Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung eilbedürftig Beschlussvorlage Nr. VI-DS-02527 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters Fachausschuss Stadtentwicklung und Bau Fachausschuss Finanzen Ratsversammlung 18.05.2016 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Stadtentwicklung und Bau Betreff Vergabe der Außenwerberechte (Werbekonzession) - weiteres Vorgehen und Abschluss eines Interimsvertrages Beschlussvorschlag: 1. Der Oberbürgermeister wird beauftragt einen Interimsvertrag mit JCDecaux Deutschland GmbH mit folgenden Eckpunkten abzuschließen: - Laufzeit bis zum 30.06.19, - kostenfreie Übertragung der Spritzschutzgeländer sowie Scheiben am Hauptbahnhof und Augustusplatz nach Vertragsende, - Erarbeitung eines Abbauplanes. 2. Das laufende Interessenbekundungsverfahren zu den offenen Werberechten wird beendet. 3. Die Verwaltung wird beauftragt, einen Vorschlag für die Neuausschreibung der verbliebenen Werberechte zu erarbeiten und dem Stadtrat bis Ende des ersten Halbjahres 2017 zum Beschluss vorzulegen. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: nicht relevant Sachverhalt: siehe Begründung Verkehrs- und Tiefbauamt 28.04.2016 Vergabe der Außenwerberechte (Werbekonzession) – weiteres Vorgehen und Abschluss eines Interimsvertrages Veranlassung Mit Stadtratsbeschluss vom 19.06.2013 wurde die Verwaltung beauftragt, eine Neuausschreibung der Werberechte vorzunehmen. Dabei wurde der Gesamtauftrag erteilt und keine weiteren Bedingungen für die Verwaltung und das Verfahren manifestiert außer, dass die Gründung von Arbeitsgruppen bestimmt wurde. Im Laufe des Verfahrens zur Neuausschreibung und insbesondere beim Verhandlungsverfahren an sich, wechselten dann auch die Mitglieder in den einzelnen Arbeitsgruppen. Einige Ämter oder Institutionen wurden nach Fertigstellung der Ausschreibungsunterlagen aus dem weiteren Verfahren entlassen, andere wurden nun enger ins Verfahren und den zu treffenden Entscheidungen eingebunden. Um für alle Beteiligten am Verfahren eine notwendige Transparenz gegenüber den Entscheidungsträgern für das gesamte Verfahren zu ermöglichen, wurde mit der Vorlage VI-DS-01426 die Gründung einer nicht-öffentlichen Leitungsgruppe durch den Stadtrat bestimmt. In den jeweiligen Sitzungen, an denen nicht nur Vertreter der Stadtverwaltung sondern auch Mitglieder der Fraktionen teilnahmen, wurden alle Teilschritte und deren Notwendigkeit besprochen. Somit wurde im Vorfeld auch die Aufhebung wegen Unwirtschaftlichkeit im EU-Amtsblatt zu Los 1 erklärt. Die Aufhebung wurde dann formal am 21.01.2016 bekanntgegeben sowie alle Bieter über die Aufhebung und die Gründe informiert. Schon heute ist einschätzbar, dass auf Grund des Zeitbedarfs für eine notwendige Vergabe die Werberechte aus dem Los 1 nicht bis zum 01.01.2017 abschließend vergeben werden können. 1. Aufhebungsgründe Die Ausschreibung zu Los 1 enthielt die Fahrgastunterstände sowie Werbung in 18/1- und 4/1 Formaten. Es befanden sich hinterleuchtete wie auch geklebte Anlagen in diesem Los. Mit den Unterlagen wurde den Bewerbern ein umfangreiches Werbekonzept übergeben, welches die Grundlage für das Angebot der Bieter bildete. Eine weitere Voraussetzung für die Ausschreibung war die Schaffung gleicher Bedingungen für alle Bieter (Neuaufbau aller Anlagen). Mit Abgabe der vorläufigen unverbindlichen Angebote lagen der Stadt zwei Angebote vor, die jeweils bewertet wurden. Diese unterschieden sich erheblich voneinander. Ein Bieter verstand es, auf der Grundlage des Werbekonzeptes ein solides vorläufiges Angebot abzugeben. Damit wären alle Ziele der Stadt, wie Realisierung von 864 Fahrgastunterständen sowie die Zahlung eines jährlichen Entgelts an die Stadt, umsetzbar gewesen. Am 09.10.2015 teilte dieser Bieter überraschend mit, dass er nicht weiter am Verfahren zum Los 1 teilnehmen und kein bindendes Angebot abgeben werde. Als Begründung nannte er, dass die benötigten Investitionsmittel innerhalb der Firma umgelagert werden und für diese Konzession nicht mehr zur Verfügung stehen. 1 Verkehrs- und Tiefbauamt 28.04.2016 Vergabe der Außenwerberechte (Werbekonzession) – weiteres Vorgehen und Abschluss eines Interimsvertrages Der zweite Bieter hatte hingegen Schwierigkeiten die Vorgaben der Stadt zu erfüllen. Besonders ablehnend war der Bieter bei der Akzeptanz des von der Stadt vorgegebenen Vertragsinhaltes in Verbindung mit Umsetzung wichtiger gesetzlicher Regelungen (wie der Einbau von Stromzählern), der Umsetzung des Designkonzeptes der Stadt sowie bei der Zahlung eines Entgeltes an die Stadt. Aus diesem Grund machte die Stadt von der Möglichkeit Gebrauch, dem Bieter eine Nachbesserung seines Angebotes zu ermöglichen. Diese Möglichkeit wurde vom Bieter nicht im wesentlichen Umfang genutzt. Der Bieter war in den aufgeführten Punkten nur bereit, die Designforderungen der Stadt umzusetzen. Die Ziele der Stadt, wie die Versorgung mit den benötigten Fahrgastunterständen und die Zahlung eines Entgeltes war mit dem Angebot nicht umsetzbar. Insbesondere verlangte der Bieter von der Stadt die Zahlung eines jährlichen Entgeltes. Trotzdem wurden mit beiden Bietern Verhandlungen geführt. Die gebotenen Entgelthöhen aus den Verhandlungen können nicht benannt werden, da dieser Sachverhalt bei Durchführung des nächsten Verhandlungsverfahrens zum Nachteil für die Stadt werden kann (Ausrichtung der Angebote an diesen Entgeltzahlungen). Da der Bieter den finanziellen Teil nicht nachbesserte, musste im Januar 2016 die Entscheidung getroffen werden, das Angebot zu Los 1 wegen Unwirtschaftlichkeit aufzuheben. Ausschlaggebend war dabei die große Diskrepanz zwischen den zwei Angeboten. Diese war aus den eingereichten Kalkulationen, die die Grundlage für das Angebot bildeten, abzulesen. Auf Grund der enormen Abweichung beider Kalkulationen beim Entgelt, wäre es dem verbliebenen Bieter auch vor dem Hintergrund der bisher geführten Verhandlung nicht möglich gewesen, sein Angebot so abzuändern und derartig anzupassen, dass ein positives Entgelt an die Stadt verhandelbar gewesen wäre, ohne damit die Rechtmäßigkeit seiner eigenen Kalkulation in Frage zu stellen. Außerdem wäre mit der Annahme des Angebotes keine Umsetzung der im Vorfeld erarbeiteten Ziele der Stadt, d.h. • • Beschaffung von Fahrgastunterständen für das gesamte Stadtgebiet, Entgeltzahlungen zur Beschaffung anderer Stadtmöblierungselemente einschließlich Toiletten und Spritzschutzgeländer möglich gewesen. Nach Aufhebung der Ausschreibung zu Los 1 am 21.01.2016 im EU-Amtsblatt musste kurzfristig eine Entscheidung getroffen werden, um die nun unausweichliche Notsituation des Abbaus der Fahrgastunterstände zum 01.01.2017 abzuwenden. 2. Darstellung der heutigen Situation 2.1 Interessenbekundung zu Los 1 a und 1 b Mit Aufhebung des Loses 1 musste eine Lösungsmöglichkeit für die Vergabe der Werberechte der hinterleuchteten Werbeanlagen, geklebten Flächen im 18/1-Format und die Fahrgastunterstände entwickelt werden, damit diese Werberechte bis zum 01.01.2017 vergeben werden konnten. Als Möglichkeit wurde die Eigenbeschaffung von Fahrgastunterständen durch die Stadt gesehen, um somit eine betriebswirt- 2 Verkehrs- und Tiefbauamt 28.04.2016 Vergabe der Außenwerberechte (Werbekonzession) – weiteres Vorgehen und Abschluss eines Interimsvertrages schaftliche Entlastung des künftigen Konzessionärs zu erreichen. Dadurch wäre mit einer entscheidenden Entgeltsteigerung zu rechnen gewesen sowie die Herstellung des Wettbewerbs gelungen. Gleichzeitig ist aus Vergabesicht die Stadt als öffentlicher Auftraggeber mit Aufhebung der Ausschreibung verpflichtet, einer Scheinaufhebung entgegenzuwirken, indem mit der Aufhebung die erneute Ausschreibung des Loses angekündigt wird. Aus diesem Grund erfolgte die Bekanntmachung zur Interessenbekundung im EU-Amtsblatt. Am 30.01.2016 erfolgte daraufhin die Bekanntmachung zur Interessenbekundung zu den Losen 1 a und 1 b im Amtsblatt der EU. Ziel dieser Aufteilung war die Herstellung von Wettbewerb im Rahmen des Verhandlungsverfahrens. Gleichermaßen dient diese Bekanntmachung dazu, dass Interesse geeigneter Bewerber für diese Losaufteilung abzufragen und deren Eignung für das kommende Verfahren festzustellen sowie einen zeitlichen Vorlauf zum neuen Konzessionsrecht ab April 2016 zu schaffen. Der Inhalt der Lose umfasste dabei die Werberechte aus dem aufgehobenen Los 1 jedoch ohne Fahrgastunterstände. Ein Vorteil dieser Aufteilung wäre dabei die betriebswirtschaftliche Entlastung, da der investitionsrelevante Neubau von Fahrgastunterständen nicht mehr enthalten ist. Auch könnte der dringend notwendige Wettbewerb um die Werberechte wieder sichergestellt werden, da auch Bieter für das Vergabeverfahren angesprochen werden, die aus wirtschaftlichen Gründen mit der vorherigen Ausschreibung überfordert waren. Bei der Vergabe der Werberechte muss auch die Finanzierung und Betreibung der Fahrgastunterstände betrachtet werden. Eine mündliche und schriftliche Anfrage beim Fördermittelgeber (Landesamt für Straßenbau und Verkehr), ob die Beschaffung und Einbau von Fahrgastunterständen förderfähig ist, wurde mündlich positiv beantwortet. Ein Fördermittelantrag könnte hierzu erst nach Beschluss des zuständigen Gremiums gefasst werden. Nach anfänglichen Prüfungen muss jetzt aber eingeschätzt werden, dass noch eine Reihe von Themen zu klären sind, um die Wirtschaftlichkeit abschließend bewerten zu können. Es ist nun die Aufgabe der Verwaltung, dem Stadtrat die Möglichkeiten für die Ausschreibung der Werberechte aufzuzeigen. Aus diesem Grund wird eine Weiterführung des Ausschreibungsverfahrens mit den Losen 1 a und 1 b zum jetzigen Zeitpunkt nicht empfohlen. Es ist heute bereits absehbar, dass ein Aufbau von Fahrgastunterständen ab dem 01.01.2017 nicht erfolgen kann. Damit auch ab dem 01.01.2017 weiterhin Fahrgastunterstände für die Bürger der Stadt zur Verfügung stehen, kann nur ein Abschluss eines Interimsvertrag mit JCDecaux für eine begrenzte Zeit (2,5 Jahre) Abhilfe schaffen. Dazu muss der Oberbürgermeister per Beschluss beauftragt und ermächtigt werden. 3 Verkehrs- und Tiefbauamt 28.04.2016 Vergabe der Außenwerberechte (Werbekonzession) – weiteres Vorgehen und Abschluss eines Interimsvertrages 2.2 Abschluss eines Interimsvertrages Es wird eine Weiterführung des derzeit noch bestehenden Konzessionsvertrages als zeitlich befristete Zwischenlösung empfohlen. Die Stadt befindet sich durch Aufhebung des Loses 1 in der Notsituation, bis zum 01.01.2017 keine weitere Ausschreibung beenden bzw. keine andere Möglichkeit der Beschaffung von Fahrgastunterständen realisieren zu können. Beim Abschluss dieses Interimsvertrages handelt es sich um eine Zwischenlösung die der Stadt ermöglichen würde, ein Konzept zu erarbeiten, dass den (vergabe)rechtlichen Vorgaben als auch den wirtschaftlichen Interessen der Stadt entspricht sowie gleichzeitig der Daseinsvorsorge für den Wetterschutz an ÖPNV-Haltestellen gerecht wird. Die damit in Verbindung stehende Verkehrsinfrastruktur könnte beibehalten werden. Nach Abschluss ist der Interimsvertrag im Verkehrs- und Tiefbauamt einsehbar. Aus den vorgenannten Gründen wird empfohlen, dem Abschluss eines Interimsvertrages mit JCDecaux über den Zeitraum vom 01.01.2017 bis 30.06.2019 zuzustimmen. Erst mit Rückzug des zweiten Bieters und damit der Beendigung des Wettbewerbs im Verfahren kam es zu der Heute bestehenden Situation, in der der Abbau der Fahrgastunterstände ohne Ersatz droht. Daher wurde die Möglichkeit einer Eigenbeschaffung von Fahrgastunterständen nach Ausstieg des zweiten Bieters, untersucht. Leider gelang es nicht, dies zeitgerecht zu entwickeln und abschließend prüfen zu können, um damit eine realistische Realisierungschance ab 2017 zu erreichen. 2.3 Beauftragung zur Erarbeitung eines Vorschlages zur Neuausschreibung Im Laufe des Jahres müssen nun alle möglichen Varianten für eine Ausschreibung sowie die daraus ergebenen möglichen Konsequenzen aufgezeigt werden. Dazu wird dem Stadtrat eine entsprechende Beschlussvorlage noch in der ersten Hälfte des Jahres 2017 zur Entscheidung vorgelegt. Diese bildet dann die Grundlage für die Neuausschreibung der noch offenen Werberechte und dem Umgang mit den Fahrgastunterständen. 3. Fach- und Rechtsberater Die Ausschreibung der Fach- und Rechtsberatung in Form eines VOF-Verfahrens sowie deren daraus erfolgte Beauftragung beinhaltete jeweils die Ausschreibung der vorhandenen Werberechte bis zum Abschluss von Verträgen über alle Werberechte der Stadt. Mit der Aufhebung des Vergabeverfahrens zu Los 1 durch die Stadtverwaltung sind die Honorarverträge der Fach- und Rechtsberater grundsätzlich zum 31.12.2015 erfüllt. Derzeit erfolgt die Inanspruchnahme der Beratungsleistungen daher im Einzel- 4 Verkehrs- und Tiefbauamt 28.04.2016 Vergabe der Außenwerberechte (Werbekonzession) – weiteres Vorgehen und Abschluss eines Interimsvertrages fall auf der Grundlage des § 1 des jeweiligen Honorarvertrages in dem die Zusatzbeauftragung geregelt ist. Eine weitere Inanspruchnahme von Dienstleistungen durch die bisher tätigen Berater ist zur Bewältigung von Abschlussarbeiten in den nächsten Wochen noch erforderlich. Durch die angestrebte Zwischenlösung mit JCDecaux in Form eines Interimsvertrages (vom 01.01.2017 bis 30.06.2019) müssen auch die „geklebten Großflächen“ einer Weiternutzung ab Januar 2017 zugeführt werden um finanzielle Nachteile für die Stadt auszuschließen. Diese Werbeträgerart ist nicht Bestandteil der Leistungen in dem angestrebten Interimsvertrag mit JCDecaux. Für die Neuausschreibung der Werberechte mit Beginn zum 01.07.2019 wird die Unterstützung einer Fach- und Rechtsberatung notwendig die in nächster Zeit ausgeschrieben werden muss. Die zusätzlichen Mittel müssen dafür im Haushalt des Verkehrs- und Tiefbauamtes eingestellt werden. Die möglichen Kosten für diese Beraterleistungen liegen laut Schätzungen bei ca. 100.000 EUR. 5 Verkehrs- und Tiefbauamt Außenwerberechte – Interimsvertrag: EILBEDÜRFTIGKEIT 03.05.2016 Begründung der Eilbedürftigkeit Am 22.03.2016 konnten zwischen der Verwaltung und der JCDecaux Deutschland GmbH die Eckpunkte und der Vertragsentwurf für eine Interimsvereinbarung verhandelt werden. Die notwendigen Vertragsprüfungen auf Seiten der Verwaltung und auf Seiten der JCDecaux Deutschland GmbH konnten bis zum 02.05.2016 abgeschlossen werden, so dass jetzt die Grundlage für den erforderlichen Stadtratsbeschluss vorliegt. Die Interimsvereinbarung sollte so zeitnah wie möglich rechtswirksam unterzeichnet werden, um Klarheit und Rechtssicherheit für den Zeitraum ab 01.01.2017 (Endezeitpunkt der derzeitigen Verträge) für die Stadt und für das Unternehmen schnellstmöglich herzustellen. Insbesondere besteht dann Klarheit bezüglich der Stadtmöblierung (insbesondere Fahrgastunterstände) sowie für das weitere Vorgehen bezüglich des Ausschreibungsverfahrens. Die nächste Stadtratssitzung findet am 18. Mai 2016 statt. Die Beschlussfassung muss unbedingt zu diesem Termin erfolgen. Das Vorgehen wurde in der Leitungsgruppe Werbekonzession und im Fachausschuss für Stadtentwicklung und Bau wie seitens der Verwaltung vorgeschlagen gebilligt. 1/1