Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Austauschdeckblatt v. 02.02.2015 Beschlussvorlage Nr. DS-00667/14 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Dienstberatung des Oberbürgermeisters 18.11.2014 Zuständigkeit Bestätigung Fachausschuss Allgemeine Verwaltung 27.01.2015 1. Lesung Fachausschuss Finanzen 02.02.2015 1. Lesung Fachausschuss Allgemeine Verwaltung 10.02.2015 2. Lesung Ratsversammlung 25.02.2015 Beschlussfassung Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung Betreff Verlängerung des Betriebsleistungsvertrages mit der Lecos GmbH Beschlussvorschlag: 1. Die Ratsversammlung beschließt die Inanspruchnahme der Verlängerungsoption des Betriebsleistungsvertrages mit der Lecos GmbH bis zum 31.12.2020. 2. Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, die Verlängerung des Betriebsleistungsvertrages für den Zeitraum vom 01.01.2016 bis zum 31.12.2020 zu unterschreiben. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: nicht relevant Sachverhalt: siehe Anlage Anlagen: Begründung zur Vorlage Seite 2/3 BESCHLUSSAUSFERTIGUNG Ratsversammlung vom 25.03.2015 zu 18.6. Verlängerung des Betriebsleistungsvertrages mit der Lecos GmbH Vorlage: DS-00667/14 Beschluss: 1. Die Ratsversammlung beschließt die Inanspruchnahme der Verlängerungsoption des Betriebsleistungsvertrages mit der Lecos GmbH bis zum 31.12.2020. 2. Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, die Verlängerung des Betriebsleistungsvertrages für den Zeitraum vom 01.01.2016 bis zum 31.12.2020 zu unterschreiben. Abstimmungsergebnis: mehrheitlich angenommen bei 2 Gegenstimmen Leipzig, den 26. März 2015 Seite: 1/1 Begründung Die Stadt Leipzig gründete im Jahr 2001 für die Leistungserbringung der IT-Leistungen die Lecos GmbH. Die Lecos soll als städtische IT-Gesellschaft alle relevanten Leistungsbereiche für die ITUnterstützung der kommunalen Verwaltungsprozesse absichern. Dazu zählen insbesondere: • Bereitstellung und Betrieb der PC-Arbeitsplätze • Betrieb des zentralen Rechenzentrums • Datennetz- und Telekommunikationsleistungen • Anwendungsentwicklung und Betreuung eigener Anwendungen Vertragliche Grundlage für die Erbringung der Dienstleistungen ist der Betriebsleistungsvertrag (BLV). Dieser Vertrag wurde erstmalig zum 01.01.2001 abgeschlossen und ist gegenwärtig in der Fassung vom November 2010 gültig. In der Ratsversammlung am 18.11.2010 wurden folgende Beschlüsse gefasst (Beschluss Nr.: RBV-584/10): 1. Dem Betriebsleistungsvertrag mit der Lecos GmbH und der Zusatzvereinbarung 001 zum Betrieb des Rechenzentrums vom 01.01.2011 bis zum 31.12.2015 mit einer Verlängerungs option bis zum 31.12.2020 wird zugestimmt. 2. Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, den Betriebsleistungsvertrag zu unterschreiben. Im Betriebsleistungsvertrag regelt unter Punkt 17.1 „Verlängerungsoption“, dass sich die Vertragspartner zwölf Monate vor Ablauf des Vertrages schriftlich informieren, wenn sie die Verlängerungsoption in Anspruch nehmen möchten. Wahrnahme der Verlängerungsoption durch die Stadt Leipzig Der Inhalt des Grundvertrages und der Anlagen werden jährlich in Verhandlungen der Lecos und des Hauptamtes gemäß Ziffer 19.2 auf Notwendigkeit und Praktikabilität überprüft. Bei der Überprüfung in 2014 wurde von beiden Seiten festgestellt, dass inhaltlich die beschriebenen Leistungen und getroffenen Vereinbarung grundsätzlich fortgeführt werden. Es ergeben sich im Wesentlichen nur redaktionelle Änderungen, Anpassungen der Leistungsabrechnung auf Grund der Umstellung vom kameralen auf das doppische Haushaltwesen, Anpassungen an bestehende Arbeitsabläufe sowie Aktualisierungen von Aufstellungen in Anhängen. Weiterhin werden in der ab 01.01.2016 gültigen Fassung des BLV technologische Weiterentwicklungen und weggefallene bzw. neue Leistungsarten berücksichtigt (u.a. Deinstallation HKR-Verfahren, neue Speicherklassen, Mailspeicher, neue TK-Dienste, große Multifunktionsgeräte) sowie die Änderungsvereinbarungen, die aufgrund von Festlegungen im Vertrag zwischenzeitlich erstellt wurden, redaktionell eingearbeitet. Dies sind u.a. - Änderungsvereinbarung Nr. 001 – Ressourcen/Entgelt Leistungen Nachbereitung/Kuvertierung - Änderungsvereinbarung Nr. 002 – Änderung Abrechnung von Leistungen bis 150 netto/Monat. Die o.g. Änderungen haben keine finanziellen Auswirkung. Finanziell ist der BLV im Doppelhaushalt 2015/2016 abgebildet. 1 Im Haushalt 2015 sind die insgesamt 12.675.800 EUR für die zentralen Leistungen eingestellt. Diese setzen sich aus den folgenden Unterpositionen zusammen: Bereitstellung der Arbeitsplatztechnik (PC, Drucker, Telefon) und Betrieb der Infrastruktur Betrieb und Betreuung der TK-Anlagen für Schulen und Kitas Anwendungsentwicklung, -betreuung und Beratungsleistungen 9.046.250 EUR 145.850 EUR 2.588.300 EUR Bereitstellung Technik für Nachbereitung (Druckstrecke, Kuvertierung) 246.400 EUR Sonstige Aufwände (Stilllegung Host, Strategische Weiterentwicklung SAP) 649.000 EUR Aufbau Scan-Zentrum, Für 2016 handelt es sich jedoch um eine Kostenprognose, da jährlich bis zum 30.04. für das Folgejahr die Preise verhandelt werden. Somit wird im Mai 2015 eine Präzisierung im Sonderbudget 10_DV für 2016 erfolgen. Die Lecos GmbH hat in den letzten 14 Jahren bewiesen, dass sie ein stabiler und zuverlässiger Partner für IT-Leistungen für die Stadt Leipzig ist. Leistungsumfang und -inhalt haben sich regelmäßig an die Anforderungen der Stadt angepasst. Auf der Grundlage des regelmäßigen Controlling können Umfang und Qualität der kontinuierlichen Leistungserbringung nachgewiesen werden. Die Entscheidung der Ratsversammlung zur Wahrnahme der Verlängerungsoption bis 31.12.2020 durch die Stadt Leipzig wird der Lecos GmbH durch die Stadt Leipzig unverzüglich mitgeteilt. Wahrnahme der Verlängerungsoption durch die Lecos Auf Seiten der Lecos GmbH wurde bereits der Beschluss gefasst, die Zusammenarbeit mit der Stadt Leipzig fortzuführen. Der Geschäftsführer informierte am 16.10.2014 in der 53. Sitzung den Aufsichtsrat der Lecos GmbH über die beabsichtigte Verlängerung des Vertrages. Die Mitglieder des Aufsichtsrates nahmen diese Information zur Kenntnis. Gegenwärtig wird die Erforderlichkeit eines Beschlusses des Aufsichtsrates der Lecos GmbH geprüft. 2