Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Neufassung Nr. VI-DS-02259-NF-01 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Rechnungsprüfungsausschuss Ratsversammlung 18.05.2016 Beschlussfassung Eingereicht von Oberbürgermeister Betreff Abschlussbericht Sonderprojekt "Gesetzliche Vertretung" zum 31.12.2015 Beschlussvorschlag: 1. Der Abschlussbericht des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“ zum 31.12.2015 wird zur Kenntnis genommen. 2. Die sich aus den Ratsbeschlüssen RBV-1219/12 und DS 00130/14 ergebenden Festlegungen zur Information des Stadtrates durch die Verwaltung sind mit Vorlage dieses Abschlussberichtes erfüllt. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: nicht relevant Abschlussbericht des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“ zum 31. Dezember 2015 - Kurzfassung A. Auftrag Im Zeitraum von der Gründung am 1. Juli 2012 bis zu seiner Auflösung am 31. Dezember 2015 war das Sonderprojekt „Gesetzliche Vertretung“ eingesetzt, um verwaltungsintern die Vorgänge um die „herrenlosen Häuser“ aufzuklären, Fehler aufzuarbeiten und die diesbezüglichen Ratsbeschlüsse umzusetzen. Dieser Tätigkeit lagen Aufträge aus den folgenden Ratsbeschlüssen zugrunde: • • • • RBV-1219/12 (Ziff. 2 bis 5, 7, 8) i.V.m. dem Maßnahmekatalog DS-V/ 2098/ 12 RBV-1778/13 RBV-1817/13 DS 00130/14 (VI. WP) Darin enthalten waren im Wesentlichen folgende Aufträge: • • • • • • • • • • • Überprüfung der Kaufpreise Überprüfung der Vergütung für Rechtsanwälte Überprüfung eines groben Fehlverhaltens von Sachverständigen/Gutachtern Vorschlag zum künftigen Umgang mit Gutachtern und gesetzlichen Vertretern Korrekte Separierung und Anlage der Verwahrkonten als Fremdgelder Beendigung der Verwahrung der Fremdgelder Aufarbeitung der Akten Schaffung der Grundlagen für das laufende Verwaltungsverfahren Einführung einer Mehrerlösklausel Abbestellung gesetzlicher Vertreter bei materiellrechtlichen Fehlern Regelmäßige Berichterstattung in Ausschüssen und an die Ratsversammlung Insgesamt wurden rund 800 Altakten etwa 1.618 Prüfaufträgen unterzogen. Hinzu kam die Migration der 350 Verwahrkonten, so dass bis zum Abschluss der Fehleranalyse insgesamt fast 2.000 Aufträge aus den Ratsbeschlüssen umzusetzen waren. Weitere Tätigkeiten umfassten die teilweise bereits abgeschlossene Korrektur der analysierten Fehler je Akte/ Verwahrkonto und die vollständige Neuausrichtung und Durchführung des Verwaltungsverfahrens „Gesetzliche Vertretung“. Seite 2/7 B. Feststellungen B.1. Erfüllung Projektauftrag Zum Ende des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“ und mit Vorlage dieses Abschlussberichtes zum 31.12.2015 ist festzuhalten: Die mit der Einsetzung des Sonderprojektes angestrebte verwaltungsinterne Aufarbeitung der Defizite bei der Bearbeitung der gesetzlichen Vertretung in der Vergangenheit ist abgeschlossen; die gewünschte Aufklärung zu den „herrenlosen Häusern“ hat stattgefunden. Alle Aufträge an die Verwaltung, für die die Projektstruktur geschaffen worden und zielführend war, sind abgeschlossen. Insbesondere haben umfangreiche Untersuchungen dazu stattgefunden, ob zu niedrige Kaufpreise zum Nachteil der gesetzlich Vertretenen erzielt wurden, Gutachter grob fehlerhaft Kaufpreise ermittelt haben und Rechtsanwälte systematisch überzahlt worden waren. Diese Untersuchungen im Rahmen der „Fehleranalyse“ sind mit Vorlage dieses Abschlussberichtes beendet. Für die beauftragte Überprüfung der Altakten und Verwahrbeträge und mit der Beendigung der Verwahrung durch die Stadt Leipzig und die Wiederherstellung des gesetzlichen Zustandes im Sinne von RBV-1219/12, Ziff. 4 Satz 2 i.V.m. Ziff. 2 ist eine Projektstruktur nicht erforderlich und auch nicht zielführend. Die Korrektur der festgestellten Fehler ist eine laufende Verwaltungstätigkeit und gerade keine Projekttätigkeit. Daher wird diese im regelmäßigen Verwaltungsverfahren in der Linienorganisation in der Stadtkasse, Abteilung Amt zur Regelung offener Vermögensfragen/ Gesetzliche Vertretung abgearbeitet. B.2. Die wesentlichen Ergebnisse als Übersicht • Das Rechtsinstitut der „gesetzlichen Vertretung“ war nach der Wiedervereinigung für den wirtschaftlichen Aufschwung der neuen Bundesländer als Beschleunigungsvorschrift eingeführt worden. Auftrag war, in den neuen Ländern registerrechtliche und verwandte Verfahren zu vereinfachen und zu beschleunigen, Gerichte und Verwaltungseinheiten zu entlasten und geordnete Eigentumsverhältnisse zügig wiederherzustellen. Dadurch sollten die wirtschaftliche Entwicklung gefördert und Grundstücke insbesondere dem investiven Wirtschaftsverkehr und damit dem Verkauf zugeführt werden. Unklarheiten im Gesetzestext führten in den neuen Ländern zu unterschiedlichem Umgang mit dem Rechtsinstitut und auch in Leipzig zu Unsicherheiten bei der Rechtsanwendung. • Von 784 geprüften Grundstücksvorgängen wurden in der Stadt Leipzig 401 Grundstücke unter Beteiligung eines gesetzlichen Vertreters veräußert. Da der Verkauf der Grundstücke das erklärte Ziel der gesetzlichen Regelungen war, handelte es sich bei dieser Vorgehensweise der Stadt Leipzig um ein grundsätzlich vom Gesetzgeber gewünschtes Vorgehen und damit nicht um einen Missbrauch des Rechtsinstituts. Vielmehr war es ein legitimes Interesse der Stadt, die laufenden Kosten für die Verwaltung der Grundstücke zu beenden, die Verkehrssicherungspflichten auf Folgeeigentümer zu übertragen und neue Grundsteuerzahler zu gewinnen. • Der mittels gesetzlicher Vertretung vorgenommene Eingriff in das Grundrecht auf Eigentum steht unter der Voraussetzung, dass im Vorfeld der Bestallung eines gesetzlichen Vertreters eine verhältnismäßige Eigentümerermittlung durchgeführt wurde. Für die Stadt Leipzig war festzustellen, dass in der Vergangenheit eine solche Eigentümerermittlung in vielen Fällen nicht oder nicht im erforderlichen Umfang stattgefunden hatte. In der Zusammenschau aller Auswertungen lag hierin das zentrale Defizit im Umgang mit der gesetzlichen Vertretung in Leipzig und auch mehrheitlich die wesentliche Ursache für die festgestellten Schadensfälle. • Die Verwahrung der Kaufpreise auf städtischen Verwahrkonten, ohne die erwirtschaften Zinsen den jeweiligen grundstücksbezogenen Konten zuzuordnen, kann als weiterer zentraler Kritikpunkt bezeichnet werden. Auch wenn die Stadt Leipzig diese Zinsen im Laufe der vorangegangenen fast 20 Jahre eingenommen hatte, verursachte die Ausbuchung dieser Zinseinnahmen auf die separierten Verwahrkonten im Haushalt 2012 einen Aufwand von mehr als 1,9 Mio. EUR. Die Verwahrkonten befinden sich seit 1. Januar 2013 in Form einer grundstücksbezogenen mündelsicheren Geldanlage bei einem Kreditinstitut. Die Anforderungen aus dem Ratsbeschluss RBV-1219/ 12, Ziff. 4 S. 1 sind damit erfüllt. Seite 3/7 • Der Vergleich mit anderen ostdeutschen Städten hat ergeben, dass die Quote von Anträgen im Verhältnis zu Bestallungen in Leipzig deutlich höher war, weil in anderen Städten vergleichsweise intensiver nach Eigentümern und deren Erben gesucht worden war. Der zweite wesentliche Unterschied lag darin, dass in den anderen Kommunen die Verkaufserlöse regelmäßig zügig beim zuständigen Amtsgericht hinterlegt und nicht auf städtischen Konten verwahrt worden waren. Im Übrigen bestanden auch in anderen Kommunen Unsicherheiten über die Auslegung der gesetzlichen Regelungen. • Insgesamt waren 4 Schadensfälle festzustellen. Für drei Vorgänge hat die Stadt Leipzig außergerichtliche Ausgleichszahlungen in Gesamthöhe von rund 400.000,00 EUR getragen. Bei zwei Fällen war beim Verkauf des Grundstücks durch einen gesetzlichen Vertreter auf Basis eines Verkehrswertgutachtens eine konkrete Abweichung vom Verkehrswert nachgewiesen worden, wodurch den unbekannten Eigentümern ein Schaden entstanden war. Bei dem dritten Schadensfall war die Veräußerung im Rahmen der gesetzlichen Vertretung rechtlich unwirksam, weil der vermeintlich verstorbene Eigentümer noch lebte. Hier wurde der Verkauf des Grundstücks rückabgewickelt. Im vierten Fall wurde die Stadt Leipzig zur Zahlung von 85.593,40 EUR zzgl. Zinsen verurteilt, wofür der Haftpflichtversicherer die Regulierung übernommen hatte. In einem fünften Vorgang wurden im November 2015 durch den Anspruchsteller Ersatzansprüche beziffert. Ein Schadensersatzanspruch konnte bislang nicht festgestellt werden. Der Vorgang wurde entsprechend vertraglicher Verpflichtungen dem Haftpflichtversicherer übergeben. • Im Rahmen der Überprüfung der Kaufpreise (Kaufpreisrecherche) wurden die 401 Grundstücksveräußerungen unter Beteiligung eines gesetzlichen Vertreters in der Stadt Leipzig untersucht. Hierfür wurden Fallgruppen je nach Risikopotential gebildet. Im Ergebnis wurde festgestellt, dass bei 337 der geprüften 401 Kauffälle der Kaufpreis objektiv ermittelt wurde. Damit hatte sich der Veräußerungswert in über 80% der Grundstücksverkäufe im Rahmen der gesetzlichen Vertretung am Markt- bzw. Verkehrswert orientiert. Die Fallgruppe mit dem höchstem Verdacht auf Spekulation, wo ein Grundstück innerhalb eines Jahres zu mindestens 30 TEUR oder 100% ohne erkennbare Sanierung weiterveräußert worden war, enthielt insgesamt 34 Vorgänge. Diese waren entsprechend der Beauftragung durch die Ratsversammlung an die Staatsanwaltschaft Leipzig weitergeleitet worden, auch wenn kein konkreter Verdacht auf strafbare Handlungen vorlag. Erkenntnisse über die Ergebnisse der staatsanwaltschaftlichen Ermittlungen liegen hier nicht vor. • In drei Vorgängen wurde eine Veräußerung unter Verkehrswert festgestellt, woraus sich Ersatzansprüche ergeben könnten. In zwei dieser Fälle hatte der Fehler bei der Ermittlung des Verkehrswertes aufgrund von erheblichen Grundstücksbelastungen keine nachteiligen Auswirkungen auf die gesetzlich Vertretenen. Im dritten Vorgängen wurde ein Schaden festgestellt. Allerdings konnten aufgrund einer fehlenden Datenbasis in diesem Fall weder Eigentümer noch deren Rechtsnachfolger ermittelt werden. Eine Regulierung ist daher nicht möglich. • Die Überprüfung der Verkehrswertgutachten (Gutachterrecherche) fand im Rahmen der Kaufpreisrecherche statt. Es wurden alle Gutachten von ö.b.u.v. Sachverständigen herausgefiltert, die Grundlage einer Veräußerung unter Beteiligung eines gesetzlichen Vertreters geworden waren und bei denen sich insbesondere aufgrund eines wesentlich höheren Weiterverkaufspreises Hinweise auf eine zu niedrige Verkehrswertermittlung ergeben hatten. Insgesamt handelte es sich um 61 Gutachten. Die Prüfung erfolgte durch das Amt für Geoinformation und Bodenordnung. • Im Ergebnis wurde bei drei Gutachten der Verkehrswert fehlerhaft ermittelt. In zwei Vorgängen schloss die Stadt Leipzig außergerichtliche Vereinbarungen mit den Eigentümern bzw. Rechtsnachfolgern der Grundstücke, s.o. Im dritten Vorgang hatten die Mängel aufgrund erheblicher Vorbelastungen auf dem Grundstück keine Auswirkungen für die unbekannten Eigentümer (s.o.). • Ein grobes Fehlverhalten der betroffenen ö.b.u.v. Sachverständigen wurde nicht festgestellt. Es haben auch unter besonderer Berücksichtigung der Identität bestimmter Beteiligter keine Anhaltspunkte vorgelegen, dass Verkehrswerte systematisch zu niedrig ermittelt worden waren. Aufgrund der besonderen Sachkunde von öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen wurde mit Bestätigung des Ergebnisberichtes durch die Ratsversammlung1 beschlossen, dass bei der Verkehrswertermittlung im Rahmen von Grundstücksveräußerungen durch gesetzliche Vertreter in der Stadt Leipzig auch zukünftig wieder auf diejenigen Sachverständigen zurückgegriffen werden kann, die bislang durch den Ratsbeschluss RBV1219/12 von der Beauftragung ausgeschlossen waren. Künftig werden grundsätzlich nur noch 1 Beschluss der Ratsversammlung am 10. Dezember 2014, V-DS-00130/14, Ziff. 2. Seite 4/7 Gutachten von ö.b.u.v. Sachverständigen als Grundlage einer Veräußerung akzeptiert und im Rahmen der behördlichen Aufsicht einer Plausibilitätsprüfung unterzogen. • Nach Abschluss der Plausibilitäts- und Missbrauchskontrolle von 513 Gesamtvorgängen mit Bezug auf rund 1.000 Festsetzungsbescheide gibt es keine Anhaltspunkte für eine systematische Überzahlung der anwaltlichen gesetzlichen Vertreter. In 48 von 513 Vorgängen war nach interner Aktenlage die festgesetzte Vergütung nicht plausibel. Die wesentliche Erkenntnis aus dem nachfolgenden Anhörungsverfahren der gesetzlichen Vertreter war, dass die Handakten der bestallten Rechtsanwälte regelmäßig deutlich umfangreicher und aussagefähiger waren als die stadteigenen Akten. • Im Ergebnis sind in 6 Vorgängen bezifferbare Abweichungen mit einem Gesamtvolumen in Höhe von 3.158,99 EUR zuzüglich Zinsen festzustellen. Dabei wurden unter Berücksichtigung von Zinsen fünf Verwahrkonten ein Betrag in Höhe von insgesamt 2.894,05 EUR zugeführt. In einem Vorgang zum Nachteil der Stadt i.H.v. 618,80 EUR war eine Rückforderung aus tatsächlichen bzw. rechtlichen Gründen ausgeschlossen. • Bereits mit Bestätigung des Ergebnisberichtes wurde durch die Ratsversammlung beschlossen2, dass bei der zukünftigen Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten als gesetzliche Vertreter ab sofort auch wieder auf die betreffenden Anwälte zurück gegriffen werden kann. • Zur Prüfung, ob ein systematisches Zusammenwirken verschiedener Beteiligter zum Nachteil der gesetzlich Vertretenen stattgefunden hatte, wurde im Rahmen des rechtlich Zulässigen eine Netzwerkrecherche durchgeführt. Nach Auswertung sämtlicher Akten hatten sich keine Hinweise auf Korruption ergeben. Konkrete Hinweise auf Netzwerke bestanden nicht, insbesondere konnte auf Basis dieser Überprüfungen ausgeschlossen werden, dass Netzwerke unter Beteiligung von Mitarbeitern der Stadt Leipzig zum Nachteil unbekannter Eigentümer bestanden hatten. Ein systematischer Missbrauch der gesetzlichen Vertretung zugunsten bestimmter Marktteilnehmer konnte ausgeschlossen werden. Diesbezügliche Schadensersatzansprüche waren nicht ersichtlich. • Nach der umfangreichen Recherche im Hinblick auf die vernichteten oder im Rahmen der Erstellung des Sonderprüfberichtes nicht auffindbaren Akten war festzuhalten: Bei den vernichteten Akten lagen keinerlei Hinweise auf ein systematisches Vorgehen vor. Bei den wieder aufgefundenen Akten gab es keine Hinweise darauf, dass kritische Vorgänge der Nachprüfung entzogen werden sollten. • Das Sonderprojekt hat im Projektzeitraum die Auskehrung von Verwahrbeträgen in Höhe von 5.211.719,22 EUR veranlasst. Dies entspricht weit mehr als der Hälfte des Verwahrbestandes. Dabei konnten etwa 16% der Auszahlungen direkt an legitimierte Eigentümer oder deren Rechtsnachfolger ausgekehrt werden. Mit rund 76% betrafen die Auszahlungen mehrheitlich Hinterlegungen. Das BADV erhielt ca. 8% der Auszahlungen, die in den Entschädigungsfonds für ehemals staatlich verwaltete Grundstücke flossen. • Von den bestehenden 350 Verwahrkonten wurde bei 102 Konten die Verwahrkontoprüfung abgeschlossen (29,14%). Weitere 108 Verwahrkonten befinden sich in der Bearbeitung. Damit sind insgesamt 60,00 % der Verwahrkonten bereits geschlossen oder in Bearbeitung. Insgesamt wurden 186 Altakten geschlossen. • Parallel zur Fehleranalyse der Altfälle waren durch das Sonderprojekt für die zukünftige Ausrichtung des Verwaltungsverfahrens der gesetzlichen Vertretung die wesentlichen Grundlagen für ein rechtssicheres Verfahren geschaffen worden. Hierfür wurde das Verwaltungsverfahren „Gesetzliche Vertretung“ neu ausgerichtet und strukturiert. In diesem Rahmen kommen nunmehr standardisierte Arbeitsprozesse zur Anwendung. Damit wird eine effiziente, einheitliche und transparente Aktenbearbeitung ermöglicht. C. Ausblick Seit 01.01.2016 wird die Pflichtaufgabe „Gesetzliche Vertretung“ in der Linienorganisation in der Abteilung „Amt zur Regelung offener Vermögensfragen/ Gesetzliche Vertretung“ in der Stadtkasse weitergeführt. Auch zukünftig ist, vor allem vor dem Hintergrund der Entwicklungen am Immobilienmarkt, mit weiteren Antragstellungen zu rechnen. 2 Beschluss der Ratsversammlung am 10. Dezember 2014, V-DS-00130/14, Ziff. 2. Seite 5/7 Zum 31. Dezember 2015 verbleiben 3.697.355,47 EUR auf den 248 grundstücksbezogenen Konten der DKB. Der fiskalische Abschluss der Mehrheit dieser Vorgänge wird den Schwerpunkt der Tätigkeit des Sachgebietes Gesetzliche Vertretung – Altfälle/ Verwahrkonten darstellen und den Ratsbeschluss RBV-1219/ 12, Ziff. 4 S. 2 i.V.m. Ziff. 2 im regelmäßigen Verwaltungsverfahren umsetzen. Ziel ist es, den rechtswidrigen Zustand der Verwahrung von Treuhandgeldern durch die Stadt Leipzig zu beenden und das Geld den Berechtigten zuzuführen. Hierzu gehört ebenfalls die Aufgabe, die Verwaltung eventueller Forderungen aus den Hinterlegungen nach dem Ablauf der Hinterlegungsfrist von 30 Jahren zu gewährleisten. Anlagen: 1. Abschlussbericht 2. Anlage 2 – Aufstellung Altakten 3. Anlage 3 – Berichtsblatt RPA Seite 6/7 Abschlussbericht des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“ zum 31. Dezember 2015 Leipzig, 31. Dezember 2015 Vorgelegt von: Sonderprojekt „Gesetzliche Vertretung“ Seite 1 von 43 Inhaltsverzeichnis A. Allgemeiner Teil................................................................................................................3 A.1. Einführung................................................................................................................3 A.1.1. Gründung des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“................................3 A.1.2. Ergebnisbericht des Sonderprojektes zum 31.12.2013.....................................4 A.2. Abschlussbericht zum 31.12.2015............................................................................8 A.2.1. Methodik/Vorgehensweise:................................................................................8 A.2.2. Aktenbestand.....................................................................................................8 A.2.3. Projektverlauf:....................................................................................................9 B. Fehleranalyse: Feststellungen aufgrund der durchgeführten Prüfungen von Altakten. .12 B.1. Kaufpreisrecherche................................................................................................12 B.1.1. Auftrag und Methodik.....................................................................................12 B. 1.2. Ergebnisse......................................................................................................12 B.1.3. Zusammenfassung..........................................................................................14 B.2. Schadensfälle........................................................................................................15 B.2.1. Festgestellte Schadensfälle...........................................................................15 B.2.2. Mutmaßliche Schadensfälle...........................................................................16 B.2.3. Zusammenfassung.........................................................................................16 B.3. Gutachterrecherche...............................................................................................17 B.3.1. Auftrag und Methodik.....................................................................................17 B.3.2 Ergebnisse.......................................................................................................17 B.3.3. Zusammenfassung.........................................................................................18 B.4. Überprüfung der Rechtsanwaltsvergütungen.........................................................19 B.4.1. Methodik und bisherige Feststellungen..........................................................19 B.4.2. Ergebnisse.......................................................................................................19 B.4.3. Zusammenfassung..........................................................................................20 C. Fehlerkorrektur: Aktueller Stand bei der fiskalischen Aufarbeitung der Altakten..........21 C.1. Nachholung der Eigentümerermittlung..................................................................21 C.2. Aktueller Stand bei der Aufarbeitung der Altakten mit Verwahrkontobezug...........22 C.2.1. Prüfung der Verwahrbestände und Auszahlung.............................................23 C.2.2. Statistische Auswertung: Auszahlungen aus Verwahrkonten nach Jahren....26 C.2.3. Aufschlüsselung nach Empfangsberechtigten................................................28 C.2.4. Kursorische Prüfung der Verwahrkonten........................................................29 C.2.5. Kontenschließungen........................................................................................29 C.3. Aktueller Stand bei der Aufarbeitung der Altakten ohne Verwahrkontobezug.......30 C.4. Zusammenfassung................................................................................................30 D. Neuausrichtung und Verstetigung des laufenden Verwaltungsverfahrens....................31 D.1 Schaffung der Grundlagen für das laufende Verfahren..........................................31 D.2 Verfahrensstand der laufenden Verwaltungsverfahren ..........................................32 D.2.1. Überblick Aktenbestand zum 31. Dezember 2015.........................................32 D.2.2. Aufgabenschwerpunkt.....................................................................................33 D.3 Zukünftiger Aufgabenbereich..................................................................................34 D.4 Zusammenfassung: ...............................................................................................35 E. Ausblick.........................................................................................................................36 E.1. Fortführung der Aufgaben der gesetzlichen Vertretung.........................................36 E.2. Mögliche Risiken bei der weiteren Bearbeitung der gesetzlichen Vertretung........38 E.3 Berichterstattung....................................................................................................40 Seite 2 von 43 A. Allgemeiner Teil A.1. Einführung A.1.1. Gründung des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“ Ab März 2011 wurde in verschiedenen Medien über die „herrenlosen Häuser“ berichtet. Gegenstand der Berichterstattung war das Vorgehen von Mitarbeitern des Rechtsamtes der Stadt Leipzig bei der Bestallung von gesetzlichen Vertretern für Grundstücke, deren Eigentümer unbekannt oder unbekannten Aufenthaltes sind. Dabei lag der Schwerpunkt vor allem auf den in diesem Zusammenhang vorgenommenen Grundstücksveräußerungen. Nachdem der Anti-Korruptions-Koordinator der Stadt Leipzig die Vorgänge untersucht und am 21. April 2011 einen Zwischenbericht verfasst hatte, übertrug der Oberbürgermeister der Stadt Leipzig in Konsequenz der Auswertung mit Datum vom 14. Juli 2011 dem Leiter des weisungsfreien Rechnungsprüfungsamtes die Überprüfung der ca. 750 Vorgänge aus dem Rechtsamt. Am 20. März 2012 wurde durch das Rechnungsprüfungsamt der Prüfbericht Nr. 11/1/00741 (im Folgenden „Sonderprüfbericht“) vorgelegt und die Ergebnisse in einer Pressekonferenz am 29. März 2012 der Öffentlichkeit vorgestellt. Zugleich wurde Herr Dr. h.c. Eckart Hien als Vertrauensperson der Stadt Leipzig eingesetzt, um in den Angelegenheiten der gesetzlichen Vertretung bei Schadensfällen zu schlichten und darüber hinaus die Verwaltung bei der Aufarbeitung der Vorgänge zu beraten und zu unterstützen. Der Sonderprüfbericht enthielt – ebenso wie der Bericht des Anti-Korruptions-Koordinators – die Feststellung, dass Hinweise auf Korruption in der Verwaltung nicht vorhanden seien. Gleichwohl stellte er fest, dass zahlreiche Fehler bei der Bearbeitung der Vorgänge erkennbar seien, wodurch zu möglicherweise bestehenden Folgeansprüchen Betroffener keine Aussage getroffen werden könne. Überdies seien Fehler bei der Dienstund Fachaufsicht innerhalb des Rechtsamtes in Bezug auf die Bearbeitung des Verwaltungsverfahrens der gesetzlichen Vertretung festgestellt worden. Im Zuge der Aufarbeitung der eigenen Fehler legte die Verwaltung dem Stadtrat einen umfangreichen Maßnahmekatalog zur Umsetzung der seitens des Rechnungsprüfungsamtes getroffenen Feststellungen und Handlungsempfehlungen vor. Diese Vorlage des Oberbürgermeisters zum Sonderprüfbericht des Rechnungsprüfungsamtes wurde mit Be- 1 Prüfungsbericht Nr. 11/1/0074 des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Leipzig zum Thema: „Sonderprüfung „Grundstücke mit unbekannten Eigentümer bzw. Eigentümer unbekannten Aufenthaltes“ - Bestellung eines gesetzlichen Vertreters gemäß § 11b Vermögensgesetz bzw. gemäß Art. 233 § 2 Abs. 3 des Einführungsgesetzes zum Bürgerlichen Gesetzbuch“. Seite 3 von 43 schluss der Ratsversammlung Nr. RBV-1219/ 122 modifiziert3 und stellt den Auftrag an die Verwaltung zur Aufarbeitung der Fehler und Korrektur von möglichen Schäden dar. Mit diesem Beschluss wurde die Verwaltung zugleich beauftragt, in einer organisatorisch und räumlich vom Rechtsamt getrennten Organisationseinheit die Vorgänge der gesetzlichen Vertretung in der Stadt Leipzig im Zeitraum von 1993 bis 2011 vollumfänglich aufzuklären. Damit bildete der Ratsbeschluss die Grundlage für die Arbeit des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“ (im Folgenden „Sonderprojekt“), das vom Oberbürgermeister per Dienstanweisung DA 19/ 2012 zum 1. Juli 2012 eingesetzt wurde. A.1.2. Ergebnisbericht des Sonderprojektes zum 31.12.2013 Mit der Vorlage DS 00130/14 hatte das Sonderprojekt den ca. 130-seitigen „Ergebnisbericht zum Beschluss der Ratsversammlung Nr. RBV-1219/12 vom 16.05.2012“ (eris: DS V/3714, im Folgenden „Ergebnisbericht“) vorgelegt, der am 10. Dezember 2014 in der Ratsversammlung unter Aufnahme weiterer Beschlusspunkte bestätigt wurde. Dieser Ergebnisbericht informierte über die bis zum 31. Dezember 2013 durch das Sonderprojekt getroffenen und bis Redaktionsschluss vom 25. März 2014 aktualisierten Feststellungen und Prüfergebnisse. Gegenstand waren erstens der Sachstand bei der thematisch fokussierten Überprüfung der Altakten („Fehleranalyse“), zweitens ein Ausblick auf die Konsequenzen hieraus („Fehlerkorrektur“) sowie drittens die Neuschaffung von Grundlagen des Verwaltungsverfahrens der gesetzlichen Vertretung. Die wesentlichen Feststellungen des Ergebnisberichtes waren: • Das Rechtsinstitut der „gesetzlichen Vertretung“ war nach der Wiedervereinigung für den wirtschaftlichen Aufschwung der neuen Bundesländer als Beschleunigungsvorschrift eingeführt worden. Auftrag war, in den neuen Ländern registerrechtliche und verwandte Verfahren zu vereinfachen und zu beschleunigen, Gerichte und Verwaltungseinheiten zu entlasten und geordnete Eigentumsverhältnisse zügig wiederherzustellen. Dadurch sollten die wirtschaftliche Entwicklung gefördert und Grundstücke insbesondere dem investiven Wirtschaftsverkehr und damit dem Verkauf zugeführt werden. Unklarheiten im Gesetzestext führten in den neuen Ländern zu unterschiedlichem Umgang mit dem Rechtsinstitut und auch in Leipzig zu Unsicherheiten bei der Rechtsanwendung. • Von 784 geprüften Grundstücksvorgängen wurden in der Stadt Leipzig 401 unter Beteiligung eines gesetzlichen Vertreters veräußert. Da der Verkauf der Grundstücke das erklärte Ziel der gesetzlichen Regelungen war, handelte es sich bei dieser Vorgehensweise der Stadt Leipzig um ein grundsätzlich vom Gesetzgeber gewünschtes Vorgehen und damit nicht um einen Missbrauch des Rechtsinstituts. 2 Beschluss der Ratsversammlung Nr. RBV-1219/ 12 vom 16.05.2012 zur Drucksache Nr. V/ 2098, zum: Prüfungsbericht Nr. 11/1/0074 des Rechnungsprüfungsamtes: „Sonderprüfung 'Grundstücke mit unbekannten Eigentümern bzw. Eigentümern unbekannten Aufenthaltes' – Bestellung eines gesetzlichen Vertreters gemäß § 11b Vermögensgesetz bzw. gemäß Art. 233 § 2 Abs. 3 des Einführungsgesetzes zum Bürgerlichen Gesetzbuch“ und die daraus resultierenden Konsequenzen für die Verwaltung, im Folgenden „Beschluss der Ratsversammlung Nr. RBV-1219/ 12“ genannt. 3 Änderungsantrag zur DS V/ 2098/ 12/ 1. Seite 4 von 43 Vielmehr war es ein legitimes Interesse der Stadt, die laufenden Kosten für die Verwaltung der Grundstücke zu beenden, die Verkehrssicherungspflichten auf Folgeeigentümer zu übertragen und neue Grundsteuerzahler zu gewinnen. • Der mittels gesetzlicher Vertretung vorgenommene Eingriff in das Grundrecht auf Eigentum steht unter der Voraussetzung, dass im Vorfeld der Bestallung eines gesetzlichen Vertreters eine verhältnismäßige Eigentümerermittlung durchgeführt wurde. Für die Stadt Leipzig war festzustellen, dass in der Vergangenheit eine solche Eigentümerermittlung in vielen Fällen nicht oder nicht im erforderlichen Umfang stattgefunden hatte. In der Zusammenschau aller Auswertungen lag hierin das zentrale Defizit im Umgang mit der gesetzlichen Vertretung in Leipzig und auch mehrheitlich die wesentliche Ursache für die festgestellten Schadensfälle. • Die Verwahrung der Kaufpreise auf städtischen Verwahrkonten, ohne die erwirtschaften Zinsen den jeweiligen grundstücksbezogenen Konten zuzuordnen, kann als weiterer zentraler Kritikpunkt bezeichnet werden. Auch wenn die Stadt Leipzig diese Zinsen im Laufe der vorangegangenen fast 20 Jahre eingenommen hatte, verursachte die Ausbuchung dieser Zinseinnahmen auf die separierten Verwahrkonten im Haushalt 2012 einen Aufwand von mehr als 1,9 Mio EUR. Die Verwahrkonten befinden sich seit 1. Januar 2013 in Form einer grundstücksbezogenen mündelsicheren Geldanlage bei einem Kreditinstitut. Die Anforderungen aus dem Beschluss der Ratsversammlung Nr. RBV-1219/ 12, Ziff. 4 S. 1 sind damit erfüllt. • Die Prüfung der Verwahrbestände und die Auszahlung (RBV-1219/ 12, Ziff. 4 S. 2) stellt nach Abschluss der Fehleranalyse den Hauptschwerpunkt der Tätigkeit bei der Aufarbeitung der gesetzlichen Vertretung dar, um die festgestellten Fehler zu korrigieren („Fehlerkorrektur“). Diese steht zum Zeitpunkt der Vorlage des Ergebnisberichtes noch aus. Ihr Ziel ist es, den rechtswidrigen Zustand der Verwahrung von Treuhandgeldern durch die Stadt Leipzig zu beenden und das Geld den Berechtigten zuzuführen. • Der Vergleich mit anderen ostdeutschen Städten hat ergeben, dass die Quote von Anträgen im Verhältnis zu Bestallungen in Leipzig deutlich höher war, weil in anderen Städten vergleichweise intensiver nach Eigentümern und deren Erben gesucht worden war. Der zweite wesentliche Unterschied lag darin, dass in den anderen Kommunen die Verkaufserlöse regelmäßig zügig beim zuständigen Amtsgericht hinterlegt und nicht auf städtischen Konten verwahrt worden waren. Im Übrigen bestanden auch in anderen Kommunen Unsicherheiten über die Auslegung der gesetzlichen Regelungen. • Insgesamt waren in drei Vorgängen Schäden in Höhe von rund 400.000,00 EUR entstanden, die die Stadt Leipzig im Wege vergleichsweiser Einigung reguliert hatte. Bei zwei Fällen war beim Verkauf des Grundstücks durch einen gesetzlichen Vertreter auf Basis eines Verkehrswertgutachtens eine konkrete Abweichung vom Verkehrswert nachgewiesen worden, wodurch den unbekannten Eigentümern ein Schaden entstanden war. Bei dem dritten Schadensfall war die Veräußerung im Rahmen der gesetzlichen Vertretung rechtlich unwirksam, weil der vermeintlich verstorbene Eigentümer noch lebte. Hier wurde der Verkauf des Grundstücks rückabgewickelt. Ein vierter Fall befand sich zum Redaktionsschluss des Er- Seite 5 von 43 gebnisberichtes noch im laufenden Gerichtsverfahren unter Betreuung des Haftpflichtversicherers KSA. In einem weiteren Fall hatte ein potentielles Mitglied der Erbengemeinschaft angezeigt, Schadensersatzansprüche geltend machen zu wollen. • Im Rahmen der Überprüfung der Kaufpreise (Kaufpreisrecherche) wurden die 401 Grundstücksveräußerungen unter Beteiligung eines gesetzlichen Vertreters in der Stadt Leipzig untersucht. Hierfür wurden Fallgruppen je nach Risikopotential gebildet. Im Ergebnis wurde festgestellt, dass bei 337 der geprüften 401 Kauffälle der Kaufpreis objektiv ermittelt wurde. Damit hatte sich der Veräußerungswert in über 80 % der Grundstücksverkäufe im Rahmen der gesetzlichen Vertretung am Markt- bzw. Verkehrswert orientiert. Die Fallgruppe mit dem höchstem Verdacht auf Spekulation, wo ein Grundstück innerhalb eines Jahres zu mindestens 30 TEUR oder 100 % ohne erkennbare Sanierung weiterveräußert worden war, enthielt insgesamt 34 Vorgänge. Diese waren entsprechend der Beauftragung durch die Ratsversammlung ohne weiteren Verdacht auf konkrete strafbare Handlungen an die Staatsanwaltschaft Leipzig weitergeleitet worden. Die Bewertung der Vorgänge im Rahmen der Kaufpreisrecherche war bei Redaktionsschluss des Ergebnisberichtes noch nicht beendet. • Die Überprüfung der Verkehrswertgutachten (Gutachterrecherche) fand im Rahmen der Kaufpreisrecherche statt, weshalb auch hier im Rahmen des Ergebnisberichtes noch keine finalen Ergebnisse vorgelegen hatten. Der Überprüfung lagen bis dato 34 von 61 Gutachten zugrunde, priorisiert nach den Fallgruppen. Deren Auswertung hatte ergeben: Bisher war kein grobes Fehlverhalten von Sachverständigen festgestellt worden. Es haben auch unter besonderer Berücksichtigung der Identität bestimmter Beteiligter keine Anhaltspunkte vorgelegen, dass Verkehrswerte systematisch zu niedrig ermittelt worden waren. Aufgrund der besonderen Sachkunde von öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen wurde mit Bestätigung des Ergebnisberichtes durch die Ratsversammlung4 beschlossen, dass bei der Verkehrswertermittlung im Rahmen von Grundstücksveräußerungen durch gesetzliche Vertreter in der Stadt Leipzig auch zukünftig wieder auf diejenigen Sachverständigen zurückgegriffen werden kann, die bislang durch den Ratsbeschluss RBV-1219/ 12 von der Beauftragung ausgeschlossen waren. Die Überprüfung der Verkehrswertgutachten durch das Sonderprojekt war im Rahmen der Beendigung der Fehleranalyse noch abzuschließen. • Zur Bewertung der Vergütung der als gesetzliche Vertreter bestallten Rechtsanwälte wurden 513 Akten überprüft, die insgesamt fast 1.000 Vergütungsfestsetzungen enthielten. Die Prüfung hatte ergeben: Es gab keine systematische Überzahlung der Rechtsanwälte. In 48 von 513 Vorgängen war die festgesetzte Vergütung nicht plausibel. Hierbei handelte es sich um ein Indiz für eine Überzahlung der gesetzlichen Vertreter. Erst nach Anhörung der betreffenden anwaltlichen gesetzlichen Vertreter kann im Einzelfall entschieden werden, ob die bezifferbare Abweichung insgesamt zu einer „unangemessenen“ Vergütung führte. Diese stand noch aus. Aufgrund der getätigten Feststellungen bestand jedoch bereits zu diesem 4 Beschluss der Ratsversammlung am 10. Dezember 2014, V-DS-00130/14, Ziff. 2. Seite 6 von 43 Zeitpunkt kein Anlass, die bis zum Ratsbeschluss RBV-1219/ 12 im Rahmen der gesetzlichen Vertretung in der Stadt Leipzig tätigen Rechtsanwälte weiterhin von Neubestallungen auszuschließen. Daher wurde mit Bestätigung des Ergebnisberichtes durch die Ratsversammlung beschlossen5, dass bei der zukünftigen Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten als gesetzliche Vertreter ab sofort auch wieder auf die betreffenden Anwälte zurück gegriffen werden kann. • Zur Prüfung, ob ein systematisches Zusammenwirken verschiedener Beteiligter zum Nachteil der gesetzlich Vertretenen stattgefunden hatte, wurde im Rahmen des rechtlich Zulässigen eine Netzwerkrecherche durchgeführt. Nach Auswertung sämtlicher Akten hatten sich keine Hinweise auf Korruption ergeben. Konkrete Hinweise auf Netzwerke bestanden nicht, insbesondere konnte auf Basis dieser Überprüfungen ausgeschlossen werden, dass Netzwerke unter Beteiligung von Mitarbeitern der Stadt Leipzig zum Nachteil unbekannter Eigentümer bestanden hatten. Ein systematischer Missbrauch der gesetzlichen Vertretung zugunsten bestimmter Marktteilnehmer konnte ausgeschlossen werden. Diesbezügliche Schadensersatzansprüche waren nicht ersichtlich. • Nach der umfangreichen Recherche im Hinblick auf die vernichteten oder im Rahmen der Erstellung des Sonderprüfberichtes nicht auffindbaren Akten war festzuhalten: Bei den vernichteten Akten lagen keinerlei Hinweise auf ein systematisches Vorgehen vor. Bei den wieder aufgefundenen Akten gab es keine Hinweise darauf, dass kritische Vorgänge der Nachprüfung entzogen werden sollten. • Für die zukünftige Ausrichtung des Verwaltungsverfahrens der gesetzlichen Vertretung waren die wesentlichen Grundlagen für ein rechtssicheres Verfahren geschaffen worden. In diesem Zusammenhang waren zahlreiche Handlungsrichtlinien und Checklisten erstellt und zwischenzeitlich dem städtischen Anti-KorruptionsKoordinator übergeben worden. Für die zukünftige Zusammenarbeit mit den gesetzlichen Vertretern waren objektive Kriterien für deren Auswahl und Eignung entwickelt worden. 5 Beschluss der Ratsversammlung am 10. Dezember 2014, V-DS-00130/14, Ziff. 2. Seite 7 von 43 A.2. Abschlussbericht des Sonderprojektes zum 31.12.2015 Entsprechend der geltenden Beschlusslage (vgl. DS 00130/14) endet das Sonderprojekt „Gesetzliche Vertretung“ zum 31. Dezember 2015. Zu diesem Termin wird daher der vorliegende Abschlussbericht vorgelegt, der in Anlehnung an die Gliederung des Ergebnisberichtes wie folgt aufgebaut ist: • Teil A: Einführung • Teil B: Fehleranalyse: Abschließende Feststellungen aufgrund der nach Themenkomplexen durchgeführten Prüfungen von Altakten • Teil C: Fehlerkorrektur: Aktueller Stand bei der fiskalischen Aufarbeitung der Altakten mit und ohne Verwahrkontobezug • Teil D: Neuausrichtung und Verstetigung: Laufendes Verwaltungsverfahren „Gesetzliche Vertretung“ • Teil E: Ausblick A.2.1. Methodik/ Vorgehensweise: Der Ergebnisbericht und der darauf aufbauende Abschlussbericht wurden auf Basis eines reinen Aktenstudiums verfasst. Eine Befragung der in der Vergangenheit zuständigen Mitarbeiter/innen hat, insbesondere aus rechtlichen Gründen, nicht stattgefunden. Insgesamt wurden rund 800 Grundstücksakten ausgewertet; hinzu kamen ca. 40 Aktenordner sonstiger Schriftverkehr und etwa 11.000 Belege der Stadtkasse über Buchungsvorgänge. Über den gesamten Zeitraum hinweg wurde laufend im Rahmen der Dienst- und Fachaufsicht sowie gegenüber den Stadträten regelmäßig im Verwaltungsausschuss, im Rechnungsprüfungsausschuss und anlassbezogen im Fachausschuss Allgemeine Verwaltung berichtet. Darüber hinaus erfolgte gegenüber der Ratsversammlung eine regelmäßige Berichterstattung. Überdies hatten die Stadträte stets die Möglichkeit, Einsicht in sämtliche Akten des Sonderprojektes zu nehmen. A.2.2. Aktenbestand Vom Rechnungsprüfungsamt wurden 781 Akten im Sonderprüfbericht erfasst. Das Sonderprojekt ermittelte zunächst drei weitere Akten, so dass der Prüfgegenstand zu Beginn der Aufarbeitung 784 Akten zum Verwaltungsverfahren der gesetzlichen Vertretung umfasste. Im Verlauf der Aufarbeitung erhöhte sich der Aktenbestand um 21 Vorgänge mit einem möglichen Bezug zur gesetzlichen Vertretung auf 805 Altakten. Als Altakten werden dabei die Akten bezeichnet, die aus dem Zeitraum vor der Gründung des Sonderprojektes herrühren und/oder erst während der Tätigkeit des Sonderprojektes als eigener Vorgang angelegt oder erfasst wurden. Der Gesamtbestand aller grundstücksbezogenen Vorgänge des Sonderprojekts summiert Seite 8 von 43 sich auf 866, da seit der Projektgründung 61 Neufälle hinzugekommen sind. Diese 61 Neufälle umfassen generell alle Vorgangsakten, in denen das Sonderprojekt eine erstmalige Entscheidung über die beantragte Einsetzung eines gesetzlichen Vertreters zu treffen hatte. Darin beinhaltet sind 15 vom Rechtsamt angelegte Vorgangsakten, in denen zum Zeitpunkt der Übernahme zwar ein Neuantrag bereits gestellt, aber noch keine Entscheidung über die erstmalige Einsetzung eines gesetzlichen Vertreters getroffen worden war. Ferner wurden vom Sonderprojekt 46 Vorgangsakten neu angelegt, in denen seit 1. Juli 2012 ein Neuantrag auf gesetzliche Vertretung gestellt wurde und noch kein Vorgang zu dem betreffenden Grundstück durch das Rechtsamt angelegt worden war. Hinzu kommen weitere 15 Neuanträge, in denen vom Rechtsamt in der Vergangenheit bereits eine Vorgangsakte angelegt worden und bereits ein gesetzlicher Vertreter eingesetzt gewesen war. Insgesamt sind damit seit Einrichtung des Sonderprojektes 76 Neuanträge auf Bestallung eines gesetzlichen Vertreters bearbeitet worden. Von den 866 grundstücksbezogenen Vorgängen, die bis zum 31. Dezember 2015 im Bestand des Sonderprojektes waren, werden mit Stichtag 01. Januar 2016 insgesamt 765 Vorgangsakten an die Stadtkasse/Amt zur Regelung offener Vermögensfragen, übergeben. Die restlichen grundstücksbezogenen Vorgänge sind mehrheitlich bereits archiviert oder zuständigkeitshalber zur Bearbeitung an andere Ämter abgegeben worden. Seite 9 von 43 A.2.3. Projektverlauf: Im Wesentlichen durchlief das Projekt folgende Phasen: Phase I. Initiierung (ca. Juli bis Dezember 2012) Mit Projektstart vom 01. Juli 2012 begann der Aufbau der personellen, organisatorischen und fiskalischen Projektstruktur. Etwa im Dezember 2012 waren die Herstellung der Arbeitsfähigkeit, die Besetzung der Stellen und die Einarbeitung der Mitarbeiter in den wesentlichen Grundzügen abgeschlossen. Bis dahin waren jedoch ebenfalls bereits die Zinsen für die 350 Verwahrkonten nachberechnet und aufgebucht worden. Zum 31. Dezember 2012 wurden die 350 Konten separiert. Ebenso waren die Verhandlungen zu den wichtigsten Schadensfällen bereits abgeschlossen und die entsprechenden Vergleiche in der Beschlussberatung durch die Gremien. Nicht zuletzt waren wichtige Grundlagen zur rechtmäßigen Durchführung des Verwaltungsverfahrens der gesetzlichen Vertretung bereits geschaffen. Phase II. Fehleranalyse (ca. Januar 2013 – 31. Dezember 2015) Die Produktivphase der Fehleranalyse begann etwa im Januar 2013. Hauptsächlicher Gegenstand war die Prüfung der Altakten im Hinblick auf möglicherweise verursachte Schäden und konkrete Fragestellungen aus den zugrundeliegenden Ratsbeschlüssen, insbesondere zur Kaufpreisrecherche, Seite 10 von 43 zur Gutachterrecherche, zur Überprüfung der Rechtsanwaltsvergütungen, vgl. RBV-1219/12 (Ziffern 2, 5) und RBV-1778/13, sowie zur Netzwerk-Recherche, RBV-1817/13. Hierfür wurden für jede Fragestellung Themenkomplexe gebildet, siehe Ergebnisbericht sowie Abschlussbericht, jeweils Teil B, und Anlage 2: Aufstellung Altakten. Für die Prüfung wurden sämtliche Altakten auf Basis der statistischen Erhebungen aus dem Sonderprüfbericht in einem ersten Schritt auf die Zugehörigkeit zu einem bestimmten Themenkomplex untersucht (Grobprüfung). Im zweiten Schritt erfolgte eine Tiefenprüfung der Akten im Hinblick auf die jeweilige Fragestellung. Dabei wurden alle für den jeweiligen Themenkomplex relevanten Akten in einem rollierenden System insgesamt ca. 1.618 Prüfaufträgen unterzogen. Jedem Themenkomplex ging dabei die Entwicklung eines standardisierten Verfahrens zur rechtssicheren und zugleich einheitlichen Prüfung voraus. Zum Ende des ersten Quartals 2014 hat das Sonderprojekt den „Ergebnisbericht zum 31. Dezember 2013“ (DS 00130/14) vorgelegt. Darin wurden die bis zum Redaktionsschluss getroffenen Feststellungen nach Prüfung der Fallgruppen mit dem höchsten Risiko veröffentlicht und ein erster, grundlegender Sachstand zu Fehlern und verursachten Schäden dargelegt. Mit der Darstellung der abschließenden Feststellungen im vorliegenden Abschlussbericht zum 31.12.2015 ist die Fehleranalyse nunmehr beendet. Mit dem Abschluss der Fehleranalyse sind die Aufträge an die Verwaltung zur Aufklärung der Vorgänge um die „herrenlosen Häuser“ abgeschlossen. Hierfür war die Projektstruktur eingerichtet worden, die zum 31. Dezember 2015 aufgelöst wurde. Phase III.Umsetzungsphase/Fehlerkorrektur(ca. ab 2. Quartal 2014) Während im Rahmen der Fehleranalyse umfassende Tiefenprüfungen bis zum 31. Dezember 2015 zu Ende geführt wurden, wurde nach Erstellung des Ergebnisberichtes im 2. Quartal 2014 bereits mit der Umsetzung begonnen, also mit der Korrektur der Fehler in den Altakten/Verwahrkonten. Hierfür wurde zunächst ein einheitliches Bearbeitungsschema entwickelt, in dem alle Ergebnisse aus den Tiefenprüfungen nach verschiedenen Themenkomplexen in der jeweiligen Akte zusammengeführt und die Erkenntnisse hieraus bei Aufarbeitung der Akte umgesetzt wurden. Durch diesen Kurzbericht können jederzeit für alle Beteiligten auf einen Blick die durchgeführten Prüfungen, die festgestellten Fehler und die vorgenommenen Korrekturen nachvollzogen werden. Nach einer Einführungsphase wurde das zugrundeliegende Verfahren mehrfach im Hinblick auf Effizienz, Transparenz und Einheitlichkeit optimiert. Die Phase der Fehlerkorrektur dauert noch an. Da eine Projektstruktur hierfür nicht erforderlich ist, wird sie in der Linienorganisation fortgeführt. Sie ist beendet, wenn sämtliche Verwahrkonten im externen Buchungskreis überprüft, korrigiert und geschlossen sind und die Altakten, die nicht ins laufende Verwaltungsverfahren überführt werden, auf forderungsrelevante Fehler überprüft und archiviert wurden. Seite 11 von 43 Phase IV.Verstetigung (Vorbereitung seit Projektstart, Umsetzung ab 01.01.2016) Da mit Gründung des Sonderprojektes bekannt war, dass nach Beendigung der Projektstruktur eine Rücküberführung in die Linienorganisation erfolgen wird, wurden sämtliche internen Prozesse von Beginn an darauf ausgerichtet und die Verstetigung vorbereitet. Dazu gehört naturgemäß die Neuausrichtung des laufenden Verwaltungsverfahrens, das vor dem Hintergrund von Verfahrensoptimierung und Transparenz für alle Bearbeitungsphasen einheitliche Standards eingeführt und verstetigt hat. Für die Entscheidung, in welche Organisationseinheit die gesetzliche Vertretung nach Beendigung der Projektstruktur übernommen wird, wurde ein umfangreicher Abstimmungsprozess mit anderen Ämtern durchgeführt. An dessen Ende sprachen aus gesamtstädtischer Sicht die weit überwiegenden Argumente für eine Anbindung der Thematik an die Stadtkasse/Amt zur Regelung offener Vermögensfragen. Nach den Beschlüssen der Dienstberatung des Oberbürgermeisters zur Anbindung der Aufgaben der gesetzlichen Vertretung und nach der Schaffung einer Dienstanweisung für die neue Organisationsstruktur der Stadtkasse wurden im Rahmen der geltenden Beschlusslage bis zum 31.12.2015 die wesentlichen personellen, technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Fortführung der Aufgaben in der Linienorganisation geschaffen. Ab dem 01.01.2016 werden das laufendes Verwaltungsverfahren zur gesetzlichen Vertretung im Regelbetrieb durchgeführt und die Fehlerkorrektur bis zum Abschluss der Aufarbeitung von Altakten und Verwahrkonten fortgeführt. Seite 12 von 43 B. Fehleranalyse: Feststellungen aufgrund der nach Themenkomplexen durchgeführten Prüfungen von Altakten B.1. Kaufpreisrecherche B.1.1. Auftrag und Methodik Gemäß Ratsbeschluss RBV-1219/ 12 Ziffer 5, geändert durch RBV-1778/ 13 waren alle Vorgänge, bei denen zwischen dem Erstverkauf und dem Wiederverkauf/ 2. Wiederverkauf der sogenannten „herrenlosen Grundstücke“ über 100% oder mindestens 30 TEUR Mehrerlös generiert und festgestellt worden, entsprechend der als Anlage zum Ratsbeschluss RBV-1778/ 13 beigefügten Bearbeitungsmatrix zu überprüfen. In Umsetzung des Beschlusses wurde dem Amt für Geoinformation und Bodenordnung eine Übersicht der vorab ermittelten 401 Kauffälle übergeben, das anhand der Kaufpreissammlung eine anonymisierte Liste der Weiterverkäufe erstellte. Diese Liste enthielt neben Grundstücksdaten (Flurstück, Gemarkung, Größe, Bebauungszustand, Weiterverkaufsdatum) auch den Weiterverkaufspreis sowie eine grobe Einordnung des Sanierungszustandes aufstehender Gebäude. Anhand dieser Liste konnten die Kaufvorgänge verschiedenen Fallgruppen zugeordnet werden (vgl. Gliederungspunkt B.1. „Kaufpreisrecherche“ im Ergebnisbericht). Die Prüfung der Gutachten und Kaufpreise erfolgte anschließend durch das Amt für Geoinformation und Bodenordnung anhand vorgegebener Parameter zur Gewährleistung der Vergleichbarkeit. Wurde hierbei eine bezifferbare Abweichung des Kaufpreises vom Verkehrswert festgestellt, prüfte anschließend das Sonderprojekt, ob sich hieraus Schadensersatzansprüche der gesetzlich Vertretenen ergeben könnten. B. 1.2. Ergebnisse B.1.2.1. Fallgruppe I Zur Fallgruppe I gehören alle Verkaufsfälle, die bis zum Stand 02/2013 vom jeweiligen Erwerber ohne erkennbare Sanierung weiterveräußert wurden und hierbei einen Mehrerlös über 30 TEUR bzw. 100% erzielten. Die im Rahmen dieser Gruppe vorhandenen Gutachten wurden dem Amt für Geoinformation und Bodenordnung zur Überprüfung zugeleitet. Alle in dieser Fallgruppe übergebenen 65 Gutachten sind zwischenzeitlich überprüft worden. Davon konnte in 61 Vorgängen keine Abweichung des gutachterlich festgestellten Wertes vom Verkehrswert festgestellt werden. Es ist mithin davon auszugehen, dass der Verkehrswert in diesen Fällen zutreffend ermittelt wurde. In 4 Vorgängen wurden abweichende Verkehrswerte festgestellt. Zwei dieser Vorgänge wurden bereits im Ergebnisbericht angesprochen und als Schadensfälle eingestuft. Im Rahmen der Erstellung des vorliegenden Abschlussberichts wurSeite 13 von 43 den zwei weitere Gutachten ermittelt, bei denen der ermittelte Verkehrswert fehlerhaft ist: • Dabei handelt es sich zum einen um ein Gutachten aus dem Jahr 2002, dass nicht von einem ö.b.u.v. Sachverständigen erstellt wurde. Aufgrund grober handwerklicher Mängel ermittelte der Sachverständige einen Verkehrswert von 7.734,00 EUR. Nach Einschätzung des Amtes für Geoinformation und Bodenordnung lag der Verkehrswert zum damaligen Zeitpunkt bei ca. 66.000,00 EUR. Damit ergibt sich eine Differenz von ca. 58.000,00 EUR. • In dem anderen Fall ermittelte der beauftragte ö.b.u.v. Sachverständige in dem 2001 erstellten Gutachten einen Wert von 220.000,00 DM. Die Überprüfung durch das Amt für Geoinformation und Bodenordnung ergab, dass der gutachterlich festgestellte Grundstückswert ca. 130.000,00 DM (ca. 66.500,00 EUR) unter dem tatsächlichen damaligen Verkehrswert des Grundstücks gelegen hat (rund 350.000,00 DM; Mindestwert 340.000,00 EUR). Dennoch konnte in beiden Fällen kein Schaden zulasten der gesetzlich Vertretenen festgestellt werden. Dies ergibt sich insbesondere aus den hohen Belastungen auf dem jeweiligen Grundstück zum damaligen Zeitpunkt. Diese valutierten jeweils wesentlich über den vom Amt für Geoinformation und Bodenordnung ermittelten Verkehrswerten. Der Vollständigkeit halber sei darauf hingewiesen, dass eventuell bestehende Ansprüche gegen den Gutachter bzw. die Stadt Leipzig überdies unter allen denkbaren rechtlichen Gesichtspunkten bereits verjährt wären, da die Kaufverträge in den Jahren 2002 bzw. 2003 von der Stadt Leipzig genehmigt worden waren. B.1.2.2. Fallgruppe II Für die Fallgruppe II sind aus den Vorgängen der Fallgruppe I unter dem Gesichtspunkt möglicher Spekulation zunächst diejenigen Vorgänge herausgefiltert worden, bei denen der Weiterverkauf innerhalb eines Jahres nach dem Erstverkauf erfolgte. Entsprechend der Vorgaben des Ratsbeschlusses Nr. RBV-1778/ 13, Ziff. 2, sind diese 34 Vorgänge aufgrund der in kurzer Zeit realisierten Gewinne, wenngleich sich keine konkreten Hinweise auf strafbare Handlungen aus den Akten ergaben, vorsorglich an die zuständigen Ermittlungsbehörden Leipzig übergeben worden. Weitere Erkenntnisse haben sich hieraus bislang nicht ergeben. Damit ist diese Fallgruppe, wie bereits im Ergebnisbericht unter B.1.3.1.2. mitgeteilt, seitens des Sonderprojektes abgeschlossen. B.1.2.3. Fallgruppe III Die Fallgruppe III erfasst die veräußerten Grundstücke im Bereich der gesetzlichen Vertretung, die zum Stand 02/2013 nicht weiterveräußert worden waren. In dieser Fallgruppe werden entsprechend der Vorgaben des Ratsbeschlusses Nr. RBV-1778/ 13, Ziff. 2, die ermittelten Verkehrswerte bzw. erzielten Kaufpreise nur im anlassbedingten Einzelfall einer konkreten Prüfung durch das Amt für Geoinformation und Bodenordnung übergeben. Bislang war dies lediglich in 5 Fällen erforderlich. Bei 4 dieser Vorgänge konnten im Ergebnis der Prüfung keine bezifferbaren Abweichungen zwischen Kaufpreis und Verkehrswert zum Veräußerungszeitpunkt ermittelt werden. Lediglich bei einem Vorgang aus dieser Fallgruppe konnte bisher eine Abweichung zulasten des gesetzlich Vertretenen i.H.v. ca. 14.000,00 EUR festgestellt werden, die nach Prüfung durch das Sonderprojekt Seite 14 von 43 einen Anspruch auf Schadensersatz rechtfertigen würde. Im Rahmen der Aufarbeitung bemühte sich das Sonderprojekt, den ehemaligen Grundbucheigentümer bzw. dessen Rechtsnachfolger zu ermitteln. Das Grundbuch verzeichnete jedoch lediglich einen Namen, ohne weitere Angaben, wie beispielsweise Geburtsdatum oder Wohnort. Eine Recherche in der Grundakte blieb ebenfalls erfolglos, weil die Grundakte zu diesem Grundstück vollständig leer war. Es konnten also keine weiteren Daten zum Grundbucheigentümer ermittelt werden. Damit fehlen sämtlich Ansätze, um den Eigentümer oder dessen Erben zu ermitteln. Die Regulierung des festgestellten Schadens ist daher derzeit nicht möglich. Entsprechend der Vorgaben des Ratsbeschlusses Nr. RBV-1778/ 13, Ziff. 2, sind auch bei der weiteren Aufarbeitung der Altakten/Verwahrkonten die ermittelten Verkehrswerte bzw. erzielten Kaufpreise im Einzelfall einer konkreten Prüfung durch das Amt für Geoinformation und Bodenordnung zu übergeben, wenn sich hierfür konkrete Anhaltspunkte aus der Akte ergeben. B.1.3. Zusammenfassung • Aus den übergebenen Altakten wurden von den vorerfassten 413 Akten eine Liste mit 401 Verkaufsfällen unter Beteiligung eines gesetzlichen Vertreters extrahiert und der Kaufpreisrecherche unterzogen. • Durch Einteilung der Verkaufsfälle in Fallgruppen konnte eine systematische Risikoeinschätzung und Prüfung aller relevanten Einzelfälle bei den Weiterverkäufen und auffälliger Einzelfälle, in denen das Grundstück nicht weiterveräußert wurde, erfolgen. • Insgesamt wurden in fünf untersuchten Fällen vom Kaufpreis zum Nachteil der gesetzlich Vertretenen abweichende Grundstückswerte ermittelt. Hierdurch ist in drei Fällen den gesetzlich vertretenen Grundstückseigentümern ein Schaden entstanden: ➔ In zwei Vorgängen wurde der Schadensersatzanspruch bereits ausgeglichen. Hierüber wurde bereits ausführlich im Ergebnisbericht berichtet, siehe auch Details hierzu im vorliegenden Abschlussbericht, nachfolgend Gliederungspunkt B.2.1. ➔ Im dritten Fall konnte der Geschädigte bzw. dessen Erben nicht ermittelt werden; ohne Anspruchsteller ist ein Ausgleich nicht möglich. ➔ In den beiden übrigen Fällen hatte der Fehler bei der Ermittlung des Verkehrswertes aufgrund von erheblichen Grundstücksbelastungen keine nachteiligen Auswirkungen auf die gesetzlich Vertretenen. • Entsprechend der geltenden Beschlusslage können auch zukünftig weitere Einzelfallprüfungen bei Grundstücken, die nicht weiterverkauft wurden, erforderlich sein, wenn sich konkrete Anhaltspunkte bei der Aufarbeitung der Altakten ergeben. Seite 15 von 43 B.2. Schadensfälle B.2.1. Festgestellte Schadensfälle Insgesamt waren im Sonderprojekt vier Schadensfälle zu bearbeiten, welche allesamt vor Einsetzung des Sonderprojektes bekannt und bereits Gegenstand der Berichterstattung im Ergebnisbericht waren. Weitere Schadensfälle, in denen das Sonderprojekt Schäden festgestellt und Berechtigte konkrete Forderungen gegenüber der Stadt Leipzig geltend gemacht hätten, sind nach Abschluss der Fehleranalyse nicht bekannt. Im Nachgang und in Ergänzung zum Ergebnisbericht ist über Folgendes zu informieren: In drei der festgestellten Vorgänge konnten infolge von Verhandlungen unter Moderation von Herrn Dr. h.c. Hien als Vertrauensperson der Stadt Leipzig in den Angelegenheiten der gesetzlichen Vertretung Vereinbarungen mit den Geschädigten erzielt werden. Insgesamt hat die Stadt Leipzig hierfür einen Ausgleichsbetrag in Höhe von insgesamt rund 400.000,00 EUR geleistet. Die Umsetzung der getroffenen Vereinbarungen war zum Teil mit großem Aufwand für die Berechtigten und die Stadtverwaltung verbunden. So umfasste etwa der Kreis der Berechtigten in einem Vorgang mit einer Erbengemeinschaft letztlich 119 Mitglieder, die sich zunächst mit intensiver Unterstützung des Sonderprojekts lückenlos legitimieren konnten. Am 16. Februar 2015 wurde durch diese der Vereinbarung vom 09. Januar 2013 zugestimmt, die hierdurch gegenüber allen Mitgliedern der Erbengemeinschaft rechtsverbindlich wirksam wurde. In einem anderen Vorgang waren Kommunikation und Auszahlungsprozess wegen des vielfachen Auslandsbezuges eine besondere Hürde. Der vierte Vorgang befand sich zum Zeitpunkt des Ergebnisberichts noch im gerichtlichen Verfahren. Mit zwischenzeitlich rechtskräftigem Urteil des Landgerichts Leipzig vom 26. März 2014 wurde der Schadensersatzklage der Erbengemeinschaft gegen die Stadt Leipzig zum überwiegenden Teil stattgegeben. Die Stadt Leipzig wurde in der Hauptsache dazu verurteilt, an die Erbengemeinschaft einen Betrag in Höhe von 85.593,40 EUR zzgl. Zinsen zu zahlen. Das Gericht bejahte dabei eine vorsätzliche Amtspflichtverletzung durch das Handeln des zuständigen Sachbearbeiters, sodass ein Verweis auf eine anderweitige Ersatzmöglichkeit ausgeschlossen war. Der kommunale Haftpflichtversicherer hatte die Regulierung übernommen. Dieses Urteil war gleichsam die rückwirkende Bestätigung für die Vereinbarungen der Stadt Leipzig mit den Geschädigten in den drei anderen Vorgängen. Diesen war eine Prognose des Sonderprojektes für eine zu erwartende gerichtliche Entscheidung vorausgegangen. Dieser Prognose wiederum lag die Bewertung zugrunde, langwierige gerichtliche Auseinandersetzungen mit mutmaßlich höheren Urteilsbeträgen zu vermeiden. Auch aus diesem Aspekt heraus stellten sich die getroffenen Vereinbarungen als sachgerecht dar. Im Ergebnis konnten die festgestellten Schadensfälle allesamt abgewickelt werden. Die Stadt Leipzig hat Regressforderungen gegen alle denkbaren Anspruchsgegner geprüft. Im Ergebnis wurde davon Abstand genommen, solche Forderungen gerichtlich geltend zu machen, da etwaige Prozesse, insbesondere unter Berücksichtigung der Darlegungs- und Beweislast und nicht zuletzt auch im Hinblick auf Verjährungsgesichtspunkte, Seite 16 von 43 keine hinreichende Aussicht auf Erfolg gehabt hätten. B.2.2. Mutmaßliche Schadensfälle Zum Zeitpunkt der Vorlage des Ergebnisberichts waren dem kommunalen Haftpflichtversicherer KSA zwölf Vorgänge gemeldet worden, darunter die vier vorgenannten Schadensfälle. Diese Meldung erfolgte dabei aus versicherungsvertragsrechtlichen Gründen in der Mehrheit der Vorgänge rein vorsorglich In einem bereits im Ergebnisbericht erwähnten Vorgang hat ein legitimierter Rechtsnachfolger gesetzlich vertretener Eigentümer über eine anwaltliche Bevollmächtigte im August 2014 Schadensersatzansprüche gegen die Stadt Leipzig dem Grunde nach geltend gemacht. Zur möglichen Anspruchshöhe trug die Bevollmächtigte im November 2015 vor. Für den Mandanten erreiche der – anteilige – Schadenersatzanspruch einen Betrag in mittlerer vierstelliger Höhe nebst Zinsen und außergerichtlichen Kosten. Da es sich um eine nicht auseinandergesetzte Erbengemeinschaft handelt, würde sich die Hauptforderung auf einen hohen fünfstelligen Betrag summieren. Aufgrund der komplizierten Rechtslage ist eine kurzfristige Entscheidung über das weitere Vorgehen nicht zu erwarten. Sämtliche Informationen und Unterlagen wurden dem kommunalen Haftpflichtversicherer übermittelt, da ausschließlich dieser zur Prüfung der Haftpflichtfrage und zur Abwehr unberechtigter Haftpflichtansprüche berechtigt ist. Über die zwölf Vorgänge hinaus wurde zwischenzeitlich lediglich ein weiterer Vorgang dem kommunalen Haftpflichtversicherer angezeigt. Hier wurde im Rahmen der Kaufpreisrecherche eine Veräußerung unter dem ermittelten Verkehrswert festgestellt, jedoch war es bislang nicht möglich, den ehemaligen Grundbucheigentümer bzw. dessen Erben zu ermitteln, siehe auch oben, B.1.2.3. B.2.3. Zusammenfassung • Insgesamt waren 4 Schadensfälle festzustellen. Für drei Vorgänge hat die Stadt Leipzig außergerichtliche Ausgleichszahlungen in Gesamthöhe von rund 400.000,00 EUR getragen. Im vierten Fall wurde die Stadt Leipzig zur Zahlung von 85.593,40 EUR zzgl. Zinsen verurteilt, wofür der Haftpflichtversicherer die Regulierung übernommen hatte. • In einem fünften Vorgang wurden im November 2015 durch den Anspruchsteller Ersatzansprüche beziffert. Ein Schadenersatzanspruch konnte bislang nicht festgestellt werden. Der Vorgang wurde entsprechend vertraglicher Verpflichtungen dem Haftpflichtversicherer übergeben. • In einem weiteren Vorgang wurde eine Veräußerung unter Verkehrswert festgestellt, woraus sich Ersatzansprüche ergeben könnten. Aufgrund einer fehlenden Datenbasis konnten in diesem Fall weder Eigentümer noch deren Rechtsnachfolger ermittelt werden. Eine Regulierung ist daher nicht möglich. Seite 17 von 43 B.3. Gutachterrecherche B.3.1. Auftrag und Methodik Entsprechend RBV-1219/ 12 Ziffer 2 und 5 war im Rahmen der Prüfung der erstellten Verkehrswertgutachten grobes Fehlverhalten der beauftragten Gutachter zu untersuchen. Ferner sollte ein Vorschlag zum künftigen Umgang mit den Gutachtern vorgelegt werden. In Umsetzung dieser Aufträge sind zunächst alle Kauffälle ermittelt worden, bei denen ein Verkehrswertgutachten durch einen ö.b.u.v. Sachverständigen oder den Gutachterausschuss erstellt wurde. Diese Vorgänge wurden analog der Kaufpreisrecherche in Risikogruppen eingeteilt und überprüft. Insgesamt wurden im Rahmen der Gutachterrecherche dem Amt für Geoinformation und Bodenordnung 61 Gutachten übergeben. Es handelte sich hierbei vorwiegend um Gutachten aus den Veräußerungsfällen der Fallgruppe I der Kaufpreisrecherche und damit um Vorgänge, bei denen das Grundstück mit einem Mehrerlös von 30 TEUR bzw. 100% ohne erkennbare Sanierung weiterveräußert wurde. B.3.2 Ergebnisse Zwischenzeitlich konnten alle 61 Verkehrswertgutachten überprüft werden. Obwohl in einigen Fällen Mängel in den Gutachten festgestellt werden mussten, haben diese regelmäßig nicht dazu geführt, dass der ermittelte Verkehrswert „falsch“ war. Lediglich bei drei Gutachten, haben sich Mängel im Gutachten tatsächlich in einem unzutreffenden ermittelten Verkehrswert niedergeschlagen. Zwei dieser Vorgänge wurden bereits im Ergebnisbericht unter B.2.1. dargestellt und sollen hier nicht noch einmal vertieft werden. Dabei handelte es sich um Sachverhalte, die bereits vor Errichtung der Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“ bekannt geworden waren. Im Ergebnis waren in beiden Vorgängen außergerichtliche Vereinbarungen mit den Berechtigten getroffen und zwischenzeitlich umgesetzt worden, siehe auch oben, B.2.1. Ein dritter Vorgang, der erst im Rahmen der Erstellung des Abschlussberichtes ermittelt wurde, betrifft ein Gutachten aus dem Jahr 2001. Der begutachtende ö.b.u.v. Sachverständige hatte bei der Berechnung der Wohnflächenzahl das Dachgeschoss entgegen der üblichen Praxis nicht einbezogen. Darüber hinaus sind verschiedene methodische Fehler im Gutachten vorhanden. Nach Einschätzung des Amtes für Geoinformation und Bodenordnung hätte der Verkehrswert um mehr als 50% höher liegen müssen: Statt der ermittelten 220.000,00 DM sei das Grundstück (mindestens) 340.000,00 DM Wert gewesen. Aufgrund erheblicher Vorbelastungen auf dem Grundstück ist hierdurch jedoch kein Schaden für die unbekannten Eigentümer entstanden, siehe auch oben, B.1.2.1. Das fehlerhafte Gutachten wurde bereits vor 14 Jahren erstellt. Aus den Unterlagen ergeben sich keine Hinweise auf ein vorsätzliches Verhalten des Sachverständigen. Im Rahmen der Gutachterrecherche waren auch weitere Gutachten des Sachverständigen geprüft worden. Trotz gelegentlicher Mängel waren die ermittelten Verkehrswerte im Ergebnis nicht zu beanstanden. Der begutachtende Sachverständige ist zum Stand dieses Berichtes weiterhin als öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger tätig. Vor dem Hintergrund der durchgeführten Prüfungen ergeben sich aus Sicht des Sonderprojektes keine grundsätzlichen Zweifel, die den zukünftigen Einsatz des Sachverständigen im RahSeite 18 von 43 men von Veräußerungen unter Beteiligung gesetzlicher Vertreter in Frage stellen würden. Um in der Zukunft mögliche Nachteile für die gesetzlich Vertretenen bei der Verkehrswertbestimmung zu vermeiden, hat das Sonderprojekt für das laufende Verwaltungsverfahren folgende Schritte festgelegt: 1. Zur Bestimmung des Kaufpreises werden grundsätzlich Gutachten von ö.b.u.v. Sachverständigen eingeholt. 2. Im Rahmen der durchgeführten Plausibilitätsprüfung wird überprüft, ob das Gutachten schlüssig ist. Regelmäßig wird hierfür das Amt für Geoinformation und Bodenordnung um eine Einschätzung zur Schlüssigkeit gebeten. 3. Gegebenenfalls wird hiernach der Gutachterausschuss mit der Erstellung eines Zweitgutachtens beauftragt bzw. der Gutachter zur Nachbesserung aufgefordert. Andernfalls wird der Verkauf des Grundstücks mindestens zum festgestellten Verkehrswert gestattet. Dieses Verfahren soll dazu beitragen, spätere Streitigkeiten in Bezug auf die Richtigkeit des Verkehrswertgutachtens zu vermeiden und den Grundstückseigentümer vor einem Verkauf unter dem tatsächlichen Verkehrswert schützen. B.3.3. Zusammenfassung • Es wurden alle Gutachten von ö.b.u.v. Sachverständigen herausgefiltert, die Grundlage einer Veräußerung unter Beteiligung eines gesetzlichen Vertreters geworden waren und bei denen sich Hinweise auf eine zu niedrige Verkehrswertermittlung ergeben hatten, insbesondere aufgrund eines wesentlich höheren Weiterverkaufspreises. Insgesamt handelte es sich um 61 Gutachten. • Die Prüfung erfolgte durch das Amt für Geoinformation und Bodenordnung. • Im Ergebnis wurde bei drei Gutachten der Verkehrswert fehlerhaft ermittelt. In zwei Vorgängen schloss die Stadt Leipzig außergerichtliche Vereinbarungen mit den Eigentümern bzw. Rechtsnachfolgern der Grundstücke. Im dritten Vorgang hatten die Mängel aufgrund erheblicher Vorbelastungen auf dem Grundstück keine Auswirkungen für die unbekannten Eigentümer. • Ein grobes Fehlverhalten der betroffenen ö.b.u.v. Sachverständigen wurde nicht festgestellt. Konsequenzen für die zukünftige Zusammenarbeit mit Sachverständigen ergeben sich nicht. Alle Fälle liegen mehr als zehn Jahre zurück. • Künftig werden nur grundsätzlich noch Gutachten von ö.b.u.v. Sachverständigen als Grundlage einer Veräußerung akzeptiert und im Rahmen der behördlichen Aufsicht einer Plausibilitätsprüfung unterzogen. Seite 19 von 43 B.4. Überprüfung der Rechtsanwaltsvergütungen Aus der Zusammenschau aus dem Auftrag des Ratsbeschlusses RBV-1219/ 12, Ziff. 2 sowie der 4. Fallgruppe des Maßnahmekataloges der Vorlage DS-V/ 2098 war die Überprüfung der an Rechtsanwälte als gesetzliche Vertreter gezahlten Vergütungen Gegenstand der Untersuchungen des Sonderprojektes. B.4.1. Methodik und bisherige Feststellungen Die Überprüfung der korrekten Anwendung der städtischen Vergütungsgrundsätze erfolgte im Rahmen einer Plausibilitäts- und Missbrauchskontrolle, wobei sich die Untersuchung auf 513 Gesamtvorgänge und ca. 1.000 Festsetzungesbescheide erstreckte. Bereits im Ergebnisbericht wurde als wesentliches Ergebnis der Recherche festgehalten, dass sich keine Anhaltspunkte für eine systematische Überzahlung der anwaltlichen gesetzlichen Vertreter ergaben. Offen waren jedoch 48 Vorgänge, in denen die festgesetzte Vergütung anhand des in der Akte dokumentierten Umfanges und der Schwierigkeiten der Leistungen des gesetzlichen Vertreters nicht plausibel war, was eine Überzahlung der gesetzlichen Vertreter indizieren könnte. In diesen Vorgängen wurden die 8 betroffenen anwaltlichen gesetzlichen Vertreter im Rahmen eines Anhörungsverfahrens zur Mitwirkung aufgefordert, um die für die Vergütungsfestsetzung maßgeblichen Tatsachen vollständig und zweifelsfrei zu ermitteln. B.4.2. Ergebnisse In 42 Vorgängen war die Höhe der festgesetzten Vergütung infolge des durchgeführten Anhörungsverfahrens nachvollziehbar. Dank der Mitwirkung der beteiligten Rechtsanwälte konnte eruiert werden, dass die Handakten der gesetzlichen Vertreter regelmäßig deutlich umfangreicher waren, als die von der Aufsichtsbehörde geführte Vorgangsakte. Die fragmentarische Aktenlage ist dabei einerseits das Ergebnis interner mangelhafter Aktenführung, aber auch andererseits der weitgehend selbständigen Aufgabenwahrnehmung der gesetzlichen Vertreter. Vermutlich liegt in diesem Umstand der Kern des Argwohns überhöhter Vergütungsfestsetzungen, welcher gerade durch die eingehendere Untersuchung dieser Vorgänge im Wesentlichen nochmalig entkräftet werden konnte. Damit wurde das bisherige Rechercheergebnis bestätigt. Weiterhin gibt es keine Anhaltspunkte für eine systematische Überzahlung der anwaltlichen gesetzlichen Vertreter. Indessen verblieben 6 Vorgänge, in denen auch nach Befragung der gesetzlichen Vertreter eine bezifferbare Abweichung von den Vergütungsgrundsätzen zu verzeichnen war. Hauptursächlich waren zum einen vernichtete Handakten der gesetzlichen Vertreter nach Ablauf der internen Aufbewahrungsfristen, so dass die für die Vergütungsfestsetzung maßgeblichen Tatsachen nicht über die eigene Aktenlage hinaus zu ermitteln waren. Zum anderen bestätigten sich in Einzelfällen die Annahmen, wonach zugunsten der gesetzlichen Vertreter gewährte Zwischenvergütungen im Rahmen der jeweiligen Schlussfestsetzung nicht ordnungsgemäß abgesetzt und damit unberücksichtigt blieben. Endlich fehlerSeite 20 von 43 behaftet war daneben der Komplex der Zusatzvergütung. Die Vergütungsgrundsätze der Stadt Leipzig sahen deren Gewährung vor, wenn der gesetzliche Vertreter „wesentlich an der Veräußerung eines Grundstückes“ beteiligt war, respektive bei „aktiver Mitwirkung an der Veräußerung des Grundstückes“. Bezüglich dieser Vorgänge war anhand der Aktenlage und nach Durchführung des Anhörungsverfahrens die erforderliche „aktive Mitwirkung/ wesentliche Beteiligung“ des anwaltlichen gesetzlichen Vertreters an der Veräußerung des Grundstückes nicht erkennbar oder die maßgeblichen Tätigkeiten wurden bereits zur Begründung erhöhter Rahmengebühren herangezogen. Die bezifferbare Abweichung beträgt in allen betroffenen Fällen insgesamt 3.158,99 EUR zuzüglich Zinsen, wobei diese in 5 Vorgängen zum Nachteil der vertretenen Eigentümer sowie in einem Vorgang zum Nachteil der Stadt Leipzig gereichten. Weil in diesen Vorgängen eine Rückforderung nach Maßgabe von § 48 VwVfG aus tatsächlichen oder rechtlichen Gründen ausgeschlossen war, erfolgte in den 5 betroffenen Vorgängen zugunsten der vertretenen Eigentümer eine eigenständige Regulierung nach Aktenlage durch das Sonderprojekt. Unter Berücksichtigung von Zinsen wurde den tangierten Verwahrkonten ein Betrag in Höhe von insgesamt 2.894,05 EUR zugeführt. B.4.3. Zusammenfassung Im Ergebnis der Überprüfung der Rechtsanwaltsvergütungen ist festzuhalten: • Nach Abschluss der Plausibilitäts- und Missbrauchskontrolle von 513 Gesamtvorgängen mit Bezug auf rund 1.000 Festsetzungsbescheide gibt es keine Anhaltspunkte für eine systematische Überzahlung der anwaltlichen gesetzlichen Vertreter. • Wesentliche Erkenntnis des Anhörungsverfahrens ist, dass die Handakten der bestallten Rechtsanwälte regelmäßig deutlich umfangreicher und aussagefähiger waren als die stadteigenen Akten. • Im Ergebnis sind in 6 Vorgängen bezifferbare Abweichungen mit einem Gesamtvolumen in Höhe von 3.158,99 EUR zuzüglich Zinsen festzustellen. • In 5 Vorgängen zum Nachteil der vertretenen Eigentümer wurde unter Berücksichtigung von Zinsen den tangierten Verwahrkonten ein Betrag in Höhe von insgesamt 2.894,05 EUR zugeführt. • In dem einen Vorgang zum Nachteil der Stadt i.H.v. 618,80 EUR war eine Rückforderung nach Maßgabe von § 48 VwVfG aus tatsächlichen bzw. rechtlichen Gründen ausgeschlossen. Seite 21 von 43 C. Fehlerkorrektur: Aktueller Stand bei der fiskalischen Aufarbeitung der Altakten mit/ohne Verwahrbezug Entsprechend des Beschlusses der Ratsversammlung RBV 1219/12, Ziff. 4, Satz 2, ist die Verwahrung der Gelder durch die Stadt Leipzig nach Überprüfung der Verwahrbeträge schnellstmöglich zu beenden und der gesetzliche Zustand wiederherzustellen. Die Überprüfung und Aufarbeitung der fehlerhaften Akten bezieht sich nach Maßgabe des Beschlusses der Ratsversammlung RBV 1219/12, Ziff. 2 jedoch auf alle Akten im Zusammenhang mit den „herrenlosen Grundstücken“ und damit auf die Gesamtheit der Altakten. Wesentliches Ergebnis der Fehleranalyse war, dass hauptursächlich für die Fehler bei der Bearbeitung der gesetzlichen Vertretung in der Vergangenheit die ungenügende Ermittlung von Eigentümern und die unterbliebene Zahlung erwirtschafteter Zinsen waren. Hauptaufgabe der Fehlerkorrektur ist es daher nun, die Eigentümerermittlung im gesetzlich vorgeschriebenen, verhältnismäßigen Rahmen nachzuholen, die festgestellten Fehler zu korrigieren, insbesondere die Zinsen nachzuzahlen, und im Ergebnis den rechtswidrigen Zustand der Verwahrung von Fremdgeldern durch die Stadt Leipzig mit der Schließung der DKB-Verwahrkonten zu beenden. Die Fehlerkorrektur ist beendet und der Ratsbeschluss RBV 1219/12, Ziff. 4, Satz 2 i.V.m. Ziff. 2 erfüllt, wenn sämtliche Verwahrkonten im externen Buchungskreis überprüft, korrigiert und geschlossen sind und die Verwahrkonten sowie sonstige Altakten, die nicht ins laufende Verwaltungsverfahren überführt werden, auf Fehler überprüft und archiviert wurden. C.1. Nachholung der Eigentümerermittlung Für die fiskalische Aufarbeitung der Altakten kommt der Nachholung der Eigentümerermittlung zentrale Bedeutung zu. Diese ist nicht nur erforderlich, weil die unzureichende oder teilweise gänzlich fehlende Suche nach Eigentümern oder deren Erben durch die Bestallungsbehörde der zentrale Kritikpunkt im vergangenen Verwaltungsverfahren der gesetzlichen Vertretung war, sondern ist auch Voraussetzung für eine Auskehr von Verwahrbeträgen an Berechtigte sowie einer etwaigen Hinterlegung. Ein Hinterlegungsrecht besteht nach Maßgabe von § 372 BGB insbesondere, wenn die Stadt Leipzig als Schuldner ihre Verbindlichkeit infolge einer Ungewissheit über die Person des Gläubigers nicht oder nicht mit Sicherheit erfüllen kann, was etwa bei unklarer Erbfolge der Fall ist. Dabei muss die Stadt Leipzig als Schuldnerin nachweisen, dass die rechtlichen Voraussetzungen für eine Hinterlegung vorliegen und in diesem Zusammenhang in der Regel die Durchführung einer dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz entsprechenden Eigentümerermittlung mit Nachweisen belegen. Damit ist die Nachholung der Eigentümerermittlung insbesondere für den weiteren Umgang mit den bisher von der Stadt Leipzig verwahrten Verkaufserlösen essentiell. Seite 22 von 43 Relevanz entfaltet die Nachholung der Eigentümerermittlung auch in den sonstigen Altakten ohne Verwahrkontobezug, soweit offene Ansprüche von Berechtigten oder der Stadt Leipzig bestehen, sowie in Vorgängen, in denen derzeit noch ein gesetzlicher Vertreter bestallt ist („laufende Altfälle“), um die Reichweite der Vertretungsmacht des gesetzlichen Vertreters zu bestimmen. Die Ermittlung der Eigentümer orientiert sich dabei an denselben Maßstäben wie die Recherche im Vorfeld der Bestallung eines gesetzlichen Vertreters. Der Umfang der gemäß § 24 VwVfG gebotenen Ermittlungstätigkeit hat sich auf nahe liegende Möglichkeiten zu beschränken, z.B. Einsichtnahme in das Grundbuch, Nachfrage bei den Nachlassgerichten bzw. Anfrage beim Einwohnermeldeamt. Dabei ist grundsätzlich von den Eintragungen im Grundbuch auszugehen. Ist das Grundbuch evident unrichtig, etwa weil die dort eingetragenen Grundstückseigentümer verstorben sind, so sind die aktuellen Grundstückseigentümer nur dann festzustellen, wenn sie als Rechtsnachfolger hinreichend sicher feststehen. Handelt es sich dabei um eine Erbengemeinschaft, so ist für eine Auszahlung erforderlich, dass alle Mitglieder der Erbengemeinschaft bekannt sind. Der Rechtsnachfolger des noch im Grundbuch eingetragenen verstorbenen Eigentümers ist jedoch nur dann mit der notwendigen Verlässlichkeit feststellbar, wenn sich die Rechtsnachfolge anhand öffentlicher Urkunden lückenlos nachvollziehen lässt, wobei als Nachweis der Gesamtrechtsnachfolge insbesondere Erbscheine (§§ 2353 f. BGB) sowie öffentliche Testamente (§ 2232 BGB) in Betracht kommen.6 Zu Beginn einer jeden Aktenbearbeitung sind Umfang und Dauer der Ermittlungen kaum absehbar. Diese können sich einfach gestalten, wenn der gesetzlich Vertretene der Alleineigentümer des Grundstückes ist. Häufig umfasste die gesetzliche Vertretung jedoch mehrere Miteigentümer mit unterschiedlichen Eigentumsanteilen, so dass die Ermittlungsschritte für jeden einzelnen in der Bestallungsurkunde benannten Miteigentümer durchzuführen sind und erst enden, wenn die individuelle Legitimationskette lückenlos dokumentiert oder im Verlauf der Ermittlungen unterbrochen ist. Dabei ist die Behörde von Zuarbeiten der Nachlassgerichte und verschiedenster, bundesweit ansässiger Ämter und anderer, teilweise privater Dritter abhängig. Bei größeren Erbengemeinschaften bzw. bei über Jahre hinweg entstandenen Erbfolgen entwickelt sich die Erbfolge teilweise wie eine Art „Schneeballsystem“ bis hin zu in Tausendstel ausgedrückten Bruchteilen. In dieser Ermittlung der Berechtigten (Eigentümer, Erben, sonstige Rechtsnachfolger) besteht die zeitlich größte Herausforderung im Rahmen der Aufarbeitung der Altakten. C.2. Aktueller Stand bei der fiskalischen Aufarbeitung der Altakten mit Verwahrkontobezug Die Stadt Leipzig hat im Zeitraum 1993 bis 2011 den gesetzlich Vertretenen zustehende Gelder aus den Grundstücksverkäufen in einer Vielzahl von Verkaufsvorgängen als Verwahrgelder im Haushalts- und Rechnungswesen im Sachbuch für haushaltsfremde Vorgänge geführt und gegebenenfalls an die Berechtigten ausgezahlt. Entsprechend des Beschlusses der Ratsversammlung RBV 1219/12, Ziff. 4, Satz 1 waren die Verwahrkonten schnellstmöglich auf externen Konten zu separieren. 6 Vgl. Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg, Urteil vom 10. April 2014 – OVG 70 A 11.13 Seite 23 von 43 In Summe der Bestände aller Verwahrkonten wurde zum 31. Dezember 2012 ein Gesamtbetrag i. H. v. 6.525.054,29 EUR (Stand: 31. Dezember 2012) separiert und an insgesamt 350 verzinste Konten der DKB ausgegliedert. Jeder Einzelfall wurde somit einem eindeutigen Vertragsgegenstand zugeordnet. Zusätzlich zu diesem Betrag wurden Gesamtzinsen i. H. v. 1.945.138,10 EUR auf die Konten zugebucht und entsprechend der durchgeführten Zinsrechnung auf die Einzelfälle verteilt: • 6.525.054,29 EUR + 1.945.138,10 EUR = 8.470.192,39 EUR7 Seit dem 1. Januar 2013 wird die Verzinsung der Gelder entsprechend der Zu- und Abgänge automatisiert durch die DKB durchgeführt. Die Gutschrift der Zinsen erfolgt zum jeweiligen Quartalsende des laufenden Jahres. Die Prüfung der vorhandenen Verwahrbestände und deren Auszahlung („Fehlerkorrektur“) stellte den Hauptschwerpunkt der Tätigkeit des Sonderprojektes im Nachgang zum Ergebnisbericht dar und wird auch künftig im Fokus der Aufarbeitung der Altakten stehen. Der Ratsbeschluss RBV 1219/12, Ziff. 4, Satz 2 i.V.m. Ziff. 2 ist erfüllt, wenn sämtliche Verwahrkonten im externen Buchungskreis überprüft, korrigiert und geschlossen sind und die Verwahrkonten sowie sonstige Altakten, die nicht ins laufende Verwaltungsverfahren überführt werden, auf Fehler überprüft und archiviert wurden. C.2.1. Prüfung der Verwahrbestände und Auszahlung Bereits im Ergebnisbericht wurden die Schritte bis zur Auszahlung des Verwahrbetrages benannt. Mit Blick auf den Gesamtvorgang handelt es sich um folgende Prüfschritte: 1. Akte prüfen: Die bisherigen Einzelprüfungen nach allen Themenkomplexen werden in der Akte zusammen geführt. Sämtliche Feststellungen werden auf die Akte übertragen, gegebenenfalls notwendige Maßnahmen werden umgesetzt. 2. Verwahrkonto prüfen: Auf Basis der Feststellungen in der Akte muss der Bestand des Verwahrkontos überprüft werden. Wurden bereits Teilbeträge des verwahrten Kaufpreiserlöses ausgezahlt, ist zu überprüfen, ob der Auszahlungsbetrag im Einklang mit den Erkenntnissen aus der Vorgangsakte bestimmt wurde. Vereinzelt wurden die Quoten fehlerhaft berechnet und Ein- und Auszahlungen im Nachgang zur Auskehr der Gelder nicht berücksichtigt. Unter anderem führten Schlichte Fehler in der Währungsumrechnung zu unrichtigen Auskehrbeträgen. Bei Korrekturbedarf, z. B., wenn Gelder an Einzelne zu viel oder zu wenig ausgezahlt wurden, ist der Bestand entsprechend zu korrigieren. 3. Zinsnachberechnung: Besteht Korrekturbedarf, müssen die Zinsen nachberechnet werden. Dazu muss das Verwahrkonto (im Falle von Fehlbuchungen in der Vergangenheit gegebenenfalls fiktiv) so gestellt werden, als wären die Buchungen zum jeweiligen in der Akte festgestellten Zeitpunkt korrekt gelaufen. Für den Zeitraum von der Eröffnung eines Verwahrkontos bis 31. Dezember 2012 erfolgt dies anhand der Zinstabelle der Stadtkasse. Um eine stimmige Auszahlung durchzuführen, werden entsprechende Fehlbuchungen korrigiert und nachberechnete Zinsen zugebucht. Dabei ist in nahezu jedem Einzelfall auch die Zinsberechnung der 7 Anlage Kontovertrag 2 Seite 24 von 43 Stadtkasse nochmals zu verifizieren, weil sich aufgrund von Erkenntnissen aus der Aktenprüfung die Datenbasis für die Berechnungen nachträglich geändert hat. Gegebenenfalls unter Verrechnung von Fehlbeträgen sind die erwirtschaften Zinsen für den Zeitraum der Verwahrung entsprechend des individuellen Stammanteils an die Berechtigten auszukehren. 4. Ermittlung der Empfangsberechtigten (erfolgt parallel zu 1. bis 3.): Je nach Sachlage erfordert die Ermittlung der Empfangsberechtigten umfangreiche Maßnahmen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Meist sind einzelne oder alle der im Grundbuch eingetragenen Eigentümer nicht auffindbar oder gar verstorben. Diese Ermittlungsmaßnahmen können teilweise sehr langwierig sein, s.o. C.1. 5. Nachweis der Berechtigung des Empfängers: Sind die Eigentümerermittlungen erfolgreich, insbesondere werden Erben gefunden, ist in einem zweiten Schritt der Nachweis der Erbenstellung erforderlich. Dies erfolgt in der Regel durch Vorlage eines Erbscheins. Hierfür müssen die ermittelten – mutmaßlichen – Erben gegebenenfalls ein Erbscheinsverfahren beantragen. Je nach Komplexität der Erbsituation kann dies wenige Wochen bis mehrere Jahre in Anspruch nehmen. Gegebenenfalls sind auch langwierige Verwaltungsverfahren anzumelden, z. B. ein Aufgebotsverfahren beim Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen (BADV) oder eine Fiskalerbschaft beim Amtsgericht. Ist absehbar, dass ein Nachweis im verhältnismäßigen Zeitraum nicht zu erwarten ist, wird aus Gründen der Verwaltungseffizienz der Vorgang durch Hinterlegung beendet. Die entsprechenden Nachweise sind dann gegenüber der Hinterlegungsstelle zu erbringen. 6. Auszahlung: Eine direkte Auszahlung aus dem Verwahrkonto an die Berechtigten erfolgt erst, wenn die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen: Die Berechtigung muss nachgewiesen und der Empfänger zum Erhalt des Einzel- oder Gesamtbetrages berechtigt sein. Bei einer Erbengemeinschaft können Einzelzahlungen nur dann erfolgen, wenn diese bereits auseinandergesetzt ist. Andernfalls muss der Gesamtbetrag an einen von allen Mitgliedern der Erbengemeinschaft bevollmächtigten Empfänger ausgezahlt oder beim Amtsgericht hinterlegt werden. In einigen Fällen sind noch weitere rechtliche Besonderheiten zu beachten, z. B. im Fall ehemals staatlicher Verwaltung sind die entsprechenden Beträge dem Entschädigungsfonds des Bundes zuzuführen. Um das Risiko von Fehlern zu reduzieren, wurde durch das Sonderprojekt im Rahmen des Auszahlungsprozesses ein mindestens Vier-Augen-Prinzip etabliert. 7. Korrespondenz mit (potentiellen) Berechtigten: Angesichts der Vielzahl von Beteiligten sowie der tatsächlichen und rechtlichen Komplexität besteht ein erhöhter Korrespondenzaufwand bis zum Abschluss der Aufarbeitung eines Vorganges. Dieser Umfang tritt während der gesamten Bearbeitung zutage, zunächst im Rahmen der Erbenermittlung über den Kontakt mit den gefundenen (potentiellen) Erben selbst sowie deren anwaltlichen Vertretern. Die Fragenkreise umfassen regelmäßig den Verwaltungsvorgang der gesetzlichen Vertretung selbst, die Höhe des Auskehrbetrages, die weiteren (potentiellen) Berechtigten sowie Auskünfte zum Erbscheinsverfahren oder das Prozedere zur Herausgabe hinterlegter Gelder. 8. Kontenschließung: Erst nach Ausschüttung aller Verwahrbeträge an die Berechtigten bzw. durch Hinterlegung kann das entsprechende Verwahrkonto geschlossen werden. Dabei hat die Einstufung als Fremdgelder zur Folge, dass PauschaSeite 25 von 43 lierungen ausgeschlossen sind, so dass beispielshalber Kleinstbeträge wie Quartalszinsen weder gerundet noch in den städtischen Haushalt überführt werden dürfen. Hierdurch entstehen Verzögerungen aufgrund der lediglich quartalsweise erfolgenden Berechnung der Zinsen durch die kontoführende DKB-Bank. Auf Veranlassung des Sonderprojektes leitet die Stadtkasse nach eigener Prüfung den Schließungsantrag an die DKB weiter, die die Kontenschließung durchführt. 9. Abschluss der Akte/Archivierung: Die Beendigung der Bearbeitung der Akte wird als Abschluss elektronisch erfasst. Nach einer Wiedervorlagefrist von regelmäßig 6 Monaten ist durch den Sachbearbeiter die Archivierung zu verfügen. Diese schlichte Auflistung der einzelnen Prüfschritte darf nicht über den zugrunde liegenden Arbeitsaufwand hinwegtäuschen, denn in allen Schritten können Schwierigkeiten auftreten, welche die Bearbeitungsdauer teils signifikant verlängern. Hintergrund sind insbesondere teils langwierige Recherchen von Buchungsvorgängen über einen Zeitraum von teilweise mehr als 20 Jahren und das Zuwarten auf entsprechende Zuarbeiten Dritter. Das gesamte Prozedere führt für einen Grundstücksvorgang respektive ein Verwahrkonto zu zahlreichen gesonderten Ermittlungen, Berechnungen und Auszahlungen, wobei das oberste Ziel der Aufarbeitung darin besteht, dass jeder Miteigentümer das Geld erhalten soll, was ihm unter Berücksichtigung aller Erkenntnisse zusteht. Ziel der Auszahlungen ist die Schließung des Verwahrkontos und der Abschluss der Vorgangsakte, um in Umsetzung des Beschlusses der Ratsversammlung RBV 1219/12, Ziff. 4 S. 2. den rechtswidrigen Zustand der Verwahrung von Fremdgeldern bei der Stadt Leipzig zu beenden. Da die Gelder nicht dauerhaft auf Konten der Stadt Leipzig verbleiben dürfen, besteht kein Handlungsspielraum. C.2.2. Statistische Auswertung: Auszahlungen aus Verwahrkonten nach Jahren C.2.2.1. Auszahlungen in den Jahren 2012 und 2013 Bis zum 31. Dezember 2013 konnte ein Betrag in Höhe von 293.555,51 EUR aus den Verwahrkonten an die Berechtigten ausgezahlt werden, hiervon 33.582,42 EUR Zinsen. Der vergleichsweise geringe Auszahlungsbetrag ergibt sich aus der Priorisierung der Aufgabenstellung in Umsetzung der Ratsbeschlüsse: Nach der Herstellung der Arbeitsfähigkeit des Sonderprojektes in der Initiierungsphase war im Jahr 2013 der wichtigste Schritt bis zur Vorlage des Ergebnisberichtes die Fehleranalyse und Aufarbeitung der Altakten nach Themenkomplexen, insbesondere Kaufpreisrecherche, Überprüfung der Rechtsanwaltsvergütungen, Gutachterrecherche, Netzwerkrecherche, Regulierung festgestellter Schadensfälle, Nacherhebung Verwaltungskosten sowie Wiederherstellung vernichteter Akten. Als konsequente Umsetzung der festgestellten Fehler in jeder Akte bzw. jedem Verwahrkonto war eine Bearbeitung der Konten vor Beendigung der Fehleranalyse nur in wenigen Ausnahmefällen überhaupt angezeigt. C.2.2.2. Auszahlungen in 2014 Nachdem begonnen wurde, alle bisherigen Prüfergebnisse der verschiedenen ThemenSeite 26 von 43 komplexe im Verlauf des Jahres 2014 zusammen zu führen und im Hinblick auf jede einzelne Akte bzw. das jeweilige Verwahrkonto auszuwerten, konnte im Jahr 2014 bereits ein Betrag in Höhe von 2.035.556,54 EUR an die Berechtigten ausgekehrt werden, wobei 472.551,97 EUR auf Zinsen entfallen. Der Übergang im Jahr 2014 von der Phase der Fehleranalyse hin zur Phase der darauf basierenden Fehlerkorrektur, bei der die Einzelfallakten fiskalisch abgeschlossen werden, wird besonders an zwei Zahlen manifest: Konnten im ersten Halbjahr 2014 Gelder in Höhe von 275.745,20 EUR ausgekehrt werden, so lag diese Zahl für das zweite Halbjahr 2014 bei 1.759.811,34 EUR. C.2.2.3 Auszahlungen in 2015 Vor diesem Hintergrund sind die Zahlen für das Jahr 2015 zu betrachten. Insgesamt konnte bis zum 10. Dezember 2015 ein Betrag in Höhe von 2.764.571,08 EUR an Empfangsberechtigte ausgekehrt werden, wobei 734.972,77 EUR auf Zinsen entfielen. Bis zum 15. Dezember 2015 wurde die Buchung weiterer rund 120.000,00 EUR veranlasst. Die nochmalige Steigerung des Auskehrbetrages im Vergleich zum 2. Halbjahr 2014 ist durchaus als Erfolg zu werten und Ausdruck der Optimierung von Prozessen bei gleichbleibender Qualität. C.2.2.4 Auszahlungen Gesamtzeitraum 2012-2015 Zusammenfassend wurden damit im Projektzeitraum Auszahlungen aus Verwahrkonten in Höhe von insgesamt 5.211.719,22 EUR veranlasst. Demgegenüber verbleiben zum 15. Dezember 2015 insgesamt 3.697.355,47 EUR auf den 248 grundstücksbezogenen Konten der DKB. Damit sind bereits weit mehr als die Hälfte der Verwahrbeträge durch das Sonderprojekt ausgezahlt und den Berechtigten zugeführt worden. Seite 27 von 43 C.2.3. Aufschlüsselung nach Empfangsberechtigten Die bisherigen Auskehrbeträge wurden wie folgt an die Empfangsberechtigten ausgezahlt: Nur in wenigen Fällen können die im Grundbuch eingetragenen Eigentümer ermittelt werden, da diese sehr häufig bereits verstorben sind. Eine Auszahlung an die Erben der Eigentümer setzt voraus, dass diese überhaupt ermittelbar sind und sich zudem als Rechtsnachfolger hinreichend und lückenlos legitimieren. Der Nachweis des Erbrechts ist dabei regelmäßig durch Erbscheine – vielfach eine Kette von Erbscheinen – zu erbringen. Ist diese Kette an einer Stelle unterbrochen, so besteht eine Ungewissheit über die Person des Gläubigers. In diesen Fällen ist der vorhandene Verwahrbetrag beim zuständigen Amtsgericht zu hinterlegen. Gleiches gilt im Hinblick auf empfangsberechtigte und nicht auseinandergesetzte Erbengemeinschaften, bei der nur einzelne Mitglieder unbekannt sind. Diese Aspekte machen begreiflich, warum der Anteil der Hinterlegungen im Vergleich zu den unmittelbaren Auszahlungen an berechtigte Erben überproportional höher liegt. Die bekannten bzw. potentiellen Erben werden durch die Verwaltung über die erfolgte Hinterlegung informiert und haben sodann die Möglichkeit, die hinterlegten Gelder binnen 30 Jahren gegen Nachweis der Berechtigung heraus zu verlangen. Ergeben sich aus dem Grundbuch Hinweise darauf, dass das Grundstück während der DDR-Zeit unter staatliche Verwaltung gestellt worden war, ist auch das BADV zu beteiligten, da derartige Verkaufserlöse aus der Veräußerung gemäß § 10 Absatz 1 Nr. 7 EntschG in Verbindung mit § 15 GBBerG an den Entschädigungsfonds abzuführen sind. Voraussetzung ist, dass die Eigentümer oder die Rechtsnachfolger des betroffenen Vermögenswertes nicht mit den dem BADV zu Gebote stehenden Mitteln gefunden werden können und ein Eigentümerausschlussbescheid durch das BADV erlassen wurde. Da diese Verfahren bis zum Abschluss mit einigem zeitlichen Aufwand verbunden sind, erfolgt auch in diesen Fällen im Benehmen mit dem BADV die Hinterlegung des (anteiligen) Verwahrbetrages. Seite 28 von 43 Die Stadt Leipzig hat als Hinterlegungsschuldner nach Ablauf der o.g. 30 Jahre Hinterlegungsdauer das Recht, von der Hinterlegungsstelle binnen eines Jahres die Gelder von der Hinterlegungsstelle an die Stadt herauszuverlangen, § 27 SächsHinterlG i.V.m. § 382 BGB. Über die hinterlegten Beträge hat das Sonderprojekt daher eine Statistik über den Beginn und den Ablauf der gesetzlichen Fristen angelegt. Es wird Aufgabe der zukünftigen Linienorganisation sein, die Verwaltung eventueller Forderungen aus den Hinterlegungen zu gewährleisten. C.2.4. Kursorische Prüfung der Verwahrkonten Da im Rahmen der Aktenbearbeitung vereinzelt ins Gewicht fallende Abweichungen festgestellt wurden, initiierte das Sonderprojekt im Rahmen der Arbeiten zum Jahresabschluss 2014 eine kursorische Prüfung der Verwahrkonten. Dabei ermittelte das Sonderprojekt für 11 Grundstücksvorgänge einen Korrekturbedarf in Höhe von insgesamt 95.101,84 EUR (inkl. Zinsen 101.571,45 EUR). Diese Abweichungen fußten einerseits auf sachfremden Entnahmen vom grundstücksbezogenen Verwahrkonto und andererseits auf Vereinnahmung von Geldern, welche nicht dem grundstücksbezogenen Verwahrkonto zugeführt wurden. Im Zuge der Bildung und Auflösung von Rückstellungen wurden die betroffenen Verwahrkonten vollständig und auch unter Berücksichtigung der entsprechenden Zinsen korrigiert. Überdies wurden die relevanten Aktenbestandteile entsprechend der geltenden Beschlusslage vorsorglich zur Prüfung eines möglichen Anfangsverdachts an die zuständige Ermittlungsbehörde weitergeleitet. Weitere Erkenntnisse liegen hierzu nicht vor. C.2.5. Kontenschließungen Zum Stichtag 31. Dezember 2015 wurden von den bestehenden 350 Verwahrkonten 102 Verwahrkontoprüfungen abgeschlossen. Dies entspricht 29,14 %. Diese Konten wurden bereits geschlossen (85) bzw. Anträge auf Kontenschließung gestellt (17). Der Anfangsbestand dieser 102 DKB-Konten zum Tag der Separierung, 31. Dezember 2012, belief sich dabei auf 4.305.201,76 EUR und damit auf mehr als die Hälfte des gesamten damaligen Verwahrkontobestandes. Von den verbleibenden 248 Verwahrkonten sind zurzeit 37 Verwahrkonten dem Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren und 211 Verwahrkonten dem Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten zugeordnet. Diese Aufteilung ist vorläufig, da aufgrund der häufigen Verbindung von laufenden Verfahren und Altfällen in einer Akte eine finale Zuordnung auf Basis des bisherigen Aktenbestandes nicht möglich war. 108 Verwahrkonten befinden sich aktuell in der Bearbeitung (30,86%), bezüglich 140 Verwahrkonten (40,00 %) wurde die Bearbeitung noch nicht begonnen. Insgesamt sind daher exakt 60,00% der Verwahrkonten (210) bereits geschlossen oder in Bearbeitung. Der Ratsbeschluss RBV 1219/12, Ziff. 4, S. 2, ist erfüllt, wenn sämtliche Verwahrkonten, die nicht ins laufende Verwaltungsverfahren überführt werden, im externen Buchungskreis überprüft, korrigiert und geschlossen sind. Seite 29 von 43 C.3. Aktueller Stand bei der fiskalischen Aufarbeitung der Altakten ohne Verwahrkontobezug Darüber hinaus werden auch in den weiteren 465 Altakten ohne Verwahrbestand die gesamten Prüfergebnisse zur jeweiligen Akte in Form eines schematisierten Kurzberichtes zusammengestellt. Auch hier ist gegebenenfalls im Einzelfall die Eigentümerermittlung oder die Bestimmung der Empfangsberechtigten nachzuholen. Dies kommt insbesondere dann in Betracht, wenn Zinsen auf durch Verkauf entstandene und bereits vollständig ausgezahlte Verwahrbeträge nachzuzahlen sind, wenn Miet- und/ oder Pachteinnahmen vorhanden waren oder die Stadt selbst noch offene Forderungen (Verwaltungsgebühren, Erstattung von Kosten) geltend machen kann. Außerdem wären in den Fällen, in denen ein Schaden festgestellt wird, die für den Einzelfall entsprechenden Maßnahmen einzuleiten. Von diesen 465 sonstigen Altfällen konnten im Projektzeitraum 84 Vorgänge bereits vollständig abgeschlossen werden. Damit beträgt der Gesamtbestand geschlossener Vorgänge mit und ohne Verwahrkonto 186 Altakten. C.4. Zusammenfassung • Das Sonderprojekt hat im Projektzeitraum die Auskehrung von Verwahrbeträgen in Höhe von 5.211.719,22 EUR veranlasst. Dies entspricht weit mehr als der Hälfte des Verwahrbestandes. • Dabei konnten etwa 16 % der Auszahlungen direkt an legitimierte Eigentümer oder deren Rechtsnachfolger ausgekehrt werden. Mit rund 76 % betrafen die Auszahlungen mehrheitlich Hinterlegungen. Das BADV erhielt ca. 8 % der Auszahlungen, die in den Entschädigungsfonds für ehemals staatlich verwaltete Grundstücke flossen. • Von den bestehenden 350 Verwahrkonten wurde bei 102 Konten die Verwahrkontoprüfung abgeschlossen (29,14 %). Weitere 108 Verwahrkonten befinden sich in der Bearbeitung. Damit sind insgesamt 60,00 % der Verwahrkonten bereits geschlossen oder in Bearbeitung. • Insgesamt wurden 186 Altakten geschlossen. • Zum 31. Dezember 2015 verbleiben 3.697.355,47 EUR auf den 248 grundstücksbezogenen Konten der DKB. Der fiskalische Abschluss der Mehrheit dieser Vorgänge wird den Schwerpunkt der Tätigkeit des Sachgebietes Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten darstellen. • Es wird Aufgabe der zukünftigen Linienorganisation sein, die Verwaltung eventueller Forderungen aus den Hinterlegungen nach dem Ablauf der Hinterlegungsfrist von 30 Jahren zu gewährleisten. Seite 30 von 43 D. Neuausrichtung und Verstetigung des laufenden Verwaltungsverfahrens „Gesetzliche Vertretung“ D.1 Schaffung der Grundlagen für das laufende Verfahren Die Vorlage der Verwaltung – Drucksache V/ 2098 und der darauf aufbauende Ratsbeschluss 1219/ 12 sehen vor, dass zukünftig ein ordnungsgemäßes Verfahren in allen laufenden Vorgängen abgesichert werden soll. Um die Grundlagen ordnungsgemäßen Handelns im Rahmen der gesetzlichen Vertretung abzusichern, wurde daher das Verwaltungsverfahren neu ausgerichtet und strukturiert. Ausführliche Ausführungen finden sich dazu insgesamt im Ergebnisbericht unter C. Mit der Erstellung formalisierter Verfahren, insbesondere durch Checklisten und Handlungsrichtlinien, werden die Grundlagen ordnungsgemäßen Handelns vor allem im Vorfeld von Bestallungen gesetzlicher Vertreter, im Rahmen der Genehmigungsverfahren von Rechtsgeschäften nach §§ 1821, 1822 BGB ebenso wie im Zusammenhang mit der Abberufung eines gesetzlichen Vertreters sichergestellt. Damit wird eine effektive, einheitliche und transparente Aktenbearbeitung nach standardisierten Prozessen ermöglicht. Insbesondere können Genehmigungen aufgrund der gesetzlichen Regelungen in §§ 1812, 1821 f. BGB nur dann in Aussicht gestellt werden, wenn im Ganzen gesehen der Vertrag für den Vertretenen vorteilhaft und zweckmäßig ist. Vor Erteilung der Verkaufserlaubnis bzw. der schlussendlichen Genehmigung des Verkaufes eines Grundstückes auf Antrag des gesetzlichen Vertreters wird insbesondere auf die Vorlage eines Verkehrswertgutachtens als Grundlage für die Kaufpreiseinschätzung, eine im Kaufvertrag enthaltene Mehrerlösklausel sowie die gesetzeskonforme Anlage und Verzinsung des Kaufpreiserlöses durch den gesetzlichen Vertreter geachtet. Mit Beschluss der Ratsversammlung Nr. RBV-1219/ 12, Ziff. 2, durften bei der künftigen Bestellung von gesetzlichen Vertretern sowie bei der Auswahl der Gutachter ausschließlich bis dato noch nicht diesbezüglich tätige Bewerber berücksichtigt werden. Aufgrund der Feststellungen im Ergebnisbericht bestand kein Anlass mehr für einen derartigen Ausschluss. Daher wurde diese Maßgabe mit Beschluss der Ratsversammlung, DS 00130/14 vom 10. Dezember 2014, aufgehoben, so dass auf Gutachter und gesetzliche Vertreter im Verwaltungsverfahren wieder uneingeschränkt zurückgegriffen werden kann, unabhängig davon, ob sie schon einmal im Rahmen der gesetzlichen Vertretung tätig waren. Für die Regelung der Zusammenarbeit wurde neben einer standardisierten Belehrung über die mit dem Amt verbundenen Pflichten für die gesetzlichen Vertreter u. a. auch eine an den transparenten Grundsätzen des Vormünder- und Betreuervergütungsgesetz (VBVG) orientierte Vergütungsrichtlinie formuliert. Darüber hinaus befinden sich neu geregelte Gebührentatbestände für den Bereich der gesetzlichen Vertretung als rechtssichere Grundlage für die Gebührenerhebung in der abschließenden Abstimmung. Diese stellen einen Teilkomplex einer insgesamt auch für andere städtische Bereiche aufzustellenden novellierten Verwaltungskostensatzung dar, welche der Mitwirkung Seite 31 von 43 anderer Ämter, der anschließenden Freigabe durch die Dienstberatung des Oberbürgermeisters und schlussendlich eines Beschlusses der Ratsversammlung bedarf. Die Zuarbeiten aus dem Bereich gesetzliche Vertretung sind abgeschlossen. Voraussichtlich im Frühjahr 2016 soll die vorgenannte Rechtsgrundlage nach entsprechender Freigabe durch die zuständigen Gremien zum Einsatz kommen. Die wesentlichen Voraussetzungen für das laufende Verwaltungsverfahren sind damit geschaffen worden. Diese festgelegten hohen Standards in der Sachbearbeitung sind fortwährend entsprechend zu berücksichtigten. D.2 Verfahrensstand der laufenden Verwaltungsverfahren Aufgrund der internen Untersuchungen durch das Rechnungsprüfungsamt und der Neustrukturierung des Bereiches „Gesetzliche Vertretung“, einschließlich der Gründung des Sonderprojektes, blieben in den Jahren 2011 und 2012 viele Vorgänge unbearbeitet. Personal musste erst eingearbeitet und rechtssichere Grundlagen geschaffen werden. Bis Ende 2013 konnte der Bearbeitungsstau von diesen Vorgängen im Wesentlichen abgebaut und in ein standardisiertes, laufendes Verfahren übergegangen werden. D.2.1. Überblick Aktenbestand zum 31. Dezember 2015 Derzeit sind im Zusammenhang mit einer gesetzlichen Vertretung 162 grundstücksbezogene Vorgangsakten in der laufenden Verwaltung. • • • Davon sind aktuell 53 Neufälle in der laufenden Bearbeitung. Dabei handelt es sich um Fälle, in denen das Sonderprojekt eine erstmalige Entscheidung über die beantragte Einsetzung eines gesetzlichen Vertreters zu treffen hat. In 8 Aktenvorgängen von ursprünglich 61 Neufällen konnte zwischenzeitlich das Verwaltungsverfahren abgeschlossen und die Vorgänge dem Rechtsamt zur Archivierung übergeben werden. Bei den restlichen sich noch im laufenden Verfahren befindlichen 109 Vorgangsakten handelt es sich um vom Rechtsamt übernommene Altakten. Bei diesen Altakten ist regelmäßig das Grundstück noch vorhanden und der gesetzliche Vertreter noch bestallt oder jedenfalls noch erreichbar und es besteht zumeist ein nicht unerheblicher Handlungsbedarf. Vor allem vor dem Hintergrund, dass teilweise mehrere Grundstücksvorgänge in einer Akte enthalten sind, die Bestallungszeiträume weit zurückliegen und der Maßgabe, diese sog. laufenden Altfälle zumindest zukünftig mit den im Rahmen der Neuausrichtung geschaffenen Maßstäben weitestgehend in Einklang zu bringen, geht oftmals ein erheblicher Mehraufwand in der Bearbeitung einher. Insbesondere ist in jedem Grundstücksvorgang die gesetzliche Vertretung personell und rechtlich zu prüfen und gegebenenfalls die Eigentümerermittlung nachzuholen. Außerdem müssen so weit wie möglich diejenigen Fehler korrigiert werden, die aus heutiger Sicht noch Relevanz entfalten. Dabei erfolgt die Tiefenprüfung anlassbezogen. Insgesamt wurden seit Einrichtung des Sonderprojektes 76 Neuanträge auf Seite 32 von 43 Bestallung eines gesetzlichen Vertreters in die Bearbeitung aufgenommen. Darunter waren 15 Anträge im Bezug auf Grundstücke, in denen schon in der Vergangenheit ein gesetzlicher Vertreter eingesetzt gewesen und daher vom Rechtsamt eine Vorgangsakte bereits angelegt war. Diese Neuanträge münden teilweise nach erfolgloser Eigentümerermittlung in der Bestallung eines gesetzlichen Vertreters, werden vereinzelt aber auch abgelehnt, etwa weil entweder die Eigentümer ermittelt werden oder es sich nicht um einen Fall der gesetzlichen Vertretung handelt. Initiiert werden die Antragstellungen auf gesetzliche Vertretung oftmals durch die Miteigentümer eines Grundstücks selbst, aber auch durch Kaufinteressenten oder an einem Vermessungstermin interessierte Grundstücksnachbarn. Auch die Stadt Leipzig ist bereits mehrfach als Antragstellerin aufgetreten, etwa wegen ausstehender Grundsteuern und drohender Zwangsversteigerung. Vermehrt gehen seit der medialen Aufmerksamkeit Antragstellungen auch auf entsprechende Hinweise der Amtsgerichte zurück, im Falle von beabsichtigten Grundstücksveräußerungen bei teils bekannten, teils unbekannten Eigentümern das Instrument der gesetzlichen Vertretung nach Art. 233 § 2 Abs. 3 EGBGB bzw. § 11b VermG als adäquates Handlungsmittel zu wählen, statt eines nur unter strengen Voraussetzungen einsetzbaren gerichtlichen Pflegers. Auch zukünftig ist daher mit regelmäßigen Neuanträgen zu rechnen. D.2.2. Aufgabenschwerpunkt Die Hauptaufgaben bei den laufenden Grundstücksvorgängen sind die Ermittlung der Eigentümer, die Bestallung und Überwachung gesetzlicher Vertreter und die Klärung spezifischer Rechtsfragen vorwiegend aus dem Erbschafts-, Betreuungs-, Grundstücksund Verwaltungsrecht. Dabei handelt die Stadt Leipzig als Genehmigungsbehörde für Rechtsgeschäfte i. S. d. §§ 1812, 1821 f. BGB. Sie kommt damit in ihrer Rolle als Aufsichtsbehörde einem Betreuungsgericht nah, das mit Hilfe von Rechtspflegern vergleichbar gelagerte Fälle auch ohne Grundstücksbezug überwacht. Durch die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben in laufenden Verfahren sind im Vergleich zum früheren Vorgehen viele Verfahrensschritte arbeitsintensiver geworden. Hier sind vorrangig zu nennen: Einerseits die deutlich umfangreichere Eigentümerermittlung und die damit einhergehenden, umfangreichen Abstimmungen mit größeren Erbengemeinschaften über die Verwaltung und Veräußerung der Grundstücke. Andererseits werden hierdurch mehrheitlich private Miteigentümer als gesetzliche Vertreter eingesetzt. Die Überwachung privater gesetzlicher Vertreter bei der Verwaltung der Grundstücke und Treuhandkonten erfordert eine erheblich größere Intensität als bei fachkundigen Rechtsanwälten. Zudem kommt der Umstand, dass nicht selten mutmaßliche (Mit-)Erben ermittelt werden können, die jedoch die Verantwortung für das betreffende Grundstück, gegebenenfalls auch durch die eigene Vertreterbestellung, nicht übernehmen wollen. Insbesondere fehlt häufig die Bereitschaft, Erbscheine zur Legitimation zu beantragen. Ohne Legitimationsnachweis ist auch die Heranziehung zur Übernahme von Kosten der Gefahrenabwehr oder gar als Grundsteuerschuldner nur sehr begrenzt möglich. In Summe ist festzuhalten, dass die rechtlichen Grundlagen und die sich beständig weiterentwickelnde Rechtsprechung der Verwaltung wenig Spielraum lassen, Seite 33 von 43 Verfahrensschritte zu kürzen oder andere Modelle zu entwickeln. Ohne Änderung der Rechtsgrundlagen ist nach den bisherigen Erkenntnissen wenig Optimierungspotential. Daneben wurde unter anderem auch die ämterübergreifende Zusammenarbeit ausgebaut, um das Instrument der gesetzlichen Vertretung verwaltungsintern optimal einzusetzen. So steht die „Gesetzliche Vertretung“ als dauerhaftes Mitglied in der im vergangenen Sommer eingerichteten, dezernatsübergreifenden Arbeitsgruppe „Verwahrloste Immobilien“ bei Fragestellungen zur Eigentümerermittlung und Herstellung der Handlungsfähigkeit im Umgang mit verwahrlosten Grundstücken unterstützend zur Seite. Außerdem wurde die Zusammenarbeit mit der auf Bundesebene agierenden Bundesanstalt für Immobilienaufgaben sowie dem auf Landesebene zuständigen Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement verfahrensfördernd intensiviert; im Falle ihrer Miteigentümerstellung bei Grundstücken sind diese Behörden ohnehin am Verfahren zu beteiligen. D.3 Zukünftiger Aufgabenbereich Beim Verwaltungsverfahren der gesetzlichen Vertretung handelt es sich um eine kommunale Pflichtaufgabe. Das Verwaltungsverfahren der gesetzlichen Vertretung ist – bis zur Änderung der gesetzlichen Vorgaben – weiterhin durch eine sachgerechte Bearbeitung von der Stadt Leipzig sicherzustellen; auch zukünftig haben die Antragsteller einen Anspruch auf Bestellung eines gesetzlichen Vertreters, wenn die rechtlichen Voraussetzungen nach Art. 233 § 2 Abs. 3 EGBGB bzw. § 11b VermG vorliegen. Daher wird ab 01.01.2016 die Pflichtaufgabe „Gesetzliche Vertretung“ gemäß dem Beschluss der Dienstberatung des Oberbürgermeisters vom 20. Oktober 2015 und der Dienstanweisung Nr. 20/ 2015 in der Linienorganisation in dem Bereich „Amt zur Regelung offener Vermögensfragen“ in der Stadtkasse weitergeführt. Es werden dafür zwei Sachgebiete geschaffen: SG 21.31 „Gesetzliche Vertretung – Laufende Verfahren“, und SG 21.32 „Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten“. Für die zukünftige Sicherstellung des insbesondere folgende Aufgaben relevant: Verwaltungsverfahrens, SG 21.31, sind • Bearbeitung neuer Anträge auf gesetzliche Vertretung und laufender Verfahren, insbesondere Erbenermittlung, laufende Beratung und Beaufsichtigung gesetzlicher Vertreter bei der Grundstücksverwaltung, aufsichtsbehördliche Genehmigungen zustimmungspflichtiger Rechtsgeschäfte bei Grundstücksangelegenheiten in Analogie zu Betreuungsgerichten, Überwachung der Treuhandkonten und fiskalischer Abschluss der Vorgangsakten; • Bearbeitung und Korrektur der vom Rechtsamt übernommenen laufenden Verfahren, in denen noch ein gesetzlicher Vertreter eingesetzt ist; • Neudefinition ämterübergreifender Prozesse für Eigentümerermittlungen und Bestallungen; • Begleitung der abschließenden Einführung der neuen Vergütungsrichtlinie und der neuen Verwaltungskostensatzung; • Mitwirkung an verwaltungsinternen Verfahren, insbesondere AG „Verwahrloste Immobilien“. Seite 34 von 43 Festzuhalten ist, dass aus den vorgenannten Entwicklungen auch in Zukunft mit einer fortlaufenden zu bearbeitenden Anzahl an Neuanträgen zu rechnen ist. Hinzu kommen Vorgänge, die in der Vergangenheit bereits durch einen gesetzlichen Vertreter betreut worden waren und deren Grundstücksbestand noch vorhanden ist. Da hier vormals bereits ein Bedürfnis für die Bestallung bestanden hatte, ist in diesen Fällen vor dem Hintergrund der Entwicklungen am Immobilienmarkt mit vermehrten Anträgen zu rechnen. D.4 Zusammenfassung: • Um die Grundlagen rechtssicheren Handelns im Rahmen der gesetzlichen Vertretung abzusichern, wurde das Verfahren neu ausgerichtet und strukturiert. Dadurch wurden durch das Sonderprojekt die wesentlichen Grundlagen für ein ordnungsgemäßes Handeln geschaffen. • Im Rahmen des laufenden Verwaltungsverfahrens kommen nunmehr standardisierte Arbeitsprozesse zur Anwendung. Damit wird eine effektive, einheitliche und transparente Aktenbearbeitung ermöglicht. • Ab 01.01.2016 wird die Pflichtaufgabe „Gesetzliche Vertretung“ in der Linienorganisation in der Abteilung „Amt zur Regelung offener Vermögensfragen“ in der Stadtkasse weitergeführt. • Auch zukünftig ist, vor allem vor dem Hintergrund der Entwicklungen am Immobilienmarkt, mit weiteren Antragstellungen zu rechnen. Seite 35 von 43 E. Fazit/Ausblick Zum Ende des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“ und mit Vorlage dieses Abschlussberichtes zum 31.12.2015 ist festzuhalten: Die mit der Einsetzung des Sonderprojektes angestrebte verwaltungsinterne Aufarbeitung der Defizite bei der Bearbeitung der gesetzlichen Vertretung in der Vergangenheit ist abgeschlossen; die gewünschte Aufklärung zu den „herrenlosen Häusern“ hat stattgefunden. Alle Aufträge an die Verwaltung, für die die Projektstruktur geschaffen worden und zielführend war, sind abgeschlossen. Insbesondere haben umfangreiche Untersuchungen dazu stattgefunden, ob zu niedrige Kaufpreise zum Nachteil der gesetzlich Vertretenen erzielt wurden, Gutachter grob fehlerhaft Kaufpreise ermittelt haben und Rechtsanwälte systematisch überzahlt worden waren. Diese Untersuchungen im Rahmen der „Fehleranalyse“ sind mit Vorlage dieses Abschlussberichtes beendet. Insgesamt wurden rund 800 Altakten etwa 1.618 Prüfaufträgen unterzogen. Hinzu kam die Migration der 350 Verwahrkonten, so dass bis zum Abschluss der Fehleranalyse insgesamt fast 2.000 Aufträge aus den Ratsbeschlüssen umzusetzen waren. Weitere Tätigkeiten umfassten die teilweise bereits abgeschlossene Korrektur der analysierten Fehler je Akte/ Verwahrkonto und die vollständige Neuausrichtung und Durchführung des Verwaltungsverfahrens „Gesetzliche Vertretung“. E.1. Fortführung der Aufgaben der gesetzlichen Vertretung Bezüglich der verwaltungsinternen (DS-V/ 2098, RBV-1219/ 12, Ziff. 4 Satz 2 i.V.m. Ziff. 2) und der gesetzlichen Vorgaben sind zukünftig noch folgende Aufgaben durchzuführen: 1. Fehlerkorrektur bei der Aufarbeitung der Einzelfallakten 2. Laufendes Verwaltungsverfahren der gesetzlichen Vertretung Für die beauftragte Überprüfung der Altakten und Verwahrbeträge und mit der Beendigung der Verwahrung durch die Stadt Leipzig und die Wiederherstellung des gesetzlichen Zustandes im Sinne von RBV-1219/12, Ziff. 4 Satz 2 i.V.m. Ziff. 2 ist eine Projektstruktur nicht erforderlich und auch nicht zielführend. Die Korrektur der festgestellten Fehler ist eine laufende Verwaltungstätigkeit und gerade keine Projekttätigkeit. Daher wird diese im regelmäßigen Verwaltungsverfahren in der Linienorganisation in der Stadtkasse, Abteilung Amt zur Regelung offener Vermögensfragen/ Gesetzliche Vertretung abgearbeitet. Seite 36 von 43 E.1.1. Fehlerkorrektur bei der Aufarbeitung der Einzelfallakten (Verwahrkontoschließung, Altaktenschließung) Auf Basis der im Rahmen der Fehleranalyse getroffenen Feststellungen sind nunmehr die Ergebnisse für jede Grundstücksakte zusammenzuführen und der festgestellte Korrekturbedarf in jeder Einzelfallakte umzusetzen. a) Verwahrkonto für veräußertes Grundstück vorhanden b) Sonstige Altakten, die nicht in das laufende Verfahren übernommen werden E.1.1.1. Verwahrkonto für veräußertes Grundstück vorhanden Wurde das Grundstück im Rahmen der gesetzlichen Vertretung verkauft und/ oder lag bei Gründung des Sonderprojektes ein Verwahrkonto vor, ist auf Basis der festgestellten Fehler das vorhandene Verwahrkonto entsprechend zu korrigieren. Dies erfolgt für jedes Verwahrkonto gesondert im Rahmen der Einzelfallprüfung. Hierbei werden sämtliche zahlungsrelevanten Vorgänge der jeweiligen Grundstücksakte überprüft und der korrekte Verwahrkontobetrag festgestellt. Bei Abweichungen aufgrund von Fehlbuchungen in der Vergangenheit ist das Konto zu korrigieren. Parallel dazu werden die Recherchen zur Ermittlung der ehemaligen Grundstückseigentümer bzw. ihrer Rechtsnachfolger durchgeführt. Anschließend werden die Zinsen dem jeweiligen Verwahrkonto zugeführt, die Verwahrgelder an die Berechtigten ausgezahlt oder hinterlegt und die Konten geschlossen. Von den ursprünglich 350 vom Rechtsamt übernommenen Verwahrkonten wurden bereits 102 umfassend geprüft, korrigiert, ausgezahlt und anschließend geschlossen bzw. die Schließung beantragt (29,14 %). Weitere 108 Verwahrkontoprüfungen befinden sich derzeit in Arbeit. 37 Vorgänge gehören zurzeit zu Akten, die im Sachgebiet „Gesetzliche Vertretung – Laufende Verfahren“ bearbeitet werden. Eine Schließung ist daher abhängig von der Beendigung der Betreuung, in der Regel durch Veräußerung des Grundstücks, oder von einer Teilung der Akten in mehrere grundstücksbezogene Vorgänge mit der Folge einer Neuzuordnung zu den Sachgebieten. Insgesamt sind daher 60,00 % der Konten bereits geschlossen oder in Bearbeitung. Die restlichen Verwahrkonten (noch 140, entspricht 40,00 %) werden anschließend dieser Prüfung unterzogen, um letztlich alle Verwahrkonten, die nicht im Rahmen des laufenden Verfahrens zu betreuen sind, zu schließen und damit den gesetzlichen Zustand wieder herzustellen, vgl. RBV-1219/ 12, Ziff. 4 S. 2. E.1.1.2. Sonstige Altakten schließen Darüber hinaus besteht auch im Bezug auf diejenigen 465 Altakten Bedarf nach Überprüfung, bei denen kein Verkauf eines Grundstücks im Rahmen der gesetzlichen Vertretung erfolgte (siehe auch RBV-1219/ 12, Ziff. 4 Satz 2 i.V.m. Ziff. 2). Hierbei ist festzustellen, ob in der Vergangenheit den unbekannten Eigentümern zustehende Gelder verwahrt worden waren und hierbei Korrekturbedarf besteht. In denjenigen Fällen, wo ein Grundstück im Rahmen der gesetzlichen Vertretung veräußert wurde, aber bei Gründung des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“ kein städtisches Verwahrkonto (mehr) vorhanden war, ist noch zu prüfen, ob gegebenenfalls Zinsen nachzuzahlen sind. In einem solchen Fall ist der entsprechende Betrag direkt den Berechtigten zuzuführen bzw. bei Seite 37 von 43 rechtlichen oder tatsächlichen Schwierigkeiten zu hinterlegen. Ferner ist zu prüfen, ob die Stadt verauslagte Kosten oder andere Forderungen geltend machen kann. Ziel ist es auch hier, die Akten final zu schließen und nach Möglichkeit zu archivieren. Da in diesen Vorgängen wenig Ermittlungsbedarf im Hinblick auf Verwahrkonten oder Eigentumsverhältnisse zu erwarten ist, ist damit zu rechnen, dass die durchschnittliche Bearbeitungsdauer deutlich unter der üblichen Zeitspanne liegt, die für einen Vorgang mit Verwahrkontobezug zu berechnen ist. In 84 Vorgängen ist die Prüfung bereits abgeschlossen. Damit sind nach derzeitigem Stand noch 381 Akten einer solchen Prüfung zu unterziehen. E.1.1.3. Zusammenfassung Die Aufarbeitung der Einzelfallakten („Fehlerkorrektur“) ist beendet, wenn alle Verwahrkonten und Altakten, die nicht ins laufende Verfahren überführt werden, überprüft, gegebenenfalls korrigiert und geschlossen sind. E.1.2. Laufendes Verwaltungsverfahren der gesetzlichen Vertretung Darüber hinaus ist das Verwaltungsverfahren der gesetzlichen Vertretung sicherzustellen. Rechtsgrundlage hierfür sind die § 11 b VermG sowie Art. 233 EGBGB, § 2, Abs. 3. Auch zukünftig haben hiernach die Antragsteller einen Anspruch auf Bestellung eines gesetzlichen Vertreters, wenn die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen; im Gegenzug ist die Stadt Leipzig bis zur Änderung der gesetzlichen Vorgaben verpflichtet, das Verwaltungsverfahren der gesetzlichen Vertretung durchzuführen. Einzelheiten siehe oben, Teil D. E.1.3. Übergabe der Aufgaben an die Stadtkasse/ Amt zur Regelung offener Vermögensfragen Seit dem 01. Januar 2016 wird die Pflichtaufgabe „Gesetzliche Vertretung“ gemäß den Beschlüssen der Dienstberatung des Oberbürgermeisters vom 20. Oktober 2015 und der Dienstanweisung Nr. 20/2015 in der Linienorganisation in dem Bereich „Amt zur Regelung offener Vermögensfragen“ in der Stadtkasse weitergeführt. Es wurden dafür zwei Sachgebiete geschaffen: SG 21.31 „Gesetzliche Vertretung – Laufende Verfahren“ und SG 21.32 „Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten“. Der Gesamtbestand aller grundstücksbezogenen Vorgänge des Sonderprojekts summierte sich auf 866. Zum 31. Dezember 2015 waren hiervon 101 Akten mehrheitlich bereits archiviert oder zuständigkeitshalber an andere Ämter übergeben worden. Die verbliebenen 765 vorgangsbezogenen Grundstücksakten wurden wie folgt an die Stadtkasse/ ARoV übergeben: • • SG 21.31 „Gesetzliche Vertretung – Laufende Verfahren“: SG 21.32 „Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten“: 162 603 Hinzu kommt sonstiger, nicht grundstücksbezogener Aktenbestand, der zur Fortführung der Aufgaben auch nach Auflösung der Projektstruktur erforderlich ist. Seite 38 von 43 E.2. Mögliche Risiken bei der weiteren Bearbeitung der gesetzlichen Vertretung Aufgrund der umfangreichen Fehleranalyse ist davon auszugehen, dass die wesentlichen Fehlergruppen und das wesentliche Schadenspotential erkannt und im Ergebnisbericht bzw. ergänzend im vorliegenden Abschlussbericht zum 31.12.2015 dargestellt wurden: • Im Rahmen insbesondere der Prüfkomplexe Rechtsanwaltsvergütung, Gutachterrecherche sowie Nacherhebung von Verwaltungskosten wurde jede Akte bereits einer intensiven Untersuchung im Hinblick auf mögliche Schäden unterzogen. Im Rahmen der Kaufpreisrecherche wurden entsprechend der zugrundeliegenden Ratsbeschlüsse aus Effektivitäts- und Effizienzgesichtspunkten Fallgruppen gebildet, die in Abhängigkeit ihres Risikopotentials einer tieferen Einzelfallprüfung unterzogen wurden. Hierbei wurde für die Fallgruppe „Grundstücke, die nach Verkauf im Rahmen der gesetzlichen Vertretung nicht weiter veräußert wurden“ per Ratsbeschluss RBV-1778/ 13 festgelegt, dass eine Überprüfung des ermittelten Kaufpreises gegebenenfalls dann durchzuführen ist, wenn sich im Rahmen der Einzelfallprüfung des Verwahrkontos Anhaltspunkte aus der Akte ergeben. Da diese noch nicht abgeschlossen ist (siehe auch oben, B.1.3.), kann es noch in wenigen Einzelfällen zur Nachprüfung des Kaufpreises kommen. Wird festgestellt, dass das Grundstück zum Minderwert veräußert wurde und hierdurch den Unbekannten ein Schaden entstanden ist, kann es gegebenenfalls zur Korrektur von Verwahrbeträgen bzw. zur Auszahlung von Schadensersatz kommen. Auch aufgrund von gegebenenfalls zukünftig auftretenden Antragstellern kann es noch zur Geltendmachung bisher nicht bekannter Schadensersatzforderungen kommen. • Nach den bisherigen Erfahrungen ist – über die im Abschnitt Schadensfälle (siehe auch oben, B.2) angesprochenen Fälle hinaus – jedoch nur sehr vereinzelt mit eventuellen Anspruchstellern zu rechnen. Da aufgrund der Korrespondenz mit den Berechtigten viele Beteiligte erst nachträglich von den Vorgängen erfahren, ist dies jedoch nicht auszuschließen. • Darüber hinaus lässt sich erst bei der Prüfung jeder einzelnen Buchung der Verwahrkonten erkennen, ob der treuhänderisch verwahrte Betrag vor Gründung des Sonderprojektes grundstücksbezogen verwendet und korrekt ausgezahlt bzw. verbucht wurde. Hier besteht das Risiko, dass es in der Vergangenheit zu fehlerhaften Auszahlungen gekommen war, die nun gegebenenfalls zu Lasten des städtischen Haushaltes korrigiert werden müssen. Auch verletzten einzelne Buchungsvorgänge möglicherweise die Treuebindung. In der Vergangenheit wurden solche Verdachtsmomente bereits an die zuständigen Ermittlungsbehörden gemeldet. Dies würde entsprechend der Beschlusslage RBV 1778/ 13 in Zukunft ebenso gehandhabt, bis sämtliche Verwahrkonten geschlossen sind. • In den Vorgängen, wo in der Vergangenheit Kaufpreiserlöse ohne Zinsen ausgeschüttet wurden, sind Nachzahlungen erforderlich. Dabei sind die Zinsen im Wesentlichen bereits vorberechnet und aus dem Haushalt ausgebucht, wodurch nicht mit bedeutenden zusätzlichen Belastungen zu rechnen ist. Sollten sich aus der Akte Informationen ergeben, die bei der Berechnung der Zinsen Seite 39 von 43 durch die Stadtkasse im Jahr 2012 noch nicht vorlagen, kann es hierdurch ebenfalls gegebenenfalls zu Korrekturen zu Gunsten oder zu Lasten des städtischen Haushalts kommen. • Im laufenden Verwaltungsverfahren ist regelmäßig das Grundstück noch vorhanden und der gesetzliche Vertreter noch bestallt oder jedenfalls noch erreichbar. In den Altakten, die vom Rechtsamt übernommen wurden, werden bei der laufenden Verwaltung der Grundstücksvorgänge so weit wie möglich diejenigen Fehler korrigiert, die aus heutiger Sicht noch Relevanz entfalten. Insbesondere besteht der wesentliche Auftrag darin, die tatsächlichen Eigentümer des Grundstücks zu ermitteln und die gesetzliche Vertretung personell und rechtlich zu prüfen. Dies erfolgt in jedem Vorgang gesondert, in dem bereits bei Gründung des Sonderprojektes gesetzliche Vertreter bestallt waren. Aufgrund der Vielzahl der in Betreuung befindlichen Vorgänge erfolgt die Tiefenprüfung anlassbezogen. Hierdurch entsteht im Vergleich zu den nach dem 01. Juli 2012 neu angelegten Vorgängen ein erheblicher zeitlicher Mehraufwand (siehe auch oben, Teil D.). • In den Fällen, in denen die gesetzliche Vertretung nach Gründung des Sonderprojektes neu beantragt wurde, werden regelmäßig umfangreiche Eigentümerermittlungen durchgeführt. Überdies erfolgt eine umfassende Abwägung bei der Auswahl der Person des gesetzlichen Vertreters. Da damit den gesetzlichen Regelungen umfassend nachgekommen wird, wird dadurch die Gefahr, Schadensersatzansprüchen ausgesetzt zu sein, erheblich reduziert. E.3 Berichterstattung E.3.1 Berichterstattung zur Umsetzung der Beschlüsse aus DS 00130/14 Mit Ausfertigung vom 09. Oktober 2015 informierte die Verwaltung den Stadtrat über die Umsetzung der Beschlüsse zum Ergebnisbericht, Ratsbeschluss DS 00130/14. Hiermit wird dem Wunsch der Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses nachgekommen, die Umsetzung der Beschlüsse mit dem vorliegenden Abschlussbericht des Sonderprojektes zum 31.12.2015 zusammen zu führen: zu 5.) Die Zielsetzung des Beschlusses ist erfüllt. Die Dienst- und Fachaufsicht wird durch die Führungskräfte der Stadtverwaltung fortlaufend in täglicher Praxis wahrgenommen. Hierfür enthält die Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung (AGA) klare und verbindliche Regelungen zur Dienst- und Fachaufsicht. Im Einzelnen unterscheidet sich die Wahrnehmung von Aufsicht in den unterschiedlichen Fachbereichen durch den Charakter der Aufgabe sowie das damit verbundene Risiko. Daher gelten über die grundsätzlichen Regelungen der AGA hinaus spezielle Dienstanweisungen für bestimmte Fachbereiche. Seite 40 von 43 So gilt das Vier-Augenprinzip grundsätzlich im Haushalts- und Kassenrecht, insbesondere auch beim Tagesgeschäft. Die Details hierzu sind in der aktuellen DA 08/2015 vom 14. April 2015 „Regelungen zu Rechtsgeschäften und zum Anordnungswesen“ geregelt (damit wurde DA 40/2012 vom 18. Dezember 2012 außer Kraft gesetzt). Hiernach sorgt der Fachbereich bei Auszahlungen für die sachliche und rechnerische Prüfung und die Anordnung durch den jeweiligen Anordnungsbefugten. Anschließend prüft die Stadtkasse, ob die entsprechenden Befugnisse beachtet wurden und setzt erst danach die Auszahlung um. Auftragsgemäß wurde die explizite Nennung des Mehr-Augen-Prinzips in den Entwurf der Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung (AGA), die am 11. Dezember 2015 in Kraft getreten ist, aufgenommen. Konkret sind unter anderem folgende Regelungsinhalte enthalten: 2.2 Vorgesetzte, Verantwortung für dienstliche Handlungen Der Oberbürgermeister ist Vorgesetzter, Dienstvorgesetzter und oberste Dienstbehörde aller Bediensteten. Er kann die mit dieser Stellung verbundenen Befugnisse auf Bedienstete der Stadtverwaltung übertragen. Näheres ist in einer Dienstanweisung8 geregelt. Die Vorgesetzten und die Bediensteten arbeiten partnerschaftlich zusammen. Sie tragen durch kollegiales, hilfsbereites sowie von gegenseitigem Vertrauen geprägtes Verhalten zum guten Betriebsklima bei. Alle Bediensteten stimmen sich untereinander ab und informieren sich gegenseitig über Angelegenheiten, die für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich sind. Neben dem Oberbürgermeister sind Vorgesetzte alle Bediensteten, die anderen für deren dienstliche Tätigkeit Weisungen erteilen können. Die Weisungsbefugnis ergibt sich aus der Struktur der Stadtverwaltung oder wird durch besondere Anordnung erteilt. Vorgesetzte sorgen für klare und eindeutige Aufgabenabgrenzungen. Sie fördern durch beispielgebendes Verhalten den Leistungswillen, die Selbstständigkeit und Eigeninitiative sowie das Verantwortungsbewusstsein der Bediensteten. Aufgaben und Verantwortung sind zweckmäßig und vertretbar auf die Bediensteten zu delegieren. Vorgesetzte sollen wichtige Probleme ihres Aufgabenbereiches in regelmäßigen Abständen mit den Bediensteten erörtern. Die Vorgesetzten tragen die Verantwortung für alle delegierten Aufgaben. Im Rahmen dieser Verantwortung müssen sie: • die Bediensteten zum selbstständigen Handeln und Entscheiden ausreichend informieren, • die Ziele der gemeinsamen Arbeit festsetzen und hierfür Richtlinien geben, • die Arbeit der Bediensteten koordinieren, • Dienstaufsicht, ggf. Fachaufsicht und Erfolgskontrolle ausüben, im 8 DA 07/ 2009 „Übertragung von Zuständigkeiten in beamtenrechtlichen Angelegenheiten“ Seite 41 von 43 gesetzlich vorgegebenen Rahmen das Mehr-Augen-Prinzip sicherstellen, • besondere Leistungen anerkennen. Die besondere Stellung von Bediensteten, die nach speziellen gesetzlichen Vorschriften an Weisungen nicht gebunden und nur dem Gesetz unterworfen sind (z. B. Rechnungsprüfungsamt), ist zu beachten. Neuen Bediensteten ist ein Überblick über Aufbau und Aufgaben der Stadtverwaltung zu geben. Auf diese AGA ist ausdrücklich hinzuweisen. Die Bediensteten sind für die Rechtmäßigkeit der dienstlichen Handlungen, die sie auf Grund eigener Entscheidungsbefugnis vornehmen, verantwortlich. Sie sind verpflichtet, die erlassenen Anordnungen auszuführen und die allgemeinen Richtlinien zu befolgen. Im Rahmen ihrer Verantwortung müssen sie: • neue Aufgaben und Probleme aufgreifen und Lösungsvorschläge unterbreiten, • die Entscheidung der Vorgesetzten in dringenden Fällen sowie Fällen mit besonderer Bedeutung einholen, • über den Erledigungsstand der übertragenen Aufgaben informieren und ggf. auf Fehlentwicklungen rechtzeitig aufmerksam machen. Beim Vollzug einer dienstlichen Anordnung trifft die Verantwortung die Person, welche die Anordnung gegeben hat. Bedenken gegen die Rechtmäßigkeit dienstlicher Anordnungen sind unverzüglich, in der Regel bei dem/der unmittelbaren Vorgesetzten, geltend zu machen. Beamte/Beamtinnen tragen für die Rechtmäßigkeit ihrer Amtshandlungen die Verantwortung. Bei Bedenken gegen die Rechtmäßigkeit dienstlicher Anordnungen gelten die Form- und Verfahrensvorschriften des § 36 Abs. 2 BeamtStG. 3.1.1 Einheit Das Verwaltungshandeln ist schriftlich zu dokumentieren, so dass Entscheidungen und ihre Begründung nachvollziehbar und prüfbar sind. In wichtigen Entscheidungen sollen mehrere Personen einbezogen sein, um Fehlentscheidungen oder Fehlverhalten auszuschließen (Mehr-Augen-Prinzip). zu 6.) und 7.) Ablauforganisation und Aufgabenverteilung des Rechtsamtes wurden analysiert und eine neue Aufbauorganisation mit drei eigenständigen Justiziarabteilungen und zwei Sachgebieten im Verwaltungsbereich erarbeitet. Die Leitungsbereiche der beiden Sachgebiete sind inzwischen personell abschließend besetzt. Die Besetzung der Abteilungsleiter/- innen zur dezentralen Absicherung von Personal- und Führungsaufgaben ist noch nicht abgeschlossen. Die zentralen Aufgaben und Zuständigkeiten des Rechtsamtes wurden in einer Dienstanweisung Nr. 7/2014 aktualisiert, die jene aus dem Jahre 1992 abgelöst hat. Die notwendigen Maßnahmen zur Umsetzung in den Bereichen Veränderungsmanagement, Seite 42 von 43 Softwareeinführung, Etablierung Führungsstruktur, Strategiefelder ServiceleistungenSteuerung-Organisation/Personal-Außendarstellung sind Bestandteil eines 70 PunktePlanes, dessen Umsetzung sich bis zum Jahr 2017 erstreckt. Dieser Zeitraum wird auch realistischer Weise benötigt, nicht zuletzt auch deshalb, um mit der neuen Struktur Erfahrungen sammeln zu können. E.3.2 Berichterstattung nach Beendigung des Sonderprojektes Mit dem Ende des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“ und der Vorlage dieses Abschlussberichtes zum 31.12.2015 sind die Aufgaben an die Verwaltung zur Aufklärung der Vorgänge um die „herrenlosen Häuser“ abgeschlossen. Hierfür war die Projektstruktur eingerichtet worden, die zum 31. Dezember 2015 aufgelöst wurde. Damit hat das Sonderprojekt seinen Projektauftrag aus den Ratsbeschlüssen RBV-1219/12, RBV 1778/13 und RBV 1817/13 erfüllt. Die sich aus den Ratsbeschlüssen RBV-1219/12, RBV-1778/13, RBV-1817/13 und DS 00130/14 ergebenden besonderen Festlegungen zur Information des Stadtrates durch die Verwaltung sind daher mit Vorlage dieses Abschlussberichtes, insbesondere durch Vorlage des mit den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses abgestimmten Berichtsblattes zum 31.12.2015, s. Anlage 3, Berichtsblatt RPA, erfüllt. Nach Erledigung der Projektaufträge ist der einzige noch offene Punkt der Auftrag, die Verwahrkonten zu schließen und den gesetzlichen Zustand im Hinblick auf die Altakten wiederherzustellen, siehe RBV 1219/12, Ziff. 4 Satz 2 i.V.m. Ziff. 2, und oben, Teil C.3. Hierfür ist eine Projektstruktur nicht erforderlich, da es sich um die Korrektur der Fehler und damit um die Umsetzung der im Rahmen der Fehleranalyse gewonnenen Erkenntnisse in jeder einzelnen Akte und jedem Verwahrkonto handelt. Diese Aufgabe wird in der Linienorganisation im Dezernat Finanzen, Stadtkasse/ Bereich „Amt zur Regelung offener Vermögensfragen“, fortgeführt, siehe auch Teile C, D und E.1.3. Es handelt sich damit um eine Aufgabe des regelmäßigen Verwaltungsverfahrens, über deren Erledigung der Stadtrat im Rahmen der allgemeinen Informationspflichten des Oberbürgermeisters unterrichtet wird. Seite 43 von 43 Anlage 2: Aufstellung Altakten Sonderprojekt "Gesetzliche Vertretung" Aufarbeitung Altakten Stand 31.12.2015 1618 Prüfungen Fehleranalyse abgeschlossen 513 500 186 Altakten abgeschlossen 465 413 400 350 350 300 108 220 200 205 102 98 100 65 84 62 30 13 Migration Verwahrkonten Rechtsanwaltsvergütung Kaufpreisrecherche Gutachterrecherche Netzwerkrecherche Aktenwiederherstellung Nacherhebg Verwaltungskosten Fehleranalyse Widerrufe Einschätzung "Schadensfälle" (Summe KSA Meldungen) Anfragen, insb. an Dr. Hien Korrektur Verwahrkonten Altakten ohne Verwahrbestand Fehlerkorrektur Anlage 3: Berichtsblatt RPA Zusammensetzung: Altakten / Laufendes Verfahren „Gesetzliche Vertretung“ nach Sachgebieten ab 01.01.2016 Altakten (aus dem Rechtsamt übernommen) Altakten mit Kauffällen vom Rechtsamt übernommen 805 Stand 01.01.2013 102 413 186 350 VK SG Alt/VK Ruhende bzw. durch das Rechtsamt abgeschlossene Altakten Laufende Altakten 84 Akten ohne VK geschlossen 107 Akten in Detailprüfung 403 Akten noch nicht in Detailprüfung 283 109 SG Neu/lfd. 61 Akten abgeschlossen 248 VK zu schließen 8 170 Neufälle seit 2012 (ohne übernommene Altfälle) Akten und VK geschlossen archiviert Akten laufendes Verwaltungsverfahren 162 in Bearbeitung