Verwaltungsvorlage (Soll-Konzept „Weiterentwicklung des Gebäudemanagements der Stadt Krefeld“)

Vorlage des Oberbürgermeisters -öffentlichVorlagennummer Fachbereich 5894/18 - 10 Beratungsfolge Sitzungstermin Beschlussform Ausschuss für Bauen, Wohnen und Mobilität Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Liegenschaften Ausschuss für Verwaltung, Vergabe, Ordnung und Sicherheit Rat 20.11.2018 vorberatend 20.11.2018 vorberatend 20.11.2018 vorberatend 26.11.2018 beschließend Rat 06.12.2018 beschließend Betreff Soll-Konzept „Weiterentwicklung des Gebäudemanagements der Stadt Krefeld“ Beschlussentwurf 1. Der Bauausschuss, Ausschuss für Vergabe, Verwaltung, Ordnung und Sicherheit sowie der Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Liegenschaften beraten die Vorlage der Verwaltung und sprechen ihre Empfehlungen zur Beschlussfassung im Rat aus. 2. Der Rat nimmt die Vorlage der Verwaltung und die Empfehlungen der vorberatenden Ausschüsse zur Kenntnis und beschließt:  den Maßnahmenkatalog des Sollkonzeptes  die Umsetzungen der sich aus dem Maßnahmenkatalog ergebenden Handlungsempfehlungen  Einrichtung der Stellen gemäß der fortschreibungsfähigen Stellenbemessung zum Stellenplan 2019 / 2020 und deren sofortigen Besetzung  die entsprechenden Haushaltsmittel zur Optimierung des zentralen Gebäudemanagements bereit zu stellen.  die Bildung einer eigenbetriebsähnlichen Einrichtung zum 01.01.2020 Reihenfolge des Umlaufs Sachbearbeitung mit Datum FBLeitung mit Datum Mitzeichnung FB: mit Datum FachGBL GB II GB III GB IV GB V GB VI mit Datum mit Datum mit Datum mit Datum mit Datum mit Datum Oberbürgermeister Weiter an Büro OB Drucksache 5894/18 - Seite - 2 - Drucksache 5894/18 - Seite - 3 - Begründung Ausgangssituation/Sachverhaltsdarstellung Die Bildung bzw. Optimierung eines „Zentralen Gebäudemanagements“ bei der Stadt Krefeld ist seit Jahren Thema in der Verwaltung und Politik. Aus diesem Grund wird zunächst ein kurzer Überblick über die Meilensteine der Aktivitäten zur Optimierung des Gebäudemanagements ab 2007 gegeben: Zeitpunkt Juni 2007 November 2007 14.09.2010 Aktivität Beauftragung der Fa. thp und E S T als externe Berater zur Erstellung eines Gutachten „zur Optimierung des Gebäudemanagements in der Stadtverwaltung Krefeld“ Empfehlung der Gutachter: „das Gebäudemanagement in der Betriebsform einer eigenbetriebsähnlichen Einrichtung“ zu organisieren, da diese Betriebsform nach Abwägung der rechtlichen, steuerlichen und organisatorischen Vor- und Nachteile gegenüber anderen Organisations- bzw. Rechtformen am besten geeignet erscheint, die Ziele des Gebäudemanagements in der Stadtverwaltung Krefeld zu erreichen. Beschluss des „Unterausschusses Gebäudemanagements“ zur Bildung eines „Fachbereiches 60 – Zentrales Gebäudemanagement“ Beschluss: 1. Der Unterausschuss Gebäudemanagement empfiehlt dem Rat die Einrichtung eines Fachbereiches ,,Gebäudemanagement". 2. Eine Evaluierung mit dem Ziel der Überprüfung, dem Ausbau sowie der Anpassung der neuen Strukturen ist als begleitender Prozess einzuführen. 3. Folgende Dienste sind in ein zentrales Gebäudemanagement zu überführen:  Planung, Neubau und Gebäudeinstandhaltung für die gesamte Verwaltung o incl. temporärer Aufgaben im Rahmen der Umsetzung von Maßnahmen aus dem Konjunkturpaket ll und des U3-Ausbaus sowie der Erstellung eines Gebäude-, Schadens- und Energiekatasters  Eigentümerfunktion  Telekommunikation - Planung und technischer Service  Feuerversicherungsangelegenheiten  Miet- und Pachtangelegenheiten 4. Die Funktionen ,,Hausmeister, Haustechniker, Hallenwarte, Sportstättenunterhaltungsarbeiter sowie die Betriebsleiter im Badezentrum" verbleiben bis auf Weiteres in den bisherigen Fachbereichen. 5. Die Verwaltung wird beauftragt, unter Berücksichtigung der Empfehlungen für die nächste Sitzung des Rates am 04.11.2010 eine Vorlage zu erstellen, die die noch offenen Fragen unter Einbeziehung des Fragenkataloges gemäß Antrag der Fraktion Bündnis90/Die Grünen vom 14.09.2010 sowie die mündlichen Fragen der FDP-Fraktion beantwortet. 04.11.2010 13.12.2010 Januar 2011 März/Juni 2012 Abstimmungsergebnis: Mehrheitlich bei einer Gegenstimme Beschluss des Rates (zur Kenntnisnahme ohne Veränderung) Organisationsverfügung zur Bildung des FB 60 – Zentrales Gebäudemanagement Beginn Umsetzungsprozess/ Feinkonzeptionierung Stellenbemessungsgutachten der Fa. EST Drucksache 5894/18 - 13.11.2012 31.01.2013 2015 Seite - 4 - Beschluss des Verwaltungsausschusses zur Vorlage im Zusammenhang mit den Stelleneinrichtungen im FB 60 zum Stellenplanverfahren 2013/ 2014. Die Mitglieder des Ausschusses stimmen dem Beschlussvorschlag nicht zu, sondern erteilen einen erneuten Prüfauftrag zur Auslagerung des FB 60 in Form eines Eigenbetriebes. Unterrichtung des Verwaltungsausschusses über den Eingang eines Angebotes für ein nachgehendes Gutachten über die Vor- und Nachteile der Bildung eines Eigenbetriebes für den Bereich des Gebäudemanagements und dem Vorbehalt einer entsprechenden Entscheidung in der Fraktionsvorsitzendenkonferenz (FVK). Anmerkung: Keine Mehrheit für die Erteilung eines Ergänzungsgutachtens durch FVK Zum Stellenplanverfahren 2015 werden nochmals die noch ausstehenden Stellen auf der Basis des Gutachtens 2007 eingebracht und nun befürwortet. Die Umsetzung aller mit der Reorganisation des Gebäudemanagements verbundenen Maßnahmen erfolgte in Anbetracht der wiederholt unklar definierten Zielsetzung nicht reibungslos und lies die gewünschte Zielerreichung vermissen. Auch aufgrund der Wechsel bzw. Vakanzen in der Fachbereichsleitung war es dem FB 60 nicht möglich, die Beschlüsse des Unterausschusses Gebäudemanagement sowie des Rates aus dem Jahre 2010 in dem Zeitraum seit Gründung des FB 60 (01.01.2011) insgesamt umzusetzen: 01.08.2011 – 31.10.2012 – Herr Schavan 01.12.2013 – 31.10.2015 – Frau Bourscheidt 01.12.2017 – a. w. – Herr Jaghou Der FB 60 arbeitete intern mit Unterstützung des FB 10 kontinuierlich an den noch offenen Punkten aus dem Projekt weiter. Das laufende operative Geschäft, vakante Stellen, umfangreiche zeitund personalintensive zusätzliche Aufgaben aus dem Bereich der Flüchtlingssituation, der zusätzlichen Fördermaßnahmen von Bund, Land und der Notwendigkeiten des Ausbaus von Kindertagesstätten und Schulen u. v. m. standen einer kontinuierlichen Weiterentwicklung des FB 60 entgegen. Im Rahmen der Beschlussfassung zum Haushaltsplan 2016 hat der Rat der Stadt Krefeld in seiner Sitzung am 19.05.2016 mehrheitlich mit den Stimmen der haushaltstragenden Fraktionen einen Haushaltsbegleitbeschluss verabschiedet, in dem die Verwaltung beauftragt wird, u.a. auch unter Einbeziehung der Aufgaben des FB 60 einen Wirtschaftsbetrieb der Stadt Krefeld unter dem Dach einer Anstalt des öffentlichen Rechts zu prüfen. Seitens der Verwaltung wurde jedoch eine Integration des FB 60 – Gebäudemanagement in das Projekt „Bildung eines Wirtschaftsbetriebs Krefeld“ für nicht sinnvoll erachtet, da die inhaltliche Aufgabenstellung und spätere Ausrichtung des Wirtschaftsbetriebs (Aufgaben in der Fläche) zu unterschiedlich sind und das Projekt von der Dimension her überfrachtet hätte. Gleichwohl sollte entsprechend den Ausführungen im Haushaltsbegleitbeschluss vom 19.05.2016 in einem separaten Projekt über die zukünftige Ausrichtung des FB 60 – Zentrales Gebäudemanagement entschieden und in einer weiteren Betrachtung geprüft werden, ob sich gemeinsame Synergiepotenziale aus beiden Projekten ergeben. Vor diesem Hintergrund wurde das Projekt zur „Optimierung der Aufgabenwahrnehmung im FB 60 – Zentrales Gebäudemanagement unter Einbeziehung der Betrachtung alternativer Rechts- und Organisationsformen“ initiiert. Drucksache 5894/18 - Seite - 5 - Folgende Projektziele wurden in der Projektvereinbarung festgelegt: Ziel des Projektes ist die Erarbeitung und Darstellung von Alternativmodellen zur Neuausrichtung/Weiterentwicklung der Aufgabenwahrnehmung des FB 60 – Zentrales Gebäudemanagement unter Einbeziehung der Betrachtung alternativer Rechts- und Organisationsformen einschließlich einer nachvollziehbar begründeten Empfehlung für ein bestimmtes Modell an die Entscheidungsträger. Dazu gehört auch eine Überprüfung der Synergiepotentiale sowie eine Analyse der Geschäftsprozesse des gesamten Aufgabenportfolios unter kundenorientierten Gesichtspunkten im Rahmen nachfolgend zu setzender Schwerpunkte:    Steigerung der Effizienz und Effektivität Steigerung der Dienstleistungsqualität Reduzierung der Schnittstellenproblematik. Externe Berater sind insbesondere im Hinblick auf die organisatorischen, rechtlichen, steuerrechtlichen, wirtschaftlichen und personalwirtschaftlich relevanten Aspekte im Zusammenhang mit der Betrachtung alternativer Organisations- und Rechtsformen hinzuzuziehen. Projektaktivitäten Die Projektaktivitäten starteten im Januar 2017 mit der Bildung einer Steuerungs- sowie einer Projektgruppe (bestehend aus Vertreterinnen und Vertreter der FB 10, 14, 20, 21, 30, 52, Gesamtpersonalrat und Gleichstellungsstelle) , die den Prozess begleiteten, Entscheidungen für den Verwaltungsvorstand als Projektlenkungsausschuss vorbereiteten und herbeiführten. Das Sollkonzept wurde in vielen Sitzungen erarbeitet und liegt dieser Vorlage zu Grunde (Anlage). Schwerpunkte bilden dabei der Maßnahmenkatalog (Sollkonzept Ziffer 3, Seite 21 ff) sowie die fortschreibungsfähige Stellenbemessung/Personalbedarfsermittlung (Ziffer 2, Seite 8 ff), die einen Mehrbedarf zum Stellenplan 2019 von rd. 5,5 Stellen verursachen. Einzelheiten hierzu werden durch die externen Berater von RSM und dchp-consulting in der Sitzung vorgestellt. In die Projektarbeit wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachbereiches 60 aktiv: - als Mitglied der Steuerungs-, Projektgruppe oder einer der Arbeitsgruppen - als Interviewpartner einbezogen. Sie wurden regelmäßig im Rahmen von Mitarbeiterversammlungen über den Stand des Projektes informiert. Daneben fanden auch viele Einzelgespräche statt. Die Politik wurde in zwei Sitzungen (Juli 2017 und Juli 2018) über die Ziele des Projektes und den jeweiligen Sachstand informiert. Im Nachgang der letzten Informationsveranstaltungen wurden die präsentierten Unterlagen den Teilnehmenden übersandt. Entsprechend dem Wunsch der Politik aus der Informationsveranstaltung im Juli 2018 werden nachfolgende Themen des Sollkonzeptes in Kurzform vorgestellt: Rechtsform Von besonderer Bedeutung sind sowohl für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch für die Politik die Überlegungen/Empfehlungen zur künftigen Rechtsform des bisherigen Fachbereiches 60 und die sich daraus ergebenden Konsequenzen. Die externen Berater der Fa. RSM, Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft, empfehlen auch im Nachgang des seinerzeitigen Gutachtens der Beratergesellschaft thp aus dem Jahr Drucksache 5894/18 - Seite - 6 - 2007 die Rechtsform der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung insbesondere aus Gründen verbesserter Steuerungsmöglichkeiten, Stärkung der Eigentümerfunktion und Budgetverantwortung sowie der Herstellung verbesserter Kostentransparenz. Vorteil einer eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Gebäudemanagement Krefeld“ gegenüber anderen Rechtsformen wie beispielsweise einer Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) ist ihre Steuerneutralität. Im Vergleich zum bisherigen als Regiebetrieb geführten FB 60 bleibt die steuerliche Situation unverändert. Durch die empfohlene Übertragung der Grundstücke und Gebäude auf die eigenbetriebsähnliche Einrichtung kommt es weder zu Belastungen mit Grunderwerbssteuer, noch gibt es ertragssteuerliche Folgen in Bezug auf die bestehenden Betriebe gewerblicher Art (z.B. Eishallen, BgA Bäder, BgA Schulsporthallen etc.). Auch der Leistungsaustausch des ZGM mit den Fachbereichen/Einrichtungen innerhalb der Stadtverwaltung bleibt weiterhin umsatzsteuerfrei. Einzelheiten dieser Thematik sind dem Sollkonzept (Anlage 1) sowie der separaten Ausführung der externen Berater zur Rechtsformwahl (Anlage 2) zu entnehmen. Die für die Bildung einer eigenbetriebsähnlichen Einrichtung erforderlichen Unterlagen (Betriebssatzung, Wirtschaftsplan, etc.) werden den zuständigen Ausschüssen sowie dem Rat rechtzeitig im Laufe des Jahres 2019 zur Beschlussfassung vorgelegt. Personalrechtliche/stellenplanmäßige Aspekte a) Arbeitsvertragliche Auswirkungen Bei der Überführung eines Fachbereiches in eine eigenbetriebsähnliche Einrichtung werden keine Änderungen der Arbeitsverträge erforderlich. b) Überleitung/Gestellung Die Beschäftigten bleiben Mitarbeiter/innen der Stadt. Es sind keine Abordnungen/Gestellungen von der Stadt zur eigenbetriebsähnlichen Einrichtung erforderlich. Ein Widerspruch der Mitarbeiter/innen ist nicht möglich, da sich weder eine Änderung des Arbeitgebers/Dienstherrn noch Änderungen im Arbeitsvertrag ergeben. c) Ausweisung im kommunalen Stellenplan Die Stellen der Beamten verbleiben im städtischen Stellenplan. Die Stellen der Beschäftigten werden als Anlage im Wirtschaftsplan abzubilden sein und als Anlage zum kommunalen Stellenplan ausgewiesen/nachrichtlich aufgeführt. d) Stellenbedarfsbemessung Im Rahmen des Projektes wurde eine detaillierte Stellenbedarfsbemessung durchgeführt, auf die im Sollkonzept auch Bezug genommen wird. Aus datenschutzrechtlichen Aspekten ist eine Abbildung nicht möglich. Einhaltung der Regelungen des LPVG Die Personalvertretung war als Mitglied in der Projektgruppe in alle Projektaktivitäten eingebunden. Eine Beteiligung sowie die Einholung der offiziellen Zustimmung i.R.d. Organisationsänderung gem. den Regelungen des LPVG wird seitens der Verwaltung gewährleistet. Umsetzungsphase Es ist beabsichtigt, die eigenbetriebsähnliche Einrichtung aufgrund der noch anstehenden umfangreichen Abstimmungen und Vorarbeiten (u.a. finanzwirtschaftlicher Art) erst zum 01.01.2020 zu gründen. Diese Zeit soll auch genutzt werden, um die Maßnahmen lt. Sollkonzept einzuleiten oder bereits abzuschließen. Die Umsetzung wird durch die externen Berater begleitet. Drucksache 5894/18 - Anlage(n): (1) 2018.08.20_Anlage 2_Vorteile eigenbetriebsähnliche Einrichtung (2) Anlage 1_Sollkonzept, Stand 19.09 Seite - 7 - Drucksache 5894/18 - Seite - 8 - Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen 1. Vorlage-Nr. 5894/18 - Mit der Durchführung der Maßnahme ergeben sich folgende Auswirkungen auf die Haushaltswirtschaft: Keine unmittelbaren Auswirkungen Einmalige Auswirkungen x Dauerhafte Auswirkungen Innenauftrag: P Kostenart: PSP-Element (investiv): 2. Die finanziellen Auswirkungen des Beschlusses sind im Haushaltsplan des Jahres 2018 berücksichtigt. Ja x Nein 3.1 Konsumtiv x Einmalige Auswirkungen Aufwendungen Dauerhafte Auswirkungen 560.000 Euro Abzüglich Erträge 0 Euro Saldo 0 Euro 3.2 Investiv Dauerhafte Auswirkungen Einmalige Auswirkungen Auszahlungen 0 Euro Abzüglich Einzahlungen 0 Euro Saldo 0 Euro Bemerkungen bzw. während der vorläufigen Haushaltsführung Begründung gemäß § 82 Abs. 1 GO: Die Personalkosten wurden auf der Grundlage der Stellenbemessung ermittelt (5,5 Stellen nach EG 12 TVöD = ca. 500.000 Euro). Für die Sachkosten wurden 6 Arbeitsplätze mit je 9.700 EUR (Kosten eines Arbeitsplatzes gemäß Gutachten der KGST) zugrunde gelegt (ca. 60.000 Euro).