Vorlage-Sammeldokument

Dienstberatung des Oberbürgermeisters Eilentscheidung Nr. VI-DS-01959 Status: nichtöffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters Beschlussfassung Grundstücksverkehrsausschuss Information zur Kenntnis Ratsversammlung 28.10.2015 Mitteilung Eingereicht von Dezernat Stadtentwicklung und Bau Betreff Eilentscheidung des Oberbürgermeisters Fortschreibung des Konzeptes zur langfristigen Verwaltungsunterbringung, hier: Kurzfristige Unterbringung der Stellenmehrbedarfe der Ausländerbehörde des Ordnungsamtes und des Amtes für Gebäudemanagement am Standort TRH sowie weitere Ämter an den Standorten NRH/SH und RH Wahren. Beschluss: Eilentscheidung des Oberbürgermeisters gemäß § 52 SächsGemO zur Unterrichtung der RV am 28.10.2015 1. Die kurzfristige Anmietung von Büroflächen im 2. und 3. OG der Riebeckstr. 51a ist zur Flächenabsicherung für die bereits bestätigten zusätzlichen Stellen ab 01.01.2016, die im Technischen Rathaus nicht mehr bereitgestellt werden können, vorzunehmen. 2. Die Deckung der zusätzlichen Aufwendungen für Umzüge, Miete, Büroausstattung sowie arbeitsbezogener Sachkosten erfolgt aus den Budgets der Ämter, in denen zusätzliche Stellen eingerichtet werden. Ausgefertigt am 09.10.2015 Burkhard Jung Oberbürgermeister Begründung der Eilfallkompetenz: Die Eilfallkompetenz ist gegeben, da nach den Umständen des vorliegenden Einzelfalles eine rechtzeitige Entscheidung der städtischen Gremien nicht eingeholt werden kann. Um die dringend erforderliche Errweiterung der Ausländerbehörde vornehmen zu können, muss die Anmietung der Bürofläche in der Riebeckstr. 51a sofort erfolgen. Die Nutzungsfähigkeit der Seite 1/4 Büroräume ist schnellstmöglich herzustellen, damit die Arbeitsfähigkeit der erweiterten Ausländerbehörde umgehend hergestellt werden kann. Es ist arbeitsorganisatorisch notwendig, die Erweiterung der Ausländerbehörde an die bereits im Technischen Rathaus Haus B vorhandenen Strukturen zu koppeln. Daher ist der Umzug des Rechnungsprüfungsamtes aus dem Haus B in die neu angemietete Fläche sofort einzuleiten. Nur so kann ein umgehender Beginn der Herrichtungs- und Einrichtungsarbeiten für die neuen Arbeitsräume gewährleistet werden. Alle Reservemöglichkeiten zur Sofortunterbringung von Arbeitsplätzen im Technischen Rathaus wurden bereits ausgeschöpft. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: Finanzielle Auswirkungen nein x x wenn ja, ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Kostengünstigere Alternativen geprüft nein Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt von Höhe in EUR wo veranschlagt 71.530,80 €p.a 65_MP (COElemente : 21/10/65) Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt bis 2016 Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge Seite 2/4 Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: nein wenn ja, nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Beteiligung Personalrat x Begründung: siehe Anlage Anlagen: Begründung Mitzeichnung Anlage 1 – Stadt >Leipzig Mietvertrag 2. OG – neu – nicht öffentlich Seite 3/4 Begründung 1. Ausgangssituation Entsprechend der vorliegenden Vorlagen VI-DS-01334-15 und VI-DS-01756-15 sind Stellenbedarfe zu verzeichnen, auf die wegen der akut steigenden Flüchtlings- und Asylbewerberzahlen und der damit verbundenen neuen Aufgaben bzw. dramatisch ansteigenden Fallzahlen in mehrerern Bereichen der Verwaltung reagiert werden muss. Mit der Bestätigung der erstgenannten Vorlage in der DB OBM am 02.06.2015 wurden zusätzliche Stellen im Ordnungsamt, Bereich Ausländerbehörde, im Sozialamt, Bereich Migrantenhilfe sowie im Rechtsamt bestätigt. Eine räumliche Unterbringung dieser zusätzlichen Arbeitsplätze zum 01.08.2015 konnte im Zusammenwirken mit den jeweiligen Fachämtern realisiert werden. Weitere Büroarbeitsplätze, die im Zuge der rasant ansteigenden Flüchtlings- und Asylbewerberzahlen gemäß der bestätigten Vorlage VI-DS-01756-15 in Höhe von 131,90 Stellen zu schaffen sind, können mangels disponiblen Leerstandes, insbesondere im Technischen Rathaus (TRH), der Kiewer Straße aber auch an anderen betroffenen Verwaltungsstandorten nicht mehr abgebildet werden. Mit der Bestätigung der genannten Vorlage sind diese Stellen ab sofort, spätestens zum 01.01.2016 einzurichten und zu besetzen. Weitere Stellenmehrbedarfe ergeben sich zudem aus den bereits eingebrachten Vorlagen VI-DS-01808-15 (§77), VI-DS-01756/001 und VI-DS-01808/001 (Poolstellen). Im Zuge der Erarbeitung und Umsetzung einer Gesamtkonzeption zur "Verwaltungsunterbringung" und damit einhergehender, perspektivisch geplanter Veränderungen im Zusammenhang mit der Belegung des Technischen Rathauses können voraussichtlich Ende 2016 Flächen freigelenkt werden (z. B. durch die räumliche Zusammenführung der Stadtkasse in Rathausnähe entsprechend DA 04/2014 v. 10.03.2014). Da jedoch kurzfristig zum 01.01.2016 Büroarbeitsplätze in Größenordnungen geschaffen werden müssen, ist im Vorfeld eine Entscheidung zur Anmietung eines Interims bzw. ggf. auch als Dauerlösung unabdingbar, um die dringenden Raumbedarfe an nachfolgenden Standorten decken zu können. 2. Bedarfe an Büroarbeitsplätzen (A) Ordnungsamt Im Zusammenhang mit steigenden Fallzahlen zugewiesener Flüchtlinge und Asylbewerber wurden in der DB OBM am 02.06.2015 5 zusätzliche Stellen im Bereich der Ausländerbehörde bestätigt. Die dafür benötigten Arbeitsplätze wurden interimsweise im Technischen Rathaus, Haus A, ab dem 01.08.2015 eingerichtet. Zudem mussten in jüngster Vergangenheit 9 Mitarbeiter/-innen der Ausländerbehörde temporär in das Haus A ausgelagert werden. Der Arbeitsprozess ist damit erheblich gestört. Mit Bestätigung der Stellenmehrbedarfe lt. Vorlage VI-DS-01756-15 sind in der Ausländerbehörde ab sofort 10 weitere Stellen einzurichten. Es ist zwingend erforderlich, die Unterbringung dieser 24 Arbeitsplätze konzentriert im Haus B in unmittelbarer Nähe zum jetzigen Standort (Erdgeschosszone und teilweise Nutzung der 1. und 2. Etage) abzusichern. Ein weiterer Arbeitsplatz ist in der Meldebehörde (Haus A) im Zusammenhang mit den Erstaufnahmeeinrichtungen zu schaffen. (B) Amt für Gebäudemanagement (AGM) Entsprechend der aktuellen Vorlage VI-DS-01756-15 wurden beim AGM 8 zusätzliche Stellen für die Errichtung, Vorbereitung und bauliche Betreuung von Asylbewerberunterkünften bestätigt. Nach Ablauf der zweijährigen Befristung sollen diese Stellen für die Realisierung des Schulbauprogramms weitergenutzt werden. Mit Vorlage Nr. VI-DS-01756-001-15 wurden 2 weitere Stellen für Bauinvestitionen für Kitas und Schulen bestätigt (Deckung aus Stellenpool). Mangels disponiblen Leerstandes können auch diese Mehrbedarfe am betroffenen Verwaltungsstandort gegenwärtig nicht abgebildet werden. Entsprechend Vorlage VI-DS-01808 wurde eine zusätzliche Stelle Betriebskostenabrechnung befristet bis Ende 2016 eingerichtet, welcher ein entsprechender Arbeitsplatz im Stadthaus zur Verfügung gestellt werden konnte. (C) Amt für Jugend, Familie und Bildung Mit Vorlage Nr. VI-DS-01756-001-15 wurden 4 zusätzliche Stellen für den Bereich 51.6 zur Vorbereitung investiver Baumaßnahmen für Kitas und Schulen bestätigt (Deckung aus Stellenpool). Die Abteilung ist gegenwärtig im Rathaus Wahren untergebracht. Der zusätzliche Flächenbedarf für die Büroarbeitsplätze ist am Standort Rathaus Wahren nicht verfügbar und kann nur durch Freilenkung anderer Bereiche und deren Umzug realisiert werden. Weitere zusätzliche Stellen sind am Standort Naumburger Straße 26 zu berücksichtigen; auch hier ist derzeit kein Leerstand zu verzeichnen. (D) Amt für Wirtschaftsförderung, Rechtsamt, Hauptamt, GB OBM, Standesamt und Personalamt Die vorgenannten Organisationseinheiten haben ebenfalls Arbeitsplatz- und Archivflächenbedarfe angezeigt, denen gegenwärtig im Bestand nicht entsprochen werden kann. Die Unterbringung dieser Bedarfe kann nur im Rahmen einer Umzugskette geprüft und ggfls. ermöglicht werden. Im Bezug auf das Hauptamt handelt es sich vorrangig um die Notwendigkeit, einen neuen Standort für das Bürgeramt Stadthaus zu finden, wodurch die frei werdenden Räume im Stadthaus anderweitig genutzt werden können (z.B. Vermietung oder Nutzung durch Fachämter mit Stellenmehrbedarfen). (E) Sozialamt Die bereits bestätigten Stellenmehrbedarfe des Sozialamtes lt. Vorlage VI-DS-01334 konnten am Standort Kiewer Straße untergebracht werden. Dies gelang nur durch Verlagerung eines Bereiches des Ordnungsamtes in das Rathaus Leutzsch und die Anmietung von zusätzlichen Flächen in der Kiewer Straße. Der nunmehr angezeigte und bestätigte Mehrbedarfe in Höhe von 43,4 Stellen für die Migrantenhilfe kann am Standort nicht mehr abgebildet werden. Derzeit werden alternative Unterbringungsvarianten geprüft. Der Stellenbedarf der zuvor genannten Bedarfsträger Ordnungsamt und AGM, der nicht in den betreffenden Verwaltungsliegenschaften abgesichert werden kann, beträgt insgesamt 21 Stellen/Arbeitsplätze. Die einzige Möglichkeit einer bedarfsgerechten Unterbringung besteht in einer standortnahen Anmietung in der Nähe zum Technischen Rathaus. Die Bedarfe im Neuen Rathaus und im Rathaus Wahren überschreiten bereits die in der Riebeckstraße verfügbaren Kapazitäten, so dass auch noch weitere Optionen im Bestand (z.B. Beratungsräume) geprüft werden müssen. Aus vorgenannten Gründen ist die unverzügliche Anmietung von Büroflächen am zum TRH nahegelegenen Standort Riebeckstraße 51a zunächst als Sofortlösung erforderlich. 3.Standort Riebeckstraße 51a Das Objekt befindet sich im Eigentum der Städtischen Altenpflegeheime Leipzig gGmbH. Mit der Anmietung der Riebeckstraße 51a können im 2. / 3. OG bis zu 42 Arbeitsplätze eingerichtet werden. Die erste Priorität zur Abdeckung der Unterbringung der Mehrbedarfe bildet die Ausländerbehörde, die zwingend konzentriert am jetzigen Standort in der Prager Straße 118 - 136, Haus B, unterzubringen ist. Aus diesem Grund wurden verschiedene Varianten geprüft, welche Struktureinheiten von Ämtern mit den geringsten Eingriffen in den laufenden Geschäftsbetrieb umziehen können. Hierzu wurden seitens des AGM verschiedene Varianten aufbereitet und entsprechende Gespräche mit den betroffenen Ämtern geführt. Gegenwärtig zeichnet sich ein Umzug des Rechnungsprüfungsamtes als zu favorisierende Variante ab. Diesbezüglich prüft der Vermieter derzeit mögliche Umbaumaßnahmen und das AGM und das RPA erarbeiten eine detaillierte Belegungsplanung. Mit dem Auszug des RPA aus dem TRH in das neue Mietobjekt können insgesamt 35 Räume zur Unterbringung der Stellenmehrbedarfe des Ordnungsamtes und des AGM freigelenkt werden. Im Ergebnis ist festzustellen, dass ohne die Anmietung des Standortes Riebeckstraße 51a die Zusatzbedarfe ab sofort nicht mehr untergebracht werden können. Bei Berücksichtigung der entsprechend der Vorlagen VI-DS-01756-15 und VI-DS-01808 bestätigten Stellenmehrbedarfe müssen allein am Standort Technisches Rathaus eine Vielzahl von Arbeitsplätzen neu geschaffen werden (unter Berücksichtigung des Mitbestimmungsrechtes des Personalrates nach § 81 Abs. 2 Nr. 11 SächsPersVG). Diese Mehrbedarfe können voraussichtlich perspektivisch nicht vollständig auf den freiwerdenden Flächen der Stadtkasse abgebildet werden. Aus diesem Grund ist davon auszugehen, dass der Standort Riebeckstraße 51a auch perspektivisch erhalten werden muss. Alternativ wurde der Umbau der Dussmannfläche im Haus B des Technischen Rathauses (TRH) für 7 Mitarbeiter des Ordnungsamtes geprüft, welcher lt. einen Kostenvoranschlag aus dem Jahre 2011 mit Kosten von ca. 130 T€ wirtschaftlich nicht vertretbar und für die Unterbringung der aktuell bekannten Stellenmehrbedarfe in keiner Weise ausreichend ist. 4. Eckdaten und Konditionen des Mietvertrages Der Mietvertrag wird ab 01.01.2016 unbefristet eingegangen. Die Mietvertragskonditionen sind folgende: Gesamtmietfläche: 916,92 m² (2. und 3. OG) monatliche Kaltmiete: 3.668,60 € monatliche Vorauszahlungen auf Nebenkosten: 2.292,30 € monatliche Mietzahlung gesamt: 5.960,90 € Die jährlichen Aufwendungen zur Gesamtmietzahlung belaufen sich auf 71.530,80 €. Die Büroflächen können kurzfristig bezogen werden. Eine datentechnische Anbindung an das Stadtnetz erfolgt mieterseits durch die Lecos GmbH, die hierfür ca. 3.600,00 € brutto veranschlagt. Neben den im Deckblatt genannten Aufwendungen im Bugdet 65_MP für die monatliche Miete fallen bei einer Anmietung Kosten für die Umzüge (ca. 600 €/ Arbeitsplatz), die laufende Bewirtschaftung (z.B. Reinigung und Bewachung) und ggf. Büroausstattung an. Diese sind durch die jeweiligen Fachämter bereitzustellen, in welchen die Stellenmehrbedarfe notwendig sind. 5. Folgen bei Ablehnung Für die bereits bestätigten Stellenmehrbedarfe bzw. die im Geschäftsgang befindlichen Bedarfsanmeldungen stehen in den betreffenden Verwaltungsgebäuden keine Arbeitsplätze mehr zur Verfügung.