Verwaltungsvorlage (Beratung über den Entwurf des Haushaltsplans 2019 und des Haushaltssicherungskonzeptes)

Vorlage des Oberbürgermeisters -öffentlichVorlagennummer Fachbereich 6057/18 - III Beratungsfolge Ausschuss für Verwaltung, Vergabe, Ordnung und Sicherheit Sitzungstermin Beschlussform 30.10.2018 Betreff Beratung über den Entwurf des Haushaltsplans 2019 und des Haushaltssicherungskonzeptes Beschlussentwurf Dem Vorschlag der Verwaltung die Konsolidierungsmaßnahmen III-01, III-04 und III-07 in der 4. Fortschreibung des Haushaltssicherungskonzeptes anzupassen wird zugestimmt. Reihenfolge des Umlaufs Sachbearbeitung mit Datum FBLeitung mit Datum Mitzeichnung FB: mit Datum FachGBL GB II GB III GB IV GB V GB VI mit Datum mit Datum mit Datum mit Datum mit Datum mit Datum Oberbürgermeister Weiter an Büro OB Drucksache 6057/18 - Seite - 2 - Begründung Geschäftsbereich III: III-01: Optimierung der digitalen Infrastruktur 3. Fortschreib. HH 2018 Veränderung 4. Fortschreib. HH 2019 2016 0 2017 250.000 2018 250.000 2019 440.000 2020 460.000 0 0 0 250.000 0 250.000 -190.000 250.000 0 460.000 Begründung: Die HSK-Maßnahme steht in enger Verbindung zum Projekt „Digitalisierung und Prozessmanagement“. Die Digitalisierung der Verwaltungsleistungen wird durch die aktuelle Gesetzgebung auch auf Bundes– und Länderebene mit höchster Priorität vorangetrieben, damit bis 2022 alle wesentlichen Verwaltungsdienstleistungen medienbruchfrei und in elektronischer Form über einen Portalverbund Bund – Länder – Kommunen angeboten werden können. Damit die Stadtverwaltung diesen Anforderungen gerecht werden kann, wurde das Projekt „Digitalisierung und Prozessmanagement“ erweitert, um die Grundlagen für das moderne, medienbruchfreie Arbeiten mehrstufig und aufeinander aufbauend zu schaffen. Die für die Digitalisierung der Verwaltungstätigkeit erforderlichen Bausteine und weitergehenden Entwicklungsnotwendigkeiten stellen sich wie folgt dar: Gefüge für die Digitalisierung der Verwaltungstätigkeit: Baustein 1: Scannen des Papierbestandes in elektronische Archive Die erste zwingen Voraussetzung für das moderne Arbeiten ist das Scannen des vorhandenen Papieraktenbestandes und dessen revisionssichere Speicherung in elektronischen (Zwischen-) Archiven. Damit wird die Informationsgrundlage für die weiteren Digitalisierungsschritte geschaffen. Baustein 2: Dokumentenmanagement Die Führung elektronischer Vorgänge in einem leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist aufbauend auf den elektronischen (Zwischen-) Archiven der zweite Baustein für die medienbruchfreie, digitale Vorgangsbearbeitung und somit für das moderne Arbeiten. Baustein 3: Prozessbeschreibung und –optimierung Aufbauend auf den elektronischen (Zwischen-) Archiven und dem DMS können elektronisch unterstützte, medienbruchfreie Arbeitsprozesse abgewickelt werden. Diese sind der dritte Baustein für das moderne Arbeiten. Die Stadtverwaltung Krefeld erfüllt rund 2.300 verschiedene Aufgaben mit einer ebenso großen Vielfalt von Arbeitsprozessen. Deren aktuellen Abläufe müssen beschrieben, auf Optimierungspotenziale untersucht und mit Hilfe geeigneter IT-Anwendungen (Fachanwendung, DMS, ZMS) elektronisch neu gestaltet werden. Drucksache 6057/18 - Seite - 3 - Baustein 4: Bürgerservices / Bürgerpartizipation Medienbruchfreie Bürgerservices und Partizipationsangebote können auf Grundlage der Bausteine 1 – 3 bereitgestellt werden. Schnittstelle zu den Kundinnen und Kunden ist dabei das Internet. Zu diesem Angebot gehören: - die Online-Services der Stadtverwaltung - das (mehrsprachige) Formularangebot - das Bürgerkonto NRW - der Portalverbund Bund-Länder-Kommunen - der Einsatz eines Chat-Bots (mehrsprachig) - Open Data und vieles mehr. Im weiteren wird auf die Vorlage 5705/18 und die mündlichen Ausführungen in der der Sitzung des Ausschusses für Verwaltung, Vergabe, Ordnung und Sicherheit am 13.09.2018 verwiesen. Die flächendeckende Umsetzung der Digitalisierung in der Verwaltung wird zu einer erheblichen qualitativen Verbesserung führen. Vor allem dient sie jedoch der künftigen Sicherstellung der gesetzeskonformen Aufgabenerfüllung durch die Stadtverwaltung in Zeiten des demografischen Wandels sowie zur Steigerung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit. Der Gesamtnutzen ist erst nach konsequenter Umsetzung aller Bausteine zu erreichen. Die Anpassung erfolgt aufgrund aktueller Entwicklungen. III-04: Aufbau- und Ablauforganisation städtischer Fachbereiche 3. Fortschreib. HH 2018 Veränderung 4. Fortschreib. HH 2019 2016 0 2017 540.000 2018 540.000 2019 540.000 2020 540.000 0 0 0 540.000 0 540.000 190.000 730.000 0 540.000 Begründung: Es wird auf die Erläuterung der HSK-Maßnahme verwiesen. Folgende Einzelmaßnahmen korrespondieren mit dieser Maßnahme:  Überprüfung der Synergiepotenziale durch Zusammenführung/Bündelung der Aufgabenportfolios aus den Bereichen 52 - Sport und Bäder (s. auch HSK-Maßnahme VI - 06), 60 Gebäudemanagement, 66 - Tiefbau, 67 - Grünflächen, 75 - Stadtentwässerung und weiterer technischer Fachbereiche in einer Organisationseinheit (vorzugsweise in einer Anstalt öffentlichen Rechts AöR) unter Einbeziehung der in Krefeld vorgehaltenen Betriebshöfe (s. auch HSK-Maßnahme V - 20: Zentralisierung Betriebshöfe).  2. Neustrukturierung der Ausländerabteilung mit dem Ziel zur Bildung des Fachbereichs 56 – Migration und Integration Ebenso schafft das Digitalisierungsprojekt wesentliche Voraussetzungen für eine Neuorganisation der Verwaltungsabläufe. Als nächste Aktivitäten sind die Fortschreibung des Brandschutzbedarfsplanes sowie die Neuerstellung des Katastrophenschutzplanes der Stadt Krefeld bei zeitgleicher Untersuchung der derzeitigen organisatorischen und personellen Situation sowie der Ausrüstung in Bezug auf das aktuelle Drucksache 6057/18 - Seite - 4 - und zukünftige Sicherheitsniveau der Stadt Krefeld unter Beteiligung von externen Beratern geplant. Zudem ist eine Organisationsuntersuchung des Fachbereichs 53 –Gesundheit mit externer Beratungsunterstützung vorgesehen. Die Anpassung erfolgt aufgrund aktueller Entwicklungen. III-07: Gebührenerhebung für den Einsatz der Beschallungsanlage (Verzicht) 3. Fortschreib. HH 2018 Veränderung 4. Fortschreib. HH 2019 2016 8.000 2017 8.000 2018 8.000 2019 8.000 2020 8.000 0 8.000 0 8.000 0 8.000 -8.000 0 -8.000 0 Begründung: In den letzten Jahren konnten aufgrund fehlender Aufträge keine Erträge generiert werden. Die Maßnahme soll nunmehr aufgegeben werden. Dies hat im Ergebnis keine Auswirkungen, da der Ertrag auf Null gesetzt und zur Kompensation Aufwand in gleicher Höhe reduziert wurde. Anlage(n): (1) HSK-Maßnahmenblätter III-01, III-04, III-07 Drucksache 6057/18 - Seite - 5 - Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen 1. Vorlage-Nr. 6057/18 - Mit der Durchführung der Maßnahme ergeben sich folgende Auswirkungen auf die Haushaltswirtschaft: Keine unmittelbaren Auswirkungen Einmalige Auswirkungen x Dauerhafte Auswirkungen Innenauftrag: siehe Anlage P Kostenart: PSP-Element (investiv): 2. Die finanziellen Auswirkungen des Beschlusses sind im Haushaltsplan des Jahres 2019 berücksichtigt. X Ja Nein 3.1 Konsumtiv x Einmalige Auswirkungen Aufwendungen 0 Euro Abzüglich Erträge 0 Euro Saldo 0 Euro Dauerhafte Auswirkungen 3.2 Investiv Dauerhafte Auswirkungen Einmalige Auswirkungen Auszahlungen 0 Euro Abzüglich Einzahlungen 0 Euro Saldo 0 Euro Bemerkungen bzw. während der vorläufigen Haushaltsführung Begründung gemäß § 82 Abs. 1 GO: Die Verschiebung innerhalb der HSK-Maßnahmen ist budgetneutral.