Vorlage-Sammeldokument

Verwaltungsausschuss Beschlussvorlage Nr. VI-DS-02110 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters Fachausschuss Finanzen Verwaltungsausschuss 06.01.2016 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Finanzen Betreff Beschlussvorlage "Coaching zur Unterstützung des Projektes zentraler Rechnungseingang" Beschlussvorschlag: 1. Der Verwaltungsausschuss beschließt entsprechend § 13 Abs. 7 Nr. 11 Hauptsatzung die Beauftragung der Zöller & Partner GmbH zur Unterstützung des Projektes zentraler Rechnungseingang im Rahmen eines Coachings. 2. Im Produkt 1.100.11.1.3.02.05 (Projekt Zentraler Rechnungseingang) stehen im Sachkonto 44312000 (Sachverständigen- und Gutachteraufwendungen) für das Haushaltsjahr 2016 die erforderlichen Haushaltsmittel in Höhe von 25.000 € zur Verfügung. Die für das Haushaltsjahr 2017 anfallenden Aufwendungen/Auszahlungen in Höhe von 25.000 € werden durch die Stadtkasse entsprechend bei der Haushaltsplanung berücksichtigt. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen nein X X wenn ja, ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Kostengünstigere Alternativen geprüft nein Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung X Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt bis Höhe in EUR wo veranschlagt 2016 2017 50000 1.100.11.1.3.02.05 Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt von Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: Beteiligung Personalrat X nein wenn ja, nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: X Sachverhalt: Mit Grundsatzbeschluss vom 19.05.2015 (VI-DS-01196) hat die Stadtverwaltung Leipzig das Projekt zRE (zentraler Rechnungseingang) initiiert. Wichtigste Zielsetzung der Einführung eines zRE ist es, den Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen künftig zu zentralisieren und komplett digital abzubilden. Dabei sollen der Erfassungsaufwand von Rechnungsdaten, die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten sowie die Buchungsqualität optimiert werden. Zu diesem Zweck wurde ein für vier Jahre angelegtes „Projekt zentraler Rechnungseingang“ mit drei Projektstellen bei der Stadtkasse (Dezernat Finanzen) angesiedelt. Die Einführung des zentralen Rechnungseingangs bei der Stadt Leipzig wird zentral durch das zREProjektteam gesteuert. Für die Erarbeitung der konzeptionellen Voraussetzungen für die Implementierung eines zentralen Rechnungseingangs bei der Stadt Leipzig beabsichtigt das Projektteam die Einbeziehung eines externen Dienstleisters. Darüber hinaus soll durch diesen eine professionelle Beratung und Begleitung dieses Umsetzungsprozesses im Sinne eines Coachings erfolgen. Im Ergebnis soll ein Dienstleister gebunden werden, der für das Projekt auf rahmenvertraglicher Basis Beratungsleistungen zu Einzelaufträgen zur Implementierung eines zentralen Rechnungseingangs bei der Stadtverwaltung Leipzig erbringt. Der Auftrag erstreckt sich auf folgende fachlich-inhaltlichen Aufgaben: • Unterstützung bei der Entwicklung einer Soll-Konzeption des Gesamtprozesses zentraler Rechnungseingang / elektronische Rechnungseingangsverarbeitung • Unterstützung bei der Erstellung eines Pflichtenheftes für eine Software zur automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung • Unterstützung bei der methodischen Vorgehensweise zur Umstellung auf elektronische Rechnungen Im Rahmen einer Vergabe ohne förmliches Verfahren wurden fünf geeignete Beratungsunternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert und einer Wertung unterzogen. Im Ergebnis ist für die aufgeführten Unterstützungsleistungen beabsichtigt, die Zöller & Partner GmbH zu beauftragen. BESCHLUSSAUSFERTIGUNG Verwaltungsausschuss vom 06.01.2016 zu 5.5 Beschlussvorlage "Coaching zur Unterstützung des Projektes zentraler Rechnungseingang" Vorlage: VI-DS-02110 Beschluss: 1. Der Verwaltungsausschuss beschließt entsprechend § 13 Abs. 7 Nr. 11 Hauptsatzung die Beauftragung der Zöller & Partner GmbH zur Unterstützung des Projektes zentraler Rechnungseingang im Rahmen eines Coachings. 2. Im Produkt 1.100.11.1.3.02.05 (Projekt Zentraler Rechnungseingang) stehen im Sachkonto 44312000 (Sachverständigen- und Gutachteraufwendungen) für das Haushaltsjahr 2016 die erforderlichen Haushaltsmittel in Höhe von 25.000 € zur Verfügung. Die für das Haushaltsjahr 2017 anfallenden Aufwendungen/Auszahlungen in Höhe von 25.000 € werden durch die Stadtkasse entsprechend bei der Haushaltsplanung berücksichtigt. Abstimmungsergebnis: 16/0/0 Leipzig, den 7. Januar 2016 Seite: 1/1