Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Beschlussvorlage Nr. DS-00678/14 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Dienstberatung des Oberbürgermeisters Zuständigkeit Bestätigung Fachausschuss Kultur 27.02.2015 1. Lesung Fachausschuss Kultur 13.03.2015 2. Lesung Ratsversammlung 25.03.2015 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Kultur Betreff Provisionsvertrag zwischen Causales und Museum der bildenden Künste Leipzig zur Vermittlung von Sponsoren Beschlussvorschlag: 1. Der Stadtrat stimmt dem Abschluss des Provisionsvertrages (Anlage) mit der Firma Causales Gesellschaft für Kulturmarketing GmbH, Berlin, für die Laufzeit 2015/2016 mit Verlängerungsoption zu Gunsten der Stadt Leipzig für das Jahr 2017 zu. 2. Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, den Vertrag abzuschließen. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: nicht relevant Sachverhalt: 1. Zuständigkeit des Stadtrates Nach § 73 Abs. 5 Satz 1 Sächs. Gemeindeordnung darf die Gemeinde zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach § 1 Abs. 2 Spenden, Schenkungen und ähnliche Zuwendungen einwerben und annehmen oder an Dritte vermitteln, die sich an der Erfüllung von Aufgaben nach § 1 Abs. 2 beteiligen. Die Einwerbung und die Entgegennahme des Angebots einer Zuwendung obliegen ausschließlich dem Bürgermeister sowie den Beigeordneten. Mit der Zustimmung des Stadtrates zum Abschluss des Vermittlungsvertrages mit der Fa. Causales (Anlage) soll der Oberbürgermeister bzw. in seiner Endvertretung der Direktor des Museums der bildenden Künste Leipzig ermächtigt werden, die Aufgabe des Einwerbens von Sponsoring als ähnlicher Zuwendung im Sinne der §§ 28 Abs. 3 Nr. 11; 73 Abs. 5 Sächs. GemO auf einen Dritten übertragen zu dürfen. 2. Ausschreibung und wesentliche Vertragsinhalte Eine Ausschreibung der zu vergebenden Leistung ist notwendig. Das MdbK hat die nachstehenden Anbieter von Sponsoring-Vermittlung erfolglos angefragt. Nach vorheriger telefonischer Kontaktaufnahme wurde per Email die Leistungsbeschreibung an folgende Unternehmen geschickt und um Abgabe eines Angebotes bis zum 07.01.2015 gebeten: 1. Bechert Promotion, Leipzig, 2. Marketing Inspektion, Echterdingen, 3. Clientmanagement Group, Düsseldorf. Die wesentlichen Vertragsinhalte sind: a) Vermittlung von Sponsoringpartnern durch Causales an das MdbK, b) Zahlung einer Provision an Causales nach erfolgreichem Sponsoring, d. h. Vertragsabschluss und Zahlung durch den Sponsor an das MdbK, c) Beachtung der für die Stadt Leipzig bzw. das MdbK geltenden Sponsoringregelungen, insbesondere die derzeit geltende DA 13/2013 vom 24.9.2013. Im Übrigen wird auf den in der Anlage beigefügten Vertragsentwurf Bezug genommen. 3. Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen können derzeit nicht dargestellt werden, weil über die Wirkungsweise eines externen Sponsoringvermittlers keine Erfahrungswerte vorliegen. Der Agenturvertrag führt selbst nicht unmittelbar zu finanziellen Entlastungen. Diese treten erst dann ein, wenn auf der Grundlage der Vermittlung durch Causales nachfolgend ein Sponsoringvertrag nach den städt. Regelungen geschlossen wird. Wenn daraufhin ein Sponsoring erfolgt, führt dies zur finanziellen Entlastung des MdbK, da mithilfe des Sponsorings Ausstellungen und Projekte finanziert werden können, die ansonsten nicht zustande kämen. Anlage: Entwurf Agentur- bzw. Vermittlungsvertrag BESCHLUSSAUSFERTIGUNG Ratsversammlung vom 25.03.2015 zu 18.7. Provisionsvertrag zwischen Causales und Museum der bildenden Künste Leipzig zur Vermittlung von Sponsoren Vorlage: DS-00678/14 Beschluss: 1. Der Stadtrat stimmt dem Abschluss des Provisionsvertrages (Anlage) mit der Firma Causales Gesellschaft für Kulturmarketing GmbH, Berlin, für die Laufzeit 2015/2016 mit Verlängerungsoption zu Gunsten der Stadt Leipzig für das Jahr 2017 zu. 2. Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, den Vertrag abzuschließen. 3. Dem Stadtrat wird bis zum Ende des 1. Quartals 2016 ein Bericht über die vermittelten Sponsoringpartner, die finanziellen Spenden, Sachleistungen und Medialeistungen sowie die jeweilig gezahlten Provisionen des Museums der bildenden Künste vorgelegt. Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen Leipzig, den 26. März 2015 Seite: 1/1 AGENTURVERTRAG ANLAGE Zwischen Causales – Gesellschaft für Kulturmarketing und Kultursponsoring mbH Bötzowstraße 25 10407 Berlin -vertreten durch die geschäftsführenden GesellschafterHans-Conrad Walter, Eva Nieuweboer nachstehend Causales genannt und der Stadt Leipzig, vertreten durch den Oberbürgermeister, vertreten durch den Bürgermeister und Beigeordneten für Kultur, Herrn Michael Faber, Museum der bildenden Künste Leipzig Katharinenstr. 10 04109 Leipzig -vertreten durch den leitenden DirektorDr. Hans-Werner Schmidt, nachstehend Stadt Leipzig bzw. MdbK genannt - wird folgender Vertrag geschlossen: Präambel Das MdbK ist eine Einrichtung der Stadt Leipzig und zählt mit seinen Sammlungen und Sonderausstellungen zu einem der führenden Museen im deutschsprachigen Raum. Das MdbK beauftragt Causales mit der Sponsorenakquisition von interessierten Wirtschaftsunternehmen in den Jahren 2015 – 2016 mit einer Verlängerungsoption zu Gunsten der Stadt Leipzig bis zum 31.12.2017. Grundlage für die Sponsoringaktivitäten ist ein Sponsoringangebot, welches vom MdbK gestellt wird und mit Hilfe von Causales erarbeitet wurde. Ein wichtiger Bestandteil der Sponsoringaktivitäten von Causales ist die Kontaktaufnahme Wirtschaftsunternehmen und deren Integration als Sponsoren. zu Weitere Grundlage dieses Vertrages sind die für die Stadt Leipzig geltenden Sponsoringregelungen, insbesondere die ab 1.1.2014 geltenden Neuregelungen der Sächsischen Gemeindeordnung für das Einwerben von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen sowie die interne Dienstanweisung Nr.13/2013 vom 24.9.2013 in der jeweils geltenden Fassung. Dies vorausgeschickt vereinbaren die Parteien was folgt: § 1 Leistungen von Causales 1.1. Image- und Sponsoringangebotsbroschüre Causales erstellt in enger Abstimmung mit dem MdbK das Konzept eines Sponsoringangebots. Das Konzept enthält die Erwartungen und Leistungen an Sponsoren sowie alle geplanten Kommunikationsmaßnahmen. Das Konzept wird als Broschüre erstellt und dient nach Freigabe durch das MdbK als verbindliche Richtlinie für die Kommunikation zwischen Causales, dem MdbK und potenziellen Sponsoren. 1.2. Akquisition von Partnern 1.2.1 Causales verpflichtet sich zur Akquisition von Sponsoringpartnern und zur Vermittlung von Sponsorenverträgen für das MdbK . Verbindliche Grundlage ist das gemeinsam erarbeitete Konzept, ggf. eine Broschüre sowie die für die Stadt Leipzig geltenden Regelungen zum Sponsoring in der jeweils geltenden Fassung, insbesondere die interne Dienstanweisung Nr.13/2013 vom 24.9.2013, deren Kenntnis Causales hiermit bestätigt. 1.2.2 Die Möglichkeit des Abschlusses von provisionsfreien Eigengeschäften durch das MdbK und der Einschaltung weiterer Agenturen zur Einwerbung von Sponsoren und Vermittlung von Sponsorenverträgen durch das MdbK bleibt von vorstehender Regelung unberührt. 1.2.3 Ein Sponsorenvertrag gilt durch Causales als vermittelt, wenn ein eindeutiges und dokumentiertes Akquisegespräch zwischen dem Sponsor und Causales stattgefunden hat und Zustimmung aller zu es aufgrund beteiligenden dieses Akquisegesprächs städtischen Gremien zu nach einem Vertragsabschluss über eine bestimmte Sponsoringleistung des Sponsors zu Gunsten des MdbK kommt. Das Akquisegespräch beinhaltet, dass Causales dem Unternehmen eine Zusammenarbeit mit dem MdbK offeriert und anschließend entweder einen Gesprächstermin zwischen dem MdbK, dem Unternehmen und Causales vereinbart hat oder ein Letter of Intent des Sponsors hinsichtlich seiner Sponsoringaktivitäten vorliegt. 1.3. Verträge Causales verhandelt mit potenziellen Sponsoren bis zur Vertragsreife und entwirft für das MdbK entsprechende unterzeichnungsreife Sponsorenverträge, insbesondere unter Beachtung der Vorgaben der internen Dienstanweisung Nr.13/2013 vom 24.9.2013. Die Parteien sind sich darüber einig, dass Causales dabei nur solche Vertragswerke vorbereiten soll, die dem Sponsoringangebot und den laufenden Absprachen mit dem MdbK entsprechen und welche für das MdbK hinsichtlich aller aus und im Zusammenhang mit ihnen entstehenden Verbindlichkeiten (insbesondere den Kosten für die Produktion von Werbemitteln, für die Distribution und für Integrationsmaßnahmen sowie steuerlichen Belastungen) nach vernünftigen wirtschaftlichen Maßstäben gemessen an der eingeworbenen Sponsoringleistung des Unternehmens vorteilhaft sind. 1.4. Informationspflicht Bekundet ein potenzieller Sponsor auf Anfrage von Causales sein Interesse am Abschluss eines Vertrags, wird das MdbK unverzüglich über die Identität des potenziellen Sponsors sowie über die Art und den Umfang der jeweils zur Verhandlung stehenden Leistungen und Gegenleistungen von Causales informiert. 1.5. Sperrliste für Sponsoren Das MdbK erstellt eine Sperrliste als Anlage zu diesem Vertrag. Die darin aufgeführten Unternehmen dürfen durch Causales nicht angesprochen und im Rahmen dieses Agenturvertrages nicht vermittelt werden. Die Sperrliste wird durch das MdbK fortlaufend aktualisiert. § 2 Leistungen des MdbK 2.1. Sponsoringaktivitäten Das MdbK beauftragt Causales als externe Agentur mit der Vermittlung von Sponsoren. Insoweit schließt das MdbK im Falle der erfolgreichen Vermittlung mit dem Sponsor einen Vertrag, der auch die technisch-organisatorische Umsetzung der durch Causales gemäß Ziffer 1.3. geplanten Integrationsmaßnahmen für Sponsoren zum Inhalt hat. 2.2. Informationspflicht Das MdbK verpflichtet sich, Causales in sponsoringrelevante Entwicklungs- und Planungsprozesse einzubinden, rechtzeitig zu informieren und gemäß Ziffer 1.5. die Sperrliste schriftlich zu ergänzen, wenn weitere Sponsoren durch das MdbK oder durch Dritte akquiriert wurden. § 3 Vergütung 3.1. Vermittlungsprovision Schließt das MdbK aufgrund der Vermittlung von Causales einen Sponsorenvertrag ab (Ziffer 1.3.), hat das MdbK eine Provision in Höhe von 15 % zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer an Causales zu zahlen. Die Provision wird nach Zahlungseingang des Sponsoringbetrages durch den Sponsor auf das Konto des MdbK und nach Rechnungsstellung von Causales fällig. Causales verpflichtet sich, die Rechnungsstellung nach den gesetzlichen Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG i. V. m. § 31 UstDV zu erfüllen. Das MdbK verpflichtet sich, Causales eine Folgeprovision von 15 % für die von ihr vermittelten Sponsoringpartnerschaften zu zahlen, wenn die Zusammenarbeit zwischen dem MdbK und dem Sponsor innerhalb einer Vertragsverlängerung zwischen dem MdbK und dem Sponsor weiter fortgeführt wird. 3.2. Vermittlungen von Sachleistungen Die Akquisition einer nichtmonetären Leistung (Sachsponsoring oder Dienstleistungen) durch Causales vergütet das MdbK mit einer Provisionszahlung in Höhe von 8 % des durch das MdbK festgestellten jeweiligen Sachwerts zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer, wenn das MdbK Interesse an der jeweiligen Leistung gegenüber Causales schriftlich erklärt. Die Provision wird nach der Unterschrift des Vertrages seitens des Unternehmens sowie vom MdbK und nach Rechnungsstellung von Causales fällig. 3.3. Vermittlung von Medialeistungen Darüber hinaus verpflichtet sich das MdbK, für die durch Causales vorgenommene Vermittlung von Medialeistungen zu Makulaturkosten (einmalige Klebekosten anstatt von Tagesanschlägen) bei Außenwerbeunternehmen eine Provision von 7 % zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer an Causales zu zahlen, wenn das MdbK Interesse an der jeweiligen Medialeistung gegenüber Causales schriftlich erklärt. Als Grundlage für diese Provisionszahlung dient der marktübliche Kampagnenwert. § 4 Wohlverhalten Die Vertragspartner verpflichten sich einander zu gegenseitigem Respekt, Wohlverhalten und Loyalität. Causales ist verpflichtet, auf schutzwürdige Interessen des MDBK, insbesondere auf den Ruf und Ansehen sowie auf das Prestige des MdbK Rücksicht zu nehmen. Die Parteien verpflichten sich insbesondere, sich nicht öffentlich negativ über die jeweils andere Vertragspartei und deren Leistungen zu äußern. Die genannten Verpflichtungen gelten auch nach Beendigung des Sponsoringagenturvertrags fort. § 5 Vertragslaufzeit und Kündigung Der Vertrag tritt mit beidseitiger Vertragsunterzeichnung in Kraft und ist bis zum 31.12.2016 gültig. Ein darüber hinausgehendes ordentliches Kündigungsrecht besteht nicht. Die Stadt Leipzig/MdbK hat das Optionsrecht zu Verlängerung dieses Vertrages um ein Jahr, also bis zum 31.12.2017. Das Optionsrecht muss bis zum 31.10.2016 in schriftlicher Form ausgeübt werden. In einem Zeitraum von 8 Wochen nach den Stichtagen 30.06. und 31.12. ist durch das MdbK eine Abrechnung vorzunehmen, die als Entscheidungsgrundlage für die Verlängerung des Vertrages herangezogen wird. Von der vorstehenden Regelung unberührt bleibt ein Recht zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags aus wichtigem Grund. Als wichtiger Grund gilt insbesondere die Nichtbeachtung der gesperrten Ansprechpartner für Causales gemäß Ziffer 1.5. sowie der Wohlverhaltensklausel nach § 5 dieses Sponsoringagenturvertrags. § 6 Salvatorische Klausel Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages unwirksam werden oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Gültigkeit des Vertrages im Übrigen nicht berührt. Die Vertragsschließenden verpflichten sich, die unwirksame oder undurchführbare Regelung durch eine solche zu ersetzen, die sie gewählt hätten, wenn sie die Unwirksamkeit oder Undurchführbarkeit begründenden Umstand zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gekannt hätten. § 7 Besondere Bestimmungen Die aus der Tätigkeit gewonnenen Daten stehen beiden Vertragspartnern zur Verfügung. Mündliche Nebenabreden zu diesem Vertrag bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für diese Bestimmung. § 8 Gerichtsstand Als Gerichtsstand wird Leipzig vereinbart. Leipzig, Berlin, Dr. Hans-Werner Schmidt MdbK Hans-Conrad Walter Causales GmbH Eva Nieuweboer Causales GmbH