Verwaltungsvorlage (Vergabe Weihnachtsmarkt 2015 - Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme)

TOP Vorlage des Oberbürgermeisters der Stadt Krefeld öffentlich Datum 16.07.2014 Nr. 108 /14 Anlage-Nr. FB/Geschäftszeichen: - Beratungsfolge: Sitzungstermin: Ausschuss für Verwaltung, Vergabe, Ordnung und Sicherheit 03.09.2014 Betreff Vergabe Weihnachtsmarkt 2015 - Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme Beschlussentwurf: A) Die Verwaltung wird beauftragt, die Vergabe des Weihnachtsmarktes 2015 ff. im Wege des Verhandlungsverfahrens mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme entsprechend dieser Vorlage durchzuführen. B) Der Verwaltungsausschuss bildet eine Bewertungsjury mit sechs Mitglieder. Als Mitglied der Verwaltung wird Fachbereichsleiter Uli Cloos benannt. Fünf weitere Mitglieder werden nach dem d’Hondt’schen Verfahren aus der Mitte des Verwaltungsausschusses gewählt: 1. _____________________ 2. _____________________ 3. _____________________ 4. _____________________ 5. _____________________ Unmittelbare finanzielle Auswirkungen ja X nein Finanzielle Auswirkungen und Begründung auf den Folgeseiten Begründung Seite 1 Finanzielle Auswirkungen Vorlage-Nr. 108 /14 Die unmittelbaren finanziellen Auswirkungen des Beschlusses sind im Haushaltsplan berücksichtigt: ja nein Innenauftrag: Kostenart: PSP-Element: Nach Durchführung der Maßnahme ergeben sich keine Auswirkungen auf die Haushaltswirtschaft: Personalkosten Sachkosten Kapitalkosten (Abschreibungen oder Zinsen) Kosten insgesamt abzüglich 0,00 EUR - Erträge - Einsparungen 0,00 EUR Bemerkungen Begründung Seite 2 1. Allgemeines Der Vertrag zwischen der Arbeitsgemeinschaft Krefelder Weihnachtsmarkt und der Stadt Krefeld ist von der Stadt Krefeld zum 31.12.2012 gekündigt worden. Für die Jahre 2013 und 2014 wurde mit der Arbeitsgemeinschaft Krefelder Weihnachtsmarkt eine Übergangsregelung zur Durchführung der Märkte für diese Jahre getroffen. Mit Blick auf die künftige Ausrichtung des Weihnachtsmarktes hat die Verwaltung zwei interfraktionelle Gespräche koordiniert, in denen das im Folgenden geschilderte Verfahren einschließlich der Bewertungskriterien und der Auswahljury abgestimmt wurde. Die Ausrichtung des Weihnachtsmarktes in der Krefelder Innenstadt soll für die Jahre 2015 bis 2019 neu vergeben werden. Die öffentlich-rechtliche Befugnis zur Veranstaltung eines Weihnachtsmarktes stellt eine Dienstleistungskonzession dar. Die Vergabe dieser Dienstleistungskonzession wird in Anlehnung an die VOF im Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb) durchgeführt. Die nach dem Teilnahmewettbewerb zugelassenen Bieter werden aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Die Kriterien zur Bewertung der eingereichten Angebote (Bewertungsmatrix Anlage 2) werden ebenso wie die Beschreibung des erwarteten Leistungsumfangs (gem. Ziff. 3) mit der öffentlichen Bekanntgabe des Teilnahmewettbewerbs bekanntgegeben. Die Bewertung der abgegebenen Angebote erfolgt durch die vom Verwaltungsausschuss gebildete Jury. 2. Eignungsprüfung im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs Die Eignungsprüfung erfolgt vor der Bewertung der Angebote auf ihre Wirtschaftlichkeit. Eignungs- und Zuschlagskriterien müssen sauber von einander getrennt geprüft werden. Von den Bewerbern am Teilnahmewettbewerb sind Fachkunde, finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit sowie Zuverlässigkeit nachzuweisen. Beim Teilnahmewettbewerb „Weihnachtsmarkt 2015“ wird bei der Eignungsprüfung auf Vollständigkeit der Nachweise abgestellt. Nicht geeignete Teilnehmer müssen vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden. 2.1 Fachkunde Die Fachkunde ist durch Eigenerklärung und Referenzen über die erforderliche Kenntnis, Erfahrung und Fertigkeit für die ordnungsgemäße Durchführung eines Weihnachtsmarktes über mindestens vier Wochen, mindestens 40 einheitlich gestaltete Weihnachtsmarktstände für kunsthandwerkliche und gastronomische Angebote nachzuweisen. 2.2 Leistungsfähigkeit (finanziell und wirtschaftlich) Die Leistungsfähigkeit ist nachzuweisen durch: • Erklärung/Beschreibung der vorhandenen technischen Ausrüstung, zu Gerätschaften und Material zum Auf- und Abbau eines Weihnachtsmarktes • Angaben zur technischen Leitung oder technische Stellen für die Qualitätskontrolle • Angabe über den Einsatz von Beschäftigten und Führungskräften der letzten drei Jahre Begründung Seite 3 • Bilanz 2012 (2013 wenn bereits vorhanden), falls diese aufgrund der Rechtsform des Unternehmens erstellt werden muss • Vorlage einer Bankerklärung betreffend die gegenwärtige Finanz- und Liquiditätslage des Bewerbers • Eigenerklärung einer Berufshaftpflichtversicherung • Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für entsprechende Dienstleistungen des Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren 2.3 Zuverlässigkeit Die Zuverlässigkeit ist durch Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit gemäß Vordruck (Anlage 1) nachzuweisen. 3. Verhandlungsverfahren, Angebotsabgabe Die nach dem Teilnahmewettbewerb zugelassenen Bieter werden aufgefordert, im Wege des Verhandlungsverfahrens auf der Basis des erwarteten Leistungsumfangs ein Angebot abzugeben. Beschreibung des erwarteten Leistungsumfangs: 1. Attraktives aufeinander abgestimmtes, service- und qualitätsorientiertes Gesamtkonzept 2. Vertragslaufzeit, 5 Jahre , erstmalig 2015 3. Veranstaltungsfläche: südlicher Dionysiusplatz sowie Rheinstraße zwischen Klosterstraße und Dionysiuskirche (ca. 2.800qm²) a. optional: nördlicher Dionysiusplatz und Rheinstraße zwischen Kloster- und Hochstraße (ca. 900 qm²) b. optional: übriger Innenstadtbereich mit mindestens 40 einheitlich gestalteten Weihnachtsmarktständen für kunsthandwerkliche und gastronomische Angebote 4. Veranstaltungszeitraum: mindestens 4 Wochen zwischen Ende November und Anfang Januar 5. Öffnungszeiten: mindestens So.-Do. von 11-20 Uhr und Fr.-Sa. von 11 bis 21 Uhr 6. Finanzplan 7. Gestaltungskonzept, einheitliche Gestaltung, Dekorationskonzept (Innen und Außen) 8. Lichtkonzept 9. Qualitätsanspruch Warenkonzept; Beschickerauswahl 10. Verhältnis Kunsthandwerk und weihnachtliche Angebote zu Gastronomie 11. Zugelassene Kinderfahrgeschäfte 12. Beteiligung örtlicher Beschicker 13. Präsenz des Auftragnehmers vor Ort bei Aufbau, Betrieb und Abbau des Weihnachtsmarktes 5. Zuschlagserteilung Zur Bewertung der eingereichten Angebote und zur Entscheidung über die Auftragsvergabe wird eine Bewertungsjury gebildet. Die Bewertungsjury besteht aus fünf stimmberechtigten Mitgliedern des Verwaltungsausschusses und einem stimmberechtigten Vertreter der Verwaltung. Die Besetzung der Bewertungsjury aus der Mitte des Verwaltungsausschusses erfolgt nach dem d`Hondt-Verfahren. Begründung Seite 4 Die eingereichten Angebote werden nach der als Anlage beigefügten Matrix (Anlage 2) bewertet. Die Zuschlagserteilung erfolgt an den Bieter, der die höchste Gesamtpunktzahl erreicht.