Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung - eilbedürftig Beschlussvorlage Nr. VI-DS-01334 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Dienstberatung des Oberbürgermeisters 02.06.2015 Zuständigkeit Bestätigung Fachausschuss Allgemeine Verwaltung 02.06.2015 1. Lesung Fachausschuss Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule 04.06.2015 Vorberatung Fachausschuss Umwelt und Ordnung 16.06.2015 Vorberatung Fachausschuss Allgemeine Verwaltung 16.06.2015 2. Lesung Ratsversammlung 17.06.2015 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung Betreff Einrichtung zusätzlicher Stellen gemäß § 77 Abs. 3 Nr. 4 SächsGemO i.V.m. § 9 Nr. 4 Hauptsatzung der Stadt Leipzig im Ordnungsamt, im Sozialamt und im Rechtsamt im Zusammenhang mit steigenden Fallzahlen zugewiesener Flüchtlinge für die Stadt Leipzig und neuer Gesetzeslage Beschlussvorschlag: 1. Die Stellenpläne 2015 und 2016 werden um folgende Stellen erweitert: 1. Ordnungsamt: 4,00 Stellen vom 01.08.2015 bis 31.07.2017; 1,00 Stelle vom 01.08.2015 bis 31.12.2016 2. Sozialamt: 11,00 Stellen vom 01.08.2015 bis 31.07.2017 3. Rechtsamt: 2,00 Stellen vom 01.08.2015 bis 31.07.2017 2. Die Deckung der zusätzlichen Personalaufwendungen in 2015 in Höhe von 299.430 € erfolgt aus dem zentralen Budget „Personalaufwendungen zahlungswirksam – 11_PA_ZW“. Die Deckung der zusätzlichen Personalaufwendungen in 2016 in Höhe von 736.528 € erfolgt zunächst aus dem zentralen Budget „Personalaufwendungen zahlungswirksam – 11_PA_ZW“. Falls sich in 2016 abzeichnet, dass die planmäßigen Aufwendungen nicht ausreichen, ist frühzeitig eine Beschlussvorlage zur Bestätigung von überplanmäßigen Aufwendungen gem. § 79 (1) SächsGemO ins Verfahren zu bringen. 3. Die in den einzelnen Ämtern zusätzlich benötigten Sachaufwendungen, incl. Aufwendungen zur Vorhaltung notwendiger Büroflächen, werden bestätigt. Die Deckung erfolgt aus den Budgets der jeweiligen Ämter. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen nein x wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein Folgen bei Ablehnung nein Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein Im Haushalt wirksam Ergebnishaushalt von bis Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge 1.100.12.2.2.02 Aufwendunge n Finanzhaushalt 01.08 .15 437.942 1.022.557 164.257 31.07. 17 1.100.31.3.0.01 1.100.11.1.2.03 Einzahlun gen Auszahlun gen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? nein von Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE bis wenn ja, Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Maßnahme Ergeb. HH Erträge zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibung en) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibung en Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: 18,00 Stellen Beteiligung Personalrat nein x wenn ja, Vorgesehener Stellenabbau: nein ja, BESCHLUSSAUSFERTIGUNG Ratsversammlung vom 17.06.2015 zu 18.18 Einrichtung zusätzlicher Stellen gemäß § 77 Abs. 3 Nr. 4 SächsGemO i.V.m. § 9 Nr. 4 Hauptsatzung der Stadt Leipzig im Ordnungsamt, im Sozialamt und im Rechtsamt im Zusammenhang mit steigenden Fallzahlen zugewiesener Flüchtlinge für die Stadt Leipzig und neuer Gesetzeslage - eilbedürftig Vorlage: VI-DS-01334 Beschluss: 1. Die Stellenpläne 2015 und 2016 werden um folgende Stellen erweitert: 1. Ordnungsamt: 4,00 Stellen vom 01.08.2015 bis 31.07.2017; 1,00 Stelle vom 01.08.2015 bis 31.12.2016 2. Sozialamt: 11,00 Stellen vom 01.08.2015 bis 31.07.2017 3. Rechtsamt: 2,00 Stellen vom 01.08.2015 bis 31.07.2017 2. Die Deckung der zusätzlichen Personalaufwendungen in 2015 in Höhe von 299.430 € erfolgt aus dem zentralen Budget „Personalaufwendungen zahlungswirksam – 11_PA_ZW“.Die Deckung der zusätzlichen Personalaufwendungen in 2016 in Höhe von 736.528 € erfolgt zunächst aus dem zentralen Budget „Personalaufwendungen zahlungswirksam – 11_PA_ZW“. Falls sich in 2016 abzeichnet, dass die planmäßigen Aufwendungen nicht ausreichen, ist frühzeitig eine Beschlussvorlage zur Bestätigung von überplanmäßigen Aufwendungen gem. § 79 (1) SächsGemO ins Verfahren zu bringen. 3. Die in den einzelnen Ämtern zusätzlich benötigten Sachaufwendungen, incl.Aufwendungen zur Vorhaltung notwendiger Büroflächen, werden bestätigt. Die Deckung erfolgt aus den Budgets der jeweiligen Ämter. Abstimmungsergebnis: mehrheitlich angenommen bei 1 Gegenstimme Leipzig, den 18. Juni 2015 Seite: 1/1 Sachverhalt: Die Anzahl von neuen Asylbewerbern, die der Stadt Leipzig zugewiesen werden, steigt seit Monaten stetig an. Die Verteilung von Asylbewerbern innerhalb Deutschlands erfolgt nach dem sogenannten Königsteiner Schlüssel. Er setzt sich zu zwei Dritteln aus dem Steueraufkommen und zu einem Drittel aus der Bevölkerungszahl der Bundesländer zusammen. Aus diesem Verhältnis ergibt sich die Anzahl der dem Freistaat Sachsen zugewiesenen Asylbewerber. Die Verteilung innerhalb Sachsens richtet sich nach dem Sächsischen Flüchtlingsaufnahmegesetz. Der Stadt Leipzig werden so viele neue Asylbewerber zugewiesen, wie es dem Anteil der Stadt an der Wohnbevölkerung Sachsens entspricht. Aktuell erhält Leipzig mit 13,24 % die meisten Asylbewerber im Freistaat. Auf Grundlage des oben genannten Verteilerschlüssels ermittelt das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) die Anzahl der im Freistaat Sachsen zu erwartenden neuen Asylbewerber für das laufende Jahr. Damit ergibt sich gegenüber der bisherigen Planungsgrundlage eine völlig andere Sachlage. Nachfolgend ist die Entwicklung der Anzahl der der Stadt Leipzig neu zugewiesenen Asylbewerber im Vergleich wie folgt dargestellt: Jahr 2012: Jahr 2013: Jahr 2014: 370 652 1.232 In Bezug zum Vorjahr war 2014 eine Steigerung auf das knapp Doppelte zu verzeichnen, zum Jahr 2012 sogar auf das reichlich 3-fache. Allein im Monat Dezember 2014 trafen knapp 400 neue Asylbewerber in Leipzig ein. Die aktuelle Prognose für 2015 belegt, dass die Anzahl der Neuzuweisungen weiter zunehmen wird. Demnach rechnet die Landesdirektion Sachsen mit einem Zuwachs von 1.688 bis aktuell ca. 3.039 Personen bis Ende 2015. Gemessen an den bis Ende April diesen Jahres vorliegenden Zuweisungen in Höhe von 809 Asylbewerbern ist ein Erreichen der maximalen Anzahl mehr als wahrscheinlich. Somit bleibt im Ergebnis festzuhalten, dass im Jahr 2015 erneut mindestens mit einer Verdopplung der Fallzahlen im Vergleich zum Vorjahr gerechnet werden muss. Diese Fallzahlensteigerung hat großen Einfluss auf die Anforderungen und die Arbeitsweise der Ausländerbehörde im Ordnungsamt, des Sozialamtes, speziell des Sachgebietes Migrantenhilfe. Ebenfalls ergeben sich daraus eine Reihe weiterer Verfahren, die eine gerichtliche Entscheidung nach sich ziehen und seitens der Stadtverwaltung eine Prozessbegleitung erfordern, daraus resultiert der in Abschnitt III begründete Bedarf im Rechtsamt. Auf Grund des kurzfristigen sprunghaften Anstiegs dieser Fallzahlen, konnte dieser Mehrbedarf nicht mehr in das soeben abgeschlossene Verfahren der Haushaltsplanung eingebracht werden. Der Bedarf in den einzelnen Organisationseinheiten wird in den folgenden drei Abschnitten detailliert begründet. Die Bedarfe basieren auf ein und demselben Grund und wurden deshalb in dieser Vorlage zusammengefasst. Aufgrund dieses Sachzusammenhangs ist eine gemeinsame Entscheidungsfindung unablässig. Lösungsvorschlag: Mit Beschluss der Ratsversammlung am 18.03.2015 wurde der Doppelhaushalt 2015/2016, inklusive des Stellenplanes beschlossen. Die nachfolgend aufgeführten Stellen sind in den Stellenplänen nicht enthalten. Somit wäre entsprechend § 77 SächsGemO eine Nachtragssatzung zu erlas1 sen. Mit Änderung der Sächsischen Gemeindeordnung am 02.04.2014 gibt es u.a. eine Änderung hinsichtlich der Pflicht zum Erlass einer Nachtragssatzung. Entsprechend der Hauptsatzung hat die Ratsversammlung „unverzüglich eine Nachtragssatzung zu erlassen, wenn Bedienstete eingestellt, angestellt, befördert oder höhergruppiert werden sollen und der Stellenplan die entsprechenden Stellen nicht enthält. Dies ist jedoch nicht erforderlich, wenn es sich um eine unerhebliche Mehrung oder Hebung von Beamtenstellen der Besoldungsgruppen A 2 bis A 10 bzw. vergleichbarer Beschäftigter (Entgeltgruppe 1 bis 9) handelt. Erheblich ist eine solche Mehrung oder Hebung, wenn sie 3% der Gesamtstellenanzahl überschreitet.“ Da es sich hier um Stellen handelt, die in ihrer Ausweisung nicht höher als die Besoldungsgruppe A 10 bzw. vergleichbar Entgeltgruppe 9 sind, gilt § 77 Abs. 3 Nr. 4 SächsGemO i.V.m. § 9, Nr. 4 Hauptsatzung der Stadt Leipzig. Die ermittelte Stellenanzahl ist auch unerheblich im Sinne der Hauptsatzung der Stadt Leipzig. Dies gibt der Ratsversammlung die rechtliche Grundlage, nach ihrem Beschluss, die Stellenpläne 2015 und 2016 um die nachfolgend aufgeführten Stellen zu erweitern. Somit erfolgt eine Aufstockung der Stellenpläne 2015/2016 wie folgt: Produktgruppe Stellenanzahl Entgeltgruppe Stelleneinrichtung Organisationseinheit ab - bis 1.100.12.2.2.02 4,00 EG 8 01.08.2015 – 31.07.2017 32 - Ordnungsamt 1.100.12.2.2.02 1,00 EG 8 01.08.2015 – 31.12.2016 32 - Ordnungsamt 1.100.31.3.0.01 6,00 EG 8 01.08.2015 – 31.07.2017 50 – Sozialamt (SB Leistungsgewährung Migrantenhilfe) 1.100.31.3.0.01 3,00 EG 9 01.08.2015 – 31.07.2017 50 – Sozialamt (SB Leistungsgewährung Migrantenhilfe) 1.100.31.5.0.01.02 1,00 EG 8 01.08.2015 – 31.07.2017 50 – Sozialamt (SB Bewirtschaftung/ Ausstattung) 1.100.31.5.0.01.02 1,00 EG 4 01.08.2015 – 31.07.2017 50 – Sozialamt (Hausmeister/in) 1.100.11.1.2.03 1,00 EG 3 01.08.2015 – 31.07.2017 30 – Registratur 1,00 EG 9 01.08.2015 – 31.07.2017 30 – Verwaltungsinspektor/in 2 I. Abschnitt - Ordnungsamt Bezogen auf die eingangs dargelegten Fallzahlentwicklung bzw. -prognose ergibt sich folgender Vergleich: Zum 31.12.2010 betrug die Anzahl der zu betreuenden Asylbegehren 617. Anfang Februar des laufenden Jahres lag diese Zahl bereits bei 2.500 Asylbegehrenden. Mit der avisierten Zuweisung ist Ende 2015 von mindestens 4.200 zu bearbeitenden Fällen auszugehen. Ausgehend von der Hochrechnung Januar/Februar 2015 ist mit ca. 5.150 Asylsuchenden (Bestand und Neuzuweisungen) zu rechnen. Durch die stetig anwachsende Zahl der Asylbegehrenden erhöht sich die Anzahl der bereits seit Monaten und Jahren hier lebenden und von der Ausländerbehörde zu betreuenden Asylbewerber. Die Gesamtzahl ist Schwankungen unterworfen, weil ein Teil dieses Personenkreises eine Aufenthaltserlaubnis aufgrund der Anerkennung als Flüchtling erhält und ein anderer Teil zum Beispiel wegen mangelnden Rückführungsmöglichkeiten geduldet wird. Stellen- und Personelle Situation Um den permanent wechselnden Rahmenbedingungen gerecht werden zu können, war die Ausländerbehörde gezwungen, vorhandene Strukturen anzupassen und neu zu ordnen. Aus diesem Grund mussten Aufgaben umverteilt und neu zugewiesen werden. Eine große Rolle spielte neben den steigenden Fallzahlen, die Einführung von AKZESS und das damit verbundene Terminsystem. Die Herausforderung bestand dabei, das vorhandene Personal den neuen Strukturen anzupassen und unnötige Schnittmengen zu vermeiden. Dabei wurden die Aufgaben der beiden Sachbearbeiter (SB) Sicherheitsüberprüfung (SÜ) auf die SB des Allgemeinen Aufenthaltsrechts (AAR) übertragen. Ziel war die Optimierung der notwendigen Vorsprachen der betroffenen Bürger in der Ausländerbehörde. Im Gegenzug wurden die Aufgaben des Asylrechts vollumfänglich den SB SÜ übertragen und aus dem Bereich des AAR ausgelagert. Dies war auf Grund der bereits im Jahr 2013 überproportional gestiegenen Anzahl der Asylbewerber zwingend notwendig. Außerdem konnte damit auf die aktuelle Gesetzeslage reagiert werden, welche in den diversen Spezialbereichen der Ausländerbehörde ein immer umfangreicheres und tiefgründigeres Fachwissen voraussetzt. Die Konzentration des Fachwissens im Bereich Asyl war auch im Hinblick auf die Unterbringungssituation der Stadt Leipzig ein Zugewinn, da für die Unterbringungsbehörde, die Heimleiter und Sozialarbeiter eine überschaubare Anzahl an zuständigen Ansprechpartner zur Verfügung stand und somit die Gefahr von Informationsverlusten abgeschwächt werden konnte. Außerdem ist im Januar 2015 eine Stellenzuführung – zunächst befristet für 2 Jahre – erfolgt. Dies bringt eine gewisse Entlastung, stellt aber keinesfalls eine adäquate und ausreichende Anpassung zum Anstieg des Arbeitsumfanges dar. Die Ausländerbehörde verfügt zur Zeit über einen Stellenbestand von insgesamt 46,775 Stellen. Mit den hier beschriebenen Aufgaben beschäftigen sich zur Zeit folgende Beschäftigte: Bezeichnung Anzahl Bemerkungen bes. SB Asyl SB Asyl SB Asyl Poolstelle SB Asyl 1,00 2,00 1,00 1,00 0,50 MA Verkehr 1,00 wurde abteilungsintern umgewandelt, Aufgaben: Prüfung Reisefähigkeit, Bearbeitung WS Strukturanpassung innerhalb ABH ehem. SB SÜ Mehrbedarf befristet bis 31.12.16 besetzt durch die SB Bußgeld (vorher abgeordnet) aus freien Stellenanteilen geschaffen, befristet bis 31.12.15 keine Stelle, Abordnung für drei Monate aus dem Bereich Verkehrsüberwachung, unterstützt An- und Abmeldung, Datenpflege und Aktenanlage, EG 5 3 Verfahrensabläufe Die Arbeit der Ausländerbehörde ist gegenwärtig im Bereich Asyl geprägt durch die Bearbeitung der „Alt-“Bestände. Diese werden im Rahmen des mittlerweile eingeführten Terminsystems gesteuert, was sich auch sehr positiv bewährt hat. Jedoch können nicht mehr alle notwendigen Termine angeboten werden, weil die zur Verfügung stehende Arbeitszeit von drei Mitarbeitern dafür nicht genug Kapazitäten bietet. Jeder der drei Sachbearbeiter kann pro Woche 34 Termine - insgesamt 102 halbstündliche Termine - anbieten. Bei wöchentlichen Zuweisungen von bis zu 100 Asylbewerbern können Bestandsfälle nicht mit Terminen für Verlängerungen o. ä. versorgt werden. Um den Engpässen entgegenzuwirken, übernimmt die Stelle „besondere Sachbearbeitung Asyl“ebenfalls Termine, worunter die eigene Aufgabe, Bearbeitung von Widersprüchen und Klagen, Prüfung der Reisefähigkeit und Zuzugsanträgen quantitativ leidet. Aufgrund der aufgezeigten Faktoren kann das Terminsystem der Ausländerbehörde nicht funktionieren, weshalb die Zahl der Spontanvorsprachen sprunghaft anwächst und selbige wegen fehlender Kapazitäten kaum bearbeitet werden können. Um dem Flüchtlingsstrom Herr zu werden, hat zwischenzeitlich das BAMF seine Abläufe geändert. Es werden vermehrt Asylbewerber der Stadt Leipzig zugewiesen, die ihr Asylbegehren noch gar nicht „förmlich“ beim BAMF vorgetragen haben. Dies erfolgt erst zu einem späteren Zeitpunkt. Für die Ausländerbehörde bedeutet das eine völlig unklare Sach- und Aktenlage, die Flut an Informationen nimmt stark zu. In diesen Fällen müssen neue organisatorische und verwaltungstechnische Abläufe in der Ausländerbehörde realisiert werden. Ebenfalls Aufwand erhöhend wirkt das Unterbringungskonzept der Stadt. Die Unterbringung in kleineren Gemeinschaftsunterkünften und in Wohnungen führt dazu, dass die Asylbewerber innerhalb der Stadt mehrfach umziehen. Nicht selten werden sie nach ihrer Ankunft aus Chemnitz oder Schneeberg zunächst in einer großen Gemeinschaftsunterkunft untergebracht, um anschließend in eine kleiner Unterkunft und zuletzt in eine Wohnung umzuziehen. Zu jedem dieser Wohnsitzwechsel obliegen der Ausländerbehörde Informationspflichten gegenüber dem BAMF und der Zentralen Ausländerbehörde (ZAB). Der Verwaltungsaufwand zur fortlaufenden Anpassung der Daten ist enorm. Das attraktive Unterbringungskonzept bewirkt noch ein weiteres Phänomen. Die Anzahl der Anträge von Personen, die aus anderen Kommunen nach Leipzig ziehen wollen, steigt. Dies ist verbunden mit erhöhtem Prüfaufwand der Ausländerbehörde, dem Anstieg der Zahl ablehnender Bescheide und Klageverfahren. Zusätzliche Anforderungen entstehen durch jüngste Gesetzesänderungen aufgrund des Asylkompromisses. Um die Staaten Bosnien und Herzegowina, Mazedonien und Serbien als sichere Herkunftsstaaten einzustufen, wurde geregelt, dass Asylbewerber und Geduldete bereits nach drei Monaten eine Arbeitserlaubnis erhalten können. Der Verwaltungsaufwand für die Ausländerbehörde durch Einholen der Zustimmung zur Beschäftigung bei der Arbeitsverwaltung bleibt bestehen. Durch die verkürzte Wartefrist nehmen die Antragszahlen zur Aufnahme einer Beschäftigung zu. Die aktuelle Gesetzeslage verlangt außerdem seit Januar 2015 die Streichung der räumlichen Beschränkung nach drei Monaten von Amts wegen, was erneut zur Steigerung der Vorsprachen/Terminvergaben führt. Es soll außerdem geprüft werden, ob die räumliche Beschränkung neu angeordnet werden muss, wenn Straftaten oder Verstöße gegen das Betäubungsmittelgesetz vorliegen und konkret Abschiebemaßnahmen vorgesehen sind. Diese Prüfung kann aktuell nicht abgedeckt werden. Schlussfolgerung Die Erfahrungen haben gezeigt, dass wie oben nachgewiesen, mit dem bisherigen Stellenbestand die zusätzlichen Aufgaben nicht zu bewältigen sind. Aufgrund der avisierten Verdopplung der Zuweisungszahlen in 2015 müssen mindestens vier weitere Stellen dem Bereich Asyl, vorerst befristet für zwei Jahre, zugeführt werden. Ohne eine personelle Aufstockung kann der gesetzliche Auftrag nicht mehr erfüllt werden. Gestellte Anträge blei4 ben unbearbeitet, ablaufende Papiere können wegen Terminengpässen nicht verlängert werden, räumliche Beschränkungen bleiben bestehen, Beschwerden und Untätigkeitsklagen wären vorprogrammiert. Die benötigten Stellen sollen zunächst auf zwei Jahre befristet werden und im Vorgriff des Ablaufs erneut evaluiert werden. Herauszuheben ist hierbei, dass die vier zusätzlichen Stellen zur Abdeckung des täglichen Geschäfts und Wahrung des gesetzlichen Rechtsrahmens benötigt werden. Zur Abarbeitung des angehäuften Rückstaus auf Grund der oben beschriebenen Problematiken ist die Einrichtung einer weiteren Stelle, zunächst befristet bis 31.12.2016, erforderlich. Es sei darauf hingewiesen, dass nicht nur der Bereich Asyl, sondern auch das Allgemeine Ausländerrecht von den steigenden Zahlen betroffen ist. Denn der Status jedes Asylbewerbers ändert sich im Laufe der Zeit und führt in vielen Fällen zu einem Aufenthaltstitel. Der Anstieg der Asylbewerberzahlen hat nicht nur punktuell, sondern breit gefächerte Auswirkungen im Sachgebiet Ausländerrecht. Neben der aufgezeigten Thematik ist der konstante Zuwachs ausländischer Mitmenschen in Leipzig ein Aspekt, der einen Mehraufwand nach sich zieht und perspektivisch auf die personelle Situation in den Bereichen des Allgemeinen Aufenthaltsrecht sowie der Einbürgerung Auswirkungen haben wird. Auf Grund des stetigen Wachstums und den bereits erreichten räumlichen Kapazitätsgrenzen, ist mit Unterstützung des Amts für Gebäudemanagement ein langfristiges Raumkonzept für die Ausländerbehörde zu prüfen. Die aktuelle Zerstücklung bietet weder für die Bürger noch für die Sachbearbeiter eine vernünftige Arbeitsgrundlage und stellt die Ausländerbehörde vor organisatorische und strukturelle Schwierigkeiten. Finanzielle Auswirkungen Ergebnishaushalt - Personalaufwendungen Mit Einrichtung von 5,00 VzÄ der Entgeltgruppe E 8 fallen Personalkosten in Höhe von ca. 392.885 EUR an. Diese setzen sich wie folgt zusammen: 2015 (01.08. - 31.12.) 2016 EG 8 (4,00 Stellen) 68.225 EUR 167.784 EUR EG 8 (1,00 Stellen) 17.056 EUR 41.946 EUR gesamt 85.281 EUR 209.730 EUR 2017 (01.01.-31.07.) 97.874 EUR 97.874 EUR Ergebnishaushalt – Sachaufwendungen monatl. BeAntrag pro insgesamt pro 01.08.01.01.01.01.zahl Technik Gerät Monat 31.12.2015 31.12.2016 31.07.2017 2.200 EUR Kosten für jährlich pro 5 Bürofläche AP 4.600 EUR 11.000 EUR 5.135 EUR 5 PC 50,15 EUR 251 EUR 1.254 EUR 3.009 EUR 1.755 EUR Lotus No5 tes 6,78 EUR 34 EUR 170 EUR 407 EUR 237 EUR kleines 1 MFG 24,64 EUR 25 EUR 123 EUR 296 EUR 172 EUR 5 Telefon 9,27 EUR 46 EUR 232 EUR 556 EUR 324 EUR 5 5 5 5 5 Dok. Drucker Scanner (einmalig) Arbeitsplatzausstattung Weiterbildungskosten gesamt 31,56 EUR 158 EUR einmalig Einmalig 1.000 200,00 EUR EUR → a`2.000 EUR gesamt Ausstat(einmalig) tung 789 EUR 1.894 EUR 1.105 EUR 17.161 EUR 8.729 EUR 1.000 EUR 10.000 EUR → gesamt Weiterbildung 1.000 EUR 19.167 EUR Sachaufwendungen insgesamt: ca. 45.057 EUR Die Deckung für die Sachaufwendungen erfolgt aus dem Budget des Ordnungsamtes. II. Abschnitt – Sozialamt Die Entwicklung der Zahl der zugewiesenen Flüchtlinge, die durch die Stadt Leipzig aufzunehmen sind, wirkt sich auch auf die Sachbearbeitung im Bereich der Leistungsgewährung Migrantenhilfe sowie der Sicherstellung der Unterbringung der betroffenen Perrsonen aus. Die Sachbearbeitung im Bereich der Leistungsgewährung Migrantenhilfe ist deutlich durch die zunehmenden Fallzahlen der Leistungsempfänger nach AsylbLG betroffen. Aufgrund der vielfach personenindividuellen Leistungen sowie der Leistungsgewährung über Berechtigungsscheine, Einzelkrankenscheine sowie Scheckzahlungen, da nur wenige Leistungsberechtigte über Konten verfügen, erfordern ein hohes Aufgabenpensum bei den Sachbearbeitern. Im Rahmen der Stellenplandiskussionen 2015/16 wurde für die Bearbeitungsrelation der Sachbearbeiter Migrantenhilfe mit einem Fallschlüssel von 1:200 Personen je Sachbearbeiter Migrantenhilfe gerechnet. Andere Daten oder Berechnungsgrundlagen für einen Fallzahlschlüssel liegen aktuell nicht vor, daher wird auch in der Folgeberechnung auf diese Personenzahlrelation Bezug genommen. Die Zahl der Leistungsempfänger nach dem AsylbLG hat sich folgendermaßen bis zum Stand März 2015 entwickelt: Zahl Leistungsempfänger AsylbLG 5.000 4.329 4.500 4.000 3.500 3.000 2.500 2.000 1.500 2.446 2.378 31.12.2014 31.03.2015 1.574 1.060 1.213 1.000 500 0 31.12.2011 31.12.2012 31.12.2013 Zahl Leistungsempfänger AsylbLG Stand: Prognose April 2015 6 Erwartung 2015 Diese Entwicklung zeigt sehr deutlich die zunehmende Zahl der Leistungsempfänger nach dem AsylbLG. Unter Annahme der Bearbeitungsrelation von 1:200 sowie der erwarteten Neuzugänge ist unter der Annahme des Eintretens der Maximalprognose 2015 von einer Verdopplung der Zahl der Leistungsempfänger auszugehen. Stand: Prognose April 2015 Aktuell stehen für die Leistungsgewährung der Migrantenhilfe 14,5 Stellen zur Verfügung. Der Personalbedarf für die Bearbeitung der Anliegen dieser Personen würde nach der aktuellen Prognose zum Jahresende 2015 auf bis zu 23,6 VZÄ Sachbearbeiter Leistungsgewährung ansteigen. Der entsprechende individuelle Aufwand je Leistungsempfänger erfordert eine Personalzuführung von 9,00 Stellen ins Sachgebiet Migrantenhilfe. Auch in den Schnittstellenbereichen zur Arbeit im Sachgebiet Migrantenhilfe entstehen personelle Mehrbedarfe. Dies betrifft insbesondere die Sicherstellung der Unterbringung der Flüchtlinge. Zu den Aufgaben gehören hinsichtlich der Asylthematik die • Objektsuche und -bewertung hinsichtlich ihrer Geeignetheit • Verhandlungen mit den Eigentümern zu Mietverträgen für Gemeinschaftsunterkünfte und Einzelwohnungen (Gewährleistungswohnungen) • Erstausstattung der Gemeinschaftsunterkünfte • Vorbereitung der Inbetriebnahme von Objekten • Durchführung der Vergabeverfahren für die soziale Betreuung und Bewirtschaftung der Gemeinschaftsunterkünfte • Bewirtschaftung von Gewährleistungswohnungen (Reparaturen, Beschwerden, Renovierung) • Vertragscontrolling für abgeschlossene Miet- und Leistungsverträge 7 Durch die angestiegene Zahl der unterzubringenden Flüchtlinge steigt auch die Zahl der Unterbringungsobjekte, die in Betrieb zu nehmen bzw. zu betreiben sind. Im Jahr 2011 waren es noch 2 Gemeinschaftsunterkünfte, die durch die Stadt Leipzig betrieben wurden. Inzwischen gibt es 12 Einrichtungen sowie verschiedene Pensionen, die durch die Stadt Leipzig zur Unterbringung von Asylsuchenden und Geduldeten genutzt werden. Aktuell befinden sich 10 weitere Einrichtungen für das Jahr 2015 in Vorbereitung bzw. Vorverhandlungen. Weitere Einrichtungen werden in den nächsten Jahren folgen. Darüber hinaus führen die kurzfristigen Zeitläufe, in denen Objekte aufgrund der stark gestiegenen und weiter steigenden Zuweisungszahlen in Betrieb zu nehmen sind, zu einer deutlichen Verdichtung der Abläufe. Auch die Unterbringung in Gewährleistungswohnungen des Sozialamtes nimmt weiter zu. Im Vergleich zum Jahr 2013 (20 Wohnungen) stieg die Zahl der durch das Sozialamt angemieteten Gewährleistungswohnungen bis zum April 2015 auf insgesamt 130 Wohnungen an. Bei Ein- und Auszügen, Beschwerden, Reparaturen und Renovierungsbedarfen bedarf es regelmäßig einer Koordinierung der notwendigen Tätigkeiten durch das Sachgebiet Allgemeine Verwaltung. Zur Sicherstellung der Ausstattung und Bewirtschaftung der Unterkünfte werden 2,00 Stellen zusätzlich benötigt. Neben der Schaffung der personellen Aufstockung ist aber auch kurzfristig über die Schaffung der entsprechenden räumlichen Voraussetzungen zu befinden. Eine Aufstockung der Plätze der Sachbearbeiter am Standort Ratzelbogen wird favorisiert. Darüber hinaus sind derzeit die räumlichen Voraussetzungen nicht mehr geeignet, an den Tagen der Scheckzahlungen die entsprechenden Personen unter Erhalt der Arbeitsfähigkeit für alle umliegenden Büros zu bearbeiten. Finanzielle Auswirkungen Ergebnishaushalt – Personalaufwendungen Mit Einrichtung der zusätzlichen 11,00 Stellen im Sozialamt fallen Personalkosten in Höhe von ca. 899.340 EUR an. Diese setzen sich wie folgt zusammen: 2015 (01.08. - 31.12.) 2016 2017 (01.01.-31.07.) EG 4 (1,00 Stellen) 13.726 EUR 33.768 EUR 19.698 EUR EG 8 (7,00 Stellen) 119.394 EUR 293.621 EUR 171.280 EUR EG 9 (3,00 Stellen) 50.634 EUR 124.560 EUR 72.660 EUR 183.754 EUR 451.949 EUR 263.638 EUR gesamt Ergebnishaushalt – Sachaufwendungen Um die Arbeitsfähigkeit für die einzurichtenden Stellen sicherzustellen, fallen Sachaufwendungen in Höhe von ca. 145.215 EUR an. Darin sind die Kosten für die Bereitstellung von Büroräumen von ca. 2.200 EUR pro Jahr/pro Arbeitsplatz in Höhe von insgesamt 48.401 EUR enthalten. Mobiliar: Bei der Ausstattung eines Arbeitsplatzes mit Schreibtisch, Arbeitsdrehstuhl, zwei Besucherstühlen, einem Aktenregalsystem sowie Sideboard wurden ca. 2.000 EUR in Ansatz gebracht. Aufwendung bei 11,00 VzÄ einmalig = ca. 22.000 € 8 Technik: 2015 (01.08.-31.12.) 2016 2017 (01.01.- 31.07.) 11 x PC je 50,15 € = 551,65 € pro Monat 2.758 EUR 6.620 EUR 3.862 EUR 11 x Lotus Notes je 6,78 € = 74,58 € pro Monat 373 EUR 895 EUR 522 EUR 11 x Telefon je 9,27 € = 101,97 € pro Monat 510 EUR 1.224 EUR 714 EUR 9 x kleines MFG je 24,64 € = 221,76 € pro Monat 1.110 EUR 1.661 EUR 1.553 EUR 225 EUR 540 EUR 315 EUR Basisinfrastruktur 3% = 784,93 € pro Monat 3.925 EUR 9.420 EUR 5.495 EUR Softwarepflege 9 x 60,10 € = 540,90 € 3.445 EUR (Brutto) 7.725 EUR (Brutto) 4.822 EUR (Brutto) IT-Kosten Fachverfahren PROSOZ -Lizenzkosten (InvestitionsHH) 9 x 1.596,50 € 17.100 EUR (Brutto) gesamt 29.446 EUR 28.085 EUR 17.283 EUR Speicherkapazität 3% = 44,90 € pro Monat Im Ergebnis entsteht ein Aufwand für notwendige Bürotechnik in Hohe von ca. 74.814 EUR. Sachaufwendungen insgesamt: ca. 145.215 EUR III. Abschnitt – Rechtsamt Mit den beschriebenen Aufgaben steigen auch die Aufgaben des Rechtsamtes in nicht unerheblichem Umfang. Die daraus resultierenden Probleme konnten mit der Aufstockung der juristischen Stellen und einer strukturellen Neuausrichtung des Rechtsamtes jedoch leider nur zum Teil gelöst werden, bzw. haben im Bereich der Registratur und Verwaltung des Rechtsamtes zu neuen Problemen geführt, die sich in erheblichem Maße auch erschwerend auf die gesamte Arbeit des Rechtsamtes auswirken. Im Februar 2015 betrug die Zahl der neuen Vorgänge bereits 298, von denen 215 auf sozial- und verwaltungsgerichtliche Verfahren entfielen. Dabei handelte es sich bei 46 der Verfahren um Anträge auf vorläufigen Rechtsschutz, also Eilverfahren. Im gleichen Zeitraum 2014 waren im Vergleich dazu gerade einmal 80 neue sozial- und verwaltungsgerichtliche Verfahren im Rechtsamt eingegangen. Rechnet man die Zahlen für Februar 2015 auf das Jahr hoch, so ist bis zum Ende des Jahres 2015 somit mit ca. 1284 neuen sozial- und verwaltungsgerichtlichen Verfahren bzw. insgesamt mit ca. 1800 neuen Vorgängen im Rechtsamt zu rechnen. Damit werden auch die Zuordnung und Erfassung der Vorgänge sowie die Fristenkontrolle und die Zurverfügungstellung der Vorgänge für die Bearbeiter der Fachabteilungen zulasten der Erfüllung der übrigen Aufgaben der Registratur und Verwaltung täglich einen noch größeren zeitlichen Anteil in Anspruch nehmen. 9 Mit Beschluss der DB OBM ist ein Hauptansprechpartner zur Verhandlung um Bearbeitung aller Verträge zur Unterbringung der ankommenden Flüchtlinge und der daraus notwendigen zu beschließenden Verträge bezüglich der Betreibung, Betreuung, Bewachung und Möblierung abgeordnet wurden. Diese Funktion wurde durch die Festlegung des OBM im Zusammenhang mit der Einrichtung Task Force Asyl Anfang März 2015 bestätigt. Das Rechtsamt ist im Rahmen der Asylproblematik direkt betroffen hinsichtlich der persönlichen Abordnung einer Mitarbeiterin zu den Verhandlungen zum Abschluss von Mietverträgen, zur Unterbringung vom Asylsuchenden. Daran anschließend sind auch durch unser Amt direkt die Leistungsbeschreibung für Bewachung, Betreuung mit zu erstellen und anschließend die Verträge abschließend bis zur Unterschriftsreife zu prüfen. Dem geschuldet, muss die Bearbeitung von ca. 185 von 352 gerichtlichen Verfahren im Kita-Bereich sowie ca. 280 Verfahren im Sozialhilfebereich innerhalb der Rechtsamtes umverteilt werden. Im Bereich der Kita-Verfahren sowie im Schulen und Gymnasien ist darüber hinaus mit einem enormen Anstieg von Gerichtsverfahren zu rechnen u.a. auf Grund der geburtenstarken Monate und Schuljahresbeginn der geburtenstarken Jahrgänge. Ein weiterer direkter Ausfluss der Unterbringung von Asylbewerbern ist bei der Bearbeitung von gerichtlichen Verfahren betreffend Asyl- und Abschiebungsvorgänge (Abschiebung: 68 Verfahren, Aufenthaltsrecht: 390 Verfahren, Familienzusammenführung: 49 Verfahren, Visum: 79 Verfahren, Duldung: 20 Verfahren, Niederlassung: 15 Verfahren) im Rechtsamt festzustellen. Dies schlägt sich zwingend auch massiv auf die Erfassung des Posteingangs sowie die Registrierung, Verwaltung und Verwahrung des Aktenbestandes des Rechtsamtes nieder: Im Jahre 2014 wurden im Justiziarbereich - 17 Justiziare - (ohne Standesamtsaufsicht und Versicherungsverwaltung) allein 1.611 neue Akten angelegt. Der Gesamtbestand aller laufenden Vorgänge 2006 – 2014 beläuft sich auf 6.682 Verfahren/Akten (Stand: 31.12.2014). Daher ist es zwingend erforderlich, einen Verwaltungsinspektor zur Führung erstinstanzlicher Gerichtsverfahren (Masseverfahren) und eine Fachkraft für die Registratur einzustellen. Die Ausführungen sind auch aus den nachfolgenden Grafiken ersichtlich. 10 Finanzielle Auswirkungen Ergebnishaushalt - Personalaufwendungen Mit Einrichtung von 2,00 VzÄ verschiedener Entgeltgruppen fallen insgesamt Personalkosten in Höhe von ca. 148.905 EUR an. Diese setzen sich wie folgt zusammen: 2015 (01.08. - 31.12.) 2016 2017 (01.01 – 31.07.) EG 3 (1,00 VZÄ) 13.512 EUR 33.329 EUR 19.445 EUR EG 9 (1,00 VZÄ) 16.879 EUR 41.520 EUR 24.220 EUR gesamt 30.391 EUR 74.849 EUR 43.665 EUR Ergebnishaushalt - Sachaufwendungen Mobiliar: Bei der Ausstattung eines Arbeitsplatzes mit Schreibtisch, Arbeitsdrehstuhl, zwei Besucherstühlen, einem Aktenregalsystem sowie Sideboard wurden ca. 2.000 EUR in Ansatz gebracht. Aufwendung bei 2,00 VzÄ = ca. 4.000 EUR Technik: 2015 (01.08. - 31.12.) 2 x PC je 50,15 € = 100,30 € 2016 2017 (01.01 – 31.07.) 502 EUR 1.204 EUR 702 EUR 2 x Lotus Notes je 6,78 € = 13,56 € 68 EUR 163 EUR 95 EUR 2 x Telefon je 9,27 € = 18,54 € 93 EUR 222 EUR 130 EUR 662 EUR 1.589 EUR 927 EUR gesamt 11 Dies ergibt für die Technik bis 31.07.2017 insgesamt ca. 3.180,00 EUR. Darüber hinaus sind die Kosten für die Bereitstellung von Büroräumen von ca. 2.200 EUR pro Jahr/pro Arbeitsplatz in Höhe von insgesamt 8.800 EUR zu berücksichtigen. IV. Abschnitt – Gesamtübersicht Finanzielle Auswirkungen in 2015 und 2016 Personalaufwendungen: Amt 2015 2016 Ordnungsamt 85.282 € 192.253 € Sozialamt 183.755 € 451.949 € Rechtsamt 30.392 € 74.849 € 299.430 € 719.051 € Gesamt Sachaufwendungen (ohne Bereitstellung Büroflächen): Amt 2015 2016 Ordnungsamt 14.568 € 6.162 € Sozialamt 29.446 € 28.085 € Rechtsamt 4.662 € 1.589 € 48.676 € 35.836 € Gesamt 12 Eilbedürftigkeit der Beschlussfassung Aufgrund der deutlich gestiegenen Anzahl an zugewiesenen Flüchtlingen, kann das erhöhte Arbeitsaufkommen im Sozialamt, Ordnungsamt und Rechtsamt mit dem vorhandenen Stellenbestand nicht mehr bewältigt werden. Damit die Bearbeitung der Fälle sichergestellt werden kann, ist die umgehende Zuführung von Stellen ab 01.07.2015 in die genannten Ämter und im Vorfeld die Beschlussfassung durch die Ratsversammlung notwendig.