Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Beschlussvorlage Nr. DS-00727/14 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Dienstberatung des Oberbürgermeisters Zuständigkeit Bestätigung Fachausschuss Finanzen 30.03.2015 1. Lesung Fachausschuss Finanzen 13.04.2015 2. Lesung Ratsversammlung 15.04.2015 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Finanzen Betreff Grundsatzbeschluss zum Weiterbetrieb des SAP-Systems sowie Ausführungsbeschluss zur strategischen Weiterentwicklung von SAP Beschlussvorschlag 1. Das in der Stadt Leipzig genutzte SAP-System wird nach Auslaufen der vertraglichen Bindung im Jahr 2017 weiter betrieben. Ein entsprechender Ausführungsbeschluss wird rechtzeitig herbeigeführt. In diesem Zusammenhang wird eine Evaluierung und Anpassung an die tatsächlichen Bedürfnisse der Stadt Leipzig erfolgen. 2. Zur strategischen Weiterentwicklung von SAP wird zur Unterstützung des Dezernates Finanzen die Lecos GmbH beauftragt. 3. Die für das Dezernat Finanzen im Haushalt 2015 der Stadt Leipzig für die strategische Weiterentwicklung des SAP-Systems geplanten Mittel in Höhe von 200.000 € im Budget „Datenverarbeitung zentral“ (Sachkonto 44231000) sind für diesen Auftrag einzusetzen. Die Mittel stehen unter dem Haushaltsvorbehalt. 4. Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, den Vertrag mit der Lecos GmbH zur Unterstützung der strategischen Weiterentwicklung von SAP entsprechend den in der Vorlage benannten Inhalten zu verhandeln und abzuschließen. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: Hinweis: Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen nein X wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung X Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? Im Haushalt wirksam von Ergebnishaushalt bis Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge Aufwendungen Finanzhaushalt 2015 Datenverarbeitung zentral SK 44231000 200.000,00 Einzahlungen Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE wenn ja, nein von bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Maßnahme Ergeb. HH Erträge zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: Beteiligung Personalrat X nein wenn ja, Vorgesehener Stellenabbau: X nein ja, Sachverhalt: 1 Ausgangssituation Von 2007 bis 2012 wurde in der Stadt Leipzig im Rahmen des Projektes NKF die Doppik eingeführt und das bis zu diesem Zeitpunkt im Einsatz befindliche HKR-Verfahren per 01.01.2012 durch SAP abgelöst. Die fristgerechte Einführung der doppelten Buchführung stand im Vordergrund des Projektes. Bereits im Verlaufe des Projektes wurden verschiedene Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Verbesserungen (u.a. Zentraler Rechnungseingang, Darlehensverwaltung) erkannt, jedoch aus Zeit- und Kostengründen zurückgestellt (DS V/865). Die im Auftrag des Hauptamtes im Zeitraum vom 27.02.2013 bis 07.10.2013 durchgeführte Eva luation in der Stadtkämmerei und der Stadtkasse bestätigte die erfolgreiche Durchführung des Projektes NKF innerhalb der eng begrenzten Projektlaufzeit. Der Abschlussbericht zeigt allerdings auch Defizite und Änderungsbedarfe auf, welche im Dokument als Empfehlungen ausgewiesen werden. Mit Beschluss der Dienstberatung (BS/DBV-797/14) wurde das Dezernat Finanzen beauftragt eine Umsetzungsvorlage zu den Untersuchungsergebnissen vorzulegen. Diese Umsetzungsvorlage wird derzeit erarbeitet. Erste Ergebnisse konnten bereits in der Bürgermeisterklausur Anfang Januar 2015 durch den Bürgermeister für Finanzen vorgestellt werden. Eine wichtige Empfehlung des Berichtes1 betrifft die fehlende strategische Steuerung, welche für eine Weiterentwicklung des SAP-Systems zwingend erforderlich ist. Die zur Zeit in der Stadtkäm merei und der Stadtkasse vorhandenen DV-Bereiche sind unterschiedlich strukturiert und in der laufenden Anwendungsbetreuung und Fehlerbeseitigung so stark eingebunden, dass der strategi schen Weiterentwicklung von SAP nur stark eingeschränkt Beachtung geschenkt werden kann. 2 Zielstellung/ Notwendigkeit Die strategische Weiterentwicklung von SAP ist ein zentrales Erfordernis der kommunalen ITEntwicklung und fließt in die Fortschreibung der IT- und E-Government-Strategie der Stadt 20162020 ein. Sie muss unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen und unter Einbeziehung der Belange der Fach- und Querschnittsämter, der Stadtkasse sowie der Stadtkämmerei erfolgen und dabei die finanziellen Rahmenbedingungen berücksichtigen. Die Weiterentwicklung von SAP setzt eine Entscheidung zur Weiterführung des bestehenden Systems voraus. Der EVB-IT-Vertrag zur Bereitstellung der doppischen Software (SAP) mit dem ZV KISA ist bis zum 31.12.2017 (72 Monate ab Produktivsetzung) befristet. Die für den Ausführungsbeschluss zur Beschaffung dieser Software im Jahre 2007/2008 durchgeführte Marktrecherche hat in den letzten Jahren nicht an Aktualität verloren, weshalb der Weiterbetrieb von SAP in der Stadtverwaltung Leipzig aus Sicht des Dezernates Finanzen nicht in Frage steht. Mit der Stadt Leipzig größenmäßig vergleichbare Kommunen haben fast ausnahmslos SAP im Einsatz, weshalb der Wechsel zu einem anderen Produkt weder notwendig noch finanziell darstellbar und begründbar wäre. Mit der Grundsatzentscheidung zur Weiterführung des SAP-Systems wird Planungssicherheit erreicht. Der für die Weiterentwicklung des Systems notwendige Ressourceneinsatz erlangt dadurch seine Berechtigung, da die Verbesserungen nachhaltig wirksam werden. In den vergangenen drei Jahren des Produktivbetriebs wurde eine Vielzahl von Themen identifiziert, welche für die Weiterentwicklung des SAP-Systems von entscheidender Bedeutung sind. Außerdem wurden im Abschlussbericht zur Evaluation NKF verschiedene Themenfelder mit Handlungsbedarf aufgezeigt. 1 Stadt Leipzig, Evaluation „Neues Kommunales Finanzmanagement der Stadt Leipzig“ Ergebnisbericht vom 6. Dezember 2013 • Neudefinition der amtsbezogenen ITK- und SAP-modulbezogenen Aufgaben • Automatisierung manueller Prozesse • Standardisierung der Prozesse zur Anbindung von Vorverfahren • SAP-Archivierung • Testautomatisierung • Erstellung eines SAP Notfallkonzeptes • Betreuung der eGovernment-Prozesse, wie zentraler Rechnungseingang, elektronische Signatur und ePayBL • NKF- und SAP-Schulungen • Einführung Kommunalmaster Steuern und Abgaben (KM-StA) als Nachfolger des KM-V Einige dieser Themen wurden bereits im Rahmen der Strategiegespräche zwischen dem Auftraggeber Stadt Leipzig und den Auftragnehmern als besonders wichtig herausgearbeitet und konkretisiert. Für die Umsetzung dieser Maßnahmen, 3.1, 3.2 und 3.3 dieser Vorlage, beginnend noch in diesem Jahr sind finanzielle Mittel im Haushaltsplan 2015/2016 eingestellt. Grobe Kostenschätzungen liegen hierfür bereits vor. Zusätzlich dazu sollen weitere Schwerpunktthemen mit Unterstützung der Lecos GmbH identifiziert und hierfür deren Machbarkeit, Priorität und Ressourcenaufwand ermittelt werden (siehe 3.4 dieser Vorlage). Die Verpflichtung zur Einbindung der Lecos GmbH in diesen Prozess ergibt sich aus der im EVB-IT Systemvertrag zur Bereitstellung und Betrieb des SAP-Systems enthaltenen Roadmap, in der die stetige Überführung von Leistungen an den kommunalen IT-Dienstleister vereinbart wurde. 3 Umsetzung 3.1 Langzeitspeicherung SAP-Daten In den vergangenen drei Jahren des produktiven Betriebs von SAP ist das Datenvolumen stetig angestiegen. Mehrfach wurde die Speicherkapazität des Festplattenspeichers erhöht, da sein Volumen ausgeschöpft war. Die hohe Datenlast führt zu Systeminstabilitäten und verschlechtert die Performance. So verlängern sich die Wartezeiten bei der Ausführung von Transaktionen und es kommt vermehrt zu Systemabbrüchen. Außerdem leidet die Übersichtlichkeit (z.B. Kassenkonten). Die Aufbewahrung der Daten über einen längeren Zeitraum ist auf Grund gesetzlicher Vorgaben notwendig, aber es besteht die Möglichkeit der Auslagerung (Langzeitspeicherung). Hierfür soll das bereits vorhandene SAP-Standardmodul SARA eingesetzt werden. Außerdem sollen die Anforderungen der GoBD/GDPdU2 erfüllt werden wofür das ebenfalls in Standard vorhandene SAP Data Retention Tool (DART) eingesetzt werden. Im SAP Sprachgebrauch wird für die Thematik der Langzeitspeicherung der Begriff „Archivierung“ gebraucht, weshalb nachfolgend von Archivierungsobjekten die Rede ist. Vorgesehen ist in Phase 1 ein Test an Hand von zwei ausgewählten Archivierungsobjekten, vorrangig Belege der Neben- und Hauptbücher mit Produktivsetzung im Dezember 2015. Weitere Archivierungsobjekte (Phase 2) müssen folgen. 3.2 Testmanagement/ Testautomatisierung Das SAP-System und der Kommunalmaster Doppik (KM-D) werden ständig weiterentwickelt und an neue Erfordernisse und gesetzliche Vorgaben angepasst. SAP stellt hierfür sogenannte Enhancement Packages (EHP) für funktionale Erweiterungen und Verbesserungen oder Support Packages (SP) zur Fehlerbereinigung oder gesetzlichen Anpassung zur Verfügung und die Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW) stellt jährlich ein neues Release für den Kommunalmaster (KM) bereit. Die Einspielung dieser Release ist zwingend erforderlich, da der Zeitraum für die Gewährleistung und den Support der Vorgängerversion begrenzt ist. Im Jahr 2013 wurde Leipzig auf EHP 5 und der KM 2012 umgestellt, 2014 wurde der KM 2013 eingespielt. In diesem Jahr steht die Umstellung auf EHP 7 und den KM 2014 an. Die Erfahrungen der vorangegangenen Jahre haben gezeigt, dass jeder Releasewechsel mit einem hohen 2 Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)/ Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Ressourcenaufwand für Funktions- und Integrationstests bei der Stadtkämmerei und der Stadtkasse verbunden ist. Um diesen Aufwand zu minimieren, soll ein Tool für das Testmanagement zum Einsatz kommen und ständig wiederkehrende Tests von Standardtransaktionen automatisiert werden. Dieses bereits im SAP-System vorhandene Tool ermöglicht außerdem die lückenlose Dokumentation der Testergebnisse für Prüfzwecke (RPA). 3.3 SAP-Schulungen Für den sicheren Umgang der Mitarbeiter mit dem SAP-System und eine gute Qualität des Buchungsgeschäfts haben Schulungsmaßnahmen eine entscheidende Bedeutung. Im Zeitraum 2010 bis 2012 (Projekt NKF) wurden 860 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 360 Schulungsveranstaltungen (teilweise mehrtägig) am SAP-System geschult. Durch Mitarbeiterwechsel bzw. das Ausscheiden und die Neubesetzung von Stellen entstand zwischenzeitlich ein neuer Bedarf an Schulungsmaßnahmen. 2014 wurden deshalb zwei kompakte Schulungsmodule entwickelt und auch bereits 2 bzw. 3 mal durchgeführt. Zukünftig sollten diese beiden Schulungsmodule in den Katalog Aus- und Fortbildung des Personalamtes aufgenommen werden. Diese Vorgehensweise befindet sich derzeit noch mit dem Personalamt in Abstimmung. 3.4 Definition weiterer strategischer Ziele Neben den bereits als notwendig erkannten Maßnahmen müssen ggf. weitere Handlungsfelder in gemeinsamer Abstimmung der Querschnittsämter des Dezernates Finanzen, der IT-Koordination des Hauptamtes sowie der Fachämter identifiziert und bewertet werden. Außerdem sind diese Maßnahmen unter Beachtung des Ressourcenbedarfs und ihrer Bedeutung für eine reibungslose Haushaltsbewirtschaftung in eine zeitliche Abfolge zu bringen. Hierfür wird ein Projekt eingerichtet. Dieses Projekt soll mit Unterstützung der Lecos GmbH erfolgen, welche dem Projekt unter Federführung des Dezernates Finanzen hierfür kompetente Personen mit folgendem Anforderungsprofil zur Seite stellt: – – – sehr gute SAP-Kenntnisse aller Module Kenntnisse im kaufmännischen Bereich und der Verwaltungsprozesse Kenntnisse in der Prozessanalyse und Optimierung Vorgehensmodell: Phase 1: Definition der Ziele Im ersten Schritt werden die strategischen und operativen Zielstellungen zum Einsatz von SAP in der Stadt Leipzig bis zum Jahr 2018 identifiziert. Dazu werden durch die Lecos GmbH mit dem Dezernat Finanzen, der Stadtkämmerei, der Stadtkasse, dem Hauptamt einschließlich IT-Koordination und ausgewählten Fachämtern mittels einer vorab zwischen den Dezernaten Finanzen und Allgemeine Verwaltung abgestimmten schriftlichen Abfrage, individuellen Interviews und gemeinsamen Workshops die vorhandenen Zielstellungen gesammelt und ihrer jeweiligen Ausrichtung (operativ / strategisch) zugeordnet. Ergebnis dieser Phase ist eine strukturierte, schriftliche Zusammenstellung der Zielstellungen mit den entsprechenden Erfolgskriterien. Phase 2: Priorisierung der Ziele Im zweiten Schritt werden die Zielstellungen hinsichtlich ihrer Bedeutung gewichtet. Grundlage für diese Bewertung ist ein durch das Dezernat Finanzen in Abstimmung mit dem Dezernat Allgemeine Verwaltung zu erarbeitender Bewertungskriterienkatalog. Auf Grundlage dessen wird durch die Lecos GmbH ein Bewertungsvorschlag für alle Zielstellungen aus Phase 1 erarbeitet. Dieser Vorschlag wird dem Dezernat Finanzen und dem Dezernat Allgemeine Verwaltung zur Überprüfung vorgelegt und gemeinsam mit der Lecos GmbH finalisiert. Im Ergebnis liegen priorisierte und gewichtete Zielstellungen schriftlich vor. Phase 3: Abweichungsanalyse In dieser Phase wird die Lecos GmbH ausgehend von einer Ist-Betrachtung die notwendigen Handlungsbedarfe mit allen Beteiligten ermitteln und beschreiben. Zudem werden bekannte Risiken und Limitationen identifiziert und dokumentiert. Nach Abschluss dieser Phase liegt eine Abschätzung des Handlungsbedarfes unter Benennung und Berücksichtigung von Risiken und Limitationen vor. Phase 4: Ableitung von Handlungsfeldern und Maßnahmen In diesem Abschnitt werden mit allen Beteiligten konkrete Maßnahmenvorschläge abgeleitet und beschrieben. Die Maßnahmen werden zwecks besserer Steuerung in der Umsetzung Handlungsfeldern zugeordnet. Die Perspektiven dieser Handlungsfelder sind die ablauf- und aufbauorganisatorische Dimension sowie technische Aspekte. Zudem werden Abhängigkeiten und notwendige Voraussetzungen identifiziert und in ihrer Wirkung den Handlungsfeldern bzw. Maßnahmen zugeordnet. Auf deren Grundlage wird der Aufwand für die Maßnahmen ermittelt. Zum Ende dieser Phase liegt ein in Handlungsfelder gegliederter Maßnahmenkatalog vor, der Abhängigkeiten und Voraussetzungen berücksichtigt und mit einer jeweiligen Aufwandsschätzung versehen ist. Phase 5: Priorisierung der Maßnahmen Im diesem Schritt werden die Maßnahmen priorisiert. Grundlage für diese Bewertung ist ein durch das Dezernat Finanzen in Abstimmung mit dem Dezernat Allgemeine Verwaltung zu erarbeitender Bewertungskriterienkatalog. Auf Grundlage dessen wird durch die Lecos GmbH ein Bewertungsvorschlag für alle Maßnahmen im Maßnahmenkatalog erarbeitet und dem Dezernat Finanzen und dem Dezernat Allgemeine Verwaltung zur Überprüfung vorgelegt. Im Ergebnis liegt ein priorisierter und gewichteter Maßnahmenkatalog vor. Phase 6: Umsetzungsvorschlag Auf Grundlage der bewerteten Maßnahmen wird durch die Lecos GmbH eine grobe Umsetzungsprojektplanung erstellt. Darin werden die Maßnahmen mit ihren Abhängigkeiten grafisch dargestellt und Vorschläge zur personellen Untersetzung • Rollen • Ressourcenbedarf • Verantwortlichkeiten erstellt. Diese Planung wird mit dem Dezernat Finanzen und dem Dezernat Allgemeine Verwaltung finalisiert und allen Beteiligten zur Überprüfung vorgelegt. Ergebnis ist ein grober, abgestimmter Projektplan mit Übersichten zu Projektrollen und Verantwortlichkeiten sowie dem erforderlichem Ressourcenbedarf. Phase 7: Ergebnisdokumentation Die Ergebnisse aller Phasen werden dokumentiert und für eine Verwendung für künftige Umsetzungsvorlagen extrahiert. Im Ergebnis liegt eine vollständige Zusammenfassung aller Ergebnisse mit Zielrichtung der nach haltigen Dokumentation und Verwendung für nachfolgende Umsetzungsvorlagen vor. Diese Ergebnisdokumentation wird in die Dienstberatung des Oberbürgermeisters eingebracht. Kostenschätzung: Für dieses Projekt wird nach jetzigem Kenntnisstand ein Aufwand von ca. 200.000 EUR kalkuliert. In dieser Kalkulation sind die Aufwände zur Einbindung ggf. notwendiger Projektpartner mit eingeschlossen. Für Maßnahmen, welche auf Basis der Ergebnisdokumentation zur Umsetzung kommen sollen, werden separate Ausführungsbeschlüsse herbeigeführt. 4 Finanzielle Auswirkungen Im Doppelhaushalt 2015/2016 sind im Jahr 2015 im zentralen Budget „Datenverarbeitung zentral“ (Sachkonto 44231000) insgesamt 200.000 € für die Stadtkämmerei (134.800 € im PSP-Element 1.100.11.1.3.03) und für die Stadtkasse (65.200 € im PSP-Element 1.100.11.1.3.02.02) eingestellt worden. Diese Aufwendungen werden aus den eingesparten Mitteln aufgrund der Abschaltung des HKR-Verfahrens gedeckt. Das unter Punkt 3.4 dieser Vorlage dargestellte Projekt soll mit diesen zur Verfügung stehenden Mitteln umgesetzt werden. Das zentrale Budget Datenverarbeitung bewirtschaftet das Hauptamt. Das heißt, dass die von der Lecos GmbH gestellten Rechnungen durch das Hauptamt/Bereich IT-Koordination geprüft und zur Zahlung angewiesen werden. Um die Realisierung der Maßnahmen zur strategischen Weiterent wicklung nachvollziehen zu können, erfolgt die sachliche Prüfung der Rechnungen durch das Dezernat Finanzen. BESCHLUSSAUSFERTIGUNG Ratsversammlung vom 15.04.2015 zu 18.4. Grundsatzbeschluss zum Weiterbetrieb des SAP-Systems sowie Ausführungsbeschluss zur strategischen Weiterentwicklung von SAP Vorlage: DS-00727/14 Beschluss: 1. Das in der Stadt Leipzig genutzte SAP-System wird nach Auslaufen der vertraglichen Bindung im Jahr 2017 weiter betrieben. Ein entsprechender Ausführungsbeschluss wird rechtzeitig herbeigeführt. In diesem Zusammenhang wird eine Evaluierung und Anpassung an die tatsächlichen Bedürfnisse der Stadt Leipzig erfolgen. 2. Zur strategischen Weiterentwicklung von SAP wird zur Unterstützung des Dezernates Finanzen die Lecos GmbH beauftragt. 3. Die für das Dezernat Finanzen im Haushalt 2015 der Stadt Leipzig für die strategische Weiterentwicklung des SAP-Systems geplanten Mittel in Höhe von 200.000 € im Budget „Datenverarbeitung zentral“ (Sachkonto 44231000) sind für diesen Auftrag einzusetzen. Die Mittel stehen unter dem Haushaltsvorbehalt. 4. Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, den Vertrag mit der Lecos GmbH zur Unterstützung der strategischen Weiterentwicklung von SAP entsprechend den in der Vorlage benannten Inhalten zu verhandeln und abzuschließen. Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen Leipzig, den 16. April 2015 Seite: 1/1