Archiv (Förderung der elektronischen Verwaltung (eGov-Konzept) und Handlungskonzept Digitalisierung)

- Antrag der SPD-Fraktion vom 18.07.2016 - Antrag der CDU-Fraktion vom 28.07.2016 TOP Vorlage des Oberbürgermeisters der Stadt Krefeld öffentlich Datum 29.08.2016 Nr. 2933 /16 Anlage-Nr. FB/Geschäftszeichen: - Beratungsfolge: Sitzungstermin: Ausschuss für Verwaltung, Vergabe, Ordnung und Sicherheit 08.09.2016 Betreff Förderung der elektronischen Verwaltung (eGov-Konzept) und Handlungskonzept Digitalisierung - Antrag der SPD-Fraktion vom 18.07.2016 - Antrag der CDU-Fraktion vom 28.07.2016 Beschlussentwurf: Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen. Unmittelbare finanzielle Auswirkungen ja Finanzielle Auswirkungen und Begründung auf den Folgeseiten X nein Begründung Seite 1 Finanzielle Auswirkungen Vorlage-Nr. 2933 /16 Die unmittelbaren finanziellen Auswirkungen des Beschlusses sind im Haushaltsplan berücksichtigt: ja nein Innenauftrag: Kostenart: PSP-Element: Nach Durchführung der Maßnahme ergeben sich keine Auswirkungen auf die Haushaltswirtschaft: Personalkosten Sachkosten Kapitalkosten (Abschreibungen oder Zinsen) Kosten insgesamt abzüglich 0,00 EUR - Erträge - Einsparungen 0,00 EUR Bemerkungen Begründung Seite 2 Die Verwaltung verweist auf den Sachstandsbericht zu TOP 9 E-Government und E-Payment (Vorlage Nr. 2468/16) der 12. Sitzung des AVVOS vom 07.04.2016. Am 16.07.2016 trat das am 06.07.2016 verabschiedete E-Government-Gesetzes NRW (EGovG NRW) in Kraft. Ziel ist, durch Abbau rechtlicher Hindernisse die elektronische Kommunikation mit und innerhalb der öffentlichen Verwaltung zu erleichtern. Es ermöglicht dem Land und den Kommunen über Verwaltungsebenen hinweg einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere, elektronische Verwaltungsdienste anzubieten. Hierbei orientiert sich das E-Government-Gesetz NRW an den wesentlichen Regelungen des E-Government-Gesetzes des Bundes, das bereits 2013 in Kraft getreten ist. Im Zusammenhang mit der jährlichen Planung zur Fortentwicklung der Informationstechnik in der Stadtverwaltung Krefeld wird der Auf- und Ausbau von E-Government seit Jahren als Schwerpunktaktivität berücksichtigt und hierfür notwendige finanzielle und personelle Aufwände eingeplant. Für die Planung ab 2014 wurden Vorschriften des E-Government-Gesetzes des Bundes aufgegriffen, auf ihr Umsetzungspotential für Kommunen analysiert und priorisiert. Auf Initiative der Stadt Krefeld werden darüber hinaus verstärkt Grundsatzaktivitäten im Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein zum Ausbau von E-Government (E-Akte, digitale Archivierung u.v.m.) in die jährliche Planung für den Verband aufgenommen. Erwartungsgemäß greift das E-Government-Gesetz NRW die wesentlichen Vorschriften des Bundesgesetzes auf. Davon abweichende Regelungen werden in die künftige Planung aufgenommen. Das neue EGovG NRW enthält sowohl Verpflichtungen als auch Ermächtigungen, die teilweise die Behörden des Landes aber auch die Kommunen betreffen. Alle Verpflichtungen, die in der Anlage nur für Landesbehörden aufgeführt sind, gelten als Ermächtigung für die Kommunen, sofern diese unter Berücksichtigung der personellen und finanziellen Ressourcen wirtschaftlich umsetzbar sind. Die in der Anlage dargestellten Ermächtigungen und Verpflichtungen gelten ab Verkündigung des Gesetzes, sofern keine abweichenden Regelungen getroffen sind. Nachfolgend werden die aktuellen Schwerpunkte näher erläutert, die wesentliche Auswirkungen auf das zukünftige Verwaltungshandeln haben werden. Elektronische Aktenführung (§§ 9, 10 , 11 EGovG NRW) Die Möglichkeit zur elektronischen Aktenführung wird derzeit durch mehrere Aktivitäten vorbereitet. a) Elektronische Aktenführung (§ 9 EGovG NRW) Die Einführung elektronischer Akten setzt den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) voraus. Der Verband KRZN hat sich bereits seit 2000 mit diesem Thema auseinander gesetzt. Da seinerzeit kein Marktanbieter in der Lage war, eine funktionsfähige Anwendung zur Verfügung zu stellen, wurde eine Eigenentwicklung durchgeführt. Die Änderung der Gesetzeslage (EGovG Bund + NRW) hat dazu geführt, die bestehende Infrastruktur durch das KRZN und die Verbandsanwen- Begründung Seite 3 der auf ihre Zukunftsfähigkeit zu überprüfen. Im Rahmen einer Markterkundung wurden verschiedene DMS Systeme vorgestellt. Die Entscheidung über die Auswahl findet im Rahmen einer Europaweiten Ausschreibung statt. Das Ausschreibungsverfahren soll Endes des II. Quartals 2017 abgeschlossen sein. Im Anschluss findet eine Überprüfung der Angebote sowie eine Teststellung statt. Die Auswahl eines neuen DMS soll Ende 2017 abgeschlossen sein, sodass im I. Quartal 2018 mit einer Produktivsetzung des Systems zu rechnen ist. Für die Einführung des DMS ist eine konzeptionelle Vorarbeit erforderlich, die die Erhebung der Geschäftsprozesse in der gesamten Stadtverwaltung Krefeld notwendig macht, um ein Aktenplankonzept ein Datenbank- und Ablagekonzept und ein Berechtigungskonzept zu entwickeln. Aufgrund der Größe, der Komplexität der Aufgabe und der für die Umsetzung notwendigen personellen und finanziellen Ressourcen, ist eine Einführung nur bereichsweise und über mehrere Jahre möglich. Es ist beabsichtigt, diese in einem Projekt zu begleiten. Darüber hinaus müssen die in den Fachbereichen eingesetzten Fachverfahren um die Komponenten E-Akte und elektronische Vorgangsbearbeitung (Workflow) erweitert werden. Hierzu wurden seitens der Stadt Krefeld bereits entsprechende Anmeldungen zum Produktentwicklungsplan des KRZN vorgenommen. Aufgrund des daraus resultierenden Aufwandes können die Erweiterungen der Fachverfahren nur sukzessive erfolgen. Für die Produktentwicklungsplanung 2017 ist die Entwicklung einer E-Akte für das Sozialhilfeverfahren vorgesehen. b) Digitalisierung und Vernichtung von Aktenbeständen (§ 10, 11 EGovG NRW) Die alleinige Einführung einer E-Akte reicht für eine vollständige elektronische Aktenführung nicht aus. Hierfür ist auch die Digitalisierung der vorhandenen Papieraktenbestände und die Anbindung an ein kulturhistorisches Archiv notwendig. Im Jahr 2015 richtete der Verwaltungsvorstand deshalb ein Projekt zur Digitalisierung von Aktenbeständen ein. Zunächst betrachtet werden hierbei die Aktenbestände der Fachbereiche, die für den Rückzug in ein zukünftiges Stadthaus vorgesehen sind. Hierbei handelt es sich um einen Bestand von über 10 Kilometern Papierakten. Die größten Aktenbestände befinden sich in den Fachbereichen Bauaufsicht und Zentraler Finanzservice und Liegenschaften (Steuerakten). Bereits 2013 wurde mit einer Voruntersuchung zur Digitalisierung der Bauakten begonnen. Seit 2014 werden laufend die neu abgeschlossen Vorgänge digitalisiert und in eine elektronische Registratur übernommen. Ab November 2016 werden die vorhandenen 80.000 Bauakten geprüft, elektronisch registriert und eine Digitalisierung durch einen Drittanbieter vorbereitet. 2015 wurden Vorarbeiten zur Digitalisierung der Steuerakten getroffen. Seitdem wurden schrittweise mit der Digitalisierung folgender Aktenbestände begonnen: 01.01.2016 Gewerbesteuerakten (laufende Geschäftsvorfälle, Papieraktenbestand 10.000 Stück), voraussichtlicher Abschluss im I. Quartal 2017 01.01.2016 Zweitwohnsitzsteuer (alle Papiervorgänge werden von Anfang an digitalisiert, sodass hier keine Papierakten entstehen ) Begründung - Seite 4 II. Quartal 2016 SEPA-Mandate (neue SEPA-Mandate) 01.06.2016 Grundbesitzabgaben, Vergnügungssteuer, Hundesteuer (laufende Geschäftsvorfälle) - 10/2016 Vergnügungssteuer (Papieraktenbestand) Aufgrund der Lagerbedingungen und des Platzmangels der Grabakten auf dem Hauptfriedhof wurde auch dort mit der Digitalisierung der laufenden Vorgänge und der Papieraktenbestände begonnen. Es ist beabsichtigt, für die großen Aktenbestände Drittanbieter in Anspruch zu nehmen. Hierfür ist eine europaweite Ausschreibung notwendig. Da abzusehen ist, dass im Verbandsgebiet des KRZN aufgrund des E-Government-Gesetzes NRW ähnliche Anforderungen entstehen werden, wurde entschieden, die Ausschreibung für die Stadt Krefeld in Form eines Rahmenvertrages vom KRZN durchführen zu lassen und für übrige Verbandskommunen zu öffnen. Das Vergabeverfahren wird voraussichtlich Ende 2016 abgeschlossen sein. Nach Abschluss des Rahmenvertrages sollen zunächst die Bestandspapierakten aus dem Bereich der Grundbesitzabgaben (85.000 Stück) zur Digitalisierung vergeben werden. Finanzielle Mittel für die Digitalisierung weiterer Papierbestände werden zur Finanzplanung der nächsten Jahre angemeldet werden. c) Einführung innovativer Verfahren Die Entwicklung neuer, innovativer Verfahren wird über den Produktentwicklungsplan des KRZN gesteuert. Hierzu trägt die Stadt Krefeld jährlich mit ihren Anmeldungen bei. Beispielhaft sei hier die Entwicklung einer neuen, modernisierten Wahlergebnispräsentation genannt, die für alle Endgeräte (auch mobil) optimiert ist. Zur Landtagswahl 2017 soll die Wahlscheinbeantragung im Internet erweitert werden. Mobile Endgeräte sollen unter Nutzung eines QR-Codes die Wahlscheinbeantragung ermöglichen. Zur Einführung elektronischer Geschäftsabläufe wird derzeit im Verband ein einheitlicher Prozess zur elektronischen Rechnungsabwicklung erstellt. Dieser dient nicht nur dazu, die bisherigen Papierrechnungen elektronisch zahlbar zu machen, sondern auch als Vorbereitung der EURichtlinie 2014/55/EU die öffentliche Verwaltungen zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet. Dazu wurde bereits eine Projektgruppe bei der Stadtverwaltung Krefeld eingerichtet, die den Einführungsprozess begleitet. Die obige Darstellung verdeutlicht, dass für alle umzusetzenden Maßnahmen, die aus dem EGovG NRW resultieren, eine Anschubinvestition personeller und finanzieller Art notwendig ist. Das größtmögliche durch E-Government realisierbare Einsparpotential ist erst nach vollständiger Umsetzung aller Maßnahmen in der gesamten Stadtverwaltung möglich. Eine punktuelle Umsetzung erreicht auch nur eine punktuelle Ersparnis. Aufgrund der starken Abhängigkeit der einzelnen Maßnahmen und im Vorgriff auf das neue EGovG NRW wurde mit der Erstellung eines E-Government-Konzeptes begonnen. Die Verwaltung wird das Konzept nach Fertigstellung dem AVVOS vorstellen. Begründung Seite 5 Bezüglich des Anschlusses an die Behördenrufnummer D 115 wird auf den Tagesordnungspunkt "Behördennummer 115" der heutigen Sitzung verwiesen. Anlage zur Vorlage: Förderung der elektronischen Verwaltung (eGov-Konzept) und Handlungskonzept Digitalisierung Verpflichtungen und Ermächtigungen durch das EgovG NRW Was Wer? Barrierefreiheit (§ 2 EGovG NRW) Elektronischer Zugang zur Verwaltung einschließlich Verschlüsselungsverfahren (§3 Abs. 1 EGovG NRW) Einrichtung De-Mail Adresse (§3 Abs. 2 EGovG NRW) Nutzung eID Funktion in elekt. Verfahren (§3 Abs. 3 EGovG NRW) Alle Alle (Behörden i.S.d. § 1 EGovG NRW) Alle Antwort an Extern auf elektronischem Weg, falls möglich (§4 Abs. 1 EGovG NRW) Elektronische Verwaltungsverfahren (01.01.2021; §5 Abs. 1 EGovG NRW) Informationen in öffentlich zugänglichen Netzen (§6 Abs. 1 EGovG NRW) Dienstleistungen und Formulare elektronisch (§6 Abs. 2 EGovG NRW) Elektronische Bezahlmöglichkeiten (01.01.2019; §7 Abs. 1 EGovG NRW) Verpflichtung / Ermächtigung Verpflichtung Verpflichtung Sachstand Krefeld Verpflichtung In Vorbereitung; Adresse ist seit 2014 reserviert Verpflichtung Nutzung zur Online Abmeldung von KFZ (i-KFZ) Alle Verpflichtung Die Verbreitung der eID sehr gering (< 10 %). Zwei Gründe: Verfahren ist sehr kompliziert, Kartenlesegerätes zum Auslesen der eID notwendig, zusätzliche Kosten für die Bürgerinnen und Bürger. Erledigt Alle Verpflichtung z.T. über Onlineformulare + Online Services erledigt Alle Verpflichtung Erledigt (Internetauftritt) Alle Verpflichtung Erledigt s.o. Alle Verpflichtung i-KFZ, Urkundenportal, QR-Code auf „Knöllchen“, Bankverbindung im Impressum Alle Erledigt Wird seit 2010 über die E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle vps@krefeld.de realisiert Elektronische Aktenführung (§9 Abs. 3 EGovG NRW) Vernichtung bereits digitalisierter Papierakten (§10 Abs. 2 EGovG NRW) Elektronische Verwaltungsabläufe (01.01.2031, §12 Abs. 1 EGovG NRW) Prozessoptimierung im Hinblick auf elektronische Abläufe und Verfahren (§12 Abs. 2 EGovG NRW) Elektronische, zwischenbehördliche Kommunikation (§14 Abs. 1 EGovG NRW) Elektronische Übermittlung von Akten (Unterrichtungsrecht) zwischen Behörden (01.01.2022) §14 Abs. 2 EGovG NRW) Petitionsverfahren elektronisch (§15 EGovG NRW) Maschinenlesbare Formate mit Metadaten bei Daten auf öffentlich zugänglichen Netzen (§16 EGovG NRW) Bundesweit einheitliche Georeferenzierung (§17 Abs. 1 EGovG NRW) Interoperabilitäts- oder Sicherheitsstandards des IT-Planungsrates sind einzuhalten (§20 EGovG NRW) Elektronische Nachweiserbringung (Bürger und andere Behörden, 01.01.2018; §8 Abs. 1-2 EGovG NRW) Elektronische Aktenführung (§9 Abs. 1 EGovG NRW) Landesbehörden Verpflichtung bis 01.01.2022 Alle Verpflichtung In Vorbereitung; Gewerbesteuer, IT-Verträge, Grabakten, vers. Aktivitäten im KRZN Vorbereitungen aufgrund EGovG NRW laufen Landesbehörden Verpflichtung In Planung (in Zusammenhang mit Archivierung und DMS) Landesbehörden Verpflichtung In Planung (in Zusammenhang mit Archivierung und DMS) Alle Verpflichtung Alle Verpflichtung Alle Verpflichtung Alle Verpflichtung Alle Verpflichtung Alle Verpflichtung Alle Ermächtigung Alle Ermächtigung Bereits 18 Datensätze vorhanden, wird laufend ausgebaut Projekt im KRZN gestartet, zunächst digitale Sozialhilfeakte Akteneinsicht durch elektronische Medi- Alle Ermächtigung en (§13 EGovG NRW) Online-Beteiligung für Bürger (§18 Abs. 1 Alle Ermächtigung EGovG NRW) Amtliche Mitteilungs- / VerkündungsLandesbehörden Ermächtigung blätter durch elektronische Ausgabe (§19 Abs. 1 EGovG NRW) Pilot in Vorbereitung elekt. Bauakte Erledigt