer gemeldeten Jahresabgrenzungsbuchungen zu bestätigen. Nach erfolgter Buchung/Fortschreibung im SAP werden die Fachämter gebeten die Bestände der im Hauptbuch gebuchten Zu- und Abgänge zum Stichtag 31.12. bestätigen. Dieses sind alles Tätigkeiten die einer Buchinventur zugeordnet werden können. Eine Inventur ist aber an bestimmte Dokumentationspflichten, bspw. die Aufstellung der Rahmenpläne, gebunden. Es existiert derzeit noch kein verbindliches Dokument, welches das Vorgehen und die Dokumentationspflichten für die Buchinventur festlegt und vorgibt. Abschluss bis IV. Quartal 2017 Ziel ist es prioritär die körperlichen Inventuren zu etablieren. Bis Mitte 2017 sollen sukzessive die Regelungen für eine ordnungsmäßige Buchinventur erstellt werden. Bis Ende 2017 sollen sowohl die erste körperliche Folgeninventur für alle materiellen Vermögensgegenstände, als auch die Buchinventuren vollständig umgesetzt sein. Seite 1 von 8 Maßnahmen- und Zeitplan zur Umsetzung der Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses 2012 der Stadt Leipzig 2 Für Grund und Boden (…) ist bis zum Berichtsdatum keine Die körperliche Inventur des Grund und Bodens stellt die Stadt Leipzig vor große Herausforderungen. ordnungsgemäße körperliche Inventur abgeschlossen worden. Um Rückschlüsse auf den tatsächlichen Bestand des einzelnen Vermögensgegenstandes zu ziehen, müssten bei einer körperlichen Inventur die Flurstücke vermessen werden. Eine Vermessung der rd. 22.000 Flurstücke steht nicht im Verhältnis zum erwarteten Ergebnis und ist im Sinne einer sparsamen Haushaltsführung nicht vertretbar. Im Vorfeld der eigentlichen körperlichen Inventur muss zusätzlich eine Buchinventur durchgeführt werden, da die Lage, Größe, Grenzen, eventuelle Belastungen und Nutzungseinschränkungen am Flurstück nur über das Grundbuch und niemals über ein körperliche Inventur möglich sind. Abschluss bis IV. Quartal 2017 für bebaute Flurstücke und Infrastrukturvermögen Die Stadtkämmerei steht derzeit in enger Abstimmung mit dem Liegenschaftsamt, um einen praktikablen Inventurprozess zu erarbeiten. Ziel ist es, den Grund und Boden, der einem Gebäude bzw. einen Vermögensgegenstand des Infrastrukturvermögens zuzuordnen ist, über die körperliche Inventur der Bauten aufzunehmen. Für den nicht bebauten Grund und Boden soll ein Stufenverfahren erarbeitet werden, bei denen die Inventur in bereits bestehende Prozesse integriert werden soll. Der Beginn der Inventuren ist für das IV. Quartal 2016 vorgesehen. Die Inventur der Flurstücke der Gebäude und des Infrastrukturvermögens soll bis Ende 2017 abgeschlossen sein. Die Inventur für alle anderen Flurstücke kann nur über eine permanente Erfassung erfolgen. 3 4 Für (…) die Kunstgegenstände der Leipziger Städtischen Bibliotheken ist bis zum Berichtsdatum keine ordnungsgemäße körperliche Inventur abgeschlossen worden. Bei debitorischen Akontozahlungen als Überzahlung auf den Personenkonten i. H. v. 12,7 Mio. € ist nach den Angaben im Anhang (Pkt 5.2.3 Passiva 4f) eine Klärung bis zum 31.12.2012 nicht abgeschlossen. Zur Eröffnungsbilanz konnte aufgrund von Sanierungsarbeiten an der Stadtbibliothek für diese Kunstgegenstände nur eine Buchinventur vorgenommen werden. Mit der Nachholung der körperlichen Inventur wurde Ende letzten Jahres begonnen. Ziel ist es die körperliche Inventur inklusiver aller Nacharbeiten bis zum Ende 2017 abzuschließen. Abschluss IV. Quartal 2017 Ab dem Jahresabschluss 2015 wird eine stichprobenweise Kontrolle der Umgliederungsfälle vorgenommen. mit Aufstellung des Jahresabschlusses 2015 Mit ausstehendem Klärungsbedarf in diesen Größenordnungen kann eine Buchführung nicht als ordnungsgemäß bewertet werden. (Nach den Angaben in der Stellungnahme der Verwaltung vom 30.03.2016 erfolgt ein Ausgleich im Folgejahr. Der Prozess der Bearbeitung debitorischer Akontozahlungen wird laufend optimiert. Eine abschließende Klärung aller Fälle aufgrund deren Anzahl sei nicht möglich. Nach Ansicht des RPA wäre eine Klärung im Folgejahr, soweit der JA 2012 noch offen war, noch korrigierend im Zuge von JA-Arbeiten sachgerecht in 2012 abzubilden). Seite 2 von 8 Maßnahmen- und Zeitplan zur Umsetzung der Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses 2012 der Stadt Leipzig 5 Das eingerichtete rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem bietet keine hinreichende Sicherheit dafür, dass die Einhaltung der Grundsätze der Vollständigkeit nach § 88 SächsGemO und § 36 Abs. 1 SächsKomHVODoppik sowie der Klarheit und Übersichtlichkeit nach § 88 SächsGemO gewährleistet wird. Bspw. fehlenden Regelungen zur (...). 5a Regelungen zur Aufstellung des Jahresabschlusses An der Erstellung fehlender Regelungen für die Aufstellung künftiger Jahresabschlüsse wird gearbeitet. Dienstanweisung Bilanzbuchhaltung: soll in diesem Jahr in das Mitzeichnungsverfahren gegeben werden -> vorher muss die Vorlage zur Nutzung von Wahlrechten und Ermessenspielräumen erstellt sein. Dienstanweisung Anlagenbuchhaltung: Die DA existiert, muss aber überarbeitet werden. Derzeit wird prioritär am Jahresabschluss 2015 gearbeitet, so dass eine Überarbeitung erst in 2017 erfolgen kann. Erarbeitung hat z. T. schon begonnen. Fertigstellung der letzten Regelungen voraussichtlich bis zum IV. Quartal 2017. DA Inventur - Anlagen zur Inventurrichtlinie: Mit den körperlichen Inventuren wurde bzw. wird in diesem Jahr begonnen und zum Teil werden diese auch bis Ende des Jahres abgeschlossen. Dazu werden in diesem Jahr Arbeitsanweisungen durch den Beigeordneten für Finanzen in Abstimmung mit allen anderen Beigeordneten erlassen. Die Erstellung der Dienstanweisungen erfolgt im Jahr 2017 nach Durchführung der ersten körperlichen Folgeinventur. Damit können die Erkenntnisse daraus berücksichtigt werden. Ziel ist es die DA im ersten Halbjahr 2017 beschließen zu lassen. 5b Festlegungen von Anordnungsbefugnissen für Jahresabschluss-Buchungen Die fehlenden Regelungen bzgl. der Anordnungsbefugnisse für Jahresabschlussbuchungen wurden mit der DA 08/2015 "Regelungen zu rechtsgeschäften und zum Anordnungswesen" nachgeholt. Die Dienstanweisung ist im Mai 2015 in Kraft getreten. umgesetzt im Mai 2015 5c ein Vertrags-, Zuwendungs- und Prozessregister Eine Vorlage für die DB OBM zu diesem Sachverhalt wurde vom Hauptamt in Zusammenarbeit mit der Stadtkämmerei erstellt und in erster Lesung behandelt. 5d ein ausreichendes Vertragscontrolling Die Hinweise des RPA hinsichtlich des Vertragscontrollings werden im Kontext des Aufbaus eines Vertragsregisters geprüft. 5e ein zentraler Rechnungseingang Das Projekt zentraler Rechnungseingang verläuft derzeit planmäßig. Eine stufenweise Produktivsetzung ist ab dem III. Quartal 2017 geplant. 5f systematische Saldenabstimmungen zu ausgelagerten Aufgabenträgern Eine Optimierung der Prozesse erfolgte jährlich. Weitere Verbesserungen erfolgen in Abstimmung mit den betroffenen Unternehmen und Fachämtern. 5g stringente Einhaltungen des Einheitsgeschäftspartners Wie bereits in anderen Stellungnahmen mitgeteilt, werden hinsichtlich mehrfach angelegter Geschäftspartner Bereinigungen und Prozessoptimierungen vorgenommen. Hinsichtlich der Ermittlung von umzugliedernden Debitoren und Kreditoren kann bis zur jeweiligen Zusammenführung betroffener Geschäftspartner keine Optimierung erfolgen. Die maschinelle Ermittlung stellt auf die jeweilige Geschäftspartnernummer und nicht auf die Bezeichnung des Geschäftspartners als Prüfebene ab. lfd. Prozess 5h systematische Erfassung von Vermögen/Schulden und Vorgängen aufgrund ausgelagerter Tätigkeiten bei Dritten (Hausverwaltungen, Geschäftsbesorgern, Treuhändern o. ä.) Es wurde ein Template entwickelt um alle im Jahr 2015 über die Bankkonten gezahlten Aufwendungen und Erträge automatisiert in das SAP einspielen zu können. Dieses Template wurde an die Verwalter zur Erfassung der vorgesehenen Daten ausgegeben. Die Verwalter befüllen derzeit die Templates und es werden erstmailig mit dem Jahresabschluss 2015 alle die in 2015 über die Bankkonten gezahlten Aufwendungen und Erträge erfasst. mit Aufstellung des Jahresabschlusses 2015 5i vollständige, umfassende Bankbestätigungen inkl. Treuhandkonten wurden nicht eingeholt und ausgewertet Die Hinweise des RPA wurden aufgegriffen und Bankbestätigungen für die Jahresabschlüsse 2013 bis 2015 von Kreditinstituten eingeholt. lfd. Prozess Beginn voraussichtlich III. Quartal 2017 lfd. Prozess umgesetzt Seite 3 von 8 Maßnahmen- und Zeitplan zur Umsetzung der Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses 2012 der Stadt Leipzig 5j unzulässige Zeichnungs-/ Verfügungsberechtigungen wurden nicht durch interne Kontrollen festgestellt, kommuniziert und behoben Die Hinweise des RPA wurden aufgegriffen und Bankbestätigungen für die Jahresabschlüsse 2013 bis 2015 von Kreditinstituten eingeholt. In diesem Kontext können auch die Zeichnungs- bzw. Verfügungsberechtigungen auf Aktualität geprüft werden. lfd. Prozess 6 Aufgrund fehlerhafter bzw. fehlender Beurteilung des wirtschaftlichen Eigentums der Stadt an verpachteten Gegenständen des Sachanlagevermögens (Sportanlagen) sind Aktivierungen und Neubewertungen sowie die Passivierung von damit im Zusammenhang stehenden Sonderposten notwendig (Aktiva im Wertumfang von ca. + 30,0 Mio. € wurden im Rahmen der Aufstellung der EÖB ausgebucht). Die Prüfung des wirtschaftlichen Eigentums ist erfolgt. Das Amt für Sport arbeitet kontinuierlich alle Sachverhalte auf und übergibt diese zur Korrektur der Stadtkämmerei. Derzeit erfolgt die Erfassung und Bewertung der Betriebsvorrichtungen. Zum derzeitigen Zeitpunkt wurden die Werte für 99% der Gebäude; 100% der Außenanlagen und 1% der Betriebsvorrichtungen ermittelt und übergeben. Bis zum 31.12.2016 sollen alle Vermögensgegenstände vollständig in der städtischen Bilanz ausgewiesen sein. Abschluss bis IV. Quartal 2016 7 Die Abbildung von Bebauten Grundstücken und Die ermittelten Summen verteilen sich auf das Immanuel-Kant Gymnasium, Humboldt-Gymnasium, Lichtenberg Gymnasium und 16. Schule in grundstücksgleichen Rechten sowie Geleisteten der Konradstraße. Die Schulen wurden im Haushaltsjahr 2013 aktiviert und die dazugehörigen Fördermittel als Sonderposten passiviert. Anzahlungen und Anlagen im Bau (23,7 Mio. €) ist aufgrund der Nichtberücksichtigung der Inbetriebnahme von Schulen und anderen Einrichtungen (Umgliederung/Ausweisfehler innerhalb des Sachanlagevermögens) mit Auswirkungen auf die Schuldenlage der Stadt Leipzig nicht sachgerecht. Mit zweckentsprechendem Nachweis der Verwendung sind für die entsprechenden Fördermittel Sonderposten für empfangene Investitions-zuwendungen zu bilanzieren und keine Sonstigen Verbindlichkeiten (17,3 Mio. €). ab dem Jahresabschluss 2013 umgesetzt. 8 Aufgrund der fehlerbehafteten Abbildung der Widmungen in den Jahresabschlüssen der Kultureigenbetriebe der Stadt Leipzig (Ausweis von Sonderposten anstatt Kapitalrücklagen) ist über die Anwendung der Eigenkapitalspiegelbildmethode das Sondervermögen zu niedrig bewertet. Damit einhergehend wirkt die Bestandsveränderung der Finanzanlagen der Stadt Leipzig in der Ergebnisrechnung zu positiv. Diese Effekte auf die Berichtigung der EÖB mit Auswirkung auf den JA 31.12.2012 der Stadt Leipzig sind noch nicht abschließend eruiert. umgesetzt Zwischen der Landesdirektion, der Stadt Leipzig sowie den Eigenbetrieben Kultur wurde sich darauf verständigt, die geänderte mit Aufstellung Rechtsauffassung des SMI zur Bilanzierung des den Eigenbetrieben gewidmeten Vermögens in den Jahresabschlüssen 2015 der Eigenbetriebe Jahresabschluss 2015 umzusetzen. Um eine simultane und gleichzeitige Anpassung der Bilanzierung vorzunehmen, ist demnach der Jahresabschluss 2015 der Stadt Leipzig geeignet. Dies auch vor dem Hintergrund, dass die Korrektur von Eröffnungsbilanzansätzen auf Seiten der Stadt bis 31.12.2015 (ergebnisneutral) möglich ist (gesetzliche Übergangsfrist). 9 Eine fehlende Bewertungsmatrix/-clusterung für Ein Konzept zur Ermittlung der Datenbasis für die PWB ist in Erarbeitung. Forderungen im Zusammenhang mit Einzelwertberichtigungen sowie eine fehlerhafte Ermittlung des Pauschalwertberichtungssatzes von Forderungen wurde festgestellt (Auswirkungen hieraus sind nicht beziffert). 10 In Auswertung von qualifizierten Bankbestätigungen, die das RPA risikoorientiert stichprobenhaft von der Stadtkämmerei angefordert hat, waren Bankguthaben aufgeführt, die sich nicht im Buchwerk der Stadt befinden. Dies betraf nicht nur Treuhandguthaben (vgl. Prüfungshemmnis). Die Zuständigkeit innerhalb der Stadtverwaltung für diese Konten ist vom Dezernat Finanzen zu klären. In Auswertung der Bankbestätigungen wurden darüber hinaus unzulässige Zeichnungsberechtigungen identifiziert und der Stadtkämmerei zur unverzüglichen Abänderung bekannt gegeben. Fertigstellung bis 30.09.2016 Im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses 2012 wurden fehlende Bankkonten identifiziert. Diese wurden aufgenommen und im Rahmen umgesetzt der Korrekturbuchungen 2012 (Umbuchungsliste RPA) korrigiert. Des Weiteren wurden in Zusammenarbeit mit der bbvl die Bankkonten im Zusammenhang mit den Verwalterverträgen des Liegenschaftsamtes auf Vollständigkeit überprüft. Diese Bestände wurden ebenso im Rahmen der Korrekturbuchungen 2012 berichtigt. Es wurde die korrekten Werte ermittelt und im Rahmen der Korrekturbuchungen 2012 verbucht. Die genauen Beträge sind der durch das Dezernat fortgeschriebenen Umbuchungsliste zu entnehmen. Zeichnungsberechtigungen wurden umgehend aktualisiert. Seite 4 von 8 Maßnahmen- und Zeitplan zur Umsetzung der Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses 2012 der Stadt Leipzig 11 Die Unbegründetheit von Sonstigen Verbindlichkeiten im Zusammenhang mit der Überleitung des kameralen Verwahrbestandes aus dem Verkauf von Grund und Boden (ungeklärte Eigentumsverhältnisse) i. H. v. ca. 27,8 Mio. € wurde festgestellt (davon haben 10,0 Mio. € Rückstellungscharakter – siehe Prüfungshemmnis). In diesem Punkt besteht ein Dissens zwischen dem Rechnungsprüfungsamt und dem Dezernat Finanzen/ Liegenschaftsamt. Dissens zwischen Die Stadt Leipzig weist u.a. in ihrer Vermögensrechnung zum 31.12.2012 sonstige Verbindlichkeiten aus übergeleiteten Verwahrbeständen aus Dezernat Finanzen und dem Verkauf von Grund und Boden (ungeklärte Eigentumsverhältnisse) in Höhe von 28.092.538,76 EUR aus. Die Einnahmen daraus sind in RPA dem Bilanzposten liquide Mittel enthalten. Diese resultieren aus vereinnahmten Geldern aus dem Verkauf von Flurstücken, für die die Stadt verfügungsberechtigt war. Diese Gelder können nach geltenden Recht Gegenstand von Vermögensansprüchen sein. Eine Auskehrverpflichtung ist damit offen. In vielen Fällen werden Seitens der Vermögensämter Bescheide aufgehoben oder Aktienanteile in Miteigentumsanteile gewandelt. An einer flurstücksgenauen Zuordnung dieser Ansprüche, insbesondere durch das Bundesamt für zentrale Dienste und offenen Vermögensfragen fehlt es oft noch. Eine abschließende Entscheidung wird zum 01.01.2017 erwartet. Bis dahin soll nach den gesetzlichen Vorgaben die Eintragung der offen gebliebenen Ansprüche durch die beteiligten Vermögensämter des Freistaates Sachsen und des Bundes in die Grundbücher erfolgen. Das Liegenschaftsamt der Stadt Leipzig macht deutlich, dass Anträge auf Erlösauskehr rechtssicher erst nach dem 01.01.2017, mit in Kraft treten von Artikel 5 des Gesetzes zur Einführung eines Datenbankgrundbuchs, geprüft werden können und somit auch erst ab 2017 eine sachgerechte Schätzung der Inanspruchnahme vorgenommen werden kann. Bis dahin geht das Fachamt davon aus, dass alle Verwahrbestände herausgegeben werden müssen. Der Empfehlung des Rechnungsprüfungsamtes zur Übergabe der bei den Vermögensämtern einzuholenden flurstückskonkreten Anmeldeauskünfte zu vermögensrechtlichen Ansprüchen nach dem Vermögensgesetz (Negativ-/Positivatteste) wird vom Fachamt aus vorgenannten Grund als nicht begründend angesehen. Nach dem 01.01.2017 wird das Liegenschaftamt der Stadt Leipzig durch die flurstücksgenaue Eintragung der Ansprüche Dritter in das Grundbuch in die Lage versetzt werden, den Gesamtbestand der Verwahrkonten einzelfallbezogen zu prüfen. Eine unterjährige Prüfung kann derzeit zu keinem rechtssicheren Ergebnis führen. Bis zur endgültigen rechtlichen Eigentumszuordnung z.B. per Bescheid, Urteil oder Beschluss sollen diese Verwahrungen weiterhin als sonstige Verbindlichkeiten in der Vermögensrechnung der Stadt Leipzig abgebildet werden. Ab 2017 wird durch das Liegenschaftsamt eine rechtssichere Zuordnung der Verwahrgelder vorgenommen und eine Bereinigung der sonstigen Verbindlichkeiten in der städtischen Vermögensrechnung vorgenommen. Das Rechnungsprüfungsamt macht im Rahmen der Prüfung deutlich, dass die Verpflichtung zur Erlösauskehr bzw. zur Rückgabe zu jeden Stichtag der Bilanz einzeln geprüft und bewertet werden müssen. Ohne diese Prüfung und den einzelfallbezogenen Nachweis der Verbindlichkeiten dürfen diese Beträge aufgrund des Willkürverbotes nicht bilanziert werden. Die sonstigen Verbindlichkeiten wurden einzelfallbezogen durch das Liegenschaftsamt angeordnet. Grundlage dafür bildeten u.a. die entsprechenden Geldeingänge. Von Willkür kann daher aus Sicht des Dezernates Finanzen nicht gesprochen werden. Die Stadt Leipzig weißt derzeit 28,1 Mio. € aus dem Verkauf von Grund und Boden (ungeklärte Eigentumsverhältnisse) im Bilanzposten sonstige Verbindlichkeiten und innerhalb der liquiden Mittel aus. Nach einer Stichprobenprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt sollen aus vorgenannten Gründen 17,8 Mio € als Berichtigung zur EÖB ausgebucht werden. Für den Restbetrag sind die Gründe für eine Rückstellungsbildung nachprüfbar. Die liquiden Mittel wurden bei der Betrachtung durch das Rechnungsprüfungsamt außen vor gelassen. Gemäß § 37 Abs. 1 Nr. 3 ist eine wirklichkeitsgetreue Bewertung durchzuführen. Dabei muss aus mehreren Möglichkeiten die wahrscheinlichste und damit die am ehesten der Wirklichkeit entsprechende Variante ausgewählt werden. Die Stichprobenauswahl umfasste 12.753.398,83 Euro, welche 45,39 % der Gesamtsumme abdeckt. Dabei kommt das Rechnungsprüfungsamt zu der Ansicht, dass 10.000.155,43 € (78,41% der Stichprobe) als Rückstellungen zu klassifizieren sind, da zumindest der Zahlungszeitpunkt ungewiss ist. Damit stellt die Stichprobe eine knapp 80%-ige Zuordnung zu einer Rückstellung dar. Dadurch entspricht eine Abbildung von lediglich 35% bezogen auf dem Gesamtbestand i.H.v. 28,1 Mio. € als Rückstellung und der pauschale Nichtansatz in Höhe von 65 % der Gesamtsumme nicht der Wirklichkeit. Im Sinne einer vorsichtigen Bilanzierung ist nach Ansicht des Dezernates Finanzen eine Ausbuchung der Beträge nicht sachgerecht. Dem Grunde nach stellt die Rückstellungsbildung ein Mittel der Periodenabgrenzung dar. Da den Verbindlichkeiten der Zahlungseingang an liquiden Mittel gegenübersteht ist die Periodenabgrenzung an dieser Stelle nicht gegeben. Die in den liquiden Mitteln enthaltenen Beträge sind dem Grunde und der Höhe nach bekannt. Lediglich der unbekannte Zeitpunkt der Zahlungsverpflichtung würde für eine Rückstellungsbildung sprechen. Da aufgrund von Rückgabeansprüchen über die liquiden Mittel aus den Verwahrbeständen nicht frei verfügt werden kann, ist eine Abbildung als Rückstellung ohne Bezug auf die Zahlungseingänge nicht empfehlenswert. Des Weiteren steht im Rahmen der Jahresabschlusserstellung einer Kommune weniger der Gläubigerschutz, sondern die Informationen über die wirtschaftliche Lage in Hinsicht auf die Aufgabenerfüllung im Vordergrund. Dabei sind wirklichkeitsgetreue Informationen zum Stand der frei verfügbaren liquiden Mittel zwingend notwendig. Mit dem Ausbuchen der sonstigen Verbindlichkeiten ist auch kein getrennter Ausweis dieser fremden liquiden Mittel mehr gegeben. Aus den vorgenannten Erläuterungen kann sich das Dezernat Finanzen im Sinne einer wirklichkeitsgetreuen Bilanzierung nicht der Meinung des Rechnungsprüfungsamt anschließen und lehnt daher eine Korrektur der Verwahrbestände ab. Ab dem 01.01.2017 wird eine rechtsichere Prüfung der Auskehrverpflichtungen durch das Liegenschaftsamt erfolgen. Seite 5 von 8 Lfd. Nr. Sachverhalt - festgestelltes Prüfungshemmnis geplante Maßnahmen Umsetzungszeitpunkt (Abschlussbericht des RPA) 1 2 Die Bewertung der Rückstellungsbildung für KAV (LVV/KWL) i. H. v. 290 Mio. € kann mangels begründender Unterlagen nicht beurteilt werden. Insbesondere steht die zu erwartende Prognose der Nichtinanspruchnahme sowie die kameral nicht gebildete Rücklage für Risikovorsorge der Rückstellungsbildung entgegen. In diesem Zusammenhang kann auch eine doppelte Risikoabbildung durch die Abwertung der Finanzanlage LVV aufgrund der Rückstellungsbildung in der KWL mit Ergebnisabführung an die LVV (Eigenkapitalspiegelbildmethode) nicht ausgeschlossen werden. In diesem Punkt besteht ein Dissens zwischen dem Rechnungsprüfungsamt und dem Dezernat Finanzen. Das Dezernat Finanzen sieht keine doppelte Risikoabbildung. Das tatsächliche wirtschaftliche Risiko aus der Inanspruchnahme der KWL zum Stichtag ist weitaus höher als die durch die Stadt Leipzig passivierte Rückstellung. Eine zu hohe oder doppelte Risikoabbildung findet daher nicht statt. Zur Absicherung des tatsächlichen Risikos hat die Landesdirektion in ihrem Genehmigungsbescheid vom 30.09.2011 weitere umfangreiche Auflagen erteilt. Zur Absicherung der finanziellen Stabilität von LVV und KWL und der zukünftigen Aufgabenerfüllung im Bereich der Wasserversorgung und Abwasserentsorgung haben die Stadt Leipzig und die LVV eine Kapitalausstattungsvereinbarung abgeschlossen. Danach verpflichtet sich die Stadt Leipzig gegenüber der LVV zur Kapitalausstattung bis maximal 290 Mio. € unter der Voraussetzung, dass die LVV wegen der Inanspruchnahme der KWL aus den CDO-Transaktionen Verluste der KWL ausgleichen muss. Die Kapitalausstattungs-vereinbarung deckelt folglich lediglich das Risiko zur Zahlung für die Stadt Leipzig. Das weitere Risiko der KWL wird durch die Rückstellungsbildung im Jahresabschluss der KWL dargestellt. Um das für die Stadt Leipzig verbleibende Risiko bilanziell abzubilden, wurde eine Rückstellung in Höhe dieser Kapitalausstattungsvereinbarung gebildet. Die Bildung dieser Rückstellung ist unabhängig von der Rückstellungsbildung in der KWL zu betrachten. Ungeachtet der vorhergehenden Darstellungen ist die scheinbar doppelte Abbildung das Resultat der Eigenkapitalspiegelbildmethode, die es so in den HGB-buchenden Unternehmen nicht gibt. Es handelt sich dem Grunde nach um zwei unterschiedliche Sachverhalte. Zum einen um die Verpflichtung der Stadt Leipzig gegenüber der LVV und zum anderen um den Effekt aus der Eigenkapitalspiegelbildmethode. Der Kontenrahmen der VwV KomHSys sieht keinen Korrekturposten für etwaige Effekte vor, so dass es zu ähnlichen Konstellationen jederzeit kommen kann. Eine Kürzung der Rückstellung bei der Stadt Leipzig zur Neutralisation der Effekte aus der Eigenkapitalspiegelbildmethode ist nicht sachgerecht, da unter der Beachtung des Höchstwertprinzips kein wirklichkeitsgetreuer Ausweis dieses Bilanzpostens gegeben ist. Eine Erhöhung des Ansatzes der Finanzanlage ist ebenso wenig sachgerecht, da vom gesetzlich vorgegebenen Bewertungsschema der Eigenkapitalspiegelbildmethode abgewichen werden würde. Eine Konsolidierung der Abschlüsse im Konzernverbund der Stadt Leipzig würde diese Effekte neutralisieren. Die Rückstellung wird die Stadt Leipzig mit Beendigung der Kapitalausstattungsvereinbarung auflösen. Im JA 2012 ist der Sachverhalt LVBIm JA 2012 ist der Sachverhalt LVB-Schienennetztransaktion als Gewährvertrag unter der Bilanz i. H. v. 59,9 Mio. € abgebildet. Das Schienennetztransaktion als Gewährvertrag unter nicht der Stadt Leipzig zugerechnete wirtschaftliche Eigentum an dem garantierten NORD/LB-Darlehen und die damit im der Bilanz i. H. v. 59,9 Mio. € abgebildet. Das Zusammenhang stehende Aktiva (Konsolidierungsanleihen) wurden in mehreren Gutachten bestätigt, zuletzt durch das Memorandum nicht der Stadt Leipzig zugerechnete von Dr. Wolfgang von Schönborn der Rechtsanwälte King & Wood Mallesons LLP vom 09.02.2016. wirtschaftliche Eigentum an dem garantierten Eine Darstellung des verbleibenden Darlehen bei der NordLB und des Wertpapierdepot als wirtschaftliches Eigentum und eine damit NORD/LB-Darlehen und die damit im verbundene Bilanzierungspflicht sehen wir daher weiterhin nicht. Die nach der Terminierung der CBL-Schienennetz-Transaktion 2011 Zusammenhang stehende Aktiva verbleibenden vertraglichen Verpflichtungen werden planmäßig bedient, daher ist eine Rückstellungsbildung entbehrlich. (Konsolidierungsanleihen) sowie deren Bewertung Wir sehen die Darstellung der Garantie gegenüber der NordLB als ausreichend. können nicht abschließend beurteilt werden. Infolgedessen sind die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und des Jahresabschlusses hinsichtlich der Vollständigkeit und Richtigkeit der Posten der Vermögensrechnung Rückstellungen, Verbindlichkeiten, Wertpapiere, der Posten der Ergebnisrechnung im ordentlichen Ergebnis der Zinsaufwendungen und Zinserträge sowie Zahlungen in der Finanzrechnung und hinsichtlich der Haftungsverhältnisse sowie Angaben und Erläuterungen zu nicht bilanzierten Vorbelastungen künftiger HHJ im Anhang und Rechenschaftsbericht nicht abschließend beurteilbar. Dissens zwischen Dezernat Finanzen und RPA. Die gebildete Rückstellung wird die Stadt Leipzig mit Beendigung der Kapitalausstattungsvereinbarung auflösen. Nächste Überprüfung der Voraussetzungen für die Rückstellungsbildung mit Aufstellung des Jahresabschlusses 2014, d. h. voraussichtlich IV. Quartal 2016. Dissens zwischen Dezernat Finanzen und RPA 3 Bei der Prüfung der Verbindlichkeiten aus der In diesem Punkt besteht ein Dissens zwischen dem Rechnungsprüfungsamt und dem Dezernat Finanzen / Liegenschaftsamt. Dissens zwischen Dezernat Finanzen und RPA Überleitung des kameralen Verwahrkontos aus Die Stadt Leipzig weist u.a. in ihrer Vermögensrechnung zum 31.12.2012 sonstige Verbindlichkeiten aus übergeleiteten dem Verkauf von Grund und Boden wurde trotz Verwahrbeständen aus dem Verkauf von Grund und Boden (ungeklärte Eigentumsverhältnisse) in Höhe von 28.092.538,76 EUR aus. Die Einnahmen daraus sind in dem Bilanzposten liquide Mittel enthalten. Diese resultieren aus vereinnahmten Geldern aus dem Aufforderung der ausstehende Verkauf von Flurstücken, für die die Stadt verfügungsberechtigt war. Diese Gelder können nach geltenden Recht Gegenstand von Einzelfallnachweis für die verwahrten Erlöse Vermögensansprüchen sein. Eine Auskehrverpflichtung ist damit offen. nicht erbracht. Im Übrigen sei hinsichtlich der diesbezüglichen Melde- und Informationspflichten In vielen Fällen werden Seitens der Vermögensämter Bescheide aufgehoben oder Aktienanteile in Miteigentumsanteile gewandelt. An auf die Ausführung unter Punkt 3.2.2 verwiesen. einer flurstücksgenauen Zuordnung dieser Ansprüche, insbesondere durch das Bundesamt für zentrale Dienste und offenen Vermögensfragen fehlt es oft noch. Eine abschließende Entscheidung wird zum 01.01.2017 erwartet. Bis dahin soll nach den gesetzlichen Vorgaben die Eintragung der offen gebliebenen Ansprüche durch die beteiligten Vermögensämter des Freistaates Sachsen und des Bundes in die Grundbücher erfolgen. Das Liegenschaftsamt der Stadt Leipzig macht deutlich, dass Anträge auf Erlösauskehr rechtssicher erst nach dem 01.01.2017, mit in Kraft treten von Artikel 5 des Gesetzes zur Einführung eines Datenbankgrundbuchs, geprüft werden können und somit auch erst ab 2017 eine sachgerechte Schätzung der Inanspruchnahme vorgenommen werden kann. Bis dahin geht das Fachamt davon aus, dass alle Verwahrbestände herausgegeben werden müssen. Der Empfehlung des Rechnungsprüfungsamtes zur Übergabe der bei den Vermögensämtern einzuholenden flurstückskonkreten Anmeldeauskünfte zu vermögensrechtlichen Ansprüchen nach dem Vermögensgesetz (Negativ-/Positivatteste) wird vom Fachamt aus vorgenannten Grund als nicht begründend angesehen. Nach dem 01.01.2017 wird das Liegenschaftamt der Stadt Leipzig durch die flurstücksgenaue Eintragung der Ansprüche Dritter in das Grundbuch in die Lage versetzt werden, den Gesamtbestand der Verwahrkonten einzelfallbezogen zu prüfen. Eine unterjährige Prüfung kann derzeit zu keinem rechtssicheren Ergebnis führen. Bis zur endgültigen rechtlichen Eigentumszuordnung z.B. per Bescheid, Urteil oder Beschluss sollen diese Verwahrungen weiterhin als sonstige Verbindlichkeiten in der Vermögensrechnung der Stadt Leipzig abgebildet werden. Ab 2017 wird durch das Liegenschaftsamt eine rechtssichere Zuordnung der Verwahrgelder vorgenommen und eine Bereinigung der sonstigen Verbindlichkeiten in der städtischen Vermögensrechnung vorgenommen. Das Rechnungsprüfungsamt macht im Rahmen der Prüfung deutlich, dass die Verpflichtung zur Erlösauskehr bzw. zur Rückgabe zu jeden Stichtag der Bilanz einzeln geprüft und bewertet werden müssen. Ohne diese Prüfung und den einzelfallbezogenen Nachweis der Verbindlichkeiten dürfen diese Beträge aufgrund des Willkürverbotes nicht bilanziert werden. Die sonstigen Verbindlichkeiten wurden einzelfallbezogen durch das Liegenschaftsamt angeordnet. Grundlage dafür bildeten u.a. die entsprechenden Geldeingänge. Von Willkür kann daher aus Sicht des Dezernates Finanzen nicht gesprochen werden. Die Stadt Leipzig weißt derzeit 28,1 Mio. € aus dem Verkauf von Grund und Boden (ungeklärte Eigentumsverhältnisse) im Bilanzposten sonstige Verbindlichkeiten und innerhalb der liquiden Mittel aus. Nach einer Stichprobenprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt sollen aus vorgenannten Gründen 17,8 Mio € als Berichtigung zur EÖB ausgebucht werden. Für den Restbetrag sind die Gründe für eine Rückstellungsbildung nachprüfbar. Die liquiden Mittel wurden bei der Betrachtung durch das Rechnungsprüfungsamt außen vor gelassen. Gemäß § 37 Abs. 1 Nr. 3 ist eine wirklichkeitsgetreue Bewertung durchzuführen. Dabei muss aus mehreren Möglichkeiten die wahrscheinlichste und damit die am ehesten der Wirklichkeit entsprechende Variante ausgewählt werden. Die Stichprobenauswahl umfasste 12.753.398,83 Euro, welche 45,39 % der Gesamtsumme abdeckt. Dabei kommt das Rechnungsprüfungsamt zu der Ansicht, dass 10.000.155,43 € (78,41% der Stichprobe) als Rückstellungen zu klassifizieren sind, da zumindest der Zahlungszeitpunkt ungewiss ist. Damit stellt die Stichprobe eine knapp 80%-ige Zuordnung zu einer Rückstellung dar. Dadurch entspricht eine Abbildung von lediglich 35% bezogen auf dem Gesamtbestand i.H.v. 28,1 Mio. € als Rückstellung und der pauschale Nichtansatz in Höhe von 65 % der Gesamtsumme nicht der Wirklichkeit. Im Sinne einer vorsichtigen Bilanzierung ist nach Ansicht des Dezernates Finanzen eine Ausbuchung der Beträge nicht sachgerecht. Dem Grunde nach stellt die Rückstellungsbildung ein Mittel der Periodenabgrenzung dar. Da den Verbindlichkeiten der Zahlungseingang an liquiden Mittel gegenübersteht ist die Periodenabgrenzung an dieser Stelle nicht gegeben. Die in den liquiden Mitteln enthaltenen Beträge sind dem Grunde und der Höhe nach bekannt. Lediglich der unbekannte Zeitpunkt der Zahlungsverpflichtung würde für eine Rückstellungsbildung sprechen. Da aufgrund von Rückgabeansprüchen über die liquiden Mittel aus den Verwahrbeständen nicht frei verfügt werden kann, ist eine Abbildung als Rückstellung ohne Bezug auf die Zahlungseingänge nicht empfehlenswert. Des Weiteren steht im Rahmen der Jahresabschlusserstellung einer Kommune weniger der Gläubigerschutz, sondern die Informationen über die wirtschaftliche Lage in Hinsicht auf die Aufgabenerfüllung im Vordergrund. Dabei sind wirklichkeitsgetreue Informationen zum Stand der frei verfügbaren liquiden Mittel zwingend notwendig. Mit dem Ausbuchen der sonstigen Verbindlichkeiten ist auch kein getrennter Ausweis dieser fremden liquiden Mittel mehr gegeben. Aus den vorgenannten Erläuterungen kann sich das Dezernat Finanzen im Sinne einer wirklichkeitsgetreuen Bilanzierung nicht der Meinung des Rechnungsprüfungsamt anschließen und lehnt daher eine Korrektur der Verwahrbestände ab. Ab dem 01.01.2017 wird eine rechtsichere Prüfung der Auskehrverpflichtungen durch das Liegenschaftsamt erfolgen. 4 Bezüglich der Auswertung der stichprobenhaft Eine Optimierung der Prozesse erfolgte jährlich. Weitere Verbesserungen erfolgen in Abstimmung mit den betroffenen Unternehmen angeforderten Saldenbestätigungen bei und den Fachämtern. ausgelagerten Aufgabenträgern seitens des RPA wurden Differenzen nicht abschließend geklärt. lfd. Prozess