Verwaltungsvorlage (Bericht zur personellen Auslastung und Ausstattung der Bürgerbüros in den Krefelder Stadtteilen - Antrag der CDU-Fraktion vom 14.06.2018 (Vorlagen-Nr. 5459/18 E))

Vorlage des Oberbürgermeisters -öffentlichVorlagennummer Fachbereich 5731/18 - 31 Beratungsfolge Ausschuss für Verwaltung, Vergabe, Ordnung und Sicherheit Sitzungstermin Beschlussform 30.10.2018 zur Kenntnis Betreff Bericht zur personellen Auslastung und Ausstattung der Bürgerbüros in den Krefelder Stadtteilen - Antrag der CDU-Fraktion vom 14.06.2018 (Vorlagen-Nr. 5459/18 E) Beschlussentwurf Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen. Reihenfolge des Umlaufs Sachbearbeitung mit Datum FBLeitung mit Datum Mitzeichnung FB: mit Datum FachGBL GB II GB III GB IV GB V GB VI mit Datum mit Datum mit Datum mit Datum mit Datum mit Datum Oberbürgermeister Weiter an Büro OB Drucksache 5731/18 - Seite - 2 - Begründung Die Stadt Krefeld verfügt aktuell über acht Bezirksverwaltungsstellen (Mitte, Hüls, Nord, Bockum, Uerdingen, Süd, Fischeln, Oppum) sowie zwei Nebenstellen (Traar und Linn) in neun Stadtbezirken. Dies stellt für eine kreisfreie Stadt mit rd. 230.000 Einwohnern ein überdurchschnittliches und gutes Dienstleistungsangebot mit freier Wahlmöglichkeit der Bezirksverwaltungsstelle an alle Bürgerinnen und Bürger dar. Zur Wahrnehmung des Dienstleistungsangebotes in den Bezirksverwaltungsstellen stehen dem Fachbereich Bürgerservice sechs Teamkoordinatoren/innen und 21,5 Vollzeitäquivalenten sowie drei Springkraftstellen zur Verfügung. Die Stellenanzahl in den Bezirksverwaltungsstellen ist im Mehrjahresvergleich 2016 bis 2018 konstant geblieben. Durch die hohe Anzahl von Bezirksverwaltungsstellen ist grundsätzlich jederzeit sichergestellt, dass den Bürgerinnen und Bürgern genügend ortsnahe Alternativstandorte zur Verfügung stehen, auch dann, wenn es zu Ausfallzeiten bei einzelnen Bezirksverwaltungsstellen kommen sollte. Die Summe der Schließstunden / Sprechzeitenausfälle in den Bezirksverwaltungsstellen im Vergleich zum Gesamtsollstundenaufkommen der Jahresöffnungszeiten ist in der Anlage 1 für das Jahr 2016, in Anlage 2 für das Jahr 2017 sowie für das Jahr 2018 (Stichtag 30.09.2018) in Anlage 3 dargestellt. Der Schließ- und Sprechzeitenausfall im Verhältnis zum Gesamtsollstundenaufkommen der Jahresöffnungszeiten aller Bezirksverwaltungsstellen lag z.B. im Jahr 2017 unter 6%. Gründe, die zu Sprechzeitenausfällen bzw. zur Schließung von Bezirksverwaltungsstellen führen, sind vielschichtig. Unbesetzte Stellen, mangelnde Bewerber/innen-Auswahl, umfangreiche und zeitintensive Einarbeitungszeiten, aber auch lange Krankheits- und Abwesenheitszeiten sind hier zu nennen. Zu den Fehl- und Krankheitszeiten bleibt anzumerken, dass aus datenschutzrechtlichen Gründen und zum Schutz der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine detaillierte Darstellung bezogen auf die einzelnen Bezirksverwaltungsstellen bzw. auf einzelne Organisationseinheiten nicht in Betracht kommt. Die Sicherheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter muss immer oberstes Gebot sein. Die Verwaltung hat sich mit dem Sicherheitskonzept der Sicherheit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in besonderem Maße verpflichtet, mit dem Ziel, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Gefährdungen, die im täglichen Arbeitsablauf entstehen können, zu bewahren. Alle Fachbereichs- und Institutsleitungen sind demnach unter Sicherheitsaspekten u.a. gehalten, „Alleinarbeit“ zu reduzieren und darauf zu achten, dass bei kritischen Vorsprachen oder Aufgabenstellungen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht isoliert tätig werden. Mit Blick darauf, dass in den Bezirksverwaltungsstellen Barkassen vorgehalten werden und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gelegentlich mit unzufriedenem Klientel (z.B. aufgrund langer Wartezeiten) zu tun haben und der Gefahr konfliktträchtiger Gespräche mit nicht zu unterschätzendem Eskalationspotenzial (z.B. bei gefälschten Pässen) ausgesetzt sind, ist die Besetzung eines Bürgerbüros mit lediglich einer Kraft grundsätzlich nicht tragbar und widerspricht der städtischen Selbstverpflichtung. Der Fachbereich Bürgerservice arbeitet bereits an verschiedenen Maßnahmen und Lösungsansätzen, die zu einer Verbesserung der Verlässlichkeit in den Bezirksverwaltungsstellen führen sollen. Hierzu zählen:   Besetzung von Stellen im Vorgriff auf deren Freiwerden Maßnahmen zur Reduzierung krankheitsbedingter Ausfallzeiten Drucksache 5731/18 -   Seite - 3 - Prüfung von Möglichkeiten zur künftigen Einbindung der Teamkoordinatoren/innen in die fachliche Aufgabenerfüllung Prüfung der Ertüchtigung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus dem BackOfficeBereich des Melde- und Passwesens als eine Art „Eiserne Reserve“ (Verstärkte Ausbildung zu Generalisten) Anmerkung: Es ist beabsichtigt, zwei zusätzliche Springkraft-Stellen zum Stellenplan 2019 einzurichten. Darüber hinaus wird die strategische/perspektivische Neuausrichtung des Fachbereiches Bürgerservice folgende zentrale Elemente beinhalten: Abwicklung des Dienstleistungsangebotes von „zuhause“ aus (Ausbau eGovernment) Hierzu zählt die sukzessive Ausweitung des digitalen Serviceangebotes im Rahmen der rechtlichen und technischen Weiterentwicklung einschließlich einhergehender organisatorischer Anpassungen. Damit soll der technischen Entwicklung und den immer größer werdenden Erwartungen der Gesellschaft an eine moderne, flexible und bürgerfreundliche Verwaltung Rechnung getragen werden. Präsenzangebot vor Ort Es ist beabsichtigt, eine zukunftsorientierte, moderne und kunden-/mitarbeiterfreundliche Weiterentwicklung des Bürgerservices vor Ort, durch Ausbau von zwei zentralen, verkehrstechnisch gut erreichbaren Hauptstandorten sicherzustellen. Damit einhergehend ist die Anpassung der bisherigen Öffnungszeiten bei gleichzeitiger Einführung einer onlinegestützten Terminvereinbarung, zusätzlich zur persönlichen Vorsprache vor Ort, vorgesehen. Ziel ist es, dies in den nächsten fünf Jahren umzusetzen, wobei hier sicherlich eine Abhängigkeit zum weiteren Verlauf des Gesetzgebungsverfahrens besteht. Anlage(n): (1) Soll-Ist Vergleich Öffnungsstunden Bürgerbüros 2016 (2) Soll-Ist Vergleich Öffnungsstunden Bürgerbüros 2017 (3) Soll-Ist Vergleich Öffnungsstunden Bürgerbüros 2018 (Stand 30.09.2018) Drucksache 5731/18 - Seite - 4 - Finanzielle Auswirkungen Finanzielle Auswirkungen Vorlage-Nr. 5731/18 - 1. Mit der Durchführung der Maßnahme ergeben sich folgende Auswirkungen auf die Haushaltswirtschaft: X Keine unmittelbaren Auswirkungen Einmalige Auswirkungen Dauerhafte Auswirkungen Innenauftrag: P Kostenart: PSP-Element (investiv): 2. Die finanziellen Auswirkungen des Beschlusses sind im Haushaltsplan des Jahres 2018 berücksichtigt. Ja Nein 3.1 Konsumtiv Dauerhafte Auswirkungen Einmalige Auswirkungen Aufwendungen 0 Euro Abzüglich Erträge 0 Euro Saldo 0 Euro 3.2 Investiv Dauerhafte Auswirkungen Einmalige Auswirkungen Auszahlungen 0 Euro Abzüglich Einzahlungen 0 Euro Saldo 0 Euro Bemerkungen bzw. während der vorläufigen Haushaltsführung Begründung gemäß § 82 Abs. 1 GO: