Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Beschlussvorlage Nr. VI-DS-01893 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters Fachausschuss Finanzen Fachausschuss Allgemeine Verwaltung Ratsversammlung 20.01.2016 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung Betreff Ausführungsbeschluss zur Vergabe der Postdienstleistungen für die Stadtverwaltung Leipzig Beschlussvorschlag: 1. Der Ausführungsbeschluss zur Vergabe der Postdienstleistung für die Stadtverwaltung Leipzig wird bestätigt. 2. Der Ausführungsbeschluss umfasst die voraussichtlichen Gesamtaufwendungen mit folgenden Postsendungen und Leistungsarten: • Briefsendungen, ohne Zusatzleistungen, nationaler und internationaler Versand, alle Formate/Gewichte im Wert von ca. 1,18 Mio. Euro/p.a. • Paketsendungen, ohne Zusatzleistungen, nationaler und internationaler Versand, alle Formate/Gewichte im Wert von ca. 30 Tsd. Euro/p.a. 3. Es wird zur Kenntnis genommen, dass die zentrale Dienstleistung Post die gesamte Stadtverwaltung Leipzig und die Fraktionen umfasst. Die Dienstleistung umfasst auch teilweise die Eigenbetriebe und ihre Nachfolgeeinrichtungen sowie städtische Unternehmen und Beteiligungen der Stadt Leipzig, die aus der Kernverwaltung ausgegliedert, aber die Postausgangsbearbeitung bei der Zentralen Poststelle belassen haben. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen nein x wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung x Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt von bis ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung nein Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge KSt: 1010340065 Aufwendungen 04/2017 03/2021 4,8 Mio SK: 44310100 Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE x nein von bis wenn ja, siehe Begründung Anlage Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: Beteiligung Personalrat x nein wenn ja, nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: x Sachverhalt: 1. Beschreibung des Vorhabens Die Stadt Leipzig beabsichtigt im Jahr 2016 die Postdienstleistungen im Wege eines europaweiten Vergabeverfahrens auszuschreiben und im Wettbewerb neu zu vergeben. Die Beschlussvorlage beinhaltet die Neuvergabe für die Abholung, Beförderung, Frankierung und Zustellung von Standard-, Kompakt-, Groß-, und Maxibriefen, Infopostversand, Postkarten und Pakete. Die Vergabe bezieht sich auf den Postversand innerhalb Deutschlands und internationalen Versand auf der Grundlage einer gültigen Lizenz der Bundesnetzagentur für Telekommunikation und Post gemäß §§ 5, Abs. 1 und 6 Postgesetz (PostG) im Sinne des § 4 PostG. Versandaktionen anlässlich besonderer Ereignisse (z. B. Wahlen), förmliche Zustellungen von Schriftstücken im Verwaltungsverfahren und eingeschriebene Briefe werden von der Vergabe der Postdienstleistungen ausgenommen. Eine Vergabe dieser Leistungen ist nicht sinnvoll, da für Versandaktionen, wie z. B. für Wahlbriefe, kein flächendeckendes Briefkastensystem für die erlangten Rückantworten besteht. Für die förmlichen Zustellungen werden von der Deutschen Post AG (DP AG) die Zustellurkunden kostenfrei zur Verfügung gestellt und die Zustellaufträge bei der DP AG auf Grund des hohen Versandes kostengünstig realisiert. Des Weiteren sollen in den Fachämtern und in der Zentralen Post- und Scanstelle/Kurierdienst nicht die verwaltungsorganisatorischen Abläufe und geschaffenen Rahmenbedingungen für die förmlichen Zustellungen und registrierungspflichtigen Sendungen, wie eingeschriebene Briefe, verändert werden. Hier ist zu gewährleisten, dass unbedingt die Versendung der Briefe mit Zusatzleistungen nach § 176 ff Zivilprozessordnung (ZPO) und § 4 ff Verwaltungszustellungsgesetz (VwZG) ungestört fortgesetzt werden kann. Das Hauptamt, Zentrale Post- und Scanstelle/Kurierdienst erbringt die zentralen Dienstleistungen der Freimachung der Brief- und Paketsendungen für die gesamte Stadtverwaltung, Fraktionen, Eigenbetriebe, städtische Unternehmen und Beteiligungen. Die Stadt Leipzig betreibt im Neuen Rathaus ihre Zentrale Post- und Scanstelle/Kurierdienst, über die die auslaufende externe Post für die Abholung durch das beauftragte Unternehmen bereit gestellt wird. Ein Teil der auslaufenden externen Post wird beim IT–Dienstleister Lecos GmbH produziert und durch den Zentralen Verwaltungskurierdienst in das Neue Rathaus transportiert, für die Abholung durch den Dienstleister. Bei den Postdienstleistungen handelt es sich um Dienstleistungen, für die ein Entgelt gezahlt wird. Das Rechtsgeschäft entspricht § 611 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Der Leistungszeitraum für die Vergabe soll vier Jahre umfassen. Geplant ist die Vergabe ab 01.04.2017 bis 31.03.2019 mit einer Option für 2 Jahre, längstens bis 31.03.2021. 2. Begründung der Notwendigkeit Als öffentlicher Auftraggeber hat die Stadt Leipzig entgeltliche Dienstleistungen im Wettbewerb und im Wege eines transparenten Vergabeverfahrens entsprechend § 97 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zu beschaffen. Dazu gehören auch die Postdienstleistungen, die an ein leistungsfähiges und zuverlässiges Unternehmen vergeben werden soll. Als Gebietskörperschaft ist die Stadt Leipzig öffentlicher Auftraggeber im Sinne von § 98 Nr. 1 GWB und bei Eröffnung des Anwendungsbereiches gemäß § 100 Abs. 1 GWB verpflichtet, bei Neuvergabe Postdienstleistungen im Wege eines europaweiten Vergabeverfahrens im Wettbewerb zu beschaffen. Dies steht im Einklang des § 72 Abs. 2 SächsGemO, in dem im Rahmen eines Wettbewerbes das wirtschaftlichste Angebot ermittelt werden und den Zuschlag erhalten soll. Die auszuschreibende Leistung umfasst jährlich ca. 2,0 Mio. Briefe und ca. 7.200 Pakete. Durchschnittlich sind dies täglich ca. 8.000 Briefe und 29 Pakete. Der Auftragnehmer hat zu gewährleisten, dass vom Jahresdurchschnitt deutlich abweichende Mengen ordnungsgemäß abgeholt, transportiert, frankiert und zugestellt werden (z. B. die Versendung von Grundsteuerbescheiden). Die Zentrale Post- und Scanstelle/Kurierdienst frankiert derzeitig alle Briefe und Pakete und übergibt diese sortiert nach festgelegten Kriterien versandfertig an den Auftragnehmer DP AG. Neben den Organisationseinheiten umfasst die Leistung auch die der Eigenbetriebe und deren nachgeordneten Einrichtungen, städtische Unternehmen und Beteiligungen der Stadt Leipzig, die aus der Kernverwaltung ausgegliedert wurden, aber ihren Postausgang bei der Zentralen Post- und Scanstelle/Kurierdienst belassen haben. Auch nach der Ausschreibung ist vorgesehen, unverändert die Leistungen über die Zentrale Postund Scanstelle/Kurierdienst fortzusetzen, damit nicht in diesen städtischen Unternehmen und Beteiligungen für die Postbearbeitung personelle und technische Ressourcen angeschafft werden müssen. Eine Versandzahlverpflichtung kann die Stadt Leipzig nicht eingehen. Die Zentrale Post- und Scanstelle/Kurierdienst des Hauptamtes hat in der Frage „wie viel versandt wird“ keinen Ermessensspielraum. Aber sie hat die Verantwortung für die Anwendung der wirtschaftlichsten Versandform. Die Leistung ist an das Handeln der Verwaltung, der Fraktionen, Eigenbetriebe und andere städtische Unternehmen und Beteiligungen gebunden. Der Standard der Versandleistungen ist durch die Gesetzgebung festgeschrieben. Insgesamt erfasst die Ausschreibung den überwiegenden Anteil des Versandvolumens. Durch die Ausschreibung werden ca. 76 % des jährlichen Volumens vergeben. Mit der Ausschreibung soll auch der Anteil der Frankierleistung im Sachgebiet Zentrale Post- und Scanstelle/Kurierdienst entfallen, unabhängig, welches Unternehmen den Zuschlag erhält. Dies setzt vor allem Personalressourcen in der Zentralen Post- und Scanstelle/Kurierdienst frei, die dringend für das neue Aufgabengebiet Zentraler Posteingangsscan im Rahmen der eGovernment–Strategie der Stadt Leipzig eingesetzt werden müssen. 3. Darstellung der Wirtschaftlichkeit Unter Beachtung der angestrebten Prozessveränderungen können in der Postbearbeitung folgende Synergien erzielt werden: • Reduzierung der Leistungen in der Sortierung der Briefe nach Regionen • Reduzierung der Leistungen in der Sortierung nach Produkten • Reduzierung der Leistungen in der Frankierung der Briefe • Reduzierung der Material- und Reparaturkosten für die Frankiermaschinen • Reduzierung der Folgekosten für den Neukauf/Ersatz an Frankiermaschinen • Reduzierung der personellen Ressourcen für physische Postbearbeitung • Umsetzung der freigesetzten personellen Ressourcen für das neue Aufgabenfeld „ePostscan - zentraler Posteingangsscan in der Zentralen Poststelle“ Die Briefe werden derzeitig nach der Postleitzahlregion 04 und bundesweit, nach Produkten und Kostenstellen sortiert, bevor diese mit Hilfe der Frankiermaschine freigemacht werden. Über ein Portokostenmanagement werden die Daten und Portogebühren der Briefe elektronisch in diese Software übertragen. Diese gesammelten Daten sind dann die Grundlage für die monatliche Umlage und Portokostenabrechnung auf die Absenderstellen. Mit der Vergabe können die Sortierleistungen nach Regionen entfallen. Nicht entfallen kann die Registrierung der Produkte nach Kostenstellen, da eine genaue Umlage weiterhin gewährleistet werden muss. Die Registrierung erfolgt mit Hilfe von Frankiermaschinen, da die Daten elektronisch auf die Kostenstellen genau erfasst werden und zur Auswertung bereitstehen. Die Frankierung soll für die auszuschreibenden Briefe ebenfalls auf den Auftragnehmer übergehen, ohne Abschaffung aller vorhandenen Frankiermaschinen. Einige Postprodukte, wie Postzustellaufträge, eingeschriebene Briefe, Nachnahme und Infpost im Rahmen bestimmter Ereignisse, werden von der Ausschreibung ausgeschlossen und müssen weiterhin frankiert werden. Mit der Ausschreibung können die jährlichen Reparatur- und Materialkosten von der Stadt Leipzig reduziert werden, da die derzeitige Klickzahl der zu frankierenden Briefe von ca. 2,0 Mio. Stück weg fallen. Somit werden weniger Tintentanks, Druckköpfe und längere Laufzeiten der Maschinen erreicht. Dies wirkt sich wiederum auf die Haushaltsplanung aus. Die jährliche Bereitstellung der Haushaltsmittel für den Ersatz einer Frankiermaschine in Höhe von ca. 13.500 Euro verlängert sich um ca. 3 Jahre. Folgekosten Die Stadt Leipzig erbringt die oben genannten Sortierleistungen als sogenannte Teilleistungen bisher selbst und dafür werden vom jetzigen Auftragnehmer entsprechend des Versandvolumens vereinbarte Konditionen gezahlt, was sich möglicherweise wirtschaftlich günstig für die Stadtverwaltung darstellt. Der Wettbewerb muss mindestens dieses Ziel erreichen bzw. sollte ein noch besseres Ergebnis erbringen. Mit der Ausschreibung werden • • • Kosten für die Abholung Kosten für den Frankierservice Kosten für die Beförderung und Zustellung zu berücksichtigen sein. Das hat Auswirkungen auf die durch die Fachämter zu planenden Kosten für die Ausgangspost. Alternativvorschlag Es gibt keine Alternative, da die Stadt Leipzig verpflichtet ist, bei Neuvergabe Postdienstleistungen im Wege eines europaweiten Vergabeverfahrens im Wettbewerb zu beschaffen. 4. Finanzierung Der Wertumfang bei den auszuschreibenden Postprodukten kann sich nur nach den jetzigen Vereinbarungen der DP AG richten und es ist von einem Entgelt in Höhe von ca. 1.2 Mio. €/p.a. auszugehen. Bei einem Leistungszeitraum von 4 Jahren beträgt die Ausschreibungssumme ca. 4,8 Mio. Euro. Die Vorfinanzierung erfolgt aus der Kostenstelle 1010340065 (Lagerverwaltung) und wird monatlich auf das Sachkonto 44310100 der Organisationseinheiten umgelegt. Bei den Eigenbetrieben und Beteiligungen erfolgt eine Rechnungslegung unter Angaben des Vertragsgegenstandes. BESCHLUSSAUSFERTIGUNG Ratsversammlung vom 20.01.2016 zu 19.12 Ausführungsbeschluss zur Vergabe der Postdienstleistungen für die Stadtverwaltung Leipzig Vorlage: VI-DS-01893 Beschluss: 1. Der Ausführungsbeschluss zur Vergabe der Postdienstleistung für die Stadtverwaltung Leipzig wird bestätigt. 2. Der Ausführungsbeschluss umfasst die voraussichtlichen Gesamtaufwendungen mit folgenden Postsendungen und Leistungsarten: ・Briefsendungen, ohne Zusatzleistungen, nationaler und internationaler Versand, alle Formate/Gewichte im Wert von ca. 1,18 Mio. Euro/p.a. ・Paketsendungen, ohne Zusatzleistungen, nationaler und internationaler Versand, alle Formate/Gewichte im Wert von ca. 30 Tsd. Euro/p.a. 3. Es wird zur Kenntnis genommen, dass die zentrale Dienstleistung Post die gesamte Stadtverwaltung Leipzig und die Fraktionen umfasst. Die Dienstleistung umfasst auch teilweise die Eigenbetriebe und ihre Nachfolgeeinrichtungen sowie städtische Unternehmen und Beteiligungen der Stadt Leipzig, die aus der Kernverwaltung ausgegliedert, aber die Postausgangsbearbeitung bei der Zentralen Poststelle belassen haben. Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen Leipzig, den 21. Januar 2016 Seite: 1/1