Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Beschlussvorlage Nr. VI-DS-01324 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters 23.06.2015 Bestätigung Fachausschuss Allgemeine Verwaltung 25.08.2015 Vorberatung Fachausschuss Finanzen 31.08.2015 Vorberatung Ratsversammlung 16.09.2015 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung Betreff Beschluss einer Entgeltordnung über den Verkauf von Familienstammbüchern im Standesamt Leipzig Beschlussvorschlag: Der Stadtrat beschließt für den Verkauf von Familienstammbüchern im Standesamt die Entgeltordnung gemäß Anlage 1. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen nein X Kostengünstigere Alternativen geprüft X Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt Erträge nei n wenn ja, ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung nei n nei n Folgen bei Ablehnung X X ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 2015 2019 á 6.000 1100122204 Aufwendungen Finanzhaushalt Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? von Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE X wenn ja, nein bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Maßnahme Ergeb. HH Erträge zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: Beteiligung Personalrat X nein wenn ja, Vorgesehener Stellenabbau: X nein ja, Sachverhalt: Der Verkauf von Familienstammbüchern in Standesämtern ist deutschlandweit üblich. Auch in Leipzig werden diese Stammbücher rege nachgefragt. Der Verkauf von Familienstammbüchern fällt nicht in den Bereich hoheitlicher Tätigkeiten, sondern stellt eine Dienstleistung privatrechtlicher Natur dar. Die entsprechende Kalkulation der Kosten für den Verwaltungsaufwand wurde durch das Standesamt erstellt (Anlage 2). Der Verkauf von Familienstammbüchern durch das Standesamt ist nur auf Basis eines Stadtratsbeschlusses zulässig. Anlagen: 1) Entgeltordnung 2) Kostenkalkulation BESCHLUSSAUSFERTIGUNG Ratsversammlung vom 16.09.2015 zu 19.13 Beschluss einer Entgeltordnung über den Verkauf von Familienstammbüchern im Standesamt Leipzig Vorlage: VI-DS-01324 Beschluss: Der Stadtrat beschließt für den Verkauf von Familienstammbüchern im Standesamt die Entgeltordnung gemäß Anlage 1. Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen Burkhard Jung Oberbürgermeister Leipzig, den 17. September 2015 Seite: 1/1 Anlage 1 Standesamt Privatrechtliche Entgeltordnung für den Verkauf von Familienstammbüchern im Standesamt Leipzig Beschluss Nr. ___________ der Ratsversammlung vom ________________, (veröffentlicht im Leipziger Amts-Blatt Nr. ___ vom ____________) Die Stadt Leipzig erlässt für den Verkauf von Familienstammbüchern auf Grundlage des § 73 Abs. 2 der Sächsischen Gemeindeordnung in Verbindung mit §§ 9 bis 15 des Sächsischen Kommunalabgabengesetzes in der zurzeit geltenden Fassung folgende privatrechtliche Entgeltordnung. § 1 Entgeltpflicht Der Erwerb vom Familienstammbüchern ist entgeltpflichtig. § 2 Entgeltschuldner Schuldner des Entgeltes sind alle Personen, die ein Familienstammbuch im Standesamt der Stadt Leipzig erwerben. § 3 Entgeltbemessung Die Bemessung des Entgeltes erfolgt nach den durchschnittlich verursachten Kosten des Aufwandes für die Bereitstellung der Familienstammbücher. § 4 Höhe des Entgeltes Die Höhe des Entgeltes setzt sich aus den Bezugskosten der Familienstammbücher zzgl. 7,15 EUR Verwaltungsaufwand zusammen. § 5 Inkrafttreten Die Entgeltordnung tritt am ____________ in Kraft. Stadtrecht Leipzig Seite 1 Stand: März 2015 Kalk Stammbuch Anlage 2 Standesamt Kostenkalkulation zu den Familienstammbüchern Die Entgelte sind auf Grundlage der „Kosten pro Vorgang“ mit den jeweiligen Durchschnittswerten (DSW) 2015-2019 kalkuliert. Es handelt sich hierbei um direkte Kosten. Es werden keine Kosten umgelegt. Sie bestimmen sich aus den Planzahlen der Haushaltsjahre 2015 bis 2019. Weitere Grundlage bilden Daten aus der Kämmerei (Zahlen der HH Jahre 2015-2016). Aufwendungen aus dem Haushalt Personalaufwendungen pro Jahr E8 Personalaufwendungen pro Jahr E6 Sachaufwendungen pro Jahr/Mitarbeiter (MA) 53.856,00 € 47.704,00 € 3.980,93 € Sollzeit 40h/Woche DSW 2015/2019 1998 (Datenverarbeitung Gesamt 81.351,70 € 44231000 + Internet Gesamt 3.000,00 € 44310300 + Büromaterial Gesamt 37.850,00 € 44310700 + Kosten der Unterhaltsreinigung(UHR-Kosten) 13.150 € 42411200)) Berechnung der Kosten pro Vorgang Bei den vorliegenden Berechnungen der Kosten pro Vorgang wurden nur die Aufwendungen als Kosten herangezogen welche unmittelbar mit der Leistung Familienstammbücher im Zusammenhang stehen. Zeitanteile wurden intern ermittelt 1. Lieferung der Stammbücher Dauer des Vorganges (min.): - Entgegennahme + Abholung bei der Poststelle Neues Rathaus (NRH) Kalkulationsgrundlage: durchschn. Personalkosten Brutto: Sollzeit: Kosten pro Stunde: 3 E6 47.704,00 € 1998 23,88 € Kosten pro min.: 0,40 € Personalkosten: 1,19 € Sachkosten pro Vorgang: 0,10 € Gesamt 1,29 € 2. Prüfung der sachlichen Richtigkeit der Stammbücher - Entpacken Dauer des Vorganges (min.): - Mängelprüfung + Abgleich mit Lieferschein Kalkulationsgrundlage: - Registratur in der Statistik durchschn. Personalkosten Brutto: - Aufnahme mittels Software in den Bestandskatalog Sollzeit: - Beschriftung Kosten pro Stunde: 5 E8 53.856,00 € 1998 26,95 € Kosten pro min.: 0,45 € Personalkosten: 2,25 € Sachkosten pro Vorgang: 0,17 € Gesamt 2,41 € 3. Verkauf der Stammbücher Dauer des Vorganges (min.): - Bücher einlagern Kalkulationsgrundlage: 8 E6 - Sortierung der Bücher in Vitrine durchschn. Personalkosten Brutto: - Beratung der Kunden Sollzeit: - Bestückung der Kassenkarte Kosten pro Stunde: - Übergabe Kosten pro min.: 0,40 € - Eingabe über Software in das System Personalkosten: 3,18 € Gesamtkosten pro Vorgang: 7,15 € zzgl. Einkaufspreis für Stammbuch Seite 1 47.704,00 € 1998 23,88 € Sachkosten pro Vorgang: 0,27 € Gesamt 3,45 € Sollzeit Berechnung der monatlichen Sollarbeitszeit für die Kostenkalkulation der Familienstammbücher Quelle: VWI/ Sollzeit pro Jahr.ods Durchschnitt Jahr 2015 2016 2017 2018 2019 Stunden 2008 2016 2000 1984 1984 DSW 9992 1998,4 Seite 2 Anlage 2 Personalaufwand Als Berechnungsgrundlage wurden die Daten von der Kämmerei zur Verfügung gestellt. Entgeltgruppe E6: 2013 - 42.700 €; 2014 - 43.054 €; 2015 - 45.378 €; 2016 - 46.512 € Entgeltgruppe E8: 2013 - 49.067 €; 2014 - 48.759 €; 2015 - 51.230 €; 2016 - 52.510 € Entgeltgruppe 6 Haushaltsjahr 2013 2014 2015 2016 Personalkosten 42.700,00 € 43.054,00 € 45.378,00 € 46.512,00 € Steigerung in Summe in Prozent 354,00 € 2.324,00 € 1.134,00 € 0,8% 5,4% 2,5% Weiterführende Prognosen für die Jahre 2017 – 2019 Prognose der Steigerung Prognose der Vorjahreswert Haushaltsjahr Personalkosten Personalkosten in Summe in Prozent 2017 47.674,80 € 46.512,00 € 1.162,80 € 2,5% 2018 48.866,67 € 47.674,80 € 1.191,87 € 2,5% 2019 50.088,34 € 48.866,67 € 1.221,67 € 2,5% Haushaltsjahr 2015 2016 2017 2018 2019 DSW Personalkosten + Prognose 2017 -2019 45.378,00 € 46.512,00 € 47.674,80 € 48.866,67 € 50.088,34 € 47.703,96 € Entgeltgruppe 8 Haushaltsjahr 2013 2014 2015 2016 Personalkosten 49.067,00 € 48.759,00 € 51.230,00 € 52.510,00 € Steigerung in Summe in Prozent -308,00 € 2.471,00 € 1.280,00 € -0,6% 5,1% 2,5% Weiterführende Prognosen für die Jahre 2017 – 2019 Prognose der Steigerung Prognose der Vorjahreswert Haushaltsjahr Personalkosten Personalkosten in Summe in Prozent 2017 53.822,75 € 52.510,00 € 1.312,75 € 2,5% 2018 55.168,32 € 53.822,75 € 1.345,57 € 2,5% 2019 56.547,53 € 55.168,32 € 1.379,21 € 2,5% Haushaltsjahr 2015 2016 2017 2018 2019 DSW Personalkosten + Prognose 2017 -2019 51.230,00 € 52.510,00 € 53.822,75 € 55.168,32 € 56.547,53 € 53.855,72 € Prognose der eventuellen Tarifsteigerung von 2,5 % erfolgte in Absprache mit der Stadtkämmerei. Seite 3 Anlage 2 Verteilung der sächlichen Kosten Berechnung der Verteilung der sächlichen Kosten Sächliche Verwaltungskosten: Planzahlen aus dem Haushalt für die Jahre 2013 bis 2016 DV-Gesamt Prognose der Steigerung Kostenart: 44231000 in Summe in Prozent 2013 78.100,00 € 2014 80.400,00 € 2.300,00 € 2,94% 2015 80.400,00 € 0,00 € 0,00% 2016 80.400,00 € 0,00 € 0,00% DSW 0,98% Internet Prognose der Steigerung Kostenart: 44310300 in Summe in Prozent 3.000,00 € 3.000,00 € 0,00 € 0,00% 3.000,00 € 0,00 € 0,00% 3.000,00 € 0,00 € 0,00% 0,00% * Planung Prognose für die Jahre 2017 - 2019 DV-Gesamt Prognose der Steigerung HHJ Kostenart: 44231000 in Summe in Prozent 2017 81.187,92 € 787,92 € 0,98% 2018 81.983,56 € 795,64 € 0,98% 2019 82.787,00 € 803,44 € 0,98% Internet Prognose der Steigerung Kostenart: 44310300 in Summe in Prozent 3.000,00 € 0,00 € 0,00% 3.000,00 € 0,00 € 0,00% 3.000,00 € 0,00 € 0,00% HHJ DSW 2015 2016 2017 2018 2019 DSW 80.400,00 € 80.400,00 € 81.187,92 € 81.983,56 € 82.787,00 € 81.351,70 € 2015 2016 2017 2018 2019 3.000,00 € 3.000,00 € 3.000,00 € 3.000,00 € 3.000,00 € 3.000,00 € * Die Steigerung wurde untersucht mit dem Ergebnis, dass sich über die betrachteten Jahre keine Änderungen ergeben haben. Seite 4 Anlage 2 Verteilung der sächlichen Kosten Sächliche Verwaltungskosten: Planzahlen aus dem Haushalt für die Jahre 2013 bis 2016 Büromaterial Prognose der Steigerung Kostenart: 44310700 in Summe in Prozent 2013 37.850,00 € 2014 37.850,00 € 0,00 € 0,00% 2015 37.850,00 € 0,00 € 0,00% 2016 37.850,00 € 0,00 € 0,00% DSW 0,00% * Unterhaltsreinigung Prognose der Steigerung Kostenart: 42411200 in Summe in Prozent 13.150,00 € 13.150,00 € 0,00 € 0,00% 13.150,00 € 0,00 € 0,00% 13.150,00 € 0,00 € 0,00% 0,00% * Planung Prognose für die Jahre 2017 - 2019 Büromaterial Prognose der Steigerung HHJ Kostenart: 44310700 in Summe in Prozent 2017 37.850,00 € 0,00 € 0,00% 2018 37.850,00 € 0,00 € 0,00% 2019 37.850,00 € 0,00 € 0,00% Unterhaltsreinigung Prognose der Steigerung Kostenart: 42411200 in Summe in Prozent 13.150,00 € 0,00 € 0,00% 13.150,00 € 0,00 € 0,00% 13.150,00 € 0,00 € 0,00% HHJ DSW DSW 2015 2016 2017 2018 2019 37.850,00 € 37.850,00 € 37.850,00 € 37.850,00 € 37.850,00 € 37.850,00 € Gesamtsachaufwendungen pro Jahr/Mitarbeiter: 2015 2016 2017 2018 2019 3.980,93 € = 13.150,00 € 13.150,00 € 13.150,00 € 13.150,00 € 13.150,00 € 13.150,00 € (81.351,70 € + 3.000 € + 37.850,00 € + 13.150 €)/34 * Die Steigerung wurde untersucht mit dem Ergebnis, dass sich über die betrachteten Jahre keine Änderungen ergeben haben. Seite 5 Anlage 2