Vorlage-Sammeldokument

Ratsversammlung Informationsvorlage Nr. DS-00607/14 Status: öffentlich Beratungsfolge: Gremium Termin Dienstberatung des Oberbürgermeisters Zuständigkeit Bestätigung Fachausschuss Kultur 16.01.2015 Information zur Kenntnis Ratsversammlung 25.02.2015 Information zur Kenntnis Eingereicht von Dezernat Kultur Betreff Information über die Prüfung des urbanen Kulturraums Stadt Leipzig durch den Sächsischen Rechnungshof [eRIS V/3653] Der Stadtrat nimmt die Information und den Sachstand zur Prüfung der Haushalts- und Wirtschaftsführung des GRASSI Museums für Angewandte Kunst Leipzig, des Museums der bildenden Künste und des Thomanerchores Leipzig durch den Sächsischen Rechnungshof zur Kenntnis. Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen: nicht relevant x Finanzielle Auswirkungen nein wenn ja, Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung Im Haushalt wirksam Ergebnishaus halt von bis Höhe in EUR wo veranschlagt Erträge Aufwendungen Finanzhaushal Einzahlungen t Auszahlungen Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? Folgekosten Einsparungen wirksam Zu Lasten anderer OE nein von wenn ja, bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt Ergeb. HH Erträge Ergeb. HH Aufwand Nach Durchführung der Maßnahme Ergeb. HH Erträge zu erwarten Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen) Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen Auswirkungen auf den Stellenplan Beantragte Stellenerweiterung: Beteiligung Personalrat x nein wenn ja, x nein ja, Vorgesehener Stellenabbau: Sachverhalt: Der Sächsische Rechnungshof (SRH) prüfte seit November 2010 Einrichtungen des urbanen Kulturraumes Stadt Leipzig. 1. GRASSI Museum für Angewandte Kunst (MAK) Der Prüfungszeitraum für das GRASSI Museum für Angewandte Kunst lag zwischen November 2010 und Mai 2012. Prüfungsrelevant sollten die Jahre 2008 und 2009 sein. Insgesamt erfolgte eine erweiterte Betrachtung über einen Zeitraum von 2002 bis 2011. Mit Schreiben vom 23.05.2012 erhielt die Stadt Leipzig die Prüfungsmitteilung übersandt. Die Stellungnahme der Stadt Leipzig wurde dem SRH mit Schreiben vom 19.07.2012 übergeben. Notwendige Ergänzungen erfolgten zum 19.11.2012 und 29.01.2013. Mit Schreiben vom 05.03.2013 erklärte der SRH das Prüfungsverfahren für abgeschlossen. Das SMWK erteilte mit Schreiben vom 03.11.2014 einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk über den Abschluss der überörtlichen Prüfung. 2. Museum der bildenden Künste (MdbK) Im Zeitraum Juli 2013 bis Oktober 2013 prüfte der SRH die Haushaltsführung des Museums der bildenden Künste. Die Jahre 2008 bis 2011 wurden schwerpunktmäßig betrachtet. Sofern zur Erfüllung des Prüfungsauftrages die Einbeziehung weiterer Jahre erforderlich erschien, ist der Zeitraum erweitert worden. Der SRH verzichtete auf eine Prüfungsmitteilung, da die Prüfung zu keinen erheblichen Einzelfeststellungen führte. Die mit Schreiben des SRH vom 13.11.2013 übermittelten Hinweise werden beachtet. 3. Thomanerchor Von November 2011 bis Juni 2013 erfolgte die Prüfung der Einrichtung Thomanerchor/ Thomasalumnat. Prüfungsrelevant waren die Jahre 2008 und 2009. Der Zeitraum wurde in einzelnen Bereichen erweitert auf 2002 bis 2011. Mit Schreiben vom Juli 2013 (ohne Datum) erhielt die Stadt Leipzig die Prüfungsmitteilung übersandt. Die Stellungnahme der Stadt Leipzig wurde dem SRH mit Schreiben vom 26.09.2013 übergeben. Der SRH lehnte mit Schreiben vom 06.01.2014 die Stellungnahmen zu den Folgerungen 4 bis 6 ab. Mit Schreiben vom 11.03.2014 übersandte die Stadt Leipzig die überarbeitete Stellungnahme zu den Folgerungen 4 bis 6, die mit Schreiben des SRH vom 02.04.2014 anerkannt wurde. Die Erläuterungen zu den Folgerungen 2 und 3 wurden mit Schreiben vom 19.05.2014 an den SRH übergeben. Mit Schreiben vom 17.09.2014 erklärte der SRH das Prüfungsverfahren für abgeschlossen. Das SMWK erteilte mit Schreiben vom 06.10.2014 einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk über den Abschluss der überörtlichen Prüfung. Anlagen: ANLAGE 1 - Übersicht der Prüfungsfeststellungen des SRH mit wesentlichen Punkten der Stellungnahme der Stadt Leipzig zum MAK ANLAGE 2 - Prüfungsmitteilung des SRH zur Haushalts- und Wirtschaftsführung des GRASSI Museums für Angewandte Kunst (MAK) ANLAGE 3 - Bestätigungsvermerk nach § 109 Abs. 5 SächsGemO zum MAK ANLAGE 4 - Schreiben des SRH vom 13.11.2013 zur Prüfung des Museums der bildenden Künste ANLAGE 5 - Übersicht der Prüfungsfeststellungen des SRH mit wesentlichen Punkten der Stellungnahme der Stadt Leipzig zu Thomanerchor ANLAGE 6 - Prüfungsmitteilung des SRH zur Haushalts- und Wirtschaftsführung des Thomanerchores Leipzig ANLAGE 7 - Bestätigungsvermerk nach § 109 Abs. 5 SächsGemO zum Thomanerchor ANLAGE 1 Übersicht der Prüfungsfeststellungen des SRH mit wesentlichen Punkten der Stellungnahme der Stadt Leipzig zum GRASSI Museum für Angewandte Kunst (MAK) 1. Der Gesamtzuschussbedarf des MAK betrug im Haushaltsjahr 2008 rd. 2.454 T€ und erhöhte sich bis zum Haushaltsjahr 2010 um rd. 250 T€. Bei einzelnen Ausgabengruppen war die notwendige Transparenz nicht gewährleistet. Die Jahre 2007 bis 2012 waren bzw. sind geprägt von der schrittweisen Eröffnung der Rundgänge der Ständigen Ausstellung. Aus diesem Grund sind auch die einzelnen Ergebnisse der Jahresrechnungen nicht direkt miteinander vergleichbar. Die Wiedereröffnung des Museums mit dem ersten Teil der Ständigen Ausstellung „Antike bis Historismus“ Anfang Dezember 2007 war mit einem gesteigerten Publikumsinteresse verbunden, das sich direkt auf die Ergebnisse des Haushaltsjahres 2008 auswirkte. Mit der Eröffnung des zweiten Teils der Ständigen Ausstellung „Asiatische Kunst. Impulse für Europa“ und der Einweihung der wiederhergestellten Art déco-Pfeilerhalle am 31.01.2010 erlebte das Haus zu Jahresbeginn einen weiteren großen Besucherschub. Mit der Eröffnung des dritten Rundgangs der Ständigen Ausstellung am 4. März 2012 hat die 2001 begonnene Sanierung des Grassimuseums ihren eigentlichen Abschluss gefunden. Damit sind die Sammlungen jetzt zum ersten Mal seit der kriegsbedingten Schließung des Hauses in einem repräsentativen Überblick von der Antike bis zur Gegenwart erfahrbar. Erst wenn sich in den Folgejahren ein normaler „Museumsalltag“ einstellt, werden direkte Vergleiche möglich und sinnvoll sein. Die Einordnung des MAK im Gesamthaushalt erfolgt im Rahmen der Budgetvorgaben unter Berücksichtigung von Dienstanweisungen (DA) des OBM. Für den geprüften Zeitraum galten die DA Nr. 23/2005 (Einhaltung der Haushaltsgrundsätze in der Stadt Leipzig), DA Nr. 13/2007 (Regelung zu Rechtsgeschäften und zum Anordnungswesen) und DA Nr. 07/2010 (Verbindliche Regelungen zu Freigaben von Haushaltsmitteln im Zusammenhang mit der Anwendung der Vorschriften zur vorläufigen Haushaltsführung und Haushaltssperre und Freigaben, Bewilligungen von über- und außerplanmäßigen Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen bei uneingeschränkter Haushaltsführung). Ab 2012 ist die DA Nr. 02/2012 (Budgetbildung und -bewirtschaftung für die Stadt Leipzig) maßgebend. Die Vorgaben des Landes Sachsen in Bezug auf die Produktbildung wurden beachtet. 2. Auf Grund der fehlenden Arbeitsplatzbeschreibung war die Eingruppierung der Museumsdirektorin nicht prüfbar. Die Arbeitsplatzbeschreibung wurde neu erstellt, bewertet und dem SRH zur Kenntnisnahme übermittelt. 3. Das MAK ist der Pflicht zur Übermittlung von Daten an die Finanzbehörden nach der Mitteilungsverordnung nicht nachgekommen. Das MAK kommt der Mitteilungspflicht über Honorarzahlungen und Vergütungen an freie Mitarbeiter gegenüber deren Wohnsitzfinanzamt nach und übermittelt die Daten jeder Zahlung an die Stadtfinanzkasse. Die Daten der vergangenen 10 Jahre wurden nachgereicht. 1 4. Die Vergabevorschriften wurden nicht in allen Fällen eingehalten Für das Museum gelten die entsprechenden städtischen Dienstanweisungen zur Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen (VOL) und zur Vergabe von freiberuflichen Leistungen außerhalb der VOF, die keine Architekten- und Ingenieurleistungen sind. Darin sind die Vorgaben für eine ordnungsgemäße Ausschreibung und die entsprechenden Werte festgelegt. Auf die Einhaltung der städtischen Regelungen wird zukünftig stärker geachtet. 5. Das MAK leistete erhebliche Ausgaben für Werbemaßnahmen ohne Erfolgskontrolle und ohne aktuelles Marketingkonzept. Der größte Teil der Werbemittel ist nicht allein als Imageträger ausgerichtet, sondern kommuniziert konkrete Ausstellungsprojekte mit Terminen und Veranstaltungsangeboten. Anzeigen (zu 90% bewerben sie Sonderausstellungen) werden gezielt in Medien geschaltet, über die sich das definierte Zielpublikum informiert, Plakate (nur zu großen Sonderausstellungen bzw. zu den Rundgängen der Ständigen Ausstellung) werden dort platziert, wo die Zielgruppen sich aufhalten. Spezielle Zielgruppen, beispielsweise Touristen, werden über relevante Medien, etwa der Leipzig Tourismus und Marketing GmbH, direkt angesprochen. Der Auftritt auf der Internationalen Tourismus-Börse Berlin wird intensiv für Kontakte mit Tourismusveranstaltern wie auch mit Individualtouristen genutzt. Kooperationen mit Hotels ermöglichen die Ansprache und Information von Touristen vor Ort. Der Vertrieb insbesondere an touristische Dienstleister wird laufend optimiert. Eingesetzte Kontrollinstrumente (Beispiele): - Auswertung der Ticketverkäufe aus dem Kassensystem - Besucherzählung in den Ausstellungen - gezielte Besucherbefragungen nach Informations- und Nutzungsverhalten von Werbemedien und „Kulturkonsum“ - Analyse der Besucherbücher in den Ausstellungen - Verknüpfung von Werbemaßnahmen mit Gewinnspielen und Couponing (Rücklaufauswertung) - Einführung eines neuen Kassensystems mit erweiterten Möglichkeiten zur Besucheranalyse (PLZ-Abfrage) - Auswertung der Presseberichterstattung und Darstellung im Internet - Zielauswertung nach Ablauf der Sonderausstellungen Der SRH erhielt das vollständige Marketingkonzept. 6. Die Entgeltordnung für das MAK und die Öffnungszeiten der Bibliothek sollten überprüft werden. Entgeltordnung: Die Überarbeitung der Entgeltordnungen der städtischen Museen erfolgt entsprechend des jeweiligen Stadtratsbeschlusses. In der Entgeltordnung für das MAK ist eine Laufzeit bis 2015 mit jährlicher Überprüfung der Höhe der Entgelte festgelegt. Bei der Festlegung der Höhe der Entgelte werden auch kulturpolitische Aspekte mit betrachtet, z. B. der Wunsch, junge Menschen für das Museum zu interessieren, weswegen Entgeltfreiheit für Kinder und Jugendliche bis 16 Jahre eingeführt wurde (gilt für alle drei Museen im Grassikomplex).1 Der freie Eintritt an jedem ersten Mittwoch im Monat ist eine bindende Regelung für alle städtischen Museen in Leipzig. Der Leipziger Bevölkerung, insbesondere sozial Schwachen, soll damit kostenfrei Zugang zu kultureller Bildung ermöglicht werden. 1 Ende 2012 wurde vom Stadtrat für die städtischen Museen der freie Eintritt bis zum vollendeten 19. Lebensjahr beschlossen. 2 Bibliothek: Der SRH konzentriert sich auf die externe Nutzung der Fachbibliothek. Diese berührt jedoch nur einen Aspekt der komplexen Arbeit der Bibliothek. Das hierbei festgestellte und monierte Missverhältnis zwischen Benutzungsmöglichkeit und realer Benutzungsfrequenz hat Gründe, die im Prüfbericht nicht reflektiert werden. Mit der Sanierung des Grassimuseums und dem Wiedereinzug ins angestammte Haus erhielt die Bibliothek 2006 seit der kriegsbedingten Schließung und nachfolgenden Zerstörung erstmalig wieder Räume zur öffentlichen Bibliotheksarbeit. Die Ausstattung mit moderner Bürotechnik und Bibliothekssoftware erfolgte nur schrittweise. Bis heute ist die innerstädtische Vernetzung nicht realisiert. Als größtes Desiderat im Hinblick auf die Nutzungsfrequenz durch externe Benutzer erweist sich, dass es nach wie vor keinen Zugriff auf elektronisch erfasste und lesbare Bestandsdaten gibt. Erst nach der Einrichtung des online erreichbaren OPAC's für den externen Internet-User kann die Frage nach Aufwand und Ertrag der öffentlichen Nutzung realistisch gestellt werden. Dies bedarf jedoch einer zentralen städtischen Regelung und Realisierung, die seit langem in der Diskussion ist. Weiterhin verhindert die ausschließliche Fokussierung auf die externen Nutzer der Fachbibliothek den Blick darauf, dass die Bibliotheksabteilung über weitere Funktionen, Tätigkeiten oder Arbeitsbeteiligungen Benutzer generiert, die statistisch nur schwer bzw. nicht erfassbar sind. Die Bibliothek ist Arbeitsinstrument aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Hauses. Sie umschließt diverse Dokumentationsbereiche, verwahrt, betreut und entwickelt umfangreiche Sondersammlungen und ist am Ausstellungs- und Publikationsgeschehen des Hauses aktiv beteiligt. 7. Die vorliegende Museumskonzeption entspricht inhaltlich nicht den Empfehlungen der „Standards für Museen“ des Deutschen Museumsbundes und ist teilweise nicht mehr aktuell. Ein Sammlungskonzept fehlt. Die Orientierung an den im Prüfbericht genannten „Standards für Museen“ ist eine selbstverständliche Voraussetzung für die Arbeit des Museums, deren Erfolg mit Maßstab setzenden Ergebnissen seit 20 Jahren unter Beweis gestellt wird. Das MAK ist nicht nur Mitglied des Sächsischen Museumsbundes, sondern wird durch seine Direktorin auch im Deutschen Museumsbund, bei ICOM Deutschland und in einer Vielzahl weiterer öffentlichen Gremien vertreten, die alle mit professioneller Museumsarbeit verbunden sind. Die dem SRH vorliegende Museumskonzeption fußt auf zahlreichen seit 2007 erstellten Konzeptionen und Positionspapieren für die Kulturentwicklungsplanung der Stadt Leipzig und fasst deren Inhalt in konzentrierter Form zusammen. Sie wird in der gewünschten Weise, soweit dies möglich ist, fortgeschrieben. 3 ANLAGE 2 ANLAGE 3 ANLAGE 4 ANLAGE 5 Übersicht der Prüfungsfeststellungen des SRH mit wesentlichen Punkten der Stellungnahme der Stadt Leipzig zum Thomanerchor Leipzig 1. Die Stadt sollte künftig realistischer planen. Darüber hinaus sollte sie zur Begrenzung des Zuschusses die Möglichkeiten von Einnahmeerhöhungen überprüfen. Diese könnten beispielsweise in der Anpassung der Elternkostenbeiträge, der Programmgeldeinnahmen bei Motetten sowie der Erhöhung der Honorare des Thomanerchores und der Ausgabenreduzierung bei Konzerten/Gastspielen bestehen. Wir bitten um Mitteilung, welche Maßnahmen ergriffen werden sollen. Die Haushaltsplanung für den Thomanerchor/ Alumnat erfolgt nach Vorgaben der Stadt Leipzig (Personalkosten, Energie, Fernwärme, Wasser und Abwasser, Bewachung, Reinigung u. a.). Für alle anderen Sachkonten, die der Thomanerchor/ Alumnat selbst verwaltet, sind die Jahresergebnisse der vergangenen HH-Jahre Grundlage für die Planung, aber immer unter Beachtung des § 10 Allgemeine Planungsgrundsätze der KomHVO-Doppik. Notwendige Anpassungen an die steigenden Verbrauchs- und Bewirtschaftungskosten und die zusätzlich entstehenden Ausgaben durch die gestiegene Anzahl von Thomanern werden sorgsam und nur in dem vorgegebenen Rahmen vorgenommen. Mit Beschluss vom 17.06.2009 (RB IV-1662/09) hat der Stadtrat die Entgeltordnung für das Schuljahr 2009/2010 beschlossen. Diese Entgeltordnung trat zum 01.09.2009 in Kraft und galt über den 31.08.2010 hinaus, solange keine neue Entgeltordnung beschlossen wurde. In der Dienstberatung des Oberbürgermeisters am 08.06.2010 (DS Nr. V/623) wurde bestätigt, dass die Entgeltordnung der Stadt Leipzig für das Alumnat des Thomanerchores unverändert für das Schuljahr 2010/2011 und 2011/2012 gilt. Im Zusammenhang mit dem Umbau und der Erweiterung des Thomasalumnates sollte nach dem Rückzug der Thomaner aus dem Interim in das erweiterte und sanierte Thomasalumnat eine neue Entgeltordnung in Kraft treten. Da sich die Fertigstellung verzögerte, die Ausstattung des Gebäudes erst bis Ende März 2013 erfolgen konnte und der Rückzug der Thomaner danach in den Osterferien im April 2013 erfolgte, wurde in der Dienstberatung des Oberbürgermeisters vom 30.10.2012 festgelegt (DBV-552/12), dass die Entgeltordnung vom 17.06.2009 unverändert auf das Schuljahr 2012/2013 angewendet wird. Eine neue und überarbeitete Entgeltordnung trat mit Beschluss des Stadtrates vom 10.07.2013 (RBV 1713/13) mit Schuljahresbeginn 2013/2014 in Kraft. Die demnach zu zahlenden gestaffelten Entgelte stellen sich wie folgt dar: Jahresbeitrag monatlicher Erläuterungen Beitrag Vollzahler Vorbereitungsklasse Geschwisterkind 1.560,00 € 130,00 € 936,00 € 78,00 € 60 % des vollen Entgeltes 1.170,00 € 97,50 € 25% Ermäßigung auf den ungekürzten Entgeltbetrag Sozialermäßigung 780,00 € 65,00 € 50 % des vollen Entgeltes (Berechnungsgrundlage "Leipzig-Pass") 1 Für die Festsetzung des Elternbeitrages in der Entgeltordnung werden nur die Leistungen des Alumnates als Wohn-, Lern- und Übstätte, – also als Ausbildungsstätte – herangezogen. Die damit zusammenhängenden Leistungsangebote werden im Alumnat des Thomanerchores (Hillerstraße 8), aber z. T. auch außerhalb des Alumnates (z. B. in der angemieteten Villa Thomana, Seb.-BachStr.3) erbracht. 2. Die Stadt Leipzig hat dafür zu sorgen, dass der Thomanerchor der Mitteilungspflicht nach MVB nachkommt. Die Aussage, dass der Thomanerchor in keinem Fall der Mitteilungspflicht nach MV über Honorarzahlungen nachgekommen ist, kann nicht bestätigt werden. Wenn verwaltungs-interne Auszahlungsanordnungen über Honorarverträge ausgelöst wurden, ist immer in den vorgesehenen Spalten auf der Auszahlungsanordnung die Mitteilungspflicht mit "Ja" angekreuzt worden. Warum diesen Angaben in der Stadtkasse nicht nachgegangen wurde, wird verwaltungsintern ausgewertet. Seit Einführung von SAP im Jahr 2012 wird der Mitteilungspflicht direkt vom Thomanerchor nachgekommen. Die Nacharbeiten zur Mitteilungspflicht für die vergangenen 10 Jahre wurden durch eine Mitarbeiterin des Thomanerchores vorgenommen und am 12.05.2014 abgeschlossen. Die Stadtkasse hat sämtliche Nachmeldungen zur weiteren Bearbeitung erhalten. 3. Die Stadt Leipzig hat die Anwendung der Dienstreiseordnung durch den Thomanerchor zu sichern Bei Konzertreisen des Thomanerchores handelt es sich nicht um Dienstreisen im klassischen Sinn. Die Reisestelle ist nur für Dienstreisen zuständig, die Bedienstete der Stadt Leipzig, die über das Personalamt registriert sind, durchführen. Konzertreisen zu organisieren und abzurechnen gehört nicht zu deren Aufgaben. Die städtischen MA des Thomanerchores, die mit auf Konzertreisen gehen, stellen gemäß der derzeit gültigen DA einen Dienstreiseantrag. Ab sofort wird jeweils eine Abrechnung vorgelegt, die Angaben zum zeitlichen Umfang und zu gestellten Mahlzeiten enthält, um der Reisestelle die Betrachtung der steuerlichen Relevanz zu ermöglichen und gegebenenfalls Kosten zu erstatten. Nach Auskunft des Hauptamtes, das für die Erarbeitung bzw. Überarbeitung der Dienstanweisungen und -vereinbarungen innerhalb der Stadtverwaltung zuständig ist, erfolgt die Überarbeitung der DRO der Stadt Leipzig im Jahr 2016. Zu diesem Zeitpunkt wird die Thematik einer Sonderregelung für den Thomanerchor mit diskutiert. 4. Die Stadt Leipzig hat umgehend zu prüfen, ob die Geschäftsbesorgung durch eine Agentur wirtschaftlich ist. Bei Entscheidung für eine Geschäftsbesorgung ist ein Vertrag abzuschließen und ein Konto unter dem Namen der Stadt Leipzig mit ggf. beschränkten Verfügungsrechten des Geschäftsbesorgers zu führen. Die Hinweise des SRH zu den Vertragsgestaltungen mit Konzertagenturen werden aufgegriffen, sodass die bisherigen Usancen aus der langjährigen Beziehung zur Konzert- agentur Contour GmbH sich in einer Schriftform als Vorvertrag abbilden lassen und daraus die Aufgabenstellungen abzulesen sind. Dies untersetzt die bisherige Vorgehensweise der intensiven Gespräche bei Treffen bzw. Telefonaten in Vorbereitung und während der Konzertreisen. Bis auf das letzte Detail sind die Reisen pauschal nicht zu fassen. Endgültig werden diese durch Belegsammlung entsprechend der vertragsgebundenen Aufgaben im KBB des Thomanerchores 2 nachvollziehbar sein. Den Hinweisen des SRH folgend, erfolgt eine Doppelung der Belegaufbewahrung im KBB Thomanerchor und bei der Konzertagentur. Mittelfristig wird sich eine Änderung ergeben und eine Zusammenarbeit mit einer voraussichtlich in Leipzig ansässigen Konzertagentur angestrebt. Somit wäre eine Detailprüfung von Vorgängen vor Ort leichter möglich. Mit der Schaffung einer KBB-Stelle beim Thomanerchor wurde die buchhalterische Betreuung und die Belegdokumentation verbessert. Das KBB hat die Koordinations-aufgaben mit den Konzertveranstaltern übernommen, sofern die Konzerte direkt vom Thomanerchor organisiert werden, und dokumentiert auch abgesprochene Regelungen mit Konzertagenturen, Veranstaltern und Medienproduzenten. Der Schriftformerfordernis wird damit Rechnung getragen. Die Absicherung gegen und der höchstmögliche Ausschluss von wirtschaftlichen Sicherheitsrisiken, bei Betrachtung und Einhaltung wirtschaftlicher Verhältnismäßig-keit und der Erwartungshaltung, dass der Thomanerchor bei Auftritten in aller Welt die Stadt Leipzig als einer der wichtigsten Kulturträger quasi als Botschafter vertritt, stand bisher stets im Mittelpunkt aller Reisevorbereitungen. Die Forderung nach Einhaltung der Vergabeordnung bei der Auswahl von Konzertreiseanbietern, Konzertagenturen und Medienproduzenten ist berechtigt. Die besonderen Anforderungen, die die Anbieter beachten müssen, schränken jedoch die Auswahl erheblich ein. In der Dokumentation ist zukünftig das Auswahlverfahren deutlicher zu begründen. Die jugendlichen Sänger des Chores sind die Leistungserbringer und bedürfen besonderen Schutzes. Gleichwohl müssen die allgemeinen Grundsätze, wie die Haushaltssicherheit und die vertragliche Bindung von Sicherheiten von den einem Dritten überlassenen finanziellen Mitteln fixiert werden. Das wird durch die Schriftform künftig umgesetzt. Für die Erfordernisse einer Handlungssicherheit muss zwischen dem Thomanerchor Leipzig und den Dezernaten I, II und IV sowie dem Rechtsamt der Stadt Leipzig eine entsprechende Sonderregelung gefunden werden, die unter Zuhilfenahme einer Beratungsfirma entwickelt und mit dem SRH abgestimmt wird. Im Zusammenhang mit den laufenden Überlegungen, den Thomanerchor in eine andere Betriebsform zu überführen, wird schriftlich niedergelegt werden, welche Aufgabenstellungen der Thomanerchor Leipzig als Teil der Stadtverwaltung hat, in welcher Beziehung die Thomaner als „nicht angestellte“ Leistungserbringer zur Stadt Leipzig stehen, und wie die geltenden Haushalts- und sonstigen Rechtsvorschriften (Dienstreiserecht, Versicherungsrecht, Betreuungsverpflichtungen, Leistungsentgelte etc.) anzuwenden sind und ob gegebenenfalls Sonderregelungen getroffen werden können. Insofern sind die Hinweise und Forderungen des SRH ein weiterer und wichtiger Anlass, gesonderte Regelungen zu prüfen, die den Thomanerchor weiterhin wie bisher so erfolgreich weltweit agieren lassen. 5. Bei Fortführung des Vertrages mit Contour GmbH empfehlen wir der Stadt Leipzig dringend, die Abrechnung der Konzertreisen neu zu gestalten. Für einen transparenten Nachweis der Einnahmen und Ausgaben sind detaillierte Abrechnungen sowie die Einsichtnahme in die Originalbelege unerlässlich. Die Stadt sollte die Abrechnungen künftig regelmäßig prüfen. Die Hinweise des SRH, die Abrechnungen neu zu gestalten, wurden bereits aufgegriffen, um diese sowie die Belegprüfungen im Künstlerischen Betriebsbüro (KBB) des Thomanerchores in Leipzig vornehmen und darstellen zu können. Die Abrechnungen von Contour wurden regelmäßig bei Besuchen in Düsseldorf oder bei gemeinsamen Treffen hier in Leipzig mit dem Geschäftsführer der GmbH durch Sichtung geprüft. Die Ausgaben waren abgesprochen. Die GmbH wird in Düsseldorf steuerlich geprüft, die Belege müssen aus diesem Grund dort geführt werden. 3 Für die Teilbereiche der Geschäftsbesorgung (Medien) wurden Bilanzen vorgelegt und der Kämmerei übergeben. Für die Konzertreisen, die Contour GmbH zu verantworten hatte, waren die Abrechnungen, so wie sie auch dem SRH zugänglich waren, der Stadt Leipzig aussagekräftig genug. Dennoch wurde in Folge der Hinweise des SRH die schriftliche Fixierung der Aufgaben und die entsprechende Rechnungsdokumentation beim KBB neu geregelt. Der SRH erhielt das vollständige Marketingkonzept. 6. Stellungnahme zur Konzertreise im März 2009 nach Singapur/Australien Die CONTOUR GmbH war für den Thomanerchor nicht in die Vertragsverhandlungen und Gestaltung der Konzertreise nach Australien/Singapur eingebunden. Es war jedoch notwendig, die CONTOUR GmbH als Abrechnungsstelle zu nutzen. Daher wurde über das Konto von Contour die Verbuchung und Verwaltung der Einnahmen und Zahlungsflüsse für die Konzertreise, so wie vom SRH und von CONTOUR GmbH dargestellt, vorgenommen. Sowohl mit der Schema-Agentur in Singapur, mit den Veranstaltern in Australien (Melbourne, Sydney) als auch mit dem Goethe-Institut (als Zuwendungsgeber) gab es Verträge, die dem SRH zugänglich waren. In Singapur wurde ein bekannter Veranstalter gefunden, der das Risiko auf sich nahm, den Thomanerchor in das größte Konzerthaus Singapurs zu bringen. Leider fielen die ursprünglich vom Goethe-Institut in Aussicht gestellten Zuwendungen niedriger aus, was bei den langen Planungsvorläufen nicht abzusehen war. Dennoch wurde nach Bekanntwerden der Minderung entschieden, die Reise durchzuführen. Für Leipzig war es ein Image-Gewinn von höchstem Wert. Im Rahmen des Budgetgedankens wurden daher die Ergebnisse aus Gastspielen insgesamt betrachtet. Eine „Anzeige der Minderung“ der Position Einnahmen aus Gastspielen im HH der Stadt Leipzig war nicht zwingend, weil das Soll gemäß der Haushaltsplanung für die Einnahmen aus Gastspielen mehr als erfüllt wurde. Die Haushaltsstelle 1.335.110.200/9 des Thomanerchores schloss 2009 mit einem Plus in Höhe von 27.837,67 EUR ab. Zukünftig werden die Hinweise des SRH berücksichtigt, entsprechende Anzeigen bei erheblichen Abweichungen in der Abrechnung von Gastspielen bei der Kämmerei vorzunehmen. 4 ANLAGE 6 ANLAGE 7