Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Beschlussvorlage Nr. VI-DS-02490 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters Fachausschuss Finanzen Fachausschuss Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule Ratsversammlung 22.06.2016 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule Betreff Übertragung von Kassengeschäften an Dritte im Amt für Jugend, Familie und Bildung - Schola Cantorum Leipzig Beschlussvorschlag: In der Schola Cantorum Leipzig werden auf der Grundlage der gesetzlichen Ermächtigung für die Übertragung von Kassengeschäften auf Dritte nach § 87 (1) SächsGemO in Verbindung mit Abschnitt 6 SächskomKBVO und der jeweils gültigen Dienstanweisung zu Regelungen und Bezahlformen für Einzahlungskassen und Zahlstellen sowie Regelungen für Handvorschüsse und geldwerte Drucksachen in der Stadt Leipzig Kassengeschäfte durch Dritte übernommen. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: Schaffung von Rahmenbedingungen für eine ausgeglichenere Altersstruktur. Das Handeln der Stadt richtet sich auf Kinder, Jugendliche und Familien mit Kindern aus. (siehe Anlage Prüfkatalog) Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen nein x wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung x Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt von Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt bis nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Höhe in EUR wo veranschlagt 10.000 € PSP 1.100.24.3.0.04.04. SK: 34210000 Chorkonzerte und PSP 1.100.24.3.0.04.04 Kinderoper SK: 42711200 500 € jährlich Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: um 1 VzÄ (OE 51.701) Beteiligung Personalrat x nein wenn ja, nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: x 1 Übertragung von Kassengeschäften an Dritte Nach § 87 (1) SächsGemO in Verbindung mit Abschnitt 6 der SächsKomKBVO können die Gemeinden Kassengeschäfte ganz oder zum Teil von einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen lassen, wenn die ordnungsgemäße Erledigung und die Prüfung nach den für die Gemeinde geltenden Vorschriften gewährleistet ist. Im Amt für Jugend, Familie und Bildung betrifft die Übertragung von Kassengeschäften die Konzerte der Schola Cantorum Leipzig in Leipziger Veranstaltungsorten wie Kultureinrichtungen und Kirchen, bei denen die Schola Cantorum als Veranstalter fungiert. Dabei wird die Übertragung dieser Kassengeschäfte bereits praktiziert und mit dieser Vorlage soll nunmehr die Ermächtigungsgrundlage dafür nachträglich eingeholt werden. Damit dient diese Vorlage der Einhaltung der gesetzlichen Grundlagen (ANLAGE). Dies bedeutet auch, dass bei Auslagerung von Dienstleistungen Vergabevorschriften einzuhalten sind und dies in Absprache mit dem Hauptamt erfolgt. Der Beschluss über die Besorgung von Kassengeschäften von einer Stelle außerhalb der Stadtverwaltung ist der Rechtsaufsichtsbehörde anzuzeigen. Im weiteren Verfahren wird entsprechend der Dienstanweisung des Oberbürgermeisters zu Regelungen und Bezahlformen für Einzahlungskassen und Zahlstellen sowie Regelungen für Handvorschüsse und geldwerte Drucksachen (DA 15/2015) ein Geschäftsbesorgungsvertrag in Abstimmung mit der Stadtkasse und dem Rechtsamt erstellt. 2 Amt für Jugend, Familie und Bildung – Schola Cantorum Leipzig Am 10. Dezember 2014 wurde die Vorlage DS-00494/14 „Schola Cantorum Leipzig – Kinder- und Jugendchor der Stadt Leipzig: Entwicklungskonzept einschließlich privatrechtlicher Entgeltordnung“ und die Neufestsetzung der Eintrittspreise für die Konzerte der Schola Cantorum vom Stadtrat beschlossen. Die Schola Cantorum Leipzig (zu deutsch: Singschule) wurde im Jahr 1963 als Kinderund Jugendchor gegründet und arbeitet seit 1982 in Trägerschaft der Stadt Leipzig. Heute singen und musizieren, angefangen von musikalischer Früherziehung über Spatzenchöre, Kinderchor, Mädchenchor bis hin zu Ensemble und Kammerchor, insgesamt knapp 300 Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene in der Schola Cantorum. Die Chöre pflegen in besonderem Maße die A-capella-Musik vom Mittelalter bis zur Gegenwart und wirken in Aufführungen großer oratorischer Werke, wie Bachs Matthäus-Passion und Orffs Carmina Burana mit. Die Schola Cantorum ist in Vertretung des Thomanerchores in das Motettenund Vesperprogramm der Leipziger Thomaskirche und in Vertretung des Kreuzchores in das musikalische Programm der Dresdner Kreuzkirche eingebunden. Darüber hinaus wird die Schola Cantorum regelmäßig zum Leipziger Bachfest verpflichtet. Die verschiedenen Chöre veranstalten Konzerte in den bedeutendsten Leipziger Kirchen (St. Thomas, St. Nikolai und Peterskirche) und Konzertsälen vor insgesamt mehr als 10.000 Zuhörern in Leipzig und über die Stadtgrenzen hinaus. Sie sind damit Botschafter für die Musikstadt Leipzig. Die Übertragung von Kassengeschäften an Dritte (Kartenvorverkauf) bezieht sich auf den Vorverkauf/Vertrieb der Eintrittskarten für die Veranstaltungen der Chöre der Schola Cantorum an Veranstaltungsorten in Leipzig, für die die Schola Cantorum Leipzig als Veranstalter fungiert sowie für die Aufführungen der jährlichen Kinderoper. Das betrifft i. d. R. jährlich ca. sieben Veranstaltungen. 1 Bisher erfolgte der Vorverkauf auf der Grundlage eines Kommissionsvertrages zwischen der Musikalienhandlung Oelsner und der Schola Cantorum Leipzig. Der Vorverkauf durch Dritte bietet für Konzertbesucher die Möglichkeit, zu den üblichen Ladenöffnungszeiten an sechs Tagen in der Woche Karten im Vorverkauf zu erwerben. Über einen öffentlichen Vorverkauf der Eintrittskarten an einer zentralen Anlaufstelle ist es möglich, die Chöre der Schola Cantorum Leipzig für ein breites Publikum sichtbar zu machen und neue Besucher zu gewinnen. Die Übertragung an Dritte umfasst im Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember eines Jahres folgende Leistungen: • Vorverkauf von Eintrittskarten • Abrechnung der verkauften Eintrittskarten mit der Schola Cantorum Leipzig und Sicherung der Verwahrung der Gelder • Überweisung/Einzahlung an die Stadt Leipzig und Übergabe der Auflistung der verkauften Eintrittskarten an die Schola Cantorum Leipzig • Übergabe der Restkarten an die Schola Cantorum Das Chorbüro befindet sich in der Anna-Magdalena-Bach-Schule. Der Vorverkauf dort vor Ort ist mit Blick auf die dadurch entstehende erhebliche Beeinflussung des schulischen Tagesablaufs durch fremde Besucher und auch hinsichtlich der Sicherheitsbedingungen nicht möglich bzw. unzweckmäßig. Darüber hinaus ist durch die Verwaltung der Schola Cantorum selbst, d.h. mit eigenem Personal, der Vorverkauf in diesem Maße nicht zu bewältigen. Das betrifft sowohl die personellen Ressourcen als auch fehlende Erfahrungen beim Erbringen dieser Leistung. Die Kosten für die Übernahme der Kassengeschäfte betragen voraussichtlich jährlich ca. 500 €. Ein Wechsel des Vertragspartners wird bei der Höhe der Kosten als nicht sinnvoll angesehen, da dadurch zusätzlicher Verwaltungsaufwand für die Neuorganisation der Leistung erforderlich wäre. Nach städtischen Regelungen kann bei Vergaben bis zu einer Wertgrenze von 2.500 € von der Einholung mehrerer Angebote abgesehen werden, eine Freihändige Vergabe ist zulässig. Der Geschäftsbesorgungsvertrag für die Ausführung der Dienstleistung wird unter Einhaltung der genannten vergaberechtlichen Regelungen unbefristet und mit einer jährlichen Kündigungsfrist abgeschlossen. Haushalterisch werden die Erträge (PSP 1.100.24.3.0.04.04., SK 34210000 ) und die Kosten/Aufwendungen der Konzerte (einschließlich Provision – PSP 1.100.24.3.0.04.04., SK 42711200) im Ergebnishaushalt der Schola Cantorum abgebildet. 3 Folgen bei Ablehnung Für die Erledigung der Kassengeschäfte im Fachamt bzw. bei der Schola Cantorum stehen keine personellen, technisch-organisatorischen und zeitlichen Ressourcen zur Verfügung. Die Schaffung dieser Ressourcen bedeutet einen höheren finanziellen Aufwand als die Übertragung der Kassengeschäfte an Dritte. Bei Nichtbestätigung der Übertragung der Kassengeschäfte an Dritte müsste die beschriebene Dienstleistung durch das Amt für Jugend, Familie und Bildung bzw. die Schola Cantorum selbst erbracht werden bzw. der Vorverkauf entfallen. Im Vorverkauf werden Einnahmen in Höhe von ca. 5.000 € erzielt. Die Einnahmen werden zur Finanzierung der musikalischen Ausbildung der Chormitglieder verwendet. Der Wegfall dieser Einnahmen hätte zur Folge, dass die musikalische Ausbildung erheblich reduziert bzw. der Zuschuss der Stadt um 5.000.- € erhöht werden müsste. 2 ANLAGE 1 Allgemeine Hinweise für die Übertragung von Kassengeschäften auf Dritte §87 Abs. 1 der Gemeindeordnung für den Freistaat Sachsen (SächsGemO) erlaubt der Gemeinde, Kassengeschäfte ganz oder zum Teil von einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen zu lassen. Bei der Übertragung handelt es sich um einen privatrechtlichen Vertrag, der i.d.R. einen Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 657 BGB darstellt. In diesem Vertrag muss die Gemeinde absichern, dass der Dritte die Kassengeschäfte ordnungsgemäß erledigt und dass sie selbst oder die Prüfungsbehörden jederzeit bei der beauftragten Stelle eine Prüfung durchführen können. § 87 Abs. 1 SächsGemO fordert also zwingend, dass die ordnungsgemäße Erledigung und die Prüfung nach den für die Gemeinde geltenden Vorschriften gewährleistet sind. Durch einen Geschäftsbesorungsvertrag findet keine Aufgabenübertragung statt. Die Gemeinde bleibt für die ordnungsgemäße Erledigung verantwortlich. Durch einen Geschäftsbesorgungsvertrag kann die Gemeinde auch keine hoheitlichen Befugnisse zum Eingriff in Rechte Dritter übertragen. Sie muss deshalb solche Eingriffsakte selbst vornehmen. Dazu zählen.: • Beitreibung öffentlich-rechtlicher Forderungen • Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlass von Säumniszuschlägen • Mahngebühren sowie Auslagen nach dem Vollstreckungsgesetz • Aussetzung der Vollziehung von öffentlich-rechtlichen Vollstreckungsmaßnahmen nach § 80 Verwaltungsordnung (VWGO). Die Gemeinde soll von der Möglichkeit, die Kassengeschäfte ganz oder teilweise auf einen Dritten zu übertragen, nur Gebrauch machen, wenn dies wirtschaftlicher und zweckmäßiger ist. Mit der Erledigung von Kassengeschäften darf die Gemeinde nur solche Stellen beauftragen, die eine ordnungsgemäße Abwicklung gewährleisten. Die Gemeinde muss auch die Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes sicherstellen. Zwar ist der Bürgermeister als Leiter der Gemeindeverwaltung dafür verantwortlich, dass die Kassengeschäfte ordnungsgemäß und wirtschaftlich zu erledigen sind, die Übertragung auf einen Dritten stellt jedoch eine Angelegenheit dar, die über die Geschäfte der laufenden Verwaltung hinausgeht. Deshalb ist für diese Entscheidung in der Regel der Gemeinderat zuständig, der diese allerdings delegieren kann. Der Stadtratsbeschluss zur Übertragung von Kassengeschäften ist der Rechtsaufsichtsbehörde zur Prüfung anzuzeigen. Die Rechtsaufsichtsbehörde muss aus den ihr vorgelegten Unterlagen nachprüfen können, ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. 1 2 Dienstanweisung des Oberbürgermeisters zu Regelungen und Bezahlformen für Einzahlungskassen und Zahlstellen sowie Regelungen für Handvorschüsse und geldwerte Drucksachen (DA 15/2015) Auszug aus der Dienstanweisung des Oberbürgermeisters zu Regelungen und Bezahlformen für Einzahlungskassen und Zahlstellen sowie Regelungen für Handvorschüsse und geldwerte Drucksachen in der Stadt Leipzig zum Punkt Übertragung von Kassengeschäften an Dritte: „Gemäß § 87 (1) SächsGemO in Verbindung mit Abschnitt 6 SächsKomKBVO ist eine Gemeinde ermächtigt, Kassengeschäfte ganz oder zum Teil an Stellen außerhalb der Gemeindeverwaltung zu übertragen, wenn die ordnungsgemäße Erledigung und die Prüfung nach dem für die gemeinde geltenden Vorschriften gewährleistet ist. Für die Übertragung bzw. Auslagerung des Kassengeschäftes an eine Stelle außerhalb der Gemeinde sind die folgenden rechtlichen Erfordernisse notwendig: • • • Geschäftsbesorgungsvertrag Stadtratsbeschluss Anzeigepflicht gegenüber der Rechtsaufsichtsbehörde Der Abschluss eines Geschäftsbesorgungsvertrages entspricht der Vergabe einer Dienstleistung nach VOL und ist durch das Hauptamt vorzunehmen. Der für den jeweiligen Fall zutreffende Vertragsentwurf ist entsprechend geltender Regelung vom Fachamt dem Rechtsamt und der Stadtkasse zur Bestätigung vorzulegen. Die Stadtkasse prüft, ob dem Vertrag alle kassenrechtlichen Belange gemäß den gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt wurden.“ Da somit der Abschluss eines Geschäftsbesorgungsvertrages durch das Hauptamt vorzunehmen ist, muss die Vorlage vom Hauptamt mitgezeichnet werden. Des Weiteren ist mit dem Hauptamt eine Abstimmung im Zusammenhang mit Geldtransporten notwendig. 2 Prüfkatalog Prüfung der Übereinstimmung mit dem strategischen Ziel: Schaffung von Rahmenbedingungen für den Erhalt bzw. die Neuschaffung von Arbeitsplätzen Wenn relevant angekreuzt wurde, dann bitte alle folgenden Indikatoren bewerten: verbessert gesichert       2 Ausbildungsplatzsituation       3 finanzielle Situation der Unternehmen: sie wird durch städtische Entscheidung (z. B. zu Steuern, Gebühren, Preisen für Gas-WasserStrom)       negative Auswirkung positive Auswirkung hoch mittel 5 Finanzierung ja niedrig nein ja ) Das Ausfüllen der Seitenangabe ist dem Einreicher freigestellt. keine Auswirkung       Drittmittel/ Fördermittel private Mittel Stadt Leipzig 01.15/016/01.12 Begründung keine in Vorlage Auswirkung Seite 1 1 Arbeitsplatzsituation 4 Bedeutung des Vorhabens für wirtschaftliche Entwicklung 1 verschlechtert nein finanzielle keine Folgewirkungen Auswirkung für die Stadt       ja nein Prüfkatalog Prüfung der Übereinstimmung mit dem strategischen Ziel: Schaffung von Rahmenbedingungen für eine ausgeglichenere Altersstruktur. Das Handeln der Stadt richtet sich auf Kinder, Jugendliche und Familien mit Kindern aus. Wenn relevant angekreuzt wurde, dann bitte alle folgenden Indikatoren bewerten: Indikatoren verbessert auf bisherigen Niveau verschlechtert keine Auswirkung 1 Vorschulische Bildungs- Begründung in Vorlage Seite 1       und Betreuungsangebote (Qualität, Vielfalt, Erreichbarkeit, Quantität/Umfang) 2 Schulische Bildungsangebote, Ausbildung und Studium (Qualität, Vielfalt, Erreichbarkeit, Quantität/Umfang)       3 Wohnbedingungen für Kinder, Jugendliche und Familien (Angebot, Attraktivität, Vielfalt, Infrastruktur)       4 Kultur- und Freizeitangebote, Möglichkeiten zum Spielen, Sporttreiben und Treffen sowie Naturerfahrungen für Kinder, Jugendliche und Familien 5 Gesundheit und Sicherheit von Kindern und Jugendlichen/Schutz vor Gefahren       6 Integration von Kindern und Jugendlichen mit Behinderungen oder Migrationshintergrund       7 Finanzielle Bedingungen von Familien       Indikator 8 Beteiligung von Kindern, Jugendlichen und Familien bei der zu treffenden Entscheidung Stadt Leipzig 01.15/016/01.12 1       hat stattgefunden ist vorgesehen ist nicht vorgesehen Jugendparlament ) Das Ausfüllen der Seitenangabe ist dem Einreicher freigestellt. Begründung in Vorlage, Seite 1