Verwaltungsvorlage (Zustimmung zur Vergabe von Reinigungsleistungen - Unterhalts-und Grundreinigung)

Vorlage des Oberbürgermeisters -öffentlichVorlagennummer Fachbereich 6287/18 - 60 Beratungsfolge Sitzungstermin Beschlussform Rat 06.12.2018 beschließend Betreff Zustimmung zur Vergabe von Reinigungsleistungen - Unterhalts-und Grundreinigung Beschlussentwurf Der Rat beschließt die Ausschreibung und Vergabe von Reinigungsleistungen – Unterhalts- und Grundreinigung – für 102 Objekte der Stadt Krefeld mit einer Vertragslaufzeit von 36 Monaten (01.07.2019 bis 30.06.2022) mit einer optionalen Verlängerungsmöglichkeit um zweimal ein weiteres Jahr (01.07.2022 bis 30.06.2023 sowie 01.07.2023 bis 30.06.2024) mit einem Gesamtauftragswert von rund 14.865 Mio. EUR. Reihenfolge des Umlaufs Sachbearbeitung mit Datum FBLeitung mit Datum Mitzeichnung FB: mit Datum FachGBL GB II GB III GB IV GB V GB VI mit Datum mit Datum mit Datum mit Datum mit Datum mit Datum Oberbürgermeister Weiter an Büro OB Drucksache 6287/18 - Seite - 2 - Begründung Sachverhaltsdarstellung Die Reinigungsleistungen für 181 Objekte der Stadt Krefeld mit ca. 480 Tsd. m² Gesamtreinigungsfläche sind zurzeit in 14 Losen an 6 Reinigungsdienstleiter mit unterschiedlichen Vertragslaufzeiten vergeben. Die jährlichen Gesamtkosten für die Unterhalts- und Grundreinigung betragen hierfür ca. 6 Mio. EUR. Nach Gründung des Fachbereichs Zentrales Gebäudemanagement zum 1. Januar 2011 wurde die bis dahin dezentral gehandhabte Organisation der Gebäudereinigung zusammengeführt. Um die in der Vergangenheit abgeschlossenen Gebäudereinigungsverträge auf eine rechtlich sichere Grundlage zu stellen, wurde Mitte 2014 mit den Vorbereitungen für eine neue Vergabe der Reinigungsleistungen (Unterhalts- und Grundreinigung) der von der Verwaltung bewirtschafteten Gebäude begonnen. Zum 01.07.2015 wurde die Reinigungsdienstleistung in einem EU-weiten Vergabeverfahren mit einer Laufzeit von zwei Jahren plus zwei Optionsjahre an fünf Reinigungsunternehmen vergeben. In der Umsetzungsphase zeigte sich, dass die Qualitätsstandards dieser Fremdvergabe bei weitem nicht dazu ausreichten, um auch nur ein ausreichendes Reinigungsergebnis zu erzielen. Die damit verbundenen negativen Auswirkungen führten dazu, dass die Verwaltung sich dazu entschloss, 50% der Reinigungsflächen nach zwei Jahren neu über ein EU-weites Verfahren auszuschreiben. Um eine größtmögliche Rechtssicherheit zu erreichen, wurde eine externe Beratung mit juristischer Unterstützung hinzugezogen. Dieses EU-Verfahren wurde mehrfach durch am Vergabeverfahren beteiligte Dienstleister angegriffen und in ein Nachprüfungsverfahren vor die Vergabekammer Düsseldorf gebracht. Der eigentliche Ausschreibungsbeginn zum 01.07.2017 verzögerte sich hierdurch, sodass eine Interimsvergabe mit deutlich höheren Kosten erfolgen musste. Eine endgültige Beauftragung der Reinigungsleistungen erfolgte schließlich zum 11.01.2018, nachdem das Nachprüfungsverfahren zu Gunsten der Stadt Krefeld abgeschlossen wurde. Nach dem schwierigen Start der o.g. Ausschreibung zeigte sich jedoch, dass die ergriffenen Maßnahmen über das Vertragswerk und des Service Level Agreements starke Qualitätsverbesserungen aufzeigen. Diese positive Entwicklung soll auch in den zukünftigen Beauftragungen konsequent fortgeführt werden. Durch weitere Optimierung des derzeitigen Vertragswerks und Ausweitung der Reinigung von Hygienebereichen in Angleichung an die gestiegenen Anforderungen im Ganztagsbetrieb der Schulen sollen weitere Qualitätssteigerungen erreicht werden. Dazu soll bereits in der Wertung der Angebote selbst ein noch höherer Anteil auf die Qualität der Reinigung gelegt werden. Hierzu werden unter anderem Vorgaben in Bezug auf den Einsatz von maschineller Reinigung in den Leistungsverzeichnissen gemacht. Überdies sieht ein wesentlicher Vertragsbestandteil vor, dass der von den Dienstleistern kalkulierte maximale Zeitaufwand nur noch vergütet wird, sofern die tatsächlichen Arbeitszeiten der beschäftigten Mitarbeiter diesen nachweislich nicht um mehr als 6% unterschreiten. Damit soll eine so genannte „Schattenkalkulation“ des Auftragnehmers unterbunden werden. Darüber hinaus werden Ergebnisverfehlungen der Dienstleister konsequent verfolgt. Dazu wird unter anderem ein Qualitätsmesssystem eingesetzt, welches nach der DIN EN 13549 (Reinigungsdienstleistungen, Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme) zertifiziert ist. Darin werden z.B. folgende Kriterien berücksichtigt: Drucksache 6287/18 - Seite - 3 -  Erreichte monatliche Reinigungsqualität (wurden die vereinbarten Service-Level pro Raumgruppe erreicht)  Anzahl der monatlich nicht abgearbeiteten Reklamationen im Verhältnis zur Anzahl der Reklamationen Wie bereits o.g. wurden ca. 50 % aller Objekte mit der letzten Ausschreibung vergeben und zum 11.01.2018 beauftragt. Es ist jetzt nunmehr notwendig, mit einer weiteren EU-weiten Ausschreibung zu beginnen, da die übrigen Verträge aus dem Jahr 2015 zum 30.06.2019 auslaufen. Hierbei handelt es sich um 102 städtische Objekte mit verschiedenen Nutzungen (Schulen, Kindertagesstätten, Verwaltungsgebäude, Feuerwehrgebäude, Kulturinstitute), die in acht einzelnen Losen ausgeschrieben werden mit einer Gesamtreinigungsfläche von 253 Tsd. m². Um auch der Leistungsfähigkeit von mittelständischen Unternehmen gerecht zu werden, wird eine einzellosweise Vergabe vorgesehen. Maximal soll ein Bieter 2 Lose erhalten. Durch den monatlichen Auftragswert aller acht Lose von ca. 240 Tsd. EUR für die Unterhaltsreinigung ist eine EU-Vergabe unumgänglich, da bei einer Auftragsvergabe der Gesamtauftragswert (für 3 Jahre plus 1 plus 1 Jahr optionaler Verlängerung ca. 14.865 Mio. EUR) über die Vertragslaufzeit zu beachten ist. Für das vorliegende Vergabeverfahren greifen die Schwellenwerte aus der Delegierten Verordnung (EU) 2017/2365 der Kommission vom 18. Dezember 2017 zur Änderung der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates im Hinblick auf die Schwellenwerte für Auftragsvergabeverfahren. Diese liegt demnach seit dem 01.01.2018 für Lieferungen und Dienstleistungen bei 221 Tsd. EUR. Damit liegt der Gesamtauftragswert über dem Schwellenwert. Drucksache 6287/18 - Seite - 4 - Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen 1. Vorlage-Nr. 6287/18 - Mit der Durchführung der Maßnahme ergeben sich folgende Auswirkungen auf die Haushaltswirtschaft: Keine unmittelbaren Auswirkungen Einmalige Auswirkungen X Dauerhafte Auswirkungen Innenauftrag: P 06002120000 BgA Schulturnhallen u.a. Kostenart: 52413100 Fremdreinigung PSP-Element (investiv): 2. Die finanziellen Auswirkungen des Beschlusses sind im Haushaltsplan der Jahre 2019-2022 berücksichtigt. x Ja Nein 3.1 Konsumtiv x Einmalige Auswirkungen Aufwendungen Abzüglich Erträge Saldo Dauerhafte Auswirkungen 14.865.000 Euro 0 Euro 14.865.000 Euro 3.2 Investiv Dauerhafte Auswirkungen Einmalige Auswirkungen Auszahlungen 0 Euro Abzüglich Einzahlungen 0 Euro Saldo 0 Euro Bemerkungen bzw. während der vorläufigen Haushaltsführung Begründung gemäß § 82 Abs. 1 GO: