Vorlage-Sammeldokument

Informationsvorlage Nr. DS-00789/14 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Zuständigkeit Dienstberatung des Oberbürgermeisters 10.03.2015 Bestätigung Fachausschuss Allgemeine Verwaltung 24.03.2015 Information zur Kenntnis Ratsversammlung 15.04.2015 Information zur Kenntnis Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung Betreff Evaluierung der Tätigkeit der Beiräte Die Information wird zur Kenntnis genommen. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: Seite 1/6 nicht relevant Sachverhalt: Bericht über die Evaluierung der Tätigkeit der Beiräte Einleitung Gemäß Ratsbeschluss Nr. RBV-2022/14 vom 16.04.2014 wurde die Verwaltung beauftragt, bis zum Ende der Wahlperiode eine Evaluation der Beiräte durchzuführen. Es soll ermittelt werden, inwieweit Veränderungen in der nächsten Wahlperiode notwendig sind. Derzeit bestehen in der Stadt Leipzig 7 Beiräte gemäß § 47 SächsGemO, genauer der Kleingartenbeirat, der Behindertenbeirat, der Kinder- und Familienbeirat, der Seniorenbeirat, der Beirat für Tierschutz, der Beirat für Gleichstellung und der Migrantenbeirat. Zur Erfassung zur Auswertung relevanter Daten wurde den Beiräten ein allgemeiner Fragebogen zugesandt. Fragebogen Der Fragebogen enthielt insgesamt 9 Fragestellungen, welche in die 5 Themenschwerpunkte Sitzungen, Beschlussvorlagen/Anträge/Stellungnahmen, Organisatorischer Aufwand/Kosten, Unterstützung und Sonstiges untergliedert waren. Antworten zu folgenden Fragestellungen wurden zu den jeweiligen Themenschwerpunkten erbeten: Themenschwerpunkt Sitzungen: - War die Anzahl der Sitzungen ausreichend und die Verteilung der Sitzungen den Erfordernissen angemessen? Themenschwerpunkt Beschlussvorlagen/Anträge/Stellungnahmen: - Wie oft wurden etwa in den letzten 5 Jahren über Beschlussvorlagen bzw. Anträge beraten votiert? oder - Wie oft wurden etwa in den letzten 5 Jahren Stellungnahmen oder Standpunkte an die Verwaltung oder Fachausschüsse zu fachspezifischen Themen auf Eigeninitiative übermittelt? - Wie oft wurden etwa in den letzten 5 Jahren Stellungnahmen oder Standpunkte an die Verwaltung oder Fachausschüsse zu fachspezifischen Themen auf Anfrage übermittelt? Themenschwerpunkt Organisatorischer Aufwand/Kosten: - Ist die Größe des Beirates angemessen? Themenschwerpunkt Unterstützung: - Wie bewerten Sie die vorberatende Tätigkeit des Beirates für den Stadtrat? - Wie bewerten Sie die vorberatende Tätigkeit des Beirates für die Stadtverwaltung? - Wie bewerten Sie die Unterstützung des Beirates durch außenstehende Einrichtungen/Partner? Seite 2/6 Themenschwerpunkt Sonstiges: - In welchen Bereichen sind Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit, Unterstützung, Bereitstellung von Mitteln etc. aufgetreten und konnten diese behoben/beigelegt werden? Auswertung War die Anzahl der Sitzungen ausreichend und die Verteilung der Sitzungen den Erfordernissen angemessen? Die Frage wurde beiratsübergreifend positiv beantwortet. Anzahl und Verteilung der regulären Sitzungen sind in der Wahrnehmung der Beiräte angemessen. Der Beirat für Gleichstellung gibt jedoch an, das Sondersitzungen eine logistische Herausforderung darstellen. Begründet wird dies mit fehlenden Ressourcen. Wie oft wurden etwa in den letzten 5 Jahren über Beschlussvorlagen bzw. Anträge beraten oder votiert? Bei dieser Fragestellung variieren die Aussagen der Beiräte stark. Die größte Aktivität meldete hierbei der Seniorenbeirat mit 41 Beratungen und 9 Voten. Der Beirat für Tierschutz meldete die geringste Zahl mit 1 Beratung. Wie oft wurden etwa in den letzten 5 Jahren Stellungnahmen oder Standpunkte an die Verwaltung oder Fachausschüsse zu fachspezifischen Themen auf Eigeninitiative übermittelt? Mit insgesamt 9 Stellungnahmen war hier der Beirat für Gleichstellung am Aktivsten. Der Kleingartenbeirat meldete mit lediglich 2 Stellungnahmen die niedrigste Zahl an Übermittlungen. Wie oft wurden etwa in den letzten 5 Jahren Stellungnahmen oder Standpunkte an die Verwaltung oder Fachausschüsse zu fachspezifischen Themen auf Anfrage übermittelt? In diesem Punkt meldet erneut der Beirat für Gleichstellung die höchsten Zahlen. Durch diesen wurden 17 Stellungnahmen abgegeben. Der Kinder- und Familienbeirat sowie der Beirat für Tierschutz meldeten hingegen keine Stellungnahmen. Der Beirat für Tierschutz drückt sein Bedauern über die mangelnde Inanspruchnahme aus. Ist die Größe des Beirates angemessen? Die Größe des Beirates wurde durch die überwiegende Anzahl der Beiräte als angemessen bezeichnet. Der Kinder- und Familienbeirat jedoch gab an, dass er sich als etwas zu groß einschätzt. Genaue Aussagen über das Ausmaß einer möglichen Reduktion wurden jedoch nicht getroffen. Wie bewerten Sie die vorberatende Tätigkeit des Beirates für den Stadtrat? Alle Beiräte schätzen die vorberatende Tätigkeit als gut ein, der Seniorenbeirat gibt jedoch an, sich gerne auch noch intensiver einbringen zu wollen. Hierfür wünscht man sich eine stärkere Inanspruchnahme durch Stadtrat und Fachausschüsse. Der Beirat für Tierschutz äußert sich ähnlich, es gebe zwar nur wenige stadtratsrelevante Themen, über diese habe sich der Beirat Seite 3/6 jedoch umfänglich und zeitgerecht eingebracht. Des Weiteren befasse sich der Beirat beschlussgemäß mit der Würdigung des Ehrenamtes. Wie bewerten Sie die vorberatende Tätigkeit des Beirates für die Stadtverwaltung? Die Beiräte machten deutlich, dass es keine Probleme in der Zusammenarbeit mit der Stadtverwaltung gebe. Es wird jedoch vom Seniorenbeirat angemerkt, dass ein Hinzuziehen des Beirates durch die Verwaltung teilweise zu spät erfolgt, der Kinder- und Familienbeirat sieht seine Rolle hauptsächlich auf Nachfragen beschränkt. Wie bewerten Sie die Unterstützung des Beirates durch außenstehende Einrichtungen/Partner? Alle Beiräte melden gute bis sehr gute Unterstützung durch externe Partner. Insbesondere diejenigen Partner, die mit einem Sitz im Beirat vertreten sind, werden als Unterstützung lobend hervorgehoben. In welchen Bereichen sind Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit, Unterstützung, Bereitstellung von Mitteln etc. aufgetreten und konnten diese behoben/beigelegt werden? Hier liegen die Meinungen der Beiräte weit auseinander. Während der Kinder- und Familienbeirat, der Behindertenbeirat und der Kleingartenbeirat keine Probleme berichten, beklagt der Seniorenbeirat als Interessenvertretung der Seniorinnen und Senioren eine zu geringe Inanspruchnahme seiner Expertise. Der Beirat für Gleichstellung sieht Bedarf für zusätzliche Sitzungen, die durch die Geschäftsstele nicht unterstützt werden können. Dort wünscht man sich die Festlegung und Einhaltung einheitlicher Standards für die Ausstattung von Geschäftsstellen und Planung von Ressourcen. Der Beirat für Tierschutz berichtet von Schwierigkeiten im Umgang mit der Stadtverwaltung. Der Beirat berichtet von fehlender Anerkennung und Einbeziehung durch die Verwaltung und äußert Zweifel an der Sinnhaftigkeit seines weiteren Bestehens für den Fall, dass keine Verbesserung der Situation eintritt. Anlagen: Auswertung Evaluation Seite 4/6 Tabelle1 Seniorenbeirat Kinder- und Familienbeirat Beirat für Gleichstellung Behindertenbeirat Sitzungen War die Anzahl der Sitzungen ausreichend Die Anzahl der Sitzungen war ausreichend Ja und die Verteilung der Sitzungen den Er- und die monatliche Verteilung angemessen. fordernissen angemessen? Ja. Eine Ausnahme aus wichtigem Anlass ist die Sondersitzung am 26. März 2014. Ja Beschlussvorlagen/Anträge/Stellungnahmen Wie oft wurden etwa in den letzten 5 Jah- Formal votiert wurden in den letzten Jahren Insgesamt 16 mal wurden 13 verschie- Ab 2010: 12 Anträge, 8 Drucksachen (davon 3 Informationsvorlagen) ren über Beschlussvorlagen bzw. Anträge 9 Beschlussvorlagen und Anträge. Beraten dene Drucksachen des Stadtrates bera- und 2 Petitionen beraten oder votiert? wurde über insgesamt 41 Vorlagen ten, davon wurden 3 votiert. 21 – aber nicht alle Anträge haben den Behindertenbeirat erreicht Wie oft wurden etwa in den letzten 5 Jah- keine genauen Angaben ren Stellungnahmen oder Standpunkte an die Verwaltung oder Fachausschüsse zu fachspezifischen Themen auf Eigeninitiative übermittelt? 3 Mal Ab 2010: 2 Empfehlungen, 1 Beschluss (Schreiben an den OBM) 3 Stellungnahmen, 1 Forderung an den Ältestenrat und 2 Anträge des Beirates. 10 Wie oft wurden etwa in den letzten 5 Jah- keine genauen Angaben ren Stellungnahmen oder Standpunkte an die Verwaltung oder Fachausschüsse zu fachspezifischen Themen auf Anfrage übermittelt? gar nicht 17 Mal 3 – vom Behindertenbeirat, aber 101 von der AG Blindenleitsystem und Barrierefreiheit Der Beirat ist etwas zu groß. Die Zusammensetzung entstand auf Beschluss des Stadtrates. Die Ja Anfangsjahre (2001-2003) waren für Vorsitzende und Geschäftsstelle eine Herausforderung, das große Gremium organisatorisch zu steuern. Zwischenzeitlich spielt die Anzahl der Mitglieder keine entscheidende Rolle mehr. Organisatorischer Aufwand/Kosten Ist die Größe des Beirates angemessen? Ja Unterstützung Wie bewerten Sie die vorberatende Tätig- Da im Seniorenbeirat zwei Mitglieder des keit des Beirates für den Stadtrat? Stadtrates aktiv sind, kommt die vorberatende Tätigkeit des Seniorenbeirates unmittelbar dem Stadtrat zu Gute. Der Seniorenbeirat würde sich noch intensiver in die vorberatende Tätigkeit einbringen. Dazu sollte er von Stadtrat und Fachausschüssen mehr in Anspruch genommen werden. Die vorberatende Funktion wurde im Sehr wichtig zu Querschnittsthemen (Gender Mainstreaming, Gender Durch die Mitgliedschaft von Stadträten im Behindertenbeirat Wesentlichen über das Votum zu Stadt- Budgeting, Maßnahmen gegen sexistische Werbung...) und aufgrund können diese ihre Fragen und Hinweise direkt einbringen. Ebenratsvorlagen erfüllt (siehe Frage 2). Zu- der aktiven Mitarbeit von externen Sachverständigen. so kann der Behindertenbeirat Probleme sofort ansprechen. dem sind Stadträte selbst Mitglied im Beirat und haben damit eine gute Möglichkeit der Vorberatung. Wie bewerten Sie die vorberatende Tätig- Diese Frage kann die Stadtverwaltung beskeit des Beirates für die Stadtverwaltung? ser beantworten. Die Zusammenarbeit mit der Beauftragten für Senioren verläuft seit 1991 reibungslos. Die Zusammenarbeit mit dem Sozialamt hat sich verstärkt. Der Seniorenbeirat wird z.B. an monatlichen Beratungen zur offenen Seniorenarbeit beteiligt. Trotzdem beziehen die Ämter den Seniorenbeirat z.T. Zu spät ein. Die beratende Rolle des Beirates wird nicht ausgeschöpft. Der Beirat erfüllte im Wesentlichen eine nachfragende Funktion, die Verwaltung eine informative (mit Ausnahme der Stellungnahmen, siehe Frage 3). Sehr wichtig zu Querschnittsthemen (Frauenförderung, Bewerbung um Der Behindertenbeirat hat schon oft fachspezifische Anregungen das Prädikat TOTAL E-QUALITY, familienfreundliche Stadtverwalund Hinweise zu Konzepten und Programmen der Stadtverwaltung...) und aufgrund der aktiven Mitarbeit von externen Sachverstän- tung gegeben digen. Wie bewerten Sie die Unterstützung des Außenstehende Partner sind im SeniorenBeirates durch außenstehende Einrichtun- beirat vertreten und unterstützen diesen bei gen/Partner? der Meinungsbildung, z.B. Universität Leipzig, Wohlfahrtsverbände. Auch bei der Organisation von öffentlichen Veranstaltungen erfährt der Seniorenbeirat Unterstützung, z.B. durch den ADFC, den Verkehrsclub Deutschland, Seniorenvereine. Außenstehende Einrichtungen und Partner haben Vertreter in den Beirat entsendet. Der Beirat hat zudem bei der Jurytätigkeit zum Familienfreundlichkeitspreis durch außenstehende Partner Unterstützung erfahren (Mitarbeit durch Sponsoren und ehemalige Preisträger) Sehr gut ist die Zusammenarbeit mit Institutionen, die im Beirat vertre- Der Behindertenbeirat wurde auch von außenstehenden Einrichten sind. Besonders gut mit der Universität Leipzig, den Gewerkschaf- tungen in Planungsvorhaben einbezogen z. B. von der DB-AG ten mit den Kammern (IHK, HWK), mit der Agentur für Arbeit, mit zur Innengestaltung der neuen S-Bahn-Züge Frauenvereinen und mit verschiedenen Ämtern der Stadtverwaltung (Referat Migration, Sozialamt, Amt für Wirtschaftsförderung...) Sonstiges In welchen Bereichen sind Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit, Unterstützung, Bereitstellung von Mitteln etc. aufgetreten und konnten diese behoben/beigelegt werden? Das Gremium wird als Interessenvertretung Es wurden keine diesbezüglichen der Senioren und Sachkundige in eigener Schwierigkeiten wahrgenommen. Sache zu wenig und nur punktuell in Anspruch genommen. In Bezug auf die Bereitstellung von Mitteln gab es bisher keine Schwierigkeiten. Beiratsmitglieder fordern mehr Sondersitzungen aus aktuellen Anläs- entfällt sen oder die zeitweise Einrichtung von Arbeitsgruppen zur Vorberatung oder Vertiefung von Themen. Das Referat für Gleichstellung ist für die Geschäftsstelle zuständig und kann den Forderungen aufgrund fehlender Ressourcen (Personal- und Sachmittel) nicht nachkommen. Die Referatsleiterin verweist in diesem Zusammenhang auf den Ratsbeschluss aus dem Jahr 2000. Empfehlung: Einheitliche Standards für die Ausstattung von Geschäftsstellen und für die Planung von Ressourcen (Personal und Finanzen) sind festzulegen und einzuhalten. Seite 1 Tabelle1 Tierschutzbeirat Sitzungen War die Anzahl der Sitzungen ausreichend Die Anzahl der Sitzungen war ausreichend und die Verteilung der Sitzungen den Er- und entsprach den Wünschen der Beiratsfordernissen angemessen? mitglieder sowie den Anforderungen der Themen Beschlussvorlagen/Anträge/Stellungnahmen Wie oft wurden etwa in den letzten 5 Jah- Zur Finanzierung des Tierheims. ren über Beschlussvorlagen bzw. Anträge beraten oder votiert? Wie oft wurden etwa in den letzten 5 Jahren Stellungnahmen oder Standpunkte an die Verwaltung oder Fachausschüsse zu fachspezifischen Themen auf Eigeninitiative übermittelt? Migrantenbeirat Ja, es gab insgesamt 26 Sitzungen mit einer durchschnittlichen Sitzungsdauer von 2 Stunden. Der Beirat besteht aus 11 Mitgliedern, 10 davon sind stimmberechtigt, 1 beratend tätig. Ja, da ggf. Sondersitzungen gehalten werden 11 Mal In fast jeder Sitzung sind Beschlussvorlagen zu beraten, das heißt, oft bis fast immer Vorrangig um das Thema Chippflicht, dazu 2 Mal gibt es einen eigenen Antrag an den Stadtrat. Darüber hinaus wurde zum Thema Hundefreilaufflächen zugearbeitet, so das eine Fläche eingezogen wurde. Die Bearbeitung des Themas „exotische Tiere“ wurde vom Beirat amtsübergreifend moderiert. Wie oft wurden etwa in den letzten 5 Jah- Der Beirat wurde leider nicht angefragt. ren Stellungnahmen oder Standpunkte an die Verwaltung oder Fachausschüsse zu fachspezifischen Themen auf Anfrage übermittelt? Organisatorischer Aufwand/Kosten Ist die Größe des Beirates angemessen? Kleingartenbeirat 2 Mal Ja, trotz Überschaubarer Größe sind alle re- Ja levanten Multiplikatoren / Experten vertreten 2 bis 3 Mal Selten Ja Unterstützung Wie bewerten Sie die vorberatende Tätig- Da nur wenige Themen im Stadtrat den keit des Beirates für den Stadtrat? Themenkreis des Tierschutzbeirates tangieren, ist hier nur ein geringer Aufwand erforderlich . Zu den wenigen Themen hat sich der Beirat aber inhaltlich umfänglich und zeitgerecht eingebracht. Darüber hinaus hat sich der Beirat beschlussgemäß mit der Würdigung des Ehrenamtes befasst. Die vorberatende Tätigkeit des Kleingar- keine Angaben tenbeirates für den Stadtrat ist als sinnvoll, fach- und sachkompetent, effizient zuverlässig und entlastend für die Arbeit des zuständigen FA UO sowie im Einzelfall beteiligten Ausschüssen des Stadtrates zu bewerten. Wie bewerten Sie die vorberatende Tätig- Bei den Themen: keit des Beirates für die Stadtverwaltung? - Förderung der Arbeit und Arbeitsfähigkeit des Tierheims - Umgang mit gefährlichen Hunden - Umgang mit freilebenden Katzen - Übernahme neuer Aufgaben des Tierschutzes durch die Stadtverwaltung (exotische Tiere) - Aufbereitung von Anfragen an die Verwaltung seitens der Bevölkerung war der Beirat für die Stadtverwaltung vorberatend tätig. Der Beirat gibt der Stadtverwaltung An- keine Angaben regungen, Vorschläge, Hinweise für die jeweiligen Aufgabenbereiche und Produkte. Die vorberatende Tätigkeit unterstützt die Verwaltung bei der Erarbeitung von Beschlussvorlagen. Schwerpunkte der Tätigkeit werden herausgearbeitet und definiert. Wie bewerten Sie die Unterstützung des Außenstehende haben den Beirat als Mittler Beirates durch außenstehende Einrichtun- für Anfragen an die Verwaltung gern angegen/Partner? sprochen und Themen in den Beirat eingebracht, z.B. - Zirkustiere - Vorstellung am Schauspielhaus - Katzenpensionen und -fütterung - Aktion „Bunter Hund“ - Hundefreilaufflächen Zum Thema Chippflicht ließen sich ohne weiteres externe Sachverständige einbinden. Der Stadt- und Kreisverband Leipzig der gut Kleingärtner e.V. repräsentiert seine 43.000 Mitglieder. Sie thematisieren Schwerpunkte, bringen sich in die konzeptionellen, planerischen und operativen Aufgaben ein, geben Anregungen, verweisen auf Probleme und bringen sich konstruktiv in deren Lösung ein. Sonstiges In welchen Bereichen sind Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit, Unterstützung, Bereitstellung von Mitteln etc. aufgetreten und konnten diese behoben/beigelegt werden? Dem Tierschutzbeirat stehen ÖffentlichKeine keitsmittel zu, doch die können nicht in jedem Jahr abgerufen werden, da nicht immer neue Themen anliegen. Hauptproblem ist die Abgrenzung von klassischem Verwaltungshandeln und strategischer Diskussion. Seitens der Verwaltung wird sehr deutlich gemacht, dass es der Beratung durch den Beirat nicht bedarf. Die Beiratsmitglieder sind aber der Meinung, dass die Verwaltung durchaus Beratungsbedarf bezüglich der Kommunikation der Leistung der Verwaltung hat. Auf diesem Dissens basieren zahlreiche Missverständnisse in der Zusammenarbeit und im Rollenverständnis. Um dies Aufzulösen hat der Beiratsvorstand häufig auch die Funktion der Geschäftsführung übernommen. Es ist aber festzustellen, dass gerade in den letzten 2 Sitzungen das Problem nicht mehr zum Tragen kam. Sollte es sich nicht verstetigen lassen, dass der Beirat durch Stadtrat und Verwaltung als Kompetenzträger für das Thema Tierschutz eingebunden wird, wäre aktiv die Frage nach dem Bedarf eines solchen Beirates zu stellen. Das Thema Würdigung des Ehrenamtes müsste dann an anderer Stelle bearbeitet werden. Zusammenarbeit und Unterstützung sind gut. Seite 2