Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung eilbedürftig Beschlussvorlage Nr. VI-DS-01611 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters Grundstücksverkehrsausschuss Fachausschuss Finanzen Fachausschuss Allgemeine Verwaltung Ratsversammlung 23.03.2016 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Stadtentwicklung und Bau Betreff Fortschreibung des Konzeptes zur langfristigen Verwaltungsunterbringung - hier: Anmietung eines neuen Objektes sowie Bestätigung überplanmäßiger Aufwendungen und Auszahlungen nach § 79 (1) SächsGemO EILBEDÜRFTIG Beschlussvorschlag: 1. Zur Unterbringung der Verwaltung wird das Objekt Otto-Schill-Straße 2 angemietet. Das Objekt soll vorzugsweise genutzt werden vom Bürgeramt Mitte, von der erweiterten und neu strukturierten Stadtkasse (einschließlich des ehemaligen Amtes zur Regelung offener Vermögensfragen sowie des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“) und dem Referat für Beschäftigungspolitik. 2. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, den Mietvertrag mit der Rubin 42. GmbH für die Unterbringung der Verwaltungseinheiten entsprechend Belegungskonzept in dem Gebäude OttoSchill-Straße 2 in Leipzig abzuschließen. 3. Die außerplanmäßigen Aufwendungen gem. § 79 (1) SächsGemO für Miete und Nebenkostenvorauszahlung entsprechend des geplanten Mietbeginns zum 01.10.2016 in Höhe von 129.264 € und die einmaligen außerplanmäßigen Aufwendungen gem. § 79 (1) SächsGemO für die datentechnischen Anbindung in Höhe von 79.730 € für das Objekt Otto-Schill-Straße 2 werden in den Budgets 65_MP „Mieten und Pachten“ und 65_UH2 „Bauliche und techn. Unterhaltung“ sowie Aufwendungen für den laufenden Betrieb (Elektroenergie, Unterhaltsreinigung) in Höhe von 16.169 € in den gemäß der Anlage „Finanzielle Auswirkungen“ ausgewiesenen PSP-Elementen bestätigt. Die Deckung erfolgt aus der Kostenstelle „unterjährige Finanzierung ohne Deckung Ergebnishaushalt“ (1098600000). Für die Haushaltsplanung 2017/18 werden die Aufwendungen für Miete und Nebenkostenvorauszahlung gemäß Vertragslage sowie für die Bewirtschaftung vorbehaltlich der Beschlussfassung und Genehmigung des Doppelhaushaltes 2017/2018 bestätigt. 4. Die außerplanmäßigen Auszahlungen nach § 79 (1) SächsGemO für das Haushaltsjahr 2016 i.H.v. 212.000 € in den Budgets 21IN70000364 „Amt 21 bewegl. AV“und 35.000,00 € in 10IN70000178 „Amt 10 bewegliches AV/Bürgeramt“ (siehe hierzu Anlage „Finanzielle Auswirkungen“) werden bestätigt. Die Deckung erfolgt aus der Kostenstelle „unterjährige Finanzierung ohne Deckung Finanzhaushalt“ (1098700000). 5. Die überplanmäßigen Aufwendungen nach § 79 (1) SächsGemO für Umzug, Neuausstattung von Arbeitsplätzen (z.B. Möblierung und IT-Technik) sowie Entsorgungsleistungen / Bau- und Renovierungsleistungen für das Haushaltsjahr 2016 i.H. 598.300 € in den PSP-Elementen entsprechend Begründungstext und Anlage „Finanzielle Auswirkungen“ werden bestätigt. Die Deckung erfolgt aus der Kostenstelle „unterjährige Finanzierung ohne Deckung Ergebnishaushalt“ (1098600000). 6. Die für die Anmietung notwendigen zusätzliche 0,5 VzÄ Hausmeister sowie 0,3 VzÄ Mitarbeiter Technischen Dienst werden ab 2017ff. In den Stellenplan aufgenommen. Die Aufwendungen in Höhe von rd. 37.000 € werden vorbehaltlich der Beschlussfassung und Genehmigung des Doppelhaushaltes 2017/2018 bestätigt. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Vorlage VI-DS-01611: Fortschreibung des Konzeptes zur langfristigen Verwaltungsunterbringung – hier: Anmietung eines neuen Objektes sowie Bestätigung überplanmäßiger Aufwendungen und Auszahlungen nach § 79 (1) SächsGemO Sachverhalt: siehe Anlage Begründung für Eilbedürftigkeit: Im vergangenen Jahr wurden u.a. aufgrund der steigenden Flüchtlingszahlen zahlreiche Stellenmehrbedarfe durch verschiedene Ämter angezeigt und durch die Dienstberatung des Oberbürgermeisters bestätigt. Dies hat zur Folge, dass in den vorhandenen bürogenutzten Verwaltungsobjekten nicht mehr ausreichend Arbeitsplätze für diese neuen Stellen eingerichtet werden können. Die zeitnahe Anmietung eines neuen Verwaltungsobjektes ist daher notwendig, um die dringenden Bedarfe noch in 2016 sicherstellen zu können. Die Verhandlungen zu dem neuen Verwaltungsobjekt laufen bereits seit mehreren Monaten, zahlreiche Abstimmungen mit der Vermieterseite sowie den beteiligten Ämtern erfolgten und der Vermieter nimmt aufgrund der Verhandlungen mit der Stadt seit Monaten Leerstand und eine Verschlechterung des Gebäudezustandes in Kauf. Um eine Belegung des neuen Objektes zum Ende des III. Quartals 2016 zu ermöglichen, müssen die notwendigen Umbaumaßnahmen noch im März 2016 beginnen. Dies setzt einen unterzeichneten Mietvertrag voraus. Daher muss über den vorverhandelten Mietvertrag spätestens im März durch die Ratsversammlung entschieden werden. Andernfalls sieht sich der Vermieter aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten veranlasst, dass Objekt weiteren Mietinteressenten bzw. Käufern anzubieten. Sachverhalt: I. Ausgangssituation - Konzeptionelle Grundlagen und bestehende Aufträge zur Unterbringung der Verwaltung Mit DB-Vorlage 19/94 vom 24.01.1994 wurde erstmals eine Konzeption zur Unterbringung der Stadtverwaltung Leipzig entwickelt und mit jeder Anmietung oder Investition im Eigentum fortgeschrieben. Im Rahmen der Vorbereitungen für die Anmietung des Technischen Rathauses (TRH) erfolgte ab 2008 die bisher umfangreichste Organisationsuntersuchung zur Verwaltungsunterbringung. Diese stellte nicht allein die Fläche in den Focus, sondern analysierte die Bedingungen, die Beziehungen der Zusammenarbeit und die Einflussfaktoren räumlicher Nähe über die gesamte Verwaltung. Die Rahmenbedingungen für die Nutzung des zentralsten Standortes, Neues Rathaus/ Stadthaus (NRH/SH), wurden fixiert und zuletzt mit den Anmietungsüberlegungen zum Burgplatz erneut bestätigt (siehe Anlage 2, zuletzt bestätigt in DB OB vom 10.06.2014, V/3669). Das Projekt Stadthaus II wurde mit Bestätigung der Vorlage Drucksache IV/4206 vom 28.04.2009 „Mietvertrag Stadthaus II – Ergebnis der Bedarfsplanung, durch den Standortwechsel verursachte Außer- und Überplanmäßige Ausgaben gem. § 79 (1) SächsGemO-Neufassung“ umgesetzt. Die Unterbringung der Stadtkasse im Technischen Rathaus erfolgte vordergründig unter dem seinerzeit wirtschaftlichen Aspekt der möglichen Abmietung eines Objektes. Seither erfolgten zwei grundsätzliche strukturelle Veränderungen innerhalb der Stadtverwaltung, welche die räumlichen Zusammenlegungen und somit das Heben der ermittelten Synergien erfordern: 1. Das mit Wirkung zum 01.01.2013 gebildete Amt für Gebäudemanagement ist räumlich am Standort des Technischen Rathauses zu konzentrieren (DA 37/2012 vom 27.11.2012 Grundsätzliche Herangehensweise zur konzentrierten Unterbringung des Amtes für Gebäudemanagement). Damit und mit der Einrichtung des Technischen Bürgerbüros rundet sich der Nutzungsinhalt dieses Komplexes ab. Die im Mai 2012 durch das Hauptamt beauftragte Untersuchung durch einen Externen hinsichtlich der Zentralisierung des AGM an einem Standort kam zu dem Ergebnis, dass aus organisatorischer und fachspezifischer Sicht die Unterbringung im TRH sinnvoll ist. Das AGM mit seinem Kernbestand ist derzeit noch auf 3 Standorte verteilt: 1. ca. 182 Büroarbeitsplätze im Technischen Rathaus 2. ca. 23 Büroarbeitsplätze Rathaus Wahren zzgl. 2 Praktikanten + 2 Azubis 3. ca. 25 Büroarbeitsplätze NRH/SH, von denen 14 Büroarbeitsplätze zzgl. 1 Azubi im TRH untergebracht werden. Insgesamt sollen damit ca. 224 Arbeitsplätze am Standort TRH untergebracht werden. 2. In Bezug auf das Technische Rathaus ist außerdem von Bedeutung, dass die dort untergebrachte Stadtkasse organisatorisch mit dem ehemaligen Amt zur Regelung offener Vermögensfragen (AROV) zusammengelegt wurde und dies auch räumlich noch nachzuvollziehen ist. Im Zuge der weiteren organisatorischen Entwicklung wurden auch die Aufgaben des Sonderprojektes Gesetzliche Vertretung ab 2016 in die Stadtkasse eingegliedert. Die durch diese Zusammenlegungen neu strukturierte Stadtkasse ist gegenwärtig untergebracht im Technischen Rathaus und im Sportforum und soll standörtlich näher an das Dezernat Finanzen und die Stadtkämmerei angebunden werden (DA 04/2014 v. 10.03.2014). Dabei ist die Besonderheit zu beachten, dass insgesamt 700 m² Archivfläche unmittelbar am Standort des Amtes erforderlich 1 sind. Das Amt für Gebäudemanagement (AGM) wurde hierzu beauftragt, die „gemeinsame räumliche Unterbringung in unmittelbarer Nähe zum Dezernat II sicherzustellen“. Durch die örtliche Zusammenführung soll auch dem Sachverhalt Genüge getan werden, dass durch die Umstellung auf NKF und des damit verbundenen umfangreichen Buchungsgeschäftes mit bereichsübergreifenden Zusammenhängen die Zusammenarbeit zwischen Stadtkasse und Stadtkämmerei noch enger geworden ist. Deshalb ist ein Standort in der Nähe des Neuen Rathauses/Stadthauses wünschenswert. Was diesen Standort betrifft, ist außerdem zu beachten, dass enge Verknüpfungen zwischen dem Hauptamt, Personalamt sowie dem Rechtsamt bestehen. Unter Berücksichtigung der geltenden Prämissen/konzeptionellen Grundlagen der Verwaltungsunterbringung und des bestehenden Unterbringungsauftrages ergab sich der grundsätzliche Lösungsansatz eines Auszugs der Stadtkasse aus dem Technischen Rathaus und deren Unterbringung in unmittelbarer Rathausnähe. Gleichzeitig kann das Amt für Gebäudemanagement im Technischen Rathaus konzentriert werden. Im Technischen Rathaus besteht außerdem eine Bedarfserweiterung für das Ordnungsamt und das Sozialamt. Parallel sind verschiedene Varianten zur Nachnutzung von Flächen des AGM zu prüfen. Im Rahmen der Erarbeitung eines Lösungsansatzes wurden nachfolgende Standorte geprüft. II. Standortprüfung für die Verwaltungsunterbringung in der Nähe vom NRH/SH Um zusätzlichen Raum im Technischen Rathaus für die Zusammenführung des AGM und die Bedarfserweiterung für das Ordnungsamt und das Sozialamt zu gewinnen, wurde zunächst untersucht, ob eine Unterbringung der Stadtkasse im NRH/SH ermöglicht werden kann. Dies musste unter dem vordergründigen Aspekt der noch anstehenden Sanierungserfordernisse und der Rahmenbedingungen für die Nutzung des NRH/SH verneint werden. Das Prüfergebnis wurde in gemeinsamer Beratung der Dezernate II und VI erörtert und im Ergebnis festgelegt, dass die Anmietungsüberlegungen in unmittelbarer Rathausnähe zu forcieren sind und ein wirtschaftliches „Gesamtpaket“ (Anmietung, Abmietung, Nachnutzung) für die mittelfristige Verwaltungsunterbringung vorzulegen ist. Das Prüfergebnis ist als Anlage 3 beigefügt. Für die Erarbeitung des Gesamtkonzeptes wird derzeit ein gemeinsames Projekt von Hauptamt und AGM eingerichtet. In den Jahren 2014 und 2015 wurden mehrere rathausnahe Bestandsobjekte und Neubauflächen hinsichtlich Eignung und Wirtschaftlichkeit für eine Anmietung geprüft. Merkur-Haus, Petersstr. 50 Standort in unmittelbarer Nähe zum NRH. Der Flächenbedarf konnte insgesamt nicht abgedeckt werden. Flächeneffizienz und natürliche Belichtung sind in den betrachteten Obergeschossen nicht optimal. Die Mietzinserwartungen lagen bei mehr als 10,00 €/m². TRIAS Räumlich optimaler Standort direkt angrenzend an NRH/SH. Der Flächenbedarf konnte im Rahmen der Prüfung 2013 bei hochwertiger baulicher Ausstattung abgedeckt werden. Die Mietzinserwartungen des Vermieters lagen bei 20-jähriger Laufzeit bei 12,95 €/m² und waren trotz intensiver Bemühungen nicht weiter verhandelbar. Im Jahre 2015 kann der Bedarf nicht mehr abgedeckt werden. Burgplatz Nach Jahren der Stagnation ergab sich 2014 die Möglichkeit, das Areal Burgplatz städtebaulich abzuschließen. Mit Drucksache Nr. V/3669 - „Burgplatz: Darstellung der finanziellen und sonstigen Auswirkungen unterschiedlicher strategischer Vorgehensweisen“ haben der Dienstberatung des 2 Oberbürgermeisters am 10.06.2014 unterschiedliche strategische Vorgehensweisen zur Entwicklung des Areals Burgplatz vorgelegen. Dabei wurde festgelegt, die Strategie „aktive Rolle der Stadt als Schlüsselmieter“ weiter zu verfolgen. Mit der Vorlage sollte der Stand der Verhandlungen mit dem Verfügungsberechtigten zur Kenntnis gegeben und die Rahmenbedingungen für ein Nutzungskonzept fixiert werden. Mit Letter of intent (LOI) vom 10.06.2014 hat die Stadt Leipzig gegenüber dem Verfügungsberechtigten ihr Interesse an einer Anmietung bekundet. Letztlich scheiterten die Verhandlungen zwischen dem Verfügungsberechtigten und den Eigentümern zum Erwerb des Grundstücks. Die Anmietungsüberlegungen wurden somit gegenstandslos. Die Vorstellungen der neuen Eigentümer (Schweizer Konsortium) zur Entwicklung des Grundstücks sehen den erforderlichen Umfang an Büroflächen nicht mehr vor. Nonnenmühlgasse Der Eigentümer (Gemeinnützige Gesellschaft mbH des Katholischen Kirchenlehens St. Trinitatis zu Leipzig) beabsichtigt die Errichtung von Neubauten, zunächst angrenzend an das Bestandsgebäude Nonnenmühlgasse. Die beauftragten Architekten haben Mitte Mai 2015 mitgeteilt, dass der erforderliche Flächenbedarf abgedeckt werden kann. Erste geäußerte Mietzinserwartungen liegen bei 11,35 €/m². Löhrs Carree (sog. Turm) Der Leasingvertrag mit dem Eigentümer (Kyma-Grundstücksverwaltungsgesellschaft Aschheim/München) endet zum 30.09.2016. Leasingnehmer sind LBBW (Sachsenbank) und zu Teilen die Sparkasse Leipzig. Der Flächenbedarf könnte abgedeckt werden. Der vor 20 Jahren errichtete Neubau orientiert sich an den Nutzungsbedingungen eines Bankhauses. Die technische Gebäudeausstattung entspricht teilweise nicht mehr den heutigen Standards und ist wesentlich auf einen Gebäudenutzer ausgerichtet. Kleinteilige Untervermietungen erfolgen im Bestand, wie es steht und liegt. Otto-Schill-Str. 2 Das denkmalgeschützte Geschäftshaus wurde bis vor kurzem durch die Universität Leipzig genutzt (Jura/ Theologie). Der Eigentümer Stadtbau AG hat das Gebäude erworben und nach dem Scheitern seiner Erwerbs-/ Investitionsabsichten am Burgplatz ins Gespräch gebracht. Das Gebäude ist in seiner Grundstruktur sehr gut für eine Verwaltungsnutzung geeignet. Der erforderliche Flächenbedarf kann vollständig abgedeckt werden. Die Unterbringung der erweiterten und neu strukturierten Stadtkasse wäre in diesem Verwaltungsobjekt auf 4 Etagen mit einer Gesamtfläche von 4.451,18 m² realisierbar. In der Gesamtfläche können die an den Standorten TRH sowie Am Sportforum 3 untergebrachten Archivflächen (200 m² AROV + 500 m² Stadtkasse) berücksichtigt werden. Auch die aktuellen Stellenmehrbedarfe lassen sich in diesen Flächen unterbringen. Hervorzuheben ist das sehr gute Verhältnis der Nebenfläche zur Hauptnutzfläche an diesem Standort, die kurzen Wege innerhalb des Gebäudes und die Nähe zum Standort NRH / SH. Eine effiziente Bürounterbringung der Stadtkasse an diesem Standort könnte sichergestellt werden. Hinzu kommt, dass im Erdgeschoss eine Unterbringung des „Bürgeramtes Stadthaus“ mit einer Mietfläche von 568,33 m² gut erreichbar möglich wäre. Damit könnten die gegenwärtigen Probleme der hohen Besucherfrequenz und der Barrierefreiheit gelöst werden. Die Räume des größten und meistbesuchten Bürgeramtes der Stadt sind für mehr als 100.000 Besucher im Jahr zu klein geworden. Aus denkmalschützerischen Gründen darf der ohnehin zu beengte Wartebereich nicht von dem Bearbeitungsbereich getrennt werden, was die Lärmbelästigung aus dem Wartebereich zu einem hohen Störfaktor für die eigentliche Arbeit werden lässt. Das Besucheraufkommen lässt die Erwägung zu, das zentrale Bürgeramt von gegenwärtig sieben auf zehn Arbeitsplätze aufzustocken, die auch den Anforderungen an den Datenschutz entsprechen müssen. Auch für die Aufstellung von Kassen- und Ausweisautomaten ist der Platz am derzeitigen Standort nicht ausreichend. Ebenso fehlen hier genügend Lager- und Archivkapazitäten sowie ein 3 Rückzugsbereich für das Personal. Angedacht ist auch die Einrichtung eines Infotresens, auch für sogenannte Kurzgeschäfte wie Verkäufe (Ferienpässe, Wertstoffmarken etc.). Für den Ausbau einer angemessenen Willkommenskultur ergibt sich am neuen Standort ebenso Potenzial. Über die Aufwendungen für die Ausstattung wird nach Kostenschätzung entschieden. Die freiwerdenden Räumlichkeiten im EG SH sind der Prüfung einer verwaltungsinternen Nachnutzung zu unterziehen. Alternativ wird eine standortangemessene Vermietung der Bürgeramts-Räume im Stadthaus in Betracht gezogen. Aus aktuellem Anlass haben verschiedene Ämter der Stadtverwaltung Stellenmehrbedarfe gegenüber dem im Rahmen des Doppelhaushaltes 2015/2016 bestätigten Stellenplan angemeldet. Exemplarisch sind hier die Themenfelder Asyl, Kita- und Schulneubau oder die Einführung SAP zu benennen. Durch die DB OBM wurden in diesem Zusammenhang ca. 236 Stellenmehrbedarfe bestätigt (siehe hierzu DS-VI-01756-NF-003, VI-DS-01808-DS-001 und VIDS-01808). Diese Stellenmehrbedarfe sind in verschiedenen Verwaltungsobjekten, u.a. im Neuen Rathaus/Stadthaus unterzubringen. Mangels disponiblen Leerstandes in vorgenanntem Gebäudekomplex wurde daher die Frage aufgeworfen, zusätzlich eine Verwaltungseinheit aus dem Neuen Rathaus in die Otto-Schill-Straße zu verlagern, um so den dringend notwendigen Freiraum zu erreichen und die Stellenmehrbedarfe unterbringen zu können. Der Vermieter hat der Stadt Leipzig daher das Angebot unterbreitet, das gesamte Objekt (EG – 5.OG) mit einer Gesamtfläche von 6.648,44 m² anzumieten, was für Mieter- wie Vermieterseite Vorteile mit sich bringen würde. Durch den Vermieter wurden 3 Mietvertragsangebote mit unterschiedlichen Laufzeiten und Konditionen vorgelegt, welche als Anlage 1 beigefügt sind. Hinsichtlich der dort angegebenen Flächengröße sowie der Mietkosten handelt es sich um die Obergrenzen für die zukünftigen Mietvertragsverhandlungen. Die zusätzlich angebotenen Erdgeschossflächen sind überwiegend Ladenflächen. Im Rahmen einer möglichen Nutzung dieser Flächen wären beispielsweise verschiedene bürgerorientierte Leistungsangebote denkbar. Die konzeptionelle Präzisierung ist jedoch noch nicht beendet. Sollten die aktuell angebotenen zusätzlichen Flächen im EG derzeit noch keiner konkreten Verwendung zugeführt werden können, kann die Option einer späteren Anmietung genutzt werden, welche im Vertragsangebot enthalten ist. Im Fall der Ausübung der Option beginnt die Mietzahlung ab Übergabe der Fläche. Darüber hinaus kann der Vermieter weitere Flächen (941,84 m²) im 5. OG zur Verfügung stellen. Hier könnte auf einer Teilfläche das Referat für Beschäftigungspolitik untergebracht werden, so dass dadurch dringend benötigte Flächen im Neuen Rathaus freigelenkt werden könnten. Insgesamt ergibt sich mit der Hinzunahme des 5.OG eine maximale Kapazität von ca. 170 Arbeitsplätzen, deren Auslastung im Rahmen der spezifischen Raum- und Funktionsprogramme der Nutzer nochmals fein abgestimmt werden muss. Die Prüfungen laufen, sind jedoch noch nicht abgeschlossen. Die Restfläche soll durch den Vermieter ausgebaut übergeben werden und als Vorbehaltsfläche für nicht vorhersehbare, kurzfristig zu realisierende Bedarfe (z.B. zur Thematik Asyl oder längerfristigen Projektstrukturen) oder als Baufreiheitsreserve im Zuge der Sanierung NRH dienen. Um die dringend benötigte Entspannung im Neuen Rathaus zu erzielen, sollte das 5. OG angemietet werden. Nach Prüfung der oben aufgeführten Objekte wird der Standort Otto-Schill-Straße 2 für eine Verwaltungsunterbringung aus den nachfolgenden Gründen favorisiert: – – Mietzins fällt im Verhältnis zu den Vergleichsobjekten in dieser Lage deutlich günstiger aus Verhältnis HNF (80%) zu NNF (8%) zu VF (12%) ist optimal 4 – – – – – III. Vorhandene Raumaufteilung kann größtenteils sehr gut nachgenutzt werden, bauliche Veränderungen sind kaum erforderlich erforderliche Umbauarbeiten werden nach Mietvertragsabschluss zügig durch den Eigentümer umgesetzt Büroflächen im EG können optimal durch das Bürgeramt genutzt werden und liegen in unmittelbarer Nähe zum alten Standort SH die Flächen können sehr zeitnah bereitgestellt werden eine 25jährige Mietlaufzeit ist durch die unmittelbare Nähe zum Neuen Rathaus vertretbar, da die zentrale Lage stets als bevorzugter Standort angesehen werden kann Belegungskonzept Mit der Anmietung Otto-Schill-Straße 2 könnten bei Umsetzung der vorangehend beschriebenen Nutzungen in den nachfolgenden Objekten Flächen freigezogen und wie folgt nachbelegt werden: 1. Technisches Rathaus Mit dem Auszug der Stadtkasse aus dem TRH werden im Haus B in der 2. Etage 21 Räume und in der 3. Etage 44 Räume freigelenkt. Des Weiteren ist der Stadtkasse ein Archivraum (132 m²) im Untergeschoss zugeordnet. Vorrangig sollen diese Flächen für eine konzentrierte Unterbringung des AGM (siehe auch DA 37/20212) nachgenutzt werden. Insgesamt können durch den Auszug der Stadtkasse 58 Büroräume und 7 Funktionsräume wie folgt nachbelegt werden: • • 23 Mitarbeiter des AGM, Abt. IGM aus RH Wahren + 2 Azubi + 2 Praktikanten 14 Mitarbeiter des AGM, Abt. SGM (65.22, 65.23) sowie 65.21 + 1 Azubi aus dem SH Mittelfristig sind dabei auch im Rahmen des weiteren Vollzuges des Projektes der Einführung eines ganzheitlichen Gebäudemanagements voraussichtlich ab 01.01.2019 ca. 15 Arbeitsplätze für den Übergang der Eigentümer- und Bauherrenfunktion aus dem Personalbestand des Amtes für Jugend, Familie und Bildung und ab 2019 bis zu 28 Arbeitsplätze für den kompletten Übergang der Eigentümer- und Bauherrenfunktion aller Ämter abzusichern. Grundlage dieses Mengenansatzes ist das KPMG-Gutachten zum Projekt AGM. Diese Angabe wird mit der Weiterführung des Projektes modifiziert. Noch verbleibende freie Büroflächen sollen für aktuelle und zukünftige Stellenmehrbedarfe, z.B. des Sozialamtes, Abt. Wohngeld, des Ordnungsamtes sowie anderer Ämter des Technischen Rathauses neu disponiert werden. 2. Am Sportforum 3 (Hauptgebäude Sportforum) In dem Mietobjekt ist die Stadtkasse mit dem Bereich Amt zur Regelung offener Vermögensfragen untergebracht. Bei einem Auszug können die freiwerdenden Flächen zur Nachnutzung dem Hauptnutzer des Stadions angeboten werden. Dieser hat bereits sein Interesse bekundet. 3. Bürgeramt Stadthaus Mit Auszug des Bürgeramtes aus dem Stadthaus werden ca. 230 m² frühere Ladenfläche frei. Entsprechend des aktuellen Antrages A-01381 wird die Einrichtung eines Willkommenszentrums Asyl zu prüfen sein. Darüber hinaus liegen von Seiten des Standesamtes Interessenbekundungen für die ehemalige Bürgeramtsfläche vor, die bei der Prüfung einer möglichen Nachbelegung Berücksichtigung finden werden. 4. Büroflächen im Stadthaus Ein Auszug des AGM (65.21, 65.22, 65.23) würde im Stadthaus zu einem temporären Leerstand von ca. 310 m² führen. Dieser temporäre Leerstand soll als Baufreiheitsreserve bis zur abschließenden Neubelegung dienen und mittelbar für die räumlich bessere Zusammenführung 5 des Geschäftsbereichs des OB genutzt werden. 5. Rathaus Wahren Mit dem Auszug des AGM, Abt. IGM, werden ca. 340 m² Büroflächen freigelenkt. Die Leerflächen können durch die Stellenmehrbedarfe des Amtes für Jugend, Familie und Bildung nachbelegt werden. Hier ist bereits jetzt ein Mehrbedarf von 5,5 VZÄ bestätigt worden. 6. Otto-Schill-Straße 2 Die Gesamtfläche des Objektes beträgt nach planimetrischem Aufmaß ca. 5.976,10 m² (vgl. MF/G v. 01.05.2012 - gültige Richtlinie zur Abrechnung der Mietfläche für gewerbl. Raum der Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung) verteilt über 5 Etagen. Nachfolgende Ämter sollen in dem Mietobjekt wie folgt untergebracht werden: Stadtkasse (inkl. Gesetzliche Vertretung) + AROV - Bereitstellung von insgesamt 139 APL - Unterbringung erfolgt auf den Etagen 1 – 4 - Gesamtfläche beträgt 4.465,93 m² Bürgeramt - Bereitstellung von insgesamt 10 APL - Unterbringung erfolgt im Erdgeschoss - Gesamtfläche beträgt 568,33 m² Referat für Beschäftigungspolitik - Bereitstellung von derzeit 16 APL - Unterbringung erfolgt im 5. OG - Gesamtfläche 514,56m² Baufreiheitsreserve - Bereitstellung von bis zu 15 APL - Unterbringung erfolgt im 5. OG - Gesamtfläche 427,28 m² 6 IV. Eckdaten Mietvertrag Die mit Datum 06.10.15 vorgelegten Mietvertragsangebote sind in der nachfolgenden Tabelle gegenübergestellt: Laufzeit 20 Jahre 15 Jahre m² Kalt in €/m² Index 6.648,44 8,5 6.648,44 8,5 6.648,44 8,5 100% ab Mietbeginn 100% ab 4. Jahr 100% ab 6. Jahr Mietfrei Mietaufwand im ersten Mietjahr in € Miete in € über LZ (ohne Index) Miete in € über LZ/m² NK Pauschal in ersten 5 Jahren Incentives bis max. Umzugskostenzuschuss Möblierungskostenzuschuss Teeküchen innenliegender Sonnenschutz für alle Räume mit südwestlicher Ausrichtung gesamt 25 Jahre 877.594,08 10.172.113,20 8,5 2,50 €/m² 24 Monate (48 Mon. 12 Monate hälftige Mietzahlung) 538.523,64 538.523,64 12.884.676,72 15.597.240,24 8,075 7,82 2,50 €/m² 2,50 €/m² 50.000,00 € 50.000,00 € 75.000,00 € 100.000,00 € 150.000,00 € 175.000,00 € nein 10 Stück (a3.500€) 10 Stück (a3.500€) nein 150.000,00 € ja 235.000,00 € ja 285.000,00 € In der 2. Lesung zur Vorlage am 27.10.2015 wurde festgelegt, die Verhandlung zu dem Mietvertrag entsprechend der Vorzugsvariante bis zur Unterschriftsreife fortzuführen. Vorzugsvariante für die Anmietung des Objektes: Für die finalen Verhandlungen wurden folgende Vertragseckwerte favorisiert: • Mietdauer von 25 Jahren • Anmietoption für die zusätzlich angebotenen Flächen im EG. Diese Vorzugsvariante beinhaltet den Abschluss eines Mietvertrages über 25 Jahre, beginnend mit Fertigstellung/ Übergabe des Objektes. Im Rahmen der Verhandlungen wurde die Mietfläche konkretisiert und erstreckt sich nunmehr auf Teilflächen im EG (ca. 568,33 m² für Bürgeramt) sowie die jeweilige Gesamtfläche der Obergeschosse 1 bis 5. Für die Restfläche im Erdgeschoss (ca. 672,34 m²) besteht eine Anmietoption innerhalb der ersten 3 Mietjahre. Über die Konditionen ist zum jeweiligen Zeitpunkt zu verhandeln. Die folgende Darstellung zur Mietzahlung etc. beinhaltet dafür noch keine Aufwendungen. Als Verhandlungsergebnis entstand ein Mietvertrag mit folgenden Eckdaten: Mietfläche für Umsetzung Nutzungskonzept: anfänglicher Kaltmietzins: 5.976,10 m² 8,50 €/m² (In den ersten 58 Monaten ist jeweils monatlich nur der hälftige Betrag zu zahlen. Darin werden die mietfreie Zeit über 48 Monate hälftige Miete und die Verrechnung der Umzugs- und Möblierungskostenzuschüsse abgebildet.) 7 Indexierung: VPI; 100% der Veränderung bei Steigerung um mehr als 10%, frühestens und erstmals mit Beginn des 6. Mietjahres Nebenkostenpauschale für definierte Positionen in den ersten 5 Jahren: Nebenkostenvorauszahlung für definierte Positionen: 2,50 €/m² 0,46 €/m² Diese Trennung hinsichtlich der Nebenkostenregelung ergab sich aus dem Wunsch der Stadt, so viele Nebenkostenpositionen wie möglich über den Vermieter abzubilden. Im Rahmen der Pauschale konnten hier die Wesentlichen (z.B. Verbrauchskosten wie Wasser, Heizung, alle vermieterseitig durchzuführenden Wartungen der technischen Anlagen, öffentliche Lasten) abgebildet werden. Dadurch werden zukünftige Aufwendungen kalkulierbarer. In den ersten 58 Monaten ist der Kaltmietzins nur hälftig zu zahlen. In diesem Zeitraum ist die Abbildung der im ursprünglichen Mietangebot enthaltenen „Zuschüsse“ für Umzug und Möblierung verrechnet. Aus dem Mietvertrag ergeben sich folgende monatlichen Aufwendungen für die ersten 5 Jahre: Je Mietmonat 1- 58 Je Mietmonat 59- 60 Kaltmietzins (SK 42311100) 25.398,42 € 50.796,85 € Nebenkostenpauschale (SK 42311110) in den ersten 5 Mietjahren FEST 14.940,25 € 14.940,25 € Nebenkostenvorauszahlung(SK 42311110) 2.749,01 € 2.749,01 € Gesamt 43.087,68 € 68.486,11 € In Abhängigkeit von der Entwicklung des Verbraucherpreisindex verändert sich der Kaltmietzins frühestens ab dem 61. Mietmonat und sodann bei einer Änderung um mehr als 10%. Entsprechender Mehrbedarf findet in der jeweiligen Haushaltsplanung Berücksichtigung. Der vollständige Mietvertrag ist dieser Vorlage als Anlage 4 beigelegt. Der erforderliche Umbau wird durch den Eigentümer nach Mietvertragsabschluss zügig umgesetzt und mit einer voraussichtlichen Dauer von ca. 6 Monaten angesetzt. Somit wäre ein Mietbeginn bzw. Umzug ab 01.10.2016 realisierbar. Weitere Kosten im Zusammenhang mit der Anmietung Der Vermieter realisiert die Verkabelung des Objektes entsprechend Verkabelungsrichtlinie der Stadt Leipzig. Die Kosten für die Installation des Leitungsnetzes beziffert die Lecos mit ca. 25.000 €. Hinzukommen ca. 30.0000 € für die netztechnische Ausstattung sowie weitere 12.000 € für eine Backupleitung die via Richtfunk im Rathaus eingerichtet wird. Insgesamt sind somit einmalige Kosten von insgesamt 67.000 € netto = 79.730,00 € brutto einzuplanen. Aus der laufenden Bewirtschaftung des Objektes ist mit folgenden Aufwendungen zu kalkulieren: Stromversorgung (5,00 €/m²): Unterhaltsreinigung/ Glasreinigung/ Bewachung etc.: Wartung übereigneter Anlagen und Gegenstände: 8 ca. 29.880,50 42.256,50 5.500,00 € im Jahr € im Jahr € im Jahr Aus dem Mietvertrag wird die Stadt Leipzig an den Kosten der Instandsetzung von Teilen des Mietgegenstandes finanziell beteiligt. Diese belaufen sich auf max. 5.000 €/ Jahr. Zur Erfüllung der Instandhaltungspflichten aus dem Mietvertrag werden nach ersten Schätzungen ab dem Jahr 2020 ca. 20.000 € benötigt (Leuchtmittelersatz, Schönheitsreparaturen, lauf. Instandhaltung). Mit der Anmietung der Otto-Schill-Straße 2 ist anteilig zusätzliches Personal einzuplanen. Für die Betreuung des Objektes wird ein Hausmeister (0,5 VZÄ) sowie ein Mitarbeiter Techn. Dienst (0,3 VZÄ) benötigt. Die Personalkosten belaufen sich anteilig auf 20.425,00 € bzw. 16.590,00 € im Jahr. Die vorgenannte Personalressource ist für den sicheren und ordnungsgemäßen Gebäudebetrieb notwendig. Erfahrungsgemäß fallen Umzugs- und Entsorgungskosten i.H.v. ca. 600,00 € je Arbeitsplatz an, die entsprechend berücksichtigt werden müssen. Sollten die vorangehend beschriebenen Nutzungen umgesetzt werden, dann ergeben sich bei Berücksichtigung der einzubindenden Umzugsketten etwa folgende Kosten für die beteiligten Ämter: Objekt SH (KGM) SH (Bürgeramt) RH Wahren (IGM) TRH (Stadtkasse) Sportforum (AROV) Referat für Beschäftigungspolitik gesamt APL 15 10 27 112 27 16 207 Umzugs-/Entsorgungskosten in € 9.000,00 6.000,00 16.200,00 67.200,00 16.200,00 9.600,00 124.200,00 Weiterhin müssen für die weitere Einrichtung von Archivflächen der Stadtkasse ca. 54.000 € einbezogen werden. Insgesamt sind Archive an den Standorten TRH und Am Sportforum 3 mit einer Gesamtfläche von ca. 700,00 m² zu berücksichtigen. Darüber hinaus fallen Kosten für den Umzug von ca. 200 m² Archivfläche des IGM und KGM in das TRH an. Hinzu kommen ggf. vorhandene Archive des Bürgeramtes im SH. Die Kosten für die Einrichtung und Umzüge für alle vorgenannten Archivflächen können nur vor Ort durch eine Umzugsfirma/ Architekten ermittelt werden. Bedingt durch das Verhandlungsergebnis erfolgt nunmehr die Verrechnung der ursprünglichen vermieterseitigen „Zuschüsse“ für Möblierung und Umzug in den ersten Mietmonaten. Aus diesem Grund müssen die dafür notwendigen Aufwendungen für Umzug, Entsorgung bzw. Neuausstattung i.H.v. ca. 775.800 €1 für die betreffenden Ämter im Haushalt der Stadt Leipzig außerplanmäßig abgebildet werden. Bei Auszug der beteiligten Ämter sind finanzielle Mittel für Schönheitsreparaturen in den Büroräumen bereitzustellen. Nach einer Kostenschätzung belaufen sich diese auf ca. 69.500,00 €. Die freiwerdenden Räume im Neuen Rathaus müssen im Rahmen der anstehenden Sanierung hergerichtet werden, eine temporäre Nachnutzung im gegenwärtigen Zustand ist aufgrund der aktuell vorliegenden Raumnachfrage einzelner Ämter zu prüfen. Unberücksichtigt sind bei der o.g. Kostenaufstellung Aufwendungen für die Herrichtung der Ladenflächen im UG SH für eine spätere Nachnutzung. 1 Gesamtkosten für Umzug, Entsorgung und Neuausstattung (Ergebnis- und Finanzhaushalt) für Stadtkasse, Bürgeramt und Ref. f. Beschäftigungspolitik lt. Anlage Finanzielle Auswirkungen. 9 V. Einsparpotentiale 1. Einsparung „weicher“ Kosten Durch den Umzug der Stadtkasse in das neue Verwaltungsobjekt fallen, geschätzt durch den Wegfall von Pendelfahrten sowie der damit einhergehenden Optimierung von Arbeitsabläufen in den Aufgabenspektren der jeweiligen Fachämter, Kosten von ca. 20.000 €/Jahr weg. Hinzu kommen noch die Ausfallstunden der produktiven Arbeit. Ein ähnlicher Sachverhalt lässt sich für das AGM widerspiegeln, das gegenwärtig auf insgesamt 3 Standorte verteilt ist. Hier sind lange Wege und vielfältige Koordinierungserfordernisse besonders kostentreibend. Darüber hinaus sind auch nicht monetäre Faktoren zu berücksichtigen, wie beispielsweise optimierte interne Arbeits- und Führungsbeziehungen, verbesserte Möglichkeiten zur Erschließung von Synergien und Entwicklungspotentialen in den Arbeitsprozessen. Eine gut organisierte Unterbringung unterstützt ein positives Arbeitsklima und wirkt auch als Motivationsfaktor für die Mitarbeiter. 2. Abmietung von Verwaltungsobjekten Grundsätzlich wurden – analog zur Vorlage DS V/3669 – „Burgplatz: Darstellung der finanziellen und sonstigen Auswirkungen unterschiedlicher strategischer Vorgehensweisen“ Schlüsselmieter Burgplatzbebauung - für eine mögliche Gegenfinanzierung die in naher Zeit auslaufenden Mietverträge geprüft. Dabei standen die nachfolgend aufgeführten Mietobjekte im Fokus. Mietobjekt Mietfläche Seeburgstraße 51 1.852 m² Naumburger Straße 26 250 m² Reclamstraße 52 340 m² Rietschelstraße 2 382 m² gesamt 2.824 m² Kaltmiete in € 110.533,80 22.500,00 22.476,96 20.633,40 176.144,16 BKVZ in € 50.400,00 6.000,00 12.260,16 8.253,36 76.913,52 Jahresmiete in € 160.933,80 28.500,00 34.737,12 28.886,76 253.057,68 Mietende 31.05.2017 31.07.2016 31.12.2016 31.03.2016 Mit einer Aufgabe der in der Tabelle aufgeführten Verwaltungsobjekte/ -flächen wären, unter Berücksichtigung der Mietvertragslaufzeiten, insgesamt 2.824 m² Mietfläche abmietbar. Jedoch kann auf Grund der aktuellen Stellenmehrbedarfe einzelner Ämter und der erfolgten Stellenplanaufstockung 2015/16 aus heutiger Sicht an den o.g. Abmietungsvorschlägen zur Gegenfinanzierung nicht mehr festgehalten werden. Im komplexen Kontext von Nachnutzung freigezogener Flächen, zusätzlicher Stellen-/Flächenbedarfe und baulicher Herrichtungsaufwand lässt sich ein wirtschaftlicher Vorteil aktuell nicht mehr ableiten. Jedoch bleiben im Rahmen der mittel- und langfristigen Verwaltungs- und Stellenentwicklung die o.g. Abmietungen weiterhin Prüfgegenstand. Die Prüfungen werden eingegliedert in das Projekt zur Fortschreibung des Konzeptes zur langfristigen Verwaltungsunterbringung, welches gemeinsam von Hauptamt und AGM ab Dezember 2015 umgesetzt wird. VI. Bedarfsentwicklung Im Zuge der ansteigenden Bevölkerungsentwicklung in Leipzig ist davon auszugehen, dass sukzessive auch öffentliche Aufgabenbereiche an die derzeitige Entwicklung angepasst werden müssen. Erste Tendenzen zeichnen sich bereits in den Bereichen Kindertagesstätten und Schulhausbau ab. Darüber hinaus führen die ansteigenden Flüchtlings- und Asylbewerberzahlen zu einem deutlichen Stellenmehrbedarf, um den aktuell auftretenden Aufgaben gewachsen zu sein. Mit Drucksache VI-DS-01756-NF-004 wurden daher Stellenmehrbedarfe in Höhe von 232,40 VZÄ allein im Zusammenhang mit der Asylthematik bestätigt. Aufgrund des dringenden 10 Handlungsbedarfes sind diese Stellen/Arbeitsplätze zeitnah einzurichten. Zusätzlich zum Stellenplan 2015/2016 wurden des Weiteren 74,45 VZÄ für sonstige Aufgaben in unterschiedlichen Ämtern bestätigt. Es wird auch zukünftig insgesamt ein Anstieg der Personalstärke der Stadtverwaltung prognostiziert. Durch das Dezernat I wurde eine mittelfristige Prognose für die Stellenentwicklung der Stadtverwaltung erarbeitet und im Rahmen der Beigeordnetenklausur im Herbst 2015 vorgestellt. Dieser Prognose entsprechend kann davon ausgegangen werden, dass für die Stadtverwaltung (ohne Erzieher, Schulhausmeister, u.ä.) durchschnittlich mit einem Stellenzuwachs von 1,0 - 1,5 Prozent p.a. zu rechnen ist . VII. Fazit Im Ergebnis wird eine langfristige Anmietung des Objektes Otto-Schill-Straße 2 empfohlen. Die vorzugsweise Unterbringung der erweiterten Stadtkasse (einschl. AROV und Projektes „Gesetzliche Vertretung“) sowie des Bürgeramtes und des Referates für Beschäftigungspolitik in der Otto-Schill-Str. 2 erschließt verwaltungsorganisatorisch viele Vorteile. Mit der Nachnutzung der Räume im Technischen Rathaus kann eine Zentralisierung des Amtes für Gebäudemanagement erfolgen. Durch eine konzentrierte Unterbringung ergeben sich für die Ämter Synergieeffekte. Kurze Wege ermöglichen eine schnelle und kostengünstige Aufgabenerledigung. Eine deutlich verbesserte abteilungs- und bereichsübergreifende Zusammenarbeit wird ermöglicht. Damit kann den Beschlussfassungen sowohl zur zentralen Unterbringung des Amtes für Gebäudemanagement als auch zur rathausnahen Zusammenlegung der Stadtkasse mit dem ehem. Amt zur Regelung offener Vermögensfragen entsprochen werden. Mit einem Auszug des Referates für Beschäftigungspolitik könnte dringend benötigter Platz im Neuen Rathaus (Baufreiheit; Unterbringung zusätzlicher Stellenbedarfe) geschaffen werden. Auch aus wirtschaftlicher Sicht ist einzuschätzen, dass das Gebäude über eine sehr gute Flächenwirtschaftlichkeit aufgrund des optimalen Verhältnisses der Haupt- zur Nebennutzfläche verfügt. Arbeitsplätze sowie Archivflächen können sehr gut abgebildet werden. Darüber hinaus stellt die Anmietung dieses Standortes aufgrund seiner unmittelbaren Nähe zum Neuen Rathaus zum einen aus arbeitsorganisatorischer Sicht ein Optimum dar, andererseits aber auch aufgrund des vergleichsweise kostengünstigen Mietzinses für diese zentrale Lage. Die Anmietung dieses Standortes stellt einen ersten wesentlichen Grundbaustein im Zuge der Erarbeitung des Konzeptes zur mittelfristigen Verwaltungsunterbringung dar. Anlagen: Anlage 1 - Mietkonditionen – Schreiben der Stadtbau AG vom 06.10.2015 Anlage 2 - Rahmenbedingungen für ein Nutzungskonzept Anlage 3 - Plausibilitätsprüfung zur Unterbringung der Stadtkasse im Neuen Rathaus Anlage 4 – Mietvertrag (nicht öffentlich) Anlage 5 - Finanzielle Auswirkungen 11 Finanzielle Auswirkungen Anmietung Otto-Schill-Straße 2 Anfallende Aufwendungen Personalkosten (HM- und Haushandwerker) Notwendige Instandsetzungen nach Auszügen Daten u Telefonanb.(Lecos) einmalige Installation Budgeteinheit 11_PA_ZW Amt 11 Personalaufw. Zahlungswirksam 65_UH2 Amt 65 baul. und techn. Unterhaltung 2 PSP-Element Umzugskosten Neuausstattung der Arbeitsplätze (Stadtkasse) Entsorgungsleistungen (Stadtkasse) Neuausstattung der Arbeitsplätze (Stadtkasse) Neuausstattung (Ref.Besch.pol.) Entsorgungsleistungen (Ref.Besch.pol.) Neuausstattung (Ref.Besch.pol.) Neuausstattung der Arbeitsplätze (Bürgeramt) Entsorgungsleistungen (Bürgeramt) Neuausstattung (Bürgeramt) Differenz (Mehrbedarf) 2016 2017/2018 (p.a.) Differenz (Mehrbedarf) 40XX XXXX Diverse Personalkosten-SK 0,00 0,00 42111000 „Bauliche Unterhaltung z.“ 0,00 69.500,00 69.500,00 42112200 „Sonst.Inst.an Techn.Anl.u.Masch.“ 0,00 79.730,00 79.730,00 42112100 „Wart. Techn.Anl.u.Maschinen“ 0,00 37.015,00 37.015,00 0,00 1.100.11.1.3.04.02.02 „KGM“ 0,00 0,00 5.500,00 5.500,00 42311100 „Miete Gebäude z.“ 261.350,00 252.953,11 -8.396,89 227.762,43 -33.587,57 42311110 „BK Gebäude (BK Vorausz.) z.“ 120.300,00 129.882,46 9.582,46 158.629,83 38.329,83 42311100 „Miete Gebäude z.“ 42311110 „BK Gebäude (BK Vorausz.) z.“ 42311100 „Miete Gebäude z.“ 7.246,21 5.046,77 6.560,64 4.569,29 70.785,32 33.869,25 7.246,21 5.046,77 6.560,64 4.569,29 70.785,32 33.869,25 28.984,83 20.187,08 26.242,56 18.277,17 283.141,28 135.476,99 28.984,83 20.187,08 26.242,56 18.277,17 283.141,28 135.476,99 1.100.11.1.3.04.04 "IGM" 1.100.11.1.3.04.02.02 „KGM“ 42311100 „Miete Gebäude z.“ 42311110 „BK Gebäude (BK Vorausz.) z.“ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1.100.11.1.3.04.02.02 „KGM“ 42419130 „KR Strom“ 0,00 7.500,00 7.500,00 30.000,00 30.000,00 14.122,00 18.400,12 4.278,12 31.234,48 17.112,48 3.358,20 4.401,65 1.043,45 7.532,00 4.173,80 1.100.57.1.0.02.01 „Ref. Beschäftigungspolitik“ 1.835,00 2.259,63 424,63 3.533,52 1.698,52 65_111_ZW Amt 65 Verw.steuerg/service zahlungswir 1.100.11.1.3.04.04 "IGM" 2.050,00 3.280,00 8.253,00 2.923,00 17.022,00 11.692,00 1.100.11.1.3.04.02.02 „KGM“ 21_111_ZW Amt 21 Verw.steuerg/service zahlungswir 1.100.11.1.3.02.01 „Zahlungsverkehr“ 1.100.11.1.3.02.02 „Buchführung“ 1.100.11.1.3.02.03 „Vollstreckung“ 75.060,00 75.060,00 0,00 10_111_ZW Amt 10 Verw.steuerg/service zahlungswir 1.100.11.1.6.07.01 „Bürgerämter“ 5.400,00 5.400,00 0,00 8.640,00 8.640,00 0,00 25.200,00 25.200,00 0,00 65_MP Amt 65 Mieten und Pachten 1.100.11.1.6.07.01 „Bürgerämter“ 1.100.57.1.0.02.01 „Ref. Beschäftigungspolitik“ - Unterhaltsreinigung - Hygieneartikel Annahme: Anmietung erfolgt zum 01.10.2016 1.100.11.1.3.04.02.02 „KGM“ 1.100.11.1.3.02.01 „Zahlungsverkehr“ 1.100.11.1.3.02.02 „Buchführung“ 1.100.11.1.3.02.03 „Vollstreckung“ Elektroenergie Sachkonten Anfallende Aufwendungen im Zuge der Anmietung Otto-Schill-Str. und der einhergehenden Neuverortung 1.100.11.1.3.04.04 "IGM" Bautechnische Unterhalt. Miete und Betriebskosten In 2016 veranschlagte Mittel für Bereiche die im Zuge der Anmietung Otto-Schill-Str. umziehen 65_EN_ZW Amt 65 Energie 21_111_ZW Amt 21 Verw.steuerg/service zahlungswir 1.100.11.1.3.02.01 „Zahlungsverkehr“ 1.100.11.1.3.02.02 „Buchführung“ 1.100.11.1.3.02.03 „Vollstreckung“ 10_111_ZW Amt 10 Verw.steuerg/service zahlungswir 1.100.11.1.6.07.01 „Bürgerämter“ 81_571_ZW Amt 81 Wirtschaftsförd. Zahlungswirksam 81_571_ZW Amt 81 Wirtschaftsförd. Zahlungswirksam 42311110 „BK Gebäude (BK Vorausz.) z.“ 42419160 „Unterhaltsreinigung“ 44310100 „Porto und Transportkosten“ 1.100.57.1.0.02.01 „Ref.Beschäftigungspolitik“ 65_111_ZW Amt 65 Verw.steuerg/service zahlungswir 1.100.11.1.3.04.04 "IGM" 1.100.11.1.3.04.02.02 „KGM“ 21_111_ZW Amt 21 Verw.steuerg/service zahlungswir 1.100.11.1.3.02.01 „Zahlungsverkehr“ 1.100.11.1.3.02.02 „Buchführung“ 1.100.11.1.3.02.03 „Vollstreckung“ 1.100.11.1.3.02.07 „Gesetzliche Vertretung“ 1.100.11.1.3.02.08 „Regelung off. Verm.fragen“ 42531000 „Erwerb bew Gegenstände bis 410€“ 0,00 330.000,00 330.000,00 0,00 42419230 „KR sonst. Entsorgung (Schrott-, Sperrmüll)“ 0,00 8.340,00 8.340,00 0,00 7.0000364.710.020 „Betriebs-& Geschäftsausst.“ 78327400 „Erwerb Betriebs- & Geschäftsausstattung“ 0,00 212.000,00 212.000,00 0,00 42531000 „Erwerb bew Gegenstände bis 410€“ 0,00 48.000,00 48.000,00 0,00 42419230 „KR sonst. Entsorgung (Schrott-, Sperrmüll)“ 0,00 960,00 960,00 0,00 78327400 „Erwerb Betriebs- & Geschäftsausstattung“ 0,00 0,00 0,00 0,00 42531000 „Erwerb bew Gegenstände bis 410€“ 0,00 26.000,00 26.000,00 0,00 42419230 „KR sonst. Entsorgung (Schrott-, Sperrmüll)“ 0,00 1.200,00 1.200,00 0,00 78327400 „Erwerb Betriebs- & Geschäftsausstattung“ 0,00 35.000,00 35.000,00 0,00 406.295,20 1.476.757,45 1.070.462,25 21IN70000364 „Amt 21 bewegl. AV“ 81_571_ZW Amt 81 Wirtschaftsförd. Zahlungswirksam 1.100.57.1.0.02.01 „Ref.Beschäftigungspolitik“ 81IN70000081 Amt 81 bewegliches AV 7.0000081.710.020 „Betriebs-& Geschäftsausst.“ 10_111_ZW Amt 10 Verw.steuerg/service zahlungswir 10IN70000178 Amt 10 bewegliches AV (Bürgeramt) 44310200 „Transport- und Umzugskost.“ 1.100.11.1.6.07.01 „Bürgerämter“ 7.0000178.710.020 „Betriebs- und Geschäftsausstattung (Bürgeramt)“ Mehrbedarf Seite 1 1.030.539,17 624.243,97 Anlage 2 Rahmenbedingungen für ein Nutzungskonzept Das konkrete Nutzungskonzept für eine Anmietung Burgplatz soll den nachstehenden Rahmenbedingungen folgen: a) Mit DB-Vorlage 19/94 vom 24.01.1994 wurde die Konzeption zur Unterbringung der Stadtverwaltung Leipzig entwickelt und seither beständig fortgeschrieben. Zuletzt erfolgte dies im Zusammenhang mit der Bedarfsplanung für das Technische Rathaus im Jahr 2009. Es besteht bisher ununterbrochen Konsens, dass im Gebäudekomplex Neues Rathaus/ Stadthaus die Verwaltungsspitze (OB/BM), die Fraktionen, die Querschnittsämter sowie Referate, die einer Orientierung auf bestimmte Bevölkerungsgruppen dienen, untergebracht sind. Im Einzelnen sind dies: – – – – – – – – Bereich OBM/Fraktionen/Beigeordnete Hauptamt Stadtkämmerei Rechtsamt Referat für Migration und Integration Personalamt Referat für Gleichstellung von Frau und Mann Familieninfobüro des Dezernates V. b) Die durch Zusammenlegung mit dem bisherigen Amt zur Regelung offener Vermögensfragen neu strukturierte Stadtkasse (bisher untergebracht im Technischen Rathaus und im Sportforum) soll standörtlich näher an das Dezernat Finanzen und die Stadtkämmerei angebunden werden (von DB OB so beschlossen). Dabei ist die Besonderheit zu beachten, dass insgesamt 700 m² Archivfläche unmittelbar am Standort des Amtes erforderlich sind. c) Das mit Wirkung zum 01.01.2013 gebildete Amt für Gebäudemanagement ist räumlich am Standort des Technischen Rathauses zu konzentrieren ( von DB OB so beschlossen ). Damit und mit der Einrichtung des Technischen Bürgerbüros rundet sich der Nutzungsinhalt dieses Komplexes ab. d) Die räumlichen Bedingungen für die Unterbringung des Rechtsamtes im Neuen Rathaus und für die Unterbringung der Geschäftsbereiche des Oberbürgermeisters sind zu verbessern. e) Nutzungsänderungen im Komplex Neues Rathaus/Stadthaus müssen berücksichtigen, dass die Büros und Öffentlichkeitsbereiche im Neuen Rathaus ab 2. OG abwärts noch nicht saniert sind und infolge der nicht möglichen Bereitstellung finanzieller Mittel auch in den Folgejahren noch nicht dem Standard entsprechen, der in den Geschossen 5 bis 3 des Neuen Rathauses bereits vorhanden ist. Je nach der Möglichkeit der Bereitstellung der finanziellen Mittel sind dann auch Baufreiheitsräume für die abschnittsweise Innensanierung erforderlich. f) Disponibler Leerstand steht im NR/SH nicht zur Verfügung ( Vorstehende Rahmenbedingungen wurden von der DB OB am 10.06.2014 bestätigt ) Anlage 3 Plausibilitätsprüfung zur Unterbringung der Stadtkasse im Neuen Rathaus/Stadthaus Eine Unterbringung der Stadtkasse (Stadtkasse im TRH + AROV im Objekt Am Sportforum 3) im NRH / SH bedeutet: − − − − Unterbringung von insgesamt 125 Arbeitsplätzen benötigte Büroraumfläche (zzgl. Beratungsräume) ca. 2.000 m² benötigte Archivfläche im NRH von ca. 700 m² (SK 500 m² + AROV 200 m²) benötigte Gesamtnutzfläche von mindestens 2.700 m² ( ohne Berücksichtigung VF/NF ) I. Ausgangssituation Neues Rathaus Die weitere Innensanierung ab 2. OG abwärts steht noch aus. Ein Flächenleerstand existiert nicht. Bei Fortsetzung der Sanierung wird Baufreiheit, je nach Größe der Bauabschnitte, erforderlich. Die Hauptnutzfläche1 des NRH beträgt: − − − − − − − Untergeschoss Erdgeschoss 1. Obergeschoss 2. Obergeschoss 3. Obergeschoss 4. Obergeschoss 5. Obergeschoss gesamt 3.641,68 m² 2.962,21 m² 2.900,54 m² 3.924,32 m² 2.120,68 m² 2.855,46 m² 772,08 m² 19.176,97 m² Betrachtung der einzelnen Geschosse 4./5. Obergeschoss − genutzt durch das Stadtplanungsamt im 5. OG sowie im 4. OG, weiterhin untergebracht Stadtkämmerei mit einer Hauptnutzfläche von 594,81 m² − Dezernat VI auf ca. 225 m² untergebracht − Der raumbildende Ausbau des Stadtplanungsamtes wurden an fachspezifischen Belangen ausgerichtet, d.h. es wurden große Ausstellungsflächen geschaffen, in den Innenbereichen großflächig Glas- und Stahlmaterialien verarbeitet, auf Zwischentüren in den Büroräumen wurde verzichtet. Fazit: − Unterbringung der Stadtkasse scheidet im 4./5. OG aus, da die Fläche nicht ausreicht und wirtschaftlich nicht vertretbare Rück- und Umbaukosten verursacht würden. 3. OG − − − − − 1 derzeit genutzt durch die Dezernatsbüros II, III und IV mit ca. 405 m² Stadtkämmerei mit ca. 740 m² Kulturamt mit ca. 450 m² GB OBM + Stadtrat mit ca. 215 m² Rechtsamt mit ca. 165 m² Flächenangaben wurden aus Famos web entnommen Seite 1 von 5 Fazit: − Die erforderliche Fläche steht nicht zur Verfügung 2. OG − derzeit genutzt durch den Oberbürgermeister und den überwiegenden Teil der Referate des GB OBM − Hauptamt mit ca. 520 m² + Dezernat I mit ca. 145 m² untergebracht − hoher Anteil an Veranstaltungsflächen wie Wandelhalle, Ratsplenarsaal, Sitzungssaal, zentrale Beratungsräume etc. Fazit: − die erforderliche Fläche steht nicht zur Verfügung − Die Innensanierung steht für den überwiegenden Anteil der Etage aus 1. OG − − − − − derzeit Liegenschaftsamt mit ca. 725 m² untergebracht darüber hinaus die Fraktionen mit ca. 290 m² Dezernate IV, V und VII mit insgesamt ca. 530 m² Rechtsamt mit ca. 530 m² Kantine des Ratskeller (Umkleide, Lager, Spülraum und Küche) mit ca. 150 m² sowie Speiseräume mit ca. 240 m² Fazit: − die erforderliche Fläche steht nicht zur Verfügung − − die Innensanierung steht für die gesamte Etage aus im Zuge der Sanierung entfällt dauerhaft Büronutzfläche durch Rückbau von Provisorien ( Turmumgang ) − − div.kleinere Ämter/ Referate untergebracht Liegenschaftsamt mit ca. 905 m² und Amt für Wirtschaftsförderung mit ca. 630 m² als größte Flächennutzer hoher Anteil an Technikräumen, Lecos etc. EG − Fazit: − die erforderliche Fläche steht nicht zur Verfügung − die Innensanierung steht für die gesamte Etage aus UG − − 1. Hauptnutzer ist das Hauptamt mit Hausdruckerei und Poststelle mit einer Fläche von ca. 1.180 m² 2. Hauptnutzer ist der Ratskeller mit knapp 1.700 m² Fazit: − Unterbringung der vorgenannten Bereiche an einem anderem Standort scheidet aus. − Verbleibende Flächen sind nicht ausreichend − Deutlich schlechtere Büroraumqualität ( unabhängig von der ausstehenden Innensanierung ) Prüfung der Archivflächenunterbringung im KG − das Kellergeschoss ist vollumfänglich belegt mit betriebstechnischen Anlagen, Lapidarium, Lagerbereich Ratskeller, Technikbereiche Lecos sowie Werkstätten. Fazit: − keine disponiblen Flächen vorhanden Seite 2 von 5 Gesamtbewertung Eine Unterbringung müsste etagenübergreifend erfolgen, wobei immer infolge der notwendigen Innensanierung ein gestaffelter erneuter Freizug für die Baufreiheit erforderlich wird. Ein einzelnes Amt reicht nicht aus, um der Stadtkasse genügend Fläche zur Verfügung stellen zu können. Mehrere Ämter müssten berücksichtigt werden. Die bisher bestätigten Rahmenbedingungen für die Nutzung des Gebäudekomplexes würden verändert. Die notwendigen Archivflächen könnten nur im „hellen Bürobereich“ abgebildet werden. II. Situation im SH Die Hauptnutzfläche2 des Stadthauses beträgt: − − − − − − Untergeschoss Erdgeschoss 1. Obergeschoss 2. Obergeschoss 3. Obergeschoss 4. Obergeschoss gesamt 1.059,84 m² 1.207,46 m² 1.278,18 m² 1.319,74 m² 1.348,77 m² 1.309,55 m² 7.523,54 m² Betrachtung der einzelnen Geschosse 4. Obergeschoss − Hauptnutzfläche wird ausschließlich durch das Amt für Geoinformation und Bodenordnung genutzt − Neben dem Ausbau nach fachspezifischen Belangen wurde bei der Unterbringung des Amtes für Geoinformation und Bodenordnung darauf Wert gelegt, Dusch- und Umkleidemöglichkeiten (Vermesser) sowie gesicherte Unterstellmöglichkeiten für den mit Spezialtechnik ausgestatteten Fuhrpark vorzuhalten. Räume wurden teilweise statisch für den speziellen Nutzungszweck ertüchtigt. Fazit: − Die erforderliche Fläche steht nicht zur Verfügung. 3. OG − Hauptnutzer der Fläche ist das Personalamt mit ca. 1.063 m² sowie − Amt für Geoinformation und Bodenordnung mit ca. 251 m² Fazit: − Die erforderliche Fläche steht nicht zur Verfügung. 2. OG − Amt für Statistik und Wahlen auf ca. 431 m² untergebracht − darüber hinaus derzeit durch Amt für Gebäudemanagement mit ca. 465 m² genutzt. Bei Konzentration des AGM im Techn. Rathaus wurde bisher davon ausgegangen, 2 Flächenangaben wurden aus Famos web entnommen Seite 3 von 5 − − diese Fläche als Baufreiheit für die Innensanierung des Neuen Rathauses zu verwenden. Personalamt mit ca. 320 m² angesiedelt vereinzelte Raumnutzung durch Sozialamt, Hauptamt sowie GB OBM mit insgesamt ca. 104 m² Fazit: − Die erforderliche Fläche steht nicht zur Verfügung. 1. OG − Hauptnutzer der Fläche ist Sozialamt mit ca. 1.120 m² − Archivnutzung durch Standesamt mit ca. 150 m² Fazit: − Die erforderliche Fläche steht nicht zur Verfügung. EG − − − der Großteil der Hauptnutzfläche wird vom Standesamt mit ca. 984 m² genutzt incl. spezieller Räume für Trauungen Referat für Gleichstellung von Frau und Mann mit ca. 136 m² Hauptamt ( IT-Koordination ) mit ca. 106 m² untergebracht Fazit: − Die erforderliche Fläche steht nicht zur Verfügung. UG − − − − − − derzeit genutzt durch GB OBM (z.T. Sonderprojekt „Gesetzliche Vertretung“) mit ca. 407 m² Hauptamt (Bürgeramt SH) mit ca. 247 m² Amt für Jugend, Familie und Bildung mit dem Familieninfobüro auf einer Fläche von ca. 104 m² Lager- und Archivnutzung durch Liegenschaftsamt, Stadtplanungsamt, Amt für Geoinformation und Bodenordnung mit ca. 158 m² Rechtsamt (Friedensrichter) mit ca. 30 m² vermietetes Ladengeschäft (Reisefibel) mit ca. 142 m² Fazit: − Gesamtfläche ist nicht ausreichend. − Unterbringung der vorgenannten Bereiche an einem anderem Standort scheidet durch die Vernetzung der Arbeitsbedingungen aus. − deutlich schlechtere Büroraumqualität (Lichtverhältnisse und Zuschnitte) sowie Ladenflächen für Büronutzung unzweckmäßig Prüfung der Archivflächenunterbringung im KG − das Kellergeschoss ist vollumfänglich belegt mit betriebstechnischen Anlagen, Technikbereichen, Werkstätten sowie Lagerbereichen einzelner Ämter. Fazit: − keine disponiblen Flächen vorhanden Prüfung der Archivflächenunterbringung im ehemaligen Heizhaus / Hofkellerbereich Im derzeit noch ungenutzten Hofkellerbereich Stadthaus ist perspektivisch geplant, Archivflächen von ca. 600 m² zu schaffen. Voraussetzung dafür sind umfangreiche und kostenintensive Ausbaumaßnahmen. Seite 4 von 5 – – – Einbau einer derzeit nicht vorhandenen Zwischendecke zum Tiefkellerbereich zwecks Schaffung einer vollumfänglichen Kellergeschossebene. Beseitigung von Durchfeuchtungsschäden Einbau von Lüftungstechnik als Voraussetzung für eine Archivnutzung Hinweis: Die Nutzung dieses Hofkellerbereiches ist perspektivisch zur Auslagerung des Wahlarchivs aus der Großen Fleischergasse 12 vorgesehen (Optimierung der Arbeitsabläufe bei Wahlen in einem Objekt und Ersatz hinsichtlich städtebaulicher Entwicklung des Areals Große Fleischergasse und Matthäikirchhof). Weiterhin ist dort die Unterbringung von derzeit in ausbaufähigen Büronutzflächen im Stadthaus untergebrachten Archiven des Standesamtes vorgesehen. Gesamtbewertung Eine Unterbringung müsste etagenübergreifend erfolgen, da generell die Hauptnutzfläche pro Geschoss kleiner als die erforderliche Büroraumfläche der Stadtkasse ist. Ein einzelnes Amt reicht nicht aus, um der Stadtkasse genügend Fläche zur Verfügung stellen zu können. Mehrere Ämter müssten berücksichtigt werden. Die vernetzten Arbeitsbedingungen würden empfindlich gestört. Baufreiheitsbedingungen bestünden nicht mehr. Die notwendigen Archivflächen könnten derzeit nicht zur Verfügung gestellt werden. Sie müssten zusätzlich im „hellen Bürobereich“ abgebildet werden. Selbst bei Unterbringung im Hofkeller Stadthaus bestünde weiterhin ein Defizit. Zu den eingeschätzten Umbaukosten in Höhe von ca. 1,2 Mio € müssten zusätzlich Archivflächen angemietet werden. Seite 5 von 5