Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung eilbedürftig Beschlussvorlage Nr. VI-DS-02497 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters Fachausschuss Stadtentwicklung und Bau Fachausschuss Finanzen Ratsversammlung 18.05.2016 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Stadtentwicklung und Bau Betreff Ausschreibungsverfahren Werbekonzession - Vergabevorschlag Los 2 EILBEDÜRFTIG - Beschlussvorschlag: Dem Vergabevorschlag mit Wahl der Option für Los 2 wird zugestimmt. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen X Finanzielle Auswirkungen nein wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung X Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt von bis Erträge Höhe in EUR wo veranschlagt 1150000 1.100.54.9.0.01.66 Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: Beteiligung Personalrat X nein wenn ja, nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: X Sachverhalt: siehe Begründung Anlagen: Design für beleuchtete und geklebte Litfaßsäulen Verkehrs- und Tiefbauamt 07.03.2016 Ausschreibungsverfahren Werbekonzession – Vergabevorschlag für Los 2 _________________________________________________________________________________ 1. Verfahrensablauf zur Ausschreibung der Werbekonzession Mit Ratsbeschluss Nr. 1687/13 vom 19.06.2013 wurde die Verwaltung beauftragt, ein Ausschreibungsverfahren zur Vergabe der Werberechte in Leipzig durchzuführen. Folgende Ziele wurden dabei für die neuen Werbeverträge definiert: 1. flächendeckende Ausrüstung mit FGU, erstmalig Einbindung der eingemeindeten Ortsteile, 2. Erhöhung der Entgelteinnahmen, 3. Erhalt des heutigen Umfangs an rabattierter Eigen- und Kulturwerbung, 4. moderne und attraktive Stadtmöbel für den öffentlichen Raum, 5. rechtssichere Vertragsformulierungen für ein effektives Controlling. In einer weiteren Ratsvorlage (Nr. VI-DS-01426 vom 17.06.2015) wurde der Stand des Verfahrens geschildert sowie ein Beschluss zu den Ausschreibungsgrundlagen (Werbeträgerportfolio) herbeigeführt. Auf dieser Grundlage erfolgte ab April 2015 die europaweite Ausschreibung der Werberechte der Stadt Leipzig in vier Losen. Aus rechtlicher Sicht unterliegt das Verfahren der Vergabe einer Dienstleistungskonzession weder dem gesetzlichen Vergaberechtsverfahren (§§ 97 ff. GWB) noch den gemeinschaftsrechtlichen Vergaberichtlinien. Dennoch sind Transparenz und Wettbewerb unter Einhaltung der europarechtlichen Vorgaben zu gewährleisten und ein Diskriminierungsverbot einzuhalten. Unter Beachtung dessen wurde die Vergabe der Werbekonzession in Anlehnung an die Vorschriften der VOL/A wie ein Verhandlungsverfahren gestaltet und im Wege des Verhandlungsverfahrens mit einem vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Die Bekanntmachung gemäß § 15 EG VOL/A wurde im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaft am 04.04.2015 veröffentlicht. Die Teilnahmeanträge konnten bei der Stadt bis zum 04.05.2015, 12:00 Uhr gestellt werden. Die Ergänzung um Los 4 (Uhren) erfolgte am 23.04.2015 an die Veröffentlichungsstelle des europäischen Amtsblattes durch die Übersendung der Bekanntmachung mit der Aufforderung zur Stellung der Teilnahmeanträge bis zum 12.05.2015 um 12:00 Uhr. Nach Auswertung des Teilnahmewettbewerbes erfolgte der Versand der Angebotsunterlagen an geeignete Bieter, getrennt nach den vier Losen für das vorläufige Angebot am 06.07.2015. Folgende Unterlagen wurden an die Bieter versandt: - ein Anschreiben an den Bieter, - eine Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Angabe der geforderten Angebotsunterlagen (Appendix 1, Appendix 2 mit Werbekonzept und ggf. Markups zum Vertragsentwurf) sowie die beigefügten Unterlagen: Appendix 1: Preisblatt, Appendix 2: Entwurf Gestattungsvertrag mit den Leistungsbeschreibungen und Übersichten, Appendix 3: Bewertungsmatrix 1 Verkehrs- und Tiefbauamt 07.03.2016 Ausschreibungsverfahren Werbekonzession – Vergabevorschlag für Los 2 _________________________________________________________________________________ Dies war gleichzeitig der Beginn des Verhandlungsverfahrens. Die Abgabe der vorläufigen Angebote wurde in der Aufforderung zur Angebotsabgabe auf den 31.07.2015 festgelegt. Nachdem einige Bieter den Zeitraum für die Erstellung eines Angebotes als zu gering einschätzten, wurde nach Abwägung der Abgabetermin für Los 3 und 4 auf den 07.08.2015 festgelegt. Da für die Lose 1 und 2 der Umfang für die Erstellung der Angebote größer war, wurde hier der Abgabetermin auf den 28.08.2015 verschoben. Die Frist zur Einreichung der Angebotsunterlagen endete jeweils zum Termin um 12:00 Uhr. Die Bieter machten im Vorfeld regen Gebrauch von Anfragen an die Stadt. Die Antworten wurden entsprechend der Lose formuliert und an alle Bieter der jeweiligen Lose parallel per E-Mail verschickt. Die Angebotsunterlagen für das Los 2 (geklebte und beleuchtete Litfaßsäulen) wurde am 28.08.2015 geöffnet und markiert. Es war ein vorläufiges Angebot zu Los 2 eingegangen. Nach der Auswertung des vorläufigen Angebotes wurde der Bieter zu einem Verhandlungsgespräch geladen. Die Verhandlungsgespräche fanden für das Los 2 am 22.09.2015 sowie weiterführend am 07.10.2015 statt. In den Gesprächen wurden nicht nur Designfragen, sondern auch Fragen zum Vertragsentwurf beantwortet. Außerdem gab die Stadt Hinweise zur Nachbesserung des Angebotes. Im Ergebnis der Gespräche wurde jeweils ein Verhandlungsprotokoll gefertigt, das dem Bieter mit Versand der Unterlagen zur Abgabe eines Endangebotes übergeben wurde. Die Aufforderung zur Abgabe eines Endangebotes zum Los 2 erfolgte am 11.11.2015 durch Versand der Unterlagen mit Festsetzung der Abgabefrist zum 25.11.2015 um 12:00 Uhr. Die Angebotsunterlagen für das Los 2 wurden am 25.11.2015 geöffnet und markiert. Es ging fristgerecht ein Endangebot ein. Danach erfolgte die Bewertung der Unterlagen auf Vollständigkeit sowie eine materielle Bewertung auf der Grundlage der Bewertungsmatrix. Das folgende Ergebnis wurde in einem Vergabevermerk dokumentiert und ist im Verkehrs- und Tiefbauamt einsehbar: Aus dem Ergebnis wird nunmehr folgender Vergabevorschlag für die Zuschlagserteilung abgeleitet: 2. Vergabevorschlag/ Zuschlag: Los 2: DSM Deutsche Städte Medien GmbH Zur weiteren Mindestentgeltsteigerung wurde eine Teilsanierung der vorhandenen und genehmigungsfähigen Litfaßsäulen angeboten, die sich auf die Fuß- und Dachform der Litfaßsäulen bezieht. Das verhandelte Design ist in Anlage 1 2 Verkehrs- und Tiefbauamt 07.03.2016 Ausschreibungsverfahren Werbekonzession – Vergabevorschlag für Los 2 _________________________________________________________________________________ aufgezeigt. Es wird empfohlen, den Zuschlag unter Einbindung der Option zu erteilen. 3. Umsetzung der Beschlussvorlagen in Los 2 1. Ziel: flächendeckende Ausrüstung mit FGU, erstmalig Einbindung der eingemeindeten Ortsteile Dieses Ziel ist für Los 2 nicht relevant, da die Fahrgastunterstände Bestandteil des Loses 1 sind. 2. Ziel 2: Erhöhung der Entgelteinnahmen Im Los 2 konnte eine minimale Steigerung der jährlichen Mindestentgeltzahlung zum vorläufigen Angebot erreicht werden, wenn der Option der Teilsanierung zugestimmt wird. Eine weitere Erhöhung des Mindestentgelts kann durch Erhöhung der Anzahl der beleuchteten Litfaßsäulen erreicht werden. Ein entsprechendes Angebot des Bieters liegt dazu vor und wird nach Abschluss einer weiteren Verhandlung ggf. als Nachtrag zum Tragen kommen. Mit dem neuen Vertrag ab 2017 unterteilt sich das Entgelt nunmehr in ein festes Mindestentgelt mit einer zusätzlichen prozentualen Umsatzbeteiligung. 3. Ziel: Erhalt des heutigen Umfangs an rabattierter Eigen- und Kulturwerbung Dieses Ziel wurde beim Los 2 erreicht. 4. Ziel: moderne und attraktive Stadtmöbel für den öffentlichen Raum Die Litfaßsäulen müssen entsprechend den Designvorgaben aus der Verhandlung umgestaltet werden. Dadurch wird ein moderneres und frischeres Aussehen erreicht. Zusätzlich wird die heute vorherrschende Farbgestaltung vom Konzessionär aufgenommen. 5. Ziel: rechtssichere Vertragsformulierungen für ein effektives Controlling Über die neuen Vertragsformulierungen mit geänderten Abrechnungsmodalitäten und konkreter Nachweisführung durch den Konzessionär ist die Stadt in der Lage, ein umfassendes Controlling durchzuführen. Auch werden außerdem Themen, die zum jetzigen Zeitpunkt bei einer Beendigung der Werbekonzessionen zum Nachteil der Stadt geregelt sind, juristisch eindeutig und klar im Interesse der Stadt formuliert. Aufbau- und Rückbaukosten sowie Stromverbrauchskosten gehen ab 2017 vollumfänglich zu Lasten des Konzessionärs. Nach Bestätigung des Vergabevorschlages wird der Vertrag auch von der Stadt unterzeichnet. Weitere Bieter müssen über die Vergabeentscheidung nicht zeitnah informiert werden, da nicht vorhanden. Anlagen: Anlage 1 - Design für beleuchtete und geklebte Litfaßsäulen 3 Verkehrs- und Tiefbauamt Außenwerberechte – Los 2: EILBEDÜRFTIGKEIT 03.05.2016 Begründung der Eilbedürftigkeit Um die Vergabeverfahren zur Außenwerbekonzession insgesamt abschließen zu können, sollte der Vergabevorschlag zu Los 2 in der Ratsversammlung am 18. Mai 2016 beschlossen werden. Damit gelingt es, zeitgleich mit dem Beschluss zur Vorlage VI-DS-02527 (Interimsvertrag) auch dieses Los zum Abschluss zu bringen und der zukünftige Vertragspartner kann sich auf den Konzessionszeitraum vorbereiten. Damit steht ihm ein angemessener Zeitraum von 7 Monaten insbesondere zur Planung und Bereitstellung der notwendigen Umbauten an den Litfaßsäulen zur Verfügung. 1/1